1. Opening en mededelingen.

Transcriptie

1 Verslag van de 2 e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 10 november Aanwezig zijn - van de Raad van toezicht: de dames C.J. Kloosterman-Taal en J. Rinses en de heren N.Ph. Geelkerken (voorzitter) en A.F. Westerhof; - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J. Willenborg, P. Mouthaan (bij ag.punt 3) en P. Gunneweg. Afwezig met kennisgeving: de heer A.E.H.L. Burgers van den Bogaert 1. Opening en mededelingen. Wiely meldt van de SO-directeuren een brief te hebben ontvangen die namens de RvT s van instellingen met een SO-aanbod aan de minister wordt verzonden. Onderwerp: aandacht voor de uitvoeringsproblemen Passend Onderwijs. Het verzoek van de directeuren is of de RvT DHS deze brief wil ondersteunen. Afgesproken wordt eerst te checken of dit de actie van de PO-raad niet doorkruist (actie Wiely, z.s.m.). Wiely meldt tevens dat het rijk momenteel convenanten sluit met (grote) gemeenten over VVE en VSD. Voor Den Haag gaat het daarbij om vele miljoenen die snel weg gezet moeten worden. Dit in contrast met de voorgenomen bezuinigingen op Passend Onderwijs. 2. Vaststelling verslag 29 september 2011 Tekstueel: pag.3: de regeling beoordelings- en.. komt eraan moet concreter: een eerste concept wordt besproken met het scholenveld. Pag.3 laatste alinea: VO moet zijn Raad van toezicht VO. Verder geen opmerkingen. N.a.v.: pag.3: de procedure werving hoofd HRM is afgerond. Per januari 2012 start Caroline Wigmans bij DHS. Zij heeft ervaring in HRM functies in verschillende instellingen in de zorg en rondt binnenkort een masteropleiding Personeel en Arbeid af. Met inachtneming hiervan wordt het verslag + actielijst vastgesteld e Halfjaarrapportage 2011 Arne meldt dat de eerste bijeenkomst van de audit commissie over de halfjaarrapportage goed is verlopen: zeer deskundige mensen, een goed en constructieve sfeer en direct al een goede taakverdeling. De benoemingsbrieven voor de externe leden moeten nog worden opgesteld (actie Peter, z.s.m.). De afspraak voor nadere kennismaking met Charline en Philip is gemaakt: 1 december De adviezen van de audit commissie zijn in de nazending aan alle RvT leden verzonden en worden nog kort door gelopen. * Afgesproken is de 1e halfjaarrapportage voortaan eerder (september) gereed te hebben. Het late tijdstip dit jaar is m.n. veroorzaakt door late berichtgeving vanuit het ministerie OCW. Het advies van de commissie om de halfjaarrapportage goed te keuren wordt door de RvT overgenomen. * V.w.b. aanbestedingen neemt de RVT de suggestie over aan te haken bij bijv. de gemeente Den Haag. * N.a.v. de opmerkingen over de verzuimcijfers in de rapportage meldt Wiely, dat de cijfers eerder voor DHS al aanleiding zijn geweest een pilot met 3 scholen te starten. Deze pilot loopt nog te kort om al resultaten te kunnen zien. Verwacht wordt in januari 2012 iets meer te kunnen melden. De RvT is van mening dat het aanbeveling verdient ook naar de toekomst te kijken: moet je bijv. niet naar een andere ARBO-zorg met een andere aanpak, andere instrumenten? 1

2 Er is vanuit de opleiding strategisch management door Maarten van Gelderen onderzoek gedaan en ook zijn andere besturen bezocht die bijv. werken met een particuliere ARBO-zorg: wel duurder, maar ook met meer druk en dat levert uiteindelijk wel winst op. Afgesproken wordt: - in januari/februari 2012 een tussenrapportage van de DHS pilot ziekteverzuim aan de RvT te presenteren (actie Jo/hoofd HRM, vóór 23 feb.2012) - het onderwerp ziekteverzuim in april / mei 2012 een keer als thema in de RvT te agenderen en daarbij een plan van aanpak te presenteren dat o.a. ingaat op: - mogelijke andere ARBO-zorg, - mogelijke acties bij werk gerelateerd verzuim (conflicten achterhalen, gesprekstraining directeuren) - nadere analyse via ARBOdienst van werk gerelateerd verzuim - maatregelen voor de korte termijn - maatregelen voor de langere termijn - mogelijk bonus malus systeem - mogelijkheden binnen de CAO - koppeling aan de gesprekkencyclus - mogelijkheden leeftijdsfasebewust p-beleid (actie Wiely / Jo / hoofd HRM, mei/juni 2012) * De audit commissie van april 2012 wordt een themabijeenkomst over huisvesting met een vervolg in de RvT, waarbij o.a. zal worden ingegaan op integrale aanbestedingen (niet alleen bouw, maar ook onderhoud e.d.), de rol die van de gemeente naar de schoolbesturen gaat, etc. (actie Wiely / René, april 2012) * T.a.v. de opmerkingen over ruimte in de flexibele schil is door Wiely uitgelegd welke kosten daar deel van uit maken en waar dus bezuinigingen wel of niet mogelijk zijn. Het advies van de commissie om in tijden van bezuiniging goed te kijken naar eventuele ruimte hierin wordt overgenomen. * Tot slot wordt gediscussieerd over de financiële risico s bij huisvesting, waaronder de niet declarabele huisvestingskosten, zoals gemeld in de risicoparagraaf. Het blijkt een structureel probleem, o.a. veroorzaakt door het feit dat de gemeente bij (nieuw)bouwprojecten geen post onvoorzien accepteert. Ook de andere besturen lopen tegen dit probleem aan. Landelijk wordt gewerkt aan een rapport, dat inzicht moet geven in de uitgaven door gemeenten voor onderwijs huisvesting. De verwachting is dat bij gemeenten veel geld anders besteed wordt en Den Haag hierbij t.o.v. de andere (grote) gemeenten ongunstig afwijkt. Afgesproken wordt dat de besturen dit probleem nogmaals bij de wethouder zullen aankaarten (actie Wiely, z.s.m.). Behalve over de halfjaarrapportage heeft de commissie advies uitgebracht ter zake het aangaan van buitenbegrotelijke financiële verplichtingen. De commissie is van mening dat dit eigenlijk niet voor zou mogen komen en heeft daarom geadviseerd de volgende handelwijze vast te leggen: * Is er sprake van nieuw beleid, dan zal dit altijd eerst worden voorgelegd aan de RvT. * Is er sprake van extra uitgaven voor bestaand beleid die niet in de begroting zijn voorzien, maar geen negatieve invloed hebben op het uiteindelijke begrotingsresultaat (omdat de lasten te compenseren zijn binnen de vastgestelde begroting), dan hoeven deze vooraf niet aan de RvT worden voorgelegd. * Is er sprake van extra uitgaven voor bestaand beleid die niet in de begroting zijn voorzien, maar wel een negatieve invloed hebben op het uiteindelijke begrotingsresultaat (omdat zij niet te compenseren zijn binnen de vastgestelde begroting), dan dienen deze wel vooraf aan de RvT te worden voorgelegd. Ook deze adviezen van de commissie worden door de RvT overgenomen. 2

3 4. Voortgang Zin in leren Wiely licht de schriftelijke verslaglegging waar nodig mondeling toe. De keuze voor activiteiten is mede ingegeven door de opmerkingen van het (voormalige) bestuur: iets minder inzetten op zin/plezier en wat meer op leren/talentontwikkeling. Bovendien is gekeken naar activiteiten die de scholen niet te veel belasten. Een soortgelijke voortgangsrapportage is onlangs gepresenteerd aan de schooldirecteuren, waar e.e.a. enthousiast is ontvangen en heeft geleid tot diverse aanmeldingen voor activiteiten. Arne wijst erop dat de communicatie nog erg gericht is op huidige ouders en leerlingen en te weinig op potentiële ouders en leerlingen. De website zou bijvoorbeeld meer (zoek)informatie voor ouders moeten bevatten, het kan gebruiksvriendelijker, informatiever en meer marketing wise. Afgesproken wordt dat deze vraag in het overleg met Winkelman & van Hessen wordt meegenomen (actie Wiely / Peter, dec. 2011). Daarnaast verdient ook de reguliere communicatie tussen school en ouders aandacht. 5. Rondvraag De ingekomen brief van de GMR wordt kort besproken. Deze bevat een uitnodiging aan de RvT leden voor een GMR bijeenkomst in januari In beginsel wil de RvT wel op de uitnodiging ingaan maar daarnaast is behoefte aan een meer diepgaand gesprek met (een delegatie van) de GMR, bijvoorbeeld 1 x per jaar. De RvT wil weten wat er leeft bij ouders en personeel en de GMR is daarvoor een prima bron. Philip neemt hierover contact op met de voorzitter van de GMR om een dergelijk, verdiepend gesprek, gezamenlijk goed voor te bereiden (actie Philip, z.s.m.) 3

4 Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer Definitieve besluitvorming over Wiely December 2011 reserves en voorzieningen DHS Werkwijze en samenwerking RvT - allen afgedaan CvB Nadere uitwerking 1 e acties Wiely /Peter afgedaan corporate communicatieplan Nadere uitwerking Schilderswijk Wiely z.s.m. notitie Verslag over uitwerking Jo / Peter afgedaan onderwijsnotitie Bespreking 1 e halfjaarverslag via Peter M. afgedaan auditcommissie Uitnodigen GMR delegatie voor Philip z.s.m. inhoudelijk overleg Uitnodigen RvT VO Haaglanden in Philip / Peter Voorjaar 2012 RvT Benoemingsbrieven externe leden Peter z.s.m. audit cie Tussenrapportage pilot ziekteverzuim Jo / hoofd HRM Februari Plan van aanpak ziekteverzuim en Wiely / Jo / hoofd HRM Mei / juni 2012 ARBO-zorg Voorbereiden themabespreking Wiely / René J. April 2012 huisvesting (eerst in audit, daarna RvT) Financiële risico s / knelpunten Wiely en collega z.s.m. onderwijshuisvesting bespreken met wethouder bestuurders Andere aanpak externe Wiely / Peter / WvH Start dec communicatie en verbetering informatiegehalte website DHS Aandacht voor communicatie school Wiely / bovenschools z.s.m. ouders Contact met voorzitter GMR ter voorbereiding van inhoudelijke bijeenkomst (zie ook ) directeuren Philip z.s.m. 4

5 Actie Wat Door wie Wanneer Retraite R1 Onderzoeksvraag samenwerking DHS Wiely Vóór kinderopvang formuleren en nadenken over extern bureau R2 Voorbeelden beleidsrijke begrotingen vooruitlopend op aanzet strategisch meerjarenplan DHS Wiely 2012 gericht op invoering in R3 Planning schoolbezoeken en allen Voorjaar 2012 inwerkprogramma nieuwe leden R4 Mogelijk instellen van een raad van allen PM advies R5 Onderwijskwaliteit op RvT agenda Jo / Peter periodiek 5