Directiereglement vastgesteld op 05 januari 2015

Transcriptie

1 Directiereglement vastgesteld op 05 januari 2015

2

3 INHOUD Overwegingen 4 1 Algemene bepalingen 4 2 Functioneren en besluitvorming door Directieteam 5 3 Relatie Directieteam en Raad van Commissarissen 5 4 Directietaken 6 5 Slotbepalingen 6 Bijlage 1. Portefeuilleverdeling Directieteam 7 Directiereglement - Patrimonium woonservice pagina 3

4 Overwegingen Het Bestuur en de Raad van Commissarissen van Patrimonium woonservice overwegende: - dat per 1 januari 2015 Patrimonium woonstichting en Stichting SIB Woonservice fuseren tot Stichting Patrimonium woonservice (hierna: Patrimonium woonservice); - dat Patrimonium woonservice wordt bestuurd door het Bestuur, bestaande uit één natuurlijk persoon die de titel directeur-bestuurder draagt; - dat een Raad van Commissarissen toezicht houdt op het functioneren van het Bestuur; - dat het Bestuur zelfstandige bevoegdheden heeft zoals in de statuten vermeld; - dat het Bestuur bevoegd is de aan hem toegekende bevoegdheden te mandateren; - dat het Bestuur de mogelijkheid heeft een directie in te stellen, die opereert onder verantwoordelijkheid van het bestuur; - dat het Bestuur en de Raad van Commissarissen het wenselijk vinden dat een directie wordt ingesteld voor de dagelijkse leiding van Patrimonium woonservice; - dat deze directie een onderlinge taakverdeling kent die is vastgelegd in dit Directiereglement; - dat in dit Directiereglement het samenspel en evenwicht tussen Bestuur en directie en, waar van toepassing, de Raad van Commissarissen wordt geregeld met als doel het functioneren verder te optimaliseren; - dat dit Directiereglement een nadere uitwerking is van de statuten en in die zin slechts binnen de kaders van de statuten na overleg met het Bestuur en de directie door de Raad van Commissarissen gewijzigd kan worden; - dat de directieleden instemmen met het hierna beschrevene, hetgeen blijkt uit hun medeondertekening ervan; besluiten tot het vaststellen van het Directiereglement: 1 Algemene bepalingen 1.1 Het Bestuur is belast met het besturen van Patrimonium woonservice. 1.2 Het Bestuur heeft in overleg met de Raad van Commissarissen een directie ingesteld, die opereert onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. Het aantal leden van de directie is door het Bestuur vastgesteld op twee. De directie bestaat uit de directeur-bestuurder en de adjunct-directeur en draagt de naam Directieteam (hierna: DT). De directeur-bestuurder is voorzitter van het DT. 1.3 Het wijzigen van het aantal leden van het DT en het benoemen van leden van het DT door het Bestuur kunnen slechts geschieden na goedkeuring van de Raad van Commissarissen en na advies van de indien aanwezig overige leden van het DT en het managementteam van Patrimonium woonservice. 1.4 De arbeidsvoorwaarden van leden van het DT niet zijnde de directeur-bestuurder worden na goedkeuring van de Raad van Commissarissen en de betrokken leden van het DT vastgesteld en gewijzigd door de directeur-bestuurder. 1.5 Het DT is belast met de leiding van de dagelijkse werkzaamheden van Patrimonium woonservice. 1.6 De leden van het DT zijn bij hun taakuitoefening, naast dit Directiereglement, gehouden aan de beperkingen en verplichtingen gesteld door de statuten en reglementen van de stichting of enig overheidsvoorschrift of wettelijke bepaling alsook de inhoud van de Aedescode en de Governancecode voor Woningcorporaties. 1.7 Het DT handelt binnen de kaders van het vastgestelde algemene beleid, zoals neergelegd in het beleidsplan c.q. ondernemingsplan, alsmede de jaarbegroting, het treasurystatuut, het investeringsstatuut en het beleid inzake verbindingen. 1.8 De directeur-bestuurder wordt bij afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, vervangen door de adjunct-directeur. Dit geldt voor de dagelijkse gang van zaken en voor de bestuurlijke bevoegdheden. 1.9 De adjunct-directeur wordt bij afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, vervangen door de directeur-bestuurder Als beide leden van het DT afwezig zijn, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, worden zij voor de dagelijkse gang van zaken vervangen door het managementteam als geheel in Directiereglement - Patrimonium woonservice pagina 4

5 gezamenlijkheid. Indien het managementteam niet tot gezamenlijkheid komt zal de Raad van Commissarissen besluiten inzake de dagelijkse leiding nemen Als beide leden van het DT afwezig zijn, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, wordt de directeur-bestuurder voor de bestuurlijke bevoegdheden vervangen door de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Deze vervanging heeft altijd een tijdelijk en kortstondig karakter. Als de afwezigheid een langduriger karakter krijgt, bijvoorbeeld in verband met een schorsing, of bij ontstentenis of belet van de bestuurder, dan wordt een lid van de RvC tijdelijk belast met het bestuur van de stichting. In die situatie treedt het betreffende lid gedurende die tijd af als lid van de RvC De leden van het DT zijn bevoegd de hen toegekende bevoegdheden geheel of gedeeltelijk over te dragen aan medewerkers in dienst van de stichting. Het DT stelt hiertoe een schriftelijke interne bevoegdhedenregeling (procuratie/managementinstructie) op. 2 Functioneren en besluitvorming door Directieteam 2.1 Het DT komt minimaal twaalf maal per jaar volgens een rooster in vergadering bijeen met het managementteam. Indien leden van het DT of het managementteam het nodig achten kunnen andere personeelsleden vanuit het werkapparaat aanwezig zijn bij deze vergaderingen. 2.2 Indien één of beide leden van het DT dit nodig of wenselijk achten komt het DT bijeen buiten de vergaderingen met het managementteam. Het DT komt in ieder geval één maal per jaar bijeen zonder de leden van het managementteam om het eigen en gezamenlijke functioneren te evalueren. Van de bevindingen uit deze besprekingen wordt mondeling of schriftelijk verslag gedaan aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 2.3 Besluiten worden door het Bestuur genomen, gehoord hebbende indien van toepassing de inbreng van de leden van het DT en het managementteam. Van alle besluiten wordt een besluitenoverzicht bijgehouden dat toegankelijk is voor de leden van het DT en het managementteam. Daarin wordt apart inzichtelijk gemaakt welke besluiten bestuursbesluiten betreffen. Van de bestuursbesluiten wordt melding gemaakt aan de Raad van Commissarissen. 2.4 Indien het Bestuur een besluit neemt waar de adjunct-directeur zich niet mee kan verenigen, of indien zich bij of door de besluitvorming een situatie voordoet die de adjunct-directeur niet in het belang van Patrimonium woonservice acht, dan kan de adjunct-directeur ervoor kiezen dit zelfstandig te melden aan de Raad van Commissarissen. Een dergelijke melding geschiedt na voorafgaand bericht aan de directeur-bestuurder. 2.5 Indien het functioneren van het DT wordt belemmerd door gebleken onverenigbaarheid van karakters, visies of zienswijzen van de leden van het DT, is elk van de leden van het DT bevoegd hiervan melding te maken aan de Raad van Commissarissen. Ook degene binnen Patrimonium woonservice die de functie van Controller vervult heeft deze bevoegdheid. 3 Relatie Directieteam en Raad van Commissarissen 3.1 De relatie met, informatie aan en verantwoording naar de Raad van Commissarissen is de verantwoordelijkheid van het Bestuur. Dit is geregeld in het Bestuursreglement. 3.2 De adjunct-directeur woont de vergaderingen bij van de Raad van Commissarissen, behoudens in die gevallen waarin het functioneren van het Bestuur, de adjunct-directeur of het DT expliciet aan de orde is/komt, of wanneer de Raad van Commissarissen dat nodig acht. Het DT zal voorafgaand aan zo'n vergadering hiervan schriftelijk of per op de hoogte worden gesteld. 3.3 Bij ontstentenis of belet van de directeur-bestuurder wordt deze in de vergaderingen van de Raad van Commissarissen vertegenwoordigd door de adjunct-directeur. 3.4 De adjunct-directeur kan in overleg met het Bestuur de voorzitter van de Raad van Commissarissen verzoeken de Raad van Commissarissen bijeen te roepen. 3.5 De adjunct-directeur kan in overleg met het Bestuur onderwerpen op de agenda van de Raad van Commissarissen plaatsen. 3.6 Het DT ondersteunt het Bestuur bij de totstandkoming van de (kwartaal)rapportages aan de Raad van Commissarissen. Directiereglement - Patrimonium woonservice pagina 5

6 4 Directietaken 4.1 De leden van het DT geven gezamenlijk leiding aan de dagelijkse werkzaamheden van Patrimonium woonservice en hanteren daarbij een onderlinge taakverdeling die is vastgelegd in Bijlage 1 van dit Directiereglement. 4.2 Het DT is ondersteunend aan het Bestuur bij de voorbereiding en ontwikkeling van het meerjaren ondernemings- en beleidsplan, de vastgoedportefeuillestrategie, de jaar- en meerjarenbegroting, de jaarstukken en eventuele besluiten tot samenwerking en fusie. De in Bijlage 1 opgenomen portefeuilleverdeling is in dit kader leidend bij de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden tussen de leden van het DT. 4.3 Het DT faciliteert en stimuleert dat de werkorganisatie zich voortdurend op de hoogte stelt van alle voor de stichting van belang zijnde ontwikkelingen en actualiteiten op het terrein van de volkshuisvesting en alle overige relevante beleidsterreinen. 4.4 Het DT is ondersteunend aan het Bestuur bij de vertegenwoordiging en belangenbehartiging van de stichting. De leden van het DT worden indien dat nodig in dit kader daartoe formeel door het Bestuur gemandateerd, hetgeen tevens blijkt uit passende registratie hiervan in het Handelsregister. 4.5 Het DT is ondersteunend aan het Bestuur bij het realiseren van een passende organisatiestructuur en een adequate personele bezetting van de werkorganisatie. 5 Slotbepalingen 5.1 Dit reglement treedt in werking op 1 januari In alle situaties waarin dit reglement niet voorziet worden Bestuur, Directieteam en Raad van Commissarissen geacht in goed overleg tot overeenstemming c.q. besluitvorming te komen. De statuten en de wet gelden voor alle situaties als kader en leidraad. Aldus vastgesteld te Veenendaal op 05 januari 2015 Directiereglement - Patrimonium woonservice pagina 6

7 Bijlage 1. Portefeuilleverdeling Directieteam Inleiding De omstandigheden waaronder dit Directieteam functioneert zijn bijzonder in die zin, dat het een overgangsfase betreft waarin van twee afzonderlijke organisaties overgegaan moet worden naar één organisatie. Beide huidige directeuren voelen een sterke verantwoordelijkheid voor zowel hun oude organisatie als voor de nieuwe organisatie, als voor een goede overgang daartussen. Zij zullen de aansturing van de organisatie gezamenlijk doen vanuit een collegiale directie : waarbij zij samen besluiten nemen over en verantwoordelijk zijn voor de gehele organisatie. Binnen die collegialiteit zal de volgende portefeuilleverdeling gehanteerd worden: RvC: - Vergaderingen - Fin. Cie/Audit Cie - Remuneratie Managementteam Ondernemingsraad Huurdersvereniging Externe vertegenwoordiging Personele zaken Secretariaat Communicatie Holding en BV s ICT Financiën Control en Compliance Accountant WSW en CFV Verkopen Wonen Strategisch Voorraadbeleid Nieuwbouw / OVO / DEVO Onderhoud en renovatie c.q. In overleg Waar in de taakverdeling samen staat aangegeven zal afhankelijk van de situatie een nadere invulling gegeven worden: op al die plaatsen gezamenlijk aanwezig te zijn is niet altijd nodig. Hierover zal tussen beide directeuren steeds afstemming plaatsvinden op basis van aandachtsgebieden die aan de orde komen, en op basis van beschikbaarheid. Directiereglement - Patrimonium woonservice pagina 7