Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting Deelproces 3

Transcriptie

1 Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting Deelproces 3 Versie 03/2007 Datum: 25 juni 2007 Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 3 juli 2007 P.S.M. Perriëns Secretaris. R.A.L. Severijns Burgemeester Voorlichting versie 25 juni 2007

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE INLEIDING Uitgangspunten Doelstelling Doelgroep Relatie met andere processen Relatie andere diensten ORGANISATIE Lokale team Voorlichting Regionale team Voorlichting Taken team Voorlichting Overzicht functies voorlichting Alarmering Bijstand en opschaling Aanspreekpunt binnen gemeente voor CoPI en OT (algemeen)... 6 Aanvulling Locatie actiecentrum Voorlichting Legitimatie Paraatheidskoffer Nazorg PROCESBESCHRIJVING Procesverantwoordelijke Proces Organisatie Personele bezetting Aandachtspunten BIJLAGEN 12 Bijlage 1. Werkinstructies 13 Bijlage 2. Afspraken bereikbaarheid / beschikbaarheid voorlichting bij rampen en grootschalige incidenten in de regio Zuidoost-Brabant 28 Bijlage 3. Checklist incident 31 Bijlage 4. Checklist bewonersbrief 32 Bijlage 5. Checklist persbericht 33 Bijlage 6. Callcenter 35 Bijlage 6a. Crisiswebsite 36 Bijlage 7. Checklist inrichting persruimte 37 Bijlage 7a Mogelijke locaties Perscentrum en Publiekscentrum 39 Bijlage 8. Checklist inrichting publiekscentrum 40 Bijlage 9. Taken NVC / PVC 42 Bijlage 10. Bereikbaarheidsgegevens Expertisecentrum voor Risico en Crisiscommunicatie 46 Bijlage 11. Besluit informatie inzake rampen en zware ongevallen 47 Bijlage 12. Inhoud gemeentelijke paraatheidskoffer 54 Bijlage 13. Inhoud rolkar voorlichting Regionaal Actiecentrum Voorlichting 56 Bijlage 14. Verzendlijst 57 Voorlichting versie 25 juni

3 1. INLEIDING 1.1. Uitgangspunten Dit draaiboek Voorlichting is een onderdeel van het gemeentelijk Rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces Voorlichting opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit deelplan met bijlagen Doelstelling Het proces Voorlichting heeft tot doel: het beperken van de materiële en immateriële schade bij een calamiteit. Dit gebeurt onder meer door het verstrekken van informatie over beschermende maatregelen die de bevolking kan treffen tijdens een (dreigende) ramp. Daarnaast wordt informatie verstrekt over de bestrijding van het incident en maatregelen die de overheid treft Doelgroep 1 Intern: de leden van het lokale en regionale team Voorlichting; de direct betrokken hulpverleners en gemeenteambtenaren; overige medewerkers van de gemeente(n) en operationele diensten; bestuur. Extern: (verwanten van) slachtoffers; publiek; pers- en mediavertegenwoordigers; rampenzender; bedrijven/instellingen 1.4. Relatie met andere processen Algemeen Proces 1 Proces 28 Proces 29 Alarmering Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Voorlichting kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens hun werk. Het hoofd van het actiecentrum dient hier alert op te zijn en in overleg met het hoofd actiecentrum gemeente te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden of dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Verslaglegging Specifiek Het proces voorlichting heeft een relatie met alle processen. In het bijzonder gaat aandacht uit naar de processen: Proces 3a Publieksinformatie / Callcentre Proces 4 Waarschuwen Bevolking Proces 5 Ontruimen en evacueren Proces 14 Opvang en Verzorging Proces 15 Registratie slachtoffers 1.5. Relatie andere diensten Eventueel inschakelen Regionaal Team Voorlichting Communicatiediensten betrokken instanties / bedrijven / ministeries Provinciaal Voorlichtings Centrum (PVC) 1 Onder de doelgroepen verstaan we de diverse groepen waarmee tijdens (en na) een incident mee gecommuniceerd moet worden. Voorlichting versie 25 juni

4 Nationaal Voorlichtings Centrum (NVC) / Expertisecentrum voor Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) (zie bijlage 10) Callcentre Omroep Brabant als rampen- of servicezender Tolkencentrum (NB. wordt ingeschakeld via betreffende gemeentelijk actiecentrum, opdracht via de sectie gemeenten van het CoPI danwel OT!) Communicatiemedewerkers van andere gemeenten, Regionale brandweer, politiekorpsen, provincie en waterschappen Externe communicatie adviesbureaus Taken andere disciplines Regionale Brandweer Waarschuwen bevolking door activering sirenenetwerk (WAS) Regionale Politie Zonodig op verzoek ordehandhaving en afscherming van de verschillende locaties in verband met media en publiek Rondrijden met geluidswagens Motorordonnans distributie en verspreiding voorlichtingsmiddelen GHOR Specifieke kennis van gezondheidsvoorlichting Openbaar Ministerie Afstemming met de Persofficier van Justitie i.v.m. strafzaken Voorlichting versie 25 juni

5 2. ORGANISATIE 2.1. Lokale team Voorlichting Om de werkzaamheden van het proces Voorlichting uit te kunnen voeren is door de gemeente een lokaal team Voorlichting samengesteld. Het team Voorlichting bestaat uit een procesverantwoordelijke, hoofd actiecentrum, eventueel aangevuld met medewerkers van andere afdelingen. De bereikbaarheid van het lokale team Voorlichting is geregeld in het draaiboek Alarmering Regionale team Voorlichting Binnen de regio Zuidoost Brabant is een regionaal team Voorlichting geformeerd. Het regionale team Voorlichting wordt gevormd door communicatiemedewerkers van de regiogemeenten en hulpdiensten. Ook bij een lokaal ongeval of ramp kan elke gemeente een beroep doen op het regionaal team voor de uitvoering van diverse voorlichtingstaken. Al vanaf de inrichting van een CoPI (GRIP 1) kunnen leden van het Regionaal Team Voorlichting ingeschakeld worden. Vanaf GRIP 2 zal er vanuit het Operationeel Team (OT) regionale coördinatie plaatsvinden van het proces Voorlichting Taken team Voorlichting De leden van het team Voorlichting hebben adviserende, coördinerende en uitvoerende taken met betrekking tot: Informatie/ aanwijzingen/ instructies over hoe burgers verdere boodschappen zullen ontvangen; opstellen van nieuwsbrieven met als doel waarschuwing van de bevolking; informatie over de gevaren; adviesfunctie gemeentelijk beleidsteam; informatie over de te treffen maatregelen voor eigen bescherming; informatie aan de (bij de ramp) betrokken hulpverleners en gemeentefunctionarissen (niet zijnde de taakinformatie tijdens de bestrijding van een incident) informatie ter voorkoming van materiële en immateriële schade; informatie over maatregelen van de overheid om de ramp of de gevolgen ervan te bestrijden; informatie over mogelijke slachtoffers en hulp daaraan; het signaleren, selecteren, verifiëren en adviseren ten behoeve van de verantwoordelijke bestuurders; het signaleren van vragen en reacties van pers en publiek; het vergaren van informatie; het verifiëren van informatie; het verzorgen van voorlichting aan de bevolking; het onderhouden van contacten met Omroep Brabant (Regionale zender bij (dreigende) rampen); het onderhouden van contacten met het callcenter (3a Publieksinformatie / Callcenter ); het onderhouden van contacten met de provinciale en rijksvoorlichtingsdienst; het inrichten van een perscentrum; het organiseren van persconferenties; het begeleiden van vertegenwoordigers van de media; het begeleiden van hoogwaardigheidsbekleders; het opstellen van persberichten; het doen afgeven van speciale doorlaatbewijzen voor de media in afgeschermde gebieden; De taken van de voorlichters, die kunnen worden ingezet op verschillende onderdelen, zijn beschreven op instructiekaarten. Deze kaarten zijn opgenomen in bijlage 1. In de paraatheidskoffer bevinden zich instructiekaarten Overzicht functies voorlichting De voorlichters kunnen ingezet worden in het de onderstaande teams, locaties of functies: (regionaal) beleidsteam Operationeel team (regionaal) actiecentrum Voorlichting interne voorlichting mediawatcher publiekscentrum (incl. voorlichter nieuwe media en opvang en verzorging) Voorlichting versie 25 juni

6 callcentre perscentrum ondersteunende voorlichter rampterrein (CoPI) 2.5. Alarmering De feitelijke alarmering van het lokale team Voorlichting geschiedt in principe door middel van de Communicator (belcomputer). Vanaf GRIP 1 kan het regionale team gealarmeerd worden door de voorlichter CoPI of de voorlichter in het OT. Via de Meldkamer Brandweer kunnen de dienstdoende piketfunctionarissen van RBT en OT gealarmeerd worden. Deze alarmering geschiedt middels de Communicator. Opkomstplaats voor de voorlichters van het RBT, OT en het regionaal actiecentrum Voorlichting is het Centrum voor Grootschalig Optreden (CGO) aan de Deken van Somerenstraat 2 in Eindhoven. De voorlichter CoPI (is een persvoorlichter van de politie) wordt gealarmeerd via de Meldkamer Politie Bijstand en opschaling Indien ondersteuning nodig is, kan bijstand worden ingeroepen van het regionale team Voorlichting. Medewerkers die bijstand verlenen melden zich op de aangewezen locatie. Indien er in de regio onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn om het proces Voorlichting te bemensen, kan er een beroep worden gedaan op: communicatiemedewerkers van gemeenten buiten de regio, andere brandweerregio s en andere regiopolitiekorpsen; Provinciaal Voorlichtings Centrum (PVC); Nationaal Voorlichtings Centrum (NVC); Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC); externe communicatie adviesbureaus Aanspreekpunt binnen gemeente voor CoPI en OT (algemeen) Bij een GRIP 1 is de gemeentelijke ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het CoPI. Indien er een Actiecentrum Gemeente Oirschot wordt ingericht zal het hoofd daarvan gaan fungeren als aanspreekpunt. Het Actiecentrum Gemeente Oirschot bestaat uit alle procesverantwoordelijken (of de door hen aangewezen personen) en de procesverantwoordelijke met de meeste processen zal in principe aangewezen worden als hoofd. Vanaf een GRIP 2 situatie is het hoofd van het Actiecentrum Gemeente Oirschot aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het OT. Aanvulling Bij een GRIP 1 is de leider CoPI voor de operationele werkzaamheden het aanspreekpunt voor de voorlichter in het CoPI. Indien afstemming met de gemeentelijke processen moet plaats vinden, zullen de gemeentesecretaris of de ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie voor de gemeente het aanspreekpunt zijn. Indien er een gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting actief wordt zal het hoofd daarvan gaan functioneren als aanspreekpunt. Bij een GRIP 2 is er permanent contact tussen de voorlichter OT en de voorlichter CoPI. De voorlichter OT onderhoudt het contact met het gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting en behoudt daarmee het overzicht van de totale voorlichting, op deze wijze wordt de regiefunctie geborgd. Het gemeentelijke Actiecentrum Voorlichting zorgt voor de interne gemeentelijke afstemming tussen het Actiecentrum gemeente Oirschot, het gemeentelijke beleidsteam en het OT. Voorlichting versie 25 juni

7 2.8. Locatie actiecentrum Voorlichting Het actiecentrum Voorlichting is ondergebracht in het gemeentehuis te Oirschot in kamer 0.38, Deken Frankenstraat 3 te Oirschot. Telefoon Legitimatie De leden van het regionale team Voorlichting beschikken over een legitimatiebewijs Rampenbestrijding, teneinde hun werkzaamheden te kunnen verrichten Verslaglegging Voor de verantwoording en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle deelnemers, werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden. Voor de benodigde formulieren wordt verwezen naar proces 29 het gemeentelijk draaiboek Verslaglegging. Het gaat om de logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten Paraatheidskoffer Het lokale en het regionale team Voorlichting kunnen gebruikmaken van de middelen uit de eigen paraatheidskoffer. Deze koffer is aanwezig in het GCC, kamer 1.38 van het gemeentehuis in Oirschot. De koffer is uitgerust met de volgende middelen: kantoorartikelen; specifieke middelen; procesgerelateerde middelen; algemene middelen. Het regionale team Voorlichting maakt gebruik van de lokale paraatheidskoffers en de beschikbare materialen in RBT, OT en het regionale actiecentrum voorlichting. De inhoud van de paraatheidskoffer is beschreven in bijlage Nazorg Het proces Nazorg kan onderdeel uitmaken van dit proces. Voor de procesbeschrijving en organisatie van het proces Nazorg wordt verwezen naar het gemeentelijk draaiboek Nazorg (proces 28). Na de inzet van voorlichters zorgt de procesverantwoordelijke Voorlichter en het hoofd actiecentrum voor nazorgactiviteiten voor de voorlichters. Afhankelijk van de situatie kan gekozen worden voor: 1. mondelinge debriefing na inzet 2. enquête (model gemeente Eindhoven) + verslag 3. evaluatieoverleg + verslag 4. psychische nazorg 5. inventariseren actie en verbeterpunten en zorgen voor uitvoering in de toekomst Voorlichters hebben ook een adviserende, ondersteunende en uitvoerende rol als het gaat om interne en externe communicatie bij de nazorg binnen de totale organisatie. Voorlichting moet intergraal onderdeel blijven uitmaken van het totale nazorgtraject. Voorlichting versie 25 juni

8 3. PROCESBESCHRIJVING 3.1. Procesverantwoordelijke Het proces Voorlichting valt onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de Stafafdeling. De beleidsmedewerker communicatie kan de voorzitter in het Gemeentelijk Beleidsteam (de burgemeester) adviseren. De procesverantwoordelijke Voorlichting is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van dit draaiboek. De ambtenaar rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor het proces Voorlichting. Met de uitvoering van dit plan is het gemeentelijk team Voorlichting belast. De doelstelling van het team Voorlichting is: het beperken van de materiële en immateriële schade bij een calamiteit door het verstrekken van informatie over beschermende maatregelen die de bevolking kan treffen tijdens een (dreigende) ramp. Daarnaast wordt informatie verstrekt over de bestrijding van het incident en maatregelen die de overheid treft Organisatie Beleidsteam( GBT/RBT) GRIP 3+ 4 Burgemeester, beleidsadviseur Brandweer, beleidsadviseur GHOR, Beleidsadviseur Politie, beleidsadviseur Gemeente, voorlichter, ambtenaar rampenbestrijding en notulist GRIP 0: CTPI OVD-B,G of P GRIP 1: CoPI Staffunctionaris Voorlichting, Voorlichters rampterrein GRIP : OT Staffunctionaris Voorlichting Actiecentrum Voorlichting ( in te schakelen via Actiecentrum Gemeente Oirschot of ARB) Voorlichters van gemeente(n) en eventuele operationele diensten Interne voorlichting Publieksinformatiecentrum Perscentrum Call centre, Opvang en verzorgingslocatie, Beheer website Omroep Brabant (rampenzender), Media-watcher Voorlichting versie 25 juni

9 Bij een GRIP 2 is er permanent contact tussen de voorlichter OT en de voorlichter CoPI. De voorlichter OT onderhoudt het contact met het gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting en behoudt daarmee het overzicht van de totale voorlichting, op deze wijze wordt de regiefunctie geborgd. Voorlichtingscentra Voor het verzorgen van een betrouwbare en continue informatiestroom naar de verschillende doelgroepen, dienen voorlichtingscentra te worden ingericht. Dit betreft de volgende centra: Lokaal Actiecentrum Voorlichting: Locatie: Het lokaal actiecentrum is ondergebracht in het gemeentehuis te Oirschot in kamer 0.38, Deken Frankenstraat 3 te Oirschot. Telefoon Regionaal Actiecentrum Voorlichting: Locatie: Het regionale actiecentrum Voorlichting is gevestigd in het Centrum voor Grootschalig Optreden, kamer 311, Deken van Somerenstraat 2 te Eindhoven ( of ). Operationeel Team, sectie Voorlichting: Locatie: Het OT, sectie Voorlichting is gevestigd in het Centrum voor Grootschalig Optreden, kamer 423, Deken van Somerenstraat 2 te Eindhoven ( of ). Perscentrum: De media zullen zich met name verzamelen bij het CoPI en ter plekke geïnformeerd willen worden. Uit ervaring blijkt dat het noodzakelijk is om in de buurt van het CoPI een vooruitgeschoven post voor persopvang in te richten. Voor mogelijke locaties zie bijlage 7A. Publiekscentrum: Vanuit het Publieksinformatiecentrum wordt informatie aan het publiek verschaft door de inzet van verschillende middelen (o.a. Internet, telefoon, fax). Aandachtspunt: De locatie van het publiekscentrum is afhankelijk van het incident. Wanneer sprake is van een opvanglocatie, dan kan (een deel) van deze opvanglocatie ook dienen als publiekscentrum. Voor mogelijke locaties zie bijlage 7A. Interne Voorlichting: Locatie: bij het actiecentrum Voorlichting. Callcenter De contacten met het callcenter (via ERC) wordt in alle gevallen door de Voorlichter OT gelegd. Tijdens kantooruren: Buiten kantooruren en op zon- feestdagen, 24 uur per dag: Personele bezetting Binnen het proces Voorlichting maken we een onderscheid in beleidsadvisering, mediavoorlichting, publieksvoorlichting en interne communicatie. Het gaat hierbij om voorlichting ter voorbereiding op een ramp, voorlichting op het moment van een ramp en voorlichting als onderdeel van de nazorg. Gemeentelijk Beleidsteam: Aantal: 1 voorlichter. Deze voorlichter adviseert het beleidsteam ten aanzien van lokale communicatiebeleid. Regionaal Beleidsteam/ Adviesteam: Aantal: 1 voorlichter. Deze voorlichter adviseert het beleidsteam ten aanzien van regionale communicatiebeleid. Voorlichting versie 25 juni

10 Operationeel Team, sectie Voorlichting: Aantal: 2 voorlichters. Deze voorlichters vertalen het communicatiebeleid van het Beleidsteam naar operationele acties (1 voorlichter woont de vergaderingen bij en adviseert en 1 voorlichter onderhoudt contacten met het Hoofd actiecentrum voorlichting). Actiecentra Voorlichting: Aantal: 14 voorlichters. Actiecentrum Voorlichting: Het actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door het Hoofd actiecentrum. Publieksvoorlichting: 1 voorlichter in de opvanglocatie voor informatieverstrekking aan opgevangen personen en verwanten. 1 voorlichter in publiekscentrum voor aansturing van publieksinformatie, contacten met het callcenter en interne informatie aan telefonistes, receptionistes en collega s intern. 1 voorlichter voor beheer van website. 1 voorlichter in het callcenter om medewerkers callcenter te informeren en het signaleren van vragen/knelpunten. Interne voorlichting 1 voorlichter in actiecentrum Voorlichting ten behoeve van de interne voorlichting Persvoorlichting: 4 persvoorlichters in perscentrum. Deze voorlichters stemmen media-informatie af, houden contact met Omroep Brabant, maken en verspreiden persberichten, staan media te woord. 2 mediawatcher: deze voorlichter houdt de berichtgeving door alle mogelijke media bij, signaleert en stuurt daar waar nodig bij. Rampterrein: 2 voorlichters 1 voorlichter neemt deel aan het Commando Plaats Incident (CoPI). 1 voorlichter staat media op het rampterrein te woord. Bij GRIP 0 geldt het uitgangspunt dat in principe de voorlichting vanuit het CTPI wordt verzorgd. Afhankelijk van de omvang van een incident in een GRIP 1, GRIP 2, GRIP 3 en GRIP 4 kunnen de bovengenoemde functies worden ingevuld. Het aantal en de taken kunnen per situatie verschillen. Daarbij is nog geen rekening gehouden met aflossing als een ramp lang duurt of een lange nasleep heeft Aandachtspunten Overlijden collega s Bijzondere aandacht voor de voorlichting in geval van het overlijden van hulpverlener(s) of medewerkers van gemeente(n). De draaiboeken hiervoor zijn aanwezig. Hierbij kan een beroep worden gedaan op het Begrafenis Bijstands Team (BBT) van de brandweer. Piket en bereikbaarheidsregeling Er is regionale piketregeling conform de nota personele invulling RBR. Zie bijlage 2 van dit deelproces voor een uitgebreide beschrijving. Rampbestrijdingsplannen Voor een aantal regionale risico-objecten gelden bijzondere afspraken ten aanzien van de voorlichting. Deze afspraken zijn vastgelegd in de afzonderlijke rampbestrijdingsplannen. Belangen derden (commerciële bedrijven, instanties, etc.) Als er geen sprake is van centrale voorlichting namens alle betrokken partijen, vraagt afstemming met alle belanghebbenden bijzondere aandacht. Voorlichting versie 25 juni

11 Aandachtspunten taakverdeling van lokaal naar regionaal actiecentrum Het opstarten van Callcenter en Rampenzender 2 vindt zowel bij GRIP 3 als bij GRIP 4 plaats vanuit het OT, sectie Voorlichting. De beslissing om het Callcenter en de Rampenzender in te zetten wordt genomen in het GBT. In geval van GRIP 4 verschuiven de activiteiten van lokaal actiecentrum Voorlichting naar het regionaal actiecentrum Voorlichting, als het gaat om de contacten met: call center, rampenzender. De regie over pers- en publieksvoorlichting en de interne voorlichting komt dan eveneens in handen van het Regionaal Actiecentrum Voorlichting. De uitvoerende werkzaamheden blijven een taak van de lokale actiecentra Voorlichting. Provinciale en nationale coördinatie Indien de ramp op provinciaal of nationaal niveau speelt, wordt de voorlichting vanuit het Provinciaal Coördinatiecentrum of Nationaal Voorlichtingscentrum gecoördineerd. 2 Bij GRIP 0 of 1 wordt vaak gebruik gemaakt van Omroep Brabant als servicezender. Voorlichting versie 25 juni

12 Gemeentelijk Draaiboek Voorlichting Bijlagen Voorlichting versie 25 juni

13 Bijlage 1 Werkinstructies Werkinstructie Procesverantwoordelijke Voorlichting. 1. Is verantwoordelijk voor het proces voorlichting in de voorbereidende fase. 2 Zorg er voor dat mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces uitvaartverzorging. 3 Draag zorg voor de evaluatie van het proces Voorlichting versie 25 juni

14 Werkinstructie Voorlichter in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het gemeentelijk beleidsteam en geeft communicatieadviezen; 2. stel zo snel mogelijk een voorlichtingsstrategie op i.s.m. de voorlichter van het operationeel team en zorg voor vaststelling ervan in het gemeentelijk beleidsteam; hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in een best, worst en expected case scenario. 3. zorg ervoor dat in alle vergaderingen van het gemeentelijk beleidsteam relevante punten voor voorlichting worden besproken; 4. zorg dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het operationeel team, over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen (bijv. media, publiek, slachtoffers en hulpverleners); 5. adviseer indien afgeweken wordt van de afspraken in de verschillende draaiboeken over de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en het actiecentrum Voorlichting i.o.m. voorlichter operationeel team; 6. adviseer aan burgemeester bij gebrek aan voldoende voorlichters hoe en waar deze worden ingezet (m.u.v. GRIP 4); 7. adviseer de burgemeester en operationeel leider over te houden persconferenties en/of persbriefings van het gemeentelijk beleidsteam, initieer deze zo nodig en zit deze voor; 8. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting, inclusief aanbevelingen; 9. zorg in het kader van de nazorg dat met name aandacht wordt besteed aan eigen voorlichtingspersoneel; i.s.m. proces nazorg; 10. houd een logboek bij. Voorlichting versie 25 juni

15 Werkinstructie Voorlichter Regionaal Beleidsteam (RBT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het RBT en geeft communicatieadviezen; 2. is verantwoordelijk voor de inhoud en organisatie van het regionale deelproces Voorlichting; 3. stel zo snel mogelijk een voorlichtingsstrategie op i.s.m. de voorlichter van het operationeel team (OT) en de voorlichter(s) van GBT(s) en zorgt voor vaststelling ervan in het RBT; hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in een best, worst en expected case scenario. 4. zorg ervoor dat in alle vergaderingen van het RBT relevante punten voor voorlichting worden besproken; 5. adviseer en de voorzitter van het RBT expliciet over de wijze waarop en onder wiens verantwoordelijkheid persberichten worden uitgegeven (Operationeel leider); 6. zorg dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het operationeel team (OT) en de voorlichter(s) van GBT(s), over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen; 7. adviseer indien afgeweken wordt van de afspraken in de verschillende draaiboeken over de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en het actiecentrum Voorlichting i.o.m. voorlichter operationeel team en de voorlichter(s) van GBT(s); 8. adviseer bij gebrek aan voldoende voorlichters hoe en waar deze worden ingezet (prioriteert); 9. adviseer en coach de burgemeester en operationeel leider over te houden persconferenties en/of persbriefings van het RBT initieer deze zo nodig en zit deze voor; 10. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het RBT, inclusief aanbevelingen; 11. houd een logboek bij. Voorlichting versie 25 juni

16 Werkinstructie Voorlichter in het Operationeel Team (OT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het OT en geeft communicatieadviezen; 2. adviseer de voorlichter van het (R)BT over een voorlichtingsstrategie; 3. is verantwoordelijk voor bekendmaking van de voorlichtingsstrategie in het actiecentrum en aanverwante onderdelen; 4. is bevoegd om conform de vastgestelde voorlichtingsstrategie in het (R)BT en binnen de vastgestelde kaders - te beslissen over de inhoud en organisatie van het deelproces Voorlichting; 5. zorg ervoor dat in alle vergaderingen van het OT relevante punten voor voorlichting worden besproken; 6. zorg dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het (R)BT over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen (bijv. media, publiek, slachtoffers en hulpverleners); 7. leg alle berichtgeving voor aan de Operationeel Leider ter goedkeuring; 8. geef het Hoofd actiecentrum Voorlichting opdrachten voor de organisatie en uitvoering van het werk, waaronder de afhandeling van berichten; 9. onderhoud rechtstreeks contact met de voorlichter op het rampterrein (CoPI); 10. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het OT, inclusief aanbevelingen; 11. onderhoud indien van toepassing contacten met de sectie voorlichting van het ministerie van Binnenlandse Zaken (het nationaal voorlichtingscentrum), het Expertisecentrum Risico Communicatie (ERC) en het provinciaal voorlichtingscentrum; 12. stem informatie af met liasons voorlichting van eventueel betrokken bedrijven; 13. vertaal beslissingen van het (R)BT in voorlichtingsactiviteiten voor het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 14. verzamel informatie voor het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 15. activeer de rampenzender en draag de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 16. activeer het callcenter en draag de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 17. zorg ervoor dat binnen het OT de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en actiecentrum Voorlichting bekend worden gemaakt; 18. leg de persberichten van het Hoofd actiecentrum Voorlichting voor aan de Operationeel Leider ter goedkeuring; 19. activeer de 112 teletekstpagina van Omroep Brabant TV en vult deze met de door de OL goedgekeurde tekst; 20. bereid (indien nodig) met de voorlichter van het (R)BT persconferenties voor; 21. houd een logboek bij. NB Idealiter zijn er 2 voorlichters in het OT aanwezig en wordt er een taakverdeling gemaakt. Voorlichting versie 25 juni

17 De piketvoorlichter OT stuurt de tweede voorlichter aan. Voorlichting versie 25 juni

18 Werkinstructie Hoofd Lokaal actiecentrum Voorlichting (HACV) 1. vertaal de voorlichtingsstrategie in een concreet actieplan i.o.m. voorlichter OT; 2. volg de aanwijzingen van de voorlichter OT op; 3. rapporteer aan de voorlichter in het OT en het hoofd actiecentrum Gemeente Oirschot; 4. coördineer en verzorg de uitvoering van alle voorlichtingsactiviteiten; 5. zorg ervoor dat iedere voorlichtingsmedewerker beschikt over het draaiboek Voorlichting; 6. stuur het eigen actiecentrum aan (ondersteuning en interne voorlichting), het publiekscentrum, perscentrum (NB de voorlichters CoPI worden door de voorlichter van het OT aangestuurd!!); 7. stel werkschema s op en zorgt voor een taakverdeling en briefings; 8. verzamel via pers- en publiekscentrum vragen van media en publiek en leg deze voor aan de voorlichter OT en zorg dat er z.s.m. antwoord op komt; 9. adviseer het hoofd actiecentrum Gemeente Oirschot over de te organiseren voorlichtingsactiviteiten bij de overige gemeentelijke actiecentra (denk aan CRIB, Opvang en verzorging); 10. Onderhoud, na overdracht van de OT voorlichter die voor de opstart zorgt, contacten met de Rampenzender. 11. Onderhoud, na overdracht van de OT voorlichter die voor de opstart zorgt, contacten met het callcenter. 12. draag zorg voor de ontvangst en het begeleiden van VIP s; 13. instrueer receptionisten, portiers, telefonisten e.d. over wat wel/niet gezegd mag worden; 14. zorg voor bekendmaking van het publieksinformatienummer; 15. zorg dat de locatie van het perscentrum bij pers en hulpverleners (doorverwijzing), bekend wordt gemaakt; 16. maak zo nodig gebruik van het tolkencentrum dat door het hoofd van het actiecentrum gemeente wordt ingeschakeld; 17. zorg, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het Actiecentrum, inclusief aanbevelingen; 18. houd een logboek bij. NB In geval van GRIP 4 verplaatst een deel van de contacten naar het RACV (zie werkinstructie Coördinator Regionaal actiecentrum Voorlichting) Voorlichting versie 25 juni

19 Werkinstructie Coördinator Regionaal actiecentrum Voorlichting (RACV) Aandachtspunten taakverdeling van lokaal naar regionaal actiecentrum Contacten Callcenter (bij GRIP 4 verschuift dit van LACV naar RACV). Contacten Rampenzender (bij GRIP 4 verschuift dit van LACV naar RACV). Uitvoering geven aan interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting (bij GRIP 4 verschuift de coördinatie naar het RACV). In het Regionale actiecentrum Voorlichting vindt de gecoördineerde uitvoering van voorlichtingsacties plaats. Het regionale actiecentrum bestaat uit: - een perscentrum - een publiekscentrum (o.a. voor de contacten met de rampenzender Omroep Brabant en het Callcenter). De coördinator van het Regionale actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door de voorlichter vanuit het operationeel team (OT). Deze coördinator: Zorgt voor (interne) afstemming van alle voorlichtingswerkzaamheden en de afstemming met de hoofden van lokale voorlichtingscentra. Onderhoudt namens de lokale actiecentra contacten met Callcenter. Onderhoudt namens de lokale actiecentra contacten met Rampenzender. Coördineert de interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting. Voorlichting versie 25 juni

20 Werkinstructie interne voorlichter 1. De interne voorlichter werkt onder verantwoordelijkheid van het Hoofd Lokale Actiecentrum Voorlichting. 2. Draagt zorg voor de redactie, productie en distributie (denk hierbij aan o.a. nieuwsbrieven, intranet-teksten etc.) van de interne berichtgeving en verzamelt hiertoe informatie. N.B. de taak van deze voorlichter is van groot belang voor het consistent en uniform intern informeren/voorlichten van alle betrokkenen, op verschillende niveaus en bij verschillende onderdelen/gemeenten/organisaties. De taak dient nog nader te worden uitgewerkt. Voorlichting versie 25 juni

21 Werkinstructie Coördinator Publiekscentrum Het publiekscentrum is onderdeel van het actiecentrum Voorlichting. Vanuit het publiekcentrum wordt alle voorlichting aan publiek gecoördineerd uitgevoerd. Middelen die hierbij gebruikt kunnen worden zijn o.a. bewonersbrief namens burgemeester, geluidswagens van de politie, een nader te bepalen website en het publiekscentrum. Indien er meerdere publieksvoorlichters zijn ingeschakeld, wordt er een coördinator publiekscentrum benoemd. Deze coördinator vormt samen met de coördinator perscentrum en het hoofd actiecentrum Voorlichting een driehoeksoverleg, indien van toepassing bijgestaan door liaisons van betrokken bedrijven na overleg met OT Voorlichter. Publiekscentrum 1. De coördinator werkt onder instructie van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. coördineert de werkzaamheden van de voorlichters in het publiekscentrum; 3. schaalt op/bouwt het team van publieksvoorlichting af (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting); 4. houdt een logboek bij. m.b.t. publieksvoorlichting algemeen 1. is verantwoordelijk voor de fysieke inrichting van een publiekscentrum, waar bezoekers naartoe kunnen; 2. zorgt voor voorlichtingsmaterialen in publieksruimten -incl. de opvanglocatie(s)- bij betrokken organisaties; 3. verstrekt inlichtingen aan het publiek in het publiekscentrum; 4. maakt eventueel teksten voor bewonersbrieven en geluidswagens; 5. geeft informatie over telefoonnummers en openingstijden van het call center door aan het hoofd actiecentrum Voorlichting (i.v.m. persvoorlichting), aan de centrale balie van het gemeentehuis, receptionisten/telefonisten van betrokken organisaties en medewerkers van de website; 6. verwijst verwanten en slachtoffers naar het CRIB voor registratie. m.b.t. call center (voor werkwijze call center zie bijlage draaiboek call center ) 1. bepaalt i.o.m. projectmanager van het call center wanneer call center operationeel kan zijn en geeft dit door aan het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. stuurt een voorlichter naar het call center als hij daartoe opdracht krijgt van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 3. verstrekt informatie aan de voorlichter in het call center (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting) met behulp van briefingformulier; Voorlichting versie 25 juni

22 4. coördineert het beantwoorden van de vragen die bij het call center binnenkomen, wanneer het call center hulp nodig heeft bij de beantwoording. Hij beantwoordt de vragen niet zelf maar verzamelt via het hoofd actiecentrum Voorlichting geverifieerde antwoorden en speelt deze door aan het call center; 5. speelt relevante informatie door vanuit het call center naar het hoofd actiecentrum Voorlichting; 6. bepaalt openingstijden call center (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting, voorlichter call center en (regionale) rampenstaf). m.b.t. beheer van de gemeentelijke website (Internet) 1. zorgt voor informatie op de gemeentelijke website; 2. zorgt er voor dat alle relevante berichten en documenten op de gemeentelijke website worden geplaatst. N.B. Bij een ramp of crisis is internet een belangrijke publieke bron van informatie. Daarom heeft het Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) de crisiswebsite ontwikkeld. De site is zeer zwaar gehost en goed beveiligd. Ook op lokaal niveau kan de site worden ingezet. Zie bijlage crisiswebsite. m.b.t. opvang- en verzorgingslocaties slachtoffers 1. stuurt een voorlichter naar de opvanglocatie(s) als hij daartoe opdracht krijgt van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. verstrekt informatie aan de voorlichter in de opvanglocatie(s) m.b.v. briefingformulier; 3. verzamelt via de voorlichters in de opvanglocatie(s) relevante informatie vanuit de opvanglocatie(s). Voorlichting versie 25 juni

23 Werkinstructie Voorlichter callcenter (extern coördinator call center) (zie ook bijlage: Draaiboek callcenter) 1. werkt vanuit locatie callcenter en werkt onder instructie van de coördinator Publiekscentrum; 2. is verantwoordelijk voor het opstarten en inrichten van het callcenter, na alarmering door de coördinator van het publiekscentrum; 3. brieft medewerkers callcenter op basis van de informatie die hij ontvangt via het briefingsformulier van de coördinator Publiekscentrum; 4. meldt aan coördinator Publiekscentrum wanneer het telefoonnummer openbaar gemaakt mag worden (na eerste briefing); 5. bepaalt de toename en/of afbouw van het aantal telefoonlijnen; 6. verzamelt de terugbelformulieren en zorgt dat deze bij team CRIB (registratie slachtoffers) komen; 7. onderhoudt contact met het CRIB (via registratie en informatieformulieren); 8. onderhoudt contact met de projectmanager van callcenter ERC; 9. bepaalt de openingstijden van het callcenter (in overleg met de coördinator Publiekscentrum); 10. zorgt voor gesproken boodschap (bandje) dat wordt gedraaid als de telefoonlijnen zijn afgesloten; 11. houdt een logboek bij. Callcenter Het callcenter staat onder leiding van de projectmanager van het callcenter. De voorlichter die vanuit het publiekscentrum voorlichting wordt afgevaardigd is verantwoordelijk voor het informeren van de medewerkers van het callcenter en zorgt ervoor dat vragen van medewerkers beantwoord worden. In het draaiboek van het callcenter (zie bijlage 6) wordt o.a. het volgende beschreven: 1. alarmeringsprocedure; 2. taken callcentrum; 3. relatie met voorlichter; 4. relaties met gemeentelijke processen (o.a. CRIB); 5. bereikbaarheidsgegevens. Voorlichting versie 25 juni

24 Werkinstructie Voorlichter Opvang en Verzorging Opvang- en verzorgingslocaties slachtoffers 1. werkt vanuit de opvanglocatie(s) en ontvangt opdrachten van de coördinator publiekscentrum; 2. ontvangt informatie vanuit het publiekscentrum d.m.v. een briefingformulier; 3. geeft relevante informatie door aan de coördinator publiekscentrum; 4. informeert slachtoffers; 5. stemt het persbeleid voor de opvanglocatie(s) af met het hoofd actiecentrum voorlichting d.t.v. de coördinator publiekscentrum 3 ; 3 De voorlichter verwijst (tenzij anders wordt afgesproken) aanwezige pers door naar het perscentrum. Voorlichting versie 25 juni

25 Werkinstructie Voorlichter Beheer Website Beheer website 1. plaatst informatie op de gemeentelijke website; 2. plaatst alle relevante pers- en publiekberichten en documenten op de gemeentelijke website N.B. Bij een ramp of crisis is internet een belangrijke publieke bron van informatie. Daarom heeft het Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) de crisiswebsite ontwikkeld. De site is zeer zwaar gehost en goed beveiligd. Ook op lokaal niveau kan de site worden ingezet. Zie bijlage crisiswebsite. Voorlichting versie 25 juni

26 Werkinstructie Coördinator Perscentrum Perscentrum Het perscentrum is onderdeel van het actiecentrum Voorlichting. Indien er meerdere persvoorlichters zijn ingeschakeld, wordt er een coördinator perscentrum benoemd. Deze coördinator vormt samen met de coördinator publiekscentrum en het hoofd actiecentrum Voorlichting een driehoeksoverleg, indien van toepassing bijgestaan door liaisons van betrokken bedrijven na overleg met OT Voorlichter. Afhankelijk van de omvang heb je al gauw te maken met regionale, provinciale, landelijke en/of internationale pers. Door een actieve, open en eenduidige voorlichting kan een juiste en volledige berichtgeving worden bevorderd. Media vormen een belangrijke schakel om publiek te informeren. De coördinator zorgt voor: 1. briefings van de voorlichters perscentrum (incl. instructie mediawatcher); 2. persbriefings; 3. het inrichten van een perscentrum; 4. het toezicht op de controle van de toegang tot het perscentrum; 5. advisering en informatie aan het hoofd actiecentrum Voorlichting op basis van de ervaringen in het perscentrum; 6. organiseren van de persbijeenkomsten; 7. schrijven van persberichten; 8. voldoende illustratiemateriaal in het perscentrum; 9. het verstrekken en administreren van perskaarten, naast hun eigen perskaart; 10. signaleren en registreren van de aard van vragen, die journalisten stellen; hierover wordt regelmatig overleg gevoerd met het hoofd actiecentrum voorlichting; 11. onderhoudt contacten met de pers, ook nadat de ramp achter de rug is; 12. houdt een logboek bij. NB. De coördinator perscentrum heeft GEEN directe afstemming met de voorlichter(s) in het CoPI. Deze wordt verzorgd door de voorlichter OT. Voorlichting versie 25 juni

27 Werkinstructie Mediawatcher 1. werkt onder instructie van de coördinator perscentrum, zorgt ervoor dat alle opdrachten en handelingen worden uitgevoerd en koppelt dit terug; 2. richt een eigen, afgescheiden mediaruimte in; 3. houdt de berichtgeving van de pers in de gaten en brengt verslaggevers direct op de hoogte als blijkt dat belangrijke informatie onnauwkeurig wordt weergegeven; 4. maakt regelmatig samenvattingen van onjuiste berichtgeving legt deze vast en stelt deze ter beschikking aan de coördinator perscentrum; 5. luistert naar radio-uitzendingen, waarbij het accent ligt op de regionale berichtgeving; 6. kijkt naar televisie-uitzendingen - waarbij het accent ligt op de nieuwsberichten van Omroep Brabant TV, landelijke omroepen - op teletekst; 7. volgt de berichtgeving op het internet; 8. leest de belangrijkste kranten en tijdschriften, waarbij het accent ligt op landelijke en regionale dagbladen; 9. signaleert onjuistheden en tegenstrijdigheden in de externe berichtgeving, vragen die onbeantwoord blijven en stelt de coördinator perscentrum hiervan in kennis; 10. zorgt ervoor dat logboekformulieren worden gebruikt; 11. maakt na de crisissituatie een evaluatieverslag over de berichtgeving door de media. NB Het volgen van informatie die via de media wordt verspreid, vraagt bijzonder veel aandacht van de mediawatcher. De snelheid van berichtgeving en de impact ervan nemen steeds meer toe. Het ligt voor de hand om ten behoeve van de lokale en regionale media tenminste 2 medewerkers met deze taak te belasten. Het ERC zorgt voor de (inter)nationale mediawatching. Voorlichting versie 25 juni

28 Werkinstructie Voorlichter CoPI 1. werkt onder leiding van de Commandant Plaats Incident en onderhoudt contact met de voorlichter OT; 2. werkt vanuit de Commandowagen op het rampterrein en heeft daarin een werkplek incl. o.a. computer, vaste telefoon en gsm; 3. geeft operationele voorlichting in overleg met de commandant rampterrein en de voorlichter OT; 4. zorgt voor informatie en faciliteiten voor de pers ter plaatse en registreert de aanwezige media; 5. begeleidt hoogwaardigheidsbekleders op het rampterrein, alleen na overleg met voorlichter (regionaal) beleidsteam; 6. organiseert, indien nodig, begeleiding van de pers op het rampterrein; 7. regelt de toegang van journalisten ter plaatse in overleg met voorlichter OT; 8. signaleert relevante voorlichtingsvraagstukken en speelt deze door aan de voorlichter OT; 9. geeft voorlichting over de inzet van de operationele diensten; 10. verwijst voor overige vragen naar het perscentrum. N.B. de voorlichter CoPI kan middels de Communicator een tweede voorlichter CoPI alarmeren en vragen ter plaatse te komen ter ondersteuning (bijv. t.b.v. opvang media buiten de eerste ring); de eerste voorlichter CoPI stuurt de tweede voorlichter CoPI aan. Voorlichting versie 25 juni

29 Werkinstructie ondersteunende medewerker proces voorlichting De voorlichters hebben ondersteuning nodig bij hun werk. Deze ondersteuning kan gegeven worden door collega-voorlichters en ondersteuners. Dat zijn met name die collega's, die in hun dagelijks werk voorlichting als neventaak uitoefenen. Daarnaast kunnen administratieve krachten ingezet worden. Zij hebben de volgende taken: 1. werken afhankelijk van de vraag onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende voorlichtingsonderdeel; 2. dragen mede zorg voor de redactie, productie en distributie van de interne berichtgeving; 3. zorgen voor voldoende faciliteiten voor journalisten; 4. regelen logistieke zaken voor de persconferenties; 5. leggen informatie vast uit eventuele briefings en persconferenties; 6. administratieve ondersteuning; 7. andere voorkomende werkzaamheden. Voorlichting versie 25 juni

30 Bijlage 2 Afspraken beschikbaarheid/bereikbaarheid voorlichting bij rampen en grootschalige incidenten in de regio Zuidoost-Brabant. Inleiding Een goede organisatie van rampenbestrijding staat nog altijd hoog op de politieke agenda. Ook de toenemende aandacht van de media voor rampen en de lage tolerantie in de maatschappij ten opzichte van rampen verdienen de nodige aandacht. De media spelen een essentiële rol in de beeldvorming over ons werk. Tijdig, zorgvuldig, open en betrouwbaar informeren is daarom van groot belang. Deze toenemende aandacht vraagt steeds meer tijd van de voorlichters van de gemeenten en de operationele diensten. Bij een volledig werkend voorlichtingsapparaat tijdens een ramp zijn minimaal 15 voorlichters nodig. Regiogemeenten hebben zelf onvoldoende voorlichtingscapaciteit om een goede bezetting van voorlichting bij rampen te garanderen. 4 Voorlichting n.a.v. invoering GRIP Sinds 1 mei 2007 is de landelijke Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings-procedure (GRIP) in de regio Zuidoost-Brabant ingevoerd. Deze procedure regelt de bestuurlijke en operationele coördinatie en commandovoering binnen de multidisciplinaire hulpverleningsorganisatie, vanaf een kleinschalig incident waarbij behoefte is aan gestructureerde onderlinge coördinatie tot en met een ramp in meerdere gemeenten. De procedure kent de coördinatieniveaus GRIP 0 t/m GRIP 4. Sinds 2 augustus 2004 is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van voorlichting gegarandeerd bij GRIP 1 (voorlichter CoPI) en GRIP 2/3/4 (voorlichter OT / voorlichter Adviesteam/RBT). Alle 21 gemeenten in de regio Zuidoost-Brabant kunnen in situaties waarbij GRIP afgekondigd is voortaan gebruik maken van deze gegarandeerde regionale voorlichtingscapaciteit voor CoPI, OT en RBT. De voorlichters - die piket draaien voor OT en RBT worden gealarmeerd door de alarmeringscomputer Communicator 5. De piketvoorlichter CoPI wordt gealarmeerd door de gemeenschappelijke meldkamer Invulling overige functies voorlichting Voor de invulling van de functies van voorlichter GBT en actiecentrum Voorlichting is de gemeente zelf verantwoordelijk. Immers, een gemeente is verantwoordelijk voor de gehele rampenbestrijding op haar grondgebied. Overigens geldt ook in situaties van GRIP 0 (en in situaties waarbij er geen GRIP is afgekondigd), dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor een goede voorlichting en hiervoor - reeds in de voorbereidende fase - de nodige maatregelen (werkafspraken) moet treffen t.a.v. de bereikbaarheid/beschikbaarheid van de eigen gemeentevoorlichter. 4 Daarom is sinds 1 augustus 2004 de bereikbaarheid en beschikbaarheid van voorlichting bij rampen in de regio Zuidoost-Brabant voor een beperkt deel gegarandeerd middels de invoering van een regionale piketregeling voor voorlichting. 5 De communicator wordt voorlopig nog opgestart door de coördinatoren ondersteuning van de regionale brandweer. Waarschijnlijk verschuift deze taak op termijn naar de Regionale alarmcentrale. Voorlichting versie 25 juni

31 Bijstand Regionaal Team Voorlichting Als blijkt dat het huidige voorlichtingsapparaat van een gemeente - tijdens een situatie waarin GRIP 3 of 4 is afgekondigd - niet toereikend is om voorlichters af te vaardigen voor het GBT en het actiecentrum Voorlichting, dan kan de gemeente een beroep doen op de leden van het Regionaal Team Voorlichting. In dit team is van elke gemeente in Zuidoost-Brabant minimaal 1 gemeentevoorlichter vertegenwoordigd aangevuld met alle voorlichters van de hulpdiensten in de regio. Leden van het Regionaal Team Voorlichting worden gealarmeerd door de Communicator 6. De Communicator wordt, op verzoek van burgemeester of operationeel leider - of op eigen initiatief - opgestart door de piketvoorlichter OT. Overigens is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de inzet van het Regionaal Team Voorlichting niet gegarandeerd. Ook in geval van een situatie waarin GRIP 1 is afgekondigd kan het voorkomen dat de piketvoorlichter CoPI ondersteuning op het gebied van voorlichting noodzakelijk vindt. In eerste instantie zal de CoPIvoorlichter hiervoor de voorlichter inschakelen van de gemeente waar het incident plaatsvindt. Bij onbereikbaarheid / onbeschikbaarheid van deze gemeentelijke voorlichter kan de CoPI-voorlichter een beroep doen op de leden van het Regionaal Team Voorlichting. Dit doet hij middels de Communicator. 6 De huidige alarmering van enkele leden van het Regionaal Team Voorlichting via de pager is hiermee komen te vervallen. Voorlichting versie 25 juni

32 Bijlage 3 Checklist incident Checklist door OT voorlichter in te vullen n.a.v. de meest actuele Sitrap. Incident Datum Tijd Aard incident Tijdstip incident Plaats incident Aantal betrokken personen Aantal gewonden T1, T2, T3 en T4 Aantal doden Vermisten Betrokken materieel en aantallen (huizen, vrachtwagens, auto s e.d.) Materiele schade Lading Gevaarlijke stoffen Volksgezondheid risico Evacuatie: wie, wanneer, waar naar toe en hoe Betrokken organisaties (bijv. vervoersbedrijf) Omroep Brabant ingeschakeld als rampen of servicezender + telefoonnummers Sirene wel / niet geactiveerd om: Uitzending Omroep Brabant, tijd Call center gealarmeerd om: Call center operationeel om: Tolkencentrum gealarmeerd om: Beschikbare talen Voorlichting versie 25 juni

33 Bijlage 4 Checklist bewonersbrief Checklist voor een bewonersbrief bij calamiteit / ramp Allereerst bepalen van de doelgroep (dit hangt mede samen met het effectgebied van de calamiteit). Het kan voorkomen dat er meerdere doelgroepen zijn (binnen en buiten effectgebied bijvoorbeeld), er zullen dan verschillende brieven geschreven moeten worden. Checklist Inhoudelijk: - De brief moet informerend (vooraf / achteraf) danwel waarschuwend (voorafvan karakter zijn (bij een eventuele dreiging). - In de brief moet het volgende zeker vermeld staan: wie / wat / waar / wanneer / hoe/ omvang en gevolgen. - De toon van de brief moet eventuele paniek voorkomen. - Alle voorzorgsmaatregelen moeten in de brief vermeld worden (ook wat er gedaan moet worden wanneer je bijvoorbeeld kinderen op school hebt zitten e.d.). Ook de voorzorgsmaatregelen voor risicogroepen moeten duidelijk vermeld worden (ouderen, zieken, zwangere vrouwen). - Aangeven waar aanvullende informatie gekregen kan worden: telefoonnummer, website, teletekst e.d. - Duidelijk maken wanneer mensen meer informatie kunnen verwachten vanuit de afzender van deze brief. - Duidelijk en helder taalgebruik, eventueel in meerdere talen afhankelijk van de doelgroep. - Duidelijk de overheidsmaatregelen communiceren (gebruik sirenes e.d.). - Geen overbodige informatie communiceren, maar wel volledig zijn. - Zorg voor een overzichtelijke, stapsgewijze lay-out. Uitvoering - Adressenlijst samenstellen op basis van doelgroepbepaling. - Regelen verspreiding (mensen aanwijzen in het rampenbestrijdingsorganisatie). - Brief één op één ook naar pers versturen. - Verzending z.s.m., liefst voor het verschijnen van de krant. - Overleg met andere (buur-)gemeenten over de verzonden brief. - Brief voor verzending laten controleren en ondertekenen door burgemeester en controleren door Officier van Dienst op inhoudelijke zaken. - Verspreiding regelen in overleg met de operationeel leidinggevende. Voorlichting versie 25 juni