DIGITALE DIENSTVERLENING IN EEN GEMEENTE

Transcriptie

1 DIGITALE DIENSTVERLENING IN EEN GEMEENTE Uitwerking vandaag, ideeën voor morgen omtrent dossier-, producten dienstgericht werken binnen Steden, Gemeenten en OCMW s.

2 Informatisering lokale overheden In tijd Eerste digitale systemen Intercommunale samenwerkingsverbanden Commerciële IC s Vrije markt vindt Loc Gov? Automatisering behoort niet tot de kerntaken ICT is louter technisch Daarvoor betalen we mensen ICT kost alleen maar geld ICT is niet HR besparend Werd er meegedacht over de ICT in de organisatie, vanuit die organisatie/ het beleid? Zo ja, door wie?

3 Informatisering lokale overheden Waartoe dient ICT? Automatiseren van de werkingsprocessen (verwerkingssnelheid) Digitale data beschikbaar maken Automatiseren als een collectieve taak en verantwoordelijkheid van iedereen(!) Zijn we klaar voor de uitdagingen waar we voor staan? Snellere en efficientere dienstverlening? Veeleisende en steeds hippere burger Beheers- en beleidscyclus?

4 Waar zit het probleem?

5 Probleemstelling De verticale silostructuur zit bij vele besturen stevig ingeburgerd Vb: milieupakket, bevolkingspakket, boekhoudpakket, Compatibiliteit tussen diverse systemen?! Vb. personeelsgegevens zitten in diverse pakketten. Weten we waar onze informatie zit? Kennen we de status van een dossier? Kennen we onze processen? Zijn ze optimaal? Zijn ze efficiënt?

6 Situatie (1) Burger (klant) Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst Lokaal Bevolkingsbestand Ondernemingen Meldingssysteem Sportevenementen Rijksregister Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

7 Situatie (2)? Burger (klant) Burgerlijke Stand Milieudienst Technische dienst Sportdienst Lokaal Bevolkingsbestand Milieuvergunningen Meldingssysteem Sportevenementen Rijksregister Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

8 Waarover gaat het? Teveel diverse databanken met dezelfde informatie (historisch gegroeid vanuit deeloplossingen) Gegevens uit elkaar halen. Personen & Organisaties (in-, extern), Verenigingen, Gecentraliseerde gegevens (generisch) Dossiers (intern/extern) Metadata binnen de bestaande back-end systemen, de pakketten (specifiek) Back-end & Front-end (verticaal) Midoffice! (horizontaal)

9 Waarover gaat het?

10 Data-analyse (2) Midoffice? Hoofd met de benen leren praten (Jeroen Brinkman) diensten met beleid, beleid met diensten diensten met elkaar lokale overheid met de burger, burger met de lokale overheid Gecentraliseerde/generische gegevens Komen meestal uit de authentieke bronnen (RR, VKBO, CRAB, ) Datastroom tussen gewestelijke of federale overheid naar de lokale overheid. Er is behoefte aan een gekoppelde Lokale Authentieke Bron (LAB)

11 Hoe dan? We kunnen onze diensten niet sluiten(!) We kunnen wel onze platformen hertekenen en stapsgewijs integreren Ofwel Stap durven terugzetten en analyseren welke informatie we wanneer en waar nodig hebben. Factoren Integriteit?! Redundantie?! Veiligheid?!

12 De visie Stad OCMW Horizontale Applicatielaag Proceslaag (Business) Datawarehouse Hardwarelaag (virtualisatie) Netwerklaag (fiber optic) verzuilde situatie wegwerken door horizontale lagen te leggen

13 Kerndata? Informatie aan het werk in uw bestuur of conceptueel waartoe dient een CRM?

14 Even opwarmen Weet u hoeveel bouwaanvragen in uw gemeentebestuur momenteel in behandeling heeft? Weet u hoeveel serviceflats er over 10 jaar in uw gemeente zullen nodig zijn? Weet u hoeveel personeelsleden uw organisatie telt? Kent u de gemiddelde restfractie in uw gemeente? Kent u de gemiddelde doorlooptijd van een bouwvergunning in uw gemeente? Weet u hoeveel mensen met OMNIOstatuut in uw gemeente wonen? Weet u hoeveel bedrijven zich in uw gemeentebestuur afgelopen maand hebben gevestigd?

15 Is dit spam? Begin van een serieus probleem Is dit wel voor mij? Bij welk dossier hoort dit? Kopie aan burgemeester? Door te sturen aan diensthoofd X 15

16 Voor de burger?

17 Voor de medewerker?

18 Voor het beleid 18

19 Waarom MidOffice? Wat wil de burger? Kwaliteitsvolle dienstverlening Wat wil de medewerker van het bestuur? Een geïntegreerde werkomgeving Wat wil de beleidsmaker? Gegevens om het beleid te ondersteunen Zicht op het presteren van de organisatie

20 Wat zijn de hinderpalen? Voor kwaliteitsvolle dienstverlening Gegevens zitten verspreid Kanalen (mail, brief, loket, telefoon) zijn niet op elkaar afgestemd Vragen & meldingen van klanten zijn niet organisatiebreed zichtbaar Klant

21 Wat zijn de hinderpalen? Voor een geïntegreerde werkomgeving We werken al jaren met verticale applicaties (dienstgebonden applicaties: boekhouding, bibliotheek, ) We beschikken niet of nauwelijks over algemene data (veelvuldig voorkomende data die we moeten centraliseren) Persoonsgegevens Bedrijfsgegevens We missen vaak de skills om ruwe data te benaderen Medewerker

22 Wat zijn de hinderpalen? Voor een data-gedreven beleid? We beschikken niet of nauwelijks over algemene data Persoonsgegevens Bedrijfsgegevens We beschikken niet over een centrale opslag van algemene dossiergegevens Beleid

23 Wat hebben we dus nodig? Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats Algemene gegevens worden centraal opgeslagen Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven Algemene dossiergegevens worden centraal opgeslagen

24

25 Midoffice en architectuur Organisatie architectuur Procesarchitectuur MidOffice Informatiearchitectuur Applicatiearchitectuur Infrastructuurarchitectuur

26 Wat hebben we dus nodig? Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats Algemene gegevens worden centraal opgeslagen Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven Algemene dossiergegevens worden centraal opgeslagen => Broker (vertaling van A naar B) => LAB (lokale authentieke bron) => digitale werkomgeving => dossierkast

27 Applicatiearchitectuur Welke zijn de belangrijke componenten? Onzichtbare componenten Broker (berichtencentrale, gegevensmakelaar) LAB: Lokale Authentieke Bronnen Zichtbare componenten Gestructureerde werkomgeving Digitale Dossierkast

28 CRM, workflow, Wie, wat, status, Vertalen van A naar B Centrale Databank Personen Bedrijven Adressen

29 Groeipad(en)

30 Eerste en Tweede fase (uitvoering middenlaag ) Burger (klant) Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst onrechtstreeks Lokale Authentieke Bron + dossier Broker (datainterface, translator & triggercapacity) Lokaal Bevolkingsbestand Ondernemingen Meldingssysteem Sportevenementen rechtstreeks Broker (datainterface, translator & triggercapacity) Rijksregister Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen CRAB (GIS)

31 Derde fase (uitbreiding middenlaag ) Burger (klant) Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst Lokale Authentieke Bron + dossier + product/dienst (flow & status) Lokaal Bevolkingsbestand Ondernemingen Meldingssysteem Sportevenementen Rijksregister Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen CRAB (GIS)

32 De toekomst transparantie naar Centraal loket zonder confrontatie (kennis) van de back-endsystemen de pakketten (dit ifv de statussen van de dossiers) Beleid de informatie geven mbt de dossiers (statussen rapportering) Burger (PIP of personal information page) beveiligd eigen informatie opvragen/geven via een webpagina MyLokeren (ref. MyMinFin) Andere diensten

33 Toekomst MyLokeren.be Burger (klant) Centraal Loket / Dienst Beleid (-informatie) Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst Lokale Authentieke Bron + dossiers + product/dienst (flow & status) Lokaal Bevolkingsbestand Ondernemingen Meldingssysteem Sportevenementen MAGDA Rijksregister Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

34 Wat kunnen we SAMEN gaan doen

35 Terug naar de aarde Wat hebben we collectief? CRM werd opgezet inclusief LAB (lokale authentieke bron) Organisaties, koppeling VKBO (gesprek met Vlaanderen) Personen, koppeling met RR (gesprek met Federale) Adressen, koppeling met CRAB (AGIV / GEO-IT webservice) Dossier, de vertaling naar Klacht / Melding / Vraag Briefwisseling Contractenbeheer (in- en extern) Proces investeringsdossier (intern), leegstand, uitleendienst, technische dienst

36 Verdere opzet Ontsluiting processen naar intra- en internet. Koppelen CRM met backend systemen (= Henri Kissinger ronde met de klassieke softwarepartners) koppelen = via broker data-elementen ophalen en acties triggeren op basis van events. vbn. milieuvergunning? vergunningen?, Integratie Interbestuurlijke Producten en dienstencatalogus

37 Wat maakt dit project uitzonderlijk? e-gov? = Back to the Backend Rekening gehouden met koppelingen Authentieke Bronnen Rekening gehouden met bestaande backend systemen die specifiek blijven (! eigen processen) Opkuisen en in kaart brengen vd datawarehouse (data-elementen) Niet enkel centraal adressenbestand gecreëerd (alle generische basisentiteiten incl. metadata) Dossiers opmaken op de middenlaag (dossier komt immers uit diverse back-endsystemen). Product/Dienst uitgewerkt op de middenlaag +Procesflow (Horiz.Processen), Statussen naar boven halen (Vert.Processen) Klaar voor openstandaarden (inter-gov, intergemeentelijk, ) Data van overheid naar overheid! (zonder intermediaire)

38 Wat maakt dit project bijzonder? dan pas de Front-end Niet, louter downloaden van formulieren (e-gov 1.0). Niet, louter invullen en opzetten van een nieuwe silo (e-gov 2.0). Geen toeters en bellen zonder integratie Wel, een geïntegreerde werking van front- en back-end.? Burger (klant) E-Gov 1.0 E-Gov 2.0 Klant / Dossier / Product&Dienst

39 Dus Liever bescheiden beginnen met een goed fundament Dan ongefundeerd grote gebouwen willen neerzetten

40 Visie? V-ICT-OR kan/wil faciliteren Eerste stap brochure kennisdata - bewustwording Creatie denktank/stuurgroep V-ICT-OR personeelslid (Manu Coene / Brian Greven) Deelnemende steden & gemeenten Doelstelling zomer 2011 Inventarisering van de bestaande oplossingen Wat zijn de organisatorische en technologische uitdagingen? Wat zijn de eerste stappen die we moeten zetten? Wat zijn de mogelijkheden tot samenwerking? Eventuele op te ruimen hinderpalen

41 Vragen? Uitwerking vandaag, ideeën voor morgen omtrent dossier-, producten dienstgericht werken binnen Steden, Gemeenten en OCMW s.