Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond. Organisatorisch deel. Alarmering Deelproces 1

Transcriptie

1 Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Organisatorisch deel Alarmering Deelproces 1 Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008

2 Inhoudsopgave organisatorisch deel 1 Inleiding Uitgangspunten Doelstelling Doelgroep Relatie met andere processen Taken andere disciplines 3 2 Procesbeschrijving en organisatie Proces Organisatie Procesverantwoordelijke Alarmeringsfunctionarissen Taken alarmeringsfunctionarissen Alarmering Bijstand en opschaling Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Aandachtspunten Verslaglegging Nazorg Verzendlijst Overzicht afkortingen 6 Draaiboek Alarmering Organisatorisch Gemeente Helmond -2-

3 1 Inleiding 1.1 Uitgangspunten Dit draaiboek Alarmering is een onderdeel van het rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces Alarmering opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit draaiboek met bijlagen. 1.2 Doelstelling Het proces Alarmering heeft tot doel: een snelle, volledige en adequate alarmering van al het voor de rampenbestrijding benodigd gemeentelijk personeel. 1.3 Doelgroep Intern: alle bij de rampenbestrijding betrokken gemeentelijke personeelsleden. Extern: alle slachtoffers/betrokkenen bij een calamiteit. 1.4 Relatie met andere processen Alarmering heeft een relatie met ieder ander proces. Immers worden alle gemeentelijke processen gevuld met medewerkers welke gealarmeerd zullen moeten worden ten tijde van een calamiteit. 1.5 Taken andere disciplines GHOR Eigen alarmering via de GMK (gemeenschappelijke meldkamer) Brandweer Eigen alarmering via de GMK (gemeenschappelijke meldkamer) Alarmering lokale brandweercommandant voor het GBT via de Communicator Politie Eigen alarmering via de GMK (gemeenschappelijke meldkamer) Draaiboek Alarmering Organisatorisch Gemeente Helmond -3-

4 2 Procesbeschrijving en organisatie 2.1 Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor de gemeentelijke alarmering. Met de uitvoering van het dit draaiboek is zijn de lokale alarmeringsfunctionarissen belast. 2.2 Organisatie Grip 3 of 4: GBT/RBT (Burgemeester dan wel coördinerend burgemeester) Grip 0: CTPI (OvD B,G of P) Grip 1: COPI (Staffunctionaris gemeenten) Grip 2,3 of 4: OT (Staffunctionaris gemeenten) Gemeente Helmond (Ambtenaar rampenbestrijding) Gemeentelijk Actiecentrum (GAC) (Hoofd actiecentrum) Alarmeringsfunctionarissen (3 functionarissen plus 1 reserve fuctionaris) Te alarmeren gemeentelijke medewerkers (medewerkers vermeld in de Communicator) 2.3 Procesverantwoordelijke Voor het proces Alarmeren is een procesverantwoordelijke aangewezen. Het proces Alarmering valt onder verantwoordelijkheid van de coördinator rampenbestrijding. De procesverantwoordelijke benoemt de alarmeringsfunctionarissen en is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van dit draaiboek. De coördinator rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken. 2.4 Alarmeringsfunctionarissen Om de werkzaamheden van het proces Alarmering uit te kunnen voeren, zijn er alarmeringsfunctionarissen aangewezen. De Gemeente Helmond kent drie alarmeringsfunctionarissen welke zorg dragen voor de alarmering bij een calamiteit. Draaiboek Alarmering Organisatorisch Gemeente Helmond -4-

5 2.5 Taken alarmeringsfunctionarissen De taken van de alarmeringsfunctionarissen zijn beschreven in de werkinstructies. Deze zijn opgenomen in bijlage 1 van het operationele deel van dit draaiboek. 2.6 Alarmering De alarmeringsfunctionarissen worden gealarmeerd door middel van de alarmontvangers (pagers). Hierop is af te lezen om wat voor melding of calamiteit het gaat. Na alarmering vindt er contact plaats met de meldkamer om te bespreken wie of wat er gealarmeerd moet worden. 2.7 Bijstand en opschaling Indien er onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn om het proces Alarmering uit te voeren kan er een beroep worden gedaan op de reserve alarmeringsfunctionaris. 2.8 Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Bij een CTPI (GRIP 0) kan één van de OVD-en de gemeente waarschuwen via de Meldkamer. (b.v. de storingsdienst, piketdienst of ambtenaar rampenbestrijding van de betreffende gemeente). Vanaf GRIP 1 is de ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie het aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het COPI dan wel OT. Zodra er een gemeentelijk actiecentrum wordt ingericht zal het hoofd daarvan fungeren als aanspreekpunt voor het COPI dan wel OT. 2.9 Aandachtspunten De alarmeringsfunctionarissen kennen geen actiecentrum. Zij kunnen overal alarmeren en gealarmeerd worden. De alarmeringsfunctionarissen zijn elkaars achtervang wanneer de dienstdoende functionaris om wat voor reden dan ook niet alarmeert. De alarmeringsfunctionarissen hebben allen dubbelfuncties (o.a. coördinator rampenbestrijding, lid van het GBT, ondersteuning GBT en GAC). De bereikbaarheid van alle gemeentelijke processen is geregeld middels dit draaiboek en de vulling van de Communicator Verslaglegging Voor de verantwoording achteraf en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden. Voor de benodigde formulieren (logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten) wordt verwezen naar het draaiboek verslaglegging (proces 29) Nazorg Alarmeringsfunctionarissen kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens de uitoefening van het werk. De functionarissen dienen hier voor elkaar alert op te zijn en in overleg te bepalen of medewerkers (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Voor een beschrijving van dit proces wordt verwezen naar het draaiboek nazorg (proces 28). Draaiboek Alarmering Organisatorisch Gemeente Helmond -5-

6 2.12 Verzendlijst Gedeputeerde Staten van Noord Brabant Commissaris van de Koningin Hoofd officier van Justitie Rijkswaterstaat directie Noord Brabant Waterschap de AA Waterschap de Dommel Regionale Brandweer Zuidoost-Brabant Veiligheidsregio Zuidoost Brabant Aangrenzende gemeenten Digitaal handboek Rampenbestrijding Regio Zuidoost-Brabant COMPAS GAC Helmond Exemplaren t.b.v. gemeentelijke organisatie Paraatheidskoffer Leden lokaal team Alarmering Archief 2.13 Overzicht afkortingen ARB Ambtenaar Rampenbestrijding BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties COPI Commando Plaats Incident CRAS Centrale Registratie Afhandeling Schaden CRIB Centraal Registratie- en Informatiebureau CTPI Coördinatieteam Plaats Incident GAC Gemeentelijk Actiecentrum GBA Gemeentelijke Basisadministratie GBT Gemeentelijk Beleidsteam GHOR Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure GZ Alarmering NRK Nederlands Rode Kruis O&E Ontruimen en evacueren OT Operationeel Team O&V Opvang & Verzorging OVD Officier van Dienst PSHOR Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen RBT Regionaal Beleidsteam SITRAP Situatierapport TGBM Toegankelijk en begaanbaar maken VL Voorlichting Draaiboek Alarmering Organisatorisch Gemeente Helmond -6-

7 Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Operationeel deel Alarmering Deelproces 1 Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008

8 Inhoudsopgave operationeel deel 1 Operationeel deel Inleiding Alarmering en plaats van opkomst 3 Bijlagen Bijlage 1: Werkinstructies 4 Bijlage 2: Protocol Alarmering bij rampen 6 Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -2-

9 1 Operationeel deel 1.1 Inleiding Het operationele deel van het draaiboek Alarmering is bedoeld als leidraad voor de uitvoering van het proces. 1.2 Alarmering en plaats van opkomst Na alarmering via de pager zal de dienstdoende alarmeringsfunctionaris contact opnemen met de meldkamer of een ander doorgegeven telefoonnummer. Uit dit gesprek zal blijken wat de aard van het incident is en wie of wat er gealarmeerd dient te worden. Hierna zal de alarmering plaatsvinden via de Communicator. Na deze alarmering zal er onderling contact zijn tussen de alarmeringsfunctionarissen of er daadwerkelijk gealarmeerd is. Zo niet, dan zal een andere functionaris de alarmering overnemen en alsnog plaats laten vinden. Na alarmering van en door de alarmeringsfunctionaris zal deze indien mogelijk opkomen op de brandweerkazerne, Deurneseweg 135 te Helmond. Telefoonnummer Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -3-

10 Bijlagen Bijlage 1 Werkinstructies Werkinstructie Procesverantwoordelijke Alarmering 1. Is verantwoordelijk voor het proces Alarmering in de voorbereidende fase; 2. Zorgt ervoor dat er voldoende mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces Alarmering; 3. Draagt zorg voor de evaluatie van het proces; 4. Draagt zorg voor het actueel houden van lijst met processen en telefoonnummers van de Communicator. Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -4-

11 Werkinstructie Alarmeringsfunctionaris 1. Zoekt na alarmering direct contact met meldkamer of ander genoemd telefoonnummer; 2. Zorgt ervoor dat hij weet van de aard van het incident en de te alarmeren medewerkers; 3. Draagt zorg voor de daadwerkelijke alarmering van de gemeentelijke medewerkers van de rampenbestrijding; 4. Koppelt de alarmering terug met de andere alarmeringsfunctionarissen; 5. Houdt een logboek bij (zie deelproces Verslaglegging); Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -5-

12 Bijlage 2 Protocol Alarmering bij Rampen Alarmering van de medewerkers betrokken bij de gemeentelijke rampenbestrijding vindt voor de gemeente Helmond plaats middels de Communicator, een belcomputer welke in beheer is bij de regionale brandweer. Het werkelijk activeren geschiedt door een alarmeringsfunctionaris, welke functie is weggelegd bij een drietal personen waarvoor het jaar in drieën is gedeeld. Januari, februari, maart en april Mei, juni, juli en augustus September, oktober, november en december : Toon Iding : Edwin Vogels : Jaap van de Kerkhof Ook de brandweercommandant (Jo van Hoef) en de meldkamer brandweer zijn gemachtigd om te alarmeren. De alarmeringsfunctionarissen worden door de meldkamer van de regionale brandweer gealarmeerd middels een alarmontvanger van het landelijk dekkende P2000 systeem. In principe dragen ze allen zo veel mogelijk het hele jaar de alarmontvanger. Wanneer de functionaris middels zijn alarmontvanger wordt opgeroepen, neemt deze zonodig contact op met de meldkamer of een ander vermeld nummer en zal aan de hand van dat bericht de Communicator activeren. Ter controle zullen de twee overige alarmeringsfunctionarissen contact opnemen met de dienstdoende persoon om te toetsen of alarmering daadwerkelijk plaatsvindt. Mocht dit niet het geval zijn neemt een van hen die taak over. De alarmeringsfunctionarissen houden onderling waar mogelijk rekening met elkaars afwezigheid i.v.m. bijvoorbeeld vakanties. Dit betekent dat er altijd een alarmeringsfunctionaris beschikbaar is voor de Gemeente Helmond. Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -6-

13 Meldkamer brandweer Inzetten alarmontvanger alarmeringsfunctionarissen dienst geen dienst Dienstdoende functionaris Niet dienstdoende functionaris Meer informatie nodig? Ja Contact met dienstdoende functionaris voor controle of de alarmering plaatsvindt (telefonisch) contact met de meldkamer Indien blijkt dat er niet gealarmeerd wordt Alarmeren middels de Communicator Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -7-

14 Handleiding alarmeringsfunctionaris communicator C = Communicator, F = Alarmeringsfunctionaris F Bel het nummer C Dit is de telefonische activeringsmodule. Toets uw pincode gevolgd door een hekje F Intoetsen pincode gevolgd door # C Geef de scenariocode gevolgd door een hekje om een scenario te starten. Druk op hekje voor extra opties F Intoetsen code scenario gevolgd door # C Toets een 1 om het huidige scenariobericht te beluisteren F Intoetsen 1 C Dit is een testbericht Toets een 2 om een nieuw scenariobericht op te nemen F Intoetsen 2 C Spreek het nieuwe bericht in na de toon. Als u klaar bent met opnemen toets dan een hekje F Bericht inspreken gevolgd door een hekje Toets een 3 om het scenario te starten F Intoetsten 3 C Het scenario wordt gecompileerd (Het eerste scenario wordt gestart) C Toets 1 om een scenario te starten (Een eventueel volgend scenario) F Intoetsen 1 C Toets het scenarionummer gevolgd door een hekje F Intoetsen scenariocode gevolgd door # C Toets 1 om het scenario te starten Toets 2 om het scenario te stoppen etc. C Toets 2 om een scenario te stoppen F Intoetsen 2 C Toets het scenarionummer gevolgd door een hekje F Intoetsen scenariocode gevolgd door # C Toets 1 om het scenario te starten Toets 2 om het scenario te stoppen etc. C C Toets 3 om informatie te krijgen over een scenario F Intoetsen 3 C Toets het scenarionummer gevolgd door een hekje F Intoetsen scenariocode gevolgd door # C Het scenario is gestopt. Wilt u meer informatie? Toets 9 voor ja, toets 6 voor nee C Toets een 4 om een andere pincode in te voeren (bijvoorbeeld andere gemeente of andere persoon) C Toets een hekje om terug te gaan naar het hoofdmenu (voor vervolgscenario) Toets een hekje om het gesprek te beëindigen LET OP: als je iedereen wilt alarmeren, gebruik dan het proefalarm Draaiboek Alarmering Operationeel Gemeente Helmond -8-