Instructie gebruik toekenningsberichten door Gemeenten 2016 VERSIE 2.0. Trekkingsrecht PGB

Transcriptie

1 VERSIE 2.0 Hoe moet de gemeente een budget aanleveren aan de SVB mbv een toekenningsbericht Instructie gebruik toekenningsberichten door Gemeenten 2016 Trekkingsrecht PGB

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 Inhoudsopgave Inleiding Waarom deze instructie Uitgangspunten Toekenning met 1 budget Toekenning met 2 budgetten Het toekenningsbericht Indeling van het toekenningsbericht Toelichting indeling Uitgangspunten toekenningsbericht Het proces Nieuwe budgethouder / budget Zonder functiebudget Beschikking meerdere jaren Beschikking meerdere perioden Met een of meerdere functiebudgetten Wat kan er fout gaan? Bekende budgethouder / Budget aanpassen Verhogen of verlagen budget zonder functiebudget Verhogen of verlagen budget met hetzelfde functiebudget Verhogen of verlagen budget met een nieuw functiebudget Periode aanpassen Wat kan er fout gaan? Budget beëindigen of intrekken Budget beëindigen Budget intrekken Gebroken maandproblematiek Probleemschets Toekenningsberichten Maandloon / declaratie Overloop budgetten Uitgangspunten Samensmelten gebroken maand TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 1 van 41

3 9 Oplossingen voor situaties bij handmatige verwerking Bestedingen buiten (nieuwe) budgetperiode Intramaand Intramaand met een gat De XML Wijzigingregister TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 2 van 41

4 2 INLEIDING 2.1 WAAROM DEZE INSTRUCTIE Vanuit gemeenten wordt een toegekend budget (toekenningsbeschikking) bij de SVB digitaal aangeleverd middels een toekenningsbericht. Een groot aantal van de gemeenten leveren de toekenningsberichten (nog) aan via de uploadfunctionaliteit van het portal Vanaf juli 2015 is het gemeentelijke gegevens knooppunt beschikbaar, zodat gemeenten ook via het GGK kunnen aanleveren. De SVB heeft met VNG en de G4 afspraken gemaakt hoe om te gaan met toekenningsberichten. In de praktijk blijkt dat deze afspraken verschillend worden geïnterpreteerd. Deze instructie is bedoeld om de wijze waarop toekenningsberichten op dit moment binnen de heersende systeemmogelijkheden moeten worden toegepast nader toe te lichten en te komen tot standaardisatie. Van de aangeleverde toekenningsberichten kan een groot aantal namelijk niet automatisch worden verwerkt. Deze toekenningsberichten komen terecht in de uitval en moeten door de SVB, volgens afspraak, handmatig worden verwerkt. De doorlooptijd voor het verwerken van een toekenningsbericht wordt langer, het verwerken is meer arbeidsintensief en foutgevoeliger. In deze notitie is beschreven hoe de uitval in de Wmo-BG, Wmo-HH en Jeugdwet kan worden voorkomen en als het toch ontstaat hoe dit wordt hersteld. 2.2 UITGANGSPUNTEN De toekenningsberichten aangeleverd voor een budget WLZ worden in deze instructie geheel buiten beschouwing gelaten. Bij het aanleveren van een toekenningsbericht met dezelfde of met een overlappende periode binnen dezelfde wet en door dezelfde gemeente, wordt het aanwezige budget overschreven. Er moet dus altijd de gehele nieuwe situatie worden aangeleverd. Bij een overlappende periode binnen dezelfde wet maar door een andere gemeente, bijvoorbeeld door verhuizing, valt het toekenningsbericht uit en wordt deze door de SVB handmatig verwerkt. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 3 van 41

5 2.3 TOEKENNING MET 1 BUDGET De meest eenvoudige vorm van een toekenning is als er sprake is van enkel één budget voor de gehele periode en er is geen onderverdeling van het toegekende budget in zorgfuncties. Schematisch ziet dit er als volgt uit, waar in dit voorbeeld is uitgegaan van een jaarbudget Als de gemeente het budget heeft onderverdeeld in meerdere zorgfuncties, dan ziet dit er schematisch als volgt uit. De zorgfuncties hebben geen eigen ingangs- of einddatum, deze zijn gelijk aan die van het budget. Het totaal van de budgetten per zorgfunctie moet gelijk zijn aan het budget per wet. De budgethouder wordt in het declareren niet beperkt door het budget per zorgfunctie, maar door het budget per wet. In bovenstaand voorbeeld betekent dit dat als de budgethouder voor zorgfunctie y minder gaat besteden en maar voor zorgfunctie x meer, dit mag tot het budget per wet is bereikt. 2.4 TOEKENNING MET 2 BUDGETTEN. Als de gemeente het wenselijk vindt om niet een budget voor de gehele periode af te geven, maar deze te splitsen, dan ziet dit er schematisch als volgt uit. De budgethouder wordt in het declareren beperkt tot het budget per wet in de desbetreffende periode. Tussen beide budgetten kan de budgethouder niet schuiven met het budget. Als van het budget 1 een restant overblijft, dan kan dat dus niet worden aangewend voor zorg tijdens de periode van budget 2. Dit is bij een jaarovergang altijd het geval. Een budget moet namelijk eindigen in hetzelfde kalenderjaar als het budget is gestart. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 4 van 41

6 3 HET TOEKENNINGSBERICHT 3.1 INDELING VAN HET TOEKENNINGSBERICHT Het toekenningsbericht bevat gegevens van de beschikking, budgethouder, wet en periode, eventueel contactpersoon, budgetgegevens en eventueel functiebudgetgegevens. De volgende indeling wordt gehanteerd. Het toekenningsbericht dient als een XML-bericht te worden aangeleverd. Zonder te veel hier in detail te gaan, wordt een aantal voorwaarden beschreven waaraan een toekenningsbericht moet voldoen. Omdat contactpersoon niet relevant is voor standaardisatie toekenningsberichten, wordt die hier buiten beschouwing gelaten. De opbouw is schematisch hieronder weergegeven. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 5 van 41

7 3.2 TOELICHTING INDELING Beschikking Wet : Wmo-BG, Wmo-HH, Jeugdwet Afgiftedatum : Datum waarop de beschikking is afgegeven Budgethouder : BSN + geboortedatum Identificatienummer : Door de gemeente zelf in te vullen nummer Begin 1 - en einddatum 2 : De totale periode waar onderliggende budgetdelen betrekking op hebben. Deze periode kan geheel overeenkomen met de door de gemeente aan de budgethouder afgegeven beschikking, maar de gemeente kan ook besluiten om bijvoorbeeld per jaar aan te leveren aan de SVB Contactpersoon Soort Contactpersoon : Wat voor soort vertegenwoordiger van de budgethouder betreft het NAW : Naam, adres en woonplaats van de contactpersoon Budget Totaal bedrag : Bedrag van het budget voor de aangegeven budgetperiode Bij gebruik van functiebudgetten, de som van de functiebudgetten VVB : Verantwoordingsvrij bedrag, (wordt vaak vrij besteedbaar bedrag genoemd) Begindatum 3 : Datum waarop het budget ingaat. Moet groter of gelijk zijn aan de begindatum van de beschikking Einddatum 4 : Datum waarop het budget eindigt Mag niet groter zijn dan de einddatum van de beschikking Moet in hetzelfde kalenderjaar als begindatum liggen 1 Begindatum: toekenning geldig met ingang van deze datum 2 Einddatum: toekenning tot en met deze datum geldig 3 Begindatum: budget geldig met ingang van deze datum 4 Einddatum: budget tot en met deze datum geldig TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 6 van 41

8 3.2.4 Functiebudget Bedrag : Bedrag van het deel van het budget, bedoeld voor de aangegeven zorgfunctie Zorgfunctie : Zorgfunctie waarvoor deel van budget is bedoeld Moet een van de onderstaande codes zijn, Wmo-HH is altijd code 01. Wmo-BG 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning zelfstandig leven 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige ondersteuning maatschappelijke deelname 10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige opvang en beschermd wonen Jeugdwet 31 zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam 32 zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 33 zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder 34 zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 35 met verblijf: pleegzorg 36 met verblijf: gezinsgericht 37 met verblijf: gesloten plaatsing 38 met verblijf: overig residentieel 40 Persoonlijke verzorging 41 Dagbehandeling 42 Vervoerdiensten 43 Jeugdhulp verblijf (incl. behandeling) 44 Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling) 45 Jeugdhulp ambulant 46 Jeugdhulp crisis 47 Jeugdreclassering 48 Jeugdbescherming 49 Activiteiten in het preventief justitieel kader 50 Maatwerkarrangementen jeugd 51 Generalistische basis-ggz 52 Specialistische ggz 53 Kindergeneeskunde 3.3 UITGANGSPUNTEN TOEKENNINGSBERICHT Per toekenningsbericht is per beschikking minstens één budget aanwezig, er mogen meerdere budgetten voorkomen. Voor de hele periode die is opgegeven in de beschikking moet een budget aanwezig zijn. Een beschikking mag meerdere jaren bestrijken, de begin- en eindperiode van het budget moeten in hetzelfde kalenderjaar liggen. Budget mag dus niet over de jaargrens heen. Vb.1 Als de beschikking heel 2015 betreft en er worden twee budgetten aangeleverd, dan moet het eerste budget beginnen op 1 januari 2015 en het tweede budget eindigen op 31 december Vb2. Als de beschikking 2015 en 2016 betreft, dan moeten er minimaal 2 budgetten aangeleverd worden. Een voor 2015 en een voor Per budget kunnen meerdere functiebudgetten voorkomen. Het totaalbedrag van de verschillende functiebudgetten is gelijk aan het budgetbedrag. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 7 van 41

9 Vb. Als het budget is opgesplitst in twee functiebudgetten van ieder 1.000, bedraagt het budgetbedrag Als er gebruik gemaakt wordt van meerdere budgetten binnen één wettelijke regeling, dan mogen de periodes elkaar niet overlappen. Er kan per beschikking per wet op enig moment maar één (1) budget geldig zijn. Is er sprake van twee budgetten, dan moeten deze binnen de beschikkingsperiode vallen en mag de begindatum van het tweede budget niet kleiner of gelijk zijn aan de einddatum van het eerste budget. 5 Het functiebudget is op het niveau van de iwmo productcategorie. Voor WMO Begeleiding is code 01 t/m 18 toegestaan, voor Jeugdwet is dat code 31 t/m 53. Voor de WMO HH is alleen zorgfunctie 01 toegestaan. Als er geen functiebudget is aangegeven in het TKB bericht, dan wordt het budget zonder verbijzondering onder de betreffende wet geplaatst. Als er een functiebudget is opgenomen in het toekenningsbericht, dan moet de zorgfunctie een binnen de wet toegestane functiecode bevatten. Als er sprake is van aansluitende budgetten, dan kan een eventueel resterend budget van de eerste periode niet worden uitgenut in de tweede periode. In de praktijk blijkt dat de begin- en einddatum geregeld niet correct worden ingevuld. De einddatum is de laatste dag dat het budget / toekenning nog geldig is. (tot en met principe) De begindatum is de eerste dag waarop het budget geldig is. (met ingang van principe) 5 Als de begindatum van het tweede budget in de zelfde maand ligt als de einddatum van het eerste budget, dan is er sprake van een intramaand. Zie hiervoor H 8 Gebroken maandproblematiek. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 8 van 41

10 4 HET PROCES TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 9 van 41

11 De werkwijze hoe een toekenningsbericht wordt verwerkt is onderverdeeld in een aantal stappen. Door de gemeente wordt op basis van een afgegeven beschikking een toekenningsbericht verstuurd aan de SVB. Vanaf juli 2015 kan dit volledig digitaal via het gemeentelijke gegevensknooppunt. Door de SVB worden de aangeboden toekenningsberichten ingelezen en gecontroleerd. Als het goed gaat, dan wordt het budget automatisch in de systemen van de SVB geregistreerd. De onjuiste toekenningsberichten die leiden tot uitval worden via de portal teruggestuurd aan de gemeente. Voor een aantal gevallen verwerkt de SVB de uitgevallen TKB handmatig om de registratie alsnog op orde te krijgen. De gemeente krijgt via de portal de uitval teruggemeld, zodat deze door de gemeente gecorrigeerd kan worden en opnieuw aangeleverd. Schematisch ziet dit er als volgt uit: TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 10 van 41

12 5 NIEUWE BUDGETHOUDER / BUDGET De gemeente heeft een beschikking afgegeven voor WMO-BG, WMO-HH of Jeugdwet voor een budgethouder die nog niet eerder is geregistreerd. Dit is voor de verwerking de meest eenvoudige vorm van het aanleveren van budget. Voor de voorbeelden zijn alleen de bedragen, diverse begin- en einddata en de zorgfunctie beschreven. Er wordt bijvoorbeeld uitgegaan dat de budgethouder bekend is in het GBA, de gegevens van de contactpersoon juist zijn etc. 5.1 ZONDER FUNCTIEBUDGET De gemeente geeft een budget af voor WMO-BG, WMO-HH of Jeugdwet zonder een verdeling of toewijzing naar een zorgfunctie. 300, t/m In principe volstaat bovenstaand toekenningsbericht. Hierbij is geen functiebudget aanwezig en de gegevens van de zorgfunctie moeten geheel leeg blijven. De begin- en einddatum van het budget liggen binnen hetzelfde kalenderjaar en binnen de periode van de beschikking. Dit toekenningsbericht zal volledig automatisch worden ingelezen bij de SVB. 5.2 BESCHIKKING MEERDERE JAREN De gemeente geeft een beschikking af voor meerdere jaren voor WMO-BG, WMO-HH of Jeugdwet. De gemeente kan dit in één toekenningsbericht doorgeven aan de SVB maar kan ook besluiten om ieder jaar een nieuw toekenningsbericht in te sturen. WMO, t/m , t/m , t/m In principe volstaat bovenstaand toekenningsbericht. De begin- en einddatum van elk budget liggen binnen hetzelfde kalenderjaar en binnen de periode van de beschikking. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 11 van 41

13 Deze toekenning met beide budgetten kan ook met twee losse toekenningsberichten worden gerealiseerd. En 300, t/m WMO, t/m , t/m Ook deze twee toekenningsberichten worden volledig automatisch ingelezen, omdat de perioden aansluiten en geen overlap vertonen. Het resultaat is in beide gevallen hetzelfde, namelijk: WMO, t/m , t/m , t/m BESCHIKKING MEERDERE PERIODEN De gemeente geeft een beschikking af voor meerdere perioden voor WMO-BG, WMO-HH of Jeugdwet. 300, t/m , t/m In principe volstaat bovenstaand toekenningsbericht. De begin- en einddatum van beide budgetten liggen binnen hetzelfde kalenderjaar en binnen de periode van de beschikking. 6 6 Als de begindatum van het tweede budget in de zelfde maand ligt als de einddatum van het eerste budget, dan is er sprake van een intramaand. Zie hiervoor H 8 Gebroken maandproblematiek. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 12 van 41

14 Dit toekenningsbericht zal volledig automatisch worden ingelezen. Hierbij zijn twee budgetten gedefinieerd. Het budget dat overblijft uit de eerste periode kan niet gebruikt worden in de tweede periode, ook al sluiten de periodes van de budgetten op elkaar aan. Als het scheiden van de budgetten gewenst is, dan moet de einddatum van het eerste budget de laatste dag van de maand zijn en de startdatum van het tweede budget de eerste dag van de opvolgende maand. Met de einddatum van het eerste budget en de startdatum van het tweede budget in dezelfde maand is er sprake van een gebroken maand en zal dit als zodanig worden behandeld. Een toekenning met meerdere budgetten kan ook met losse toekenningsberichten worden gerealiseerd. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 13 van 41

15 5.4 MET EEN OF MEERDERE FUNCTIEBUDGETTEN De gemeente geeft een budget af voor WMO-BG of Jeugdwet en wil aangeven voor welke zorgfunctie het budget is bedoeld Nieuwe beschikking met één zorgfunctie. 300, t/m ,00 zorgfunctie 02 Bovenstaand toekenningsbericht zal volledig automatisch worden ingelezen. Er kan niet worden aangegeven of de zorgfunctie maar voor een deel van de periode geldt. Het bedrag van het functiebudget moet gelijk zijn aan het bedrag van het budget. De zorgfunctie moet een bekende zorgfunctie binnen de desbetreffende wet zijn. Zie H Functiebudget. Bij een onjuiste waarde van de zorgfunctie (bijvoorbeeld 00) wordt deze niet verwerkt en via de portal aan de gemeente teruggestuurd Nieuwe beschikking met meerdere zorgfuncties De gemeente geeft een budget af voor WMO-BG of Jeugdwet en wil aangegeven dat het budget voor meerdere zorgfuncties is bedoeld. 1000, t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie 07 In dit voorbeeld is te zien dat de som van de functiebudgetten (200 +/+ 800) gelijk is aan het totale budget (1.000) Dit toekenningsbericht zal volledig automatisch worden ingelezen. Mocht de gemeente willen aangeven dat één van de zorgfuncties slechts voor een deel van de budgetperiode geldt, dan kan dat niet in één toekenningsbericht worden aangegeven. De gemeente zal dan voor iedere periode een toekenningsbericht moeten afgeven. In bovenstaande voorbeeld is dit het geval wanneer er een beschikking door de gemeente is afgegeven aan de budgethouder van 200 voor zorgfunctie 02 voor het hele jaar 2016 en voor het tweede halfjaar TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 14 van 41

16 800 voor zorgfunctie 07. Om dit te realiseren voor een nieuw budget dienen de volgende toekenningsberichten te worden aangeleverd: WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie 07 Het nadeel van deze twee toekenningsberichten is dat de budgethouder nu niet kan schuiven met het budget van het eerste halfjaar naar het tweede halfjaar. Als de budgethouder het eerste halfjaar 80 nodig heeft maar in het tweede halfjaar 920, kan dat dus niet zonder het eerste budget met een toekenningsbericht te verlagen en het tweede budget te verhogen. 5.5 WAT KAN ER FOUT GAAN? Verschillende zorgfuncties in verschillende toekenningsberichten Door de gemeente zijn twee toekenningsberichten verstuurd, met dezelfde periode maar verschillende functiecodes. Hierbij is de wet en periode gelijk, alleen de zorgfunctie is verschillend. Aanname: Het is mogelijk dat de gemeente een beschikking heeft toegekend, waarbij in eerste instantie een verkeerd budget of zorgfunctie is gebruikt. Daarvoor dient een tweede toekenningsbericht te worden ingestuurd. Deze overschrijft het eerste toekenningsbericht. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 15 van 41

17 Voorbeeld: Toekenningsbericht 1 100, t/m ,00 zorgfunctie 02 Toekenningsbericht 2 800, t/m ,00 zorgfunctie 07 Wat gebeurt er nu: Als de toekenningsberichten op bovenstaande volgorde worden verwerkt, dan zal het eerste toekenningsbericht leiden tot een budget WMO van 100 voor de periode t/m voor functiesoort 02.Toekenningsbericht 2 overschrijft het budget van toekenningsbericht 1. Dit leidt dan ook uiteindelijk tot het onderstaande budget: 800, t/m ,00 zorgfunctie 07 Toevoegen van budget: Als de gemeente het budget van zorgfunctie 07 wil toevoegen aan het budget voor zorgfunctie 02, dan moeten beide budgetten bij elkaar opgeteld worden. In het tweede toekenningsbericht komen dan twee zorgfuncties met hun eigen deelbudget. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 16 van 41

18 WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie Dezelfde zorgfunctie in verschillende toekenningsberichten Door de gemeente zijn twee toekenningsberichten verstuurd, met dezelfde periode en dezelfde functiecode. Hierbij is de wet, periode en de zorgfunctie gelijk. Aanname: De gemeente heeft een beschikking toegekend en wenst dit te corrigeren of herzien. Het is ook mogelijk dat de gemeente andere productcodes wil gebruiken. Aangezien de SVB de onderverdeling van productcodes binnen zorgfuncties niet kan zien, is voor hen het tweede toekenningsbericht gelijk aan het eerste toekenningsbericht. Voorbeeld: Toekenningsbericht 1 100, t/m ,00 zorgfunctie 02 Toekenningsbericht 2 800, t/m ,00 zorgfunctie 02 Wat gebeurt er nu: Als de toekenningsberichten op bovenstaande volgorde worden verwerkt, dan zal het toekenningsbericht 1 leiden tot een budget WMO van 100 voor de periode t/m voor functiesoort 02. Het tweede toekenningsbericht overschrijft het budget dat door het eerste toekenningssbericht is ingevoerd met als resultaat dat toekenningsbericht 2 de eindstand wordt in het SVB systeem. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 17 van 41

19 Toevoegen van budget: Indien de gemeente beide budgetten bij elkaar wil optellen, dan dient de gemeente in het tweede toekenningsbericht beide bedragen bij elkaar op te tellen. 900, t/m ,00 zorgfunctie Verantwoordingsvrij bedrag Naast het muteren van het budget, kan een tweede toekenningsbericht ook consequenties hebben voor het verantwoordingsvrij bedrag. Er zijn geen rekenregels afgesproken. Dit betekent dat de gemeente in het toekenningsbericht de hoogte van het verantwoordingsvrij bedrag moet opnemen wanneer hier sprake van is. Als in een nieuw toekenningsbericht een verantwoordingsvrij bedrag staat, dan wordt altijd het aanwezige verantwoordingsvrij bedrag overschreven. Behalve wanneer al een uitbetaling heeft plaatsgevonden voor een hoger bedrag. Wanneer een hoger bedrag is gedeclareerd dan het nieuwe verantwoordingsvrije bedrag, dan blijft het aanwezige verantwoordingsvrije bedrag geldig. Hierdoor valt het toekenningssbericht uit en moet dit worden gesignaleerd aan de budgetverstrekker Foutieve zorgfunctie gebruikt Als er een code voor een zorgfunctie wordt gebruikt die niet voorkomt in de codetabel (bijvoorbeeld 00), dan valt dit toekenningsbericht uit. In dat geval wordt het teruggestuurd naar de gemeente via de portal. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 18 van 41

20 6 BEKENDE BUDGETHOUDER / BUDGET AANPASSEN De gemeente heeft een beschikking afgegeven voor WMO-BG, WMO-HH of Jeugdwet voor een budgethouder die al eerder is geregistreerd. Bij de SVB is dan ook al een budget geregistreerd. Voor de voorbeelden zijn enkel de bedragen, diverse begin- en einddatums en de zorgfunctie beschreven. Belangrijk uitgangspunt bij het aanpassen van een reeds aanwezig budget is dat altijd de situatie moet worden aangeleverd zoals de gemeente deze na aanpassen wenst. Dus bij aanpassen bedragen dient niet het verschil tussen het nieuwe budget en het oude budget te worden aangeleverd, maar het gehele nieuwe budget. 6.1 VERHOGEN OF VERLAGEN BUDGET ZONDER FUNCTIEBUDGET De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget: 100, t/m De gemeente wil de hoogte van het budget aanpassen naar 200,00 voor dezelfde periode.hiertoe dient het volgende toekenningsbericht te worden aangeleverd: 200, t/m Dit zorgt dat het geregistreerde budget wordt aangepast naar onderstaand budget: 200, t/m Als op het huidige budget al bestedingen zijn geregistreerd, dan kan dit budget in het systeem van de SVB maximaal worden verlaagd tot het (totaal)bedrag van de geregistreerde bestedingen. Als er meer bestedingen zijn dan het nieuwe budget, dan wordt het nieuwe (verlaagde) budget geregistreerd onder de door de gemeente aangegeven zorgfuncties. Wat teveel is besteed, wordt geregistreerd onder een code van een niet bestaande zorgfunctie. Hiermee wordt zowel het nieuwe budget bewaard als de eventuele overschrijding. Binnen de huidige systemen van de SVB is deze work around op dit moment het maximaal haalbare. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 19 van 41

21 6.2 VERHOGEN OF VERLAGEN BUDGET MET HETZELFDE FUNCTIEBUDGET De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget: 100, t/m ,00 zorgfunctie 02 De gemeente wil de hoogte van het budget aanpassen naar 200 voor dezelfde periode.hiertoe dient het volgende toekenningsbericht te worden aangeleverd: 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 Dit zorgt dat het geregistreerde budget wordt aangepast naar onderstaand budget: 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 Als op het huidige budget al bestedingen zijn geregistreerd, dan kan in het systeem van de SVB dit budget maximaal worden verlaagd tot het (totaal)bedrag van de geregistreerde bestedingen. Als er meer bestedingen zijn dan het nieuwe budget, dan wordt het nieuwe (verlaagde) budget geregistreerd onder de door de gemeente aangegeven zorgfuncties. Wat teveel is besteed, wordt geregistreerd onder een code van een niet bestaande zorgfunctie. Hiermee wordt zowel het nieuwe budget zichtbaar als de eventuele overschrijding. Binnen de huidige systemen van de SVB is deze work around op dit moment het maximaal haalbare. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 20 van 41

22 6.3 VERHOGEN OF VERLAGEN BUDGET MET EEN NIEUW FUNCTIEBUDGET De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget: 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 De gemeente wil de hoogte van het budget aanpassen naar 1000 voor dezelfde periode, maar verdeeld over twee zorgfuncties. Hiertoe dient het volgende toekenningsbericht te worden aangeleverd: 1.000, t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie 07 Dit zorgt dat het geregistreerde budget wordt aangepast naar onderstaand budget: 1.000, t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie 07 Hierdoor lijkt het alsof zorgfunctie 07 al gedurende de gehele looptijd actief was. Het voordeel hiervan voor de budgethouder is dat die geen last heeft van budgetafsluitingen of -uitputting door verschillende budgetten per periode. De budgethouder kan gewoon, zonder restrictie van budgetperiode, blijven declareren. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 21 van 41

23 Een alternatieve oplossing is om twee nieuwe toekenningsberichten te sturen. Toekenningsbericht 1 WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Toekenningsbericht 2 WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie 07 Het eerste toekenningsbericht is een inkorting en budgetaanpassing van het oorspronkelijke budget. Het tweede toekenningsbericht geeft het nieuwe verhoogde budget voor de periode vanaf Hierdoor is het duidelijk vanaf welk moment het nieuwe verhoogde budget (en de nieuwe zorgfunctie) geldig is. Als er van het budget tot en met nog een deel ongebruikt is, dan kan dat daarna niet worden gebruikt omdat in die periode een nieuw budget geldt. Indien op het budget al bestedingen zijn geregistreerd, dan kan in het systeem van de SVB dit budget maximaal worden verlaagd tot het (totaal)bedrag van de geregistreerde bestedingen. Als er meer bestedingen zijn dan het nieuwe budget, dan wordt het nieuwe (verlaagde) budget geregistreerd onder de door de gemeente aangegeven zorgfuncties. Wat teveel is besteed, wordt geregistreerd onder een code van een niet bestaande zorgfunctie. Hiermee wordt zowel het nieuwe budget zichtbaar als de eventuele overschrijding. Binnen de huidige systemen van de SVB is deze work around op dit moment het maximaal haalbare. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 22 van 41

24 6.4 PERIODE AANPASSEN De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget. 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 De gemeente wil de hoogte van het budget aanpassen naar 100 en de periode halveren. WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Dit zorgt dat het geregistreerde budget wordt aangepast naar onderstaand budget: WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Indien op het budget al bestedingen zijn geregistreerd, dan kan in het systeem van de SVB dit budget maximaal worden verlaagd tot het (totaal)bedrag van de geregistreerde bestedingen. Als er meer bestedingen zijn dan het nieuwe budget, dan wordt het nieuwe (verlaagde) budget geregistreerd onder de door de gemeente aangegeven zorgfuncties. Wat teveel is besteed, wordt geregistreerd onder een code van een niet bestaande zorgfunctie. Hiermee wordt zowel het nieuwe budget zichtbaar als de eventuele overschrijding. Binnen de huidige systemen van de SVB is deze work around op dit moment het maximaal haalbare. Indien de periode wordt aangepast en er al bestedingen zijn geregistreerd die buiten de nieuwe periode vallen, dan kan de periode in het systeem van de SVB niet worden aangepast. De periode kan maximaal worden aangepast tot de periode waarover bestedingen zijn geregistreerd. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 23 van 41

25 6.5 WAT KAN ER FOUT GAAN? Niet het nieuwe budget gestuurd, maar enkel de verhoging Door de gemeente is een toekenningsbericht verstuurd, waarin niet het hele budget na aanpassing staat maar enkel de verhoging. Het toekenningsbericht is identiek aan het reeds aanwezige budget. Aanname: De gemeente heeft een budget laten registreren en wenst deze te corrigeren. Hiertoe stuurt de gemeente een toekenningsbericht over dezelfde periode met een bedrag. Aanwezig budget 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 Aangeleverd toekenningsbericht 100, t/m ,00 zorgfunctie 02 Wat gebeurt er nu: Het aangeleverde tweede toekenningsbericht wordt gezien als correctie op het aanwezige budget. Daarom wordt het budget overschreden en vervangen door 100. Het resulteert in onderstaand budget: 100, t/m ,00 zorgfunctie 02 Indien al op dit budget is gedeclareerd en het totaal van de declaraties hoger is dan 100, wordt het tweede toekenningsbericht niet verwerkt door de SVB en teruggestuurd via de portal. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 24 van 41

26 Budget verhogen: Wanneer de gemeente het budget wil verhogen naar 300 dan dient het volgende toekenningsbericht gestuurd te worden als tweede: 300, t/m ,00 zorgfunctie Alleen de toe te voegen zorgfunctie aangeleverd De gemeente heeft een budget met zorgfunctie 02 in het verleden aangeleverd. In het kader van een veranderde zorgvraag, wenst de gemeente het budget te verhogen en een nieuw zorgfunctie toe te voegen. Aanwezig budget 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 Aangeleverd toekenningsbericht 800, t/m ,00 zorgfunctie 07 Wat gebeurt er nu: Het aangeleverde toekenningsbericht wordt gezien als correctie op het aanwezige budget. Daarom wordt het aanwezige budget overschreden. Het resulteert in een budget van 800 en een aanpassing van de zorgfunctie: TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 25 van 41

27 800, t/m ,00 zorgfunctie 07 Budget verhogen: Als de gemeente het budget wil verhogen naar dan moet het volgende toekenningsbericht worden gestuurd: 1.000, t/m ,00 zorgfunctie ,00 zorgfunctie 07 TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 26 van 41

28 7 BUDGET BEËINDIGEN OF INTREKKEN 7.1 BUDGET BEËINDIGEN De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget: 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 De gemeente wil met ingang van 1 juli 2016 het budget beëindigen. WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Als er al hogere bestedingen zijn gedaan ten laste van dit budget zal SVB met de gemeente afstemmen of hiervoor een terugvordering moet worden opgestart. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 27 van 41

29 7.2 BUDGET INTREKKEN De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget: 200, t/m ,00 zorgfunctie 02 De gemeente wil het budget intrekken. Hiervoor heeft de gemeente meerdere mogelijkheden. Onderstaand toekenningsbericht verlaagt feitelijk het budget naar 0 waardoor er geen bestedingen gedaan kunnen worden. 0, t/m ,00 zorgfunctie 02 De gemeente kan ook besluiten om ook de periode te corrigeren en levert een toekenningsbericht aan waarbij de einddatum gelijk is aan de begindatum van het geregistreerde budget en geeft ook hier een budget van 0 door. WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Beide toekenningsberichten zorgen dat het budget wordt ingetrokken en dat er geen bestedingen op kunnen worden gedaan. Als er al bestedingen zijn gedaan ten laste van dit budget zal SVB met de gemeente afstemmen of hiervoor een terugvordering moet worden opgestart. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 28 van 41

30 8 GEBROKEN MAANDPROBLEMATIEK 8.1 PROBLEEMSCHETS Budgetten worden niet per definitie aan het begin van een maand verstrekt en ook niet aan het eind van een maand beëindigd. In een aantal situaties is het wenselijk om een budget in de maand te laten starten of beëindigen. De systemen van de SVB zijn ingericht om op maandbasis declaraties te verwerken, analoog aan een reguliere salarisadministratie. In een maand waar het ene budget wordt beëindigd en een opvolgend budget wordt gestart, kan de SVB met de op dit moment beschikbare systemen niet vaststellen op welk budget de declaratie betrekking heeft. Het probleem speelt dus enkel in de maand die zowel een eind- als startdatum van een budget bevat. De tussenliggende maanden of de maanden met enkel een begindatum of einddatum leveren geen problemen op. 8.2 TOEKENNINGSBERICHTEN Een toekenningsperiode kan meerdere budgetperioden bevatten. Het maakt voor de registratie bij de SVB niet uit of deze budgetperioden in één toekenningsbericht worden aangeleverd of in meerdere toekenningsberichten. Zolang er geen overlap van de einddatum van het ene budget met de startdatum van het opvolgende budget is, worden deze budgetten (automatisch) geregistreerd. 8.3 MAANDLOON / DECLARATIE Een maandloon wordt per definitie op maandelijkse basis betaald. Rekenkundig kan bij voldoende budget binnen beide budgetten worden vastgesteld hoe de verdeling van de budgetten is. Maar het is de vraag of dit conform verwachting van de budgethouder en/of de budgetverstrekker is. Bij declaraties geldt in beginsel hetzelfde. De systemen van de SVB bevatten niet de datum waarop de declaratie betrekking heeft, enkel de maand wordt vastgelegd. Ook hier kan niet eenduidig worden bepaald vanuit welk budget moet worden betaald. 8.4 OVERLOOP BUDGETTEN Van een afgesloten budget wordt het restant budget (ook niet binnen 1 kalenderjaar) niet beschikbaar gesteld in de nieuwe periode. Dit budget valt uiteindelijk terug aan de budgetverstrekker. Wanneer dit wel het geval was, dan had de SVB de uitnutting op het nieuwe budget kunnen laten plaatsvinden. Er is niet voor niets gekozen voor een beëindiging, dus schotten tussen budgetten is en blijft noodzaak. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 29 van 41

31 8.5 UITGANGSPUNTEN Zolang de systemen van de SVB niet zijn ingericht voor het werken met maanden waarin binnen één wet zowel een budget eindigt als een opvolgend budget start, wordt met de volgende procesmatige aanpassingen gewerkt. Een einddatum van een budget die niet gelijk valt met het einde van een maand is enkel toegestaan als er geen nieuw budget in die maand wordt gestart. De startdatum van het opvolgende budget mag op zijn vroegst de eerste dag van de volgende maand zijn. Bij het aanleveren van een budget waarvan de startdatum in dezelfde maand ligt als de einddatum van het voorgaande budget, worden beide budgetten samengesmolten tot één budgetperiode. Dit wordt gedaan ongeacht de onderverdeling die gemaakt is in functiesoorten bij gemeenten. Budgetten worden opgeteld en zijn geldig voor de gehele nieuwe periode. Indien het samensmelten van budgetten niet wenselijk is én er sprake is van aansluitende budgetperioden, dan is het alleen mogelijk wanneer het budget wordt geëindigd op de laatste dag van de maand en het nieuwe budget wordt gestart op de eerste dag van de volgende maand. Met de budgetverstrekkers wordt afgesproken dat zij zoveel als mogelijk is, binnen de eerder genoemde beperkingen, de budgetten per de eerste van een maand laten starten. Indien toch een situatie ontstaat dat er een einddatum en een startdatum van een budget binnen één maand plaatsvindt, laat de SVB deze twee samensmelten. 8.6 SAMENSMELTEN GEBROKEN MAAND. Er is sprake van een gebroken maand als zowel een start- als een einddatum binnen dezelfde kalendermaand ligt. Als er tussen de einddatum van het ene budget en de startdatum van het opvolgende budget, minder dan negen kalenderdagen liggen, dan worden deze twee budgetten samengesmolten tot één budget. De gemeente heeft middels een toekenningsbericht een budget doorgegeven dat heeft geresulteerd in onderstaand budget: WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Door de gemeente wordt een nieuw toekenningsbericht ingestuurd, waarbij de ingangsdatum in dezelfde maand ligt als de einddatum van het aanwezige budget. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 30 van 41

32 WMO, t/m , t/m ,00 zorgfunctie 02 Omdat er sprake is van een gebroken maand, worden beide budgetten samengesmolten met uiteindelijk onderstaand resultaat: 400, t/m ,00 zorgfunctie 02 Als er sprake is van meer dan acht dagen tussen de start- en einddatum van de budgetten, dan worden deze niet samengesmolten en neemt de SVB contact op met de gemeente welke actie moet worden ondernomen. Voor het samensmelten geldt dat als de start- en einddatum in dezelfde maand liggen, het niet uitmaakt of de startdatum voor of op de einddatum ligt of daarna. Als het verschil met een startdatum later in de tijd maar niet groter is dan acht dagen. Als er sprake is van een startdatum en einddatum op dezelfde datum maar het betreft hier de eerste of de laatste dag van de maand, dan neemt de SVB contact op met de gemeente om af te stemmen of hier een aansluitend budget is bedoeld. Gemeenten moeten de start- en einddatum niet gelijk maken als de bedoeling is dat er een aansluitend budget wordt geregistreerd. In dit geval dient de startdatum één dag na de einddatum plaats te vinden. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 31 van 41

33 9 OPLOSSINGEN VOOR SITUATIES BIJ HANDMATIGE VERWERKING 9.1 BESTEDINGEN BUITEN (NIEUWE) BUDGETPERIODE Probleem Het probleem bestedingen buiten budget periode ontstaat na correcties van reeds geregistreerde budgetperiodes. Als de budgethouder heeft besteed uit de eerder geregistreerde periode, en de hierna aangeleverde budgetperiode start na of eindigt voor de periode met deze bestedingen, kan de SVB de nieuw aangeleverde periode niet verwerken. Een voorbeeld (A): in de illustratie hieronder kent het budget de volgende periode: t/m en het budgetbedrag is 300 onder de WMO BG. Bestedingen zijn gedaan in de maanden januari, februari en maart. Elke maand is er 10 besteed. Voor deze budgethouder resteert er nu nog 270 budget. Het reguliere budget wordt later aangeleverd en kent de periode t/m en het budget is 80 voor zorgfunctie 2. Als we het later aangeleverd budget willen vervangen voor het reeds geregistreerde budget, vallen de bestedingen van januari t/m 15 februari buiten de nieuw aangeleverde budget periode. De systemen van de SVB staan het niet toe om budgetperiodes te registreren met bestedingen buiten budget periode en dus kan de SVB de nieuw aangeleverde periode niet verwerken. Het voorbeeld hierboven beschrijft het probleem bestedingen buiten budgetperiode met bestedingen voor de nieuw aangeleverde budgetperiode. Het probleem bestaat ook als er bestedingen aanwezig zijn na de nieuw aangeleverde periode. Een voorbeeld (B): er is een budget geregistreerd met de volgende periode: t/m en het budget is 1200 onder de WMO BG. Bestedingen zijn gedaan in de maanden januari tot en met augustus. Elke maand is er 10 besteed. Voor deze budgethouder resteert nu nog 1120 budget. Een later aangeleverd budget kent de periode t/m met budget Als we het later aangeleverd budget willen vervangen voor het reeds geregistreerde budget, vallen de bestedingen vanaf buiten de nieuw aangeleverde budgetperiode. Dit budget kan niet verwerkt worden vanwege bestedingen buiten budget periode. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 32 van 41

34 In deze notitie onderscheiden we beide situaties uit de voorbeelden hierboven als volgt: A. Situatie A: Anterieure bestedingen, er zijn bestedingen aanwezig voor een nieuw aangeleverde budgetperiode B. Situatie B: Posterieure bestedingen, er zijn bestedingen aanwezig na een nieuw aangeleverde budgetperiode NB: periode correcties vinden plaats na reeds geregistreerde ambtshalve en reeds geregistreerde reguliere budgetten Oplossing De hier voorgestelde oplossing is tweeledig: (1) de nieuw aangeleverde budgetperiode dient te worden opgerekt en (2) de bestedingen die buiten de budget periode vallen, dienen te worden opgeteld bij het nieuw aangeleverde budget. Periode aanpassen De nieuw aangeleverde budgetperiode dient te worden aangepast aan de periode waarin reeds bestedingen hebben plaatsgevonden. A. In situatie A Anterieure bestedingen wordt de nieuw aangeleverd budgetperiode verwerkt, door bij registratie de startdatum van de aangeleverde periode aan te passen: de startdatum wordt gelijk gemaakt aan de startdatum van de eerste besteding. In voorbeeld A wordt de startdatum in plaats van De einddatum kan verwerkt worden zoals aangegeven door de verstrekker want er zijn in dit voorbeeld geen bestedingen aanwezig na de nieuw aangeleverde budgetperiode. B. In situatie B Posterieure bestedingen wordt de nieuw aangeleverde budgetperiode verwerkt door bij registratie van het nieuw aangeleverde budget de einddatum van het budget gelijk te maken aan de laatste besteding. In voorbeeld B wordt de einddatum in plaats van De startdatum kan verwerkt worden zoals aangegeven door de verstrekker want er zijn in dit voorbeeld geen bestedingen aanwezig voor de nieuw aangeleverde budgetperiode. Bestedingen buiten budget periode toevoegen aan budget Daarnaast dienen de bestedingen, die buiten de later aangeleverde budget periode staan, te worden toegevoegd aan het later aangeleverd budget. Als er (1) reeds een ambtshalve budget aanwezig is, gebeurt dit optellen van bestedingen, door die bestedingen in de zorgfunctie ambtshalve budget te plaatsen. Als er (2) reeds een regulier budget aanwezig is, gebeurt dit optellen van bestedingen, door die bestedingen in de zorgfunctie verschil met vorig budget te plaatsen. A. In voorbeeld A betreffen dit de bestedingen tijdens de periode t/m Omdat bestedingen worden gekenmerkt door periodes die de hele maand bestrijken, moeten bestedingen ook zo worden toegevoegd aan het later aangeleverde budget. Als er bestedingen aanwezig zijn voor de later aangeleverde periode, worden alle bestedingen voor de later aangeleverde periode, inclusief alle bestedingen in de startmaand van de later aangeleverde periode, toegevoegd aan het budget. In voorbeeld A worden zodoende alle TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 33 van 41

35 bestedingen in januari en februari toegevoegd aan de zorgfunctie ambtshalve budget want de later aangeleverde periode start in februari en er zijn bestedingen aanwezig in januari en februari. Hierdoor wordt het totale budget opgehoogd met de bestedingen in januari en februari. De bestedingen vanaf 1 maart komen ten laste van het later aangeleverde budget. De situatie, na verwerking van het later aangeleverd budget en periode, ziet er voor deze budgethouder als volgt uit: een WMO BG budget voor de periode t/m met totaal budget 100. Hiervan is reeds 30 besteed: 20 ten laste van het ambtshalve budget en 10 ten laste van het regulier budget. Er resteert nog 70 budget. B. In voorbeeld B betreffen dit de bestedingen tijdens de periode t/m Omdat bestedingen worden gekenmerkt door periodes die de hele maand bestrijken, moeten bestedingen ook zo worden toegevoegd aan het later aangeleverde budget. Als er bestedingen aanwezig zijn na de nieuw aangeleverde periode, worden alle bestedingen na de nieuw aangeleverde periode, exclusief de bestedingen in de eindmaand van de nieuw aangeleverde periode toegevoegd aan het budget. In voorbeeld B worden zodoende alle bestedingen vanaf 01 Augustus toegevoegd aan de zorgfunctie verschil met vorig budget want de later aangeleverde periode eindigt in juli en er zijn bestedingen aanwezig in Augustus. Hierdoor wordt het totale budget opgehoogd met de bestedingen in Augustus. De bestedingen vanaf 1 januari tot en met komen ten laste van het later aangeleverde budget. De situatie, na verwerking van het later aangeleverd budget en periode, ziet er voor deze budgethouder als volgt uit: een WMO BG budget voor de periode t/m met totaal budget Hiervan is reeds 80 besteed: 70 ten laste van het reguliere budget en 10 en laste van de zorgfunctie verschil met vorig budget. Er resteert nog 930 budget. NB (2) Het hierboven geschetste probleem is niet van toepassing op overbesteding. Hier heeft de budgethouder meer besteed dan waar hij aanvankelijk recht op had. Het verschil met het TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 34 van 41

36 daadwerkelijke budget, kan simpelweg in de zorgfunctie ambtshalve budget dan wel zorgfunctie verschil met vorig budget worden geplaatst Implicaties van de oplossing Bij het gebruik van de zorgfunctie verschil met vorig budget dan wel ambtshalve budget, geven we de budgethouder extra budget en een ruimere budgetperiode dan aangegeven door de verstrekker Samenvatting van de oplossingen A. Bij anterieure bestedingen (d.w.z. bestedingen voor de periode waarin de BH recht had op budget volgens een latere aanlevering) wordt de startmaand van de nieuw aangeleverde periode gelijk gemaakt aan de datum van de eerste besteding. Hierdoor wordt de budgetperiode van de nieuwe aanlevering als het ware opgerekt. Bestedingen voor - en in de startmaand van de nieuw aangeleverde periode worden beschouwd als buiten budget periode. Aansluitend wordt het nieuw aangeleverde budget opgehoogd met de bestedingen buiten budget periode. Deze bestedingen worden geplaatst in de relevante zorgfuncties (ambtshalve budget of verschil met vorig budget ) B. Bij posterieure bestedingen (d.w.z. bestedingen na de periode waarin de BH recht had op budget volgens een latere aanlevering) wordt de eindmaand van de nieuw aangeleverde periode gelijk gemaakt aan de datum van de laatste besteding. Hierdoor wordt de budgetperiode van de nieuwe aanlevering als het ware opgerekt. Alleen bestedingen na de eindmaand van de nieuw aangeleverde periode worden beschouwd als buiten budget periode. Aansluitend wordt het nieuw aangeleverde budget opgehoogd met de bestedingen buiten budget periode. Deze bestedingen worden geplaatst in de relevante zorgfuncties (ambtshalve budget of verschil met vorig budget ) C. Oplossingen onder A en B, gelden voor de situaties waarin reeds een ambtshalve budget aanwezig is en voor situaties waarin reeds een regulier budget aanwezig is. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 35 van 41

37 9.2 INTRAMAAND Bij een budgethouder is reeds een intramaand (start en stop van twee of meer budgetperiodes in een kalender maand) verwerkt. Dit is problematisch omdat: (1) betalingen in de intramaand vastlopen; (2) het aantal wijzigingen (in de SVB systemen) m.b.t periodes beperkt is (omdat er reeds een intramaand en dus twee periodes zijn geregistreerd, is het niet mogelijk slechts 1 periode te registreren). Een manier om dit op te lossen is, de overgang van de periodes naar de maand overgang te verschuiven en het nieuw aangeleverde budget te verdelen over die periodes. Hierbij dient zich de vraag aan hoeveel budget te verdelen over welke periode. Een voorbeeld: er is reeds een intramaand verstuurd en deze TKB is door de SVB zodanig verwerkt. Hierna levert de verstrekker een nieuwe toekenningssbeschikking (TKB) aan met een budgetperiode over 1 jaar. In de illustratie hieronder zijn er reeds budgetten geregistreerd met de periodes (1) t/m en (2) t/m Een manier om deze situatie te verwerken is, om nieuw aangeleverde budget te verdelen over de reeds aanwezig periodes. Hier dient zich de vraag aan welk bedrag over welke periode te verdelen Oplossing Het voorstel is om de overgang van de intramaand periode verplaatsen naar de maandovergang. Dit voorkomt betalingsproblemen die zich voordoen in de intramaand. Na het verschuiven van de overgang dient het budget inde eerste periode gelijk te worden gemaakt aan de aanwezige bestedingen in die periode. In de tweede periode dient het restant budget te worden geplaatst Implicaties van de oplossing De SVB registreert andere periodes en budgetten dan aangegeven door de verstrekker. Bij correcties kunnen er tekorten ontstaan. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 36 van 41

38 9.2.3 Samenvatting van de oplossing Bij een reeds aanwezige intramaandsituatie en een later aangeleverde jaar budget wordt de overgang tussen de twee periodes naar de maand overgang verplaatst. Hierna worden de budgetten verdeeld over de reeds aanwezige periodes. Voor die periode waarvan de einddatum reeds verstreken is, geldt dat die periode gelijk wordt gemaakt aan bestedingen. Het restant van het budget wordt in de overige periode(s) geplaatst. 9.3 INTRAMAAND MET EEN GAT Een verstrekker kan een intramaand met een gat aanleveren (start en stop van twee of meer budgetperiodes in een kalender maand; en met een periode van 1 dag of meer tussen de twee budgetten). Deze TKBs hebben (doelbewust) een periode geen budget. Deze budgetten zijn echter niet te verwerken (in het SVB systeem) want het betreft een intramaand (zie ook hierboven onder 2. Intramaand). Een voorbeeld: de verstrekker levert een budget aan met twee periodes met een gat tussen die twee periodes. In de illustratie heironder eindigt de eerste periode op en de tweede periode start op Hier dient zich de vraag aan of we kunnen verwerken zoals bij een reguliere intramaand WLZ oplossing Binnen de WLZ is de volgende oplossing gekozen: voor die aanleveringen waarbij het gat tussen de twee periodes 31 dagen of kleiner is worden budgetten samengesmolten. Voor die aanleveringen waarbij het gat tussen de twee periodes 8 dagen of meer is worden de budgetten niet verwerkt. Deze TKBs worden teruggekoppeld naar de verstrekker. Voorstel is om voor de TKBs onder de gemeentewetten dezelfde redenering te volgen Implicaties van de oplossing De verstrekker heeft geen mogelijkheid om een budget te leveren met een gat in een en dezelfde maand Samenvatting van de oplossing a. Bij een intramaand met een gat waarbij de periode tussen de twee budgetten kleiner of gelijk is aan 8 dagen, smelten we de budgetperiodes samen. b. Bij een intramaand met een gat waarbij de periode tussen de twee budgetten groter is dan 8 dagen, verwerkt de SVB de budgetten niet en worden deze teruggekoppeld via de portal. TR-PGB 2016 Versie 2.0 Pagina 37 van 41