Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond. Organisatorisch deel. Opvang en verzorging Deelproces 14

Transcriptie

1 Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Organisatorisch deel Opvang en verzorging Deelproces 14 Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008

2 Inhoudsopgave organisatorisch deel 1 Inleiding Uitgangspunten Doelstelling Doelgroep Relatie met andere processen Taken andere disiplines 4 2 Procesbeschrijving en organisatie Proces Organisatie Procesverantwoordelijke Lokale team Opvang en verzorging Hoofd actiecentrum Opvang en verzorging Hoofd opvanglocatie Taken team Opvang en verzorging Alarmering Bijstand en opschaling Het Nederlandse Rode kruis Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Locatie actiecentrum Opvang en verzorging Aandachtspunten Criteria voor opvanglocatie Verslaglegging Paraatheidskoffer Nazorg Verzendlijst Overzicht afkortingen 9 Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -2-

3 1 Inleiding 1.1 Uitgangspunten Dit draaiboek Opvang en verzorging is een onderdeel van het rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces Opvang en verzorging opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit draaiboek met bijlagen. 1.2 Doelstelling Het proces Opvang en verzorging heeft tot doel: het op aanwijzing van het bevoegde gezag in actie komen voor het kort of langdurig opvangen en verzorgen van personen en/of huisdieren die door ontruiming/evacuatie tijdelijk hun verblijfplaats moeten verlaten (eerste levensbehoeften). 1.3 Doelgroep Intern: de procesverantwoordelijke en de leden van het lokale team Opvang en verzorging. Extern: de slachtoffers en huisdieren uit het bedreigde/getroffen gebied alsmede toevallige passanten in het getroffen gebied. 1.4 Relatie met andere processen Proces 1 Alarmering De manier waarop en welke instanties en personen moeten worden gealarmeerd is sterk afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden en het soort incident. Proces 3 Voorlichting Naast de voorlichting aan de bevolking en pers zal aandacht besteed moeten worden aan de voorlichting van de eigen medewerkers. Proces 5 Ontruimen en evacueren Om de schadelijke gevolgen van een (dreigend) zwaar ongeval of ramp te voorkomen of te beperken kan besloten worden mens en dier voor kortere of langere tijd uit de omgeving van de plaats van het incident weg te halen. Proces 6 Afzetten en afschermen Het afzetten van wegen en/of het afschermen van terreinen en objecten teneinde ongestoorde ongevals/rampbestrijdingsactiviteiten te kunnen laten plaatsvinden. Proces 7 Verkeer regelen Het doel van verkeer regelen is, in het kader van de rampenbestrijding, het voorkomen en/of oplossen van verkeersopstoppingen of -stremmingen in het algemeen en het voorkomen van stagnatie in de hulpverlening in het bijzonder. Proces 15 Registreren van slachtoffers (CRIB) Het verzamelen, vastleggen, groeperen en verifiëren van alle gegevens van slachtoffers met het doel slachtofferinformatie te kunnen geven aan het bevoegd gezag en aan familie/verwanten van slachtoffers. Proces 22 Voorzien in primaire levensbehoeften. Het tijdens/ na afloop van een calamiteit treffen van maatregelen om te voorzien in de (tijdelijke) huisvesting, anders dan in een opvangcentrum, en voeding van gedupeerden alsmede in de daadwerkelijke uitvoering van deze maatregelen. Proces 24 Geestelijke zorg Het geven van geestelijke (pastorale) zorg aan niet psychische gestoorde personen en hulpverleners. Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -3-

4 Proces 28 Proces 29 Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens hun werk. Het hoofd van het actiecentrum dient hier alert op te zijn en in overleg met het gemeentelijk actiecentrum Helmond te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden of dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Verslaglegging Voor een efficiënte bedrijfsvoering en ter mogelijke verantwoording en evaluatie zal registratie van een aantal essentiële gegevens noodzakelijk zijn. 1.5 Taken andere disciplines Regionale Brandweer Inschatten van het aantal op te vangen/te verzorgen personen en dieren. Adviseren inzake het aanwijzen van gebouwen die geschikt zijn als opvanglocatie. Regionale Politie Afzetten/afschermen. Verkeer regelen. Zonodig op incidentlocatie de op te vangen personen verzamelen en doorverwijzen naar opstapplaatsen. Zonodig en zo mogelijk op verzoek ordehandhaving en afscherming van de opvangcentra. Assisteren bij de terugkeer van de gedupeerden. GHOR Zorgen voor voorzieningen voor personen in de opvangcentra zoals EHBO, medicatie, eventueel vaccinatie, e.d. Regelen van bijstand voor psychosociale hulpverlening (bijv. de niet-medische vrijwilligers van het Rode Kruis). Regelen van transport van niet-ambulante personen naar de opvanglocatie en vandaar naar het onderbrengadres, en weer terug. Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -4-

5 2 Procesbeschrijving en organisatie 2.1 Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor het actiecentrum Opvang en verzorging. Met de uitvoering van dit draaiboek is het lokale team Opvang en verzorging belast. Uitgangspunt voor het team Opvang en verzorging is het opvangen en verzorgen van minimaal ca personen (minimaal 2% inwonersaantal, peildatum ). Indien opvang voor meer personen geregeld dient te worden, of in geval van een gemeentegrensoverschrijdende calamiteit kan bijstand nodig zijn voor opvanglocaties buiten de eigen gemeente. Hiervoor wordt ondersteuning ingeroepen van de regio. Het opvangen en verzorgen van personen bij een ramp of groot ongeval onderscheidt zich in de volgende categorieën: Kortdurende opvang van personen (uren) Middellange opvang van personen (overnachting) Langdurige opvang van personen (dagen) 2.2 Organisatie Grip 3 of 4: GBT/RBT (Burgemeester danwel coördinerend burgemeester) Grip 0: CTPI (OvD B,G of P) Grip 1: COPI (Staffunctionaris gemeenten) Grip 2,3 of 4: OT (Staffunctionaris gemeenten) Gemeente Helmond (Ambtenaar rampenbestrijding) Gemeentelijk Actiecentrum (GAC) (Hoofd actiecentrum) Actiecentrum Opvang en verzorging (Hoofd actiecentrum) Opvanglocatie(s) (Hoofd opvanglocatie(s)) Opvang Administratie Logistiek Bewaking Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -5-

6 2.3 Procesverantwoordelijke Voor het proces Opvang en verzorging is een procesverantwoordelijke aangewezen. Het proces Opvang en verzorging valt onder verantwoordelijkheid van de directeur van de dienst S&E. De procesverantwoordelijke benoemt het hoofd actiecentrum Opvang en verzorging en is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van dit draaiboek. De ambtenaar rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken. 2.4 Lokale team Opvang en verzorging Om de werkzaamheden van het actiecentrum Opvang en verzorging uit te kunnen voeren is er een lokaal team samengesteld. Het team Opvang en verzorging bestaat uit een hoofd actiecentrum, medewerkers actiecentrum, hoofd opvanglocatie(s) en medewerkers opvanglocatie(s). Per opvanglocatie bestaat het team uit een hoofd opvanglocatie en medewerkers opvanglocatie. Het team Opvang en verzorging wordt gevormd door medewerkers van de dienst S&E. De bereikbaarheid van het lokale team Opvang en verzorging is geregeld in het draaiboek alarmering. 2.5 Hoofd Actiecentrum Opvang en verzorging Het hoofd actiecentrum Opvang en verzorging is verantwoordelijk voor de organisatie en het operationeel maken van het actiecentrum en de opvanglocaties. Zodra het actiecentrum Opvang en verzorging en/of de opvanglocaties operationeel zijn geeft hij dat door aan het hoofd GAC gemeente Helmond. Voorts bepaalt hij de taken binnen het actiecentrum Opvang en verzorging en informeert/adviseert hij het hoofd GAC. Verder informeert het hoofd van het actiecentrum Opvang en verzorging de medewerkers over de aard van de ramp, de te nemen maatregelen en de te volgen gedragslijnen. 2.6 Hoofd opvanglocatie Het hoofd opvanglocatie heeft de leiding over de medewerkers op de opvanglocatie. De taken van de medewerkers op de opvanglocatie bestaan uit: Het opvangen van getroffenen c.q. betrokkenen. Het laten registeren (door het proces cegistratie slachtoffers) van personen die zijn/worden opgevangen. Het verzorgen van de opgevangen personen. Het (laten) bewaken van de opvanglocatie Het hoofd opvanglocatie zorgt ervoor dat deze taken worden uitgevoerd. Het hoofd opvanglocatie communiceert met het hoofd actiecentrum over onder andere aflossing van personeel en bijstand van personeel, diensten of middelen. 2.7 Taken team Opvang en verzorging De taken van de leden van het lokale team Opvang en verzorging zijn beschreven op de werkinstructies. Deze zijn opgenomen in bijlage 1 van het operationele deel van dit draaiboek. In de paraatheidskoffers bevinden zich geplastificeerde werkinstructies. 2.8 Alarmering Door middel van de Communicator (belcomputer) wordt het lokale team Opvang en verzorging gealarmeerd. De bereikbaarheid van het lokale team Opvang en verzorging is geregeld in het draaiboek Alarmering. In het draaiboek Alarmering is aangegeven wie geautoriseerd is om het lokale team Opvang en verzorging te alarmeren. De eventuele alarmering van het Nederlandse Rode Kruis vindt plaats via de Communicator de alarmeringsfunctionaris. Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -6-

7 2.9 Bijstand en opschaling Indien er onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn om het proces Opvang en verzorging uit te voeren kan er via het GAC Helmond een beroep worden gedaan op medewerkers van andere afdelingen van de gemeente, van buurgemeenten of medewerkers van het Nederlandse Rode Kruis (zie volgende paragraaf). Medewerkers die bijstand verlenen melden zich bij het actiecentrum Opvang en verzorging en krijgen van het hoofd actiecentrum een taak toegewezen Het Nederlands Rode Kruis De regio heeft een convenant afgesloten met het Rode Kruis. In dit convenant is geregeld dat gemeenten tijdens een calamiteit een beroep kunnen doen op het Rode Kruis. Het Rode Kruis kan opgeroepen worden om bijstand te verlenen bij het opvangen van getroffenen. Verder kan er gebruik worden gemaakt van het materieel van het Rode Kruis. Een specificatie van de taken en inzet materieel van het Rode kruis is opgenomen in bijlage 5 van het operationele deel. Alarmering vindt plaats via de Communicator door de alarmeringsfunctionaris. Verder in te schakelen in overleg met het GAC: Huisartsen, kruisverenigingen, maatschappelijk en pastorale verzorgers, tolkencentrum, militaire eenheden, dierenambulances Huisdieren en vee middels (vee)transportbedrijven 2.11 Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Bij een CTPI (GRIP 0) kan één van de OVD-en de gemeente waarschuwen via de Meldkamer. (b.v. de storingsdienst, piketdienst of ambtenaar rampenbestrijding van de betreffende gemeente). Vanaf GRIP 1 is de ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie het aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het COPI dan wel OT. Zodra er een gemeentelijk actiecentrum wordt ingericht zal het hoofd daarvan fungeren als aanspreekpunt voor het COPI dan wel OT Locatie actiecentrum Opvang en verzorging Het actiecentrum Opvang en verzorging is ondergebracht in de 1 e fase van het stadskantoor, kamer , telefoonnummer , Weg op den Heuvel 35 te Helmond. De reservelocatie is de brandweerkazerne aan de Deurneseweg 135 te Helmond, telefoonnummer Aandachtspunten Om problemen tijdens het gebruik van een opvanglocatie te voorkomen dienen de volgende zaken vooraf geregeld te zijn. Bij het vaststellen van dit draaiboek worden de opvanglocatie(s) die gebruikt gaan worden vooraf bestuurlijk aangewezen. Zorg hierbij voor een goede afstemming met de bedoelde locatie(s) (zie bijlage 3 operationeel deel). Indien een niet aangewezen opvanglocatie gebruikt gaat worden, dient hiervoor een noodbevel te worden genomen. Bij overnachten in een opvanglocatie waar dat normaal gesproken (regulier) niet gebeurt, bestuurlijk laten vastleggen dat de locatie gebruikt wordt in afwijking van de voorschriften (bestemmingsplan/brandveiligheid). Kostenoverwegingen mogen geen doorslaggevende rol spelen ten aanzien van de te maken afwegingen voor het toepassen van de voorzieningen voor het inrichten en onderhouden van een opvanglocatie. Bij voorkeur beschikt één opvanglocatie per gemeente over een noodstroomvoorziening of een aansluiting daarvoor. De keuze van de opvanglocatie en de rijroute daarheen moet in overleg met de leider COPI dan wel de operationeel leider worden bepaald. Een belangrijk deel van de doelgroep zal bij familie onderdak kunnen krijgen c.q. willen hebben. Opvang en verzorging behelst voornamelijk: het bieden van eerste levensbehoefte. Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -7-

8 2.14 Criteria voor opvanglocaties Aandachtspunten Openstelling binnen 30 minuten Binnen 1,5 uur operationeel Telefonisch bereikbaar Fax/internet Toilet aanwezig Eten en drinken regelen Ruimte voor zieken/ bedlegerige/arts 4 aparte ruimtes voor: Hoofd opvanglocatie Registratie personen Personeel Behandeling lichtgewonden Kleine keuken Douche aanwezig Rolstoeltoegankelijk Opvang huisdieren geregeld Bereikbaar met openbaar vervoer Meubilair, t.v. radio Paraatheidskoffer Speelgoed Noodstroomvoorziening Opmerkingen/ oplossing probleem Voor directe kortdurende opvang Minimaal 2 lijnen; één uitgaande en inkomende lijn. Internetlijn niet via telefoonlijn (mogelijk draadloos via laptop) Slaapruimte norm 5m2 per persoon Dieren kunnen ook verplaatst worden naar een andere locatie Eén radio werkend op batterijen Optioneel Noodzakelijk op tenminste eén locatie 2.15 Verslaglegging Voor de verantwoording achteraf en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden in zowel het actiecentrum Opvang en verzorging als de opvanglocatie. Voor de benodigde formulieren (logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten) wordt verwezen naar het draaiboek verslaglegging (proces 29) Paraatheidskoffer Het lokale team Opvang en verzorging kan gebruik maken van middelen uit de paraatheidskoffer. Deze koffer staat in het actiecentrum Opvang en verzorging. Ook zijn er koffers voor het team opvanglocatie deze koffers staan ook in het actiecentrum. De inhoud van de paraatheidskoffers is beschreven in bijlage 6 van het operationele deel Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Opvang en verzorging kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens de uitoefening van het werk. Het hoofd van het actiecentrum Opvang en verzorging dient hier alert op te zijn en in overleg met het GAC gemeente Helmond te bepalen of medewerkers op tijd vervangen worden dan wel dat hen (slachtoffer)hulp geboden wordt. Voor een beschrijving van dit proces wordt verwezen naar het draaiboek nazorg (proces 28). Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -8-

9 2.18 Verzendlijst Gedeputeerde Staten van Noord Brabant Commissaris van de Koningin Hoofd officier van Justitie Rijkswaterstaat directie Noord Brabant Waterschap de AA Waterschap de Dommel Regionale Brandweer Zuidoost-Brabant Veiligheidsregio Zuidoost Brabant Aangrenzende gemeenten Digitaal handboek Rampenbestrijding Regio Zuidoost-Brabant COMPAS GAC Helmond Exemplaren t.b.v. gemeentelijke organisatie Paraatheidskoffer Leden lokaal Team Opvang en verzorging Archief 2.19 Overzicht afkortingen ARB Ambtenaar Rampenbestrijding BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties COPI Commando Plaats Incident CRAS Centrale Registratie Afhandeling Schaden CRIB Centraal Registratie- en Informatiebureau CTPI Coördinatieteam Plaats Incident GAC Gemeentelijk Actiecentrum GBA Gemeentelijke Basisadministratie GBT Gemeentelijk Beleidsteam GHOR Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure GZ Geestelijke Zorg NRK Nederlands Rode Kruis O&E Ontruimen en Evacueren OT Operationeel Team O&V Opvang & Verzorging OVD Officier van Dienst PSHOR Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen RBT Regionaal Beleidsteam SITRAP Situatierapport TGBM Toegankelijk en Begaanbaar Maken VL Voorlichting Draaiboek Opvang en verzorging Organisatorisch Gemeente Helmond -9-

10 Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Organisatorisch deel Opvang en verzorging Deelproces 14 Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008

11 Inhoudsopgave operationeel deel 1 Operationeel deel Inleiding Alarmering en plaats van opkomst Actiecentrum Opvang en verzorging Opvanglocaties Operationeel maken opvanglocaties Aanbevelingen voor inrichting opvanglocatie 4 Bijlagen 5 Bijlage 1: werkinstructies 5 Bijlage 2: Checklist Hoofd actiecentrum Opvang en verzorging 12 Bijlage 3: Opvanglocaties 14 Bijlage 4: Voorbeeld Noodbevel 15 Bijlage 5: taken en materiaal Nederlands Rode Kruis 16 Bijlage 6: Inhoud paraatheidskoffer 17 Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -2-

12 1 Operationeel deel 1.1 Inleiding Het operationele deel van het draaiboek Opvang en verzorging is bedoeld als leidraad voor de uitvoering van het proces. 1.2 Alarmering en plaats van opkomst Na alarmering gaat u naar de locatie van het actiecentrum Opvang en verzorging (kamer , Stadskantoor Helmond). Als u een medewerker van de opvanglocatie bent en de opvanglocatie is bekend dan kunt u daarheen gaan. 1.3 Actiecentrum Opvang en verzorging Het actiecentrum Opvang en verzorging is ondergebracht in de 1 e fase van het stadskantoor, kamer , telefoonnummer , Weg op den Heuvel 35 te Helmond. De reservelocatie is de brandweerkazerne aan de Deurneseweg 135 te Helmond, telefoonnummer Voor het operationeel maken van het actiecentrum wordt u verwezen naar de bijlage 1 van het operationeel deel: Werkinstructies hoofd actiecentrum Opvang en verzorging. 1.4 Opvanglocaties Binnen de gemeente en de regiogemeenten zijn opvanglocaties aangewezen. In bijlage 3 van het operationeel deel zijn de gegevens van de opvanglocaties in Helmond opgenomen. De meest actuele gegevens vindt u in het draaiboek alarmering. Indien de opvangcapaciteit in de regio is uitgeput kan er gebruik gemaakt worden van de opvangcapaciteit van Defensie. De beslissing tot het inzetten van Defensie wordt genomen in het OT. Vanuit het OT wordt deze actie vervolgens ook in gang gezet. 1.5 Operationeel maken opvanglocaties De medewerkers van het actiecentrum Opvang en verzorging regelen samen met de medewerkers van de opvanglocatie dat de opvanglocaties operationeel worden gemaakt. Van belang hierbij is: Het formeren van de teams die de opvanglocaties bemensen. Zorg dat de sleuteldrager dan wel beheerder van de opvanglocatie aanwezig is. Zorg voor bewaking van de locatie (eventueel in overleg met politie). Zorg voor het bereikbaar zijn via (mobiele)telefoons, fax of andere verbindingsmiddelen. Het melden aan het GAC dat de opvanglocaties operationeel zijn. Het geven van instructies aan het personeel. Het tijdig opschalen. Het ondersteunen van het proces Registreren peronen. Bij de inrichting rekening houden met de opvang van licht gewonden, traumatische personen en huisdieren (GHOR, EHBO en/of dierenambulance). Relaties met andere processen en diensten. Het verschaffen van informatie aan het GAC Helmond (door het hoofd actiecentrum). Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -3-

13 1.6 Aanbevelingen voor inrichting opvanglocatie Informatiepunt midden in de opvanglocatie. 4 aparte ruimtes voor hoofd opvanglocatie, personeel, behandeling lichtgewonden en CRIB proces. Bij voorkeur situering opvang lichtgewonden bij een brede toegangsdeur i.v.m. toegankelijkheid/bereikbaarheid voor ambulances/brancards. Nood- en vluchtwegen vrij houden. Informatievoorziening met projector op muur of doek, laptop\flip-over. Televisie. Speelhoek voor kleine kinderen. Drankvoorziening bij voorkeur bij nooduitgang. Verhoging voor woordvoerder. Geluidsapparatuur. NRK alarmeren (via hoofd actiecentrum Opvang en verzorging); aandacht voor PSHOR (eventueel via hoofd actiecentrum Opvang en verzorging). Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -4-

14 Bijlagen Bijlage 1 Werkinstructies Werkinstructie Procesverantwoordelijke Opvang en verzorging 1. Is verantwoordelijk voor het proces Opvang en verzorging in de voorbereidende fase; 2. Zorgt er voor dat er voldoende mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces Opvang en verzorging; 3. Zorgt dat de opvanglocaties voorbereid zijn op de opvang- en verzorgingsfunctie; 4. Draagt zorg voor de evaluatie van het proces Opvang en verzorging; 5. Is lid van het GAC en pleegt in het GAC overleg met de overige gemeentelijke procesverantwoordelijken. De procesverantwoordelijke draagt daarbij zorg voor een goede afstemming van het proces Opvang en verzorging met de overige in uitvoering zijnde processen. Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -5-

15 Werkinstructie Hoofd actiecentrum Opvang en verzorging 1. Heeft de leiding over en coördineert de verschillende werkzaamheden binnen het actiecentrum Opvang en verzorging; 2. Organiseert het inrichten van het actiecentrum Opvang en verzorging; 3. draagt zorg voor de bereikbaarheid van zijn medewerkers via (mobiele) telefoons, fax of andere verbindingsmiddelen; 4. Informeert het GAC Helmond als het actiecentrum Opvang en verzorging en/of de opvanglocaties operationeel zijn. 5. Bepaalt de behoefte aan personeel en voorziet tevens in deze behoefte; 6. Zorgt voor een goede samenwerking en communicatie met de betrokken diensten/instellingen; 7. Houdt een logboek bij (zie deelproces Verslaglegging); 8. Vertaalt opdrachten van het hoofd GAC in opdrachten en instructies voor de overige leden van het actiecentrum; 9. Laat via actiecentrum Voorlichting bekend maken welke opvanglocatie wordt ingericht; 10. Adviseert het hoofd GAC gemeente Helmond welke opvanglocatie ingericht kan worden, laat dat bestuurlijk vastleggen (evt. met noodbevel) en geeft dit door aan het hoofd opvanglocatie; 11. Onderhoudt contacten met het hoofd opvanglocatie c.q. hoofden opvanglocaties (minimaal één keer per uur een situatierapport); 12. Zorgt voor een goede samenwerking en communicatie met het proces CRIB voor het aanleveren van de registratieformulieren (na afstemming met het hoofd GAC); 13. Zorgt voor een goede samenwerking en communicatie met het proces geestelijke zorg (na afstemming met het hoofd GAC); 14. Draagt, op verzoek van het hoofd opvanglocatie, zorg voor het inschakelen van diensten als EHBO, het Nederlandse Rode Kruis en psychische-, geestelijke- en/of sociale zorg; 15. Instrueert de opgeroepen personen; 16. Informeert en adviseert het hoofd GAC gemeente Helmond met betrekking tot het verder opschalen van het proces Opvang en verzorging; 17. Stuurt het actiecentrum gemeente Helmond op afgesproken tijdstippen een situatierapport (SI- TRAP); 18. Regelt via het GAC dat personeel tijdig wordt afgelost en indien nodig aandacht wordt besteed aan verzorging en nazorg van de medewerkers. Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -6-

16 Werkinstructie Hoofd Opvanglocatie 1. Wordt ingezet onder leiding van hoofd actiecentrum Opvang en verzorging; 2. Zorgt voor het openstellen en inrichten van de opvanglocatie; 3. Heeft de leiding over de opvanglocatie en is bevoegd het aan hem toegewezen personeel en middelen naar eigen inzicht in te zetten maar wel aan de hand van de werkinstructies van de verschillende type medewerkers; 4. Zorgt in overleg met het Hoofd actiecentrum Opvang en verzorging dat het personeel tijdig wordt afgelost en zorgt indien nodig dat aandacht wordt besteed aan nazorg van de medewerkers; 5. Bepaalt de indeling van de opvanglocatie en zorgt voor instructies aan de medewerkers (indeling van grote opvanglocaties zijn opgenomen in de paraatheidskoffer); 6. Draagt zorg voor het opstarten en onderhouden van de onderdelen opvang, registratie, logistiek en bewaking, dat deze onderdelen worden opgestart en onderhouden; 7. Richt, indien noodzakelijk, een ruimte in voor (licht)gewonden (zorg door arts, GGD of EHBO); 8. Inventariseert in samenspraak met hulpverleners ter plekke of hulp van psychische- geestelijkeen/of sociale aard ingezet moet worden voor de getroffenen. Geeft door aan hoofd actiecentrum welke hulporganisatie ingeschakeld moet worden; 9. Onderhoud contacten met het Hoofd actiecentrum Opvang en verzorging, mede gelet op het verkrijgen van assistentie van personeel, diensten en middelen; 10. Zorgt (via de medewerker administratie) voor het bijhouden van een mutatieregister/logboek waarin alle uitgevoerde acties staan vermeld (besluiten, problemen, afspraken). Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -7-

17 Werkinstructie Medewerker opvang getroffenen 1. Wordt ingezet onder leiding van het Hoofd opvanglocatie; 2. Zorgt voor de feitelijke inrichting van de opvanglocatie; 3. Functioneert als gastheer/gastvrouw in de opvanglocatie en fungeert als aanspreekpunt voor de getroffenen (aai over de bol en een schouderklopje zijn hierbij belangrijk); 4. Zorgt ervoor dat getroffenen worden opgevangen, gerust gesteld en van de nodige informatie worden voorzien. De informatie betreft de indeling van de opvanglocatie zoals intake/uitschrijving, kantine, dierenopvang, ruimte zieken/gewonden, depot goederen, toiletten, douche enz.; 5. Fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor de getroffenen. De medewerker draagt een hesje met de tekst GEMEENTE ; 6. Na afstemming met het Hoofd opvanglocatie richt hij/zij een informatiepunt in de opvanglocatie; 7. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het Hoofd opvanglocatie; Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -8-

18 Werkinstructie Medewerker administratie 1. Wordt ingezet onder leiding van het Hoofd opvanglocatie; 2. Zorgt voor een totaalbeeld van het aantal aanwezige getroffenen in de opvanglocatie en geeft dat regelmatig, een keer per uur, door aan het Hoofd opvanglocatie; 3. Zorgt voor de verslaglegging in een mutatieregister/logboek waarin alle uitgevoerde acties staan vermeld (besluiten, problemen, afspraken) en koppelt dit terug met het Hoofd opvanglocatie; 4. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd opvanglocatie. Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -9-

19 Werkinstructie Medewerker logistiek opvanglocatie 1. Wordt ingezet onder leiding van het Hoofd opvanglocatie; 2. Zorgt voor de feitelijke inrichting en het onderhouden van de facilitaire voorzieningen in de opvanglocatie (de eerste levensbehoefte, verbindingen enz.); 3. Zorgt voor de feitelijke inrichting van het bureau registratie in de opvanglocatie; 4. Zorgt voor de verstrekking en bevoorrading van levensmiddelen; 5. Zorgt voor de opvang van huisdieren en de opslag van meegebrachte goederen door de getroffenen; 6. Zorgt voor het schoonhouden van de opvanglocatie tijdens het gebruik en de schoonmaak van de locatie nadat deze niet meer nodig is; 7. Zorgt voor het transport van benodigdheden welke niet centraal aangeleverd kunnen worden (in overleg met het hoofd opvanglocatie); 8. Draagt zorg voor het vervoer van getroffenen die de opvanglocatie gaan verlaten (in overleg met het hoofd opvanglocatie); 9. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd opvanglocatie. Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -10-

20 Werkinstructie Medewerker bewaking opvanglocatie 1. Wordt ingezet onder leiding van het Hoofd opvanglocatie; 2. Zorgt voor de handhaving van de openbare orde in en rond de opvanglocatie; 3. Stelt in overleg met het Hoofd opvanglocatie de huisregels op voor de handhaving van de openbare orde in en rond de opvanglocatie (bijvoorbeeld wel of geen pers toelaten); 4. Sluit de deuren af die ontoegankelijk moeten zijn; 5. Houd de nooddeuren vrij, maar getroffenen mogen deze deuren niet gebruiken als uitgangsdeur (bemoeilijkt goede registratie); 6. Is bevoegd tot het afdwingen van de vastgestelde huisregels en kan in overleg met het Hoofd opvanglocatie de politie laten inschakelen; 7. Zorgt voor de uitvoering van een portiersfunctie in de opvanglocatie (ongewenste personen hebben geen toegang). Zorgt tevens voor het uitreiken van de CRIB formulieren; 8. Houdt bij of alle getroffenen een stempel hebben ontvangen. En spreekt mensen als zij nog geen stempel hebben en meldt dat de mensen geregistreerd moeten worden; 9. Zorgt voor een totaalbeeld van de beveiligingsmaatregelen en geeft dat regelmatig, een keer per uur, door aan het Hoofd opvanglocatie; 10. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het Hoofd opvanglocatie. Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -11-

21 Bijlage 2 Checklist Hoofd actiecentrum Opvang en verzorging Benodigde middelen rampenplan draaiboek Ontruimen/Evacueren draaiboek Opvang en verzorging draaiboek Geestelijke Zorg draaiboek CRIB pc s, fax met en faxadressen telefoontoestellen/telefoongidsen eventueel overige verbindingsmiddelen zoals portofoons en megafoons logboek flip-over met stiften gemeentekaart eventueel noodstroomvoorziening Opvang en verzorgen van personen aantal op te vangen personen en huisdieren welk gebouw c.q. welke gebouwen zijn beschikbaar als opvangcentrum welke routes te gebruiken medische en/of geestelijke begeleiding bepalen en regelen verzorging eerste levensbehoeften slaapgelegenheid regelen registratie personen en huisdieren zijn er medisch/hygiënische bezwaren tegen opnemen van begeleide huisdieren samen met de eigenaar/verzorger in het opvangcentrum maatregelen voor gezinshereniging maatregelen voor eventuele terugkeer Inrichten opvangcentrum/centra bewijzering naar opvangcentrum/centra contact eigenaar/beheerder gebouw toegangsregeling opvangcentrum hoeveel personen onder te brengen hoeveel begeleide huisdieren onder te brengen hoeveel eigen personeel onder te brengen voldoende materieel zoals meubilair, bedden compleet, bureaus, kasten enz. voldoende sanitair registratie regelen verbindingsmiddelen regelen maaltijden regelen ontspanningsmogelijkheden regelen beveiliging regelen medische, geestelijke en maatschappelijke bijstand regelen Opvang en verzorgen van huisdieren aantal op te vangen huisdieren asiel beschikbaar voor opname van huisdieren vee en andere dieren naar boeren/veehouders/veemarkthal aan- en afvoerwegen transportbehoefte registratie huisdieren maatregelen voeding e.d. maatregelen terugkeer en nazorg Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -12-

22 Algehele proces informatie aan bezoekers omtrent verzamelen, route, opvanglocatie, evt. transport, mee te nemen goederen medewerking verlenen aan de uitvoering van overige draaiboeken Personeel: hoeveel personeel, met welke deskundigheid is benodigd, denk aan opvang, medische/geestelijke/maatschappelijke zorg, registratie, bewaking/beveiliging, tolken waar komt personeel vandaan wijze van aanvragen en/of alarmeren hoe lang beschikbaar wel of niet onderbrengen in opvangcentrum opkomsttijd, opkomstlocatie, meldpunt, te volgen route instructie personeel aflossing/verzorging Materieel: welk extra materieel is er nodig waar komt dit vandaan wijze van aanvragen hoe, wanneer, waar komt het ter beschikking halen of brengen kopen of huren wie transporteert wat, waarheen, via welke route Inschakeling derden: buurgemeenten/regio's eigenaren/beheerders van gebouwen Nederlands Rode Kruis (NRK) Leger des Heils Vrijwilligersorganisaties Dierenambulance Dierenasiels Opvanglocaties dieren EHBO Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -13-

23 Bijlage 3 Opvanglocaties Naam locatie Adres Telefoon Aantal pers. City Sporthal Watermolenwal 14a Sporthal De Braak Weth. Ebbenlaan S.G. Jan van Brabant Molenstraat VEKA Sporthal Deltaweg Sportcentrum Body Business Braakse Bosdijk Dr. Knippenbergcollege Nachtegaallaan ROC Ter Aa Keizerin Marialaan TOTAAL AANTAL MAXIMAAL OP TE VANGEN PERSONEN 2270 Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -14-

24 Bijlage 4 Voorbeeld noodbevel BESLUIT De burgemeester van gemeente Helmond overwegende: dat de burgemeester is belast met het opperbevel bij de rampenbestrijding en bij het treffen van maatregelen in geval van ernstige vrees voor het ontstaan van een ramp; dat zich op.. een ernstige ramp heeft voorgedaan, waarbij. dat de hulpdiensten bezig zijn met werkzaamheden ter bestrijding van de gevolgen van deze ramp; dat gelet op de aard en de ernst van de ramp zich een omstandigheid voordoet als bedoeld in artikel 175 van de Gemeentewet; dat er onvoldoende locaties beschikbaar zijn om personen onder te brengen; dat de eigenaren dan wel de beperkt of persoonlijk gerechtigden niet bereid zijn om locaties schikbaar te stellen; dat het dringend noodzakelijk is om locaties te vorderen; dat hierdoor een beperking van het genot van het eigendom, inclusief het beperkt recht, plaatsvindt; dat de gewone beschikbare middelen om hierboven bedoelde problemen het hoofd te bieden, tekortschieten; dat deze maatregelen niet met reguliere voorschriften kunnen worden getroffen; gelet op artikel 175 van de Gemeentewet, de Wet rampen en zware ongevallen en artikel 1 van het Eerste Protocol behorende tot het EVRM beveelt: dat het bevoegd gezag degene, die als eigenaar of uit anderen hoofde bevoegd is tot het in gebruik geven locatie, kan verplichten de locatie, gelegen aan.., beschikbaar te stellen en in gebruik te geven aan de gemeente. dat de rechthebbende op de locatie verplicht is te gedogen dat de werkzaamheden en maatregelen, die noodzakelijkerwijs nodig zijn voor het in gebruik nemen van de locatie, kunnen worden uitgevoerd. dat een ieder verplicht is op eerste aanwijzing van een ambtenaar van politie, brandweer,. zich terstond op de door die ambtenaar aangegeven wijze en in de door die ambtenaar aangegeven richting te begeven. Het niet nakomen van dit bevel is strafbaar gesteld in artikel 184 van het wetboek van Strafrecht. <Plaats> <Klik hier voor datum>. De burgemeester van de gemeente Helmond, Degene die door dit besluit rechtstreeks in zijn belang is getroffen kan hiertegen binnen zes weken na verzenddatum/uitreiking daarvan bezwaar maken bij de burgemeester van gemeente Helmond. Tevens kan worden verzocht om een voorlopige voorziening bij de voorzieningenrechter bij de rechtbank te s-hertogenbosch, sector bestuursrecht, Postbus 90125, 5200 MA te s- Hertogenbosch. Artikel 1 Eerste Protocol (EP) van het EVRM bepaalt: Iedere natuurlijke of rechtspersoon heeft recht op het ongestoord genot van zijn eigendom. Aan niemand zal zijn eigendom worden ontnomen behalve in het algemeen belang en onder de voorwaarden voorzien in de wet en in de algemene beginselen van internationaal recht. De voorgaande bepalingen tasten echter op geen enkele wijze het recht aan, dat een Staat heeft om die wetten toe te passen, die hij noodzakelijk oordeelt om het gebruik van eigendom te reguleren in overeenstemming met het algemeen belang of om de betaling van belastingen of andere heffingen of boeten te verzekeren. Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -15-

25 Bijlage 5 Taken en materieel Nederlandse Rode Kruis (alarmering via Communicator scenariocode ) In overleg met de gemeente kan het rode Kruis het volgende bieden: Verzorgend cluster: distributie van voedsel en dranken hulp bij maaltijden dekken en afruimen van tafels distributie van kleding bedden neerzetten uitreiken linnengoed etc. zorgen voor privacy assistentie bij de algemene dagelijkse levensbehoefte empatische benadering signaleren van hulpvragen en die doorverwijzen activiteitenbegeleidingen toezien op rust en regelmaat aandacht voor persoonlijke doelgroepen persoonlijke begeleiding Facilitair cluster: inrichten van opvangcentrum organisatie, distributie en beheer van materialen organisatie en verzorgen van aanpassingen voor gehandicapten i.s.m. GHOR berichtenregistratie verbindingen binnen opvangcentrum Sociaal Medisch cluster: EHBO dienst i.s.m. GHOR Zorgbepaling slachtoffers Assisteren arts Doorverwijzen naar arts Materieel: bedden matrassen linnengoed hygiënesetjes (tandenborstel, zeep etc.) Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -16-

26 Bijlage 6 Inhoud paraatheidskoffer Onderdeel Aantal Zelf in te vullen naar behoefte met: Kantoorartikelen Procesgerelateerde artikelen Div Hesjes Div Diverse informatie Div Rampenplan 1 Gemeentelijke draaiboeken 1 set Plattegronden 4 Gemeentegids 4 Werkinstructies 1 set Lijst met gegevens van de opvanglocaties 3 Plattegronden opvanglocaties 3 Lijst met vervoerders 3 Lijst met gegevens NRK 3 CRIB formulieren Div Formulieren t.b.v. verslaglegging Div Draaiboek Opvang en verzorging Operationeel Gemeente Helmond -17-