1. Opening en mededelingen

Transcriptie

1 Verslag van de 35 e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 7 juli 2016 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames C. Kloosterman-Taal en E.D.C.M. Lambrechts en de heren Ph. Geelkerken, A. Mohamedajoeb en A. Westerhof; tevens aanwezig is mw. A. v. Berckel - van het bestuurskantoor: de heren J. Willenborg, P. Mouthaan en P. Gunneweg (verslag) Afwezig is de heer W. Hendricks 1. Opening en mededelingen Philip opent de vergadering en brengt de hartelijke groeten van Wiely over. Hij heeft hem telefonisch gesproken en de berichten na afloop van de eerste behandelperiode zijn bemoedigend. De accountant van Mazars komt kennismaken met de RvT in de septembervergadering. De kennismaking in de AC is goed verlopen. In tegenstelling tot KPMG heeft Mazars niet de beschikking over een Onderwijsbarometer om te benchmarken, wel ervaring met (grote) onderwijsbesturen, zoals bijv. Lucas Onderwijs. Arne heeft Mazars nadrukkelijk gevraagd open en transparant te zijn indien er iets speelt wat DHS zou kunnen regarderen (no surprise beginsel). Aly is vandaag voor het laatste bij een vergadering aanwezig, wel gaat zij nog mee met het informele diner komende dinsdag. Namens de RvT bedankt Philip haar voor haar aanwezigheid, haar bijdragen aan de discussie en hij hoopt dat het aan haar verwachtingen heeft voldaan en wenst haar veel succes in de toekomst. Na overhandiging van bloemen en een doos bonbons bedankt Aly de RvT en het CvB voor de geboden gelegenheid, de schoolbezoeken die zij heeft kunnen doen en de openheid in de discussies. Zij heeft van iedereen, ook in de scholen, een grote betrokkenheid ervaren. T.a.v. de stand van zaken reorganisatie en de verhuizing die schriftelijk bij de vergaderstukken is gevoegd vraagt Arne zich af waarom de vacature communicatiemedewerker intern is uitgezet. Als deze expertise in de organisatie aanwezig zou zijn geweest had deze al eerder kunnen worden benut. Jo geeft aan dat dit nu eenmaal de procedure is maar dat de vacature inmiddels, samen met die voor een onderwijsinhoudelijk beleidsmedewerker extern is geplaatst, de sluitingsdatum is De vacature medewerker professionalisering is inmiddels (intern) ingevuld en voor de beide hoofdenfuncties zijn de gesprekken afgerond en ziet het ernaar uit dat deze rond 1-10 zullen zijn ingevuld. V.w.b. de verhuizing meldt Jo dat alles op schema ligt. Er wordt druk verbouwd (pantry, sanitair en scheidingswanden) en het meubilair is besteld. Charline meldt nog dat de ervaring met flexwerken niet overal gunstig uitpakt en dat mensen toch snel terugvallen op oude gewoontes. Jo geeft aan dat de overstap geleidelijk zal gaan en dat flexwerken geen doel op zich is. 1

2 Tot slot complimenteert de RvT het CvB over de voortgang in het privacy dossier, een thema dat in de hele maatschappij steeds meer aandacht vergt en veel tijd en geld kost. De GMR ontvangt de voortgangsrapportage ook. 2. Verslag 2 juni actielijst Het verslag wordt met dank aan de opsteller ongewijzigd goedgekeurd. Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van het verslag. Actiepunt beantwoording brief AMGS kan worden geschrapt. Dossier loopt nog steeds. 3. GMR en terugkoppeling informeel overleg 2-6 Charline geeft aan dat het gesprek goed is verlopen. Als gezamenlijk belangrijk punt is de werkdruk genoemd. Een GMR delegatie is uitgenodigd de TNO presentatie n.a.v. een gehouden pilot bij te wonen op 29-9 a.s. Op een vraag van Ursie waarom maar 1 DHS school aan de pilot heeft meegedaan, antwoordt Jo dat er maar 1 plek was in deze landelijke pilot, die op veelmeer scholen is uitgevoerd, dus de uitkomsten hebben een veel bredere basis. De vrij academische benadering van dit thema is in een onderwijsorganisatie wellicht minder toepasbaar. Er is met de GMR ook uitvoerig over de afwezigheid van Wiely gesproken en er is begrip voor het feit dat zaken gezien de situatie op kantoor soms iets langer duren. Gevraagd is naar de gezamenlijke beleidsagenda: deze staat vandaag ter informatie op de RvT agenda en gaat vervolgens naar de GMR (Actie Peter G., z.s.m.). Gestreefd wordt naar een betere communicatie in aanbieding en planning van stukken, wetend dat zaken niet altijd strak te plannen en zijn en onvoorziene omstandigheden de planning zullen blijven beïnvloeden. De voorliggende agenda zal nader worden ingevuld met zoveel mogelijk concrete behandeldata. Charline vraagt aandacht voor P-onderwerpen op de agenda en Arne verzoekt werkdruk toe te voegen in september (Actie Peter G., z.s.m.). Ajoeb herhaalt zijn eerdere opmerking over het inrichten van een Governance box. Dit wordt een actiepunt voor de nieuwe communicatiemedewerker in relatie tot herinrichting Intranet en de website (Actie Jo, eind 2016). Een laatste bespreekpunt met de GMR was de governance in relatie tot de rol van het CvB in SPPOH. Iedereen erkent dat de huidige situatie niet de meest ideale is, maar anderzijds is het in nagenoeg heel Nederland zo geregeld en zal dat ook nog wel een aantal jaren duren. Na elk informeel overleg RvT GMR koppelt Philip e.e.a. terug aan Wiely en / of Jo. 4. Meerjarenbegroting Peter Mouthaan presenteert de belangrijkste uitgangspunten en aannames uit de mjb. Dit naar aanleiding van een verzoek in de vorige RvT. Dezelfde presentatie is in de AC gegeven (zie ook bijlage bij dit verslag). De presentatie wordt na de vergadering aan iedereen beschikbaar gesteld. Een selectie van de belangrijkste punten: - De CITO opbrengsten zijn weer iets gestegen; DHS nadert het landelijk gemiddelde en scoort al beter dan het gemiddelde G4. Op de vraag van Aly of DHS hiermee nog iets doet in de profilering antwoordt Jo dat dit niet het geval is. Is wel een punt voor komende jaren. 2

3 - Leerlingenaantallen stijgen, na een dip in 2014, verder door. Voor de begroting wordt uitgegaan van stabilisering. Het verzoek van de AC om te proberen ook de tussentijdse in- en uitstroom in beeld te brengen wordt door de RvT ondersteund. Dit is lastig maar zal worden meegenomen (Actie Peter M., nieuwe begrotingsronde). - Voor professionalisering zijn lastig kengetallen te presenteren, BARDO wordt momenteel vernieuwd en dan zou het mogelijk moeten zijn om ontwikkelingen te volgen. Verder dient de gesprekkencyclus er o.a. toe om medewerkers te bevragen op de complexe vaardigheden. Er zijn verder geen vragen en de RvT neemt het advies van de AC over om de begroting goed te keuren waarna deze kan worden vastgesteld door het CvB en ter overleg aan de gemeente kan worden gezonden (Actie, Peter G., vóór ). Afgesproken wordt een dergelijke presentatie voortaan al bij de eerste bespreekronde te doen (Actie Peter M., vanaf 2017). Tot slot merkt Ursie nog een mogelijke inconsistentie op t.a.v. beleid IKC en Kinderopvang. Dit zal, zoals eerder is afgesproken, worden meegenomen in de bredere bespreking van het beleid inzake peuterspeelzalen e.d. tijdens de retraite in november Hier speelt ook een landelijke en gemeentelijke politieke discussie een rol en deze is nog niet uit gekristalliseerd. 5. DHS in control (deel 1) Is vorige keer uitvoerig besproken in de AC en RvT. Uit de draagvlakpeiling onder directeuren blijkt een ruime meerderheid voor de hierin opgenomen uitgangspunten over (her)verdeling e.d. Wordt conform door de RvT vastgesteld. 6. Plan van aanpak n.a.v. Managementletter Ook dit punt is besproken in de AC (zie bijlage). Alle daar gemaakte opmerkingen en gegeven adviezen worden door de RvT overgenomen. 7. Besluit belet en ontstentenis CvB Het voorliggende document is, na telefonisch overleg, opgesteld door de notaris en ziet op waarneming door Theo Kosterink gedurende de afwezigheid (vakantie) van Jo. Na de vakantie wordt bekeken of er een meer structurele oplossing noodzakelijk is. Dit hangt mede af van de prognose van een mogelijke (gedeeltelijke) terugkeer van Wiely (Actie RvT / Peter G., sept. 2016). Het besluit wordt conform genomen en door alle RvT leden ondertekend. 8. Stand van zaken implementatie Ambitiestatement Jo licht de meegezonden notities kort toe. Het eerste document (het volgen van de ontwikkelingen in het AS) loopt een beetje vooruit op het komend schooljaar op te stellen nieuwe (intern) toezichtkader. Dit komt uiteraard t.z.t. terug in de RvT (Actie Jo, begin 2017). Het tweede document is gericht op de schooldirecties en de te ontwikkelen leiderschapsworkshops, waar aan de hand van praktijkvoorbeelden door de deelnemers zelf ingebracht, geprobeerd wordt de ambities te vertalen naar succesvolle acties in de scholen en het ontwikkelen van leiderschapsvaardigheden. Het derde document gaat over het verder het verder uitbouwen van een Professionaliseringssite op het Intranet. Deze is recent voor het eerst gepresenteerd 3

4 aan de schooldirecteuren en zal de komende jaren op vele manieren gaan uitgroeien tot een interactieve kennisbank voor alle medewerkers, inclusief een DHS-brede scholingskalender. In dit verband meldt Jo de bestuursbrede scholingsdag op maandag 19 september a.s., waarvoor de belangstelling overweldigend is (ca. 950 deelnemers van bijna 40 scholen). De RvT leden zijn uiteraard van harte welkom een deel van de dag bij te wonen. De uitnodiging zal via worden verspreid. Ursie merkt op dat het monitoren van de resultaten en opbrengsten van het AS een hele toer wordt. Hoe maak je ambities en (bereikte) doelen goed meetbaar? Jo antwoordt dat het gaat om het in beeld proberen te krijgen van de bredere onderwijskwaliteit en dat dit verre van eenvoudig is. In 2017 zet DHS een eerste voorzichtige stap door in de begroting strategisch beleid proberen te koppelen aan kwantificeerbare kenmerken. De RvT denkt graag samen op in dit proces. Het benen op tafel overleg over Onderwijskwaliteit in januari 2017 past in dit gezamenlijk streven. 9. Besluitvorming opheffing Het Spectrum Het voorgenomen CvB besluit om Het Spectrum formeel per 1 augustus 2017 op te heffen wordt goedgekeurd door de RvT en namens deze ondertekend door Philip en Arne. Hierna volgt definitieve besluitvorming in het bestuursoverleg (8 juli) en verzending aan de gemeente (Actie Peter G., ). Jo stelt de afdeling OCW telefonisch op de hoogte. 10. Rondvraag Charline heeft een prettig schoolbezoek afgelegd aan OBS De Vijver, waarbij ze s rond geleid door twee leerlingen van het Kinderpanel DHS. De school heeft een roerige periode achter de rug met een brand en een klacht wegens vermeende discriminatie, die de nodige (media) aandacht heeft gehad. Gelukkig is het nu wat rustiger, al blijft het in de wijk op dit punt onrustig. De school heeft een grote wens om een eigen peuterspeelzaal in de school onder te brengen. Wellicht mogelijkheden voor SPDHS. Tot slot is aangegeven dat het lastig is dat leerling gegevens in Mijn Schoolinfo (communicatieplatform school ouders) niet automatisch uit ESIS kunnen worden gehaald. Dit is echter het gevolg van het feit dat de GMR op dit punt instemming heeft onthouden bij het uitrollen van MSI. In het najaar van 2016 zal de lijst met mogelijk te bezoeken scholen weer worden rond gestuurd, zodat RvT leden kunnen intekenen (Actie Peter G., sept./okt. 2016). 4

5 Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer Aandacht voor communicatie school ouders en verbetering informatiegehalte website Wiely / bovenschoolse directeuren Continu aandachtspunt, zie ook nieuwe ambitiestatement Kansen voor DHS door aanspreekbare onderwijsconcepten Nader voorstel vier ogen principe Wiely / Peter G. Wiely vanaf 2015 mede n.a.v. nieuw ambitiestatement Gaat mee in PvA naar aanleiding van de managementletter Herhuisvesting bestuurskantoor Wiely Zodra ontwikkelingen zijn te melden Opstellen gezamenlijke jaaragenda RvT/DHS/GMR Wiely / GMR z.s.m.; concept is gereed, ligt bij CvB; is gebeurd, dus (voorlopig) afgedaan Informeren RvT inzake Wiely / Peter G. periodiek voortgang privacy beleid DHS Evaluatie herstructurering / reorganisatie BK Wiely Overall overzicht resultaatgebieden Organiseren bijeenkomst met RvT VO Haaglanden Vormgeving, inhoud en modernisering jaarverslag DHS Vergoeding c.q. beloning toezichthouders Peter G. Zodra alle gegevens beschikbaar zijn Peter G. Medio 2016; vraag staat uit bij VOH Wiely Vanaf Wiely / Peter G. voorstel ligt bij RvT, op agenda ; is gebeurd, dus afgedaan z.s.m Agendering verkeersveiligheid rond scholen Wiely / Jo Beleidsontwikkeling duurzame Wiely / Jo / HRM 2 e helft 2016 inzetbaarheid, werkdruk en oudere werknemers TNO uitnodigen in RvT i.v.m. Jo / Peter G. Najaar 2016 (sept. onderzoek werkdruk vergadering) Functioneren invalpool DHS Wiely / Jo gaat mee in 8 mnd. rapportage Onderzoeken regeling belet en Peter G. z.s.m., doch uiterlijk ontstentenis CvB medio juni 2016; is 5

6 2-6-2 Onderzoek mogelijke relatie onder advisering en opleidingsniveau ouders Verkenning gevolgen mogelijkheden invoering Participatiewet Monitoring en verslaglegging inzet (school)middelen t.b.v. AS Concept beleidsagenda aanvullen en naar GMR Tussentijdse in- en uitstroom in begroting meenemen en voortaan presentatie highlights bij 1 e ronde Meerjarenbegroting ter overleg naar gemeente Heroverweging besluit belet en ontstentenis Ontwikkelen nieuw (intern) toezichtkader Definitief besluit opheffing Spectrum en verzending naar gemeente Lijst schoolbezoeken verspreiden Jo Jo gebeurd, dus afgedaan z.s.m. z.s.m. Jo / Peter M. Najaar 2016 Peter G. Sept Peter M Peter G. z.s.m.; is gebeurd, dus afgedaan CvB en RvT Sept Jo 1e helft 2017 CvB en Peter G. Is gebeurd; dus afgedaan Peter G. Najaar

7 Bijlage: verslag / advies van de auditcommissie DHS van 29 juni e ronde bespreking meerjarenbegroting Peter M. heeft, mede n.a.v. de vorige AC en RvT, de belangrijkste uitgangspunten en keuzes uit de MJB vervat in een presentatie, die ook in de komende RvT gegeven wordt en tegemoet moet komen aan de wens om een soort management samenvatting. De belangrijkste opmerkingen in de AC n.a.v. de presentatie: T.a.v. de ontwikkeling leerlingenaantal wordt gepleit voor het tot uiting brengen van de groei ambitie. De verwachte hogere instroom van 4 jarigen betekent normaal gesproken een groei voor de komende 8 jaar, tenzij cijfers van de zij-instroom of uitstroom anders aangeven. Deze laatste cijfers kunnen momenteel niet centraal worden gemonitord en zijn dus erg lastig in te schatten. Er wordt in samenwerking met de leverancier van het leerlingvolgsysteem (ESIS) gewerkt aan een betere prognose tool. Ook de eventuele gevolgen of inschattingen van toename als gevolg van opvang van vluchtelingen of gezinshereniging (statushouders) zijn lastig te voorspellen. Mogelijk geeft een nieuwe prognose systematiek, die momenteel wordt uitgerold binnen ESIS, mogelijkheden om nog nauwkeuriger te voorspellen. Eventuele correcties of afwijkingen in de nu gekozen aannames worden zichtbaar wellicht al in de 8-maandsrapportage 2016 en anders in de realisatie 2017 en de volgende begrotingscyclus. Het overzicht professionalisering geeft inzicht in de beschikbare middelen voor scholing. Hoeveel daadwerkelijk aan scholing wordt besteed, komt beter tot uiting in de nieuwe begrotingstool die scholen dit najaar gaan gebruiken. Daarbij worden ook de thema s van het AS apart in beeld gebracht. De sheet Loonkosten ontwikkeling leidt tot de vraag of de stijging van 1,5% reëel is gezien de recente ontwikkelingen, die een stijging van > 2,5% te zien geven. Vooralsnog is in de MJB gekozen voor de voorzichtige inschatting. Nog niet voldoende zichtbaar zijn de thema s uit het AS, zoals wat DHS doet c.q. besteedt aan innovatie en profilering. De laatste is lastig meetbaar en kwantificeerbaar. Innovatie zal de komende jaren meer zichtbaar worden gemaakt in schoolbegrotingen en op concern niveau. De AC concludeert dat een dergelijke presentatie verhelderend werkt en adviseert het CvB deze vorm ook de komende jaren te hanteren. Het geeft goed richting aan de discussie. De AC adviseert daarbij de volgende keer met een uitgebreidere analyse van de leerlingenaantallen te komen, waarbij niet alleen de instroom in groep 0/1 en de uitstroom uit groep 8 in kaart wordt gebracht van alle scholen, maar ook de zij-in-& uitstroom in de tussenliggende jaren. 2. Plan van aanpak n.a.v. managementletter Het PvA geeft nog aanleiding tot een paar opmerkingen: De geconstateerde overtredingen bij aanbestedingen op schoolniveau (enkelvoudig onderhands i.p.v. meervoudig) ontbreken. Dit komt aan de orde in de voor het najaar van 2016 geplande workshops voor directeuren. 7

8 T.a.v. de aanscherping van het VOG-beleid wordt aangegeven dat staand beleid al bepaalt dat er een VOG moet zijn op het moment van aangaan van het contract. Zonder VOG geen contract. De AC kan zich vinden in het Plan van aanpak en de daarin verwekte adviezen en adviseert de RvT conform. Nevenadvies: T.a.v. de in 2017 uit te voeren risico-analyse wordt geadviseerd deze in eerste aanleg intern (controller) op te laten stellen met een toets door de (nieuwe) accountant en er een derde partij te laten meekijken voor een spiegeling aan het algemene beeld. DHS houdt zich aanbevolen voor suggesties vanuit de AC v.w.b. deze derde partij. 8