Stappenplan en planning budgetconfirmatie gemeenten 2016

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Stappenplan en planning budgetconfirmatie gemeenten 2016"

Dina de Vos
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Stappenplan en planning budgetconfirmatie gemeenten november 2016 Inleiding... 1 Stappenplan... 2 Planning... 3 Bijlage 1: De 7 categorieën van de bestandsvergelijking... 5 Bijlage 2: De eindpunten... 5 Inleiding Op 15 maart 2017 levert de SVB de verantwoording over de bestedingen van PGB-WMO en PGB-JW 2016 aan gemeenten op. De bestedingen omvatten alle door de SVB uitbetaalde bestedingen in de periode van tot en met Daarbij gaat het zowel om bestedingen die zijn uitbetaald in 2016 ten laste van de budgetten 2015 als die van Gemeente voert budgetconfirmatie uit Een belangrijke voorwaarde voor de oplevering van 15 maart 2017 is dat de budgetconfirmatie door gemeenten wordt uitgevoerd. De gemeenten is verantwoordelijk voor het proces, de SVB faciliteert. Om op 15 maart 2017 de budgetinformatie voor gemeenten gereed te hebben, geldt er een van een korte doorlooptijd voor alle partijen. Het is daarom van belang dat gemeenten in de eerste week januari het budgetbestand aanleveren, waarmee de SVB de verschillen kan traceren. Voor de gemeenten die in deze week aanleveren, garandeert de SVB de confirmatie voor 15 maart Indien gemeenten na deze termijn aanleveren, spant de SVB zich in om de confirmatie ook binnen de termijn van 2 maanden af te ronden, maar kan daarvoor geen garantie geven. Kortom, het is van belang dat alle partijen zich verplichten aan dit proces, dus zich houden aan de termijnen en voldoende capaciteit beschikbaar stellen voor de uitvoering van de confirmatie. De SVB heeft een inschatting gemaakt van het aantal verschillen op basis van de ervaringen met de vorige confirmaties. Zij gaat uit van circa 5% aan verschillen tussen de administraties van gemeenten en de SVB. Monitoring Er wordt een begeleidingsgroep ingesteld met betrokkenen vanuit de VNG, enkele gemeenten en de SVB. Zij volgen de confirmatie en sturen zo nodig bij, onder meer op basis van een lijst met de status van de confirmatie per gemeente. 1

2 Stappenplan Stap 1 (door de VNG en de SVB): Informeren gemeenten over de aanpak, werkwijze en planning van de budgetconfirmatie (als onderdeel van het proces van de verantwoordingen). De communicatie richting gemeenten moet zo snel mogelijk na vaststelling van het proces worden opgepakt. Stap 2 (door de SVB): Voorbereiden van het proces aan de kant van de SVB: inrichten project, bestandbeheer en regelen capaciteit. Stap 3 (door gemeenten): Voorbereiden van het proces aan de kant van de gemeenten: inregelen, vullen en aanleveren format, beschikbaarheid regelen voor het bespreken van de verschillen, aanwijzen contactpersoon. Stap 4 (door de SVB): Informeren gemeenten en (opnieuw) beschikbaar stellen format. Het format is gelijk aan dat van de vorige vergelijkingen. Enkele softwareleveranciers hebben een standaard query beschikbaar om het format te vullen. Stap 5 (door gemeenten): Bestand genereren door gemeenten en via de portal aanleveren bij de SVB in de eerste week van januari (van 2 tot en met 6 januari 2017) en doorgeven van de gegevens van een eerste en tweede contactpersoon (naam, mailadres en rechtstreeks telefoonnummer) voor de confirmatie. Stap 6 (door de SVB): Bestandsvergelijking door de SVB op basis van de zeven categorieën (zie bijlage 1) die ook bij de vorige vergelijking zijn gebruikt. Stap 7 (door de SVB): Uitzoeken van de verschillen door de SVB en benoemen van de eindpunten (zie bijlage 2). De doorlooptijd is geraamd op 3 weken, met als startdatum het moment van aanlevering door een gemeente. Stap 8 (door de SVB): Corrigeren van de fouten aan de SVB-kant (wordt direct gedaan bij stap 6). Het gaat hierbij om het verkeerd verwerken van een TKB of een interpretatieverschil. Stap 9 (door de SVB): Terugkoppelen van de verschillen naar gemeenten. De gemeenten ontvangen een rapport met de verschillenanalyse (de 7 categorieën) en de resultaten van het uitzoekwerk via de portal. De contactpersoon ontvangt een dat de bestanden zijn geplaatst. Stap 10 (door gemeenten en de SVB gezamenlijk): Bespreken van de verschillen met de eerste of tweede contactpersoon van de gemeente. Het is belangrijk dat (1) door de SVB met de gemeenten goede afspraken kunnen worden gemaakt over de terugkoppeling, dat (2) er aan de kant van gemeenten tijd beschikbaar is om de verschillen aan de kant van de gemeente uit te zoeken en dat (3) er voldoende ruimte is om overleg te voeren met de SVB. 2

3 Stap 11 (door gemeenten): Acties door gemeenten om de verschillen op te heffen (insturen nieuwe TKB s, wijzigen administratie gemeente). In bijlage 2 is bij de eindpunten opgenomen bij welke verschillen actie van de kant van de gemeente nodig kan zijn. Stap 12 (door de SVB): Per gemeente stelt de SVB een rapport op met de resultaten van de uitgevoerde bestandsvergelijking en de gemaakte afspraken tussen de SVB en de gemeente. Stap 13 (door de SVB): Rapport versturen naar gemeenten. Per gemeente wordt een formeel document opgeleverd dat gemeenten kunnen gebruiken richting de accountant. Optioneel (na 1 maart): Indien een gemeente wil checken of de wijzigingen goed zijn aangeleverd en verwerkt, kan de bestandsvergelijking nog een keer worden gedaan nadat alle wijzigingen zijn doorgevoerd. Hiervoor gelden de volgende stappen. Stap 14 (door gemeente): Aanleveren door gemeente van een bestand voor een nieuwe vergelijking. Stap 15 (door de SVB): Bestandsvergelijking door de SVB. Stap 16 (door de SVB): Rapportage versturen naar gemeenten. Planning Stap Week z.s.m Actie door de SVB Actie door de gemeenten Gezamenlijke actie SVB / gemeenten 3

4 4

5 Bijlage 1: De 7 categorieën van de bestandsvergelijking Categorieën 1. Budget SVB en budgetverstrekker gelijk, wel bestedingen 2. Budget SVB en budgetverstrekker gelijk, geen bestedingen 3. Budget niet bekend bij budgetverstrekker, wel bij SVB 4. Budget bekend bij budgetverstrekker, niet bij SVB 5. Budget bekend bij budgetverstrekker en SVB, SVB budget is hoger 6. Budget bekend bij budgetverstrekker en SVB, SVB budget is lager 7. Budget ingetrokken, geen bestedingen Bijlage 2: De eindpunten Eindpunten Actie door 1. Budget correct verwerkt door SVB. Geen aanpassing nodig in systeem SVB. Gemeente 2. Budget aangepast op basis van laatste aanlevering door verstrekker. SVB Bestedingen blijven binnen budget. Budget verlaagd op basis van laatste aanlevering verstrekker. Aanpassing SVB 3. doorgevoerd in systeem SVB, namelijk Verschil met vorig budget gecreëerd. Dit omdat bestedingen hoger zijn dan nieuwe budget. 4. Budget verplaatst naar andere verstrekker. SVB 5. Budget valt onder WLZ, staat geregistreerd onder zorgkantoor. SVB 6. Verschil verklaard door afrondingsverschillen (0,00) tussen budget van SVB geen en verstrekker -> geen verdere actie. 7. Er is sprake van Beschermd Wonen (zorgfunctie 15 of 18). Budget staat in Gemeente SVB-administratie geregistreerd onder regiogemeente. 8. Er is sprake van Beschermd Wonen (zorgfunctie 15 of 18). Budget staat in Gemeente SVB-administratie geregistreerd onder centrumgemeente. 9. Er is sprake van een overlappende aanlevering, verstrekker zal XML met Gemeente schot aan moeten leveren. 10. In verband met pro-rata, nieuwe TKB opvragen bij verstrekker Gemeente 5

Vergelijkbare documenten

Q&A Trekkingsrecht n.a.v. terugvalscenario s zorgovereenkomsten en toekenningsberichten Versie geactualiseerd op 20 feb. 15

Q&A Trekkingsrecht n.a.v. terugvalscenario s zorgovereenkomsten en toekenningsberichten Versie geactualiseerd op 20 feb. 15 Welke maatregelen zijn genomen (de terugvalscenario s) opdat de SVB op tijd de