Verder wordt op verzoek van Ajoeb nagegaan of de geplande RvT van nog iets naar voren kan worden verplaatst (Actie Peter G., z.s.m.).

Transcriptie

1 Verslag van de 31 e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 18 februari 2016 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C. Kloosterman-Taal en de heren Ph. Geelkerken, A. Westerhof en A. Mohamedajoeb - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan en P. Gunneweg - gast: mw. A. van Berckel 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering met een speciaal welkom voor mw. A. (Aly) van Berckel. Zij zal tot de zomervakantie 2016 een aantal RvT vergaderingen bijwonen in het kader van haar Leergang Aankomend Toezichthouder. Aly is werkzaam als algemeen directeur (CEO) Douane Nederland en wil via een stage bij de RvT DHS praktijkervaring als toezichthouder in de non-profitsector opdoen. Er volgt een kort voorstelrondje. Enkele mededelingen die reeds op papier bij de vergaderstukken zijn gevoegd worden kort mondeling toegelicht. De voorstellen voor de reorganisatie bestuurskantoor liggen nog voor advies bij de (G)(MR. Verwacht wordt dat deze adviezen in de loop van maart 2016 worden uitgebracht, waarna de plannen kunnen worden uitgevoerd. De RvT heeft geen bezwaren tegen de voorgestelde nieuwe panden voor het bestuurskantoor (Benoordenhoutseweg 46 en Joh. Westerdijkplein 1). De onderhandelingen kunnen worden gestart, alsmede een nadere verkenning door o.a. een binnenhuisarchitect. Desgevraagd antwoordt Wiely dat het bedrag van ,00 is verkregen als compensatie voor de vervroegde opzegging van het nog tot lopende huurcontract. Zodra de onderhandelingen succesvol zijn afgerond komt een definitief voorstel, inclusief financieel plaatje, via de AC in de RvT. M.b.t. de klacht van een ouder over OBS De Vijver meldt Wiely dat heden een advies van de LKC is ontvangen, waarin deze commissie de klacht op alle punten ongegrond verklaart. Na alle media aandacht eerder hierover keert de rust rond de school nu hopelijk terug. AD Haagse Courant zal binnenkort nog een positief artikel aan de school wijden. De vergaderplanning AC en RvT 2016 wordt definitief vastgesteld. Charline vraagt, gezien de krappe planning, wel aandacht voor tijdige verzending van de concept jaarrekening/jaarverslag 2015 (eind maart). Verder wordt op verzoek van Ajoeb nagegaan of de geplande RvT van nog iets naar voren kan worden verplaatst (Actie, z.s.m.). Wiely meldt tot slot de laatste ontwikkelingen rond de geplande nieuwbouw/uitbreiding van de Annie M.G. Schmidtschool. De groep bezorgde ouders heeft ingesproken tijdens een raadscommissievergadering. Resultaat daarvan is dat alsnog wordt bezien of renovatie, ondanks dat de gemeentelijke verordening hierin niet voorziet, tot de mogelijkheden behoort, mits aan een aantal voorwaarden van duurzaamheid en onderwijsinhoudelijke vernieuwing wordt voldaan. 1

2 Gemeente en DHS trekken hierin samen op. De gemeente neemt de kosten van het nader onderzoek voor haar rekening, alsmede de al door DHS gemaakte voorbereidingskosten, mocht nieuwbouw uiteindelijk niet doorgaan. Mocht voor renovatie gekozen worden dan komen ook die kosten voor rekening van de gemeente. DHS is met het nader onderzoek akkoord gegaan omdat de gewenste uitbreiding, ook in geval van renovatie, gehandhaafd blijft. De gewijzigde plannen dienen opnieuw aan de MR van de school te worden voorgelegd. 2. Vaststelling verslag 16 december 2015 Het verslag en de actielijst worden ongewijzigd vastgesteld. Op een vraag van Ajoeb antwoordt Wiely dat het ambitiestatement prima aansluit bij de voorlopige conclusies in het rapport Onderwijs Charline vraag om toezending van genoemd rapport (per post). De PO-raad wordt nadrukkelijk betrokken bij het vervolg van het rapport. 3. Ingekomen GMR-post Wiely meldt dat de gezamenlijke jaaragenda GMR-DHS-RvT nagenoeg gereed is. Tevens meldt Wiely dat de GMR onlangs heeft ingestemd met DHS-brede invoering van Mijn Schoolinfo (MSI) en tevens heeft ingestemd met het algemene DHS privacy beleid. Tot slot wordt kort terug geblikt op de GMR eendaagse en de aanwezigheid van de RvT daarbij. Het is een goede bijeenkomst geweest v.w.b. helderheid over positionering en rolverdeling van GMR, CvB en RvT. 4. Planning jaarverslag / jaarrekening 2015 Planning is akkoord, zie ook opmerking bij Managementletter 2015, inclusief Plan van aanpak managementletter 2014 Managementletter 2015 en pva 2014 zijn uitgebreid besproken in de AC. Arne en Ajoeb lichten de uitkomsten van die bespreking kort toe, zie ook de bijlage bij dit verslag. De RvT leden zijn content met de bereikte resultaten: de onderwerpen worden steeds kleiner. In het kwadrant waarin de onderwerpen zijn gerangschikt naar mate van financieel belang en urgentie scoort geen enkel onderwerp meer in categorie 1 (hoog belang en hoge mate van urgentie). V.w.b. de gevolgen van de aanpassing gewichtenregeling loopt nog een bezwaarprocedure, maar het verlies is al wel ingeboekt. Tot slot wordt geconstateerd dat de door KPMG gehanteerde normen geen ruimte laten voor nuancering. Soms zijn onderwerpen deels uitgevoerd en deels nog niet, maar dat wordt niet duidelijk in de door KPMG gehanteerde indeling. 6. Aanbestedingsprocedure nieuwe accountant Ook dit onderwerp is uitgebreid besproken in de AC, zie bijlage. Na de AC is door Wiely aan de leden gevraagd welke selectie- of gunningscriteria of andere vereisten essentieel zouden moeten zijn wanneer het gaat om de accountantskeuze. Door de aanbestedingsregels dien je aan de voorkant zoveel mogelijk sturing te geven, want zodra de aanbesteding is gestart is de uitkomst niet of nauwelijks meer te beïnvloeden. Voor de aanbesteding wordt de waarde berekend over een periode van vier jaar; het voorstel om in beginsel een contract voor twee jaar af te sluiten geeft iets meer ruimte om van het contract af te kunnen als de samenwerking onverhoopt niet bevalt. 2

3 De RvT neemt het advies van de AC over en vult de basiseisen van het bestaande PvE aan met: - bij ervaring wordt aangevuld dat de nieuwe accountant ervaring moet hebben met / bij ten minste één (middel(groot schoolbestuur voor PO; - er wordt een no surprise voorwaarde opgenomen; d.w.z. de nieuwe accountant geeft vooraf openheid over eventuele juridische procedures met derden waarin het kantoor / de accountant betrokken is of kan worden; - de nieuwe accountant moet beschikken over een benchmarkmodel waarmee jaarlijks enkele onderdelen van de organisatie kunnen worden doorgelicht (vgl. de Onderwijsbarometer van KPMG); - de nieuwe accountant moet de Nederlandse taal machtig zijn. Dit is m.n. belangrijk omdat Europees moet worden aanbesteed. Ter vergadering wordt hier door de RvT leden nog aan toegevoegd, dat we een contract met een fixed price willen, dus geen tussentijdse verhogingen en in de ontbindende voorwaarden een bepaling wordt opgenomen, dat het contract ontbonden wordt als de accountant onverhoopt in opspraak komt. Opgemerkt wordt nog dat de Stichting Peuterspeelzalen DHS buiten deze aanbesteding blijft. Voor deze stichting loopt het contract met Van Ree nog twee jaar door. Tot slot worden afspraken gemaakt omtrent de samenstelling van de selectie- c.q. gunningscommissie. De procedure kan nu, rekening houdend met bovenstaande afspraken en wensen, verder worden vorm gegeven en komt een volgende vergadering uitgebreid terug (Actie Wiely / Peter M., maart/april 2016). 7. Herbenoeming externe leden auditcommissie De benoemingstermijn van de beide externe leden van de auditcommissie is eind 2015 verstreken. De RvT dient beiden her te benoemen voor een nieuwe periode van vier jaar. Afgesproken wordt dat Arne beiden benadert (Actie Arne, z.s.m.). NB.: Is gebeurd, beiden willen door. De benoemingsbrieven zijn opgesteld en kunnen in de RvT van 30 maart a.s. worden ondertekend. 8. Rondvraag en w.v.t.t.k. Charline is op bezoek geweest bij Karin Striekwold en geeft aan erg onder de indruk te zijn van wat er allemaal rond Samen10+ gebeurt. Ajoeb meldt dat hij er bij zijn afscheid als RvT lid van VO Haaglanden aan is herinnerd, dat de RvT en van DHS en VOH periodiek een gezamenlijke bijeenkomst zouden hebben. DHS is aan de beurt om de eerstvolgende te plannen/organiseren (Actie, medio 2016). Tot slot wordt aangegeven dat de verschillende RvT leden enkele scholen willen bezoeken. De ambtelijk secretaris wordt gevraagd scholen te benaderen en te proberen tot concrete afspraken te komen (Actie, z.s.m.) 3

4 Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer Aandacht voor communicatie school ouders en verbetering informatiegehalte website Wiely / bovenschoolse directeuren Continu aandachtspunt, zie ook nieuwe ambitiestatement Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten Onderzoek sturingsmodel en middelentoedeling en uitkomsten bespreken in AC Nader voorstel vier ogen principe Aanpassing DHS toezichtkader a.d.h.v. nieuw inspectie toezicht Notitie ziekteverzuim n.a.v. halfjaarrapportage Voorstel statutenwijziging DHS naar gemeente DH Wiely / Wiely vanaf 2015 mede n.a.v. nieuw ambitiestatement maart 2016 (DHS in control) Wiely Gaat mee in DHS in control Jo Voorjaar 2016 Wiely / HRM Voorjaar 2016 Is gebeurd; besluitvorming in gemeenteraad afwachten Herhuisvesting bestuurskantoor Wiely Zodra ontwikkelingen zijn te melden Opstellen gezamenlijke jaaragenda RvT/DHS/GMR Wiely / GMR z.s.m.; concept is gereed feb Informeren RvT inzake voortgang privacy beleid DHS Wiely / periodiek Stroomlijnen proces inspraak en besluitvorming reorganisatie BK Evaluatie herstructurering / reorganisatie BK Inwerkprogramma Ajoeb, inclusief gesprek met CvB en controller Notitie rond aanstelling toezichthouders Plan van aanpak n.a.v. oudertevredenheidmeting Overall overzicht resultaatgebieden Wiely z.s.m.; is gebeurd, plannen liggen bij MR BK, DGO en GMR, afgedaan Wiely 2017 Gesprek staat gepland; gebeurd dus afgedaan Wiely Voorjaar 2016 Wiely Zodra alle scholen de meting hebben afgerond Zodra alle gegevens beschikbaar zijn 4

5 Inspraaktraject GMR t.a.v. Gedragscode en Klachtenregeling Inkoop/aanbesteding Nagaan verplaatsing RvT dec Vervolg aanbestedingsproces accountant Benaderen externe leden AC ivm herbenoeming en opstellen brieven Organiseren bijeenkomst met RvT VO Haaglanden Plannen / organiseren schoolbezoeken RvT leden Wiely / Sanna z.s.m.; stukken liggen bij GMR (jan.2016) Is gebeurd; wordt (afgedaan) Wiely / Peter M. Maart / april 2016 Arne / Is gebeurd: benoemingsbrieven in RvT (afgedaan) Medio 2016 z.s.m. 5

6 Bijlage: verslag / advies auditcommissie DHS van 28 januari 2016 met betrekking tot (het plan van aanpak n.a.v.) de Managementletter en de aanbestedingsprocedure nieuwe accountant. 1. Plan van aanpak Managementletter 2014 Het geactualiseerde Plan van Aanpak naar aanleiding van de Managementletter 2014 wordt met instemming van de Auditcommissie voorgelegd aan de Raad van Toezicht. Bij de bespreking van het document wordt wat dieper ingegaan op de volgende thema s: Een van de belangrijkste onderwerpen uit de managementletter 2014 was de inkoopprocedure en de toepassing van aanbestedingsregels. Inmiddels heeft het CvB het beleid met betrekking tot aanbesteding en inkoop beschreven, instrumenten klaargezet en een medewerker inkoop aangesteld. Vanaf de start van de werkzaamheden wordt werk gemaakt van een inventarisatie van inkoopprocessen, de vervaardiging van een aanbestedingskalender en de training van schooldirecties en medewerkers bestuurskantoor. Een ander belangrijk onderwerp was de schoolbankrekeningen: daarin is gekozen voor een nieuwe declaratiewijze en verdubbeling van de centrale controle. Omdat de ervaring is dat schooldirecties ook de nieuwe werkwijze nog steeds lastig vinden en om bovenschools meer inzicht in deze geldstroom te krijgen, wordt nu gestudeerd op een verdere vereenvoudiging van de processen. De verwerking van de bevindingen uit de Managementletters van 2012 en 2013 zijn afgerond. Uit de Managementletter 2014 resteert een klein aantal onderwerpen die zijn opgepakt, maar nog moeten worden afgerond: het overzicht van de administratieve processen, en de web omgeving voor kennisdeling. Alle andere onderwerpen zijn geadresseerd. Het CvB zal jaarlijks het integrale overzicht actualiseren van alle nog lopende verbeterpunten die in eerdere managementletters zijn gesignaleerd. 2. Managementletter 2015 De Managementletter 2015 wordt door de heren van der Spek en Visser van KPMG toegelicht. De Auditcommissie adviseert na toelichting en bespreking ter vergadering de RvT de aanbevelingen over te nemen en het CvB te verzoeken daarop een plan van aanpak te maken. W. Hendricks is van mening dat uit deze Managementletter blijkt dat vanuit het perspectief van de rechtmatigheid de juiste keuzes worden gemaakt binnen DHS. Er blijft natuurlijk altijd ruimte voor verdere verbetering van beleid en uitvoering. De constatering is dat er binnen DHS een complexe administratie is gebouwd en dat er de noodzaak is tot vereenvoudiging. KPMG bevestigt dat de P&C cyclus binnen DHS stevig in elkaar zit en dat DHS niet veel afwijkt van wat in andere onderwijsorganisaties wordt gezien. 6

7 Voor de Onderwijsbarometer, de bevindingen zijn opgenomen in het tweede deel van het document, is gekozen voor de onderwerpen kasstroommanagement en fiscale zaken. Bij de bespreking is in de vergadering wat uitgebreider ingegaan op de volgende onderwerpen: De Auditcommissie neemt kennis van het antwoord op de vraag wanneer een onderwerp van geel naar groen gaat, dat wil zeggen dat de opvolging van een aanbeveling is afgerond. Iets is groen wanneer een proces/procedure is bepaald en de borging in de routines zijn verankerd. De aanbeveling van de accountant is om een vier ogen principe toe te passen op transacties (aankoop en betaling) van een bedrag van of meer. Het CvB voelt voor het principe, heeft een voorkeur voor aansluiting bij de grenzen van het inkoopbeleid; deze ligt op Aangezien dat ook de grens is die is afgesproken in het inkoopbeleid. Vanaf of meer bestaat er voor schooldirecties een meldingsplicht en een extra controle op de betaling. Bij de bespreking van de rapportage Onderwijsbarometer wordt ingegaan op het lage rendement van de beleggingen. Op basis van de actuele rentestanden en de mogelijkheden die een schoolbestuur heeft (regeling Beleggen en Belenen) zijn er niet of nauwelijks mogelijkheden om dit rendement substantieel te verhogen. Een onderwerp dat eerder in de Auditcommissie aan de orde is geweest. Het Treasurybeleid van DHS is in 2015 herzien. KPMG meldt dat er nieuwe regels aan zitten te komen, dat is dan ook het moment om het beleid van DHS te herijken. Een van de bevindingen heeft een relatie met de omvang van de detacheringen van personeel van DHS naar het samenwerkingsverband SPPOH. Zolang er sprake is van btw-vrijstelling is met SPPOH afgesproken dat voor deze structuur wordt gekozen, aangezien dit betekent dat SPPOH geen werkgeverschap hoeft in te richten. Er ligt een opdracht voor DHS in relatie tot aangiftes loonbelasting en btw, alsmede in relatie tot nieuwe wetgeving Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) als vervanging voor de VAR; deze wet treedt in de loop van 2016 in werking. 3. Aanbestedingsprocedure nieuwe accountant Voor ligt een startdocument met een beschrijving van de procedure, de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het aanbestedingsproces voor de nieuwe accountant voor DHS. Het gaat om een Europese aanbesteding. Het voorstel is een projectgroep in te richten bestaande uit de inkoopmedewerker, het hoofd AK en de controller. De opdrachtgever is de Raad van Toezicht, het CvB is opdrachtnemer en delegeert de uitvoering aan de projectgroep. Het oogmerk is dat de Auditcommissie om een begin te maken met het proces het startdocument voor advies aan de RvT voorlegt. Cruciaal is het proces is de vervaardiging van het bestek, met de formulering van de kwaliteitscriteria, de gunningscriteria en verdere uitgangspunten. CvB en Auditcommissie zijn het er dan ook over eens dat het van belang is in de vergadering van de Raad van Toezicht al een gedachtewisseling te hebben over deze criteria, mede aan de hand van het vorige aanbestedingsdocument van 4 jaar geleden. 7

8 W. Hendricks zal, als voorbereiding op de RvT vergadering, de leden van de Auditcommissie via de mail bevragen op relevante criteria, aan de hand van de vorige aanbesteding. Bij wijze van voorbeeld worden criteria genoemd als: duur van het contract in jaren al dan niet met mogelijkheid tot verlenging; de mogelijkheid om het team te selecteren binnen het accountantskantoor. De auditcommissie legt de RvT het startdocument aanbesteding accountant met een positief advies voor, met dien verstande dat: 1. De tekst van het document op de precieze rol van de auditcommissie naar de RvT wordt gepreciseerd; de auditcommissie heeft geen 'vaststellende' taak, zoals het document stelt, maar alleen een adviserende. 2. Er in het proces een tussenfase wordt ingelast waarbij de RvT, gehoord de auditcommissie, input levert voor bestek en gunningscriteria die door de projectgroep zal worden opgesteld. De RvT zal over dit onderwerp spreken in de vergadering van 18 februari. De leden van de auditcommissie worden bevraagd om de RvT van advies voor deze bespreking te voorzien. 8