Aanwezig bij punt 3 en 4: de heren P. Hopstaken en R. ter Steege (Mazars)

Transcriptie

1 Verslag van de 40 e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 20 april 2017 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames C. Kloosterman-Taal en U. Lambrechts en de heren Ph. Geelkerken en A. Mohamedajoeb - van het bestuurskantoor: de heren J. Willenborg, W. Hendricks, P. Mouthaan en P. Gunneweg (verslag) Aanwezig bij punt 3 en 4: de heren P. Hopstaken en R. ter Steege (Mazars) Afwezig: de heer A. Westerhof 1. Opening en mededelingen Charline opent de vergadering (Philip is iets verlaat) en stelt voor eerst de agendapunten 3 en 4 te bespreken, gezien de aanwezigheid van de heren Hopstaken en ter Steege. 2. Verslag 9 maart 2017, incl. actielijst Tekstueel pag.1: Laatste alinea bij punt 1 ( Ook..scholen ) schrappen. N.a.v. de actielijst: de bijeenkomst met de DHS-vrijwilligers vindt plaats in het middag programma van de jaarlijkse retraite op 15 november V.w.b. een volgend overleg met de GMR zullen de beide ambtelijk secretarissen proberen een datumvoorstel te doen. Mogelijke onderwerpen zijn de algemene stand van zaken en Werkdruk (Actie, ). 3. Goedkeuring / bespreking jaarverslag en jaarrekening 2016, incl. accountantsverklaring Namens de auditcommissie licht Ajoeb het advies (bijgevoegd) kort toe. Peter Mouthaan meldt aanvullend dat inmiddels de voorgenomen goedkeurende accountsverklaring definitief is geworden en is bijgevoegd bij de vergaderstukken. Vervolgens vat Mazars de belangrijkste controlepunten en aanbevelingen nog een keer samen, zie ook het verslag van de AC. Hierbij wordt nogmaals benadrukt dat de eerste samenwerking goed is bevallen en er geen spannende zaken zijn geconstateerd. Ook de RvT constateert naar tevredenheid de goed verlopen samenwerking. Mazars acht het een goede zaak dat in 2017 een actualisering van de MOP gepland staat, in de jaarrekening, samen met de ICT (centralisatie beheer) één van de belangrijkste items. Desgevraagd lichten de heren van Mazars een aantal in het rapport gebruikte vaktermen (o.a. XBRL taxonomie) toe. Ursie vraagt aandacht voor de stijging in het aantal SO en SBO leerlingen. Acties om die groei te verminderen zouden ook (nadelige) financiële gevolgen kunnen hebben. Zij zou dit graag in de risico paragraaf vermeld zien. Mazars is voorstander van het opnemen hiervan in de risico-analyse, waar momenteel aan gewerkt wordt. Afgesproken wordt dit onderwerp daar dan verder te bespreken, waarbij ook meer inhoudelijk kan worden ingegaan op de oorzaken en gevolgen van deze stijging. Mogelijk is dan ook meer bekend van een onderzoek naar de stijging, dat momenteel door het samenwerkingsverband wordt uitgevoerd. 1

2 De RvT neemt de aanbevelingen van de AC over en heeft verder geen opmerkingen over het verslag, de jaarrekening en de accountantsverklaring. De RvT besluit hierop het jaarverslag 2016 formeel vast te stellen. Ter vergadering vindt ondertekening door alle aanwezige RvT en CvB leden plaats. De handtekening van Arne volgt later. In de te publiceren versie worden geen handtekeningen opgenomen. 4. Rol accountant bij beoordeling risico analyse DHS Ajoeb licht de uitkomst van de bespreking in de auditcommissie toe (zie bijlage). De RvT is het eens met de AC hetgeen betekent dat de concept risico-analyse zodra deze gereed is wordt voorgelegd aan Mazars, waarna een definitieve versie in de AC en RvT aan de orde zal komen (Actie Jo/Peter M., mei 2017). 5. Ingekomen post GMR De GMR heeft ingestemd met het managementstatuut. De betreffende brief met de opmerking e.e.a. over ca. 1 jaar opnieuw te bekijken geeft geen aanleiding tot reacties (Actie Jo /, medio 2018). 6. Notitie duurzaamheid gebouwen en BENG-regeling Ook dit punt is besproken in de auditcommissie en voorzien van het advies, gesteund door Mazars, om nu niet tot inhoudelijke bespreking ervan over te gaan. Naar verwachting komt er binnen afzienbare tijd meer duidelijkheid over de wijze waarop schoolbesturen met deze materie om moeten en mogen gaan. De RvT neemt ook dit advies van de AC over; punt komt terug in een volgende bespreking (Actie Jo, zodra gereed) 7. Aangepaste notitie Inkoop- en aanbesteding De aanpassingen in hoofdstuk 6 van de eerder vastgestelde notitie Inkoop- en aanbesteding zijn besproken in de auditcommissie en van een positief advies voorzien. De RvT neemt het advies over en stelt hiermee het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van DHS formeel vast. DHS zorgt voor verdere bekendmaking (Actie B&A/Sanna, ). 8. Startnotitie centraal decentraal Wiely geeft aan dat van diverse kanten in de organisatie is aangegeven behoefte te hebben aan een nader onderzoek hiernaar. Doel van de startnotitie is het gesprek hierover aan te gaan en om dezelfde taal te spreken. De notitie wordt besproken met verschillende gremia (RvT, GMR en schooldirecteuren). Verschillende RvT ervaren bij schoolbezoeken dat niet altijd duidelijk is waar je met welke vraag moet zijn, er wordt bij schooldirecteuren (te) veel administratieve druk ervaren, etc. Philip geeft aan hierover benaderd te zijn door de voorzitter van de GMR en ook Jo heeft telefonisch contact gehad. De voorzitter van de GMR heeft aangegeven veel liever snel te starten met het onderzoek en dit door een externe in plaats van intern te laten uitvoeren. Na enige discussie wordt in grote lijnen het volgende geconstateerd c.q. afgesproken: - het uitgangspunt in het verhaal zou moeten zijn decentraal tenzij - het huidige model heeft positieve ontwikkelingen en goede resultaten in de organisatie niet in de weg gestaan - plaats het onderzoek in een kader van door ontwikkelen van de eigen organisatie en willen leren van anderen - het is goed om alle in de organisatie voorkomende meningen in kaart te brengen, maar als 2

3 eindeverantwoordelijken van de organisatie ook zelf een visie te hebben - de regie, op welk proces en onderzoek dan ook, ligt bij het college van bestuur, ook om te voorkomen dat een onderzoek ontwikkelingen in het kader van bijv. het Ambitiestatement niet doorkruisen - het stellen van de juiste onderzoeksvraag is essentieel en deze vraag dient in samenspraak (CvB, RvT, (G)MR) tot stand te komen - zorg ervoor dat niet wordt gehandeld op basis van intuïtie of geluiden, maar op basis van argumenten en feiten - de uitkomst van een onderzoek heeft de status van advies of aanbeveling - op korte termijn wordt een overleg tussen CvB en GMR gepland over de vraagstelling en uitgangspunten voor een onderzoek en dan snel aan de slag De RvT adviseert het CvB in gesprek te gaan met de GMR om te verkennen of een gezamenlijk extern onderzoek mogelijk is, waarbij de integrale verantwoordelijkheid op schoolniveau niet ter discussie staat. Het formuleren van de onderzoeksvraag, de (rand)voorwaarden en de keuze van het bureau geschiedt in samenspraak met RvT en GMR. Daartoe neemt het CvB direct na de meivakantie contact op met de GMR (Actie Jo/Wiely, na 10-5). 9. Communicatiebeleid DHS, kennismaking met communicatie adviseur Cindy Mattijssen In aanvulling op de eerder besproken documenten licht Cindy Mattijssen kort de hoofdlijnen van het communicatiebeleid van DHS voor 2017 toe. Er is aandacht voor zowel de interne als externe communicatie. Zo wordt niet of nauwelijks rechtstreeks naar leerkrachten gecommuniceerd en ook medezeggenschapsraden verdienen als aparte doelgroep meer aandacht. Dit kan het trotsgevoel bij medewerkers vergroten en kan bijdragen aan het beeld over DHS als aantrekkelijke werkgever. Externe communicatie richt zich op het gezicht geven aan de beloften, het moderniseren van de website en beleid t.a.v. Sociale media. Er zijn ook 3 gespreksgroepen met directeuren gestart gericht op het merkenbeleid, sociale media en (interne) informatievoorziening. De informatie is verhelderend en afgesproken wordt over ongeveer een half jaar weer eens te kijken hoe de stand van zaken dan is (Actie, okt./nov.2017). N.B.: mogelijk onderwerp voor retraite van 15 nov Rondvraag en sluiting Verschillende RvT leden zijn onlangs op schoolbezoek geweest: Charline en Ursie bij o.a. De Bonte Vlinder en De Tweemaster en Arne en Ajoeb bij De Kameleon en De Baanbreker. Stuk voor stuk weer leerzame en inspirerende bezoeken, waarbij weer veel betrokkenheid en enthousiasme is ervaren. 3

4 Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer Informeren RvT inzake Wiely / periodiek voortgang privacy beleid DHS Evaluatie herstructurering / Wiely Medio 2017 reorganisatie BK Beleidsontwikkeling duurzame inzetbaarheid, werkdruk en oudere werknemers Wiely / Jo / HRM Meenemen in HRM beleidsnotitie voorjaar Tussentijdse in- en uitstroom in Peter M begroting meenemen / presentatie highlights bij 1 e ronde Ontwikkelen nieuw (intern) Jo 1e helft 2017 toezichtkader Toename SO/SBO in relatie tot wet Passend Onderwijs Jo / Aangepaste notitie inkoop- en aanbesteding DHS (hfst. 6) Brainstorm over positionering en profilering OO HRM beleidsnotitie, incl. verkenning decentraal en centraal Aanpassing Gedragscode en protocol Sociale Media Jo / Sanna April 2017; is gebeurd, dus afgedaan Jo / Voorjaar 2017; gaat mee in analyse leerlingaantallen, zie hierna Léone Voorjaar 2017 Beleid & Advies Vervolgnotitie invalpool Léone i.c.m Voorjaar Vervolgnotitie werkdruk Léone / Amanda Voorjaar 2017 i.s.m. Ellen Feller Business case harmonisatie Léone / Amande / Voorjaar 2017 via AC voorschoolse voorzieningen en psz. Peter M Nadenken over nieuwe financiële rapportage lijn Peter M. Voorjaar 2017 (via DHS in control II) Actualiseren notitie Peter M. Medio 2017 Risicomanagement Verslag lobby tegen Jo voorgestelde criteria nieuwe gewichtenregeling Ontwikkeling Governance box in Ibabs Vanaf heden 4

5 9-3-4 Nadere analyse leerlingaantallen (i.c.m. wervingsmogelijkheden), zie ook Overzicht klachten en juridische dossiers Uitnodigen vrijwilligers voor RvT vergadering Investeringskalender met het oog op omvang reserves Nadere kennismaking RvT - communicatieadviseur Jo Juni/juli 2017 Peter M. Najaar 2017; wordt Daarmee afgedaan Vóór zomervakantie 2017 April 2017; is gebeurd, dus afgedaan Introductiecursus gebruiksmogelijkheden Ibabs Plannen overleg RvT - GMR / ambt.secr. Najaar 2017 GMR Risico analyse DHS, incl. visie Peter M./ Mei-juni 2017 Mazars naar AC en RvT Managementstatuut (zonodig) Voorjaar 2018 actualiseren Gevolgen BENG-regeling Jo Zodra gereed opnieuw agenderen Publiceren en communiceren B&A/Sanna Inkoop- en aanbestedingsbeleid Onderzoeksopdracht centraal Jo/Wiely i.s.m. GMR Medio mei 2017 decentraal en RvT Stand van zaken communicatie /Cindy Okt./nov.2017 DHS op agenda RvT 5

6 Bijlage: uit verslag / advies van de auditcommissie DHS van 11 april Jaarverslag (bestuursverslag/jaarrekening) 2016 Alvorens de heren Hopstaken en ter Steege hun bevindingen t.a.v. de jaarrekening 2016 kort toelichten, geven zij aan dat de eerste kennismaking met DHS plezierig is verlopen: de samenwerking bij de controle was goed en de aangetroffen kwaliteit is goed op orde. Eigenlijk zijn er bij de controle geen spannende zaken geconstateerd. De belangrijkste aandachtspunten, die in het verslag zijn geformuleerd betreffen de control rondom verantwoordelijkheden en processen die bij scholen belegd zijn (decentraal). Die kan worden verbeterd, bijv. op het gebied van inkoop en de verantwoording van de ouderbijdragen. In reactie hierop melden Jo en Peter dat door periodieke checks centraal steeds meer grip op het inkoopproces ontstaat. V.w.b. de controle op de verantwoording van de ouderbijdragen wordt momenteel een pilot met 6 scholen gehouden. In de pilot ligt de administratie van de ouderbijdragen volledig bij DHS, waardoor eventuele opvallende afwijkingen sneller worden geconstateerd. De auditcommissie ondersteunt deze werkwijze van harte. De financiële analyse (pag. 6 e.v.) wordt nader toegelicht. Overall conclusie is dat het resultaat beter is dan dat van 2015 en ook beter dan verwacht. De opmerking over de normalisatiepost (onderaan pag.7) betreft een boekhoudkundige actie als gevolg van de gewijzigde systematiek van de herverdeling lumpsum en interne groeibekostiging. Dit is met deze eenmalige post in 2016 recht getrokken. De financiële kengetallen van de organisatie zijn op orde. Nieuw is de huisvestingsratio (pag. 9), die in 2017 door OCW is geïntroduceerd als vervanger van de kapitalisatiefactor. Vooruitlopend daarop is er bij de controle 2016 al naar gekeken. Het is echter nog onvoldoende helder wat OCW hiermee wil. Is wellicht een gevolg van recente misstanden bij schoolbesturen die onverantwoorde financiële huisvestingsrisico s zijn aangegaan. Huisvestingskosten bedragen slechts ca. 10% van de totale kosten en dit kengetal zegt dus niet zo veel. Er zou gekeken moeten worden naar huisvesting en personeel i.p.v. huisvesting of personeel. Peter M. bespreekt dit nog met collega controllers in PO-raad verband. Ook toegelicht wordt het hoofdstuk bevindingen jaarrekeningcontrole (pag. 11 e.v.). Eén van de belangrijke punten hierbij is de voorziening planmatig onderhoud (p. 3.2.). Aan de aanbeveling van Mazars om prioriteit te geven aan actualisatie van de MOP (meerjarenonderhoudsplan) wordt al gevolg gegeven. Een actualisatie staat voor dit kalenderjaar gepland. Vooralsnog is op basis van algemene landelijke kengetallen geconstateerd dat het saldo in de onderhoudsvoorziening aan de hoge kant is en dat bijv. beter gelet kan worden op fluctuaties in de dotatie aan de voorziening en een structurelere analyse van de verschillen tussen planning en realisatie van onderhoud. Nadrukkelijk wordt door Mazars aangegeven dat er geen sprake is van een controle verschil. 6

7 T.a.v. 3.3 (Aanbestedingen) zijn diverse aanbevelingen gedaan. Het advies van Mazars om de voortgang van de voorgenomen verbetermaatregelen te monitoren wordt overgenomen. Dat geldt ook voor de aanbevelingen bij 3.4 om bovenschools meer zicht en grip te krijgen op de ouderbijdragen per school. T.a.v. de ouderbijdragen wordt nog opgemerkt dat deze op veel scholen worden beïnvloed door het fenomeen ooievaarspas van de gemeente Den Haag. Dit is bekend bij Mazars, maar nog niet verwerkt in het verslag. Zal in definitieve versie worden toegevoegd. Bij 4.2 is een beoordeling van de IT-omgeving opgenomen. Ook hier speelt de centraal decentraal discussie. De aanbevelingen van Mazars om te komen tot meer centralisatie worden onderschreven door het CvB. Recent is een beleidsnotitie ICT (beheer, dienstverlening en inhoud) in het Bestuursoverleg besproken en geaccordeerd. Deze notitie wordt voor een volgende AC en RvT geagendeerd. Een aantal maatregelen, bijv. op het gebied van bewustwording en informatie over privacy en bescherming van gegevens is al in uitvoering. De suggestie om een IT-audit te laten uitvoeren wordt onderschreven, maar Philipp adviseert dit niet in 2017 te doen. Het effect van de interne verbetermaatregelen kan dan in de audit worden meegenomen. De AC neemt deze suggestie over. In de volgende vergadering zal een plan van aanpak waarin DHS haar acties naar aanleiding van dit accountantsverslag zal beschrijven worden besproken. T.a.v. het jaarverslag meldt Peter een paar kleine redactionele aanpassingen t.o.v. de eerder in de AC en RvT besproken versie. O.a. is een aantal typfouten hersteld en is een afbeelding over 21 e -eeuwse vaardigheden ingevoegd. Ajoeb doet nog de suggestie om de term organisatie brede dag (was eerst bestuursbrede dag ) te vervangen door bijv. DHS-dag. Deze term geeft wellicht meer een wij-gevoel. Op grond van bovenstaande en met inachtneming van de gedane aanbevelingen en suggesties, adviseert de auditcommissie de RvT het verslag en de jaarrekening vast te stellen c.q. goed te keuren. 2. Rol accountant bij risicoanalyse Afgesproken wordt dat de concept risicoanalyse ter beoordeling wordt voorgelegd aan Mazars. Eventuele opmerkingen, zoals o.a. ook aangegeven in het accountantsverslag bij 6.5. (onderaan pag. 25), kunnen dan verwerkt worden, waarna een definitieve versie aan de AC en de RvT wordt voorgelegd. 3. Notitie duurzaamheid gebouwen (BENG) Notitie wordt door Peter M. kort toegelicht in bijzijn van Mazars, waarbij wordt opgemerkt dat de passage dat is de accountant akkoord is met deze investeringen, iets te voorbarig is. Er is wel contact geweest maar er is, ook landelijk, nog veel onduidelijkheid over de wijze waarop schoolbesturen met deze materie (eigen investeringen in duurzamer schoolgebouwen) om moeten en mogen gaan. Daarbij wil de gemeente Den Haag (en daarmee dus ook DHS) een 7

8 voortrekkersrol als het gaat om het terugdringen van energieverbruik wat in alle scenario s voor schoolbesturen leidt tot forse extra investeringen. Mazars agendeert het punt voor het voorjaarsoverleg met de inspectie. Verwachting is dat waarschijnlijk over een maand meer duidelijkheid kan worden gegeven. Het bespreken van deze notitie in / met de RvT lijkt, met deze kennis, voorbarig. Voorstel is om bespreken van de notitie uit te stellen en in een bijgestelde versie dan ook een kwantificering van de met deze maatregel gemoeide kosten op te nemen, die volgens een eerste grove schatting voor DHS al snel in. Geschat wordt dat het voor DHS al snel gaat om enkele tientallen miljoenen. De AC adviseert de RvT bespreking van de notitie uit te stellen tot er meer duidelijkheid over deze materie is en dit agendapunt dus van de agenda van 20 april te halen. 4. Aangepaste notitie Inkoop en aanbesteding De wijzigingen betreffen alleen hoofdstuk 6 (en de bijlage III) waarin de veranderingen als gevolg van de reorganisatie van zijn verwerkt. Desgevraagd meldt Jo dat het contractregister (6.4) nog een groeimodel is. Veel contracten op schoolniveau zijn meerjarig en kunnen niet direct worden aangepast. De centraal afgesloten contracten zijn wel goed in beeld. Aangezien er verder geen opmerkingen zijn, adviseert de AC aan de RvT de notitie conform vast te stellen. 8