NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN BERLARE VAN DONDERDAG 5 JULI Openbare zitting

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN BERLARE VAN DONDERDAG 5 JULI 2018 Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: Cooreman Gunther, Voorzitter Vande Meirssche Luc, Van Hauwermeiren Tom, Bollaert Carin, Duquet Marc, Aelbrecht Manuel, Raadsleden Van der Jeugt Hilde, Algemeen directeur Lateir Marleen, Danny Vanhouwe, Van Eetvelde Koenraad, Raadsleden Gabriels Katja, Burgemeester De voorzitter verklaart de zitting voor geopend om 20 u 00. Openbare zitting PUNT 1 :Goedkeuring van de notulen van de openbare zitting van 7 juni 2018 Gelet op het voorliggende verslag; Gelet op het feit dat er geen opmerkingen worden geformuleerd ter zitting; ARTIKEL 1: De notulen van de openbare zitting van 7 juni 2018 goed te keuren. PUNT 2 :Jaarrekening 2017: vaststelling Gelet op de schorsing van de zitting van 8u10 tot 8u45 waardoor de financieel directeur toelichting kan verschaffen over de voorliggende jaarrekening Gelet op het OCMW-decreet van 19/12/2008 zoals gewijzigd tot op heden, meer bepaald art. 52, 174 en 175; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25/06/2010; Gelet op de voorliggende jaarrekening van boekjaar 2017 met een resultaat op kasbasis van en een autofinancieringsmarge van , zoals als bijlage toegevoegd; ARTIKEL 1: Stelt de jaarrekening 2017 van het OCMW Berlare vast met een resultaat op kasbasis van en een autofinancieringsmarge van ART. 2: Maakt afschriften van deze beslissing en de jaarrekening 2017 over aan: De heer gouverneur via het digitaal loket. 1/7

2 De financieel beheerder. ART. 3: Maakt een afschrift van dit besluit en de jaarrekening 2017 over aan de gemeenteraad. PUNT 3 :Aktename financiële rapportage bij jaarrekening 2017 De Raad, Gelet op het voorliggende rapport met de vergelijking van de prestatie-eenheden ; Gelet op de toelichting van de financieel directeur Artikel 1: akte te nemen van het voorliggende rapport vergelijking prestatie-eenheden PUNT 4 :Lokaal Opvanginitiatief: vrijwillige afbouw aantal opvangplaatsen en vrijwillige afbouw gecumuleerde LOI-reserves Gelet op het feit dat er in aan de OCMW s werd gevraagd om het opvangnetwerk voor materiële opvang van vluchtelingen uit te breiden omwille van de vluchtelingencrisis op dat moment. Gelet op het feit dat OCMW Berlare hierop is ingegaan en zijn opvangcapaciteit heeft uitgebreid naar 24 plaatsen. Gelet op het voorliggende afbouwplan waarbij aan de OCMW s gevraagd wordt om vrijwillig LOI-plaatsen te sluiten. Na de vrijwillige sluitingen zal er bekeken worden of er ook gedwongen sluitingen moeten komen. Gelet op het feit dat de huidige capaciteit als volgt is opgebouwd: Baron Tibbautstraat 41: 6 plaatsen (in huur) Baron Tibbautstraat 43: 6 plaatsen (in huur) Baron Tibbautstraat: 45: 6 plaatsen (in huur) Baron Tibbautstraat 33/101: 2 plaatsen (in eigendom) Schoolstraat: 2/3: 4 plaatsen (in eigendom) Gelet op voorliggend voorstel: OCMW Berlare is bereid om in te gaan op de vraag tot vrijwillige sluiting van plaatsen, en dit in eerste instantie voor de woningen die in huur zijn. Om de plaatsen te sluiten zouden de woningen gelegen te Baron Tibbautstraat 41 en 43 opgezegd worden. Deze woningen en hebben we in huur en is geen eigen patrimonium. De andere woningen gelegen te Schoolstraat en Baron Tibbautstraat 33 zijn eigen patrimonium waar we geen huurlasten voor moeten betalen. Het zou gaan om een sluiting van 12 opvangplaatsen, wat een halvering betekent van huidige opvangcapaciteit. Gelet op het feit dat bijkomend de vraag wordt gesteld of wij bereid zijn om vluchtelingen met specifieke noden op te vangen zoals: Mensen met medische problematiek NBMV (niet-begeleide minderjarige vreemdelingen) Personen met een handicap 2/7

3 Gelet op het feit dat we hierop negatief zouden antwoorden omdat we hiervoor niet de aangepaste infrastructuur kunnen aanbieden en hiervoor niet voldoende personeelsinzet kunnen garanderen. Deze begeleiding vraagt namelijk een meer intensievere aanpak. Gelet op de vraag naar flexibiliteit in configuraties die mogelijk zijn bij individuele opvangplaatsen zouden wij eveneens negatief beantwoorden. Onze huidige woningen laten niet toe de configuratie van onze plaatsen te wijzigen. Wij hebben enkel gezinswoningen als opvangplaatsen wat het niet mogelijk maakt om hierin alleenstaande personen in op te vangen. Het was ook een beleidskeuze om in te zetten op de opvang van gezinnen en niet op opvang van alleenstaanden. Dit principe zullen wij verder aanhouden. Gelet op het feit dat het managementteam het beleid adviseert vrijwillig af te bouwen naar 12 LOIplaatsen. Gelet op het feit dat Fedasil een oproep doet aan de OCMW s voor de intekening op het vrij gebruik van de gecumuleerde LOI-reserves en instructies geeft in het kader van de afbouw van huidige reserves en opbouw van toekomstige reserves; Gelet op het feit dat OCMW Berlare de middelen toegewezen door Fedasil steeds heeft ingezet voor de werking van het Lokaal Opvanginitiatief en dit extra-comptabel in de jaarlijkse verslaggeving kon verantwoorden; Gelet op het feit dat de gecumuleerde LOI-reserves van OCMW Berlare nul bedragen en de voorgestelde berekening resulteert in het niet-terugstorten van een deel van de middelen; Gelet op de berekening in bijlage toegepast voor het OCMW Berlare; ARTIKEL 1: in te gaan op de vraag tot vrijwillige afbouw van het aantal LOI-plaatsen van 24 plaatsen naar 12 plaatsen. Art. 2: negatief te antwoorden op de vraag om vluchtelingen met specifieke noden op te vangen omdat we hiervoor niet de aangepaste infrastructuur kunnen aanbieden en hiervoor niet voldoende personeelsinzet kunnen garanderen. Art. 3: negatief te antwoorden op de vraag naar flexibiliteit in configuraties die mogelijk zijn bij individuele opvangplaatsen. Onze huidige woningen laten niet toe de configuratie van onze plaatsen te wijzigen. Wij hebben enkel gezinswoningen als opvangplaatsen wat het niet mogelijk maakt om hierin alleenstaande personen in op te vangen. De huidige beleidskeuze wordt verder aangehouden. Art. 4: kennis te nemen van het feit dat OCMW Berlare niet beschikt over gecumuleerde LOI-reserves, die in aanmerking komen voor de afbouw van de huidige reserves. PUNT 5 :Toekenning subsidies geïntegreerd breed onthaal Gelet op het engagement om partner te zijn binnen de projectaanvraag geïntegreerd breed onthaal 2018: Onthaaltraject voor mensen met een advies niet toeleidbaar dat werd goedgekeurd op de Raad voor maatschappelijk welzijn van 29 maart 2018; Gelet op het besluit van de secretaris-generaal tot toekenning van een subsidie van de Vlaamse Gemeenschap voor het jaar 2018 voor het onthaaltraject voor mensen met een advies niet toeleidbaar in het kader van het geïntegreerd breed onthaal; 3/7

4 Gelet op het feit dat het project is goedgekeurd voor Oost-Vlaanderen maar dat de uitwerking per eerstelijnszone zal gebeuren; Gelet op het feit dat voor de eerstelijnszone Dender de OCMW s Berlare, Dendermonde en Hamme aansluiten; ARTIKEL 1: neemt kennis van de goedkeuring van de subsidie voor het onthaaltraject voor mensen met het advies niet toeleidbaar in het kader van het Geïntegreerd Breed Onthaal PUNT 6 :Gunning van de opdracht vernieuwing serverinfrastructuur en koppeling met gemeente binnen het raamcontract van Houthalen Helchteren. Gelet op het OCMW-decreet Overwegende dat de inwerkingtreding van het Decreet Lokaal Bestuur moet leiden tot een geïntegreerde politieke en ambtelijke aansturing en coördinatie van gemeente en OCMW; Overwegende dat steeds meer medewerkers (en vanaf 2019 ook mandatarissen) moeten werken met data en toepassingen van zowel gemeente als OCMW; Overwegende dat de informaticahuishouding van beide organisaties vandaag niet of nauwelijks met elkaar zijn verbonden. Als er al mogelijkheden zijn vandaag, zijn die omslachtig en voldoen ze niet aan de gewenste veiligheidsstandaarden; Overwegende dat zowel gemeente Berlare als OCMW Berlare elk voor hun redenen investeringen hebben gepland aan hun serverinfrastructuur, goedgekeurd in de respectievelijke jaarbudgetten 2018; Overwegende dat wordt voorgesteld aan de raad om deze afzonderlijke investeringen niet te realiseren maar met de beschikbare kredieten de serverarchitectuur en infrastructuur van beide organisaties te rationaliseren en performant en veilig op elkaar af te stemmen; Overwegende dat een geïntegreerde ICT in vele gevallen een positieve katalysator is in een integratietraject om dus ook andere samenwerkingen en afstemmingen te faciliteren; Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van 26/04/2018 om toe te treden tot contract opdrachtencentrale gemeente Houthalen-Helchteren; Overwegende het voorliggende voorstel dat tot stand is gekomen na onderzoek ter plaatse en verder is gepreciseerd na verder overleg en heeft geresulteerd tot een specifieke offerte van TRIUS NV met nummer ; Gelet op het positieve advies van het managementteam van gemeente Berlare en OCMW Berlare van 11/06/2018; Gelet op de investeringskost voor OCMW Berlare in dit integratieproject van ,74 euro excl. btw (96.420,95 euro incl. btw); Gelet op de maandelijkse huurkost van serverlicenties voor OCMW Berlare in dit integratieproject van 1.858,38 euro excl. btw (2.248,64 euro incl. btw); Overwegende dat OCMW Berlare deze serverlicenties alleen kan afnemen bij IT1 omdat OCMW Berlare een samenwerkingsovereenkomst heeft met het bedrijf dat erkend is als Microsoft Cloud Solution provider. Service provider License agreement zijn microsoft licenties die door een gelicensieerde serviceprovider wordt aangeboden aan de eindklant. De licenties worden aangeschaft door de Service provider, in dit geval IT1 die uniek instaat voor het onderhoud van de serverinfrastructuur van het OCMW Berlare. IT1 bvba maakt hiertoe een specifieke offerte met nummer Gelet op het verleende visum met nummer ; 4/7

5 ARTIKEL 1: Gunt deze opdracht aan TRIUS NV, Henry Fordlaan 18 te 3600 Genk, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,74 euro excl. btw of ,95 euro incl. btw, cf. offerte met nummer waarvan een behoorlijk geviseerd exemplaar als bijlage bij dit besluit gaat, op basis van de opdrachtencentrale van gemeente Houthalen-Helchteren. ART. 2 De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek zoals goedgekeurd door gemeente Houthalen-Helchteren. ART. 3 De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget van ART. 4 Verleent goedkeuring aan de maandelijkse huurkost van serverlicenties voor OCMW Berlare in dit integratieproject. Deze opdracht wordt gegund aan IT1 bvba, Industriezone, Steenkaaistraat 14 te 9200 Baasrode, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 1.858,38 euro excl. btw (2.248,64 euro incl. btw) per maand, cf. offerte met nummer waarvan een behoorlijk geviseerd exemplaar als bijlage bij dit besluit gaat. De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van PUNT 7 :Vereniging Weldenderend: kennisname notulen Raad van Beheer 6 juni 2018 Gelet op de notulen van de Raad van Beheer van 6 juni 2018 van de OCMW-vereniging Weldenderend, zoals in bijlage; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; Gelet op het OCMW-decreet; ARTIKEL 1: zonder opmerkingen kennis te nemen van de notulen van de Raad van Beheer van de OCMW-vereniging Weldenderend van 6 juni ART. 2: Dit besluit zal opgenomen worden op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen PUNT 8 :Kennisname gunning gemeente Berlare: aanstelling erkend full-servicesecretariaat voor loonadministratie Gelet op het OCMW-decreet ; Gelet op de wet van 17/06/2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 36, en inzonderheid artikels 2, 36 en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat; Gelet op het koninklijk besluit van 14/01/2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 18/04/2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Overwegende dat in het kader van de opdracht Aanstellen van een erkend full-servicesecretariaat voor loonadministratie een bestek met nr. 2018/106 werd opgesteld door Gemeente Berlare; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 euro exclusief btw of ,00 euro inclusief 21% btw; 5/7

6 Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt; Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 28/02/2018 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de openbare procedure; Gelet op de aankondiging van opdracht 2018/S op 03/03/2018 gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie; Gelet op de aankondiging van opdracht op 01/03/2018 gepubliceerd op nationaal niveau; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 12/04/2018 om uur dienden te bereiken; Overwegende dat de verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 10/08/2018; Overwegende dat 5 offertes werden ontvangen: - SD WORX BELGIUM NV, Brouwersvliet 2 te 2000 Antwerpen ( ,00 euro exclusief btw of ,80 euro inclusief 21% btw); - Cipal Schaubroeck NV, Bell Telepohonelaan 2D te 2440 Geel ( ,96 euro exclusief btw of ,44 euro inclusief 21% btw); - SSE VZW, Nijverheidsstraat 16 te 8760 Meulebeke ( ,40 euro exclusief btw of ,69 euro inclusief 21% btw); - CEVI NV, Bisdomplein 3 te 9000 Gent; - DILEOZ NV, Excelsiorlaan 11 te 1930 Zaventem ( ,00 euro exclusief btw of ,16 euro inclusief 21% btw); Gelet op het verslag van nazicht van de offertes van 28/05/2018 opgesteld door Gemeente Berlare; Overwegende dat Gemeente Berlare voorstelt om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde DILEOZ NV, Excelsiorlaan 11 te 1930 Zaventem, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,00 euro exclusief btw of ,16 euro inclusief 21% btw mits het verkrijgen van een visum; Overwegende dat het een gezamenlijke opdracht betreft waarbij Gemeente Berlare optreedt in naam van Vereniging Weldenderend en OCMW Berlare bij de gunning van de opdracht; Overwegende dat gemeente Berlare volgens artikel 48 van de wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten de volledige plaatsingsprocedure doorloopt namens en voor rekening van alle betrokken aanbestedende overheden, en deze dus gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het nakomen van hun verplichtingen; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het budget, doch financiële afspraken nodig zijn, conform de opdrachtdocumenten, tussen de drie aanbestedende overheden; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 21/10/2009 houdende vaststellen van de grens voor het voorafgaandelijk visum van de financieel directeur; Gelet op de gunningsbeslissing van het college van burgemeester en schepenen, genomen in zitting van 08/06/2018 en overgemaakt aan de twee andere aanbestedende overheden; Gelet op het verleende visum met nummer ; ARTIKEL 1: Kennis wordt genomen van de gunningsbeslissing genomen door gemeente Berlare. ARTIKEL 2: OCMW Berlare neemt, a rato van het in de opdrachtdocumenten opgenomen aantal personeelsleden, 58,98 % van de kosten voor haar rekening. ARTIKEL 3: De betaling zal gebeuren via het exploitatiebudget. DRINGEND 1 :De Zilverberk: heraanleg buitenruimte: meerwerk perceel 1 6/7

7 Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 36 Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, in het bijzonder het artikel 29/1; Gelet op het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017; Gelet op het feit dat er een bouwvergunning werd bekomen voor de heraanleg van deze site Gelet op de toewijzing van de opdracht Heraanleg buitenruimte Assistentiewoningen De Zilverberk, PERCEEL 1 aan BVBA De Witte, Krommewege 43, 9990 Maldegem voor een bedrag van ,33 (incl. BTW). Gelet op het feit dat bevel tot aanvang der werken werd gegeven op 20 augustus Gelet op het feit dat perceel 2 niet gegund is wegens abnormale prijzen die niet te verantwoorden vallen en een te grote afwijking op de raming. Gehoord het voorstel om de aanleg en het onderhoud van het groen te splitsen; dat het qua betwisting en qua coördinatie een voordeel is dat dit bij één aannemer blijft Gelet op het feit dat er voor het groenonderhoud ofwel met de gemeente zal worden samengewerkt ofwel een nieuwe aanbesteding zal volgen. Voor deze werken wordt een termijnverlenging toegestaan van 10 werkdagen. Deze werken mogen ten vroegste aanvangen op 1 oktober 2018 en dienen ten laatste beëindigd te zijn op 16 november De correcte planning wordt besproken na overleg op de werfvergaderingen. Gelet op het voorliggende verrekeningsvoorstel 1 voor een prijs van ,83 euro inclusief BTW. Gelet op het verleende visum met nummer ; ARTIKEL 1: De opdracht meerwerk 1 Heraanleg buitenruimte Assistentiewoningen De Zilverberk, wordt gegund aan BVBA De Witte, Krommewege 43, 9990 Maldegem voor een bedrag van ,83 (incl. BTW). De dagorde uitgeput zijnde verklaart de voorzitter de zitting voor gesloten om 22 u 00. Vastgesteld in zitting, datum als hierboven. Namens de raad voor maatschappelijk welzijn Bij verordening Van der Jeugt Hilde Algemeen directeur Gunther Cooreman Voorzitter 7/7