1. DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker Operationeel Teamverantwoordelijke Contract onbepaalde duur voltijds (100%) Rang: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Bilzen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. DE VACATURE IN HET KORT Landcommanderij Alden Biesen is op zoek naar een praktisch ingestelde en enthousiaste collega om de poetsploeg, het keuken- en zaalteam, jobstudenten en tijdelijke hulp actief aan te sturen en te coachen. Je bent hun eerste aanspreekpunt, je maakt planningen op, je zorgt voor informatiedoorstroming en coacht deze collega s bij de uitvoering van hun taken. Je werkt dan ook actief mee tijdens drukke periodes en ondersteunt zo alle teams door ook jouw eigen handen uit de mouwen te steken. Klantgericht denken en time management zijn van groot belang. Je bent ook stressbestendig, aangezien er drukke piekperiodes zijn die met het team moeten worden doorzwommen. Je hebt een goed organisatietalent en kan bestpractices introduceren, evenals procesverbeteringen aangeven. Je hebt oog voor detail en helpt het team om samen kwalitatief versterkend te werken. Heb je een sterk organisatorisch talent? Hou je van afwisseling? Geef je graag leiding? Kan je een project van A tot Z afwerken en kan je het geheel coördineren? Wil je graag meewerken aan het verder uitbouwen van Alden Biesen als congres kasteel? Zou je graag werken in een historische omgeving in een centrum waar cultuur en toerisme hand in hand gaan? Dan is onderstaande vacature misschien voor jou! 2. FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf clusters: Kennis en Beleid Subsidiëren en erkennen

2 Waarborgen en beheren Communicatie Interne organisatie Als Operationeel Teamverantwoordelijke word je tewerkgesteld in de landcommanderij Alden Biesen, die deel uitmaakt van het team Infrastructuur en instellingen. De Landcommanderij Alden Biesen is een cultuurcentrum van de Vlaamse Overheid (agentschap Kunsten en Erfgoed) gelegen te Bilzen. De cultuurtoerist krijgt inzicht in de geschiedenis van de Landcommanderij en de Duitse Orde via permanente tentoonstelling, publicaties en lezingen. De bezoeker kan er ook terecht voor tijdelijke tentoonstellingen en openluchtmanifestaties. Alden Biesen heeft tevens een goed uitgebouwd congrescentrum dat maximaal gebruik maakt van mogelijkheden van de infrastructuur om een cultuur-toeristische aantrekkingspool te zijn en een ontmoetingsplaats voor regionale, Europese en mondiale contacten. Het team van de landcommanderij Alden Biesen bestaat uit een veertigtal medewerkers. Aangezien de Landcommanderij Alden Biesen ook avond- en weekendactiviteiten organiseert kan het mogelijk zijn dat je regelmatig hierop aanwezig moet zijn. 3. TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures. Daarnaast medewerkers aansturen en hun dagelijkse werkzaamheden organiseren en superviseren om een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en de operationele doelstellingen te behalen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatgebied 1: Voorbereiden De eigen werkzaamheden en ook die op het niveau van het team inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een werkplan opstellen voor het team Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Je voert probleemanalyses uit en stelt actieplannen op pagina 2 van 11

3 Resultaatgebied 2: Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren om bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Je volgt de boekingen op die geregistreerd worden in het boekingsprogramma (CEROS) en houdt hiermee rekening bij de opmaak van de planning en staat zelf ook in voor het inbrengen van boekingen Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals actief meewerken in de keuken, de zaal en met de poetsploeg Je stelt procedures, handleidingen, richtlijnen, draaiboeken op Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, bestanden, kaarten, lijsten, statistieken, overzichten Je werkt mee aan de publiekswerking van Alden Biesen Resultaatgebied 3: Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten om de directeur/stafleden/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Je koppelt terug over de werking naar directeur en collega s tijdens het stafoverleg Je bespreekt behoeften en opportuniteiten met de directeur en de stafleden Je verzorgt de informatiedoorstroming zowel top down als bottom up Opmaken van een logboek of activiteitenverslag Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken Resultaatgebied 4: beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van de nodige middelen (schoonmaakmiddelen, ingrediënten, technische materialen ) en/of analyseren van gegevens om altijd te beschikken over degelijke en bruikbare middelen. Voorbeelden van activiteiten Je neemt de nodige stappen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en ziet er op toe dat actie ondernomen wordt Je waakt over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Je dient aanvragen in tot de aankoop van het nodige materiaal Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Je doet prijsvergelijkingen en schrijft gunningsverslagen Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 3 van 11

4 De voorraad van chemische producten, ingrediënten, technische materialen en/of instrumenten beheren Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Onderhouden van gespecialiseerde apparatuur Je onderzoekt, je evalueert en maakt bestekken en prijsaanvragen op Uitvoeren van een eerstelijnscontrole Interpreteren van data Resultaatgebied 5: Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures om er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s Informatie geven aan politie, burgers, nutsbedrijven Resultaatsgebied 6: Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein om via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met vakgenoten Marktomgeving analyseren voor de introductie van nieuwe ideeën Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Trends op vlak van horeca opvolgen en waar nodig implementeren. Resultaatsgebied 7: Controle Op het terrein controleren van de naleving van werkzaamheden, wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen om dwalingen op te sporen en te beantwoorden aan kwaliteits- en veiligheidsnormen. Daarbij eventueel correctieve acties (laten) ondernemen. Vaststellen van overtredingen en opmaken van processen verbaal Je controleert de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening (vb. schoonmaken kamers, publieke ruimtes ) Je ziet toe op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften pagina 4 van 11

5 Je kijkt regelmatig conform de gemaakte afspraken de prestaties van het team na, ook in functie van de timing, en stuurt zo nodig bij Je volgt en controleert de leveringen Procesverbeteringen aangeven en opvolgen Afhandelen van klachten en meldingen in verband met inbreuken op regelgeving Controles uitvoeren op de naleving van decreten en gebruik van infrastructuur en materiaal Resultaatsgebied 8: Operationeel aansturen Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Je verdeelt opdrachten evenwichtig tussen de medewerkers Je overlegt met medewerkers aangaande planning, uurroosters en timing Je keurt overuren, afwezigheden, verloven van je teamleden goed of af Je voert plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken met je teamleden Je begeleidt en coacht je medewerkers Je organiseert on-the-job training Je staat open voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelt bij conflicten tussen personeelsleden Je definieert werkmethodieken en werkinstrumenten en je ondersteunt je collega s/medewerkers bij het gebruik ervan Je bent het eerste aanspreekpunt van je medewerkers 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 5 van 11

6 2) Je hebt minimum vier jaar functierelevante ervaring (in hoofdactiviteit) op het vlak van het organiseren van activiteiten/projecten van voorbereiding tot nazorg Je hebt minimum twee jaar functierelevante ervaring met het leidinggeven aan medewerkers Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Charlotte Vanfleteren, en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt aantoonbare affiniteit met de culturele of toeristische sector Ervaring in de horeca is een pluspunt: je weet van aanpakken in zowel een keuken, zaal als poetsomgeving Je hebt een goede kennis van voedselveiligheid wetgeving en hygiënevoorschriften Je bent vertrouwd met het organiseren van activiteiten/evenementen Ervaring met boekingsprogramma s is een pluspunt Kennis van MS Office tools (Word, Excel ) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2: je handelt in het belang van de organisatie). Coachen Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1: je ondersteunt bij het behalen van resultaten). Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1: je werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken). Klantgerichtheid pagina 6 van 11

7 Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren (niveau 1: je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden). Richting geven Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1: je geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan). Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2: je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren). 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 7 van 11

8 Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.590,22 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100% en vier jaar functierelevante ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 18 maart 2019 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing relevantie van de werkervaring Eerste toetsing motivatie Eerste toetsing inzicht in de functie Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de acht hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De voorselectie vindt plaats in de week van 18 maart 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 VERKENNEND GESPREK MET CASE Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je relevante werkervaring Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek krijg je een opdracht die je dient voor te bereiden voor het interview. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Bilzen (Kasteelstraat 6) op donderdag 28 maart 2019 (datum onder voorbehoud). 6.4 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET SELECTIETESTEN Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we volgende punten aan de hand van het gesprek en enkele selectietesten waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst: Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Bilzen (Kasteelstraat 6) op donderdag 4 april (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 9 van 11

10 afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je recent deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 10 maart Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op zondag 10 maart 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Parick Cornelissen Algemeen Directeur patrick.cornelissen@cjsm.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Charlotte Vanfleteren Selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 8 april. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Operationeel Teamverantwoordelijke bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Operationeel Teamverantwoordelijke. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. Vacaturebericht beleidsmedewerker cultuur pagina 11 van 11