Sessie 1.2 Projectmanagement voor leidinggevenden

Transcriptie

1 Inovant Boomgaardstraat 22 bus Berchem T E inovant@provincieantwerpen.be Volg Inovant op Linkedin en blijf op de hoogte van het opleidingsaanbod. Sessie 1.2 Projectmanagement voor leidinggevenden 1

2 Wat bespreken we vandaag? 1. Wat is een project 2. Van bestuursakkoord naar projectplan 3. Hoe koppel je terug naar MAT en beleid 4. Cases: goede en slechte ervaringen /03/2019

3 Voor we starten Wie van de aanwezigen - Is hier uit vrije wil - Is lid van het MAT - Is beleidsmaker - Heeft ervaring als projectmanager - Heeft al opleiding gevolgd ivm projectwerking 3-27/03/2019

4 1. Wat is een project? Een project is een geheel van activiteiten buiten de reguliere werking /03/2019

5 1. Wat is een project? Een project is een geheel van activiteiten buiten de reguliere werking waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws /03/2019

6 1. Wat is een project? Een project is een geheel van activiteiten buiten de reguliere werking waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever /03/2019

7 1. Wat is een project? Een project is een geheel van activiteiten buiten de reguliere werking waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgeverbinnen duidelijke kaders /03/2019

8 1. Wat is een project? Een project is een geheel van activiteiten buiten de reguliere werking waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgeverbinnen duidelijke kadersdoor een team van medewerkers /03/2019

9 9 9-27/03/2019

10 Eerste tips Opmaak van een plan van aanpak (later meer) Resultaat Mandaat /03/2019

11 Eerste tips Opmaak van een plan van aanpak (later meer) In budgetbespreking middelen project(bege)leiding Externe begeleiding Interne leiding, met externe ondersteuning Interne leiding, externe pakt reguliere taken over /03/2019

12 Eerste tips Opmaak van een plan van aanpak (later meer) In budgetbespreking middelen voor projectbegeleiding voorzien Projectteam Mensen met goesting 1 opdrachtgever uit het MAT, 1 sponsor uit het college /03/2019

13 Voor we verder gaan Wie van de aanwezigen - Heeft eind vorige legislatuur een inspiratienota / memorandum opgemaakt vanuit de administratie - Heeft een bestuursakkoord dat daar enigszins rekening mee heeft gehouden - Is momenteel bezig met de opmaak van het SMJP 13-27/03/2019

14 Werking van een lokaal bestuur 2. Waar komen projecten vandaan /03/2019

15 Vanuit het BBC /03/2019

16 een werkbare excel /03/2019

17 /03/2019

18 naar projectplan /03/2019

19 /03/2019

20 Maar wat zit achter het projectplan? /03/2019

21 Voor we verder gaan Wie van de aanwezigen - Heeft binnen de eigen organisatie een vaste methodiek voor projectwerking? - Heeft een ICT-tool om deze projectwerking te beheren en te rapporteren? 21-27/03/2019

22 Komen tot een plan van aanpak Vanuit klein bestuur Intuïtie Beperkt tot losse afspraken en (soms) timesheet en budget /03/2019

23 Komen tot een plan van aanpak Vanuit klein bestuur /03/2019

24 /03/2019

25 Plan van aanpak - sjabloon Plan Van Aanpak (PVA) 1. Projectopdracht 2. Aanpak en timing 3. Betrokkenen en taakverdeling 4. Middelen 5. Communicatie 6. Andere elementen van belang /03/2019

26 Plan Van Aanpak 1. PROJECTOPDRACHT - Situering: waar komt dit project vandaan - Omschrijving opdracht en opdrachtgever - Uitgangsdocumentatie /03/2019

27 Plan Van Aanpak 1. PROJECTOPDRACHT 2. AANPAK EN TIMING - Welke fasen zijn er in het project - Welke domeinen moeten er afgedekt worden - Welke resultaten per domeinen - Welke stappen en timing plak ik er op /03/2019

28 Plan Van Aanpak 3. BETROKKENEN EN TAAKVERDELING - Wie doet wat - Definitie vd resultaten en verantwoordelijke - Projectorganogram en personeelsinzet /03/2019

29 Plan Van Aanpak 3. BETROKKENEN EN TAAKVERDELING 4. MIDDELEN - Financieel - Materieel /03/2019

30 Plan Van Aanpak 5. COMMUNICATIE - Wie, waarom, wanneer, hoe - Welke feedback tegen wanneer - Intern en extern /03/2019

31 Plan Van Aanpak 5. COMMUNICATIE 6. ANDERE ELEMENTEN VAN BELANG - Kruisverbanden - Valkuilen /03/2019

32 Projectrapportering Vast onderdeel van het Plan van Aanpak /03/2019

33 Projectrapportering Vast onderdeel van het Plan van aanpak Projectopvolging - Realisaties in de afgelopen periode - Vervolgactiviteiten in de komende periode - Toelichting bij de projectvoortgang - Te nemen beslissingen /03/2019

34 Projectrapportering - 4 maal per jaar aan MAT (verslag ook aan VB/CBS) - 2 maal per jaar aan de raad - projectmanagers vullen projectopvolging aan - projectmanagers vullen dashboard aan /03/2019

35 /03/2019

36 Tips, verbeterpunten en voorbeelden Timing rapportage afstemmen op timing BBC (rekening en budget) /03/2019

37 Tips, verbeterpunten en voorbeelden Timing rapportage afstemmen op timing BBC (rekening en budget) Duikbootprojecten /03/2019

38 Tips, en voorbeelden Timing rapportage afstemmen op timing BBC (rekening en budget) Duikbootprojecten Financiële info koppelen aan excel /03/2019

39 Tips en voorbeelden Timing rapportage afstemmen op timing BBC (rekening en budget) Duikbootprojecten Financiële info koppelen aan excel Acties strategisch plan die niet in een project zitten niet vergeten! /03/2019

40 Tips Timing rapportage afstemmen op timing BBC (rekening en budget) Duikbootprojecten Projecten die niet in het strategisch plan staan Acties strategisch plan die niet in een project zitten niet vergeten! Terugkoppeling en bespreking op de raad niet op actieniveau /03/2019

41 Vooraleer we aan praktijkvoorbeelden beginnen 41-27/03/2019

42 Verwachting leidinggevende 42-27/03/2019

43 Verwachting van projectleider 43-27/03/2019

44 Project verzelfstandiging zorg /03/2019

45 Beschikbaar Deskundig Professionele vaardigheden Motivatie Samenwerken Persoonlijke kwaliteiten /03/2019

46 /03/2019

47 projectstructuur STUURGROEP Projectmanager Werkgroep inhoud personeel & organisatie infrastructuur & facility financiën informatie en informatica regionaal zorgbedrijf /03/2019

48 /03/2019

49 Bad timing of overambitieus? -formele start eind juli gemeenteraad oktober - opstart januari /03/2019

50 Vergeet de externe partners niet 50-27/03/2019

51 Project samenwerking Stad - OCMW /03/2019

52 /03/2019

53 Opdeling in deelprojecten (1 jaar) Deelproject verhuis OD Deelproject organogram Integratie personeelsdienst Integratie technische dienst /03/2019

54 /03/2019

55 /03/2019

56 /03/2019

57 Bedankt INOVANT Boomgaardstraat 22 bus Berchem T E inovant@provincieantwerpen.be Volg Inovant op Linkedin en blijf op de hoogte van het opleidingsaanbod.