De checklist bestaat uit deelvragen bij de hoofdstappen. Deze deelvragen gaan met name over de zogenaamde PIOFACH aspecten: Personeel, Informatie,

Transcriptie

1 Geachte heer/mevrouw, Houvast voor implementatie Welkom bij deze (online) checklist voor administratieve processen Wmo. De checklist is gemaakt voor projectleiders die in gemeenten bezig zijn met de implementatie van de Wmo samen met de gecontracteerde aanbieders. Door het invullen van de checklist krijgt u een overzicht van waar u wel of niet nog zaken te regelen hebt in het administratieve proces tussen gemeente en aanbieder in de aanloop naar 1 januari Waar relevant wordt u doorverwezen naar andere bestaande producten waar meer informatie is te vinden. Met deze checklist en achterliggende informatie kunt u het gesprek aangaan met uw collega s bij bedrijfsvoering en aanbieders van zorg. Zo kan de expertise van de verschillende onderdelen van de administratieve processen zowel binnen als buiten de gemeente geïntegreerd worden tot één werkend proces. Kapstok met keuzemogelijkheden en weblinks De (online) checklist is ingedeeld naar de vier hoofdstappen van de administratieve processen voor de levering van zorg en ondersteuning in het kader van de Wmo 2015: 1) Toewijzing en beschikking, 2) Plaatsing en registratie, 3) Declaratie en betaling 4) Verantwoording. Daarnaast is een korte keuzemodule over inkoop beschikbaar, die bedoeld is voor gemeenten die hun inkoopafspraken nog niet hebben gemaakt of nog een keer willen nalopen. Tot slot is er nog een afrondende module met algemene aandachtspunten. Bijgaande figuur geeft deze indeling van het hoofdproces weer. Figuur 1 Basis procesmodel voor deze checklist De checklist bestaat uit deelvragen bij de hoofdstappen. Deze deelvragen gaan met name over de zogenaamde PIOFACH aspecten: Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering, Communicatie en Huisvesting. Voor een en goede implementatie is deze mate van gedetailleerdheid nodig. Per processtap zijn circa 10 belangrijke of kapstokvragen in de kleur van de processtap weergegeven. Deze top 10 kunt u gebruiken bij weinig tijd of voor een eerste check. U kunt vanzelfsprekend zelf kiezen welke onderdelen van de checklist u invult. Waar mogelijk wordt via weblinks doorverwezen naar aansluitende producten (checklist, handreikingen, protocollen, standaarden). De informatie uit deze checklist is bedoeld voor uw eigen gebruik. Van de online beantwoorde vragen kunt u een pdf rapport ontvangen via . Doorontwikkeling checklist De checklist helpt beoordelen of de administratieve processen voor de Wmo voldoende op orde zijn. Daarnaast wordt deze checklist waar nodig verbeterd, waarbij ervaringen van gebruikers worden verwerkt en de verbinding wordt gelegd met aanvullende deelproducten waar nog aan wordt gewerkt. Deze checklist is gemaakt in opdracht van het ministerie van VWS en opgesteld door Think Public Advies. De checklist maakt dankbaar gebruik van bijdragen van vele collega s binnen (koploper)gemeenten, zorgaanbieders, VNG en het ministerie van VWS. Het TransitieBureau Wmo beheert deze checklist: otd@vng.nl,

2 1. Zorginkoop Zorginkoop. 1. Is de inkoop bij alle bestaande en nieuwe aanbieders via contractuele afspraken geregeld? Contracten sluiten: Informatiekaart inkoopmodellen: Stappenplan inkoop Wmo ingwmo.nl/sites/default/files/informatiekaart%20stappenplan%20inkoop%20wmo.pdf 2. Zijn contractuele of werkafspraken gemaakt m.b.t.: a. gegevensuitwisseling/informatievoorziening (gebruik iwmo-standaarden) Infolink: berichtenuitwisseling-iwmo-overzicht b. bekostiging en eventueel bevoorschotting c. toewijzing (noodzakelijk voordat ondersteuning geleverd en gedeclareerd kan worden) d. overgangsrecht (aantal cliënten vastgelegd en evt. overname van cliënten niet-gecontracteerde aanbieders?) e. nieuwe cliënten (dezelfde producten als overgangscliënten of meer transformatie gericht?) f. plaatsing g. declaratie/facturering h. crisissituaties zonder voorafgaand onderzoek i. verantwoording? Infolink: 3. Is er een verantwoordelijke aangesteld voor het inkoop- en contractmanagement? 4. Is er relatiebeheer naar externe uitvoerende partijen (CAK, SVB)? 5. Is ook voor aanbieders duidelijk wie hun relatiebeheerder bij de gemeente is? 6. Is het benodigde budget voor inkoop van zorg beschikbaar per voor de aanbieder?

3 2. Toewijzing en Beschikking Toewijzing en beschikking. stellen van de verschillende informatiebronnen (bv. Zorgverzekeraar, rzekeraar, CIZ, mantelzorger enz.)? Personeel 1. Zijn de functies en personen die de toewijzing doen en de beschikking opstellen bekend (is dit bij gemeente, aanbieder of regionaal)? 2. Zijn er goede werkinstructies voor toewijzing en beschikking? 3. Hebben de personen die deze processtap uitvoeren de juiste kennis en vaardigheden? 4. Is berekend (op basis van GO-bestand) hoeveel capaciteit nodig is voor deze taken? 5. Zijn er afspraken gemaakt voor de opvang van ondercapaciteit, via bijv. samenwerkingsverbanden? _ 6. Is er rekening gehouden met bezwaar- en beroepsprocedures in de capaciteit? Informatie 7. Heeft eft u overeenstemming met aanbieders over eenduidige product- en categorie definities? 8. Is alle informatie voor het toewijzen en beschikken aanwezig en zijn er afspraken over beschikbaar 9. Is vastgelegd op basis van welke informatie en criteria (zie verordening) toewijzing plaatsvindt? 10. Is er een format voor vastlegging van het onderzoek conform Wmo 2015, voordat er een beschikking kan worden afgegeven? 11. Heeft u een format voor de vastlegging van toestemmingsverklaringen van cliënten voor het opvragen en verwerken van benodigde (bijzondere) persoonsgegevens? 12. Is er een PIA (Privacy Impact Assessment) uitgevoerd op de systemen en bestanden en gegevensstromen i.v.m. de privacy? Privacyscan: gemeenten 13. Is het cliëntenbestand voor de overgangscliënten ingericht bij de gemeenten en aanbieder o.a. via GO en bestaande registratiesystemen? 14. Over welke informatie(bronnen) bestaan er zorgen? Open invul veld: Organisatie 15. Is het werkproces voor toewijzen en beschikken goed ingericht (incl. eventuele mandatering) atering)? 16. Is duidelijk welke consequenties het nieuwe toewijzing- en beschikkingsproces heeft voor bestaande en nieuwe gevallen?

4 Toewijzing en beschikking. 17. Zijn er afspraken met aanbieders over toewijzen en interpretatie van gegevens? 18. Is duidelijk binnen hoeveel tijd een toewijzing moet zijn opgepakt? 19. Is duidelijk hoe een toewijzing wordt gevolgd en gewijzigd? 20. Is duidelijk wie mag toewijzen (mandaat/delegatie)? 21. Zijn betrokkenen ingelicht dan wel voorbereid op de consequenties van mandatering en delegatie? _ Infolink: zie ledenbrief Wmo VNG p. 61 punt Is in alle gevallen duidelijk hoe toewijzingen en beschikkingen worden geregistreerd? 23. Zijn telefoonnummers, loket en digitale bereikbaarheid voor burgers goed ingericht en bemand? 24. Is bekend hoe om te gaan met de eigen bijdrage bij beschikkingen? Infolink: Is duidelijk hoe ondersteuning in crisissituaties wordt ingezet? 26. Weten huisartsen en wijkverpleegkundigen naar wie ze kunnen doorverwijzen? 27. Is het relatiebeheer naar alle externe partijen goed geregeld? 28. Is voor het proces van toewijzen en beschikken duidelijk hoe de RACI is verdeeld? (RACI: Responsible=uitvoerend verantwoordelijk, Accountable=eindverantwoordelijk, Consulted=geraadpleegd, Informed=geïnformeerd) Financieel 29. Zijn er met alle gecontracteerde aanbieders duidelijke afspraken over bevoorschotting of aanvangsbetaling bij start levering zorg? 30. Is er een proces ingericht voor het salderen van bevoorschotting of aanvangsbetaling? 31. Is een nood-, overbruggings- of alternatief scenario voor financiering uitgewerkt? Infolink: Is het benodigde budget gereserveerd en beschikbaar per ? 33. Zijn budgetverantwoordelijkheden duidelijk? 34. Is een goed risicomanagement proces gedefinieerd en is dit onderdeel van de control functie? 35. Is toegang tot budgetverantwoordelijkheid geregeld en gecommuniceerd? Automatisering 36. Is het gehele proces van toewijzing en beschikking digitaal en handmatig getest op functioneren? _ 37. Zijn handmatige (terugval) procedures gereed en getest waar nodig? infolink: Het zorginstituut biedt een aantal oplossingen: Is op het proces van beschikken en toewijzen geheel gedigitaliseerd? Infolink: Is de gemeente aangesloten op het gemeentelijk gegevensknooppunt? infolink: Zijn koppelingen met VECOZO door de aanbieder voorzien en zijn de benodigde processen en systemen gereed? Infolink: Zijn processen voor iwmo-berichtenverkeer ingericht? Infolink: Handreiking iwmo standaarden Tips van gemeenten Checklist voor iwmostandaarden:

5 Toewijzing en beschikking. 42. Zijn processen voor iwmo-berichtenverkeer getest? 43. Is er een pilot met een groep (test)gebruikers gepland voordat het systeem in productie gaat? 44. Zijn er onderdelen die een terugvalproces nodig hebben i.v.m. betrouwbaarheid, compleetheid of beschikbaarheid? 45. Welke onderdelen zijn dit? Open invul veld: 46. Welke onderdelen zijn per nog niet geautomatiseerd? Open invul veld: Communicatie 47. Is duidelijk met wie bij aanbieders te communiceren over het proces van toewijzen en beschikken? _ 48. Is duidelijk met wie intern te communiceren over dit proces? 49. Is duidelijk met welke persoon gecommuniceerd wordt bij aanbieders over toewijzing/besluit levering ondersteuning? 50. Wordt er voor overgangscliënten een toewijzingsbericht opgesteld van gemeente naar aanbieder? 51. Zijn er afspraken met aanbieders over ondersteuning aan en communicatie naar overgangscliënten? 52. Worden cliënten geïnformeerd hoe ze een besluit van de gemeente of CIZ (tot half februari 2015) kunnen benutten? 53. Worden cliënten en aanbieders geïnformeerd over de eigen bijdrage en/of trekkingsrecht? Overig en kennisdeling 54. Ziet u knelpunten in het proces van toewijzing en beschikking die niet in deze checklist staan? 55. Welke knelpunten zijn dit? Open invul veld: 56. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? 57. Welke oplossingen? Open invul veld:

6 3. Plaatsing en registratie Plaatsing en registratie. Personeel 1. Zijn de functies en personen die de plaatsing gaan uitvoeren bekend? 2. Zijn de functies en personen die de registratie gaan uitvoeren bekend? 3. Zijn er goede werkinstructies en een werkend systeem voor de registratie? 4. Hebben de personen die deze processtap uitvoeren de juiste kennis en vaardigheden? 5. Is de beschikbare capaciteit bij deze mensen voor deze taken gebaseerd op cijfermatige onderbouwing op basis van beleidsinformatie en gegevensoverdracht? 6. Zijn er afspraken voor opvang van ondercapaciteit via samenwerkingsverbanden of anders? Informatie 7. Zijn er afspraken over de op te vragen kerninformatie voor plaatsing en registratie aanwezig (bevestiging bij aanbieders dat informatie daadwerkelijk opgeleverd kan worden)? 8. Is privacy van de cliënt geborgd in het registratieproces (conform Wbp en Wmo 2015)? 9. Zijn duidelijke ijke afspraken gemaakt over wanneer welke berichten/informatie opgeleverd worden, nodig voor registratie bij verschillende partijen? 10. Is het cliëntenbestand ingericht o.a. via GO en bestaande registratie? 11. Gebruiken alle betrokken partijen de standaarden voor productcodes, gegevensvelden etc.? Infolink Over welke informatie(bronnen) bestaan er zorgen? Open invul veld: Organisatie 13. Is het proces voor plaatsing en registratie goed ingericht? 14. Is duidelijk hoe cliënten ingevoerd worden in de registratie bij gemeenten en aanbieders (rekening houdend met afhandelingsbericht dat via zorgkantoren wordt afgegeven op )? Infolink: overgangscli%c3%abnten 15. Is duidelijk hoe nieuwe cliënten worden geplaatst en hoe dit wordt geregistreerd? 16. Is voor de plaatsing en registratie duidelijk hoe de RACI is verdeeld? (RACI: Responsible=uitvoerend verantwoordelijk, Accountable=eindverantwoordelijk, Consulted=geraadpleegd, Informed=geïnformeerd)

7 Plaatsing en registratie. Automatisering 17. Is het proces van plaatsing en registratie digitaal en handmatig getest op functioneren? 18. Zijn handmatige (terugval)procedures in gereedheid en getest waar nodig? 19. Is op het registratieproces geautomatiseerd? 20. Zijn processen voor berichtenverkeer goed ingericht? Infolink: Handreiking iwmo standaarden Infolink: Tips van gemeenten Zijn processen voor berichtenverkeer getest? 22. Is er een pilot met een groep (test)gebruikers gepland voordat het systeem in productie gaat? 23. Welke onderdelen van het plaatsings- en registratieproces zijn per nog niet geautomatiseerd? Open invul veld: Communicatie 24. Worden plaatsing en registratie eenduidig en gelijkvormig gecommuniceerd met alle aanbieders? 25. Is duidelijk met welke contactpersoon bij aanbieders gecommuniceerd wordt over plaatsingen? 26. Is duidelijk met wie intern gecommuniceerd gaat worden over dit proces? Overig en kennisdeling 27. Ziet u knelpunten in het proces van plaatsing en registratie die niet in deze checklist staan? 28. Welke knelpunten zijn dit? Open invul veld: 29. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? 30. Welke oplossingen? Open invul veld:

8 4. Declaratie en betaling Declaratie en betaling. Personeel 1. Zijn de functies en personen die de declaraties en betalingen gaan uitvoeren bekend? 2. Zijn er goede werkinstructies voor declaraties en betaling? 3. Hebben de personen die deze processtap uitvoeren de juiste kennis (bijv over iwmo standaarden en werkafspraken) en vaardigheden? 4. Is er voldoende capaciteit bij deze mensen voor deze taken? 5. Zijn er afspraken voor opvang van ondercapaciteit via samenwerkingsverbanden of anders? Informatie 6. Is alle informatie voor declaratie en betaling aanwezig? 7. Heeft u overeenstemming met aanbieder(s) over eenduidige product- en categorie definities? infolink: 1.0/Productcodetabel%20Wmo%20- %20versie%201.0.pdf 8. Is met alle betrokkenen eenduidig afgesproken met welke frequentie wordt gefactureerd? 9. Is bekend waar prestaties worden vastgelegd? 10. Gebruiken alle betrokken partijen de standaarden voor productcodes, gegevensvelden etc.? Infolink: Over welke informatie(bronnen) bestaan er zorgen? Open invul veld: Organisatie 12. Is geregeld dat ontvangen declaraties en facturen in 2015 correct en tijdig worden betaald? 13. Is duidelijk hoe dit proces loopt voor bestaande en nieuwe gevallen? 14. Is er een terugvalscenario als declaratieprocessen onverhoopt niet werken? Infolink: Infolink: Het zorginstituut biedt een aantal oplossingen: Is er een noodproces voor declaraties en facturen die niet verwerkt kunnen worden in dit proces? 16. Is in alle gevallen duidelijk hoe wordt gedeclareerd en hoe wordt betaald? 17. Is duidelijk hoe declaraties worden verwerkt? 18. Zijn er duidelijke eisen aan declaraties? 19. Zijn deze duidelijke eisen geaccepteerd door alle aanbieders?

9 Declaratie en betaling. 20. Krijgt de aanbieder zijn zorg tijdig betaald? Infolink: Is de toekenning PGB georganiseerd? 22. Is huidige PGB voor overgang naar 2015 i.v.m. Wmo getoetst en voor akkoord gestuurd naar SVB? 23. Bij Trekkingsrechts PGB: is duidelijk hoe gegevensstromen en processen met SVB lopen? 24. Is voor dit proces duidelijk hoe de RACI is verdeeld? (RACI: Responsible=uitvoerend verantwoordelijk, Accountable=eindverantwoordelijk, Consulted=geraadpleegd, Informed=geïnformeerd) Financieel en eigen bijdrage 25. Hoe gaat de check van prestaties met de beschikking (matching) en leidt matching tot betaling? 26. Is de procedure bekend voor het compenseren van burgers in de eigen bijdrage? 27. Zijn de beleids- en of rekenregels voor bepaling van de hoogte van de eigen bijdrage vastgesteld? 28. Zijn deze beleids- en/of rekenregels, etc. doorgegeven aan het CAK? 29. Ondersteunt het systeem de beleidsregels en sturing op inning van de eigen bijdrage via het CAK? 30. Ondersteunt het systeem de standaard voor gegevensuitwisseling met het CAK? 31. Is het proces ingericht op registreren en doorgeven van de informatie aan het CAK? 32. Zijn er afspraken met aanbieders over wie wat doorgeeft aan het CAK, welke productcodes etc.? Infolink: Automatisering 33. Is het proces van declaratie en betaling digitaal en handmatig getest op functioneren? 34. Zijn handmatige (terugval) procedures in gereedheid en getest waar nodig? 35. Zijn iwmo standaarden voor gegevensuitwisseling met aanbieders gerealiseerd? Infolink: Is dit proces op geautomatiseerd? 37. Is uw software gereed voor digitaal berichten verkeer? infolink: Zijn handmatige procedures in gereedheid en getest waar geen automatisering is? infolink: basis op orde sessie (binnenkort beschikbaar). 39. Zijn processen voor berichtenverkeer goed ingericht? Infolink: Handreiking iwmo-standaarden Infolink: Tips van gemeenten Zijn processen voor berichtenverkeer getest? 41. Is er een pilot met een groep (test)gebruikers gepland voordat het systeem in productie gaat? 42. Welke onderdelen zijn per nog niet geautomatiseerd? Open invul veld: Communicatie 43. Is voor back office gemeenten en aanbieders duidelijk wat de eisen zijn aan declaraties? 44. Is duidelijk met wie bij aanbieders gecommuniceerd wordt over declaraties en betalingen? 45. Is duidelijk met wie intern gecommuniceerd gaat worden over dit proces?

10 Declaratie en betaling. 46. Is duidelijk waar cliënten terecht kunnen bij problemen en vragen zowel bij aanbieders als gemeenten? Overig en kennisdeling 47. Ziet u nog knelpunten in het proces declaratie en betalen die niet in deze checklist staan? 48. Welke knelpunten? Open invul veld: 49. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? 50. Welke oplossingen? Open invul veld:

11 5. Verantwoording Verantwoording Verantwoording. Personeel 1. Zijn de functies en personen die de declaraties en betalingen gaan uitvoeren bekend? Informatie 2. Weet u voor het niveau van de regio en het niveau van de gemeente, welke verantwoordingsinformatie minimaal nodig is? 3. Is alle informatie voor invoer via beschikbaar? 4. Is bekend wie de benodigde gegevens evens voor verantwoording tijdig registreert? 5. Zijn de definities, formaten en aanbiedingswijze rondom verantwoording eenduidig afgesproken? 6. Heeft u de afspraak om verantwoordingsinformatie te beperken tot de gegevensset zoals vastgesteld teld in algemene leden vergadering van juni 2014? Infolink: 7. Zijn aanbieders geïnformeerd over de gegevensset en is benodigde informatie beschikbaar uit registratie van aanbieders? Infolink: Organisatie 8. Hebt u het verantwoordingsproces op orde? 9. Zitten de benodigde informatiestromen voor verantwoording in werkprocessen en en systemen? 10. Is bekend hoe de aanbieder geleverde prestaties communiceert? 11. Is ingericht dat prestaties van zorgaanbieders worden gecontroleerd? 12. Is de frequentie bepaald waarmee aangeleverde prestaties worden gecontroleerd? 13. Is duidelijk hoe beleidsinformatie wordt verkregen? 14. Is duidelijk hoe t.b.v. de verantwoording wordt gerapporteerd? 15. Is gekozen welke kwaliteitscriteria en normen worden gebruikt? 16. Is alles gereed voor het gebruik van de CBS standaard voor verantwoording? 17. Zijn afspraken gemaakt en processen ingericht voor realisatie van kwaliteitsinformatie? 18. Is er een klachten- en bezwaarschriften procedure ingericht en belegd? 19. Is het huidige Wmo gebruik op het gemeentelijk en landelijk niveau in kaart? 20. Is duidelijk welke indicatoren Wmo worden getoond in de Planning & Control cyclus?

12 Verantwoording. 21. Zijn er afspraken om de klant tevredenheids monitor 2014 te verkrijgen? Financieel 22. Is de begroting volgens de aangepaste IV3 (informatie voor derden) indeling ingericht? 23. Is duidelijk welke verantwoordingsinformatie in de Planning & Control cyclus wordt opgenomen? _ 24. Is de accountant betrokken bij het toetsen van de deugdelijkheid van de verantwoordingsinformatie? Communicatie 25. Zijn er afspraken tussen gemeente en aanbieders over het structureel communiceren over hoe de beste zorg tegen de beste prijs realiseren? Overig en kennisdeling 26. Ziet u knelpunten in het proces verantwoording die niet in deze checklist staan? 27. Welke knelpunten? Open invul veld: 28. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? 29. Welke oplossingen? Open invul veld:

13 6. Overall Items Overall items. Overall info- en automatisering 1. Is er proefgedraaid met de gehele keten met dummy bestanden? 2. Zijn er uitgebreide testscripts gemaakt en uitgevoerd voor het hele traject? 3. Is er een pilot gepland voor het (waar mogelijk) stapsgewijs live gaan met het hele proces? 4. Is er een planning gemaakt (met software leveranciers, aanbieders en binnen de gemeente) voor implementatie van zaken die nu nog niet digitaal kunnen en in 2015 wel? 5. Is duidelijk welke knelpunten urgent en minimaal noodzakelijk zijn voor ? 6. Is gewaarborgd dat de gegevensuitwisseling WMO binnen wettelijke kaders plaatsvindt (denk aan GBA check etc.)? 7. Worden alle stappen van de route planner CORV op tijd uitgevoerd? Infolink: 8. Is de lokale ICT inrichting en aansluiting op CORV ruim voor gereed ed en getest? Infolink: 9. Is de informatiebeveiliging van het volledige Wmo proces gecheckt en voldoet deze? Juridisch 10. Worden knelpunten n op juridisch gebied voorzien? 11. Is de privacy van cliënten gewaarborgd? Infolink: informatie over privacy m.b.t. iwmo berichten infolink: 3D PIA s (binnenkort beschikbaar). 12. Is er een privacyscan gemeenten uitgevoerd zoals voorgestaan door het VISD? Infolink Andere mogelijke knelpunten 13. Is duidelijk hoe vanaf toezicht en handhaving vanuit de gemeente plaatsvindt? Dat wil zeggen: is er kwaliteitsbewaking en wordt oneigenlijk gebruik of zorgfraude tegen gegaan (e.e.a. in afstemming met en aanvullend op de werkzaamheden van de landelijke inspecties)? 14. Is een vertrouwenspersoon aangesteld voor de nieuwe taken Wmo? 15. Is gecontroleerd dat zorgaanbieders voldoen aan de wet normering topinkomen? 16. Ziet u nog knelpunten voor Wmo die niet in deze checklist staan?

14 Overall items. 17. Welke knelpunten? Open invul veld: Kennisdeling 18. Zijn er in uw gemeente nog andere oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? 19. Welke oplossingen? Open invul veld: