1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevrderingsprcedure binnen het niveau Het Facilitair Bedrijf zekt een Administratief medewerker HR Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hfdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je een administratieve duizendpt? Beschik je ver 6 jaar administratieve ervaring binnen human resurces? Dan is deze vacature misschien iets vr ju! Als administratief medewerker HR ben je de spil van het HR-team binnen Het Facilitair Bedrijf. Je beheert de mailbx en dispatcht de vragen naar de juiste cntactpersnen. Je vlgt de stand van zaken mtrent deze vragen nauw p en zrgt dat deze beantwrd wrden. Je gaat discreet m met de infrmatie die je tijdens het uitveren van je taken ziet passeren. Je fungeert als aanspreekpunt vr vragen mtrent Vlimpers Pleg. Daarnaast plan je interne selecties, bek je vergaderingen, en beheer je de SharePint-site. Je verzamelt en verwerkt infrmatie vr dcumenten zals het persneelsplan, het arbeidsplaatsplan en je zrgt dat deze infrmatie ged drstrmt naar de verschillende systemen en het Agentschap Overheidspersneel. Lees meer ver het vereiste prfiel, de functie en het takenpakket in het selectiereglement.

2 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse verheid is een pen en wendbare rganisatie die daadkrachtig anticipeert p de evluties en beheften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertruwen en vanuit het algemeen belang. Je kmt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat vr de uitvering van het beleid van de Vlaamse verheid p vlak van facilitair management en verantwrdelijk is vr het vastgedbeheer, werkplekinrichting, gebuwgebnden facilitaire diensten, schnmaak, catering, digitale drukkerij, gederen- en cntractbeheer en lgistiek transprt. Daarnaast ndersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse verheid maximaal dr het aanbieden van ICT-, e-gvernment- en infrmatiediensten, -prducten en -advies, m p die manier bij te dragen tt de ptimale werking van de Vlaamse verheid als geheel en de lkale besturen en prvincies. Je kmt terecht binnen het team HR van de afdeling Stafdiensten. Het team HR zrgt vr een geïntegreerd, duurzaam en practief HR-beleid waarin het aantrekken, ntwikkelen en behuden van het talent centraal staat. Het team HR bestaat uit 6 medewerkers; namelijk 2 HR-cnsulenten, 2 cnsulenten VTO, 1 administratief medewerker en de HR-manager. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ndersteunende diensten binnen het HR team met als del bij te dragen tt een vltte, efficiënte administratieve werking van de entiteit p HR vlak. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zdra je p kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit nderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Infrmatieverzameling en verwerking Verzamelen, inveren, verwerken en actueel huden van gegevens met betrekking tt een duidelijk mlijnd nderwerp f vraagstuk met als del p elk genblik crrecte en recente infrmatie ter beschikking te hebben. Vrbeelden van activiteiten - Inf verzamelen en verwerken vr de pmaak van het PEP het arbeidsplaatsplan gedkeuringsflws in Vlimpers zals verlfstrmen, PLOEG, - De ndige wijzingen drgeven aan AgO zdat de rapprtering, vb de persneelslijst steeds upt-date is pagina 2 van 10

3 Infrmatiebeheer Verzrgen en ntsluiten van een klassement met als del zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde infrmatie terug te vinden. - SharePintsite(s) van HR nderhuden (sub-)categrieën aanmaken Dcumenten labelen Dssierbehandeling ndersteunen Dssiers helpen pmaken, administratief verwerken en aan de verantwrdelijke bezrgen met als del bij te dragen tt een crrecte en vlledige afhandeling van een dssier. Cntext: Cnfrm prcedures, wetgeving en regelgeving - Vragen beantwrden van persneelsleden en leidinggevende mbt. aan- f afwezigheden, prikklk, stages, veruren - Gepast drverwijzen naar het dienstencentrum en ervr zrgen dat de ndige infrmatie drstmt naar het dienstencentrum f Vlimpers - Zrgen vr de ndersteuning bij het gebruik van Vlimpers pleg Vragen van medewerkers en leidinggevenden beantwrden Prestatiedcumenten aanmaken f verdragen Overzichten maken van afgewerkt evaluaties en planningen (1 tussentijds begin april en 1 definitief in mei) - Interne selectieprcedures ndersteunen: interne vacatures intern bekendmaken, selectiegesprekken plannen indien ndig en een verzicht van interne selecties bijhuden - De administratieve ndersteuning verzrgen mbt. VTO: Vrmingsnden bevragen Inplannen van pleidingen Beken van pleidingslkalen In- en uitschrijvingen beheren Aanwezigheidslijsten verwerken Verzrgen van de evaluatie van pleidingen - Zrgen vr de invulling van de vacatures vr jbstudenten en verdere pvlging vlgens de afgesprken prcedure. - De administratieve flw bij arbeidsngevallen ndersteunen pagina 3 van 10

4 Opstellen van dcumenten Vrbereiden, pstellen en nazien van dcumenten (verslagen, rapprten, frmulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als del de infrmatie vast te leggen vr verder gebruik dr anderen. - Vrbereiden, pstellen en nakijken van Het persneelplan Het pvlgingsdcument vr de persneelsbesparing - Maandelijks rapprteren ver in- en uitstrm - Maandelijks het dcument PEP VS bezetting pmaken, aangevuld met de vacatures - Persneelslijsten aanleveren vr diverse bevragingen (persneelspeiling, BUE, ) - Wervingsaanvragen pmaken Ondersteunende taken Uitveren van allerhande peratineel ndersteunende taken met als del bij te dragen tt een vltte werking van de dienst f afdeling. Onthaal / Telefn Verzrgen van een vriendelijk en crrect nthaal met als del bij te dragen tt een psitief en klantgericht imag van de dienst f afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende f grep van medewerkers met als del bij te dragen tt een ged beheer van hun tijd en een efficiënte rganisatie van het werk. - Vergaderingen inplannen en de agendapunten verzamelen vr diverse vergaderingen, waarnder de teamvergaderingen - Instaan vr de inplanning en verslaggeving van het eigen teamverleg - Diverse verzichten uit cgns aanleveren: zals het vacatureverzicht - Ziektekaartjes versturen - Onthaal van persneelsleden van catering en schnmaak - Telefnische permanentie verzrgen - Beheren van de algemene mailbx - Afspraken maken rnd aanwezigheid f vervanging bij permanentie - Inplannen van vergaderingen van leidinggevenden en HR cnsulenten - Opmaken van een planning vr vrmingsactiviteiten pagina 4 van 10

5 Organisatie- en samenwerkingsvrm Vanuit een drgedreven expertise, fungeren als inhudelijk aanspreekpunt. Buwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de rganisatie met als del het kennisniveau p peil te huden. - Aanspreekpunt binnen het team mbt. Sharepint - Aanspreekpunt vr klanten mbt. Vlimpers pleg. - Opleiding geven aan leidinggevenden mbt. verwerken van ziekteregistraties 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum vlde je aan nderstaande vrwaarden: 1) Je bent fwel een ambtenaar (p pref f vastbenemd) binnen Het Facilitair Bedrijf in een graad van medewerker, technicus fwel een cntractueel persneelslid (al dan niet in preftijd) binnen Het Facilitair Bedrijf én geslaagd vr een bjectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wrdt betaald in een salarisschaal in een graad van medewerker, technicus. 2) Je beschikt ver minstens 6 jaar relevante berepservaring met de administratieve pvlging binnen HR. 3) Je laatste functineringsevaluatie mag niet beslten zijn met een nvldende. Vr extra infrmatie ver de deelnemingsvrwaarden kun je cntact pnemen met de selectieverantwrdelijke (Sidji Serryn, sidji.serryn@kb.vlaanderen.be, ). 1 Cntractuele selectieprcedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/f de website van de VDAB en/f de website van Jbpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 ktber 2014), p de website van VDAB (tussen 1 nvember 2014 en 31 december 2017), p de website van de VDAB en/f (vanaf 1 januari 2018). Vr de cntractuele persneelsleden die vóór hun indiensttreding f verheveling geslaagd zijn vr een selectie bij een andere verheid met de cntractuele selectieprcedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn p de website van Selr, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB f Jbpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 4.2 COMPETENTIES Technische cmpetenties Kennis en begrip van het Vlaams Persneelsstatuut (VPS) Grndige kennis en begrip van het arbeidsreglement Kennis van de rganisatie en inzicht in de frmele structuren. Grndige kennis van Vlimpers, Vlimpers Pleg, SharePint Persnsgebnden cmpetenties Verantwrdelijkheid nemen: Je handelt in vereenstemming met de belangen, waarden en nrmen van de rganisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team f prject, k als dat niet meteen van persnlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je nderkent kansen en nderneemt f stelt uit eigen beweging acties vr (niveau 2) Klantgerichtheid: Je nderkent de wensen en beheften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de rganisatie en je kan er adequaat p reageren (niveau 1) Plannen & rganiseren: Je kan p effectieve wijze delen en pririteiten bepalen en de ndige acties, tijd en middelen aangeven m deze p een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zrgvuldigheid: Je handelt met aandacht vr kwaliteit en gericht p het vrkmen van futen (niveau 2) Bijkmende infrmatie ver de gedragscmpetenties bij de Vlaamse verheid vind je p TOELATINGSVOORWAARDEN Om tegelaten te wrden tt de preftijd in de bevrderingsbetrekking met je: vlden aan de bvenvermelde relevante berepsvrwaarde en/f anciënniteitsvrwaarde geslaagd zijn vr de selectieprcedure ambtenaar buiten preftijd f cntractueel persneelslid buiten preftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Eurpese Ecnmische Ruimte (de EU-lidstaten + Nrwegen, Ijsland en Liechtenstein) f Zwitserland. pagina 6 van 10

7 Juw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkmst, leeftijd, geaardheid, handicap f chrnische ziekte. Stel je kandidaat en buw mee aan het diverse Vlaanderen van mrgen. 5 AANBOD Je wrdt bevrderd in de graad van hfdmedewerker (rang C2) met de bijbehrende salarisschaal C211. Je eerste vier maanden vrmen een preftijd. Je wrdt pas definitief bevrderd nadat je met ged gevlg de preftijd hebt drlpen (VPS art.vi 36). De bevrderingsbetrekking wrdt pgenmen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten ver werken bij de Vlaamse verheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het dr ju ingevulde sllicitatiefrmulier gaan we na f je al dan niet aan de frmele deelnemingsvrwaarden vermeld in hfdstuk 4.1. vldet. Enkel de kandidaten die aan deze vrwaarden vlden, kunnen deelnemen aan het vervlg van de selectieprcedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 18 juni 2018 (datum nder vrbehud). pagina 7 van 10

8 6.2. EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, INHOUDELIJK- EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW MET CASE De persnlijkheidsvragenlijst zal vraf via aan de kandidaten wrden tegestuurd. Deze wrdt bij de kandidaat thuis nline afgenmen. Het eindgesprek gebeurt met meerdere afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwrdelijke. De case wrdt p de dag van het interview gemaakt. Tijdens deze selectiefase berdelen we: Je visie p en inzicht in de functie Je mtivatie en verwachtingen Je technische cmpetenties Je persnsgebnden cmpetenties Je inzetbaarheid in de functie en de rganisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel p 27 augustus 2018 (datum nder vrbehud). Op basis van het verkregen ttaalbeeld wrd je geschikt f niet geschikt bevnden vr de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat vr de functie. De Vlaamse verheid wil de samenleving waarvr zij zich inzet z ged mgelijk weerspiegelen. Je wrdt geselecteerd p basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ngeacht je geslacht, gender, afkmst, leeftijd f handicap. Als je een handicap hebt, laat ns dat vraf weten. De Vlaamse verheid vrziet redelijke aanpassingen vr persnen met een handicap tijdens de selectieprcedure. Heb je bepaalde aanpassingen ndig m deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan z vreg mgelijk in de prcedure cntact p met de cntactpersn vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprcedure bij de diensten van de Vlaamse verheid en werd je ten psitief berdeeld p gelijkaardige cmpetenties, dan kan dit aanleiding geven tt tepassing van het principe niet ndels hertesten in deze prcedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen wrden. Het is echter de selectr die in verleg met de lijnmanager daarver beslist. Veg bij je sllicitatie de stavende dcumenten te, d.w.z. een rapprt van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10

9 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Slliciteer ten laatste p 24 mei Je stuurt het ingevulde sllicitatiefrmulier bij vrkeur via mail naar werkenvr@vlaanderen.be. Vermeld in het nderwerp van je mail f brief de vacaturetitel en het vacaturenummer f per pst naar: Agentschap Overheidspersneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wrdt alleen in aanmerking genmen als: je het sllicitatiefrmulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk p 24 mei 2018 naar ns stuurt (de datum van de pststempel f de datum van de verzending van de mail geldt daarvr als bewijs). Het sllicitatiefrmulier vind je bij deze vacature p Als je geen pc hebt, kun je het sllicitatiefrmulier k pvragen bij Kathy Tas, tel. 025/ VRAGEN Als je bijkmende uitleg ver de functie-inhud wil, kun je cntact pnemen met: Bram, Timperman HR-business partner bram.timperman@bz.vlaanderen.be Als je bijkmende uitleg ver de selectieprcedure en deelnemingsvrwaarden wil, kun je cntact pnemen met: Sidji Serryn selectieverantwrdelijke sidji.serryn@kb.vlaanderen.be Als je bijkmende uitleg ver de arbeidsvrwaarden wil, kun je terecht p pagina 9 van 10

10 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze prcedure kan wrden afgernd tegen midden september. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvr een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10