Mede aanwezig bij agendapunt 4 zijn de heren Hubert Visser en Martin van der Spek van KPMG.

Transcriptie

1 Verslag van de 26 e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 2 juni 2015 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal (plv. vz.) en de heren A. Westerhof en M. Schoon Afwezig m.k.: de heer N. Ph. Geelkerken - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan en P. Gunneweg Mede aanwezig bij agendapunt 4 zijn de heren Hubert Visser en Martin van der Spek van KPMG e lezing c.q. goedkeuring bestuursverslag en jaarrekening 2014 Wiely meldt dat in het voorliggende verslag de opmerkingen van de auditcommissie en de accountant zijn verwerkt, behalve de vanochtend (2 juni 2015) nog ontvangen aanpassingsvoorstellen van KPMG. De heer Visser van KPMG licht kort de bevindingen toe, zoals eerder is gedaan in de auditcommissie, zie hiervoor ook het betreffende advies van de AC, dat als bijlage is toegevoegd. Arne geeft in aanvulling hierop nog aan, dat de AC met instemming kennis heeft genomen van de bevindingen en de door KPMG gemelde aandachtspunten onderschreven worden. De overige RvT leden vinden het enigszins verwarrend dat in dit stadium nog zo veel op- en aanmerkingen bij het jaarverslag en de jaarrekening zijn/worden gemaakt. De vraag is of dat niet in een eerder stadium had kunnen worden gemeld. Verder wordt een toelichting gevraagd op de opmerking van KPMG dat het verslag meer beschouwend en minder beschrijvend zou moeten. De heer Visser geeft in reactie hierop aan dat het verslag nu te veel een opsomming is van alles wat er in een jaar is gedaan, maar dat in een volgend jaar meer zou moeten worden gereflecteerd op de gestelde doelen, wat daarvan de resultaten zijn geweest en hoe die resultaten zijn gemeten (vergelijk het huidige hoofdstuk 1). Het verslag wordt dan meer het slotstuk van de plancyclus. De opmerkingen over het treasurybeleid komen terug bij de bespreking van de 1 e kwartaalrapportage. De heren Visser en Van der Spek worden bedankt voor hun aanwezigheid en toelichting; het jaarverslag en de jaarrekening 2014 worden door de RvT goedgekeurd. 1. Opening en mededelingen Wiely nodigt de RvT leden uit aanwezig te zijn bij de jaarafsluiting, na afloop van de managementbijeenkomst van 2 juli a.s. Deze vindt, gezien de bestuursoverdracht van de school aan VierTaal, plaats in het gebouw van de Cor Emousschool, Twickelstraat 5. Charline komt nog terug op de krappe voorbereidingstijd voor de vergadering. De laatste stukken zijn 1 dag voor de vergadering ontvangen. Wiely is daar ook niet gelukkig mee, maar dit werd veroorzaakt door de zeer late ontvangst 1

2 van een lange lijst met opmerkingen van KPMG op het jaarverslag en de rekening. Hij zal er nog met KPMG over in gesprek gaan. Arne meldt dat hij de volgende RvT vergadering (9-7) afwezig is, wel is hij bij de voorbereidende AC (24-6). 2. Vaststelling verslag 21 april 2015, incl. actielijst Verslag is nog niet gereed, komt in juli vergadering. 3. Ingekomen GMR-post Op een vraag van Ursie n.a.v. het verslag van de GMR overlegvergadering van 27 januari bevestigt Wiely dat het schoolmaatschappelijk werk Europees aanbesteed moet worden, omdat het volume van SPPOH de grens voor Nationale aanbesteding overstijgt. Wiely meldt voorts dat er twee gesprekken zijn tussen CvB en GMR om de enigszins verstoorde relatie te herstellen. Het eerste gesprek is goed verlopen, een tweede gesprek vindt deze week plaats. Een flink deel van het ongenoegen bij de GMR heeft het CvB in het 1 e gesprek al kunnen wegnemen. Een delegatie van de GMR overlegt binnenkort (informeel) ook met de RvT. Nagevraagd wordt welke punten de GMR voor dit overleg wenst te bespreken (Actie Peter G., z.s.m.) 5. 1 e kwartaalrapportage 2015 Voor 2015 wordt nog een tekort voorzien, maar op basis van deze 1 e kwartaalrapportage is de verwachting dat dat tekort binnen de kaders blijft. Vanochtend is de meerjaren verwachting gedeeld met alle schooldirecteuren. De strategie voor de komende jaren zal noodgedwongen gericht zijn op een geleidelijke afbouw van het personeelsbestand. T.a.v. de 1 e kwartaalrapportage wordt nog aangegeven dat de verwachtingen t.a.v. de opbrengsten en de leerlingenaantallen 2015 voorzichtig positief zijn. In volgende RvT vergaderingen komt dit terug (o.a. bij halfjaarverslag en analyse leerlingendaling). Arne en Maarten lichten kort het advies van de AC toe (bijgevoegd, zie hiervoor). O.a. zal door DHS het huidige treasurybeleid (is nu erg bescheiden ) bekeken worden. Eerder is toegezegd dat in de notitie DHS in control de diverse scenario s nader zullen worden uitgewerkt. Wiely geeft aan dat in feite voor de korte termijn sturing maar twee maatregelen ( sleutels ) te bedenken zijn om bij te sturen, t.w. onderhoud gebouwen (ca. 3 miljoen per jaar) en het bestand tijdelijke medewerkers. Toegezegd wordt deze twee sleutels, inclusief mogelijke opbrengst, in het 1 e halfjaarverslag 2015 mee te nemen. Voor het uitwerken van alternatieven is meer tijd nodig (Actie Wiely / Peter M., najaar 2015). 6. Bestuursoverdracht Cor Emousschool Jo meldt dat na de vorige bespreking in de RvT o.a. een instemmende reactie van de MR van de Cor Emousschool is ontvangen en de bestuurlijke besluitvorming verder kan worden afgerond. In de diverse stukken (akte van overdracht en CvB besluit) wordt rekening gehouden met de complicerende factor van de nieuwbouw van de school. De huidige teksten, opgesteld i.o.m. Van Doorne (notaris), zijn juridisch dekkend. 2

3 Ook de HRM-aangelegenheden (o.a. ontslagbesluit DHS en aanstellingsbesluiten VierTaal) zijn nagenoeg afgerond. Jo meldt verder de aanstelling van een kwartiermaker / directeur-bestuurder bij VierTaal (Toon Kuijs). Tot slot meldt Jo dat een onafhankelijke instantie (KPMG) is ingeschakeld om te adviseren over de te hanteren systematiek van bekostiging en overdracht van middelen. Het moment van verrekening was al gepland voor november 2015, dus er is tijd voldoende om tot overeenstemming te komen met elkaar. 7. NPDL Jo en Wiely lichten de meegezonden notitie kort toe. Het gaat hier om een ingrijpende onderwijsvernieuwing, waar 9 DHS-scholen aan mee doen en waar veel van verwacht wordt. Inmiddels is ook een school van ROC Mondriaan aangesloten bij dit wereldwijde project, hetgeen de gesprekken over mogelijke subsidie vanuit de gemeente wellicht gemakkelijker maakt. De ideeën van NPDL passen perfect bij de ambities van DHS voor de komende jaren. 8. Rondvraag Charline heeft geconstateerd dat er berichten circuleren over de bestemming van het pand Scheveningseweg 60. De eigenaar van Scheveningseweg wil dat de panden een woonbestemming krijgen. Wiely zal dit uitzoeken (Actie Wiely, z.s.m.) 3

4 Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer Aandacht voor communicatie school ouders en verbetering informatiegehalte website Wiely / bovenschoolse directeuren Continu aandachtspunt, zie ook nieuwe ambitiestatement Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten No surprise beginsel i.r.t. mogelijke contractverlenging KPMG Plan van aanpak / nadere analyse a.g.v. leerlingendaling Vaststelling ambitiestatement Plannen schoolbezoeken Arne en Maarten Agenderen WKR, zodra meer informatie beschikbaar is Informeren RvT over voortgang nadere uitwerking financiële ontwikkelingen DHS Redactionele aanpassing concept statuten VierTaal en aansluitend definitieve vaststelling in RvT Onderzoek sturingsmodel en middelentoedeling en uitkomsten bespreken in AC Definitieve inrichting interne vervangingspool Afronding en goedkeuring nieuwe statuten Stg. VierTaal Definitieve besluitvorming bestuursoverdracht, incl. inspraaktraject Opmerkingen bij bestuursverslag / jaarrekening Vaststelling / goedkeuring jaarverslag en rekening Nader voorstel vier ogen principe Peter G. 1 e halfjaar 2015 mede n.a.v. nieuw ambitiestatement Wiely / Peter M. Najaar 2015 Wiely Op agenda Wiely / Peter G. Zomer 2015 Peter G. z.s.m., div. bezoeken gepland, dus afgedaan Wiely / Peter G. z.s.m., doch in elk geval na 1 e kwartaalrapportage Wiely Zomer 2015 Charline / Jo Wiely Wiely / HRM Charline, namens RvT DHS Jo allen RvT Wiely z.s.m., is gebeurd, dus afgedaan Najaar 2015 (DHS in control) Vóór aanvang nieuwe schooljaar is gebeurd, dus afgedaan Is gebeurd, dus afgedaan Vóór ; is afgedaan Op agenda 2 juni 2015 dus afgedaan z.s.m. 4

5 Afronding besluitvorming VierTaal en bestuursoverdracht Bespreekpunten overleg RvT- GMR Doorrekening sleutels (onderhoud en tijdelijke medew.) in halfjaarverslag Nagaan verandering bestemming Schev.weg 60 Peter G. Peter G. z.s.m., interne besluitvorming DHS is afgerond, dus afgedaan z.s.m. Wiely / Peter M. Sept Wiely z.s.m. 5

6 Bijlage: verslag van de auditcommissie DHS van 20 mei Bestuursverslag en Jaarrekening 2014 De auditcommissie heeft kennisgenomen van de tweede en opgemaakte versie van het concept bestuursverslag en de concept Jaarrekening 2014 en adviseert de Raad van Toezicht in te stemmen met de concepten voor het bestuursverslag en de jaarrekening De auditcommissie is verheugd dat de accountant voornemens is een goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2014 af te geven, evenals een goedkeurend Assurance rapport bij de bekostiging. De auditcommissie onderschrijft nogmaals de in de nieuwe continuïteitsparagraaf opgenomen doelstelling in 2017 van een minimaal neutraal resultaat na drie jaren van forse, maar ingecalculeerde tekorten. De accountant adviseert tijdens de vergadering, buiten het accountantsverslag om, om in het bestuursverslag duidelijker dan nu aan te geven dat er afgelopen jaar door CvB, auditcommissie en RvT veel aandacht en tijd is besteed aan de bespreking van de werkelijke en begrote tekorten van 2014, 2015 en De auditcommissie is eveneens verheugd dat er geen tekortkomingen zijn geconstateerd volgens DUO in de vorige jaarrekening 2013, dat de beloning binnen DHS voldoet aan de WNT-normen, dat er geen risico s worden geconstateerd bij het Treasurybeleid en dat de accountant geen tekenen van fraude heeft waargenomen. De accountants van KPMG hebben tijdens de vergadering van de auditcommissie tevens het volgende aangegeven: Vanuit de regelgeving is het noodzakelijk dat beide, nu nog afzonderlijke, documenten worden samengevoegd tot één document. In dat samengevoegde document dienen het bestuursverslag, de jaarrekening en overige gegevens, inclusief de accountantsverklaring te worden gebundeld. De accountants zijn van mening dat het om een uitvoerige, met name beschrijvende, verslaglegging gaat. Zij geven aan dat het goed zou zijn als DHS ook meer beschouwend zou terugblikken op het voorgaande jaar. De accountants hebben een lijst gemaakt met redactionele, maar ook inhoudelijke opmerkingen en aanvullingen, met betrekking tot het bestuursverslag en de jaarrekening. Deze zal door het CvB worden bekeken en verwerkt, met terugkoppeling naar KPMG. In de bijlage is deze lijst incl. reactie opgenomen De accountants zijn van mening dat het verslag van de Raad van toezicht in het bestuursverslag wat weinig aandacht besteedt aan de besprekingen met betrekking tot de financiële ontwikkelingen binnen DHS. Zij adviseren in de tekst hierop een toevoeging te doen. Vanuit de auditcommissie wordt nog een tekstcorrectie aangemeld, betreffende een van de tabellen. Ook dat wordt verwerkt. 2. Concept accountantsverslag 2014 De heer Visser geeft een toelichting op het verslag en memoreert de belangrijkste onderdelen uit de controle: 6

7 Het onderzoek is goed verlopen, er zijn geen controleverschillen geconstateerd en dat zal leiden tot een goedkeurende verklaring. Ten aanzien van de getrouwheid van de gegevens heeft KPMG geen bevindingen geconstateerd. Ten aanzien van de rechtmatigheid zijn er wel bevindingen: a) betreffende de procedures om te komen tot aanbesteden, waarbij de Europese aanbestedingen in orde zijn, maar er opmerkingen zijn ten aanzien van de nationale aanbestedingen. Die zullen worden gerapporteerd aan OCW. Vanuit de Onderwijsbarometer is al eerder gesproken over het inkoop- en aanbestedingsbeleid binnen DHS en dat is door het CvB opgepakt. Over de voortgang van dat verbetertraject wordt periodiek gerapporteerd. b) ten aanzien van de besteding van publieke middelen aan de kosten van huisvesting is eveneens een bevinding geconstateerd. Ook die zal worden gerapporteerd aan OCW. De accountant bevestigt in zijn toelichting het beeld dat CvB en RvT al eerder hadden geconstateerd: de opbrengsten blijven structureel achter bij de kosten, de volatiliteit van de opbrengsten wordt groter. Door het negatieve resultaat ontwikkelen de financiële kengetallen zich allemaal in negatieve zin, maar blijven vooralsnog aan de (zeer) hoge kant. De auditcommissie stelt tot genoegen vast dat er door de accountant geen risico s zijn geconstateerd met een zogenaamd hoog financieel belang. Wel deelt de auditcommissie de zorg van de accountant over de onderwerpen inkopen, aanbesteden en gunnen enerzijds en het omgaan met betaalrekeningen anderzijds. De auditcommissie adviseert CvB en RvT bij beide dossiers vinger aan de pols te houden. De accountant geeft aan dat hij vanaf 2016 ook controleert op bestedingen ónder de Europese drempelbedragen. Als deze controleplicht nu al zou bestaan, zou dit volgens de accountant leiden tot een zwaarder oordeel in de controle dan nu. Accountant en auditcommissie zijn echter al op de hoogte van de uitgebreide actie die het CvB heeft ondernomen op dit punt, zodat alle partijen er van uitgaan dat bij de controle van de volgende jaarrekening dit issue niet meer zo n grote rol zal spelen. Ook hier adviseert de auditcommissie CvB en RvT tussentijds de voortgang te bewaken. Naar aanleiding van het accountantsverslag wordt tevens gesproken over: De juistheid van de inrichting van de voorziening bovenformatief, zoals vermeld in het bestuursverslag. Aan een voorziening wordt de eis gesteld dat het gaat om een duidelijke en vastgelegde verplichting. Afgesproken wordt dat de tekst in het verslag door het CvB wordt verhelderd op dit punt. Als aandachtspunten voor de aankomende interim-controle worden genoemd: De toepassing van de CAO met name op het punt van de duurzame inzetbaarheid, de doordecentralisatie huisvestingsmiddelen onderhoud, en de rechtmatigheid van de aanbestedingen. De voorzitter dankt de heren Visser en Van der Spek voor hun aanwezigheid en bijdrage. 7

8 3. Concept eerste kwartaalrapportage 2015 De voorzitter van het CvB geeft een korte toelichting. Naar aanleiding van de financiële resultaten 2014 is afgesproken de ontwikkelingen in 2015 nauwgezet te volgen en een eerste kwartaalrapportage op te doen stellen. Deze rapportage ligt voor. Hierin zijn de resultaten van de eerste drie maanden en de raming voor heel 2015 afgezet tegen de (herziene) begroting De centrale opdracht is binnen het begrotingskader te blijven. De realisatie van de eerste drie maanden wordt gekenmerkt door een lichte stijging van het ziekteverzuimpercentage t.o.v. voorgaande jaren en een toenemend aandeel tijdelijke medewerkers. De negatieve ontwikkelingen met betrekking tot bekostiging en besteding leiden tot de noodzaak om met risico-scenario s te gaan werken en controle te krijgen over de risicogebieden. Op verzoek van de audit commissie en RvT zijn de belangrijkste risicogebieden in een apart hoofdstuk beschreven. Het gaat dan om de leerlingaantallen, de bekostiging, ziekteverzuim en kostenbeheersing. Voor wat betreft de leerlingaantallen is een extensieve analyse gemaakt van leerlingaantallen en prognose-systematieken. Zodra de overheid bekend maakt hoe het gaat met de indexering in 2015, kan DHS beter zicht krijgen op de ontwikkeling in de rest van het jaar. Die duidelijkheid wordt verwacht in juni. De Auditcommissie, en het CvB is het daarmee eens, acht het voorliggende stuk meer een risicocalculatie dan een risicoscenario. Redactionele correcties in de rapportage hebben betrekking op: Pagina 2 1 e fase passend onderwijs is en 2 e fase start per Pagina 17 Narcissuslaan moet zijn Narcislaan Pagina 27 Ter illustratie: In de herziene begroting is gerekend met een afname van het aantal leerlingen per van 1,5% als dat dus -/- 2,5% wordt zal dat.. De volgende onderwerpen worden eveneens besproken: De voortdurende daling van het aandeel gewichtenleerlingen heeft te maken met het feit dat DHS heel veel achterstandsleerlingen heeft en het rijk de voorwaarden voor het toekennen van een gewicht stelselmatig verscherpt. Ook de controle door Deloitte in 2013 en 2014, in opdracht van de Inspectie van het onderwijs, op de vastlegging van de gewichtenleerlingen heeft geleidt tot correcties op het aantal gewichtenleerlingen. Dat is bewust beleid van de staatssecretaris die klaarblijkelijk af wil van achterstandsmiddelen. Die daling leidt tot een steeds negatievere inkomstenverwachting. Dat is en wordt zichtbaar gemaakt in de meerjarenbegroting. De stijging van het ziekteverzuim heeft invloed op de kosten die scholen maken voor vervanging. Mede om die reden is er sprake van een hoger aantal tijdelijke medewerkers. In het halfjaarverslag 2015 zal een analyse worden gemaakt van de oorzaken van verzuim. De Auditcommissie verzoekt het CvB de omvang van het zorgverlof daarin mee te nemen. Het scenario personeelsreductie wordt momenteel uitgewerkt. Onderdelen van dat scenario zijn de vervangingspool, de vermindering van externe inhuur en externe expertise. Het verminderen van de omvang van de tijdelijke formatie helpt natuurlijk 8

9 om de kosten te reduceren, maar heeft ook impact op de kwaliteit van het onderwijs en de schoolorganisatie. Er zal in ieder geval toegezien moeten worden op het voorkomen van externe inhuur, die op de langere termijn risico s met zich meebrengt als gevolg van de Wet Werk en Zekerheid. De realisatie 1 e kwartaal geeft op onderdelen een vertekend beeld, aangezien bij het boeken van facturen geen permanence wordt toegepast. Aan de inkomstenkant wordt dat wel gedaan voor 90-95% van de inkomsten. Bij facturen wordt het systeem niet toegepast, omdat dit leidt tot meer werk op de administratie. Bijvoorbeeld wordt de onderwijsondersteuning vanuit het HCO voor de eerste 7 maanden jaarlijks in februari betaald, ook bij veel ICT contracten wordt er in het 1 e kwartaal een jaarcontract betaald en verantwoord.. Dit leidt dan tot te hoge kosten in het 1 e kwartaal, in de raming 2015 is dit effect gecorrigeerd. De omvang van de inkomsten voor leerling ondersteuning in het kader van Passend Onderwijs blijft achter bij de verwachtingen. Dat is inmiddels zo sterk dat er besloten is om de oorzaken nader te onderzoeken. De auditcommissie maakt melding van de financiële baten die te laag zijn in relatie tot de financiële middelen. Het CvB en de controller beamen dit. Anders omgaan met sparen en beleggen vergt wel een herziening van het Treasury Statuut. De commissie verzoekt het CvB om daarvoor in de vergadering van juni as. met voorstellen te komen op dit gebied. De Auditcommissie signaleert het vraagstuk van de prognose van onder meer de energiekosten. Het zou mogelijk moeten zijn seizoensinvloeden mee te nemen in de financiële prognoses. Uit de cijfers blijkt dat DHS niet alle tijdelijke medewerkers in de zomervakantie doorbetaalt. De Auditcommissie heeft gedachten over deze vorm van personeelsbeleid en vraagt zich af of een andere keuze zich zou doorvertalen in beter functioneren en tevredener medewerkers. Het CvB, zo geeft W. Hendricks aan, heeft een aparte bijeenkomst belegd met de schooldirecties om de uitkomsten van 2014, de meerjarenbegroting voor en de Uitgangspuntennota te bespreken. De pijn die de organisatie lijdt zal verdeeld moeten worden en de herverdeelsystematiek is het instrument om dat te doen. Er is commitment van de schooldirecteuren nodig voor het inrichten van een maatregelenpakket dat de daling van de financiële ruimte kan reguleren. 9