1. / 2. Opening en kennismaking met nieuwe accountant Actie Wiely / Peter M., najaar Aangepaste meerjarenbegroting DHS

Transcriptie

1 Verslag van de 22 e vergadering (jaarlijkse retraite) van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 6 november 2014 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz), A. Westerhof en M. Schoon - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan (t/m punt 3) en P. Gunneweg 1. / 2. Opening en kennismaking met nieuwe accountant Philip opent de vergadering en verwelkomt de nieuwe accountant van KPMG, de heer Hubert Visser. Er volgt een kort voorstelrondje. Philip schetst vervolgens kort de aanleiding voor de wisseling van accountant. Met het oog daarop wordt benadrukt dat DHS ervan uit gaat, dat indien er iets speelt (bij KPMG of de heer Visser zelf), dit direct gemeld wordt. De heer Visser snapt deze dringende oproep en zal daar gevolg aan geven indien nodig. Bekeken zal worden of in de bespreking met KPMG over mogelijke contractverlenging (eind 2015) dit zogenaamde no surprise beginsel kan / moet worden opgenomen (Actie Wiely / Peter M., najaar 2015). 3. Aangepaste meerjarenbegroting DHS De aangepaste begroting, die nog niet in de AC is besproken, wordt kort toegelicht door Wiely en Peter Mouthaan. Recente ontwikkelingen (o.a. cao) zijn zo goed als mogelijk verwerkt, maar nog steeds moet gewerkt worden met een aantal aannames, dat is onvermijdelijk. De aannames zullen nog aan inzichten van anderen (Lucas, SCOH) getoetst worden, maar leiden vooralsnog tot een negatiever resultaat dan eerder werd voorzien, met als gevolg een aantal aanvullende maatregelen, extra bezuinigingen en in volume aangepaste investeringen. Hoewel de ingrepen zowel financieel als inhoudelijk verantwoord worden geacht, zal scherp gemonitord worden op de gevolgen ervan voor de onderwijskwaliteit en de slagkracht van medewerkers. Medewerkers waar afscheid van genomen moet worden mogen een fatsoenlijke begeleiding met aandacht voor de menselijke maat van DHS verwachten. Naar verwachting zal de leerlingendaling komend jaar nog doorzetten; de tijd is te kort om in 2015 al effect van de voor een ombuiging noodzakelijke maatregelen te kunnen waarnemen. Peter Mouthaan vult aan dat de in de mjb gemelde veranderingen al worden meegenomen in de schoolbegrotingen die momenteel worden opgesteld. Dat proces is voor een aantal scholen dan ook een behoorlijke worsteling. De leden van de RvT spreken hun zorgen uit over de financiële situatie. Gevraagd wordt ook een scenario te ontwerpen met minder positieve verwachtingen. Zorgen zijn er o.a. over het feit dat we mogelijk minder in control komen. De situatie vereist in de hele organisatie een andere manier van denken en wellicht een andere jaarplanning, omdat we anders structureel met dit soort verrassingen te maken houden. 1

2 Wiely begrijpt de reacties en erkent de zorgen. Er wordt gewerkt aan meerdere scenario s, maar dat kost meer tijd. Momenteel wordt het nu in de mjb geschetste scenario als realistisch gezien, maar niet uitgesloten kan worden dat het nog negatiever wordt. We hebben immers te maken met deels niet beïnvloedbare omstandigheden als veranderende rijksregels en de daling van het leerlingenaantal is ook maar ten dele te beïnvloeden. V.w.b. de jaarplanning geeft Peter M. aan dat de begroting eigenlijk al continu wordt bijgesteld en gedacht wordt aan het werken met kwartaalrapportages. Tot slot wordt opgemerkt dat de KPMG-risicoanalyse ook geen melding maakt van de nu optredende risico s. Arne en Maarten geven aan dit met KPMG te zullen bespreken. 4. Mededelingen Wiely meldt dat de eerder geplande bespreking van de radicalisering in de Schilderswijk opschuift naar de decembervergadering, omdat Karin Striekwold zich vandaag niet vrij heeft kunnen maken (Actie Wiely / Peter G., december 2014). Wel is gelukkig de ergste druk even van de ketel, de situatie is momenteel redelijk stabiel. DHS heeft over de situatie ook gesproken en er bij haar op aangedrongen dat de gemeente de regie moet nemen. Daarnaast is er een door de gemeente georganiseerde informatiebijeenkomst geweest over o.a. het herkennen van signalen van radicalisering. DHS vindt dat echter niet voldoende, daarom is er binnenkort ambtelijk overleg over vervolgacties. Wiely en Philip melden dat zij onlangs kennis hebben gemaakt met de nieuwe DG van OCW, mw. Alida Oppers, die ook twee DHS scholen (Jan Ligthart en Leeuwerikhoeve) zal bezoeken. Ook daar is de radicalisering aan de orde gebracht. Behalve handelingsverlegenheid, die sommige leerkrachten ervaren ligt ook demotivatie op de loer. Medewerkers die al jaren in de wijk werken zien alles wat er die jaren voorzichtig is opgebouwd nu ineen storten. Wiely geeft aan dat alle directeuren is gevraagd direct een signaal af te geven als de veiligheidssituatie van onze mensen gevaar loopt en wil nadenken of er ook pro-actief iets mogelijk / noodzakelijk is (blijk van moreel support, inzet vertrouwenspersoon, etc.). Charline meldt de stand van zaken rond VierTaal: er wordt nu een RvT-model voorgestaan en Jo is beoogd toezichthouder namens DHS. De RvT leden kunnen zich vinden in het RvT model, wel worden enkele kanttekeningen geplaatst ten aanzien van o.a. het functiebouwhuis. Jo geeft aan dat huidige rechten o.a. een rol spelen. Arne vraagt om het formele functiebouwhuis toch aan te laten passen, zodat dit bij vacatures in de toekomst als uitganspunt geldt (Actie Jo, z.s.m.). Verder meldt Jo een goede samenwerking binnen de voorlopige RvT van VierTaal, maar dat het hele proces veel bestuurlijke energie kost en er soms onvoorspelbare dingen gebeuren. Arne meldt tot slot dat zijn nevenfunctie als bestuurslid van Pulchri vervalt en dat hij aandeelhouder is geworden van Den Haag Centraal. 5. Verslag 21 e vergadering dd. 17 september 2014, incl. actielijst Tekstueel zijn geen opmerkingen, n.a.v. de actiepuntenlijst wordt nogmaals aandacht gevraagd voor de gescheiden behandeling van SPDHS onderwerpen. Het CvB van SPDHS stelt medio november een aantal documenten vast, waaronder een managementstatuut, een klachtenregeling, een pedagogisch beleidsplan en enkele protocollen. 2

3 6. Ingekomen post GMR Er is nog geen informatie van de GMR beschikbaar. V.w.b. het periodiek (2 x p.j.) overleg van RvT en GMR wordt verzocht te kijken naar mogelijkheden in het voorjaar van 2015 (actie Peter G., febr. 2015). 7. Ontwikkeling leerlingenaantallen Besproken wordt een eerste, voorlopige en nog niet complete analyse van de resultaten van de teldatum Het eerder gemelde verlies valt iets lager uit (265 i.p.v. 300), maar betekent wel dat de winst van de afgelopen jaren helemaal verdwenen is. De cijfers van de andere besturen zijn nog niet beschikbaar, maar gevreesd moet worden dat we marktaandeel verliezen. M.n. in de VINEX en de Schilderswijk is sprake van een aanzienlijke daling. DHS-scholen in de Schilderswijk merken de concurrentie van met name de Islamitische school Yunus Emre. De effecten van recente uitbreidingsmogelijkheden bij enkele DHS-scholen zullen pas volgende teldatum zichtbaar worden. Op locaties waar groei kan worden gerealiseerd is soms ook (het verhogen van) de groepsgrootte een gevoelig punt. Door de RvT wordt gevraagd om in de nog op te stellen nader analyse meerdere scenario s uit te werken: is er alleen sprake van instroom van minder kleuters of verlies je ook oudere leerlingen, waar kun je winst halen door imago verbetering, beschik je op de plekken waar winst is te behalen over voldoende ondernemerschap, spelen onderwijsresultaten een rol in de keuze van ouders en zo ja, hoe kun je dat (beter) benutten, moet je niet investeren in specifieke concepten zoals bijv. tweetalig onderwijs (vgl. de groei van de HSV en Internationale School), etc. Iedereen is het erover eens dat er snel een plan van aanpak moet komen, er is geen tijd te verliezen (actie Wiely, z.s.m.). 8. Vervangingspool Wiely licht kort toe dat binnen DHS wordt nagedacht over het inrichten van een vervangingspool en wil de vorm graag delen met de RvT. De RvT is vooralsnog verdeeld in de eerste reactie op het voorstel. Enkele leden zijn positief over het initiatief en enkele leden plaatsen kritische kanttekeningen. De RvT geeft bij invoering de voorkeur aan een interne vervangingspool en is geen voorstander van het oprichten van een BV of aparte stichting, waardoor twee verschillende rechtspositieregelingen zouden ontstaan. Tot slot zou de huidige notitie m.n. op het punt van de financiële onderbouwing nog wat duidelijker kunnen. Wiely wordt gevraagd bovenstaande opmerkingen mee te nemen in de verdere afwegingen over dit onderwerp en hierop in een volgende vergadering terug te komen. 9. Stand van zaken onderwijsresultaten 2014 Uit het overzicht blijkt dat de opbrengsten zich positief ontwikkelen. DHS verbetert t.o.v. het landelijke gemiddelde. Bij DHS doen alle scholen mee aan de CITO Eindtoets, dat is bij andere besturen niet altijd het geval (verantwoording via drempeltoets of leerlingvolgsysteem). Vergelijking gaat daarom soms mank. Met de invoering van de verplichte centrale eindtoets ontstaat een beter vergelijkbare situatie. Al met al onderschrijft de RvT het positieve beeld en verdienen de scholen een compliment! 3

4 10. CAO Bestuurders De RvT verklaart de CAO Bestuurders formeel met terugwerkende kracht per 1 september 2014 van toepassing op de leden van het CvB. 11. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. In het middag gedeelte staat het ontwerp ambitiestatement centraal. Verslaglegging hiervan vindt plaats in volgende versie ambitiestatement. Uitkomsten van de RvT bespreking sluiten in grote lijnen (de leidende thema s) aan bij de uitkomsten van de besprekingen in de regiegroep, het bestuursoverleg en het scholenveld. 4

5 Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer Aandacht voor communicatie school ouders en verbetering Wiely / bovenschoolse Continu aandachtspunt informatiegehalte website directeuren Evaluatie toezichtkader RvT Peter 1 x per jaar; retraite najaar 2014, voor 2014 afgedaan Schoolbezoeken RvT allen jaarlijks Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten Werkkostenregeling via AC naar RvT Agendering concept ambitiestatement in RvT Brief aan gemeente DH inzake voorgenomen bestuursoverdracht Cor Emous Nadere bespreking concept bedrijfsplan SPDHS (gaat naar aparte actielijst, zie vlg. punt) Waar nodig gescheiden agenda s en vergaderingen RvT DHS en RVT SPDHS Reflectie op ambitiestatement Herziene meerjarenbegroting Analyse teldatum , incl. prognose Voorstel inrichting DHSvervangingspool No surprise beginsel i.r.t. mogelijke contractverlenging KPMG Radicalisering bespreken in bijzijn van Karin Striekwold Peter G. 1 e halfjaar 2015 mede n.a.v. nieuw ambitiestatement Peter G. z.s.m., ligt bij GMR en MR kantoor Wiely / Peter G. Retraite , dus voorlopig afgedaan Wiely / Peter G. Brief is verzonden; afhandeling is in handen van het college B&W per sept.2014 Peter G. Najaar 2014 Peter G. Vanaf sept.2014 Wiely / Peter G. 6 nov. 2014, daarmee afgedaan Wiely / Peter M. 2 e ronde RvT Wiely 6 nov. 2014, voorlopig afgedaan Wiely / Caroline 6 nov. 2014, voorlopig afgedaan Wiely / Peter M. Najaar 2015 Wiely / Peter G Functiebouwhuis VierTaal Jo z.s.m Plan van aanpak / nadere Wiely z.s.m. analyse a.g.v. leerlingendaling 5

6 Actie Wat Door wie Wanneer Retraite R4 Mogelijk instellen van een raad van advies allen Retraite R2 Vensters PO Peter G. Najaar 2014, nadat Vensters gevuld is 7-11-R4 Rol medezeggenschap bij oprichting nieuwe stichting DHS- Psz Peter G. / Marianne PM z.s.m. na oprichting stichting en installatie cliëntenraad; gaat naar aparte actielijst 6