Dhr. van der Kooi opent met het drempelgebed: Kom tot ons, God van Sietze de Vries

Transcriptie

1 VERENIGING VOOR CHR. VOORTGEZET ONDERWIJS IN N.O. FRIESLAND Verslag van de ledenvergadering, gehouden op dinsdag 26 februari 2019 in het schoolgebouw t Omnium, Parklaan 5 te Dokkum AANWEZIG Algemeen bestuur: Mevr. A. Hekkema, dhr. R.J. Admiraal, dhr. T. v.d. Kooi, mevr. Y. de Groot, mevr. K. van Westrhenen, Aspirant leden: dhr. F.J. Talsma en mevr. M. Ensel-Boonstra Vertegenwoordiging Dockinga College: Dhr. G. van Lonkhuyzen, dagelijks bestuurder Mevr. C. Teuben, notulist 39 leden (waaronder 11 personeelsleden) AFWEZIG Dhr. A. Aalberts, met kennisgeving 1. Opening Mevr. Hekkema heet iedereen welkom. 1 lid heeft zich afgemeld voor de ALV vergadering: Lammert de Hoop. Dhr. van der Kooi opent met het drempelgebed: Kom tot ons, God van Sietze de Vries 2. Vaststellen agenda De agenda is vastgesteld. 3. Notulen ledenvergadering d.d. 26 februari 2018 Inhoudelijk en tekstueel zijn de notulen besproken. Wijzigingen: Op pagina 4: Geef de ouderraden een presentatie. wordt vervangen door: Geef ouders/verzorgers (vooral van brugklassers) een presentatie tijdens een ouderavond. N.a.v. 5.c. Het niet doorgaan van de nieuwbouw in Ferwert: Het interne rapport van april 2018, over de situatie in Ferwert, is niet gedeeld met de ledenvergadering. Dhr. Van der Galiën vraagt zich af waarom dit rapport niet openbaar gemaakt is. Dhr. Van Lonkhuyzen zoekt uit hoe dit is gelopen. Toevoeging: In het voorjaar van 2018 heeft het AB meermaals gesproken over de situatie in Ferwert. Een van de informatiebronnen betrof de notitie waarop dhr. Van der Galiën doelde. Deze notitie was bedoeld voor het informeren van het bestuur. Dat gebeurt wel vaker. Zulke notities worden niet aangeboden aan ALV of anderen. GvL Met de genoemde wijziging en toevoeging worden de notulen vastgesteld. 4. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 1

2 5. Benoeming van twee nieuwe bestuursleden: dhr. F.J. Talsma uit Hurdegaryp en mevr. S.M. Ensel-Boonstra uit Dokkum Dhr. Talsma en mevr. Ensel worden voorgedragen als nieuwe bestuursleden en zij stellen zich voor aan de leden van de vereniging. Mevr. Hekkema licht de procedure toe over de aanstelling van nieuwe bestuursleden. De vereniging wordt gevraagd instemming te geven voor aanstelling van dhr. F.J. Boersma als lid van het bestuur per direct. En voor mevr. Ensel-Boonstra met ingang van juni Tot die tijd zal mevr. Ensel-Boonstra de bestuursvergaderingen bijwonen als toehoorder. Het voorstel dhr. Talsma als bestuurslid aan te stellen wordt unaniem aangenomen. Het voorstel mevr. Ensel-Boonstra als bestuurslid aan te stellen wordt unaniem aangenomen. 6. Taakverdeling binnen het bestuur: mevr. Y. de Groot, secretaris en dhr. A. Aalberts als penningmeester na het aftreden van dhr. R. Admiraal, juni a.s. Mevr. Van Asten is na twee bestuursperiodes in juni 2018 afgetreden als lid en secretaris van het bestuur. Mevr. De Groot neemt deze functie van mevr. Van Asten over. Als dhr. Admiraal in juni 2019 aftreedt, neemt dhr. Aalberts de functie van penningmeester over. Dhr. Talsma legt zich binnen het algemeen bestuur met name toe op HRM-gerelateerde onderwerpen. Mevr. Ensel-Boonstra krijgt een functie als algemeen lid van het bestuur. 7. Stand van zaken verkenning samenwerking met Lauwers College en CSG Liudger Dhr. Van Lonkhuyzen stelt zich voor aan de leden die hem nog niet kennen. Hij is sinds 1 september 2018 in dienst als dagelijks bestuurder van het Dockinga College en de twee andere scholen van de Personele Unie: De J.J. Boumanschool en de Inspecteur Boelensschool. De aanleiding voor samenwerking: Lauwers College, Dockinga College en CSG Liudger zijn drie christelijke scholen voor voortgezet onderwijs die zijn gesitueerd in Noordoost en Zuidoost Friesland. De drie scholen bevinden zich in een krimpregio en worden zodoende geconfronteerd met leerlingdaling. Dit effect wordt versterkt doordat bovendien sprake is van vergrijzing. De situatie van leerling daling creëert een maatschappelijke opgave gerelateerd aan de beschikbaarheid van een compleet aanbod van voortgezet onderwijs van christelijk signatuur. Het wordt voor iedere school afzonderlijk steeds moeilijker om thuisnabij een compleet onderwijsaanbod in huis te hebben voor de leerling. De drie schoolbesturen hebben met elkaar geconstateerd dat samenwerking de gevolgen van krimp kan verzachten. Het gaat om een bovenschoolse samenwerking. De scholen gaan niet integreren, maar bijvoorbeeld wel een gezamenlijke staf inrichten. Van deze samenwerking zal Piter Jelles geen deel uitmaken. Door de financiële situatie van het Dockinga College worden enkele zaken in de samenwerking vertraagd. Ondanks dat kunnen de scholen elkaar waar mogelijk wel helpen. Voorbeeld: voor de vacature PR en Communicatie kan, door de vacaturestop, geen nieuwe medewerker worden geworven. Gekeken wordt of een medewerker PR en Communicatie van één van de andere scholen voorlopig die taak bij het Dockinga College kan vervullen. Christelijke mavo De Saad in Damwâld overweegt mee te doen aan deze bestuurlijke samenwerking. 2

3 8. Dockinga College in zwaar weer Dhr. Van Lonkhuyzen toont een PowerPoint presentatie met de titel: Dockinga College in zwaar weer. De leden kunnen tijdens de presentatie vragen stellen. Leerlingenverloop Op dit moment heeft het Dockinga College 1730 leerlingen. De prognose is dat er volgend schooljaar 100 leerlingen minder zijn. De toeleverende basisscholen hebben minder leerlingen. Wat is de invloed van Piter Jelles op het aantal aanmeldingen bij het Dockinga College en heeft het Dockinga College te weinig gedaan aan de werving? Je kunt de krimp niet beïnvloeden. Het Dockinga College had wel eerder en meer maatregelen kunnen treffen voor de werving van leerlingen. Leerlingen per onderwijseenheid De VMBO-BB en KB nemen het minst af in aantal. VMBO-GT en Havo/Vwo hebben de meeste last van krimp. Het lijkt erop dat er een grotere bereidheid bestaat onder ouders om hun kinderen over grotere afstanden naar een school in bijvoorbeeld Leeuwarden- te laten reizen. Op 1 augustus 2018 had het Dockinga College 135 leerlingen minder dan het jaar ervoor. 100 leerlingen door de krimp en 35 leerlingen zijn verloren aan andere scholen; vooral aan Piter Jelles. De PR en werving is niet voldoende geweest. Dit jaar is de werving anders en beter aangepakt. Eind maart a.s. kunnen we zien wat dit heeft opgeleverd. Naast de werving voorafgaand en tijdens de doe- en open dagen moet de (stille) werving doorgaan tot aan de uiterlijke datum van inschrijving van groep 8-leerlingen. Er is regelmatig contact met besturen, directies en leerkrachten van groep 8 van het BaO in de regio. Vraag: Het snel in de media brengen van de financiële situatie van het Dockinga College kan invloed hebben gehad op de aanmeldingen van nieuwe leerlingen. Als dat risico bekend is waarom is dan gekozen voor het zo snel naar buiten brengen van dit nieuws? Antwoord: In een samenleving waar informatie bijna onbeperkt voorhanden is, is het niet verstandig deze informatie voor je te houden. Dan kan de situatie zich eerder tegen je keren. Begroting 2019 Het grootste deel van de uitgaven betreft personeelskosten. In de afgelopen jaren is er geen deugdelijke aansluiting geweest tussen formatie en euro s. Door de krimp is er minder geld van de overheid binnen gekomen: minder leerlingen betekent vrijwel direct ook minder inkomsten. De taakstelling die in het voorjaar van 2018 is geformuleerd, bleek bij lange na niet voldoende om de personele lasten weer in verhouding te brengen met de personele bekostiging. Dhr. Van der Galiën: Bij de vorige ledenvergadering heeft het bestuur gecommuniceerd dat het Dockinga College er goed voor stond. Wie neemt verantwoording voor deze situatie? Dhr. Admiraal: De jaarcijfers 2017 zagen er goed uit. Deze cijfers zijn besproken met de MR. De accountant heeft de jaarcijfers goedgekeurd. De inspectie heeft de financiële kwaliteit getoetst en heeft ook vastgesteld dat het Dockinga College financieel gezond was. Iedereen is verrast door de tegenvallende financiële situatie. Tijdens de bestuursvergadering, begin november 18 zijn de slechtere cijfers onder de aandacht gebracht. Hierover is gesproken met de accountant. En de (financiële afdeling van de) inspectie is op de hoogte gesteld. 3

4 De Jaarrekening van 2017 was deugdelijk en de stand van medio 2018 was correct. Tot 2018 waren er wisselende meevallers waardoor tekorten niet of beperkt ontstonden. Die meevallers waren er ten tijde van de 8-maandsrapportage in 2018 nauwelijks. De basis voor een tekortsituatie. Daar bovenop kwam de enorme daling van inkomsten als gevolg van leerlingdaling (135 lln). En zo kantelde de situatie: van ogenschijnlijk gezond, naar een megatekort. Heeft het bestuur de juiste informatie ontvangen en heeft het bestuur dit onderzocht? De accountant heeft een extra check uitgevoerd over de cijfers vanaf 2017 t/m Er is tevens een check geweest van een andere accountant. De inspectie heeft er met haar eigen auditdienst (afdeling Rekenschap) naar gekeken. Kortom: het bestuur had eerder geen aanwijzingen andere cijfers te kunnen verwachten. Het bestuur voelt zich verantwoordelijk voor de ontstane situatie en ziet toe op maatregelen ten goede. Verloop eigen vermogen Het Dockinga College kent verschillende vormen van vermogen: 1. De Algemene reserve is opgebouwd uit middelen die nog niet zijn besteed. 2. De Publieke reserve is opgebouwd uit middelen van de overheid en hebben een bepaald doel, bijvoorbeeld voor Bapo verlof voor senioren. 3. De Private reserve, die is opgebouwd uit middelen van leden en/of ouders. De zeggenschap komt toe aan de ledenvergadering. Deze reserve kan worden ingezet om onderwijsontwikkeling te organiseren. Hierover moet de ALV uitspraak doen. Uitgaande van de begroting sluiten het jaar 2019 af met een fors tekort. Om het probleem zichtbaar te maken is de begroting opgesteld bij gelijkblijvend beleid, oftewel bij de huidige inrichting. Ons toekomstig beleid is erop gericht inkomsten en uitgaven weer in evenwicht te brengen. Wat gebeurt er als we niets doen? Dan zal de algemene reserve in de eerste helft van dit jaar negatief worden. Dat is onwenselijk. Begroting 2019 Aan de hand van een gedetailleerder financieel overzicht legt Van Lonkhuyzen uit welke verwachting er is ten aanzien van de jaarcijfers voor Verwacht wordt dat vanaf augustus 2019 de inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn. De cijfers voor 2019 tonen desondanks een fors tekort, zoals uit de cijfers blijkt. Dit overzicht is aan dit verslag toegevoegd als bijlage. Te namen maatregelen: a. In augustus a.s. nemen we afscheid van 16 medewerkers in tijdelijke dienst. Van enkele tijdelijke medewerkers kunnen we geen afscheid nemen omdat deze functies niet opnieuw kunnen worden ingevuld maar wel noodzakelijk zijn (frictie). b. Een mobiliteitsplan, dat aan alle medewerkers in vaste dienst is aangeboden. Er is door 10-tallen van hen gereageerd op deze regeling. Medewerkers kunnen opteren voor diverse varianten waaronder (deels) afscheid nemen van het Dockinga College, omscholing, detachering, reiskosten naar andere werkgever enz. De kosten voor het mobiliteitsplan zijn niet in de begroting opgenomen, omdat de inschatting hiervan niet te maken was op het moment van het opstellen van de begroting. De kosten zijn vooralsnog vastgesteld op maximaal 1 mln. c. Aanpassing van het onderwijs door aanpassing van het onderwijsconcept: meer maatwerk en flexibiliteit. De roosters van leerlingen gaan er anders uitzien en er wordt beter ingespeeld op individuele leervragen van de leerlingen. Tot op heden kennen we twee voorbeelden: Locatie Ferwert: Het leerlingenaantal in Ferwert is zo laag, dat de locatie onder de bekostigingsnorm van 120 leerlingen kan komen. In Ferwert is het onderwijs inmiddels anders georganiseerd. Bij de ouders is nog niet duidelijk of dit andere onderwijs kwalitatief even goed voldoet als voorheen. De dagelijks bestuurder kan geen garanties geven voor het voortbestaan van de locatie Ferwert. 4

5 Een van de leden merkt op dat het dorp het voortbestaan van locatie Ferwert grotendeels zelf in de hand heeft. Want als de kinderen uit Ferwert en omstreken aangemeld worden op het Dockinga College Ferwert, dan blijft het leerlingaantal hoog genoeg voor de rijksbekostiging en kan de school blijven bestaan. DCQuest Een nieuw onderwijsconcept valt nu samen met de voorgestelde bezuinigingen, maar was al bedacht voordat de problemen zich manifesteerden. Nieuwe onderwijsconcepten zijn dus niet ontstaan vanuit bezuinigingen. Het is ontstaan vanuit een behoefte aan eigentijds onderwijs dat kwalitatief op orde is. Een ander onderwijsconcept kan betekenen dat er minder docenten nodig zijn. Met de beperktere middelen kan toch kwalitatief goed onderwijs worden geven. DCQuest (Omnium) speelt behalve op bovenstaande tevens in op een betere aansluiting van het basisonderwijs op het Dockinga College. Basisscholen en ouders van (toekomstige) leerlingen vragen daar ook om. Basisonderwijs zijn veelal van oordeel dat het onderwijs op het Dockinga College wel heel traditioneel is gebleven. Ook vanuit deze drijfveer is er dus alle aanleiding om in beweging te komen.. Vraag aan de leden Tot zover de uitleg over de financiële positie van de school, de reserves waarover nog kan worden beschikt en de invloed die de ontwikkelingen hebben op het onderwijs op het Dockinga College. Van Lonkhuyzen komt op grond van al deze bespiegelingen bij de vraag die het bestuur voorlegt aan de leden: Wilt u ons door inzet van het private vermogen de mogelijkheid geven om de school draaiende te houden en het mobiliteitsplan uit te voeren? De vergadering heeft daar vragen over, want tijdens deze vergadering krijgen de leden veel informatie. Had er niet meer informatie bij de agenda gevoegd kunnen worden? Bijvoorbeeld het voorstel aan de ALV voor inzet van de private reserve met daarbij een gedegen onderliggende financiële onderbouwing? Zijn er genoeg leden om deze beslissing voor alle leden te nemen? Kan deze vergadering niet nog een keer worden gepland zodat meer leden aanwezig kunnen zijn? Het is lastig stemmen als er geen toekomstparagraaf ligt. Kan het geld geleend worden voor een bepaalde tijd? Had er niet wat meer uitleg kunnen zijn over hoe het onderwijs er in de toekomst uit zal zien? Over waar het geld aan zal worden besteed? Begrijpelijke reacties; de vraag van het bestuur is een ingrijpende en het gaat over een groot bedrag. De vergadering wordt geschorst. Het bestuur overlegt over het vervolg van deze ledenvergadering. Het bestuur realiseert zich dat de communicatie in aanloop naar deze vergadering uitgebreider had kunnen zijn. Toch vraagt het van de ledenvergadering een antwoord op de gestelde vraag. Uitstellen van het antwoord en/of een nieuwe vergadering zou het beeld van de school niet ten goede komen. Een goed imago is van belang in de fase van nieuwe aanmeldingen. Het bestuur zegt toe dat het tussentijds de leden door middel van een nieuwsbrief zal informeren over de onderwijskundige ontwikkelingen op het Dockinga College, zodat een beter beeld ontstaat van het zich veranderende onderwijs. Uitstel van deze beslissing tot de vergadering in juni is niet verstandig. De leden worden gevraagd nu in te stemmen met het voorstel om de continuïteit van de school zeker te stellen. De kans is anders groot dat het Dockinga College in de tussentijd in de rode cijfers komt. En níet beschikbaar stellen van de private reserve kan leiden tot faillissement. De leerlingen kunnen dan niet meer naar het Dockinga 5

6 College en de docenten hebben hier geen baan meer. Het benodigde geld kan evenmin worden geleend, omdat het Dockinga College simpelweg geen kredietwaardigheid heeft als gevolg van de ontstane situatie. De voorzitter vraagt de leden nogmaals in te stemmen met het ter beschikking stellen van de private middelen van de vereniging. Er wordt gestemd. Uitslag: Voor: 29 Tegen: 2 Onthouding: 8 Hiermee wordt vastgesteld dat de ALV instemt met de inzet van het private vermogen om de school draaiende te houden en het mobiliteitsplan uit te voeren. Aan het bestuur wordt gevraagd extra aandacht te besteden aan: - Ouderbetrokkenheid - Aansluiting van het onderwijsconcept op het basisonderwijs - De schoolgebouwen; er moet iets gebeuren op het gebied van nieuwbouw. - Informeren van de leden over de voortgang. Dat laatste is toegezegd: vóór de volgende ALV zal een nieuwsbrief naar de leden gaan met informatie over de onderwijskundige voortgang. Uiteraard zal er daarin ook aandacht zijn voor de actuele financiële situatie. 9. Rondvraag Wat is nu de stand van zaken met betrekking tot het onderhoud en nieuwbouw van de school? Dhr. Van Lonkhuyzen geeft aan dat de wethouder Onderwijs van Noardeast-Fryslân bereid is hierover het gesprek aan te gaan. 10. Sluiting Mevr. Hekkema leest: Een mens is onderdeel van een geheel, door Albert Einstein. Mevr. Hekkema sluit de vergadering en dankt namens het bestuur een ieder voor de aanwezigheid en de bijdragen. 6

7 Bijlage financiën 2019: 2019 Personele bekostiging Personele lasten Tekort Echter hiervan bestemde lasten: Hiervan via bestemmingsreserve onderwijsontwikkeling Hiervan via bestemmingsreserve BAPO Te hogere personele lasten tov personele bekostiging Waar mogelijk komt hier nog bekostiging tegenover (pas bekend in oktober 2019) -- bij 100% vergoeding: 2,15% cao verhoging 1 juni ,20% pensioen premie verhoging Zou een positief resultaat invloed geven * Hogere baten prestatie box (1737 ll x ( 315,50-295,00) Dan is het tekort Volledig opheffen tijdelijke schil per ** Frictie in het opheffen tijdelijke schil, bijvoorbeeld 6 fte a Dan is het tekort * deze verhogingen waren ook al bekend ten tijde van het bekend maken van de GPL voor 2019 en de aangepaste GPL voor 2018 eind september Daarin zijn deze verhogingen op voorhand al niet in meegenomen. ** vergt voor het behalen van deze formatie reductie een andere invulling onderwijssysteem. 7