Administratieve belasting in de langdurige zorg

Transcriptie

1 Administratieve belasting in de langdurige zorg De uitkomsten van uw organisatie (voorbeeldrapportage) Augustus

2 Wat vindt u in deze rapportage 1 Inleiding en resultaat 2 Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg 3 Uitkomsten van uw organisatie 4 Referentiecijfers van uw type zorgvorm 5 Referentiecijfers langdurige zorg 2

3 1 Inleiding en resultaat Voorbeeldrapportage Augustus

4 1. Inleiding en resultaat Minder administratieve belasting begint met inzicht Werken in de zorg vereist ook het vervullen van de nodige administratieve taken door medewerkers in het primaire proces. De uitdaging is dit zo effectief en efficiënt mogelijk te organiseren, zodat het zo min mogelijk ten koste gaat van de directe zorg en tevredenheid van medewerkers en cliënten. Het uitgangspunt is alleen datgene vastleggen wat noodzakelijk is voor de kwaliteit van de zorg. Dit moet op een zo eenvoudig mogelijke manier plaatsvinden om de tijdsbesteding van medewerkers en eventuele fouten te minimaliseren. Belangrijke doelstelling van de overheid Het beperken van de administratieve belasting tot een noodzakelijk minimum is al jaren een doelstelling van de overheid. Zo heeft het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport dit jaar een rapport gepresenteerd genaamd Actieplan (ont)regel de zorg. Per sector wordt uiteengezet welke verbeterpunten op korte termijn gerealiseerd moeten worden om de regeldruk in de zorg terug te dringen. 4

5 2. Inleiding en resultaat Wat wij kunnen bijdragen voor uw organisatie Een vergelijking van uw organisatie met de referentiegroep Om een bijdrage te leveren aan het beperken van de administratieve belasting bij zorgorganisaties, onderzoekt Berenschot sinds drie jaar hoe medewerkers deze belasting ervaren, hoeveel tijd zij kwijt zijn aan administratieve taken en welke verbetermogelijkheden zij zelf zien. Dit jaar hebben wij de werktevredenheid en eventuele vertrekintentie van medewerkers aan dit onderzoek toegevoegd. Deze cijfers bieden interessante inzichten, mede vanuit het perspectief van de oplopende personeelstekorten in de zorg. De extra toelichtingen van medewerkers vindt u (geanonimiseerd) in een separaat bijgevoegd pdf bestand open antwoorden. Aan dit onderzoek hebben sinds 2016 ruim medewerkers op vrijwillige en anonieme basis deel. Dit jaar hebben ruim medewerkers deelgenomen, waaronder ook medewerkers uit uw organisatie. Dit zijn alleen medewerkers uit het primaire zorgproces. Dit rapport biedt inzichten in de administratieve belasting van uw organisatie afgezet tegen de gemiddelden van uw zorgvorm (VVT/GHZ/GGZ) en de langdurige zorg in zijn geheel. De referentiegroep bestaat uit alle respondenten die dit jaar hebben meegedaan aan het onderzoek. 5

6 2 Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg Voorbeeldrapportage Augustus

7 2. Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) We zien een stijging in de administratieve belasting We gaan eerst kort in op de uitkomsten in de langdurige zorg in Uit ons onderzoek blijkt het volgende: Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden 31% van hun tijd aan administratieve taken, waar zij 17% zelf acceptabel vinden. Ondanks de initiatieven van afgelopen jaren om de administratieve belasting terug te dringen, zien wij een stijging van 25% in 2016 en 2017 naar 31% in Negen op de tien medewerkers ervaren administratieve taken als enigszins (33%) of zeer (57%) belastend overweegt een overstap binnen of buiten de zorg De administratieve belasting is hoger bij mensen met grotere contracten. Dit zagen wij ook in de voorgaande jaren. Bij de GGZ wordt de administratie als meest belastend ervaren. 38% van de respondenten heeft de afgelopen paar maanden een baan bij een andere zorgorganisatie overwogen. 3 heeft de afgelopen paar maanden een baan buiten de zorg overwogen. 7

8 Feitelijke en acceptabele administratieve belasting per zorgvorm in Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) 4 3 Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd) per zorgvorm (cijfers 2018) 28% 31% 34% 31% 2 17% 17% 18% 17% VVT GHZ GGZ Totaal Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 8

9 Ontwikkeling feitelijke en acceptabele administratieve belasting in de periode Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) 4 Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van de totale werktijd) door de jaren heen 3 25% 25% 31% 26% 2 15% 14% 17% 15% Totaal Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 9

10 Mate waarin medewerkers de administratie taken als belastend ervaren (2018) 2. Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) Hoe belastend vindt u administratieve taken? (cijfers 2018) 33% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 57% 10

11 Mate waarin medewerkers de administratie taken als belastend ervaren, per zorgvorm in Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 57% 33% VVT 13% 61% 26% GHZ 12% 6 28% GGZ 5% 48% 47% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 11

12 Mate waarin medewerkers de administratie taken als belastend ervaren, per jaar weergegeven ( ) 2. Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 54% 36% % 33% % 51% % 53% 35% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 12

13 De taken die zorgprofessionals als het meest belastbaar ervaren (2018) 2. Belangrijkste uitkomsten langdurige zorg (VVT/GHZ/GGZ) Aandeel zorgprofessionals dat een taak als belastend ervaart, een top 5: Aanmaken en bijhouden ECD/EPD (en/of zorgplan) Overleg & overdracht (bijvoorbeeld MDO s, uitwerken notulen). Opstellen rapportages over begeleiding. Plannen & roosteren. Evaluaties. 13

14 3 Uitkomsten van uw organisatie Voorbeeldrapportage Augustus

15 Welke uitkomsten vindt u in deze rapportage? 3. Uitkomsten van uw organisatie Een overzicht van het aantal respondenten uit uw organisatie (pagina 16). De feitelijke administratieve belasting in verhouding tot wat men acceptabel vindt (pagina 17, 18, 19). Hoe de administratieve belasting ervaren wordt door de respondenten (pagina 17, 20, 21). Een overzicht van welke administratieve taken de meeste tijd kosten (pagina 22). Inzichten in de werktevredenheid onder respondenten (pagina 23). Inzichten in de vertrekintenties onder respondenten (pagina 24). Specifieke uitkomsten door een verdeling op functie- en contractniveau (pagina 18 t/m 21). 15

16 Een overzicht van het aantal respondenten uit uw organisatie 3. Uitkomsten van uw organisatie Organisatie X max 8 uur max 16 uur max 24 uur max 32 uur max 36 uur meer dan 36 uur Overig Totaal Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel Totaal Belangrijk: In sommige gevallen is de respons beperkt bij een bepaalde contractomvang of functieniveau. Hier moet rekening mee gehouden worden bij het interpreteren van de uitkomsten. Een beperkt aantal respondenten kan namelijk een vertekend beeld opleveren. Onder overig vallen respondenten waarbij de grootte van het contract niet duidelijk was. 16

17 De feitelijke administratieve belasting in verhouding tot wat men acceptabel vindt en de ervaren belasting van deze taken 3. Uitkomsten van uw organisatie 3 2 Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd) Hoe belastend vindt u administratieve taken? 16% 26% Niet belastend Enigszins belastend 25% 15% 58% Zeer belastend Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 17

18 De feitelijke administratieve belasting in verhouding tot wat men acceptabel vindt per contractomvang 3. Uitkomsten van uw organisatie 4 Feitelijke en acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd), verdeeld onder contractomvang 3 23% 22% 31% 28% 25% 2 18% 17% 13% 17% 17% 15% max 8 uur max 16 uur max 24 uur max 32 uur max 36 uur meer dan 36 uur Totaal Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 18

19 Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel Totaal De feitelijke administratieve belasting in verhouding tot wat men acceptabel vindt per functie 3. Uitkomsten van uw organisatie Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd) per functie 3 26% 26% 25% 2 11% 16% 18% 15% 15% Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 19

20 Hoe de administratieve belasting ervaren wordt door de respondenten naar contractomvang 3. Uitkomsten van uw organisatie Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 16% 58% 26% meer dan 36 uur max 36 uur 27% 64% 9% max 32 uur 58% 32% max 24 uur 14% 57% 29% max 16 uur 2 67% 13% max 8 uur 75% 25% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 20

21 Hoe de administratieve belasting ervaren wordt door de respondenten per functie 3. Uitkomsten van uw organisatie Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 16% 58% 26% Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel 14% 59% 27% Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties 31% 46% 23% Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 21

22 Een overzicht van welke administratieve taken de meeste tijd kosten 3. Uitkomsten van uw organisatie Aandeel zorgprofessionals dat een taak als belastend ervaart (%), een vergelijking met uw zorgvorm in Aanmaken en bijhouden ECD/EPD (en/of zorgplan). Overleg & overdracht (bijvoorbeeld MDO s, uitwerken notulen). Opstellen rapportages over begeleiding. Plannen & roosteren. Evaluaties. Specifieke taken verbonden aan rolhouder en/of aandachtsvelder. Afnemen en verwerken van score- en/of vragenlijsten / testen. Melding incidenten (zorg, gebouwveiligheid, facilitair, etc.). Bijhouden personele bezetting en urenregistratie. Correspondentie met cliënten en/of familie. Registratie hulpmiddelen. Opstellen dagprogramma s. Registratie medicijngebruik (voor zover dit geen onderdeel is van Opstellen kwaliteitsrapportages (bijvoorbeeld HKZ, HACCP). Opstellen rapportages over voeding. Opstellen hygiënerapportages. Opstellen zorgproductielijsten. Uw organisatie Uw zorgvorm 22

23 Inzicht in de tevredenheid met het werk 3. Uitkomsten van uw organisatie 7 Over het algemeen gezien, hoe tevreden bent u met uw werk?' % 2 19% 6% 9% 1% Zeer ontevreden Ontevreden Neutraal Tevreden Zeer tevreden 23

24 Inzicht in de vertrekintentie onder de respondenten 3. Uitkomsten van uw organisatie 5 Ik heb de afgelopen paar maanden gedacht aan een andere baan' 42% 4 34% 3 24% 2 13% 17% 19% 12% 18% 11% Zeer mee oneens Enigszins mee oneens Neutraal Enigszins mee eens Zeer mee eens 'Gedacht aan een baan bij een andere zorgorganisatie' 'Gedacht aan een baan buiten de zorg' 24

25 4. Referentiecijfers uw zorgvorm VVT Augustus

26 Feitelijke en acceptabele administratieve belasting per contractvorm 4. Referentiecijfers van uw type zorgvorm 4 Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd), verdeeld onder contractomvang 3 23% 23% 25% 3 31% 24% 28% 2 13% 12% 16% 18% 17% max 8 uur max 16 uur max 24 uur max 32 uur max 36 uur meer dan 36 uur Totaal Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 26

27 Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel Totaal Feitelijke en acceptabele administratieve belasting per functie 4. Referentiecijfers van uw type zorgvorm 5 Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd) per functie 46% % 25% 25% 22% 27% 28% 16% 16% 17% Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 27

28 Hoe belastend respondenten de administratieve taken vinden per contractvorm 4. Referentiecijfers van uw type zorgvorm Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 13% 61% 26% meer dan 36 uur max 36 uur 12% 55% 33% max 32 uur 9% 6 31% max 24 uur 15% 63% 22% max 16 uur 23% 6 17% max 8 uur 36% 55% 9% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 28

29 Hoe belastend respondenten de administratieve taken vinden per functie 4. Referentiecijfers van uw type zorgvorm Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 13% 61% 26% Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel 13% 6 27% Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties 15% 55% 3 Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies 6% 63% 31% Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) 17% 68% 15% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 29

30 5. Referentiecijfers langdurige zorg (VVT, GHZ & GGZ) Augustus

31 Feitelijke en acceptabele administratieve belasting per contractomvang 5. Referentiecijfers langdurige zorg 4 3 Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd), verdeeld onder contractomvang 38% 35% 33% 31% 27% 24% 2 19% 11% 13% 16% 19% 2 17% 17% max 8 uur max 16 uur max 24 uur max 32 uur max 36 uur meer dan 36 uur Totaal Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 31

32 Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel Totaal Feitelijke en acceptabele administratieve belasting per functie 5. Referentiecijfers langdurige zorg Feitelijke en 'acceptabele' administratieve belasting (in % van totale werktijd) per functie % 38% % 3 31% 18% 28% 31% 16% 17% Feitelijke tijdsbesteding aan adm.taken 'Acceptabele' tijdsbesteding aan adm.taken 32

33 Hoe belastend respondenten de administratieve taken vinden per contractvorm 5. Referentiecijfers langdurige zorg Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 57% 33% meer dan 36 uur 8% 58% 33% max 36 uur 7% 51% 42% max 32 uur 8% 55% 37% max 24 uur 13% 6 27% max 16 uur 17% 61% 22% max 8 uur 28% 64% 8% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 33

34 Hoe belastend respondenten de administratieve taken vinden per functie 5. Referentiecijfers langdurige zorg Hoe belastend vindt u administratieve taken? Totaal 57% 33% Verpleegkundig, opvoedkundig en verzorgend personeel 13% 59% 28% Personeel psychosociale behandel en begeleidingsfuncties 58% 32% Personeel onderzoeksfuncties (diagnostiek) 13% 5 38% Personeel medische en sociaalwetenschappelijke functies 3% 42% 55% Personeel behandelfuncties en behandelingsondersteunende functies (paramedische functies) 7% 59% 33% Niet belastend Enigszins belastend Zeer belastend 34

35 Inzicht in de tevredenheid met het werk 5. Referentiecijfers langdurige zorg 7 'Over het algemeen gezien, hoe tevreden bent u met uw werk?' % 2 18% 12% 1% 5% Zeer ontevreden Ontevreden Neutraal Tevreden Zeer tevreden 35

36 Inzicht in de vertrekintentie onder de respondenten 5. Referentiecijfers langdurige zorg % Ik heb de afgelopen paar maanden gedacht aan een andere baan' % 2 14% 18% 13% 14% 22% 8% Zeer mee oneens Enigszins mee oneens Neutraal Enigszins mee eens Zeer mee eens Gedacht aan een baan bij een andere zorgorganisatie 'Gedacht aan een baan buiten de zorg' 36

37 Heeft u nog vragen? Als u over deze voorbeeldrapportage nog vragen heeft, helpen wij u graag verder! U kunt in dat geval contact opnemen met Berenschot Via benchmarkcare@berenschot.nl of via

38 /berenschot 38