Beoogd effect Het vormen van een bibliotheek(organisatie) op (minimaal) Bommelerwaardse schaal.

Transcriptie

1 Raadsvergadering : 29 april 2004 Agendapunt : 8 Nummer : /Welon Portefeuillehouder : Wethouder Penninx Nummer programmabegroting. : 4 Aan de gemeenteraad Onderwerp: Bibliotheekvernieuwing - vaststelling strategisch ontwerp Beslispunten: 1. Instemmen met de notitie Basisbibliotheek Bommelerwaard - strategisch ontwerp ; 2. Instemmen met de directe opstart van de fase opmaak organisatieontwerp ; 3. De provincie verzoeken om een structurele compensatie voor het wegvallen medebekostiging directievoering en financiële administratie. Samenvatting Na vaststelling van de startnotitie De vorming van een basisbibliotheek in de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel in oktober 2003 door ons college, is de afgelopen 2 maanden gewerkt aan een strategisch ontwerp voor de basisbibliotheek. Hiertoe is een notitie Basisbibliotheek Bommelerwaard strategisch ontwerp opgesteld. De notitie is op 18 februari jl. door de stuurgroep vastgesteld en wordt met dit advies aan u ter vaststelling aangeboden. In de notitie worden een aantal richtinggevende keuzen gemaakt m.b.t. de vorming van een basisbibliotheek. Deze keuzen betreffen onderwerpen als: wat gaat de bibliotheek bieden, wat is de meerwaarde t.o.v. bestaande situatie, hoe wordt de basisbibliotheek bestuurd en georganiseerd en wat is het financieel kader. Beoogd effect Het vormen van een bibliotheek(organisatie) op (minimaal) Bommelerwaardse schaal. Aanleiding In december 2001 is door VNG, het Interprovinciaal Overleg en de Staatssecretaris voor Cultuur het Koepelconvenant herstructurering openbaar bibliotheekwerk ondertekend. Dit is het startmoment geweest om noodzakelijke veranderingen in het openbaar bibliotheekwerk te gaan realiseren; het dienstverleningsaanbod van bibliotheken moet beter aansluiten bij de veranderende behoeften van de samenleving. Centraal in het proces van bibliotheekvernieuwing staat de vorming van basisbibliotheken. De basisbibliotheek is de organisatie van het lokale bibliotheekwerk. De basisbibliotheek heeft een of meer vestigingen in een of meer gemeenten. Zij is een stevige organisatie met gekwalificeerd management en goed opgeleid personeel. Een schaal van inwoners wordt het minimum geacht voor de vorming van een basisbibliotheek. Vooral in gemeenten met minder dan inwoners zal de bibliotheekorganisatie veranderen omdat het management lokaal georganiseerd gaat worden. De directievoering en financiële administratie, die nog deels door de provincie wordt bekostigd en wordt uitgevoerd door onder meer rayondirecteuren, wordt volledig een lokale aangelegenheid. Dit stelt andere 1

2 eisen aan het lokale personeel. Andere veranderingen zijn sterk afhankelijk van de lokale wensen van gemeente, bibliotheekbestuur en aanverwante voorzieningen. De doelstelling is dat de basisbibliotheken per 1 januari 2005 gerealiseerd zijn. Het is overigens geen verplichting om tot een basisbibliotheek te komen. De gemeente kan afzien van de vorming van een basisbibliotheek. De consequentie is dat vernieuwing veel moeilijker kan worden gerealiseerd. Omdat de ondersteuningsstructuur (o.a. Biblioservice Gelderland) volledig wordt omgevormd zullen veranderingen qua inkoop directie e.d. toch verplicht volgen. Provinciaal beleid De provincie heeft een regierol t.a.v. de bibliotheekvernieuwing. Provinciale Staten hebben in februari 2003 een beleidsplan vastgesteld, Casa Nova, een nieuw thuis voor de bibliotheek. Hierin wordt aangegeven hoe de afspraken uit het koepelconvenant worden uitgewerkt. Reeds eerder was een Bestedingsplan vastgesteld op basis waarvan gemeenten tot inwoners subsidie kunnen verkrijgen t.b.v. het proces van bibliotheekvernieuwing. Lokale inzet In oktober 2002 hebben wij ingestemd met het ingaan van het proces van bibliotheekvernieuwing en daarmee het streven naar de vorming van een basisbibliotheek per 1 januari Deze intentie is kenbaar gemaakt aan de provincie Gelderland waarbij een subsidie is aangevraagd; deze aanvraag is gehonoreerd. Voor de periode is een subsidie verkregen van ,00. Voor de jaren 2003 en 2004 is nog een subsidie van ,00 per jaar beschikbaar. In november 2002 heeft afstemming plaatsgevonden met het college van de gemeente Maasdriel. De afspraak is toen gemaakt om samen op te trekken met als perspectief een basisbibliotheek in Bommelerwaards verband. Startnotitie In een bestuurlijk overleg met de bibliotheek in januari 2003 is het bibliotheekbestuur, nieuw aangetreden na de fusie per 1 januari 2003, bovenstaande kenbaar gemaakt. Met de bibliotheekbesturen uit Maasdriel en Zaltbommel is overeengekomen om samen een startnotitie op te stellen, hetgeen vervolgens is gebeurd. In oktober 2003 is zij door ons vastgesteld en in de vergadering van de commissie Inwonerszaken van november 2003 is de notitie besproken. De notitie ligt voor u ter inzage. In de startnotitie is de intentie vastgelegd om met elkaar één basisbibliotheek te bouwen en is aangegeven welk proces wordt gelopen. Er is de Stuurgroep bibliotheekvernieuwing Bommelerwaard ingesteld. De leden van de stuurgroep zijn: wethouder Penninx, wethouder Leenders van de gemeente Maasdriel, de heer A. Devreese (voorzitter bibliotheek Maasdriel) en de heer F.J. Baas (voorzitter bibliotheek Zaltbommel), mw. M. Bakker, adviserend lid (directeur bibliotheken Maasdriel en Zaltbommel). Wethouder Penninx is voorzitter van de stuurgroep. Strategisch ontwerp De eerste stap na de vaststelling van de startnotitie was het uitspreken en vaststellen van ambities, e.e.a. onder begeleiding van een extern procesbegeleider, het bureau BMC. Er is in januari en februari jl. intensief gewerkt aan een strategisch ontwerp. Dit ontwerp, in de vorm van een notitie, is op 18 februari jl. door de stuurgroep vastgesteld. De besturen van de twee betrokken bibliotheken hebben ingestemd met de inhoud van de notitie. De notitie Basisbibliotheek Bommelerwaard strategisch ontwerp treft u hierbij aan. Bij de notitie hoort een Informatiedocument dat voor u ter inzage ligt. T.b.v. de opmaak van het ontwerp hebben de direct betrokken partijen, bibliotheken en gemeenten, hun opvattingen verwoord. Daarnaast hebben vertegenwoordigers van de raden, van scholen en sociaal-culturele instellingen de gelegenheid gehad mee te denken, o.a. tijdens een werkconferentie. 2

3 In de notitie worden een aantal richtinggevende keuzen gemaakt m.b.t. de vorming van een basisbibliotheek. Deze keuzen betreffen onderwerpen als: wat gaat de bibliotheek bieden, wat is de meerwaarde t.o.v. bestaande situatie, hoe wordt de basisbibliotheek bestuurd en georganiseerd en wat is het financieel kader. De notitie bevat een samenvatting (hfst. 2), waarnaar wij u verwijzen voor een beknopt overzicht van de gemaakte keuzen. Beleidskader Op 26 november 2002 heeft ons college in het kader van de gewenste bibliotheekvernieuwing met het college van B&W van Maasdriel de intentie uitgesproken over het vormen van een basisbibliotheek. De afspraak is toen gemaakt om samen op te trekken met als perspectief een basisbibliotheek in Bommelerwaards verband. Deze intentie is tevens kenbaar gemaakt aan de provincie Gelderland waarbij een subsidie vanuit de Subsidieregeling bibliotheekvernieuwing Gelderland is aangevraagd en verkregen. Vervolgens is in het voorjaar van 2003 in het kader van de gewenste Zaltbommelse bibliotheekvernieuwing een plan van aanpak opgesteld. Op 24 april 2003 heeft uw raad ingestemd met dit plan van aanpak. In dit plan van aanpak is voorgesteld om in eerste instantie samen met de gemeente Maasdriel, de bibliotheekbesturen en bibliotheekdirecties een basisbibliotheek op Bommelerwaardse schaal te ontwikkelen. Alternatieven en de mogelijke effecten daarvan Niet van toepassing. Argumenten 1.1 Meerwaarde primaire functies In basisbibliotheek Bommelerwaard kan door bundeling van krachten worden ingezet op een betere dienstverlening, doordat functies centraal kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast levert het potentieel efficiencywinst op. Per functie kan aan de volgende meerwaarde worden gedacht: Opbouwen en beheren collecties: door gezamenlijk te collectioneren wordt het mogelijk afspraken te maken over te leggen accenten in verschillende vestigingen, afhankelijk van klantgroepen. Beheren van administratie; door het voeren van één gezamenlijke administratie kan efficiencywinst worden behaald. Uitlenen van media: vanuit één automatiseringssysteem kunnen veel beheersmatige zaken geregeld worden, zoals het gebruik maken van klantenprofielen, meldingen over gereserveerde materialen waar de klant zich in de basisbibliotheek ook bevindt. Dit zou voor alle kernen moeten gelden, ook die waar de bussen rijden. Samenwerking met andere instellingen: samenwerking vanuit één organisatie insteken leidt potentieel tot betere dienstverlening. Een aandachtspunt is het behouden van de directe relatie tussen de vestigingen en de instellingen. Leesbevordering en achterstandsbestrijding; doordat deze activiteiten centraal kunnen worden geregeld, wordt versnippering tegengegaan. Doordat de uren die in elke vestiging in dergelijke activiteiten wordt gestoken, kunnen worden gebundeld, kan bovendien de dienstverlening op een hoger niveau worden gebracht. 1.2 Meerwaarde ondersteunende functies Ten aanzien van de ondersteunende functies kan worden opgemerkt dat in de huidige situatie de lokale bibliotheekmanager geacht wordt van alles een beetje te doen. In de basisbibliotheek Bommelerwaard ontstaat de mogelijkheid de werkzaamheden in het primaire proces (publiekstaken in de frontoffice) en de ondersteunende werkzaamheden te ontvlechten. Bibliotheekmedewerkers ontwikkelen een specialisme t.b.v. de nieuwe organisatie. Te denken valt aan specialisaties als inkoopbeleid, personeelswerk, marketing en communicatie. De front-office medewerkers kunnen zich dan concentreren op de publiekstaken. De ondersteunende werkzaamheden worden gebundeld in de centrale organisatie (backoffice). Middels kennisteams worden ter ondersteuning van de publiekstaken specialisaties ontwikkeld zoals jeugdbeleid, ouderenbeleid en collectiebeleid. 3

4 Specialisering in de backoffice heeft de volgende voordelen: - meer deskundigheid, dus kwaliteitsverbetering van de dienstverlening; - doorstroommogelijkheden en carrièreperspectief voor het bibliotheekpersoneel. - efficiencywinst; Door de beperkte schaalgrootte van basisbibliotheek Bommelerwaard zullen deze voordelen ook beperkter zijn. 1.3 Meerwaarde aanvullende functies De meerwaarde op het gebied van aanvullende functies is vooral gelegen in de mogelijkheid projecten éénmaal op te zetten en in de verschillende vestigingen uit te voeren. Bij het realiseren van bijvoorbeeld een Gezondheidsinformatiepunt of een Jongereninformatiepunt kan de kennis en ervaringen die hiermee wordt opgebouwd benut worden ten behoeve van de andere vestigingen. Aanvullende informatie De stuurgroep ziet op dit moment nog goede mogelijkheden om de basisbibliotheek op Bommelerwaardse schaal te realiseren. Voorwaarde is dat samenwerking wordt aangegaan met andere organisaties. De stuurgroep sluit niet uit dat in de volgende fase, als een organisatieontwerp wordt opgemaakt, en de basisbibliotheek concreter vorm moet krijgen, alsnog zodanige argumenten op tafel komen dat op een groter verband moet worden ingezet. Om deze reden wordt het oog gehouden op de ontwikkelingen in aangrenzende regio s. Op korte termijn zal hiertoe een bestuurlijk overleg worden geïnitieerd; daarbij worden de basisbibliotheken i.o. aan tafel gevraagd vanuit het Rivierenland en West Maas en Waal / Druten. De stand van zaken bij de drie initiatieven zal worden uitgewisseld en er vindt kortsluiting plaats over de mogelijkheden tot en ideeën over een eventuele verdere opschaling. Voortgang Door de stuurgroep, met externe begeleiding, wordt inmiddels gewerkt aan de volgende fase, de opmaak van een organisatieontwerp. In deze fase wordt het strategisch ontwerp uitgewerkt in een nieuwe werkorganisatie en een nieuwe bestuurlijke structuur. In de startnotitie is aangegeven welke facetten uitgewerkt moeten worden. Voorzien wordt in een raadsbesluit over het ontwerp in de raad van september Hierna zal de implementatie van de basisbibliotheek ter hand kunnen worden genomen. Doel blijft de realisering ervan per 1 januari Communicatie 1. De stuurgroep en werkgroep wordt na besluit in kennis gesteld. 2. Drie partijen, te weten BMC, Twijnstra Gudde en ACTA-advies, worden verzocht een offerte in te dienen. Middelen Van belang voor de gemeentelijke begrotingsvoorbereiding is nog het volgende: de provincie heeft in een brief d.d. 9 december 2003 (bijlage) e.e.a. gemeld m.b.t. de voortgang bibliotheekvernieuwing. In deze brief geeft zij o.a. aan dat gemeenten die bezuinigen op het openbaar bibliotheekwerk en waarvan het subsidieniveau nominaal beneden het niveau van 1 januari 2000 komt, niet meer in aanmerking komen voor extra middelen, waaronder compensatie. Vanuit inhoudelijke motieven is een verder werken aan de basisbibliotheek gewenst. Op basis van het voorgaande moeten m.b.t. de financiële consequenties voorbehouden worden gemaakt. Dit is reeds gebeurd richting de provincie bij de subsidieaanvraag (zie brief voor provincie van november 2003). M.b.t. de tot dusver gemaakte kosten het volgende overzicht: - inzet BSG t.b.v. begeleiding startnotitie 1.590,00 - inzet BMC t.b.v. begeleiding strategisch ontwerp ,00 4

5 Bedragen zijn exclusief BTW. De BTW is compensabel. Deze kosten kunnen worden betaald uit de verkregen provinciale subsidie bibliotheekvernieuwing. T/m 2004 zullen de beide gemeenten samen ,00 aan subsidie krijgen. Burgemeester en wethouders van Zaltbommel De secretaris de burgemeester P.A. Huijsman M. Peereboom Opmerking van de griffier naar aanleiding van de behandeling van het voorstel in de commissie Inwonerszaken op 6 april 2004: de commissie adviseert positief, maar verzoekt wel op de hoogte gehouden te worden omtrent de ontwikkelingen terzake. 5