Realisatieplan e-zeewolde

Transcriptie

1 Realisatieplan e-zeewolde (Realisatie Elektronische Dienstverlening ) Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders Opdrachtnemer: projectgroep e-zeewolde Regie adviseur EGEM-i: Henk Wemmenhove E-adviseur EGEM-i: Herman Calis Coördinator e-zeewolde: Alfons Joosten Versie: 1.1 Datum: 11 december 2007 December 2007

2 Inhoudsopgave 0. Conclusies en aanbevelingen; beslispunten Inleiding Aanleiding Doelstelling realisatieplan Ondersteuning door EGEM-i Afbakening Verplichtingen en kwaliteitseisen Randvoorwaarden Samenvattend Wat willen we bereiken Uitgangspunten Elektronische Dienstverlening Visie en ambities Gemeente Zeewolde Elektronische Dienstverlening en de organisatie Organisatorische impact Realiseren van ambities Informatie-architectuur Project midoffice Project Document Management Relaties met andere projecten Organisatie e-zeewolde Welke acties: de projecten Inleiding Overzicht van de projecten Korte beschrijving per project Samenhang projecten Fasering projecten Wat is er voor nodig Inleiding Verwachte lasten Kader Opbrengsten Tot slot Communicatie Communicatieplan Communicatiedoelgroepen Communicatiedoelstellingen Niet praten maar doen Bijlagen...Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1. Projectbeschrijvingen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Financiële onderbouwing... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Verklarende woordenlijst... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 2

3 0. Conclusies en aanbevelingen; beslispunten Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van de gemeente Zeewolde wordt gevraagd akkoord te gaan met onderstaande punten die zullen moeten leiden tot de invoering van de e-overheidsvoorzieningen: - Verwachte resultaten programma en projecten Met de uitvoering van dit realisatieplan worden de verschillende e-overheidsvoorzieningen in samenhang met elkaar en aansluitend op de gemeentelijke doelstellingen gerealiseerd en in gebruik genomen (beheerd). Hiermee voldoet de Gemeente Zeewolde ten minste aan de wettelijke eisen ten aanzien van: - de basisregistraties, o.a. de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) - modernisering van de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) - gebruik van het Burgerservicenummer (BSN) - de invoering van de Omgevingsvergunning. Er wordt invulling gegeven aan de landelijke normen voor administratieve lastenverlichting en elektronische dienstverlening. De interne bedrijfsvoering wordt onder andere met elektronische hulpmiddelen op een hoger niveau gebracht, waarmee naar verwachting een betere externe dienstverlening wordt gecombineerd met een verder ontwikkelde bedrijfsvoering en een toegenomen efficiency. - Organisatorisch impact De omslag naar de elektronische overheid en het verleggen van de focus naar elektronische dienstverlening heeft grote organisatorische consequenties. De stap naar een elektronisch loket is niet alleen een technische (inzet van ICT-middelen) maar vooral ook een organisatorische. - Financiële middelen Voor de periode 2007 tot en met 2010 zijn de te verwachten lasten , waarvan aanvullend gedekt zal moeten worden. Lasten periode 2007 t/m 2010 Kostensoort Gedekt Ongedekt Subtotaal Beheerslasten licenties en beheer Kapitaallasten Personele capaciteit Totaal Voorgesteld wordt om de in de tabel opgenomen lasten voor de periode 2007 tot en met 2010 te dekken uit de Bestemmingsreserve organisatieontwikkeling en (e)-dienstverlening (zoals ingesteld bij de Nota Reserves en voorzieningen 2007) voor een bedrag van Ten aanzien van de gedekte lasten ad valt op te merken dat deze opgenomen zijn in de reeds gevoteerde kredieten vanuit het MIP en de voor dit onderwerp reeds bestaande Bestemmingsreserve (BAG). December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 3

4 - Tijdsplanning De planning van de diverse activiteiten is afgestemd op de deadlines van de diverse wettelijke verplichtingen, waarmee het merendeel van de werkzaamheden zal plaatsvinden in de periode Samenwerking ICT met gemeente Harderwijk De ingezette samenwerking op ICT gebied heeft natuurlijk ook gevolgen voor de opbouw van e-zeewolde, en ICT ontwikkelingen in het algemeen. Dit zal op de langere termijn kunnen resulteren in het gebruik van een overeenkomstig platform met gelijke kernapplicaties. Deze stap heeft naast technische en financiële consequenties ook een grote organisatorische impact. - Programma- en projectenorganisatie De verschillende projecten worden centraal gecoördineerd door de projectgroep e-zeewolde, die onder leiding staat van directielid A.G.M. Joosten. Het totale project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de directie. De voortgang van het project wordt gemonitord door de stuurgroep van het project e-zeewolde, bestaande uit de portefeuillehouder mevr. W. Prins, algemeen directeur R. van Nunspeet, projectleider directielid A.G.M. Joosten, een medewerker van de gemeente als gebruiker, en een externe adviseur. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 4

5 1. Inleiding Dit realisatieplan Elektronische Dienstverlening gemeente Zeewolde geeft uitwerking aan de bestuurlijke ambities van Raad en College op het vlak van Elektronische Dienstverlening. Deze ambities omvatten naast de implementatie van alle relevante wettelijke verplichtingen zoals basisregistraties, Wabo en Durp, de acties om de digitale dienstverlening verder uit te bouwen. 1.1 Aanleiding In 2005 hebben veel gemeenten aangegeven dat het grote aantal relevante initiatieven op het gebied van de e-overheid leidt tot stagnatie in de realisatie. Gemeenten hadden sterk behoefte aan prioritering en concrete ondersteuning bij de invoering van e-overheidsprojecten. Op basis van deze signalen hebben de Minister van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen in april 2006 hierover een bestuurlijke verklaring opgesteld en is besloten om via EGEM-i samenhangende en concrete hulp bij de invoering te bieden. De gemeente Zeewolde is op 29 mei 2007 na een intakeprocedure akkoord gegaan met de propositie van EGEM-i. In deze propositie is het voorstel gedaan hoe de gemeente Zeewolde de voorbereiding, inventarisatie en het ontwerp van de elektronische overheid kan uitvoeren, binnen de randvoorwaarden van de Verklaring. Hiertoe is een aantal dagen ondersteuning beschikbaar gesteld van een (door EGEM-i gecertificeerde) e-adviseur. De eerste stap die vervolgens is gezet is het vaststellen van het plan van aanpak EGEM-i voor de gemeente Zeewolde. In dat plan zijn de stappen benoemd om te komen tot dit realisatieplan e-overheid voor Zeewolde. Het plan van aanpak is in juni 2007 door het managementteam onderschreven en vastgesteld door de directie. 1.2 Doelstelling realisatieplan Dit onderhavige plan beschrijft de huidige situatie waarin de gemeente Zeewolde zich bevindt met betrekking tot de elektronische dienstverlening en de stappen die moeten worden gezet om het toekomstbeeld te kunnen realiseren. Doelstelling is om te komen tot elektronische dienstverlening via de frontoffice, die wordt ondersteund door professioneel opgezette en gekoppelde systemen in mid- en backoffice, en is geïntegreerd in de organisatie. Dit is alleen te bereiken door middel van een nauwe samenwerking tussen alle betrokken afdelingen, waardoor ook de interne organisatie voordelen ondervindt van de elektronische dienstverlening - vaak is de gemeente haar eigen klant. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 5

6 1.3 Ondersteuning door EGEM-i EGEM-i brengt een fasering van de invoering van de elektronische overheid aan in 5 fases: voorbereiding (fase 1), inventarisatie (fase 2), ontwerp (fase 3), realisatie (fase 4) en gebruik (fase 5). De ondersteuning door EGEM-i geldt voor de uitvoering van de eerste 3 fases, waarbij aandacht wordt besteed aan zes aspectgebieden: Informatie en ICT, processen, personeel en organisatie, regelgeving, verandermanagement en communicatie en besturing (zie figuur 1). Het Egem-i traject eindigt met de oplevering van dit (bestuurlijk geaccordeerd) realisatieplan. De uitvoering van dit realisatieplan dient door de gemeente zelf ter hand te worden genomen. 1.4 Afbakening Naast de zogenaamde e-zeewolde -projecten (zie hoofdstuk 4) lopen er binnen de organisatie nog een aantal gerelateerde projecten (zie par. 3.6) Deze vallen buiten de formele EGEM-kaders, en worden dan ook niet organisatorisch en financieel meegenomen in dit realisatieplan. Uiteraard vindt er wel nauwe afstemming plaats tussen de diverse projecten. Een aantal andere EGEM-i onderdelen is vooralsnog niet concreet opgenomen in dit realisatieplan omdat er nog onvoldoende details (planning, inhoudelijke eisen) bekend zijn gemaakt. Dit betreft: - deregulering / vermindering administratieve lasten (dit is een afzonderlijk traject via de Kamer van koophandel) - historische informatie (digitaliseren van de gemeentelijk geschiedenis) 1.5 Verplichtingen en kwaliteitseisen De gemeente Zeewolde heeft zich door gebruik te maken van het EGEM-i aanbod gecommitteerd aan een aantal verplichtingen: December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 6

7 - het tot stand brengen van dit realisatieplan, en bestuurlijke accordering daarvan - de uitvoering van het realisatieplan waaronder een aantal concreet omschreven resultaten. Naast de verplichtingen vanuit de EGEM-ondersteuning wordt de kwaliteit van de projecten gewaarborgd door enerzijds de formele audits op de basisregistraties, en anderzijds door de kwaliteitsbewaking die in de projecten plaatsvindt (binnen ieder project worden specifieke kwaliteitseisen opgesteld of opgelegd vanuit de landelijke voorzieningen). 1.6 Randvoorwaarden De realisatie van dit plan is een forse opgave. Het vraagt van de hele organisatie een aanzienlijke inzet om de beoogde omslag te maken. Voor elk van de projecten is een opdrachtformulering gemaakt (zie hiervoor hoofdstuk 4). Om tot resultaat te komen is het belangrijk dat wordt voldaan aan organisatorische randvoorwaarden, zoals adequaat projectmanagement, draagvlak, voldoende middelen (geld en capaciteit), commitment en behoud van voortgang. Ook zijn van groot belang: - de samenwerking met de gemeente Harderwijk - de totstandkoming van een Midoffice Het is de rol van de projectorganisatie om te zorgen dat aan deze randvoorwaarden wordt voldaan. Voldoende en op de betreffende doelgroep afgestemde communicatie is daarbij zeer belangrijk. Om die reden is ook een apart communicatieplan opgesteld. Meer hierover in hoofdstuk Samenvattend Globaal omvat dit realisatieplan e-zeewolde 2 delen: 1. acties om de elektronische dienstverlening vorm te geven (de "voorkant") 2. acties om het stelsel van basisregistraties (randvoorwaardelijk voor Elektronische Dienstverlening) in te voeren (de "achterkant") Om deze 2 delen goed op elkaar te laten aansluiten moeten naast het regelen en inrichten van de basisregistraties ook een aantal technische voorzieningen geregeld worden, zoals de technische infrastructuur in de vorm van een midoffice (meer hierover in hoofdstuk 3). December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 7

8 2. Wat willen we bereiken 2.1 Uitgangspunten Elektronische Dienstverlening Anticiperend op wettelijke maatregelen rondom de elektronische overheid, heeft de gemeentelijke organisatie in 2006 en 2007 een aantal onderwerpen voortvarend opgepakt om daarmee invulling te geven aan verbeterde dienstverlening. Er is steeds meer sprake van een duidelijk en breed gedeeld besef van de noodzaak om de nieuwe ontwikkelingen op te pakken. Dienstverlening is een breed begrip, waarbinnen het niet eenvoudig is om de samenhang te bewaken. Door te investeren in de elektronische overheid, moet het voor burgers en bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk verplicht diverse basisvoorzieningen te realiseren en hierop aan te sluiten. Daarnaast kunnen gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke informatiepositie van gemeenten te behouden en te verbeteren ten behoeve van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven bepaalt de toekomstige positie van de gemeente op diverse lokale thema s van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema s als veiligheid, leefbaarheid en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema s in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning). 2.2 Visie en ambities Gemeente Zeewolde De missie, visie en ambities voor de gemeente Zeewolde in relatie tot de (elektronische) dienstverlening c.q. e-zeewolde zijn in verschillende documenten verwoord. Hieronder zijn de belangrijkste passages geciteerd. De missie voor de organisatie: "Ons centrale doel is het leveren van door het gemeentebestuur vastgestelde diensten en producten aan onze klanten: individuen, organisaties en bedrijven. De klant staat centraal, zowel in onze werkwijze als de wijze waarop de organisatie is vormgegeven. We werken op een zakelijke en persoonlijke manier. We zijn resultaatgericht, kostenbewust en gaan op een vriendelijke, open en betrokken wijze met onze klanten om. De klanten zijn onze partners, zowel bij de voorbereiding als bij de uitvoering. Dat wil zeggen vooral dingen samen doen, maar ook overleg over de verschillende wensen en mogelijkheden om zo te komen tot een product op maat". Het coalitieakkoord Dit bevat de volgende uitgangspunten voor de gemeentelijke dienstverlening c.a.: December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 8

9 - "Het college stimuleert de dienstbaarheid van de gemeentelijke overheid aan de inwoners, zodat de kloof tussen bestuur en inwoners wordt gedicht." - "De dienstverlening van het ambtenarenapparaat aan de inwoners staat centraal." - "De ingezette koers van de omvorming van de ambtelijke organisatie naar een kleinere regieorganisatie in samenhang met efficiënt werken zal voortgezet worden." - "Door het college zal er visie ontwikkeld worden en beleid geïmplementeerd waarbij de dienstverlening van het ambtenarenapparaat aan de inwoners centraal staat. Dit moet er voor zorgen dat de overheid als betrouwbaar wordt ervaren en dienstbaarheid hoog in het vaandel staat." De aanbiedingsbrief van het college aan de raad bij de programmabegroting 2008 zegt het volgende over de elektronische overheid: "Gemeenten in Nederland staan aan de vooravond van een aantal belangrijke ontwikkelingen, waarbij de informatievoorziening een grote rol gaat spelen. Op VNG-niveau zijn gemeenten overeengekomen te investeren in de elektronische overheid zodat gekomen kan worden tot betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid. In de gemaakte afspraken is vastgelegd dat prioriteit wordt gegeven aan de realisatie van elektronische basisvoorzieningen zoals: - Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA) - Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) - DigiD - e-formulieren - Burgerservicenummer - Elektronische Nederlandse Identiteitskaart Van de ondersteuning die vanuit de landelijke overheid wordt aangeboden bij de invoering van de elektronische gemeente maken wij gebruik (het EGEM-i project). Het geheel zal de komende jaren een nu nog onbekende financiële en organisatorische impact hebben en zal uiteindelijk leiden tot de mogelijkheid een veelheid aan diensten sneller en 7x24 uur te leveren via internet. Wij zijn voornemens de hiervoor noodzakelijke inzet van incidentele middelen via de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling te laten verlopen. De noodzakelijke structurele lasten zullen, zodra bekend, via het reguliere proces van afwegingen tot u komen waarbij wordt aangetekend dat de mate van vrijheid in keuze beperkt zal zijn." Visie op klantgerichtheid en de realisatie daarvan De missie van de organisatie stelt de klant centraal. Dat heeft onder meer geleid tot de één-loket-gedachte en de start van de Servicebalie (incl. servicetelefoon) begin Zeewolde nam daarmee een voorschot op het nu landelijke streven van een centrale balie. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 9

10 In een groeiproces is de informatieverstrekking over en de afhandeling van steeds meer producten overgeheveld naar de Servicebalie. Inmiddels wordt ruim 80% van de vragen/dienstverlening meteen aan de balie afgehandeld. Die vragen komen niet alleen binnen aan de balie, maar ook via de telefoon, de website, en per post. De Servicebalie groeit toe naar een klant contact centrum (KCC). Dat blijkt ook uit de toenemende keten-benadering waarbij vooral op het gebied van wonen, zorg en welzijn informatie van buitengemeentelijke instellingen wordt betrokken. Daartoe wordt steeds meer samengewerkt met ketenpartners. Een klant contact centrum kan alleen functioneren als alle onderdelen daarvan (elektronisch) met elkaar verbonden zijn. De door-ontwikkeling van elektronische dienstverlening in het project e-zeewolde komt dus ook voor de Servicebalie op een natuurlijk moment. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 10

11 3. Elektronische Dienstverlening en de organisatie 3.1 Organisatorische impact De omslag naar de elektronische overheid en het verleggen van de focus naar elektronische dienstverlening heeft grote organisatorische consequenties. De stap naar een elektronisch loket is niet alleen een technische (inzet van ICTmiddelen) maar vooral ook een organisatorische. Immers, in het denken en handelen komt de klant (de afnemer) centraal te staan en dient het werkproces optimaal te worden ingericht om op de behoeften van de (interne) klant afgestemd te zijn. Door het inzetten van internet als kanaal wordt een informatievoorziening en dienstverlening op basis van 7 x 24 uur mogelijk en zal de afhandeling ook sneller kunnen verlopen. Dit betekent voor een (groot) aantal afdelingen een andere werkwijze en een andere manier van organiseren van het werk. De daarbij benodigde gegevens zullen snel en betrouwbaar beschikbaar moeten zijn. De ontwikkeling tendeert naar het werken in ketens, waarbij we niet meer op eilandjes onze eigen administraties bijhouden, maar ons steeds meer zullen moeten verlaten op door anderen aangeleverde gegevens. Dit is een natuurlijk ontwikkelingsproces: van oudsher zijn we er op gericht ons eigen werk zo goed mogelijk te organiseren, dus eigen systemen op te zetten en eigen bestanden bij te houden. Door de ontwikkeling naar meer samenhang en meer werken in ketens zullen we meer als onderdeel van een groter geheel gaan opereren. Dit vergt een samenwerkingscultuur. Hoe past dit in de organisatieontwikkeling? Sinds de invoering van de organisatieverandering in 2002 is stelselmatig gewerkt aan ontwikkeling van de organisatie en versterking van de bedrijfsvoering. De opbouw gebeurde gefaseerd (maar uiteraard wel in samenhang). Achtereenvolgens zijn de volgende onderwerpen aangepakt: 1. Implementatie van de structuur, waaronder de opbouw van de Servicebalie en het Grondbedrijf (als afzonderlijk project). 2. Er is veel geïnvesteerd in de cultuur en de bedrijfsvoering (met als resultaat: de bedrijfsvoering is op orde en de samenwerking is sterk verbeterd): - alle medewerkers hebben trainingen gevolgd op het gebied van communicatie, samenwerking en bedrijfsvoering; - onder de organisatie en bedrijfsvoering is een fundament gelegd door de vaststelling van het besturingsmodel, de principes van integraal management en de visie op de bedrijfsvoering; - de planning & control cyclus is opgebouwd, de kwaliteit van de producten in de budgetcyclus is verbeterd en gewerkt wordt met beheersplannen; - rechtmatigheid is een belangrijke prioriteit. 3. Regie/ samenwerking met Harderwijk. Sinds het besluit van de raad in 2005 is het onderwerp regie voortvarend opgepakt. Doel hiervan is versterking van de kwaliteit en continuïteit van de organisatie in een tijd waarin steeds meer taken naar gemeenten gedecentraliseerd worden en de eisen aan het functioneren steeds hoger December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 11

12 worden. Meer over de samenwerking met de gemeente Harderwijk leest u in par Klantgerichtheid. Sinds eind 2006 is aan klantgericht werken een extra accent gegeven. Nu de organisatie en de bedrijfsvoering op orde zijn, ligt het voor de hand om de blik nog meer naar buiten te richten. Uit dit alles volgt de conclusie dat e-zeewolde past in de natuurlijke doorontwikkeling van de organisatie. Personeelsbeleid Digitalisering van werkprocessen zal gevolgen hebben voor de kwaliteit van de arbeid en met name voor de arbeidsinhoud. Het werk wordt meer procesgeörienteerd. Dat vergt extra opleiding. Op termijn zal het aantal hoger opgeleide medewerkers toenemen. Het gaat om medewerkers die breed inzetbaar zijn met competenties die passen bij klant- en resultaatgerichtheid (flexibiliteit, klantgerichtheid, resultaatgerichtheid, samenwerking). Het personeelsbeleid zal moeten inspelen op de gevolgen van digitalisering voor de kwaliteit van de arbeid. Betrokkenheid van het werkveld Personeel & Organisatie Zaken in de fase van uitvoering van het realisatieplan is dan ook vanzelfsprekend. 3.2 Realiseren van ambities Voor realisatie van de ambities binnen de organisatie zijn aanpassingen nodig op een aantal terreinen, te weten processen, rollen, gegevens en de ondersteunende ICT. Processen en rollen Om processen voor inwoners, bedrijven en het eigen management transparant en efficiënt te maken en de kosten in de hand te houden, is een hoge mate van standaardisatie van processen nodig. Hiervoor wordt een procesmodel ontwikkeld, dat vervolgens wordt toegepast in de primaire processen van de organisatie. Hierbij zal een workflow management systeem (WFM) worden ingezet waarmee processen digitaal worden vastgelegd en dus kunnen worden gevolgd. Met de inzet van een Document Management Systeem (DMS) wordt het maken, beheren, inzien en uitwisselen van documenten geheel gedigitaliseerd. Gegevens De opbouw van het landelijk stelsel van basisregistraties legt de basis voor het principe van eenmalige gegevenslevering en meervoudig gegevensgebruik. De gemeente is verantwoordelijk voor de realisatie van basisregistraties personen en adressen & gebouwen, en de daadwerkelijke afname van alle basisgegevens door en in de hele organisatie. Een informatiearchitectuur geeft hier de uitgangspunten en kaders voor aan. ICT Voor realisatie van 24/7 digitale dienstverlening wordt een ICTarchitectuur ontwikkeld, waarin de Midoffice een cruciale rol vervult. Er zijn standaarden op het gebied van ICT nodig, die het mogelijk maken dat front- en backofficeapplicaties onderling en met elkaar December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 12

13 kunnen communiceren. Door het inrichten van dit Midoffice worden deze koppelingen gestroomlijnd en kunnen talloze individuele verbindingen tussen applicaties worden voorkomen. 3.3 Informatie-architectuur Om de e-overheid samenhangend te ontwikkelen, wordt uitgegaan van een landelijke architectuur. Deze architectuur bestaat uit een Front-, Mid- en Backoffice. Maar ICT is natuurlijk maar een middel. Het belangrijkste is dat de organisatie zich bewust is van onderlinge afhankelijkheid en volledige transparantie in de dagelijkse werkzaamheden en daar ook naar handelt. Schets van de informatie-architectuur Een belangrijke ontwikkeling is dat er meer samenhang komt tussen de informatiesystemen. Ook moet informatie gedeeld worden. Om overzicht te krijgen in de wijze waarop de verschillende systemen een relatie met elkaar hebben wordt uitgegaan van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA, zie figuur 2). In deze architectuur worden verschillende systemen ten opzichte van elkaar gepositioneerd. De moderne gemeente gaat uit van een Frontoffice waar het contact met de klanten plaatsvindt. Dit gebeurt via verschillende kanalen die op elkaar afgestemd zijn. Het mag op die manier niet uitmaken of een klant contact heeft via de balie of via internet. De wijze van afhandelen is gelijk. Verder vindt de afhandeling van meer specialistisch werk plaats in de Backoffice. De Backoffice zijn de vakafdelingen waarin de specialisten op een bepaald gebied werkzaam zijn. Om de relatie tussen de Front en de Backoffice te regelen wordt gebruik gemaakt van een Mid-Office. Dit kán organisatorisch worden opgelost. Er wordt echter steeds meer gebruik gemaakt van technische oplossingen die de koppeling tussen Front en Backoffice verzorgen. Meer over het Midoffice volgt later in dit hoofdstuk. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 13

14 Figuur 2. NORA: Nederlandse Overheids Referentie Architectuur 3.4 Project midoffice Om aan alle ontwikkelingen de komende jaren goed invulling te kunnen geven is een gedegen Informatisering- en Automatiseringsarchitectuur een absolute noodzaak. Een goede Midoffice oplossing vormt daarvan het hart. Het Midoffice als architectuurconcept bevindt zich tussen de front- en back office. De front office vormt de presentatielaag van een organisatie naar de buitenwereld; alle interactie daarmee speelt zich af in de front office. In de front office worden verschillende kanalen onderscheiden, zoals een callcenter, website en balie. De back office echter vormt het hart van de organisatie waar zich onzichtbaar voor de buitenwereld de primaire (gegevensverwerkende) processen afspelen. Het Midoffice fungeert daarbij als koppelvlak voor de verschillende front- en back office systemen en is daarbij niet slechts een architectuurconcept, maar laat zich ook concreet maken als een verzameling functionaliteiten die de processen in het front- en back office verbinden. Het Midoffice heeft dus een zeer belangrijke verkeersgeleidende functie voor vrijwel alle processen die met dienstverlening te maken hebben, het is de onmisbare spin in het web. Omdat dit zo'n essentieel onderdeel van de informatie-architectuur is, worden de vragen rond dit onderwerp in een apart project opgenomen (zie hoofdstuk 4). Onderdeel van dit project zal het advies zijn dat in samenwerking met de gemeente Harderwijk wordt opgesteld. 3.5 Project Document Management In het najaar van 2007 is een start gemaakt met de implementatie van een nieuw Document Management Systeem (DMS), waarmee de organisatie de eerste stap zet op het gebied van digitale postverwerking en archivering. Dit DMS zal een grote impact hebben op de manier van werken in de organisatie, met name omdat het zal leiden tot meer procesgeörienteerd werken (tegenover documentgeörienteerd nu), volgens vastgelegde processen in het DMS systeem. Deze toekomstige manier van werken hangt nauw samen met de inrichting van het genoemde Midoffice (zie par. 3.4) Voor veel van de e-zeewolde projecten betekent dit dat er samenhang moet zijn met het nieuwe DMS systeem, dat ook weer als een paraplu over de organisatie komt te liggen. Dit project kent een apart investeringsplaatje (is reeds in voorzien) en ook een apart implementatietraject o.l.v. een externe projectleider. Gezien de genoemde samenhang zal er veel onderlinge uitwisseling gaan plaatsvinden tussen de verschillende onderdelen van e-zeewolde en de DMS-implementatie. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 14

15 3.6 Relaties met andere projecten Naast de projecten die binnen het kader van e-zeewolde vallen is er nog een aantal relaties met andere projecten. Deze worden hieronder kort beschreven Samenwerking ICT met gemeente Harderwijk Vanaf het voorjaar 2006 zijn er gesprekken gevoerd tussen de gemeenten Harderwijk en Zeewolde over samenwerking. Dit heeft in de zomer van 2007 geresulteerd in een plan van aanpak. Dit plan beschrijft de werkwijze om tot ICT samenwerking te komen tussen beide gemeenten. Duidelijk is geworden dat: - op het terrein van de technische infrastructuur en het beheer ervan mogelijkheden zijn tot samenwerking. - dit geldt ook voor het informatiseringbeleid en de technische architectuur. Dit zal op de langere termijn kunnen resulteren in het gebruik van een overeenkomstig platform met gelijke kernapplicaties. De gemeente Zeewolde heeft hierin de keuze gemaakt om zich meer te gaan conformeren aan de architectuur zoals die in Harderwijk gebruikt wordt. Ook bij de inrichting van het Midoffice zal waar mogelijk één- op- één met Harderwijk opgetrokken worden om dit te realiseren. Toekomstige wijzigingen van platform en kernapplicaties zullen gefaseerd gaan plaatsvinden. Deze keuze heeft naast technische en financiële consequenties ook een grote organisatorische impact. In het voorjaar van 2008 wordt begonnen met de aanleg van een glasvezelkabel tussen beide gemeenten. Dit is de eerste stap naar het samenbrengen van het beheer. (Voor meer informatie wordt verwezen naar het "Plan van aanpak ICT Samenwerking Harderwijk en Zeewolde") Buiten de samenwerking met Harderwijk zal bij de uitvoering van e-zeewolde steeds zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van reeds opgebouwde expertise bij bijvoorbeeld EGEM, andere gemeenten en leveranciers Project GIS Vanuit het werkveld Geo-informatie is in het najaar 2007 gestart met de implementatie van een GIS-systeem. Een Gis applicatie maakt het mogelijk om verschillende gegevens grafisch op een kaart te tonen. Zo kunnen gegevens van verschillende afdelingen op één kaart samengebracht worden. Deze implementatie vraagt veel onderlinge samenwerking tussen de afdelingen om af te stemmen welke gegevens opgenomen gaan worden en te zorgen dat alleen correcte informatie ingevoerd zal gaan worden. Als het systeem geïmplementeerd is zal het mogelijk zijn om vanuit verschillende werkvelden selecties van informatie te maken. Ook binnen dit project wordt samenwerking met Harderwijk gezocht. Op dit moment is er binnen de gemeente Harderwijk een onderzoek bezig over de organisatie van het Geo werkveld en de mogelijkheden om een samenwerking met Zeewolde voor het GIS project aan te gaan. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 15

16 3.6.3 Invoering en beheer basisregistraties Gemeenten worden wettelijk verplicht authentieke registraties bij te houden met basisgegevens over de status van in de gemeente voorkomende gebouwen, personen en adressen en over de publiekrechtelijke status van percelen (de basisregistraties, o.a. project BAG). Als men naar deze nieuwe ontwikkelingen kijkt zullen er hiermee complexere werkprocessen en beheerprocessen van de gegevens ontstaan. Verschillende afdelingen zullen over dezelfde gegevens gaan beschikken en de onderlinge samenhang zal hiermee sterk toenemen. De vraag is dan ook naar voren gekomen op welke wijze deze beheerprocessen het beste ingericht kunnen gaan worden. In de notitie "Advies Beheer Basisregistraties (aug. 2007)" is deze vraag onderzocht en beantwoord. Uit de afweging is gebleken dat het centraal in de organisatie onderbrengen van het beheer de meest gewenste optie is. De realisatie hiervan zal in een haalbaarheidsstudie verder worden uitgewerkt, in samenhang met de samenwerking met de gemeente Harderwijk. 3.7 Organisatie e-zeewolde Voor de organisatie van e-zeewolde gelden de volgende uitgangspunten: - De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de plannen wordt gelegd bij het integraal management, dus bij directie en afdelingshoofden. Zo heeft de directie een sturende en bewakende rol en is de verantwoordelijkheid voor de uitvoering belegd bij afdelingshoofden. - De aanpak is geborgd volgens de principes van Planning & Control: plan - do - check - act. - De aanpak is slagvaardig maar ook beheerst. Het totale project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de directie. De voortgang van het project wordt gemonitord door de stuurgroep van het project e-zeewolde, bestaande uit de portefeuillehouder mevr. W. Prins, algemeen directeur R. van Nunspeet, projectleider directielid A.G.M. Joosten, een medewerker van de gemeente als gebruiker en een externe deskundige. De uitvoering van het realisatieplan vindt plaats onder aansturing van een projectgroep bestaande uit: - Directielid als voorzitter (Alfons Joosten) - Twee afdelingshoofden (Geert Jan Put (Bedrijfsvoering) en Henk Bakker (Veiligheid) - De beleidsmedewerker I&A (Anke van Diepenbeek) - De projectleider digitale dienstverlening (Carolien Nicolai) De projectgroep wordt aangevuld met een externe deskundige die de implementatie begeleidt en ondersteunt. Twee maal per jaar wordt overeenkomstig het ritme van de gebruikelijke managementrapportages verantwoording afgelegd aan de directie over de December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 16

17 voortgang. De rapportage wordt ook voor het managementoverleg geagendeerd. Een maal per jaar wordt het realisatieplan aan de hand van ontwikkelingen bijgesteld. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 17

18 4. Welke acties: de projecten 4.1 Inleiding Om te komen tot realisatie van dit plan zijn acties gedefinieerd op de verschillende onderdelen. Deze zijn verwoord in projectbeschrijvingen (zie bijlage 1). Doelstelling van dit realisatieplan is dat de toekomstige I&A ontwikkelingen beter stuurbaar worden. Zonder een adequaat sturingsinstrument is dit niet mogelijk, daarom zijn alle projecten op een eenduidige wijze beschreven, waardoor deze projectbeschrijvingen dan ook de functie van een projectopdracht hebben gekregen. Ze geven in één oogopslag voldoende inzicht in de uitgangspunten en doelstellingen van het project, de verantwoordelijkheid over het project, de projectorganisatie, hoofdactiviteiten en de planning, capaciteit en kosten (voor zover mogelijk). Hierdoor is het projectenplan een spoorboekje geworden voor bestuur en management. Door dit projectenplan regelmatig bij te stellen, beschikt de gemeente te allen tijde over een actueel overzichts- en sturingsinstrument. De projecten van dit realisatieplan stellen de gemeente Zeewolde in staat om langs een geleidelijke en dus beheersbare weg invulling te geven aan de gewenste elektronische dienstverlening. 4.2 Overzicht van de projecten De projecten zijn getypeerd naar uitvoeringsprojecten (de meeste) en onderzoeksprojecten. Voor de uitvoeringsprojecten geldt dat daar waar zonneklaar is wat er moet gebeuren, de activiteiten en doorlooptijd ook nauwkeurig vast te stellen zijn. Projecten in volgorde van uitvoering 1. DigiD 2. Uitgifte Burger Service Nummer 3. DURP - Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen 4. Omgevingsvergunning (WABO) 5. Realisatie Basisregistratie Adressen en Gebouwen 6. E-formulieren (65% e-dienstverlening) 7. Bedrijvenloket 8. Onderzoek naar Midoffice-inrichting 9. Bedrijven en instellingennummer (BIN) 10. Internetpublicatie decentrale regelgeving 11. Modernisering GBA en realisatie en afname basisregister Personen 12. Nieuw Handelsregister (NHR) 13. Basisregistraties Kadaster (BRK) en Topografie (BRT) 14. Elektronische Identiteitskaart (e-nik) Karakter Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Onderzoek Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering Uitvoering December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 18

19 Er zijn echter ook gebieden die heel sterk in ontwikkeling zijn, en waarvoor eerst nog het nodige uitzoekwerk moet plaatsvinden, voordat tot implementatie kan worden overgegaan. In onderstaand overzicht is deze typering naar karakter aangegeven. 4.3 Korte beschrijving per project (De uitgebreide beschrijvingen van de projecten in de vorm van projectplannen zijn in bijlage 1 opgenomen.) Project 1: Digid Uitgangsituatie Met DigiD kunnen burgers en bedrijven met één inlogcode bij elektronische diensten van steeds meer overheidsinstellingen terecht. DigiD staat voor Digitale Identiteit. Het is een gemeenschappelijk systeem van en voor de overheid. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit vaststellen van burgers en bedrijven die gebruik maken van hun elektronische diensten. Doelstelling Aansluiten door de gemeente Zeewolde op de landelijke voorziening DigiD is sinds medio 2007 operationeel. Ook elektronisch betalen via Ideal is operationeel. Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice) Relatie met andere projecten BAG Elektronische dienstverlening BSN BIN GBA Bedrijvenloket enik Omgevingsloket e-formulieren Midoffice Project 2: Burger Service Nummer Uitgangsituatie In de gemeentelijke administratie worden op dit moment twee identificatienummers gebruikt, namelijk het A-nummer en het sofi-nummer. Het A-nummer wordt uitgegeven door de gemeente bij geboorte van een persoon, het sofinummer wordt door de Belastingdienst uitgegeven. Vanuit December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 19

20 de landelijke overheid is besloten om te zorgen dat elke burger slechts één identificerend nummer krijgt namelijk het Burger service nummer (BSN). Een adequaat persoonsnummerbeleid is een belangrijke voorwaarde om te komen tot een verbetering van de (elektronische) dienstverlening van de overheid. Ook draagt invoering van het BSN bij aan de bestrijding van identiteitsfraude. Het BSN is het huidige sofi-nummer. Dit nummer zal dus nu voor meerdere doeleinden, dan alleen belasting gebruikt gaan worden. Op 26 november 2007 is het BSN ingevoerd. De gemeente zal vanaf dat moment, in gevallen waar de gemeente persoonsgegevens uitwisselt met andere gebruikers en met burgers, moeten communiceren aan de hand van het BSN. Doelstelling Op 26 november 2007 gereed zijn om bij communicatie tussen gebruikers en naar burgers (indien nodig) het BSN te gebruiken. (de invoering van het BSN is gerealiseerd). Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD) Relatie met andere projecten BAG DigiD GBA e-formulieren enik Elektronische dienstverlening Project 3: Durp Uitgangsituatie Het programma DURP (Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen) is een samenwerkingsverband van VROM, BZK, VNG, IPO en de Unie van Waterschappen. Het is de bedoeling dat Rijk, gemeenten, provincies, en waterschappen in 2008 gereed zijn voor de invoering van Durp. Dit houdt in dat de betreffende overheidsorganisaties dan in staat om ruimtelijke plannen digitaal te maken, ruimtelijke ordeningsprocessen en -procedures te gebruiken en beschikbaar te stellen voor RO online. DURP sorteert in 2007 dus nadrukkelijk voor op de nieuwe Wet op de ruimtelijke ordening (Wro). Deze nieuwe Wet Ruimtelijke Ordening treedt naar verwachting op 1 juli 2008 in werking. De gemeente Zeewolde zal in eerste instantie voor de ontsluiting gebruik maken van de site van de provincie (eind 2007 in werking). Op 1 juni 2008 zal er een koppeling komen op de eigen website naar de site van de provincie. Sinds 2004 worden de bestemmingsplannen in Zeewolde digitaal uitwisselbaar vervaardigd. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 20

21 Doelstelling - Het toegankelijk maken van de Ruimtelijke plannen via de website van de gemeente - Het mogelijk maken per juni 2008 om via zeewolde.nl de digitale plannen in te zien. - Op 1 juli 2008 aan de nieuwe Wet Ruimtelijke ordening voldoen. Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. van Zuthem (Ontwikkeling) Relatie met andere projecten GIS Wkpb 2 de tranche BAG Elektronische dienstverlening Project 4: Omgevingsvergunningen Uitgangsituatie Op dit moment is het zo dat als een burger of een bedrijf iets wil bouwen, verbouwen, oprichten of gebruiken, deze te maken krijgt met veel vergunningen en voorschriften voor wonen, ruimte en milieu. Deze vergunningen hebben elk hun eigen criteria, procedures, ambtelijke loketten, afhandelingtermijnen, leges en toezichthouders. Dit is voor burgers en bedrijven onoverzichtelijk, tijdrovend en kost bedrijven én overheid veel geld. VROM wil de verschillende vergunningen zoveel mogelijk samenvoegen in de omgevingsvergunning. Deze kan bij één loket worden aangevraagd. Er gaat één procedure voor gelden waarop één besluit volgt. Voor beroep tegen dat besluit komt ook één procedure. Met de invoering van een nieuwe Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) zal er naar verwachting per januari 2009 één omgevingsvergunning komen, die ongeveer 25 nu bestaande vergunningen gaat vervangen/bundelen. Onderdeel van het invoeren van de omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal omgevingsloket, waar inwoner of bedrijf digitaal informatie over omgevingsvergunning en bijbehorende wet- en regelgeving kan krijgen, digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over de vergunning kan raadplegen. Doelstelling Beoogd wordt om door het combineren van deze vergunningen in één omgevingsvergunning de administratieve lastendruk voor inwoners en bedrijven te verlagen. Het digitaal loket moet de toegankelijkheid en het gemak van het aanvragen van een vergunning vergroten. Verantwoordelijk afdelingshoofd: H. Bakker (Veiligheid) December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 21

22 Relatie met andere projecten Ontwerpen informatiearchitectuur Implementatie midoffice Implementatie workflow Implementatie document management systeem Project 5: BAG Uitgangsituatie In het kader van de invoering van het stelsel van basisregistraties heeft het kabinet besloten over te gaan tot de wettelijke invoering van de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen (BAG) door gemeenten. Beoogde invoeringsdatum is medio Vanaf dat moment moeten de gemeentelijke BAG registraties gereed zijn. Tot medio 2011 hebben vervolgens afnemers de tijd om voorbereidingen te treffen voor het gebruik van de basisgegevens in hun processen. Doelstelling De gemeente streeft er naar om tussen nu en 2009: Een basisregistratie in te richten volgens wettelijke grondslagen Deze basisregistratie te gebruiken voor diverse gemeentelijke administraties Gegevens beschikbaar te stellen voor de landelijke voorziening, zodat deze gegevens landelijk beschikbaar zijn voor andere overheidsinstanties. Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD) Relatie met andere projecten GBA GIS Wkpb Andere basisregistraties (personen, bedrijven, percelen, topografie en WOZ) Project 6: e-formulieren / e-dienstverlening Uitgangsituatie Het landelijke EGEM-programma e-formulieren is opgezet om voor gemeenten en andere overheden standaard elektronische formulieren te ontwikkelen, die ingezet kunnen worden om de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven te stimuleren. Binnen ons Digitale Gemeenteloket wordt nu nog gebruik gemaakt van "eigen" digitale formulieren, die door de leverancier Gemeenteweb worden opgebouwd naar analogie van de e- Formulieren. Het gebruik en aanpassen van eigen formulieren is behoorlijk tijdsintensief. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 22

23 Om te kunnen profiteren van de voordelen van kant-en-klare e-formulieren is aansluiting bij dit programma voor Zeewolde wenselijk. Daarnaast is het van belang om de gemeentelijke website (het digitale loket) mee te laten ontwikkelen met nieuwe inzichten, en (verplichte) dienstverlenende aanvullingen te implementeren. Doelstelling Optimaal gebruik maken van de mogelijkheden om gemeentelijke producten, diensten en informatie via het digitale loket aan te bieden aan burgers en bedrijven, met gebruikmaking van standaard elektronische formulieren en aanvullende loket-mogelijkheden (zoals een digitale webassistent) Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice) Relatie met andere projecten BAG Elektronische dienstverlening BSN Bedrijvenregistratie GBA BIN enik Bedrijvenloket DigiD Omgevingsloket Bedrijvenregistratie Midoffice Project 7: Bedrijvenloket Uitgangsituatie Om de dienstverlening van de overheid aan ondernemers te verbeteren heeft het ministerie van Economische Zaken het initiatief genomen om het Bedrijvenloket te ontwikkelen. Dé ingang op internet voor alle ondernemers die informatie van de overheid nodig hebben. Het is de bedoeling dat het landelijke Bedrijvenloket gekoppeld wordt aan een lokaal online loket waar ondernemers en bedrijven hun producten, diensten en contacten met de gemeente kunnen afhandelen. Doelstelling Voor 1 januari 2009 een eigen bedrijvenloket voor de gemeente Zeewolde tot stand brengen, wat een combinatie moet zijn van het landelijke Bedrijvenloket, een lokaal online bedrijvenloket en een persoonlijke ingang bij de gemeente in de persoon van een bedrijfscontactfunctionaris. In 2010, afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen, realiseren van een Persoonlijke Internet Pagina (PIP) voor bedrijven. Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering) / K. Hamstra (Grondbedrijf) December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 23

24 Relatie met andere projecten BAG Kadaster enik Bedrijvenregistratie e-formulieren Elektronische dienstverlening BIN Omgevingsloket Project 8: Mid-office Uitgangssituatie In het kader van de uitvoering van het EGEM-i traject wordt een startnotitie voorbereid m.b.t. de gewenste informatiearchitectuur. De werkgroep digitale dienstverlening gaat bezien hoe de elektronische dienstverlening in de toekomst vormgegeven kan worden. Daartoe worden de volgende acties ondernomen: in kaart brengen van de huidige situatie: welke producten zijn reeds digitaal beschikbaar welke kaders en randvoorwaarden zijn er vanuit de visie op het gebied van (elektronische) dienstverlening beeld van de gewenste informatiearchitectuur De inrichting van het Midoffice, en m.n. het zakenmagazijn is cruciaal voor de e-dienstverlening, maar de gewenste invulling is nog niet compleet. Doelstelling/beoogd resultaat De invulling van de gewenste informatiearchitectuur, en meer specifiek de Midoffice, kent op dit moment nog grote onzekerheden. Het aandachtsgebied is nog volop in ontwikkeling, en zal de komende jaren verder uitkristalliseren. De gemeente heeft al componenten in huis die gedeeltelijke invulling van het Midoffice bieden. Dit onderzoeksproject moet de voor Zeewolde meest optimale invulling van de informatiearchitectuur opleveren, rekening houdend met de landelijke richtlijnen (zoals de NORAarchitectuur) Verantwoordelijk afdelingshoofd: A. Joosten (Directie) Relatie met andere projecten: Alle e-dienstverleningsprojecten (midoffice is randvoorwaardelijk) December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 24

25 Project 9: Bedrijven en instellingen nummer (BIN) Uitgangsituatie Dit project is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BIN (bedrijven en instellingen nummer) als identificatienummer voor bedrijven in de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie en regelen van de aansluiting op de landelijke beheervoorziening. Door aansluiting op de landelijke beheervoorziening heeft de Gemeente Zeewolde altijd juiste en actuele bedrijfsgegevens. Doelstelling Voldoen aan de landelijke richtlijn om gebruik te maken van één en dezelfde bron voor bedrijfsgegevens. Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering) Relatie met andere projecten Afname basisregistratie Bedrijven (NHR) Realisatie bedrijvenloket Implementatie midoffice BAG Project 10: Internetpublicatie decentrale regelgeving Uitgangsituatie Het landelijke project Decentrale Regelgeving is erop gericht alle regelgeving van provincies, waterschappen, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen op uniforme wijze te ontsluiten via het internet. Dat heeft de volgende voordelen: - Geïnteresseerden hoeven niet meer naar gemeente- of provinciehuis om de regelgeving te raadplegen; - Overheden hebben een betrouwbaar, compleet en makkelijk hanteerbaar overzicht van alle geldende en vervallen regelingen; - Overheden kunnen daardoor effectiever en efficiënter zijn in handhaving, rechtspraak en beheer; De noodzakelijke inventarisatie en invoering van de internetpublicatie regelgeving vergemakkelijkt daarbij ook een eventuele dereguleringstaak. Doelstelling Een compleet overzicht van alle gemeentelijke regelgeving (verordeningen en beleidsregels), gepubliceerd volgens de landelijke standaard, en ontsloten via de gemeentelijke website. Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD) December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 25

26 Relatie met andere projecten Elektronische dienstverlening Bedrijvenloket Omgevingsloket Midoffice Project 11: Modernisering GBA en realisatie basisregistratie Personen Uitgangsituatie Afnemers van GBA-gegevens worden steeds kritischer en stellen steeds hogere eisen. De snelheid waarmee de gegevens beschikbaar komen, de toename van flexibiliteit, een hogere kwaliteit van de gegevens en de bevordering van standaardisering en marktwerking zijn de kritische succesfactoren van de moderne GBA. Het programma modernisering GBA (mgba) omvat zowel de realisatie van de basisregistratie Personen als de (landelijke) verstrekkingvoorziening. Doelstelling Dit project moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier voor het invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Het programma mgba draagt bij aan de e-overheid dat als doel heeft om het functioneren van de overheid slagvaardiger, efficiënter en klantvriendelijker te maken. Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh (Publieksservice) Relatie met andere projecten Realisatie BSN Afname BSN e-formulieren Project 12: Nieuwe Handels Register (NHR) Uitgangsituatie Dit project is gericht op het gebruiken van het Nieuw Handelsregister (NHR) voor de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de organisatie. Het NHR bevat alle actuele en accurate gegevens over bedrijven en rechtspersonen, waardoor de gemeente deze niet meer zelf hoeft te registreren. Door aansluiting op de landelijke beheervoorziening heeft de Gemeente Zeewolde altijd juiste en actuele bedrijfsgegevens. Doelstelling Voldoen aan de landelijke richtlijn om gebruik te maken van een en dezelfde bron voor bedrijfsgegevens. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 26

27 Verantwoordelijk afdelingshoofd: G.J. Put (Bedrijfsvoering) Relatie met andere projecten Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) Afname overige basisregistraties Implementatie midoffice Project 13: Kadaster en Topografie Uitgangsituatie In het kader van de invoering van het stelsel van basisregistraties heeft het kabinet besloten over te gaan tot de wettelijke invoering van de Basisregistraties voor Kadastrale (Percelen) en Topografische gegevens door gemeenten. Voor de gemeente wordt afname van de kadaster gegevens een wettelijke verplichting. Het kadaster zou deze voorziening nu al gereed moeten hebben. Voor de overgang is een ruime termijn gesteld. Voor de basisregistratie Topografie is de beoogde invoeringsdatum 2009/2010. De gemeente zal alleen de afname van de gegevens moeten regelen. Het kadaster blijft de bronhouder van deze gegevens. Doelstelling De gemeente zal rond 2009/2010 gereed moeten zijn om kadastrale en topografische gegevens te kunnen afnemen bij het kadaster en deze te gebruiken in de gerelateerde werkprocessen. Verantwoordelijk afdelingshoofd: B. Veenstra (BFPD) Relatie met andere projecten GIS Wkpb 2 de tranche Andere basisregistraties (adressen, gebouwen, personen, bedrijven en WOZ) Project 14: enik (electronische Nederlandse Identiteits Kaart) Uitgangsituatie De elektronische Nederlandse Identiteits Kaart, is een chipkaart die drie functies heeft: Elektronische handtekening Elektronische Identificatie Elektronische beveiliging Bij identificatie kan de e-nik ook nuttig en nodig zijn als gesproken wordt over meer dan gemiddeld gevoelige gegevens. Indien de toepassing van een gemeente vooral identificatie betreft, dan zal de identificatie overigens gewoon via DigiD geregeld kunnen worden. De gemeente moet dan wel identificeren waar dergelijk hoge eisen aan identificatie gesteld worden. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 27

28 Doelstelling De e-nik biedt een heel betrouwbaar mechanisme voor deze functies. Een dergelijk niveau zal in het algemeen slechts in een beperkt aantal gevallen nodig zijn. De e-nik wordt interessant wanneer de overstap wordt gemaakt van informatiediensten naar transactionele diensten. Dan is een, aan de handgeschreven handtekening gelijk te stellen, elektronische handtekening mogelijk nuttig en nodig. Verantwoordelijk afdelingshoofd: S.N. Buddingh Relatie met andere projecten DigiD Realisatie en Afname BSN e-formulieren 4.4 Samenhang projecten De verschillende projecten die onder de paraplu ezeewolde vallen hebben naast de overeenkomst elektronische dienstverlening ook sterke onderlinge samenhang. Deze samenhang is er op organisatorisch en technisch vlak. Organisatorisch zullen afdelingen intensief met elkaar moeten gaan samenwerken. Werkprocessen zullen hierdoor veranderen. De technische architectuur moet ingericht worden zodat deze de werkprocessen optimaal ondersteunt. In de onderstaande figuur wordt weergegeven in welk deel van de organisatie de verschillende projecten zich afspelen. Front Office Mid Office (8) Back Office Digid (1) Burger Service Nummer (2) e-formulieren (6) Bedrijvenloket (7) BIN (9) enik (14) Durp (3) Gegevensmagazijn BAG (5) BKT (13) mgba (11) NHR (12) Durp (3) Decentr. regelg. (10) Omgevingsvergunning (4) Figuur 3. Samenhang projecten. (De nummers tussen haakjes corresponderen met de projectbeschrijvingen) December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 28

29 Er kan een onderverdeling gemaakt worden in projecten die alleen in de Frontoffice of Backoffice plaatsvinden. Deze hebben onderling een sterke samenhang. Dit resulteert in het afstemmen tussen afdelingen binnen de Frontoffice en binnen de Backoffice. De basisregistraties (BAG, BKT, mgba, NHR) zijn daarin kenmerkend door een intensieve onderlinge relatie, doordat deze projecten gegevens leveren die door andere organisatie onderdelen weer gebruikt gaan worden. Deze uitwisseling loopt via het gegevensmagazijn in het Midoffice. De projecten die door de gehele organisatie lopen hebben een raakvlak met veel verschillende afdelingen, wat intensieve afstemming vereist tussen alle betrokken werkvelden. 4.5 Fasering projecten De tijdsplanning van de projecten is gebaseerd op de wettelijk verplichte invoeringsdata. Van een aantal projecten is de wettelijke invoeringsdatum nog niet officieel vastgesteld (enik, bedrijvenloket, BIN, BKT, NHR en Decentrale regelgeving). Van een aantal projecten is er geen wettelijke invoeringsdatum vastgesteld (e-formulieren, Mid-Office). Een overzicht van de tijdspaden per project is weergegeven op de volgende pagina. De driehoekjes geven de (wettelijke) mijlpalen van de projecten aan. December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 29

30 Projectplanning December 2007 Realisatieplan e-zeewolde 30