BBC als hefboom voor organisatieontwikkeling van gemeente en OCMW

Transcriptie

1 BBC als hefboom voor organisatieontwikkeling van gemeente en OCMW PIERRE RYCKEWAERT Secretaris GE en OCMW Middelkerke JOHAN DE COOMAN/KLAARTJE HUYGE BDO Management Advisory

2 Enkele korte reflecties Vanuit de werkvloer de filosofie van de BBC is nuttig! BBC = doorlichting focus en kerntaken / besparingen enkele wins enkele valkuilen een relatief groot aantal besturen grijpen het BBC echt aan tot verdere professionalisering leidt tot focus mede door het criterium financieel evenwicht werkt zeer motiverend à change of andere manier van denken managementteams denken meer overkoepelend men bekijkt het louter boekhoudkundig men werkt veel te detaillistisch / men wil alle acties vertalen in EUR softwarehuizen moeten verder blijven investeren change management is niet aan iedereen gegeven Page 2

3 1. Inleiding: BBC fase I als hefboom voor organisatieontwikkeling

4 Page 4

5 De beleids- en beheerscylcus (BBC) De planningsfase Het doel is duidelijk: We moeten de top bereiken = vanaf 2014 werkzaam zijn in de BBC Daarvoor hebben we nodig: Traject- / projectplan Missie & visie Een omgevingsanalyse Doelstellingen, actieplannen, acties Indicatoren Een strategisch meerjarenplan financieel in evenwicht Nieuwe budgetsleutels (beleidsvelden, ) Page 5

6 Page 6

7 De beleids- en beheerscylcus (BBC) De planningsfase Opstart fase of onderdeel BBC bijvoorbeeld: Omgevingsanalyse Missie, visie en doelstellingen Financieel evenwicht ~ besparingen Zeer interessant, MAAR te weinig tijd om de zaken ten gronde uit te voeren Prioriteit geven aan goedkeuring SMJP & budget Eens het SMJP en budget zijn goedgekeurd zullen we ten gronde werk maken van vanaf 2014 Page 7

8 zaadjes werden gezaaid groeien en oogsten Page 8

9 BBC fase 1 Opmaak SMJP & budget Organisatiescan IC Sterkte/zwakte analyse Zelfevaluatie Bottom-up draagvlak Interne omgevingsanalyse Financieel evenwicht Financiële beleidsruimte Kerntakendebat Doordacht investeren Invoeren besparingen BBC als motor voor organisatieverandering Missie, visie & beleidsdoelstellingen Samenwerking CBS-MAT Strategisch MAT Transversale werking Participatie & inspraak Synergie GE-OCMW Externe omgevingsanalyse Doelgericht beleid Basis, bron indicatoren Synergie GE-OCMW Benchmarking Page 9

10 BBC fase 1 Ruwe uitwerking opgenomen in SMJP & budget BBC fase 2 Verdere verdieping Interne omgevingsanalyse Externe omgevingsanalyse Missie, visie & beleidsdoelstellingen Financieel evenwicht Zelfevaluatie Interne Controle HR Scan Organisatiedoorlichting Samenwerking gemeente & OCMW Benchmarking Indicatoren Opvolging & rapportering SMJP/budget Indicatoren Kerntakendebat Besparingen? Financieel bewustzijn Page 10

11 2. Praktijkvoorbeeld: BBC in Middelkerke

12 WZC DE RIL Page 12

13 Inwoners: Tweedeverblijvers: deelgemeenten: kust en polders Middelkerke, Wilskerke, Leffinge, Mannekensvere, Schore, Sint-Pieters-Kapelle, Slijpe, Lombardsijde, Westende Toerisme: Weekendverblijven (31) Camping (20) Hotel (21) Restaurants (107) Ha Gemiddelde leeftijd: 47,5 Page 13

14 De BBC in Middelkerke CENTRALE ROL VOOR HET MANAGEMENTTEAM Gemeente Middelkerke Doelstellingen als werkinstrument Page 14

15 BBC in Middelkerke Van bij de start was het duidelijkheid: BBC als project op zich BBC als een TOTAAL project Koppeling van BBC aan inhoudelijk groeitraject MANAGEMENTTEAM: MAT 2.0 Page 15

16 BBC in Middelkerke MAT als centrale actor implementatie BBC Politiek MAT als tussenorgaan Administratie Agenda traject MAT 2.0 Missie en visie Afsprakennota Omgevingsanalyse Beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties Interne controle Page 16

17 BBC in Middelkerke Staf ter ondersteuning Burgemeester beleid Secretaris KENMERKEN MAT MIDDELKERKE Slank Slagvaardig Vrije tijd Financieel beheerder Spreiding organisatie Soepel beslissen Welzijn Interne zaken Strategisch Technische afdeling Page 17

18 De BBC in Middelkerke STAP VOOR STAP OP WEG NAAR 2014 Page 18

19 BBC in Middelkerke Projectfasen I.f.v. de invoering van de BBC doorliep het MAT volgende stappen: 1. Opmaak projectplan d.m.v. organisatiescan 2. Opstart interne controle d.m.v. zelfevaluatie 3. Opmaak Missie en Visie 4. Opmaak afsprakennota 5. Opmaak omgevingsanalyse (i.s.m. diensten en OCMW) 6. Opmaak beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties (i.s.m. diensten) 7. Financieel-technisch luik: a) Berekening financieel evenwicht b) Financiële vertaling van de doelstellingen, actieplannen en acties c) Terugdringen van de exploitatiekosten het vet van de soep halen d) 8. Consolidatie en finalisering in opmaak SMJP en budget Page 19

20 BBC in Middelkerke (1) projectplan Page 20

21 BBC in Middelkerke (2) Interne Controle Zelfevaluatie in functie van interne controle Analysemodel: Beleid & organisatie Bespreking huidige situatie per thema Financieel beheer Personeel Bepaling risico s Dienstverlening Formulering beheersmaatregelen Wetgeving Beheer operationele werking Concrete aanbeveling in actieplan IT Koppelen timing en verantwoordelijke aan het actieplan Page 21

22 Voorbeeld Interne Controle Beleid & organisatie Page 22

23 Voorbeeld Interne Controle Beleid & organisatie Page 23

24 BBC in Middelkerke (3) Missie & visie Middelkerke, toeristische gemeente op de grens van kust en polders, wenst een plaats te zijn waar inwoners en vakantiegangers zich veilig en thuis kunnen voelen. Het gemeentebestuur van Middelkerke wil daarom meebouwen aan een samenleving waarin: kwaliteit en leefbaarheid centraal staan en waarbij iedereen de kans krijgt om zich persoonlijk en professioneel te ontplooien, respect bestaat voor de diversiteit en identiteit van de negen deelgemeenten en de mensen die er wonen, werken en ondernemen, de overheid luistert naar wat er leeft en geeft bijzondere aandacht aan participatie van diverse doelgroepen, open agrarische en groene ruimte als schaarse goederen erkenning en gepaste bescherming verdienen. Het gemeentebestuur van Middelkerke stelt hierbij een kwalitatieve dienstverlening centraal en springt zuinig en efficiënt om met de beschikbare middelen. Page 24

25 BBC in Middelkerke (4) Afsprakennota De afsprakennota werd opgefrist en aangepast: Deontologie De geldende beleidscyclus Doel, bevoegdheden & samenstelling MAT Werking van het MAT De relatie tussen politiek en administratie werd formeel vastgelegd Goede afspraken maken goede vrienden Page 25

26 BBC in Middelkerke (5) Omgevingsanalyse 7S model - Interne analyse DESTEP model - Externe analyse BASIS SWOT analyse: Interne analyse: sterktes en zwaktes Externe analyse: kansen en bedreigingen Page 26

27 BBC in Middelkerke (6) Doelstellingen Uitgangspunt: RESPECT voor eenieders rol en verantwoordelijkheid binnen de beleidscyclus Voorbereiding adminstratie Evaluatie Politiek Bepaling politiek Uitvoering administratie De administratie bereidde een keuzemenu voor met beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties die werd voorgelegd aan de politiek Page 27

28 BBC in Middelkerke (7) Financieel technisch TOENAME KWALITEIT VAN DE CIJFERS NAAR 2014 TOE Page 28

29 De BBC in Middelkerke SPECIFIEKE KENMERKEN DIE DE BBC TEN GOEDE KWAMEN Page 29

30 BBC in Middelkerke Gezond evenwicht formele & informele werking FORMEEL INFORMEEL Overlegmomenten (CBS, MAT, ) Opnemen verantwoordelijkheid Duidelijke taakverdeling Gestructureerde communicatie Erkenning verschillende partners Ruimte inspraak & participatie Gebruik documenten Persoonlijk contact Open vizier Contact GE-OCMW Afzondering op locatie Kennis historiek organisatie Beperkte afstand tussen CBS - MAT Ruimte voor initiatief Page 30

31 BBC in Middelkerke Samenwerking Gemeente - OCMW Geleidelijke toenadering: Gemeenschappelijke workshops: omgevingsanalyse, doelstellingen Proactieve rol OCMW-voorzitter in CBS Vanaf januari secretaris voor gemeente en OCMW Ook verdichting met brandweer, politie en AGB Page 31

32 De BBC in Middelkerke EEN DOORSTART VANAF 2014: BBC FASE II Page 32

33 BBC in Middelkerke FASE II: werken aan HRM VASTSTELLING BBC FASE I: VERDERE VERDIEPING BBC FASE II: Interne controle: resultaat = focus op: Beleid & organisatie Personeel Omgevingsanalyse: aandachtspunten bloot gelegd op vlak van organisatiestructuur en personeelsbeleid Optimalisatie HRM Aanwerving verantwoordelijke HR Functioneren en evalueren Competentiemanagement Leiderschapstraject Organisatiestructuur en personeelsformatie Page 33

34 BBC in Middelkerke FASE II: Opvolging en rapportering VASTSTELLING BBC FASE I: VERDERE VERDIEPING BBC FASE II: BBC zorgt voor nieuwe noden: Opvolging beleidsdoelstellingen op basis van indicatoren Consolidatie van beschikbaar gegevens en informatie Vraag naar managementinformatie Interesse naar tevredenheid van alsmaar mondigere burger Opvolging en rapportering In kaart brengen rapporteringsbehoeften Bepalen systeem ter rapportering Vastleggen proces ter rapportering Proces rapportering: wie, wat, wanneer? Page 34

35 Balansindicatoren Periode 11 / 2013 Maand Doel Vorig jaar Solvabiliteit Liquiditeit in ruime zin Liquiditeit in enge zin Aantal dagen klantenkrediet 55% 0,9% 1,4% 45 dagen Eigen vermogen Vlottende activa Vlottende activa Doel dagen Totaal vermogen Schulden KT Schulden KT Verschil - dagen Netto werkkapitaal Aflossingsduur vreemd vermogen LT Financiële schuld per inwoner Aantal dagen leverancierskrediet 25k 2,5 jaren X 82 dagen Vlottende activa Vr. vermogen LT Financiële schuld Doel dagen Schulden KT Cash flow Inwoner Verschil + dagen Page 35

36 Bezetting Periode 11 / 2013 Personeelsstructuur Maand Bezetting VTE Geslacht Leeftijd Anc. Afdeling All All All All Breuk Statuut Graad Reden All All All All AFDELING Leeftijd Anciënniteit Personeelsstructuur Bezetting VTE Formatie Verschil - Personeel & onderwijs Burgergerichte zaken Financiële dienst Technische zaken > Beleidsonderst. & kwaliteit personen <25 personen M V Geslacht personen Maandelijkse evolutie Statutairen Contractuelen Gesubsidieerd Art. 60 s STATUUT Decretale graad A B C D E NIVEAU BREUK personen FTE 4/5 Page 36 01/13 02/13 03/13 04/13 05/13 06/13 07/13 08/13 09/13 10/13 11/13 3/5 <3/5 personen

37 BBC in Middelkerke FASE II: Interne Controle VASTSTELLING BBC FASE I: VERDERE VERDIEPING BBC FASE II: Zelfevaluatie met inschatting risico s en selectie relevante beheersmaatregelen De oefening risico-analyse resulteerde in een concreet actieplan met verbetervoorstellen Goedkeuring besluit externe audit waaraan vanaf 1 januari 2014 moet worden gewerkt Interne Controle Opstart procesmanagement (vb. projectmanagement) Procesbeschrijving en visualisatie Uitvoering, opvolgaudit, evaluatie Voorbereiding in kader van externe audit Page 37

38 Page 38

39 Bedankt voor jullie aandacht! Zijn er nog vragen?