Bestuursreglement van Stichting Pensioenfonds Haskoning

Transcriptie

1 Bestuursreglement van Stichting Pensioenfonds Haskoning Artikel 1. Begripsbepalingen. Administrateur: de administrateur van het Pensioenfonds als bedoeld in artikel 10 lid 5 van de Statuten; Algemeen Bestuur: het bestuur van het Pensioenfonds als bedoeld in artikel 6 van de Statuten; Dagelijks Bestuur: twee leden (natuurlijke personen) van het Algemeen Bestuur die ingevolge artikel 8 lid 1 van de Statuten met het dagelijks beleid van het Pensioenfonds zijn belast, bestaande uit de Voorzitter en de Secretaris; Pensioenfonds: Stichting Pensioenfonds Haskoning, met statutaire zetel in de gemeente Nijmegen, kantoorhoudende te 6522 DK Nijmegen, Barbarossastraat 35 (postadres: Postbus 151, 6500 AD Nijmegen (de "stichting"), is ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel voor Centraal Gelderland onder nummer ; Secretaris: de secretaris van het Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 6 lid 3 van de Statuten of in geval van ontstentenis of verhindering diens plaatsvervanger; Statuten: de statuten van het Pensioenfonds; Voorzitter: de voorzitter van het Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 6 lid 3 van de Statuten of in geval van ontstentenis of verhindering diens plaatsvervanger; Werkgever: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Haskoning Nederland B.V. met statutaire zetel te Nijmegen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel van Centraal Gelderland onder nummer , alsmede iedere met Haskoning Nederland B.V. verbonden onderneming die daartoe door Haskoning Nederland B.V. is aangewezen. 1

2 Artikel 2. Taken en verantwoordelijkheden Dagelijks Bestuur 1. De dagelijkse en feitelijke leiding van het Pensioenfonds en de beleidsvoorbereiding en uitvoering in het belang van de doelstelling van het Pensioenfonds is opgedragen aan het Dagelijks Bestuur, onverminderd de verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur is verantwoording schuldig aan het Algemeen Bestuur. 2. Het Dagelijks Bestuur is in het bijzonder verantwoordelijk voor het uitvoeren van de hierna volgende taken en bevoegdheden: (a) het geven van leiding aan de administratieve organisatie van het Pensioenfonds en het daarvoor werkzame personeel; (b) de al dan niet acceptatie van de door de Werkgever voor de functie van administrateur bij het Pensioenfonds ter beschikking gestelde persoon; (c) het verzorgen van de dagelijkse uitvoering en financiering van de Pensioenovereenkomsten aangegaan door Werkgever met de deelnemers; (d) het communiceren met en het verzorgen van de noodzakelijke informatie aan de deelnemers, gewezen deelnemers, aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden van het Pensioenfonds, alsmede het bijeenroepen en geven van leiding aan de algemene vergadering van deelnemers en de algemene vergadering van pensioengerechtigden van het Pensioenfonds; (e) het voeren van overleg met de Stichting Autoriteit Financiële Markten of De Nederlandsche Bank N.V. in het kader van de uitoefening van het toezicht bij of krachtens artikel 151 van de Pensioenwet door deze instanties, alsmede het tijdig verstrekken van de bij of krachtens de Pensioenwet vereiste staten, stukken en overige informatie aan deze instanties; (f) het voeren van overleg met en het verstrekken van informatie aan het bestuur van Werkgever; (g) het voorbereiden van het beleggingsbeleid ter besluitvorming in het Algemeen Bestuur voorzover het Algemeen Bestuur daartoe gerechtigd is binnen de bevoegdheden, overeengekomen binnen het z.g. garantiecontract met de verzekeraar alsmede het uitvoeren van het door het Algemeen Bestuur vastgestelde beleggingsbeleid; 2

3 (h) het voorbereiden van de vergaderingen van en de besluitvorming in het Algemeen Bestuur; (i) het verzorgen van de overige externe contacten van het Pensioenfonds, waaronder begrepen - doch niet beperkt tot - het overleg met externe adviseurs, Ondernemingsraad van Werkgever alsmede de vereniging Belangenvereniging Gepensioneerden Haskoning, met statutaire zetel te Nijmegen. Artikel 3. Taken en verantwoordelijkheden van het Algemeen Bestuur 1. Het Algemeen Bestuur is belast met het besturen van het Pensioenfonds en bepaalt het algemeen beleid. Het Algemeen Bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor het beleid van het Pensioenfonds ter verwezenlijking van haar doelstelling. Vanuit die eindverantwoordelijkheid is het Algemeen Bestuur belast met: (a) de naleving van de Statuten, het (de) pensioenreglement(en) en de overige reglementen van het Pensioenfonds en van alle relevante wet- en regelgeving, waaronder begrepen de "principes van goed pensioenfondsbestuur" van de Stichting van de Arbeid; (b) het nemen van besluiten met uitzondering van die welke krachtens de Pensioenwet aan anderen zijn opgedragen. 2. Aan het Algemeen Bestuur zijn nadrukkelijk de navolgende besluiten, taken en bevoegdheden voorbehouden: (a) de benoeming en het ontslag van een registeraccountant en een waarmerkend actuaris als bedoeld in artikel 10 lid 1 van de Statuten; (b) het vaststellen van een procedure voor een periodieke evaluatie van het functioneren van het Algemeen Bestuur als geheel en van haar individuele leden; (c) het bij reglement vaststellen van een adequate interne klachten- en geschillenprocedure; (d) het vaststellen van het beleggingsbeleid van het Pensioenfonds voor zover het Algemeen Bestuur daartoe gerechtigd is binnen de bevoegdheden overeengekomen binnen het z.g. garantiecontract met de verzekeraar; (e) het periodieke overleg met het Verantwoordingsorgaan met betrekking tot het gevoerde beleid van het Algemeen Bestuur en de resultaten daarvan als bedoeld in artikel 12 lid 3 van de Statuten; 3

4 (f) bespreking met Visitatiecommissie inzake de bevindingen van de Visitatiecommissie. (g) vaststellen van de wettelijk voorgeschreven verslaglegging; (h) besluit tot het wijzigen van de Statuten en opheffing van het Pensioenfonds; (i) het aanvragen van faillissement en surséance van betaling. Artikel 4. Vergaderingen Dagelijks Bestuur 1. Het Dagelijks Bestuur vergadert doorgaans eenmaal per twee weken, tezamen met de administrateur en de directiesecretaresse van het Pensioenfonds; 2. De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur worden voorgezeten door de Voorzitter. 3. De leden van het Dagelijks Bestuur, alsmede de administrateur en de secretaresse zijn gerechtigd onderwerpen te agenderen voor de vergadering van het Dagelijks Bestuur. De persoon die een onderwerp op de agenda plaatst, zal waar mogelijk het betreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie terzake waarover de desbetreffende persoon beschikt ter vergadering worden ingebracht. 4. De agenda van de vergadering van het Dagelijks Bestuur wordt vastgesteld door de Voorzitter. 5. Het Dagelijk Bestuur kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan door één of meer extern adviseur(s)/deskundige(n). 6. De Voorzitter en de Secretaris hebben ieder de bevoegdheid de vergadering wegens dringende redenen onmiddellijk bijeen te roepen. 7. Van de vergaderingen wordt door de secretaresse onder verantwoordelijkheid van de Secretaris een kort verslag opgemaakt. Deze verslaglegging zal niet woordelijk geschieden. In dit verslag worden met name per onderwerp vermeld: besluiten, acties en/of afspraken. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. 8. De leden van het Dagelijks Bestuur, alsmede de administrateur en de secretaresse zijn in beginsel gerechtigd om, wanneer dat in de uitoefening van hun functie relevant 4

5 is, gebruik te maken van de informatie uit de vergadering van het Dagelijks Bestuur. Daarbij mogen zij geen informatie naar buiten brengen waarvan in de vergadering van het Dagelijks Bestuur uitdrukkelijk is verzocht deze als vertrouwelijk te beschouwen dan wel uit de aard van het onderwerp blijkt dat vertrouwelijkheid geboden is. Artikel 5. Besluitvorming 1. De besluitvorming van het Dagelijks Bestuur vindt in de regel plaats in de vergadering van het Dagelijks Bestuur. 2. Het Dagelijks Bestuur is een collegiaal bestuur, dat met algemene stemmen in een vergadering waarin beide leden van het Dagelijks Bestuur aanwezig zijn besluiten neemt, met dien verstande dat wanneer er geen consensus kan worden bereikt, de volgende stappen worden gezet: (a) De Voorzitter neemt in spoedeisende gevallen een besluit waaraan alle leden zich houden; (b) In niet-spoedeisende gevallen wordt het desbetreffende onderwerp binnen 7 dagen opnieuw voor besluitvorming geagendeerd; (c) In het geval ook dan geen besluit in consensus tot stand komt, wordt het besluit ter bespreking voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. 3. Het Dagelijks Bestuur is, behoudens het bepaalde in lid 4 van dit artikel, gerechtigd buiten vergadering besluiten te nemen indien alle leden daarmee instemmen. In dat geval wordt het betreffende besluit ter vastlegging opgenomen in het verslag van de daarop volgende vergadering van het Dagelijks Bestuur. 4. In het bijzonder bevordert de Voorzitter dát de besluitvorming tot stand komt en dat dit op een zorgvuldige wijze plaatsvindt. 5. Ieder lid van het Dagelijks Bestuur is bevoegd om binnen zijn taak- en aandachtsgebied besluiten te nemen tot uitvoering van het beleid dat door het Dagelijks Bestuur is vastgesteld. Het desbetreffende lid van het Dagelijks Bestuur informeert het Dagelijks Bestuur over zijn besluiten, in de vergadering van het Dagelijks Bestuur en/of door schriftelijke rapportage aan het Dagelijks Bestuur. 6. Leden van het Dagelijks Bestuur hebben het recht om de beleidsvoorbereiding en uitvoering van een ander lid van het Dagelijks Bestuur, de administrateur en/of secretaresse in de vergadering van het Dagelijks Bestuur aan de orde te stellen. 5

6 Artikel 6. Geheimhouding. Elk lid van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn lidmaatschap de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen. Leden en oud-leden van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur zullen vertrouwelijke informatie niet naar buiten brengen of openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen, tenzij het Pensioenfonds deze informatie openbaar heeft gemaakt of vastgesteld is dat deze informatie reeds bij het publiek bekend is. Artikel 7. Wijziging van dit reglement. Het Algemeen Bestuur is bevoegd dit reglement te wijzigen met inachtneming van de Statuten. Vastgesteld door het Algemeen Bestuur op. 6