Verwerking bankmutaties. Basisgegevens. Onderhoud Algemeen Dagboeken. IBAN en BIC. Onderhoud Debiteuren tab Bank IBAN. Onderhoud Crediteuren tab Bank

Transcriptie

1 Vrwrking bankmutatis Indin gbruik wordt gmaakt van intrntbankirn, kunnn bankafschriftn lktronisch wordn inglzn. Mt d modul Vrwrking bankmutatis kunt u dz bankmutatis automatisch in uw Minox administrati latn vrwrkn. Op dz pagina: Nadat u d bankmutatis hbt opghaald, kunt u in d klantomgving van intrntbankirn d ggvns xportrn naar n bstand op d hard schijf van uw computr. Dit xportbstand kan vrvolgns door Minox wordn inglzn. Ht vrwrkn van dz bankmutatis bstaat uit 4 stappn: Ht inlzn van ht bstand mt bankmutatis, wat u mt via intrntbankirn hft klaargzt. Op basis van d bankmutatis dot ht programma mt bhulp van n hrknningsprocdur n voorstl tot vrwrking van d bankmutatis in uw administrati. Vrvolgns kunt u wijzigingn in ht voorstl aanbrngn. D bankmutatis wordn dfinitif vrwrkt. D dagafschrift-informati wordt tzamn mt vntul ingbracht wijzigingn vrwrkt in uw administrati. Mt d opti Hrknningstkstn kunt u tkstn of nummrs, di in n btalingsknmrk kunnn voorkomn, koppln aan n dbiturn-, crditurn- of grootbokrkningnummr. Basisggvns Voordat u bankmutatis kunt vrwrkn, dint u d volgnd ondrdln in uw administrati t controlrn n/of in t vorn: Ondrhoud Algmn Dagbokn Instructivido Bkijk n vido mt n uitlg ovr Vrwrking bankmutatis. IBAN n BIC Controlr of, bij all dagbokn van ht typ Bank, ht IBAN n d BIC is ingvuld. Bij ht inlzn van d bankmutatis wordn alln mutatis inglzn di btrkking hbbn op aanwzig bankbokn mt n gldig IBAN n BIC. Ht IBAN staat voor n individul bankrkning. Dit in tgnstlling tot d BIC, di naar n bpaald bank vrwijst. Ht Intrnational Bank Account Numbr, afgkort IBAN, tlt maximaal 34 alfanumrik tkns n hft n vast lngt pr land. Ht Ndrlands IBAN hft 18 tkns. Ht IBAN bstaat uit n landcod (2 lttrs), n controlgtal (2 cijfrs) n n (voor bpaald landn aangvuld) nationaal rkningnummr. D Bank Idntifir Cod, afgkort BIC, is n cod di wordt gbruikt om n bank t idntificrn. D BIC hft n lngt van 8 of 11 tkns. D BIC bstaat uit n bankcod (4 lttrs), n landcod (2 lttrs), n plaatscod (2 positis). Evntul kan d cod wordn aangvuld mt n filiaal- of afdlingsnummr (3 positis). Ondrhoud Dbiturn tab Bank IBAN Gf, voor zovr bknd, ht IBAN van d dbitur in. Omdat dz in lk bankmutati van d tgnpartij wordt vrmld, vrgroot u hirdoor d kans dat d mutati wordt hrknd. Ondrhoud Crditurn tab Bank IBAN Gf, voor zovr bknd, ht IBAN van d crditur in. Omdat dz in lk bankmutati van d tgnpartij wordt vrmld, vrgroot u hirdoor d kans dat d mutati wordt hrknd. Takn Vrwrking bankmutatis tab Slcti

2 Instllingn Middls d knop Instllingn is ht moglijk om o.a. d marg t bpaln voor btalingsvrschilln. Ht kan voorkomn dat opnstaand postn van dbiturn nit volldig wordn voldaan. Hir kunt u opgvn tot wlk prcntag van ht factuurbdrag n tot wlk rstantbdragn n post toch als volldig voldaan mag wordn bschouwd. Ht programma zal in dat gval automatisch ht rstant van d opnstaand post afbokn. Togstan afwijking Voor btalingsvrschilln kan in dit vnstr d togstan afwijking wordn ingtotst, zowl in n prcntag als in n bdrag. D afwijking mot aan bid critria voldon. Nit vragn om aanmakn hrknningstkst Tijdns ht wijzign van d ht vrwrkingsvoorstl, bidt Minox - indin van topassing - aan om n hrknningstkst aan t makn. Wnst u nit van dz functi gbruik t makn, kunt u dat hir uitschakln. Hrknningstkstn Door t kizn voor Hrknningstkstn wordt n vnstr gtoond waarin tkstn aan n rkningnummr kunnn wordn gkoppld. Ht is raadzaam zovl moglijk hrknningstkstn in t totsn. Hrknningstkstn zijn mt nam blangrijk voor d hrknning van bankmutatis di gn btrkking hbbn op dbiturn of crditurn. Ht gaat hirbij om bijvoorbld contant btalingn (PIN) of automatisch afschrijvingn (huur, abonnmntn nz.). In d tabl mt hrknningstkstn kunt u opgvn naar wlk rkning n bdrag mot wordn gbokt als in ht btalingsknmrk van n bankmutati n bpaald tkst of cod voorkomt. Voorbld: Maandlijks wordt n bdrag afgschrvn door d nrgimaatschappij ondr vrmlding van "BETALINGSKENMERK * Klantnr ". In dit voorbld kunt u als hrknningstkst " " opgvn n vrwijzn naar grootbokrkning " Gas, licht n watr". D bankmutati zal dan altijd automatisch wordn hrknd. Ht bdrag wordt gbokt op d btrffnd grootbokrkning. Tkst Gf hir (n gdlt van) d tkst in di altijd wordt opggvn als btalingsknmrk. Als u n machtiging tot incasso afgft aan bijvoorbld ht lktricititsbdrijf, d providr of voor d autolas dan zal d bankrkning van dz ondrnmingn waar ht gld op wordt bijgschrvn altijd constant zijn. Dz tgnrkning kan door ht programma wordn hrknd. Maak in dat gval n (xtra) rgl aan, waarbij u in d omschrijving d tgnrkning (zondr puntn) intotst. Rkningnr. Hir kan n grootbokrkning-, dbiturn- of crditurnnummr wordn ingtotst. Op dz rkning zal automatisch ht bdrag wordn gbokt. Kostnplaatsnr. In gval van n grootbokrkningnummr mt n kostnsoort, is ht vrplicht om n kostnplaatsnummr in t gvn. Ht kostnplaatsnummr kan vntul latr nog wordn aangpast door d bankmutati op t vragn n d rgl t wijzign. Hrknningstkstn Ook tijdns ht bwrkn van d rgls in d tab Voorstl, is ht moglijk om hrknningstkstn aan t makn. Indin n nit-hrknd rgl wordt aangpast n n grootbokrkning wordt gbruikt, zal ht programma aanbidn om n hrknningstkst aan t makn.

3 Afdrukkn Hrknningstkstn Door t kizn voor Afdrukkn wordt n vnstr gopnd voor ht afdrukkn van d ingtotst hrknningstkstn. Nadat all basisggvns zijn ingvord, kunt u startn mt ht programma Vrwrking bankmutatis. Voordat u n vrwrkingsvoorstl kunt vrvaardign, dint u d bankmutatis vanuit ht intrntbankirn t xportrn. Raadplg hirvoor vntul d handliding of Customr Support van uw bankprogramma. Slcti Bstand Door op dz knop t klikkn, wordt n niuw vnstr gopnd. Bstand kizn: Ht bankmutatibstand dat u wnst in t lzn, kan wordn gslctrd. Klik op Opnn om ht bstand t slctrn dat dint t wordn inglzn. Upload: Klik vrvolgns op Upload om ht bstand in ht Vrwrking bankmutatis van Minox op t nmn. Bokstuknummr En van d volgnd optis kan wordn gkozn: Ovrnam uit 'Ondrhoud Algmn Dagbokn' : Ht laatst gbruikt bokstuknummr uit ht bankbok wordt vrmld in Ondrhoud Algmn Dagbokn. Dat nummr kan wordn ovrgnomn in d bankmutati in ht vld Bokstuknummr. Eign nummr : Idr bankmutati bvat in ht vld Bokstuknummr ht nummr dat hir wordt ingtotst. Volgord En van d volgnd optis kan wordn gkozn: Standaa rd : D volgord van ht bankbstand wordt ghantrd. In dz volgord lvrt d bank d mutatis aan. Valutada tum : D mutatis wordn gsortrd op valutadatum. Subadministrati Dit is d omschrijving zoals di in d mutati van ht bankbok zal wordn vrmld in ht gval van d subadministrati (dbiturn of crditurn). En van d volgnd optis kan wordn gkozn: Zoknaam dbitur /crditur : D zoknaam van d dbitur of crditur zoals di is vrmld in d basisggvns van Minox wordt ovrgnomn in d omschrijving van d bankmutati. Omschrijvin g uit bankbstand : D omschrijving zoals di in ht bankbstand voorkomt, wordt ovrgnomn in ht vld Omschrijving van d bankmutati.

4 Naam uit bankbstand : D naam zoals di in ht bankbstand voorkomt bij "tgnrkning", wordt ovrgnomn in ht vld Omschrijving van d bankmutati. Eign tkst : Er kan handmatig n tkst wordn ingvord. Dz tkst wordt opgnomn in ht vld Omschrijving van idr bankmutati. Grootbok Dit is d omschrijving zoals di in d mutati van ht bankbok zal wordn vrmld in ht gval van n grootbokrkning. En van d volgnd optis kan wordn gkozn: Omschrijving uit bankbstand : D omschrijving zoals di in ht bankbstand voorkomt, wordt ovrgnomn in ht vld Omschrijving van d bankmutati. Naam uit bankbstand : D naam zoals di in ht bankbstand voorkomt bij "tgnrkning", wordt ovrgnomn in ht vld Omschrijving van d bankmutati. Eign tkst : Er kan handmatig n tkst wordn ingvord. Dz tkst wordt opgnomn in ht vld Omschrijving van idr bankmutati. Voorstl OK D inggvn slctis zijn akkoord n d tab Voorstl wordt gopnd. Annulrn Ht programma Vrwrking bankmutatis wordt afgslotn. Navigati Navigrn door d rgls in d tab Voorstl kan mt bhulp van d pijltotsn. U kunt naar d rst rgl van ht Voorstl door middl van dz knop. Dz functi wordt lichtgrijs wrggvn indin d cursor rds op d rst rgl staat. U kunt naar d vorig rgl door middl van dz knop. Dz functi wordt lichtgrijs wrggvn indin d cursor op d rst rgl staat. Ht huidig rcord (in dit gval 83) n ht totaal aantal rcords (186) wordn automatisch wrggvn. U kunt naar d volgnd rgl door middl van dz knop. Dz functi wordt lichtgrijs wrggvn indin d cursor op d laatst rgl staat. U kunt naar d laatst rgl van ht Voorstl door middl van dz knop. Dz functi wordt lichtgrijs wrggvn indin d cursor rds op d laatst rgl staat. Indin n knop nit bschikbaar of van topassing is, wordt dz automatisch lichtgrijs wrggvn. Knoppn Mt bhulp van d knoppn kan r snl n fficiënt wordn gwrkt. Indin n knop nit bschikbaar of van topassing is, wordt dz automatisch lichtgrijs wrggvn. Dit is md afhanklijk van d tab (Voorstl of ) waarin u zich bvindt.

5 Knop Omschrijving Bschikbaar in Tab Aanmakn Er wordt n niuw rgl aangmaakt. Dz rgl wordt togvogd aan ht ind van d bstaand rgl(s). Tussnvogn Er wordt n niuw rgl aangmaakt di wordt tussngvogd in d bstaand rgls. Opslaan Ht opslaan van d wijzigingn of van n niuw aangmaakt rgl. Opslaan n Niuw rgl Ht opslaan van d wijzigingn of van n niuw aangmaakt rgl. Na ht opslaan wordt dirct ht aanmakn van n niuw rgl gstart. Annulrn Ht ophffn van d gmaakt wijzigingn in n rgl. Ook ht aanmakn van n niuw rgl wordt hirm ongdaan gmaakt. Ht annulrn mot daarna dfinitif bvstigd wordn. Vrwijdrn rgl En rgl vrwijdrn. D t vrwijdrn rgl dint rst t wordn gslctrd. Voorstl Ht vrwijdrn mot daarna dfinitif bvstigd wordn. Filtrs Mt bhulp van n filtr kan wordn bpaald wlk rgls mn wnst t zin: Voorstl Door ht instlln van n filtr mt bijv. d Nit (ghl) bvstigd rgls, is ht gmakklijk om t bkijkn wlk rgls nog bwrkt motn wordn. Afdrukkn Er kan n ovrzicht wordn gprint van d rgls in ht Voorstl. Er kan n kuz wordn gmaakt wlk rgls motn wordn afgdrukt: Voorstl Nit bvstigd Bvstigd All Vrwrkn Klik op vrwrkn indin all mutatis akkoord zijn n kunnn wordn vrwrkt in d financiël administrati. Automatisch wordt ht ondrdl Vrwrkn opgstart. Voorstl Rgls

6 Nadat vanuit ht tabblad Slcti voor Voorstl is gkozn, vrschijnt ht tabblad Voorstl op schrm. Er is dan n vrwrkingsvoorstl aangmaakt op basis van ht gslctrd bstand. Aan d hand van n uitgbrid hrknningsprocdur wordt n vrwrkingsvoorstl aangmaakt. Indin d laatst kr dat r gbruik is gmaakt van ht programma Vrwrking bankmutatis, nit is gkozn voor Vrwrkn maar voor Sluitn, vrschijnt dirct dit tabblad op schrm mt daarin ht laatst btalingsvoorstl. Alln bankmutatis di btrkking hbbn op n bank- of gironummr dat is opggvn bij n van d dagbokn in Ondrhoud Algmn Dagbokn, wordn in ht vrwrkingsvoorstl opgnomn. D procdur, di lk bankmutati door middl van n aantal controls probrt t hrknnn, is als volgt: 1. Crditurnbtalingn di vrricht zijn mt ht ondrdl Automatisch btalingn wordn dirct hrknd. Dz postn zulln wordn afgbokt van d grootbokrkning Automatisch btalingn di u hbt opggvn in d tab Grootbok van Ondrhoud Algmn Basisggvns administrati. 2. Dbiturnontvangstn di afkomstig zijn van ht ondrdl Incasso wordn dirct hrknd. Dz postn zulln wordn afgbokt van d grootbokrkning Incasso di u hbt opggvn in d tab Grootbok van Ondrhoud Algmn Basisggvns administrati. 3. Aan d hand van ht bank- of gironummr van d tgnpartij, wordt gzocht bij d bank- n gironummrs di zijn inggvn bij d dbiturn n crditurn. Indin ht nummr wordt gvondn, gaat d procdur vrdr mt punt 7 om n factuurnummr t achtrhaln. 4. In d omschrijving van d bankmutati wordt gzocht naar n dbiturn- of crditurnnummr. Indin r n wordt gvondn, gaat d procdur vrdr mt punt 7 om n factuurnummr t achtrhaln. 5. In d omschrijving van d bankmutati wordt gzocht naar n hrknningstkst. Wannr n tkst wordt gvondn, di vrwijst naar n grootbokrkning, dan is daarm d bankmutati hrknd n stopt d procdur. Wordt n tkst gvondn, di vrwijst naar n dbiturn- of crditurnnummr, dan gaat d procdur vrdr mt punt 7 om n factuurnummr t achtrhaln. 6. Indin in d omschrijving van d bankmutati n (factuur)nummr is vrmld, dan wordt ht hl opnstaand postn-bstand gcontrolrd op aanwzighid van dat nummr. Indin dit nit lukt, dan wordt d hrknningsprocdur gstopt n is d bankmutati nit hrknd. 7. Nadat is vastgstld op wlk dbitur of crditur d mutati btrkking hft, wordt vrdr gzocht naar n bijbhornd opnstaand post. Dit gburt door in d bankmutati t zokn naar n opggvn factuurnummr of factuurnummrs. Wordt r gn factuurnummr gvondn, dan blijft ht bij n gdltlijk hrknning: Status "Nit ghl bvstigd". Ht programma is in staat om vntul vrzamlbtalingn t vrwrkn, mits d factuurnummrs, waarop d btaling btrkking hft in ht btalingsknmrk zijn opgnomn. Nadat n rst factuur is hrknd n ht btaald bdrag is grotr dan ht factuurbdrag dan gaat ht programma op zok naar n volgnd factuur, totdat ht volldig bdrag is afglttrd of totdat r gn factuur mr wordt gvondn. In ht laatst gval blijft r n onvrwrkt bdrag ovr n zal d bankmutati als "Nit bvstigd" wordn gmarkrd. Wijzign rgl (naar tabblad ) Bstaand rgl wijzign. Automatisch komt d cursor in d Bwrkingsmodus. (Dit kan ook door op d tab t klikkn.) Zi ook d bschrijving van d knoppn in d knoppnbalk voor nog mr moglijkhdn. Voorstl ggvns Bovnin ht schrm staat d volgnd informati: I B AN Dit is ht bankrkningnummr zoals dat voorkomt in ht t vrwrkn bstand. Ht is nit moglijk om dit nummr aan t passn. Ht rkningnummr dint t zijn ingvuld in één van d dagbokn mt d soort Bank in Ondrhoud Algmn Dagbokn. Indin r vrschillnd bankrkningnummrs aanwzig zijn in ht bstand dan wordn dz rgls ook in vrschillnd dagbokn inglzn.

7 I B A N - t g n r k ni ng Aan d hand van dit bank- of gironummr van d tgnpartij, wordt gzocht bij d bank- n gironummrs di zijn inggvn bij d dbiturn n crditurn. A fs c h rif tn u m m r Ht nummr van ht bankafschrift. Dit nummr wordt automatisch door Minox ggnrrd n bstaat uit d dag n d maand van d systmdatum (bijvoorbld 1209 voor 12 sptmbr). Dit is d valutadatum zoals di vrmld is op ht bankafschrift. D datum op d V bokingsrgl mag afwijkn van dz valutadatum. al ut a d at um O m s c h rij vi ng Dit is d omschrijving zoals di vrmld is op ht bankafschrift. O.a. aan d hand van dz omschrijving probrt Minox d bankmutati automatisch in t lzn.

8 Er zijn dri moglijkhdn: S ta tus : Bvstigd Bankmutatis krijgn d status Bvstigd als: zowl n dbiturnnummr als n factuurnummr gvondn is n ht bdrag van d bankmutati prcis ovrnstmt mt d gvondn opnstaand post(n). r sprak is van n crditurnbtaling di is vrricht mt ht ondrdl Minox Automatisch btalingn. r sprak is van n dbiturnontvangst afkomstig van ht ondrdl Minox Incasso. r sprak is van n gvondn grootbokrkning via d hrknningstkstn. : Nit ghl bvstigd Bankmutatis krijgn d status Nit ghl bvstigd als: r wl n rkningnummr gvondn is, maar gn factuurnummr. r n rkningnummr n factuurnummr gvondn zijn, maar ht bdrag van d bankmutati is klinr dan ht bdrag van d gvondn opnstaand post. D opnstaand post wordt nit volldig afgbokt. r n rkningnummr n factuurnummr gvondn zijn, maar ht bdrag van d bankmutati is grotr dan ht bdrag van d gvondn opnstaand post(n). Er kan bijvoorbld sprak zijn van n vrzamlbtaling, waarbij nit all factuurnummrs zijn hrknd. Er blijft n bdrag ovr dat nog uitgsplitst mot wordn. : Nit bvstigd Bankmutatis krijgn d status Nit bvstigd als: r gn rkningnummr (grootbok, dbitur, crditur) gvondn is. R k ni n g h rk n d op Critria waarop n rkning wordt hrknd: Hrknningstkstn IBAN Naam Rkningnummr in d omschrijving Automatisch btalingn knmrk O P h rk n d op Moglijkhdn: Factuurbdrag Factuurnummrs in d omschrijving D naam van d tgnpartij. N a am

9 B d r ag Afhanklijk van d mutati (btaling van dbitur of btaling aan crditur) staat hir n positif of ngatif bdrag. V r w rkt Ht bdrag dat hir staat mot (nog) wordn afgbokt. Als d mutati corrct is afgbokt, staat hir htzlfd bdrag als in ht vld Bdrag. T v r w rk n Voor ht corrct vrwrkn van n bankmutati mot d rubrik T vrwrkn lg zijn als u d tab sluit. All bdragn di hir staan, wordn tijdns d dfinitiv vrwrking van ht vrwrkingsvoorstl gbokt op d rkning Bokingsvrschilln di u hbt opggvn in d tab Grootbok van Ondrhoud Algmn Basisggvns administrati. Status D status wordt automatisch door Minox bpaald: : Bvstigd Bankmutatis krijgn d status Bvstigd als: zowl n dbiturnnummr als n factuurnummr gvondn is n ht bdrag van d bankmutati prcis ovrnstmt mt d gvondn opnstaand post(n). r sprak is van n crditurnbtaling di is vrricht mt ht ondrdl Minox Automatisch btalingn. r sprak is van n dbiturnontvangst afkomstig van ht ondrdl Minox Incasso. r sprak is van n gvondn grootbokrkning via d hrknningstkstn. : Nit bvstigd Bankmutatis krijgn d status Nit bvstigd als: r wl n rkningnummr gvondn is, maar gn factuurnummr. r n rkningnummr n factuurnummr gvondn zijn, maar ht bdrag van d bankmutati is klinr dan ht bdrag van d gvondn opnstaand post. D opnstaand post wordt nit volldig afgbokt. r n rkningnummr n factuurnummr gvondn zijn, maar ht bdrag van d bankmutati is grotr dan ht bdrag van d gvondn opnstaand post(n). Er kan bijvoorbld sprak zijn van n vrzamlbtaling, waarbij nit all factuurnummrs zijn hrknd. Er blijft n bdrag ovr dat nog uitgsplitst mot wordn. r gn rkningnummr (grootbok, dbitur, crditur) gvondn is. Dsgwnst is ht moglijk om hir d status aan t passn. Info In ht middn van ht schrm staat informati ovr o.a. d gslctrd rkning: Omschrijving rkningnr. Na d ingav van ht rkningnummr op d rgl, trft u hir informati aan: Grootbok : Grootbokrkningnummr, Omschrijving n Voorstl BTW-cod. Dbitur : Nummr, Naam, Adrs n Woonplaats.

10 Crditur : Nummr, Naam, Adrs n Woonplaats. Mmo Indin in d basisggvns van d rkning ht vld "Mmo tonn" is aangvinkt, wordt d mmotkst automatisch op ht schrm gtoond. Omschrijving kostnsoort/-plaats Indin bij n grootbokrkning sprak is van n kostnsoort n -plaats, wordn hirvan d nummrs n omschrijvingn gtoond. Opnstaand post info Ingval van n dbitur of crditur wordt hir d informati wrggvn van d opnstaand post. Factuur nr. : Ht factuurnummr van d opnstaand post. Datum : D datum waarm d opnstaand post is ingbokt. Valuta : D valutacod van d opnstaand post wordt hir vrmld. Bdrag : Hir staat ht factuurbdrag van d oorspronklijk opnstaand post in d bokhoudvaluta (EUR). Btaald : Hir staat ht rds btaald bdrag van d opnstaand post in d bokhoudvaluta (EUR). Saldo : Hir staat ht saldo van d opnstaand post in d bokhoudvaluta (EUR). Ht vld is lg indin d post in zijn ghl is btaald. Krditb prking/ : Indin van topassing, wordt wrggvn of r sprak is van Krditbprking of Btalingskorting. Btaling skorting Rstant : Bdrag dat na btaling nog opnstaat. Rgl bwrkn Wannr n bankmutati ghl of gdltlijk is hrknd, staan hir d door Minox voorgstld boking(n). Dz bokingsrgls kunt u aanvulln of wijzign. D wrking van dit gdlt is idntik aan di van d bokingsprogramma's. Wannr n opnstaand post nit volldig is btaald, blijft d post opnstaan mt ht rstant-bdrag. Als ht rstant-bdrag afgbokt mag wordn, dint u zlf d noodzaklijk bokingn to t vogn (Btalingsvrschilln / aan Dbiturn). Vrwrkn Priodnr. Hir kunt u ht priodnummr ingvn waarin d mutatis vrwrkt dinn t wordn. Ovrnmn bankrkningnr.

11 En van d blangrijkst slutls voor hrknning van n bankmutati is ht bank/gironummr van d tgnpartij. Dit nummr is unik n wordt altijd in d bankmutati vrmld. Wannr n bankmutati is bvstigd, kunt u ht bank/gironummr automatisch op latn nmn in d stamggvns van d hrknd dbitur of crditur.