BESTUURSREGLEMENT. Stichting Talis

Transcriptie

1 BESTUURSREGLEMENT Stichting Talis Definitieve versie 1.0. d.d. november 2014

2 Inhoudsopgave van het Bestuursreglement Onderdelen: A. Algemene bepalingen B. Werkwijze, besluitvorming en taakverdeling bestuur C. Afleggen van verantwoording aan de Raad van Toezicht D. Verhouding tussen bestuur en de organisatie

3 A. Algemene bepalingen Artikel 1 - Het Bestuursreglement 1. Dit reglement dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die op het bestuur van toepassing zijn op grond van de wet en/of de statuten van de stichting. 2. Dit reglement wordt geacht mede specifiek nadere uitwerking te geven aan de navolgende bepaling zoals opgenomen in de statuten van stichting Talis; a. artikel 7 lid 3 waarin is bepaald dat de wijze waarop het bestuur tot besluitvorming overgaat wordt vastgelegd in een reglement. 3. Dit reglement wordt aangehaald als Bestuursreglement. Artikel 2 Vaststelling en evaluatie 1. Dit reglement is goedgekeurd door de Raad van Toezicht op <DATUM> en vervolgens vastgesteld door het bestuur op <DATUM>. 2. Dit reglement wordt periodiek geëvalueerd en vervolgens, indien wenselijk, na goedkeuring door de Raad van Toezicht door het bestuur gewijzigd. 3. Evaluatie en bijstelling zoals bedoeld in het voorgaande lid vinden plaats wanneer dat naar het oordeel van het bestuur en/of de Raad van Toezicht wenselijk is.

4 B. Werkwijze, besluitvorming en taakverdeling bestuur Artikel 3 - Good governance Het bestuur en de individuele bestuursleden handelen conform de wettelijke regels, de statuten, de op dat moment vigerende Aedescode en Governancecode Woningcorporaties en de regelingen en het beleid zoals vastgesteld door de Raad van Toezicht en/of het bestuur. Ten aanzien van de Governancecode Woningcorporaties geldt het voorgaande voor zover hiervan niet expliciet in de statuten en/of dit bestuursreglement wordt afgeweken. Artikel 4 Vergadering en besluitvorming 1. Het bestuur vergadert in beginsel minimaal eenmaal per week. 2. Voorts vergadert het bestuur zo dikwijls als een bestuurslid dit wenselijk acht. 3. Voor een bestuursvergadering worden de bestuursleden uitgenodigd door of namens de voorzitter van het bestuur. Ook anderen kunnen door de voorzitter van het bestuur worden uitgenodigd om aanwezig te zijn bij de behandeling van specifieke onderwerpen in de bestuursvergadering. 4. De leiding van de bestuursvergaderingen is in handen van de voorzitter van het bestuur. De voorzitter van het bestuur heeft als onderdeel van zijn portefeuille het aandachtsgebied het proces van besluitvorming binnen het bestuur, hij signaleert tekortkomingen en informeert waar nodig de Raad van Toezicht. 5. Het bestuur kan in beginsel alleen besluiten indien beide bestuursleden bij de vergadering aanwezig zijn, tenzij a. één van de bestuursleden gedurende langere periode afwezig is; b. naar het oordeel van het wel ter vergadering aanwezige bestuurslid sprake is van een spoedeisend belang, of; c. de bestuursleden dit gezamenlijk zo zijn overeengekomen met het oog op de desbetreffende bestuursvergadering. 6. Besluitvorming door het bestuur geschiedt bij unanimiteit. 7. Indien binnen het bestuur geen overeenstemming ten aanzien van een bepaald (voorgenomen) besluit wordt bereikt kan het bestuur op voorstel van één of meer bestuursleden besluiten om de Raad van Toezicht te vragen een zwaarwegend advies te geven in het desbetreffende geval. 8. Besluitvorming door het bestuur vindt in beginsel plaats tijdens een bestuursvergadering als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel. Het bestuur kan ook buiten een vergadering besluiten nemen mits op andere wijze blijkt dat alle bestuursleden met het besluit instemmen. 9. De voorzitter van het bestuur draagt er zorg voor dat de genomen besluiten schriftelijk worden vastgelegd en deze schriftelijke weergave zo spoedig mogelijk wordt toegezonden aan alle bestuursleden. Indien deze schriftelijke weergave naar het oordeel van één of meer bestuursleden niet correct is, wordt dit zo spoedig mogelijk gemeld in een volgende bestuursvergadering. 10. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter van het bestuur wordt zijn rol waargenomen door het andere bestuurslid. Artikel 5 Rol- en portefeuilleverdeling 1. Binnen het bestuur is sprake van een rol- en portefeuilleverdeling ter nadere praktische invulling van de uitoefening van taken en bevoegdheden van het bestuur. Deze rol- en portefeuilleverdeling doet geen afbreuk aan de formele verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoals opgenomen in de wet en de statuten en ook blijven beide bestuursleden gezamenlijk verantwoordelijk en gezamenlijk verantwoording afleggen aan de Raad van Toezicht ten aanzien van het functioneren van Talis als geheel. 2. De rolverdeling is gebaseerd op het feit dat één van de bestuursleden is aangewezen als voorzitter van het bestuur. Vanuit deze rol is het als voorzitter van het bestuur aangewezen lid; a. Eerste aanspreekpunt voor de Raad van Toezicht;

5 b. Eerste aanspreekpunt voor de Remuneratiecommissie; c. Het bestuurslid dat de externe portefeuille heeft als bedoeld in lid 3 van dit artikel. 3. De portefeuilleverdeling is gebaseerd op het uitgangspunt dat binnen de dagelijkse praktijk van Talis sprake is van twee besturingsdomeinen; het interne domein (interne organisatie Talis) en het externe domein (stakeholders Talis), met bijbehorende portefeuilles. 4. De externe portefeuille, zijnde de portefeuille van de voorzitter van het bestuur, omvat onder andere; a. Huurdersparticipatie (inclusief platform Accio); b. Klantwaarde; c. Regionalisering; d. Postionering in de keten ; e. Aansturing controller en stafafdeling. 5. De interne portefeuille, zijnde de portefeuille van het bestuurslid niet zijnde voorzitter van het bestuur, omvat onder andere; a. Klanttevredenheid; b. Aansturing en ontwikkeling van de interne organisatie, met uitzondering van de controller en de stafafdeling; c. Aansturing van de interne processen (o.a. ook ontwikkelen wensenportefeuille en vastgoedontwikkeling); d. Eerste aanspreekpunt voor de Auditcommissie. 6. De interne portefeuille en de externe portefeuille komen op diverse onderdelen samen op welke onderdelen de portefeuilles als gezamenlijk worden bezien. Daarbij heeft het bestuurslid met de externe portefeuille als vertrekpunt van buiten naar binnen en het bestuurslid met de interne portefeuille als vertrekpunt van binnen naar buiten. Van samenkomst van de interne portefeuille en externe portefeuille is onder andere sprake op de volgende onderdelen; a. Strategische ketensamenwerking; b. Bedrijfsmatige financiële strategie; c. Vastgoedstrategie; d. Organisatieinrichting- en managementprincipes; e. Strategische planvorming.

6 C. Afleggen van verantwoording aan de Raad van Toezicht Artikel 6 - Informatievoorziening 1. Het bestuur informeert de Raad van Toezicht tijdig schriftelijk over alle feiten, omstandigheden en ontwikkelingen met betrekking tot Talis voor zover het bestuur weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat de Raad van Toezicht deze informatie nodig heeft om zijn taken en bevoegdheden naar behoren te kunnen uitvoeren. 2. Het bestuur informeert de Raad van Toezicht op verzoek indien de Raad van Toezicht bepaalde (nadere) informatie wenst te ontvangen. 3. De Raad van Toezicht ontvangt iedere vier maanden een financiële rapportage op basis van de gerealiseerde cijfers afgezet tegen de begroting, alsmede een prognose voor het gehele boekjaar, voorzien van een analyse van de afwijkingen. Deze rapportage bevat daarbij ten minste gegevens over; a. De woningexploitatie, waarin mede begrepen informatie over de huurontwikkeling, de onderhoudskosten en de algemene beheerskosten; b. De investeringen; c. Het geldmiddelenbeheer, waarin begrepen de mutaties in de portefeuille en de opbrengsten en kosten verbonden aan de leningen- en beleggingsportefeuille; d. Het personeel; e. De verantwoordingsvelden in de zin van het BBSH; f. Besluiten van aanmerkelijk belang (BBSH); g. De strategische doelstellingen van Talis; h. De interne controle, het risicomanagement en de ontwikkeling van relevante wet- en regelgeving. 4. De rapportage als bedoeld in het voorgaande lid gaat vergezeld van een schriftelijke toelichting van het bestuur.

7 D. Verhouding tussen bestuur en de organisatie Artikel 7 - Verhouding tussen bestuur en de organisatie 1. Het bestuur is als geheel bestuurlijk verantwoordelijk voor de organisatie en organiseert vanuit deze verantwoordelijkheid eenmaal per kwartaal een vergadering waaraan het voltallige bestuur en het management van de organisatie deelnemen. 2. Het bestuurslid met de interne portefeuille is binnen het bestuur eerste aanspreekpunt voor de gehele organisatie, met uitzondering van de controller en de (manager van de) stafafdeling. 3. Het bestuurslid met de externe portefeuille is binnen het bestuur eerste aanspreekpunt voor de controller en de (manager van de) stafafdeling. Artikel 8 - Rol controller 1. De controller ziet toe op de toepassing van het onderhavige bestuursreglement. De controller maakt gevraagd en ongevraagd zijn opmerkingen en kanttekeningen bij het bestuurlijk functioneren tegen de achtergrond van het bestuursreglement. In geval bij de controller gerede twijfel bestaat omtrent de effectiviteit van het bestuurlijk functioneren alsook omtrent de bereidheid bij het bestuur om met de door hem geplaatste kanttekeningen rekening te houden, dan heeft de controller de verplichting om daarvan zo spoedig mogelijk melding te maken bij de voorzitter van de Raad van Toezicht. 2. Buiten de hiervoor bedoelde bijzondere meldingsplicht van de Controller, geeft hij te allen tijde, op verzoek van de Raad van Toezicht maar in ieder geval één keer per jaar, zijn waardeoordeel over het algehele bestuurlijke functioneren tegen de achtergrond van dit bestuursreglement aan de Raad van Toezicht. 3. De controller ziet erop toe dat de afgesproken collegialiteit binnen het bestuur een effectieve bestuurlijke besluit- en meningsvorming niet in de weg staat. 4. Het bestuur is ervoor verantwoordelijk dat de Controller in voldoende onafhankelijkheid zijn rapportageplicht aan de Raad van Toezicht kan uitoefenen.