QUICKSCAN AFDELINGSWEBSITES. In opdracht van : Julie Meerveld

Transcriptie

1 QUICKSCAN AFDELINGSWEBSITES In pdracht van : Julie Meerveld Van : Nicle Giling Datum : 19 augustus 2015

2 Inhudspgave 1. Inleiding 3 2. Onderzekspzet 3 3. Onderzeksresultaten 3 t/m Uitslag en analyse van de digitale enquête Cnclusies uit de digitale enquête Cnclusies uit de gesprekken met stakehlders Aanbevelingen 18 t/m 19 2

3 1. Inleiding Alzheimer Nederland werkt aan de vernieuwing van de website alzheimer-nederland.nl en de bijbehrende afdelingswebsites van de 51 afdelingen. Samen met de afdelingen zullen 2 nieuwe afdelingswebsites als prttype wrden ntwikkeld, de zg. Shwcases. Om meer te weten te kmen ver de vr- en nadelen van de huidige afdelingswebsites, het CMS en de wensen en beheften van de afdelingen is dit nderzek uitgeverd. In hfdstuk 2 staat de nderzekspzet beschreven. De nderzeksresultaten staan in hfdstuk 3 en 4 verder uitgewerkt en geanalyseerd. In hfdstuk 5 zijn de cnclusies en aanbevelingen bij elkaar gebracht. 2. Onderzekspzet Via Ggle drive is een digitale enquête pgezet met 18 vragen. De vragen waren veelal geslten maar bij vragen waarbij dat relevant was, is m een telichting gevraagd. De enquête is tegestuurd aan 62 betrkkenen bij de afdelingswebsites. De digitale enquête is ingevuld in de peride 20 mei tt 8 juli. Daarnaast zijn er begin juni gesprekken geverd met 10 stakehlders: de regi cördinatren en enkele andere medewerkers van Alzheimer Nederland. 3. Onderzeksresultaten Dit nderzek is betruwbaar mdat bijna alle afdelingen hebben meegewerkt aan het nderzek, en mdat er meestal een telichting is gegeven bij de antwrden. Daarnaast zijn er gesprekken geverd die verdere verdieping en grte lijnen in beeld hebben gebracht. 3

4 3.1 Uitslag en analyse van de digitale enquête Vraag 1: De Deelnemers 62 persnen hebben de digitale enquête ntvangen via een prep per mail. Hiervan hebben 47 mensen de enquête ingevuld, een scre van ruim 75%. Van deze deelnemers is 76,6% degene die de afdelingssite beheert en de infrmatie plaatst. Vraag 2: Ik ben Telichting: In de categrie Other zijn de benamingen Bestuurslid, Penningmeester, PR, Vrzitter, ICT en Vrlichting genemd. 4

5 Vraag 3: Afdeling De deelnemende afdelingen in kaart gebracht: Vraag 4: Plaats, deze vraag is bij nader inzien niet van tepassing en daarm niet geanalyseerd. Vraag 5: URL Afdelingswebsite (Het adres dat je vr de website gebruikt) Analyse: de URL s die dr de afdelingen wrden gebruikt lpen zeer uiteen in lgische pbuw en zijn niet eenduidig gefrmuleerd. Er zijn afdelingen die een meer lgische URL hebben aangemaakt. Enkele webmasters gaven de site van het CMS p als URL van de afdelingssite. Hiernder een verzicht van de pgegeven URL s, gesrteerd p indeling: 5

6 /gi enrzenburg.aspx friesland.aspx brabant.aspx haaglanden.aspx e.aspx brabant.aspx lchem,- vrden-e.aspx brabant.aspx e.aspx drlinken naar "Alzheimer café" Geree-Overflakkee Afdeling Grningen: Wij gebruiken: kmen mensen terecht p nederland/grningen, dan wrden zij vr de café-avnden drgelinkt naar eigen site. Ik berdeel nu niet nze eigen site, maar

7 Vraag 6: Wie gebruikt de afdelingswebsite het meest vlgens ju? (Meerdere antwrden mgelijk) Telichting: In de categrie Other wrden genemd: familieleden, mantelzrgers, nbekend, geen zicht p. Vraag 7: Kan de gebruiker vinden wat en wie hij/zij zekt p de afdelingswebsite vlgens ju? Analyse: webmasters die de afdelingssite ged bijhuden met alle relevante infrmatie, geven aan dat de gebruiker dus kan vinden wat hij zekt want alles staat erp. Enkele webmasters die aangeven niet te weten wat de gebruiker zekt, spreken ver wat de verwachtingen van de bezeker zijn, wie de delgrepen zijn, wie zijn de eindgebruikers en een slechte zekfunctie. Het meilijke navigeren naar de afdelingssite, de nverzichtelijkheid en naantrekkelijkheid wrden als redenen pgegeven waardr de gebruiker niet vindt wat hij/zij zekt. 7

8 Vraag 8: Wat kunnen gebruikers vinden p de afdelingswebsite van juw afdeling? (meerdere antwrden mgelijk) Telichting: Er zijn 8 afdelingen die bij Other activiteiten hebben genemd die specifiek in de betreffende regi uitgeverd wrden zals Alzheimerkr, bewegen met dementie. Ok een kppeling met de biblitheek, inf vr gemeente, een sciale kaart zijn tegevegd bij Other. Vraag 9: He vind je de algehele huidige presentatie en uitstraling van de afdelingswebsite? Analyse: Onvldende en slecht verheersen hier net iets (geel + gren) bven ged en vldende (rd+blauw). De meest genemde redenen daarvr zijn dat de afdelingssite saai gt, niet meer van deze tijd is en niet is meegegaan in de huisstijl van Alzheimer Nederland. Wat naar bven kmt is dat het huidige CMS weinig/geen flexibiliteit biedt vr wat betreft structuur en dat het meilijk is m beeldmateriaal te plaatsen. De psitieve geluiden zijn van de mensen die, ndanks de beperkingen van het CMS, creatieve manieren hebben gevnden m de infrmatie naar eigen tevredenheid te kunnen plaatsen. 8

9 Vraag 10: Wat zu je willen vernieuwen p de afdelingswebsite? (Meerdere antwrden mgelijk) Telichting: Bij Other hebben een paar mensen wat meer technische aspecten benemd, enkelen willen niets vernieuwen en het vernieuwen van de zekfunctie wrdt genemd. Analyse: Terwijl de vraag gaat ver de vrzijde van de afdelingswebsite, gaan veel antwrden ver de achterzijde : het CMS. Meer flexibiliteit wrdt gevraagd, en k minder een keurslijf vr wat betreft lettertypes, kleurgebruik en dergelijke. Anderen vragen juist meer m templates, en een makkelijker bediening van het CMS waarbij k het gebruik van beeldmateriaal als ingewikkeld wrdt ervaren. Over het geheel genmen vindt men de structuur en lay-ut ntereikend mdat te weinig met sub-menu s kan wrden gewerkt en de lay-ut meilijk te beinvleden is. Vraag 11: Wat zu je willen behuden p de afdelingswebsite? (Meerdere antwrden mgelijk) Telichting: Bij Other benemt ngeveer éénderde dat men niets wil behuden. De anderen nemen in deze categrie de kaart van de cafes ; de agenda ; delen van alles en scripting mgelijkheden. Analyse: het behuden van de inhud vindt men belangrijk mdat het hier eigen reginale infrmatie betreft. Bij structuur en layut zijn de redenen m dit te behuden meestal dat men hier een bepaalde manier gevnden heeft m de infrmatie in te verwerken. Citaat: Ik pli de aangeleverde gegevens in de beschikbare structuur. Een aantal mensen det vrstellen ter verbetering, zals het verbeteren van plaatsen van ft s en pdf s. 9

10 Vraag 12: Kijk je weleens p andere afdelingswebsites? Analyse bij wat pvalt bij het vergelijken met andere afdelingswebsites: De één merkt p dat er veel vereenkmsten zijn, de ander ziet juist veel verschillen. Hierbij wrdt aangegeven dat de structuur teveel p elkaar lijkt, terwijl de inhud divers kan zijn. Bij wijze van tips aan elkaar wrdt aangegeven dat niet iedereen p de hgte is he je de banner bijvrbeeld kunt aanpassen met een eigen ft. Ok valt het men p dat er duidelijk keuzes wrden gemaakt wat wel en wat niet geplaatst wrdt en dat de meningen daarver verschillend zijn. Hier en daar wrdt pgemerkt dat het actueel huden van de site heel belangrijk, maar sms zichtbaar meilijk bij te huden is. 10

11 Vraag 13: Wrden er reginaal statistieken bijgehuden ver juw afdelingswebsite? (Dit zu bijvrbeeld kunnen via Ggle analytics.) Analyse: Ondanks dat bijna iedereen het interessant vindt m te weten he vaak de pagina s wrden bezcht, blijkt het lastig te zijn m dit regelmatig bij te huden. De rzaken hiervan zijn te ingewikkeld ; tijdrvend / veel werk m in te stellen en met de huidige site heeft het weinig zin mdat je niet ged aan kunt passen wat anders met. 11

12 Vraag 14: Wie werken mmenteel aan de afdelingswebsite? Vraag 15: Plaats jij zelf infrmatie p de afdelingswebsite? Telichting: Bij Other is hier meestal ingevuld dat er naast de webmaster ng een vrijwilliger, secretaris en/f penningmeester is die aan de afdelingswebsite werkt. Analyse: de meeste deelnemers (76,6%) van de enquete zijn k degenen die de infrmatie zelf plaatsen, zie k bij vraag 1. Telichting: bij Other wrden de beperkingen bij het plaatsen van tekst het meest genemd, en verder de nhandige kalenderfunctie en het plaatsen van een pdf. 12

13 Vraag 16: He cmmuniceer je met de gebruiker f bezeker via de afdelingswebsite? Telichting: bij Other wrdt de telefn verreweg het meest genemd, en eenmaal de cntactpagina. Analyse: het meeste cntact vindt plaats via de telefn. Er is veel diversiteit bij wie de telefntjes terechtkmen: de secretaris, via het inf-nummer, een vic -telefn f via de cördinatr van het Alzheimer Café. Een aantal afdelingen heeft een Facebkpagina pgericht en ervaart dat daar k veel cntacten ntstaan. Ok wrden de mensen persnlijk benaderd tijdens activiteiten en bv. het Alzheimer Café. Vraag 18: Ben je geïnteresseerd m deel te nemen aan een panel en/f interview vr de ntwikkeling van de nieuwe afdelingswebsite? 13

14 De deelnemende afdelingen aan het panel in kaart gebracht: 14

15 3.2 Cnclusies uit de digitale enquête Er is een grte betrkkenheid en bereidheid m te gaan werken aan een vernieuwde afdelingswebsite. Ruim 75% van de ntvangers heeft de enquête ingevuld, en daarvan neemt ruim 60% deel aan het panel. Tegelijk zijn er k zrgen ten aanzien van de huidige werkwijze: het met wel leiden tt verbetering. De vindbaarheid van de afdelingswebsites laat flink te wensen ver. Er wrden nndig lange, niet eenduidige en meilijk te cmmuniceren URL s gebruikt. Daarnaast maakt de rute via de hfdpagina alzheimer-nederland.nl die in plaats van de afdelingswebsite k achter de Hmeknp zit het de eindgebruiker veel te meilijk m de pagina s te vinden en er te blijven. Wie de eindgebruiker is en f deze kan vinden wat hij zekt blijkt een lastig te beantwrden vraagstuk. Slechts een enkeling merkt p dat er geen zicht is p de eindgebruiker terwijl de meesten ervan uitgaan dat het in de eerste plaats de verzrger van iemand met dementie betreft. In dat licht bezien is de daarpvlgende vraag dan k beantwrd: men plaatst veelal infrmatie vr de delgrep verzrger van iemand met dementie dus die gebruiker kan vinden wat hij zekt, is de redenering. Wat er precies te vinden is p elke afdelingswebsite is heel verschillend: elke afdeling vert hierin zijn eigen beleid. Er zijn duidelijk verschillen in aanbd, maar k in srt aanbd te zien: men biedt infrmatie in breedste zin f men biedt beperkt infrmatie maar heel reginaal gericht. Iets meer dan de helft van de betrkkenen is ntevreden ver de presentatie en uitstraling van de afdelingswebsite. Zij vinden dat het vral qua lay-ut en vrmgeving beter kan. Wanneer men tevreden is ver de presentatie en uitstraling, is de rzaak daarvan vaak de eigen teveging en invulling, zals de inhud en beeldmateriaal. Wat betreft de meesten mgen de structuur en lay-ut van de site vernieuwd wrden. De inhud wil men liever behuden. Een enkeling nemt dat niets vernieuwd heft te wrden en juist enkele anderen nemen dat niets behuden heft te blijven. Velen kijken en vergelijken de afdelingswebsites met elkaar. Er wrdt k van geleerd: men neemt zaken ver f signaleert zaken die vermeden wrden p de eigen site. In elk geval is er veel interesse m van elkaar te leren en k m de statistieken bij te kunnen huden. Dit laatste wrdt als meilijk ervaren, er is veel behefte m dit beter te kunnen den. De meeste mensen die de enquête hebben ingevuld zijn k de beheerder van de afdelingswebsite. In de meeste gevallen den zij dit alleen, een enkeling heeft ndersteuning daarbij. Bijna iedereen lpt wel ergens tegenaan bij het plaatsen van cntent. Wat pvalt is dat het plaatsen van beeldmateriaal het grtste struikelblk is, gevlgd dr prblemen met het CMS. Cmmunicatie via de afdelingswebsite gebeurt niet f nauwelijks en er wrdt k niet aan gedacht m de website als een cmmunicatiemiddel te zien zals Facebk en Twitter. Verreweg het meeste cntact lpt via mail en telefn. 15

16 3.3 Cnclusies uit de gesprekken met stakehlders Er zijn een aantal afdelingen die zelf een eigen afdelingswebsite hebben (laten) ntwikkelen. Ok zijn er themasites, sms in samenwerking met (keten)partners pgezet. De laatste tijd wrden veelal Facebkpagina s en Twitteraccunts gemaakt. Vanuit Alzheimer Nederland bestaan er k landelijke Facebk, Twitter en Linkedinpagina s en is er een YuTubekanaal. Vr de nieuwe afdelingswebsites is het daarm belangrijk (dr) te kunnen linken en infrmatie p een gemakkelijke manier te kunnen delen. Niet alle afdelingen hebben een eigen webmaster. Deze sites liggen min f meer stil. Er is landelijk een achtervang plssing geregeld vr de meest ndzakelijke infrmatie maar het is wenselijk m snel de vacatures ingevuld te krijgen. He de werving hiervr verlpt is nduidelijk. Het is ged m vanuit landelijk aan te bieden m incidenteel de afdelingswebsite bij te huden, één vrijwilliger det dit nu. De regicördinatren vlgen de afdelingswebsite niet cntinue. Wanneer hen iets pvalt reageren zij daar drgaans wel p. Bij een enkele afdeling staat de afdelingswebsite structureel p de agenda van de bestuursvergadering. Men vindt het een gede zaak dat de afdelingswebsites vernieuwd gaan wrden. De huidige sites gen uit de tijd en de verschillen zijn grt. Of er staat teveel infrmatie p, waardr het vl lijkt, f er staat te weinig p, waardr lijkt alsf er weinig gebeurt bij een afdeling. Het vinden van de afdelingswebsites p de Alzheimer Nederland site met makkelijker gemaakt wrden. De afdelingswebsites meten meer ingezet kunnen wrden als marketinginstrument. Hiervr is nder andere ndig dat men vanuit landelijk training en k tls ntvangt. Het drverwijzen met vanuit landelijk naar de afdelingswebsite en vice versa beter p elkaar wrden afgestemd. Daarmee kunnen de afdelingswebsites en de landelijke Alzheimer Nederland site elkaar juist versterken. Wel met wrden meegenmen dat de rute vr de gebruiker duidelijk is, en dat hij makkelijk weer terug kan naar zijn beginpunt. Bijvrbeeld penen in een nieuw venster en de hmeknp niet meer naar de landelijke hmepagina laten verwijzen maar naar de hme-afdelingspagina. Een lgische en krte URL vr de afdelingswebsites drveren is wenselijk. Daarbij zrgen dat de ude URL autmatisch drverwijst naar de nieuwe URL. Er is bestaand beleid vr dneren via de afdelingen, net als vr de cllectebussen bij de Alzheimer Cafés. Dneren via en vr de afdelingssites is nu niet mgelijk, er is een algemene Help mee knp. Het is niet ndenkbaar dat mensen specifiek vr een Alzheimer Café f activiteit willen dneren, misschien zijn mensen juist eerder geneigd m te geven. Afdelingen wrdt gevraagd m actiever met fndsenwerving bezig te zijn, het zu dan een mi gebaar naar de afdelingen zijn als zij een eigen dneerknp hebben. Er wrdt vrgesteld m een keuzeknp te maken: dneren vr de afdeling f dneren vr nderzek. Daar zu k de ptie Help mee als vrijwilliger bij kunnen kmen. Ok wrdt vrgesteld m een kppeling te maken met de actiesite inactievralzheimer.nl. 16

17 Op de afdelingssite een jaarverslag plaatsen is niet verplicht. De meningen zijn verdeeld f dit ndig is, maar de meesten benemen wel dat het een verantwrding is naar de subsidiegever. Het frmat hiervr zu wel verbeterd kunnen wrden. Het is gewenst m als cntactgegevens niet als eerste de gegevens van het hfdkantr te plaatsen maar de gegevens van de afdeling. Wanneer de afdeling niet ged bereikbaar is, dan kan beter wel het hfdkantr wrden genemd. Smmige afdelingen plaatsen lg s, andere niet. Het is ged m hier (weer) eenduidige afspraken ver te maken. Statistische gegevens zijn interessant vr de webmasters en het bestuur maar heven niet direct gepubliceerd te wrden p de site. Een aantal factren spelen hierbij mee: is het relevante infrmatie vr een bezeker, zijn de cijfers hg f laag, zit er een stijgende lijn in, met je ervr inlggen. Ok wrdt vrgesteld geen aantallen te nemen maar bijvrbeeld te verwijzen naar meest gelezen artikel. Het is zinvl m de webmasters hiervr een training aan te bieden. Het plaatsen van de nieuwsbrief p de afdelingssite is ptineel. Niet elke afdeling heeft een eigen nieuwsbrief, sms wrden andere, algemene nieuwsbrieven geplaatst. Niet alle nieuwsbrieven zijn vr een breed publiek, sms alleen vr vrijwilligers en er wrden nieuwsbrieven per mail gestuurd. Er is een frmat vr nieuwsbrieven van de afdeling maar dit wrdt niet veral gebruikt, als reden wrdt genemd dat deze niet aansluit bij de behefte van de afdelingen. Ok zijn er afdelingen die zelf een eigen nieuwsbrief maken. Er is weinig zicht p de tijdsinvestering van de webmasters. Enerzijds denkt men dat het bijhuden van de site misschien weinig tijd kst, anderzijds zu er best veel verbeterd meten wrden, wat juist meer tijd kst. Daarvan is men zich bewust. Ok het niet gebruiksvriendelijk zijn van het CMS kst extra tijd. Dr het gebruik van Facebk en Twitter lijkt het dat webmasters meer tijd steken in een dialg met de eindgebruiker. Het is daarbij niet duidelijk f de scial media sites en de afdelingswebsites dr dezelfde persnen wrden bijgehuden. Een mgelijkheid m het Alzheimer Café te reviewen pent k perspectieven vr andere activiteiten. Het is ged vr de interactie p de site maar vergt k inspanning en samenwerking tussen de webmaster en het Café. Men is er psitief ver wanneer het mgelijk zu zijn m vrijwilliger te wrden via de afdelingswebsite. Cllectant wrdt gezien als een ander verhaal. Een cllectant is geen vrijwilliger (?). Het zu ged zijn m bv dr te linken naar meer infrmatie ver vrijwilliger wrden en de elearning mdule en de andere platfrms zals het vrijwilligersplein. De site met daarin vanzelf bijhuden via welke afdeling iemand is binnengekmen en dat integreren in bijvrbeeld een aanmeldfrmulier. Het plaatsen van een sciale kaart is niet gewenst, dit wrdt als te ambitieus gezien. Wel is er behefte aan drverwijzing naar een gede sciale kaart en het nemen van de ketenzrg in de regi. Huisstijl is een lastige issue. Cnfrm huisstijl infrmatie plaatsen is gewenst. Wel is het aanbevlen m hierbij een gede training aan te bieden. 17

18 Op de afdelingswebsite kennismaken met de mensen van de afdeling is ptineel. Er wrden vrstellen gedaan zals een qute van een afdeling/ tekst waarm iemand vrzitter is (f vrijwilliger) / tekst m te enthusiasmeren vr vrijwilligerswerk enz. Functinaliteiten van het vrijwilligersplein zuden k bruikbaar kunnen zijn vr de afdelingswebsites, bijvrbeeld de agendafunctie, k vr Alzheimer Cafés. Of bijvrbeeld vanaf de afdelingswebsites naar mijnalzheimernederland p een lgische manier kunnen inlggen/ en een eigen prfielpagina bijhuden. Afdeling Grningen heeft een afgeschermd deel vr vrijwilligers, hier k naar kijken en nderzeken m wat vr infrmatie dit gaat. Het is wenselijk m cijfers ver dementie in de regi plaatsen, centraal aanleveren vanuit een ged, crrect bestand is een vereiste daarbij. Er is grte behefte aan meer beeldmateriaal, rechten en ftgebruik met ged wrden afgestemd met de afdelingen. 4. Aanbevelingen Onderstaande 10 aanbevelingen zijn het resultaat uit de cnclusies van de digitale enquête en de gesprekken met de stakehlders. Smmige aanbevelingen zijn in het verleden al eens uitgeverd f ntwikkeld. In dat geval is de aanbeveling m de infrmatie hierver te herzien f p te frissen. 1. Geef de afdelingswebsites een prminente plek p de nieuwe Alzheimer Nederland website en zrg vr een ged werkend CMS. 2. Verwijs ver en weer dr naar de afdelingswebsites en naar de andere Alzheimer Nederland websites maar zrg dat men kan vlgen waar men zich p de website bevindt. 3. Ged nadenken ver een lgische en eenduidige URL vr alle afdelingswebsites en verbeter de rute tussen de Alzheimer Nederland hmepage en de afdelingswebsites. 4. Tn als Alzheimer Nederland betrkkenheid bij de afdelingswebsites, en mgekeerd: vraag als afdeling m aanvullingen en feedback wanneer de site marketingtechnisch niet naar tevredenheid functineert. 5. De Help mee knp herinrichten en daarbij g en r hebben vr de wensen en beheften van dnateurs en van de afdelingen. 6. Hud rekening met de beschikbare tijd van de webmasters ten pzichte van tijdsinvesteringen die ndig zijn vr het creëren van een succesvlle nieuwe afdelingswebsite. Bied mgelijkheden m van elkaar te leren en infrmatie te delen. Prbeer zveel mgelijk van de bruikbare inhud van de huidige afdelingswebsites te behuden. Faciliteer het verbrengen van de cntent p een gebruiksvriendelijke manier. 18

19 7. Een functinaliteit aanbieden m via de afdelingswebsite vrijwilliger te wrden. Hierbij het aanmelden als cllectant meenemen en mgelijkheden nderzeken p het gebied van kppeling met e-learning mdule, (beslten deel) vrijwilligersplein en integratie afdeling p aanmeldfrmulier. 8. Eenduidigheid, richtlijnen en eventueel frmats ntwikkelen en afspreken ver: Het pzetten van een afdelingswebsite, k p scial media (Vaststaande) infrmatie p de afdelingswebsites Het jaarverslag Cntactgegevens/kennismaken p de afdelingswebsite Nieuwsbrieven Sciale kaart Cmmunicatie via de afdelingswebsite en via scial media 9. Instructie(handleiding), training en tls bieden p het gebied van: Functinaliteiten van de afdelingswebsite Huisstijl en schrijfwijze Beeldmateriaal en bijlagen plaatsen Het inzetten van de afdelingswebsite als marketinginstrument Statistieken ver de afdelingswebsite en bijsturing /publicatie hiervan 10. Ondersteuning bieden bij: Calamiteiten Het wegvallen van de webmaster en invullen van de vacature Niet ged werkende functinaliteiten Aanleveren van cijfermateriaal bv. ver dementie 19