RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN DONDERDAG 9 JUNI Openbare zitting

Transcriptie

1 RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN DONDERDAG 9 JUNI 2016 DAGORDE Openbare zitting PUNT 1 :Goedkeuring van de notulen van de openbare zitting van 28 april 2016 Gelet op het voorliggende verslag; Gelet op het feit dat er geen opmerkingen worden geformuleerd ter zitting; ARTIKEL 1: De notulen van de openbare zitting van 28 april 2016 goed te keuren. PUNT 2 :Lening: bepalen van gunningswijze en goedkeuren bestek Gelet op Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; Gelet op het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013; Gelet op de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013; Gelet op de omzendbrief 3 december 1997 (BS, 13 december 1997) Overheidsopdrachten Financiële diensten bedoeld in categorie 6 van bijlage 2 bij de wet 24 december 1993: bank- beleggingsdiensten en verzekeringsdiensten; Gelet op de omzendbrief van 23 juni 1998 (BS, 23 juli 1998) voor de gemeenten, de provincies en de OCMW s aangaande sommige financiële diensten en andere aanbevelingen betreffende enige toepassingsproblemen i.v.m. de wetgeving op de overheidsopdrachten; Gelet op de principiële beslissing van de OCMW-raad d.d. 28/04/2016 om over te gaan tot aankoop van het onroerend goed, bestaande uit twee appartementen gelegen te Overmere, Schoolstraat 2 bus 2 en 3, kadastraal gesitueerd Berlare 3e afdeling, /Overmere/Sie D nr 1057f4 tegen de resp. aankoopprijs van euro en euro; Gelet op het voorstel van de voorzitter om deze investeringsuitgave niet met eigen middelen te financieren, maar beroep te doen op een lening; Gelet op het feit dat er nog opfrissingswerken van deze woongelegenheden worden gepland en deze geraamd worden op voor de beide entiteiten samen; Gelet op het voorliggend bestek met nummer 2016/FIN/01 voor een open aanbesteding ter financiering van een bedrag van euro; ARTIKEL 1: voor de opdracht lening ter financiering van het OCMW Berlare boekjaar 2016 te bepalen dat er zal gegund worden via open aanbesteding 1/7

2 ART.2 : het bestek 2016/FIN/01 zoals vastgesteld in bijlage goed te keuren PUNT 3 :Aktename van het goedkeuringsbesluit van de gouverneur over de jaarrekening per 31 december 2014 Gelet op het schrijven van de heer Gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen van 28 april 2016 betreffende het goedkeuringsbesluit over de jaarrekening per 31 december 2014 van OCMW Berlare; Gelet op het feit dat de raad voor maatschappelijk welzijn tegen deze beslissing beroep kan instellen binnen een termijn van zestig dagen; Gehoord het voorstel van de voorzitter om enkel akte te nemen van het goedkeuringsbesluit; Artikel 1: akte te nemen van het goedkeuringsbesluit door de heer gouverneur van de provincie Oost- Vlaanderen over de jaarrekening per 31 december 2014 van OCMW Berlare. PUNT 4 :Gewone Algemene Vergadering van TMVW (IC) : verlenen van goedkeuring agendapunten en aanduiden van afgevaardigde voor het OCMW Berlare Gelet op het feit dat het OCMW Berlare sinds van 1 maart 2016 aangesloten is bij TMVW (IC) divisie aanvullende diensten van Farys beslissing RMW van 18 februari 2016; Gelet op de statuten van TMVW (IC); Gelet op de uitnodigingsbrief voor de algemene vergadering van TMVW (IC) cvba dd. 24 juni 2016, waarin tevens de agenda werd meegedeeld en de agendapunten werden toegelicht; Gelet op het feit dat goedkeuring gevraagd wordt voor de geagendeerde punten; Gelet op het feit dat het OCMW ook nog eens expliciet een afgevaardigde voor het OCMW Berlare dient aan te duiden; dat de raad in zitting van 18 februari 2016 reeds besliste om de heer Schollaert Freddy af te vaardigen als vertegenwoordiger voor het OCMW Berlare; Gelet op de verdere bespreking binnen de raad ; ARTIKEL 1: De OCMW-raad beslist goedkeuring te verlenen aan de punten op de agenda van de algemene vergadering TMVW (IC) cvba van 24 juni 2016 en de daarbij horende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten : 1. Toetredingen en uitbreiding van toetredingen 2. Actualisering van bijlagen 1, 2 en 5 aan de statuten ingevolge diverse toetredingen en uitbreiding van toetredingen 3. Verslag van de Raad van Bestuur over het dienstjaar Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december /7

3 5. Kennisname van het verslag van het college van commissarissen 6. Kennisname van de verslagen van de commissaris-revisor (lid IBR) 7. Kwijting aan de bestuurders, commissarissen en de commissaris-revisor (lid IBR) 8. Benoeming van vertegenwoordigers in de Directiecomités 9. Benoeming van bestuurders in de Raad van Bestuur Artikel 2. De heer Schollaert Freddy, directie WZC Ter Meere en lid van het managementteam OCMW Berlare als afgevaardigde aan te duiden en deze op te dragen zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in artikel 1 Artikel 3. De raad beslist de heer Schollaert Freddy te gelasten met de uitvoering van dit besluit waaronder het onverwijld bezorgen van een afschrift van deze beslissing aan TMVW (IC), Stropstraat 1, 9000 Gent. PUNT 5 :vraag tot toetreding Woonclub regio Dendermonde Gelet op het schrijven van Samenlevingsopbouw van 14 mei 2016 met de vraag tot toetreding tot de Woonclub van regio Dendermonde. Sinds juli 2015 werken de OCMW s van Dendermonde, Hamme en Zele en Samenlevingsopbouw Oost- Vlaanderen samen rond de uitbouw van een Woonclub in de respectievelijke gemeenten. Dit kwam tot stand met subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen. In de woonclub kunnen gezinnen / personen terecht die moeilijkheden ondervinden in hun zoektocht naar een degelijke en betaalbare woning (personen met een woning in slechte kwaliteit, thuis- en daklozen, erkende vluchtelingen, ). Samenlevingsopbouw zorgt voor een opbouwwerker die in elke gemeente een zitdag heeft. Deze opbouwwerker geeft individuele begeleiding aan woningzoekenden en organiseert tevens collectieve vormingsmomenten voor de doelgroep. Gelet op het feit dat dat provinciale subsidies voor Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen wegvallen van juli 2016 en dat zij de middelen van de lokale besturen nodig hebben om dit project verder te zetten; Gelet op het feit dat Hamme reeds liet weten deze middelen niet ter beschikking te willen stellen, is Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen op zoek naar een andere partner; Gelet op de mededeling van Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen dat zij bereid zijn om de loonkost van een beleidsmedewerker op zich te nemen samen met een deel van de loonkost van de opbouwwerker. Gelet op het feit dat het resterende bedrag: +/ zou moeten gedeeld worden onder deelnemende OCMW s. En Uitgaande van 3 deelnemende OCMW s, zijnde Berlare, Dendermonde en Zele kost dit project ongeveer omdat er wordt uitgegaan van een gelijke verdeling over de verschillende besturen. Gelet op het feit dat deze meerkost niet werd voorzien in het budget; Gelet op het feit dat deze meerkost dient afgewogen te worden tegenover het eerder beperkt resultaat. Gelet op het feit dat toetreding tot de Woonclub niet werd opgenomen als doelstelling binnen onze meerjarenplanning; Gelet op het feit dat een gelijke verdeelsleutel niet strookt met de werkelijkheid; Gelet op de bespreking van het MAT en het negatieve advies voor toetreding tot de Woonclub; 3/7

4 ARTIKEL 1: niet in te gaan op de vraag van Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen om toe te treden tot het project Woonclub regio Dendermonde. ARTIKEL 2: De bovenstaande beslissing mee te delen aan Samenlevingsopbouw Oost-Vlaanderen. PUNT 6 :Goedkeuring beheersovereenkomst ICT in het kader van de samenwerking met de gemeente Gelet op het OCMW-decreet en het gemeentedecreet, inzonderheid artikel 271 Gelet op het wetgevend kader, waarna hieronder in de beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW wordt vermeld Gelet op het feit dat zowel gemeente als OCMW een ICT-dienst hebben met 1 ICT-verantwoordelijke; dat hierdoor de bedrijfszekerheid en de continuïteit niet kan gegarandeerd worden; dat samenwerking tussen de twee diensten hieraan verbetering kan brengen. Gelet op de bespreking in het gezamenlijk managementteam van gemeente en OCMW om een dergelijke samenwerking op te zetten Gelet op de voorliggende beheersovereenkomst ARTIKEL 1: de voorliggende beheersovereenkomst tussen OCMW en gemeente Berlare betreffende onderlinge samenwerking ICT-diensten voor gemeente en OCMW goed te keuren. Beheersovereenkomst samenwerking gemeente - OCMW betreffende ICT De volgende overeenkomst wordt gesloten op datum van 24 juni 2016 tussen de ondergetekenden: 1. De gemeente Berlare met zetel te 9290 Berlare, Dorp 22 vertegenwoordigd door de gemeenteraad, en mevrouw Katja Gabriëls en de heer Bob Pieters respectievelijk burgemeester en gemeentesecretaris, die optreden namens de gemeenteraad, handelend in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 23 juni 2016 hierna genoemd de gemeente EN 2. Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Berlare met zetel te 9290 Berlare, Baron Tibbautstraat 29a, vertegenwoordigd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en de heer Gunther Cooreman en mevrouw Hilde Van der Jeugt, respectievelijk voorzitter en OCMW-secretaris, die optreden namens de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, handelend in uitvoering van het OCMWraadsbesluit van 9 juni 2016 hierna genoemd OCMW is overeengekomen wat volgt: TITEL I. Algemene bepalingen Artikel 1: Voorwerp van de beheersovereenkomst 4/7

5 Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de gemeente Berlare en het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Berlare. Deze overeenkomst regelt de opdracht op het gebied van ICT waarbij de gemeente en het OCMW overeenkomen dat hun respectievelijke personeelsleden in de toekomst meer gaan samenwerken en bij afwezigheden de collega in het andere bestuur kunnen vervangen in dringende situaties. Artikel 2: Duur van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 1/7/2016 en wordt aangegaan voor een periode van onbepaalde duur. 2. Partijen hebben het recht om de overeenkomst te beëindigen via aangetekend schrijven en met inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden. De termijn vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin het aangetekend schrijven werd ontvangen. Het aangetekend schrijven wordt geacht te zijn ontvangen de derde werkdag na datum van verzending. Deze eenzijdige opzegging is slechts mogelijk, nadat voorafgaand de bemiddelingsprocedure vervat in artikel 9 (geschillenregeling) werd doorlopen. 3. Het aangetekend schrijven dient de gemeenteraadsbeslissing of OCMW-raadsbeslissing te bevatten waaruit blijkt dat de samenwerking dient stopgezet te worden. Artikel 3: Algemeen juridisch kader Deze overeenkomst is gebaseerd op volgend wetgevend artikel: Artikel 271 gemeentedecreet en OCMW-decreet Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. TITEL II. Engagementen en verbintenissen Artikel 4: Met ingang vanaf 1/7/2016 De ICT-verantwoordelijke van gemeente en OCMW krijgen hierbij de toelating om paswoorden op serverniveau uit te wisselen. Ze zullen deze ter plaatse, maar ook op afstand via software kunnen gebruiken. Ze zullen enkel tussenkomen in het andere bestuur als zij hiervoor uitdrukkelijk opdracht krijgen van de secretaris of de waarnemend secretaris van het vragende bestuur. Dit gebeurt enkel bij afwezigheid van de eigen ICT-verantwoordelijke en met de bedoeling de problemen op te lossen die geen uitstel verdragen. Een overzicht van handelingen/ingrepen die onder dit toepassingsgebied vallen, wordt vastgelegd in een overleg en wordt minstens jaarlijks opnieuw gevalideerd, in een overleg met de burgemeester, de OCMW-voorzitter, de schepen bevoegd voor ICT, de gemeentesecretaris, de OCMWsecretaris, de ICT-verantwoordelijke van gemeente Berlare en de ICT-verantwoordelijke van OCMW Berlare. De ICT-verantwoordelijken zullen zich schikken naar de onderrichtingen die door de veiligheidsconsulent wordt gegeven. De authenticiteit van de gebruikers moet altijd worden gegarandeerd. De ICT-verantwoordelijken blijven het principe van de gescheiden domeinen tussen OCMW en gemeente hanteren en respecteren het privacy- en veiligheidsbeleid. Artikel 5: Werkverdeling De gemeente heeft een voltijdse ICT-verantwoordelijke. Het OCMW heeft een halftijdse ICTverantwoordelijke. Met deze samenwerking wordt soepel, praktisch en pragmatisch omgegaan, in gemeenschappelijk overleg tussen de gemeente- en OCMW-secretaris. Artikel 6: Bepalingen m.b.t. verdeling van de kosten. Elk bestuur staat in voor de personeelskost van de eigen ICT-verantwoordelijke. Indien er bij tussenkomst een aankoop moet gebeuren, wordt dit betaald door het vragende bestuur. TITEL III. Evaluatie en geschillenregeling Artikel 7: Evaluatie Aan het einde van het eerste jaar na afsluiting wordt deze beheersovereenkomst geëvalueerd. De resultaten van deze evaluatie worden gebruikt voor eventuele aanpassingen van de beheersovereenkomst. Artikel 8: Geschillenregeling 5/7

6 Wanneer de huidige overeenkomst aanleiding geeft tot geschillen, dan wordt dit geregeld via een bemiddelingsprocedure, die op initiatief van elk der partijen kan worden opgestart. Artikel 9: Bemiddelingsprocedure De bemiddelingsprocedure omvat het formuleren van een voorstel door een commissie van deskundigen, met name de burgemeester van de gemeente, de voorzitter van het OCMW, de beide secretarissen en de ICT-verantwoordelijken. Indien op grond van dit voorstel geen vergelijk kan worden gevonden, wordt het geschil voorgelegd aan de gemeenteraad en de OCMWraad. Beide raden motiveren hun beslissing. Indien beide raden geen overeenstemmende beslissing treffen, kan dit aanleiding geven tot de stopzetting van de overeenkomst. Aldus overeengekomen tussen de hierboven genoemde partijen, op de genoemde datum. Opgemaakt in zoveel originele exemplaren als er onderscheiden partijen zijn, waarbij elke partij verklaart een origineel getekend exemplaar te hebben ontvangen. PUNT 7 :dossier renovatie badkamers assistentiewoningen: bepalen van de wijzen van gunnen en goedkeuring lastenboek Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, in het bijzonder artikel 24 Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op het feit dat volgende werken moeten worden uitgevoerd: de renovatie van de badkamers van de 40 assistentiewoningen (Boerenkrijghof en De Zilverberk) omwille van het feit dat deze badkamers bijna 23 jaar oud zijn en diverse mankementen vertonen; dat deze badkamers nog met verhoogde douche zijn waarin de mensen moeten instappen; dat een inloopdouche wenselijk is voor de huidige en toekomstige gebruikers; dat de lavabo met spiegel ook aangepast dient te zijn aan rolstoelgebruikers; dat er al veel tegels geschuurd staan in de badkamers en dat een algehele heropfrissing ook nodig is. Langer uitstel van de werken heeft ook tot gevolg dat de technische dienst meer herstellingen heeft en reeds vervangtoestellen moet beginnen kopen als lapmiddel. Gelet op het voorliggende bestek nr van 23 mei 2016 en opgemaakt door de ir.-archict Stefan Lauwaert, waarvoor goedkeuring wordt gevraagd Gelet op de voorliggende raming van de architect, die hoger ligt dan het geraamde bedrag in de meerjarenplanning; dat een budgetwijziging noodzakelijk zal zijn om de werken te kunnen aanvatten.; dat het echter geen zin heeft om een gedeeltelijke renovatie van de badkamers te doen; dat de raming in de meerjarenplanning ook enkele jaren oud is; ARTIKEL 1: voor de opdracht renovatie badkamers assistentiewoningen te bepalen dat er zal gegund worden via open aanbesteding ART.2 : het bestek nr van 23 mei 2016 en opgemaakt door ir.-architect Stefan Lauwaertl, zoals vastgesteld in bijlage, goed te keuren ART.3 : akkoord te gaan om een extra budget van euro te voorzien voor deze renovatieopdracht bij de eerstvolgende budgetwijziging 6/7

7 PUNT 8 :Hulp in Woningnood - Kennisname jaarverslag 2015 en jaarrekening 2015 Gelet op het voorliggende jaarverslag 2015 en de jaarrekening 2015 van Hulp in Woningnood; Gelet op het feit dat het OCMW aandeelhouder is in de CVBA Hulp in Woningnood Gelet op de aktename door de Raad in zitting van heden zonder opmerkingen; ARTIKEL 1: De Raad van Maatschappelijk Welzijn neemt akte van het jaarverslag 2015 en de jaarrekening 2015 van Hulp in Woningnood zonder opmerkingen. 7/7