Gemeentelijk Draaiboek Facilitaire Ondersteuning (FO)

Transcriptie

1 Gemeentelijk Draaiboek Facilitaire Ondersteuning (FO) Versie FO/2007 Datum: 25 juni 2007 Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 3 juli 2007 P.S.M. Perriëns Secretaris. R.A.L. Severijns Burgemeester

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING Uitgangspunten Doelstelling Doelgroep Relatie met andere processen Relatie andere diensten ORGANISATIE Lokale team FO Taken team FO Alarmering Bijstand en opschaling Locatie actiecentrum FO Nazorg PROCESBESCHRIJVING Procesverantwoordelijke Proces Organisatie Operationeel maken actiecentrum FO Aandachtspunten BIJLAGEN... 8 Bijlage 1. Werkinstructies... 8 Bijlage 2. Locatie Gemeentelijk Beleidsteam en Actiecentra gemeentelijke processen Bijlage 3. Inhoud paraatheidskoffer Bijlage 4. Verzendlijst Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

3 1. INLEIDING 1.1. Uitgangspunten Dit draaiboek Facilitaire Ondersteuning (FO) is een onderdeel van het gemeentelijk Rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces FO opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit deelplan met bijlagen Doelstelling Het proces FO heeft tot doel: het op een zo snel en doelmatig mogelijke manier opstarten van de activiteiten die nodig zijn om de uitvoering van het gemeentelijk rampenplan te ondersteunen Doelgroep De verantwoordelijke leidinggevende en medewerkers van de verschillende gemeentelijke processen Relatie met andere processen Algemeen Proces 1 Proces 28 Proces 29 Specifiek Proces 3 Alarmering Voor het opstarten van de verschillende facilitaire processen is tijd nodig. In een vroeg stadium moeten de medewerkers die hiervoor verantwoordelijk zijn gewaarschuwd worden zodat bij het opstarten van de werkzaamheden geen tijd verloren gaat. Nazorg Medewerkers van FO kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens hun werk. Het hoofd van het actiecentrum dient hier alert op te zijn en in overleg met het hoofd actiecentrum gemeente te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden of dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Verslaglegging Voor een efficiënte bedrijfsvoering en ter mogelijke verantwoording en evaluatie zal registratie van een aantal essentiële gegevens noodzakelijk zijn. Voorlichting Medewerkers van FO kunnen geconfronteerd worden met berichtgeving naar derden. Om eenduidige informatie te verstrekken zal overleg met actiecentrum Voorlichting noodzakelijk zijn. Naast deze voorlichting zal ook aandacht besteed moeten worden aan de voorlichting van de eigen medewerkers Relatie andere diensten Niet van toepassing. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

4 2. ORGANISATIE 2.1. Lokale team FO Om de werkzaamheden van het proces FO uit te kunnen voeren is er een lokaal team FO samengesteld. Het lokale team FO wordt gevormd door medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering en Control. Het team FO bestaat uit een procesverantwoordelijke, hoofd actiecentrum FO en medewerkers actiecentrum. De bereikbaarheid van het lokale team FO is geregeld in het draaiboek Alarmering Taken team FO De taken van de procesverantwoordelijke, het hoofd actiecentrum FO en de medewerkers actiecentrum zijn beschreven op instructiekaarten. Deze zijn opgenomen in bijlage 1. In de paraatheidskoffer bevinden zich geplastificeerde instructiekaarten. De taken en werkzaamheden van het actiecentrum FO bestaan in hoofdlijnen uit: 1. Facilitaire dienstverlening. 2. I.C.T. 3. Telecommunicatie. 4. Reprografie. 5. Catering Alarmering De feitelijke alarmering van het actiecentrum FO geschiedt in principe door middel van de Communicator (belcomputer). In het draaiboek Alarmering is aangegeven wie geautoriseerd is om het lokale team FO te alarmeren en de wijze waarop dat gebeurt Bijstand en opschaling Indien er onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn om adequaat uitvoering te geven aan het proces kan er een beroep worden gedaan op medewerkers van andere afdelingen uit de gemeente en buurgemeenten. Medewerkers die bijstand verlenen melden zich in het gemeentehuis bij het actiecentrum Facilitaire Ondersteuning en krijgen door het hoofd actiecentrum een taak toegewezen Locatie actiecentrum FO Het actiecentrum Facilitaire Ondersteuning is ondergebracht in het gemeentehuis te Oirschot in kamer 1.41, Deken Frankenstraat 3 te Oirschot. Telefoon Verslaglegging Voor de verantwoording en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle deelnemers, werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden. Voor de benodigde formulieren wordt verwezen naar proces 29 het gemeentelijk draaiboek Verslaglegging. Het gaat om de logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten Paraatheidskoffer Het lokale team FO kan gebruikmaken van de middelen uit de eigen paraatheidskoffer. Deze koffer is aanwezig in het GCC, kamer 1.38 van het gemeentehuis in Oirschot. De koffer is uitgerust met de volgende middelen: kantoorartikelen; Specifieke middelen; Procesgerelateerde middelen; Algemene middelen. De inhoud van de paraatheidskoffer is beschreven in bijlage Nazorg Het proces Nazorg kan onderdeel uitmaken van dit proces. Voor de procesbeschrijving en organisatie van het proces Nazorg wordt verwezen naar het gemeentelijk draaiboek Nazorg (proces 28). Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

5 3. PROCESBESCHRIJVING 3.1. Procesverantwoordelijke Het proces FO valt onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Control. De procesverantwoordelijke benoemt het hoofd van het actiecentrum FO. De procesverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van het draaiboek. De ambtenaar rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor het actiecentrum FO. Met de uitvoering van dit plan is het team FO belast. De doelstelling van het team FO: het op een zo snel en doelmatig mogelijke manier opstarten van de activiteiten die nodig zijn om het gemeentelijk rampenplan te ondersteunen. Het opstarten van de diverse facilitaire activiteiten onderscheidt zich in de volgende categorieën: 1. Facilitaire Dienstverlening. Het openstellen, sluiten, bewaken en beveiligen van de gemeentelijke gebouwen. Het bezetten van de receptie. Het verzorgen van opvang en doorverwijzen van leden van het gemeentelijk beleidsteam (GBT). Het bijhouden van het logboek van het actiecentrum FO. Het bijhouden van de presentielijst. Het inrichten van de verschillende ruimten ten behoeve van de rampenbestrijding. Het opzetten van een bode en ordonnansendienst. Het verzorgen van de noodstroomvoorziening bij langdurige stroomuitval. Zie bijlage I.C.T. Draagt er zorg voor dat het netwerk operationeel is en voorzien is van de juiste back-ups. Zorgt voor voldoende ondersteuning voor wat betreft het beschikbaar stellen en installeren van de benodigde automatiseringsapparatuur. Zie bijlage Telecommunicatie. De telefooncentrale wordt in bedrijf gesteld en bemenst. Voorbereidingen worden getroffen voor het instellen van een centraal informatienummer. Dragen zorg voor interne en externe communicatie. Dragen zorg voor de coördinatie van de verschillende communicatiemiddelen. Hierbij moet gedacht worden aan uitbreiding vaste telefonie, uitgifte van mobiele telefoons, het plaatsen en in bedrijf stellen van extra faxen en dergelijke. Zie bijlage Reprografie. De repro wordt opgestart en draagt er zorg voor dat de benodigde apparatuur klaar is voor gebruik. Verder draagt de repro zorg voor vermenigvuldigen van verslagen, persberichten en dergelijke. Zie bijlage Catering. De catering wordt gewaarschuwd om zich voor te bereiden op de verzorging van de medewerkers die langdurig betrokken zijn bij de uitvoering van de deelprocessen. Zie bijlage 1. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

6 3.3. Organisatie Actiecentrum Facilitaire Ondersteuning Hoofd actiecentrum Cluster ICT (min 1 medewerker) Cluster Facilitaire Dienstverlening (min 1 medewerker) Cluster Bodes / repro (min 1 medewerker) Cluster Telecommunicatie (min 2 medewerkers) Cluster Catering (min 2 medewerkers) Om de werkzaamheden van het actiecentrum FO uit te kunnen voeren is er een team FO samengesteld. Dit team wordt gevormd door medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering en Control. Het actiecentrum FO bestaat uit een cluster I.C.T., een cluster Facilitaire Dienstverlening, een cluster gemeentebodes / repro, een cluster Telecommunicati en een cluster catering. Het hoofd van het actiecentrum FO is verantwoordelijk voor de organisatie en het operationeel maken van de verschillende clusters binnen het actiecentrum. De clusters doen dit aan de hand van de werkinstructies. (Zie bijlage 1). De bezetting van de clusters is vooraf bepaald. Zodra de clusters operationeel zijn geeft het hoofd van het actiecentrum dat door aan het hoofd actiecentrum gemeente. Voorts bepaalt hij / zij de taken binnen het actiecentrum FO en informeert / adviseert hij het hoofd actiecentrum gemeente. Verder informeert het hoofd van het actiecentrum FO de medewerkers over de aard van de ramp, de te nemen maatregelen en de te volgen gedragslijnen. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

7 3.4. Operationeel maken actiecentrum FO De medewerkers van het actiecentrum FO regelen zelf dat de verschillende processen opgestart worden. Van belang hierbij is: Het bezetten van de vooraf geformeerde clusters die de diverse facilitaire processen moeten opstarten. Bereikbaar zijn via (mobiele)telefoons, fax of andere verbindingsmiddelen. Het voorhanden hebben van de paraatheidskoffer. Zorgen voor legitimatiebewijzen voor de medewerkers FO bij het gemeentehuis. Het melden aan het hoofd dat de verschillende clusters operationeel zijn. Het verzorgen van instructies aan de opgeroepen personen (door het hoofd actiecentrum). Tijdig opschalen bij een te kort aan medewerkers. Relaties met andere processen en diensten. Het verschaffen van informatie aan het hoofd actiecentrum gemeente (door het hoofd actiecentrum) Aandachtspunten Inrichting Bewegwijzering naar de verschillende locaties binnen het gemeentehuis. Toegangscontrole en beveiliging. Telefonische bereikbaarheid. Algehele proces Het op een zo snel en doelmatig mogelijke manier opstarten van de activiteiten die nodig zijn om het gemeentelijk rampenplan te ondersteunen. Personeel: hoeveel personeel, met welke deskundigheid is benodigd, bewaking / beveiliging waar komt personeel vandaan wijze van alarmeren hoe lang is personeel beschikbaar opkomsttijd instructie personeel aflossing / verzorging Materieel: De FO beheert de voorraden die in het gemeentehuis aanwezig zijn. In het kader van een ongestoord bedrijfsvoering zorgt de dienst ervoor dat er in alle gevallen een ruime voorraad aanwezig is. Ten tijde van rampen en / of zware ongevallen kan hierop teruggevallen worden. Verbindingen: De FO is verantwoordelijke voor de vaste en mobiele telefonie binnen het gemeentehuis. Op aanvraag van het hoofd actiecentrum gemeente kunnen verschillende faciliteiten geactiveerd dan wel ingezet worden. Noodstroom en Keukenvoorziening Het gemeentehuis beschikt niet over een permanente noodstroomvoorziening waarmee het gehele gebouw blijvend van stroom kan worden voorzien. Het inhuren van een dieselaggregaat is een optie, dit betekent wel dat er zeer beperkt gewerkt kan worden met elektrische apparatuur. In de kantine kan wel koffie/ thee/ soep worden gezet/ bereid en broodjes worden gesmeerd. Ook is er een magnetron en frituurpan, maar er kunnen geen warme maaltijden worden bereid. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

8 4. BIJLAGEN Bijlage 1. Werkinstructies Werkinstructie Procesverantwoordelijke 1. Is verantwoordelijk voor het proces Facilitaire Ondersteuning in de voorbereidende fase. 2 Zorgt er voor dat mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces Facilitaire Ondersteuning. 3 Draagt zorg voor de evaluatie van het proces Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

9 Werkinstructie (plv.) Hoofd actiecentrum FO. 1. Heeft de algehele leiding over de clusters ICT, Facilitaire Dienstverlening, Bodes / repro, Telecommunicatie en Catering. 2. Organiseert het inrichten van het actiecentrum FO en informeert het hoofd actiecentrum gemeente dat het proces FO in werking is getreden en operationeel is. 3. Onderhoudt contacten met de diverse clusters. 4. Probeert, aan de hand van ontvangen informatie een inschatting te maken van de duur en de benodigde inzet van het actiecentrum FO. 5. Bepaalt de behoefte aan personeel en voorziet tevens in deze behoefte. 6. Verdeelt het personeel over de verschillende clusters. Vraagt eventueel bijstand via het hoofd actiecentrum gemeente. 7. Regelt de toegangscontrole en de beveiliging van het gemeentehuis. 8. Coördineert de verschillende werkzaamheden binnen het FO. 9. Zorgt voor een goede samenwerking en communicatie met de andere betrokken diensten. 10. Ziet er op toe dat personeel tijdig wordt afgelost en indien nodig aandacht wordt besteed aan nazorg van de medewerkers. 11. Informeert en adviseert het hoofd actiecentrum gemeente mede in verband met het opschalen van het proces FO. 12. Houdt een logboek bij (zie deelproces verslaglegging) Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

10 Werkinstructie medewerkers cluster ICT 1. Wordt ingezet onder leiding van het hoofd actiecentrum FO. 2. Brengt de benodigde voorzieningen aan (pc / telefoons) in de kamer waar het Gemeentelijk Beleid Team / GBT (1.38) en in de kamer waar het Actiecentrum Gemeente Oirschot / GAC (0.67) zit. 3. Verleent ondersteuning op het gebied van automatisering en telecommunicatie 4. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd FO Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

11 Werkinstructie Medewerker Receptie. 1. Wordt ingezet onder leiding van het hoofd actiecentrum FO. 2. Bemensen de receptie. 3. Starten de telefooncentrale op zodat de gemeente bereikbaar is. 4. Verstrekt informatie die is vrijgegeven door het hoofd actiecentrum gemeente (GAC) aan betrokken medewerkers en de inwoners van de gemeente Oirschot. 5. Verwijst leden van het gemeentelijk beleidsteam (GBT) door naar de juiste locaties. 6. Bemenst het centrale informatienummer. 7. Houdt mede toezicht op de toegang van het gemeentehuis. 8. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd actiecentrum FO. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

12 Werkinstructie Medewerker cluster bodes / repro 1. Wordt ingezet onder leiding van het hoofd actiecentrum FO. 2. Opent en sluit het gemeentelijke gebouw. 3. Organiseert de bewaking en beveiliging in overleg met het hoofd actiecentrum FO. 4. Richt de verschillende ruimten ten behoeve van de rampenbestrijding in. 5. Zet in overleg met het hoofd actiecentrum FO een bode en ordonnansendienst op. 6. Verzorgt de noodstroomvoorziening bij langdurige stroomuitval. 7. Verzorgt verder alle voorkomende werkzaamheden die in hun taakgebied vallen. 8. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd actiecentrum FO. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

13 Werkinstructie Facilitaire Dienstverlening. 1. Wordt ingezet onder leiding van het hoofd actiecentrum FO. 2. Verzorg voor zover noodzakelijk de uitgifte van mobiele telefoons. 3. Verzorgt aanpassingen op het gebied van de vast telefonie en faxen. 4. Verzorgt verder alle voorkomende werkzaamheden die in hun taakgebied vallen. 5. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd actiecentrum FO. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

14 Werkinstructie Medewerker catering. 1. Wordt ingezet onder leiding van het hoofd actiecentrum FO. 2. Verzorgt op aangeven van het hoofd actiecentrum de catering voor de leden van de rampenbestrijdingsorganisatie in het gemeentehuis alsmede op de locaties waar onze eigen medewerkers actief zijn. 3. Registreert het aantal verstrekte maaltijden. 4. Verzorgt verder alle voorkomende werkzaamheden die in hun taakgebied vallen. 5. Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het hoofd actiecentrum FO. Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

15 Bijlage 2. Locaties Gemeentelijke Beleidsteam en Actiecentra Gemeentelijke Processen Naam Kamernummer Telefoonnummer Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) Actiecentrum Gemeente Oirschot (GAC) AC CRAS 1.22 en AC CRIB AC Facilitaire Ondersteuning AC Geestelijke Zorg AC Milieuzorg AC Nazorg AC Ontruimen en Evacueren AC Opvang en Verzorging AC Toegankelijk en Begaanbaar Maken AC Uitvaartverzorging AC Verslaglegging AC Voorlichting AC Voorzien in Primaire Levensbehoeften Plattegronden van het gemeentehuis zijn bijgevoegd Kamer 1.38 In deze kamer vergadert het Gemeentelijk Beleids Team (GBT). In deze kamer moeten de volgende zaken klaargezet worden : Flip-over White-bord Telefoons voor de externe partners (Brandweer, Politie, GHOR, Defensie en Hoofdofficier van Justitie) PC Apparatuur voor video conferencing (nog te realiseren) Tv met aansluiting op de kabel en voorzien van een dvd speler (nog te realiseren) Klok Portable radio Naambordjes Paraatheidskoffer Geplastificeerde plattegrond van Oirschot. Kamer 0.67 In deze kamer is het Actiecentrum Gemeente Oirschot gevestigd. In deze ruimte moeten de volgende zaken klaargezet worden: Flip over White-bord Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

16 Bijlage 3. Inhoud paraatheidskoffer Onderdeel Aantal Badges 20 Balpen, blauw 5 Balpen, rood 5 Balpen, zwart 5 Berichtenrapport 20 Deelplan Alarmering 1 Deelplan Facilitaire Ondersteuning 1 Deelplan Nazorg 1 Deelplan Verslaglegging 1 USB sticks 2 Gemeentegids 1 Gum 2 Correctieroller 1 Instructiekaarten 1 Karton t.b.v. badges 20 Kopieeretiketten 10 Liniaal 1 Logboekformulieren 20 Markeerstiften, set van 4 kleuren 1 Memoblaadjes 5 Nietjes 1 Nietmachine 1 Ontnieter 1 Paperclips, groot 1 Paperclips, klein 1 Perforator 1 Plakband 1 Plakstift 1 Plattegrond gemeente 2 Potloden, doosje van 5,HB 1 Presentielijst 10 Punaises 1 Puntenslijper 1 Rampenplan 1 Ringband, 2 rings 1 Schaar 1 Schrijfblok A4, gelinieerd 3 Schrijfblok A5, gelinieerd 3 Vestje met opschrift 5 Viltstift, edding 3000, blauw 1 Viltstift, edding 3000, groen 1 Viltstift, edding 3000, rood 1 Viltstift, edding 3000, zwart 1 Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni

17 Bijlage 9. Verzendlijst 1. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Postbus MC s-hertogenbosch 2. Commissaris der Koningin in de provincie Noord-Brabant Postbus MC s-hertogenbosch 3. De hoofdofficier van Justitie t.a.v. de heer mr. R.W.M. Craemer Postbus CZ s-hertogenbosch 4. Rijkswaterstaat directie Noord-Brabant Postbus MJ s-hertogenbosch 5. Waterschap De Dommel Postbus DA Boxtel 6. Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant (digitaal aanleveren) 7. Bureau CCB regiopolitie (digitaal aanleveren bij 8. Aangrenzende gemeenten en Kempengemeenten: Gemeente Bergeijk Gemeente Bladel Gemeente Eersel Gemeente Reusel de Mierden Gemeente Best Gemeente Boxtel Gemeente Eindhoven Gemeente Hilvarenbeek Gemeente Oisterwijk 9. Intern: Gemeentelijk coördinatiecentrum, GCC Actiecentrum Gemeente Oirschot, GAC Burgemeester Gemeentesecretaris Commandant Brandweer Procesverantwoordelijken Ambtenaar rampenbestrijding Voorlichting Weergave op Intranet Leden lokaal team Facilitaire Ondersteuning 10. Paraatheidskoffer 11. Archief Facilitaire Ondersteuning versie 25 juni