ONS PLANNING - VRAAG EN ANTWOORD

Transcriptie

1 ONS PLANNING - VRAAG EN ANTWOORD Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Roosteren V&V... 4 Op basis waarvan worden suggesties voor medewerkers gedaan in het rooster?.. 5 Plannen V&V... 7 Wat is het verschil tussen "vastzetten op tijd" en "binnen tijdsvenster"?... 8 Hoe wordt het standaard uursoort en tijdsduur van een eenmalige actie bepaald?... 9 Waarom staan de plankaartjes niet meer op de juiste plaats?...10 Koppeling Ons administatie -> Ons planning...11 Wanneer wordt een wijziging in het arrangement in Ons administratie overgenomen in Ons planning?...12 Plannen / Roosteren (HV / Blokplanning)...13 Waarom wordt in de blokplanning gesignaleerd op een onbeschikbaarheid die niet overeenkomt met de tijden van de dienst?...14 Medewerker uit dienst is nog te zien op het blokplanscherm...15 Cliëntbeheer...16 Waarom worden wijzigingen in notities niet overgenomen?...17 Diensten...18 Hoe bepaalt Ons Planning welk dagdeel bij de dienst hoort?...19 Waarom is de gewijzigde dienstnaam niet zichtbaar in het rooster?...20 Reistijd & Vervoersmiddelen...21 Waardoor ontstaan verschillen in reistijd van woon-werkverkeer?...22 Hoe kan het dat in de planning de reistijd langer is dan verwacht, of dat plankaartjes niet aansluiten?...23 Planning is realisatie & Rooster is realisatie...25 Wat is het verschil tussen rooster is realisatie en planning is realisatie?...26 Waarom kan ik uren niet achteraf overzetten voor een specifieke medewerker?.27

3 Overige...28 Waarom kan ik geen dienst/medewerker selecteren in het Rooster?...29 Melding "er is iets fout gegaan"...30 Waarom wijkt het compensatie saldo in Ons planning af t.o.v. Ons administratie? CAO signaleringen voor het roosteren in Ons...33 Medewerkers zien geen onbeschikbaarheden (zoals vakantie of scholing) in het rooster in het Medewerkerportaal, hoe kan dat?...39

4 Roosteren V&V Nedap healthcare Pagina 4 / 39

5 Op basis waarvan worden suggesties voor medewerkers gedaan in het rooster? Zodra een dienst is geselecteerd en een medewerker gezocht wordt, worden icoontjes achter de medewerkers getoond. Deze geven suggesties welke medewerkers het meest waarschijnlijk ingeroosterd kunnen worden, van boven aflopend naar beneden. Betekenis van de symbolen In de afbeelding de betekenis van de symbolen. In grote lijnen worden de suggesties aan de hand van 3 factoren bepaald: de deskundigheid, de beschikbaarheid en het compensatiesaldo. Wat betreft de deskundigheid (het derde icoon), is er vervolgens onderscheid te maken tussen hetzelfde icoon met een + en een - teken. Dit wordt bepaald aan de hand van de deskundigheid van de medewerker, vergeleken met de deskundigheid van de dienst. Overgekwalificeerd wordt Nedap healthcare Pagina 5 / 39

6 met een + aangegeven, ondergekwalificeerd met een -. De gedachte hierachter is dat een medewerker met een onnodig hoge deskundigheid waarschijnlijk duurder is om in te zetten dan een medewerker met de exacte deskundigheid. Een te lage deskundigheid is ook onwenselijk. De hoogte van een deskundigheid wordt bepaald aan de hand van het aantal matchende uursoorten van de deskundigheid van de medewerker met de uursoorten van de deskundigheid van de dienst. Het compensatiesaldo bepaalt de laatste sortering. Nedap healthcare Pagina 6 / 39

7 Plannen V&V Nedap healthcare Pagina 7 / 39

8 Wat is het verschil tussen "vastzetten op tijd" en "binnen tijdsvenster"? Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg. Er kan gekozen worden voor "Vastzetten op tijd" of "Binnen tijdsvenster". Als een plankaartje wordt vastgezet op tijd, bijvoorbeeld om 10:30 en je staat met de muis op het plankaartje, verschijnt de melding "Beloofd om: 10:30". Als je een plankaartje binnen een tijdsvenster vastzet, bijvoorbeeld 10:30-11:30, verschijnt er "Beloofd tussen: 10:30-11:30". "Vastzetten op tijd" kan een gat in de planning veroorzaken. Je kunt dus wel aangeven dat een plankaartje vastgezet moet worden op bijvoorbeeld 10:30 uur. Mocht het plankaartje dat erboven staat, al eindigen op 10:00, dan betekent dit een gat van 30 minuten. Indien er een plankaartje tussen wordt gezet dat langer duurt dan de duur van het gat (inclusief reistijd), dan betekent het wel dat het plankaartje dat is vastgezet op tijd, naar een later tijdstip wordt ingepland. Er verschijnt dan een signalering dat de actie later is ingepland dan afgesproken. Het vastzetten van een plankaartje binnen een bepaald tijdsvenster heeft geen invloed op de tijdsberekening. Nedap healthcare Pagina 8 / 39

9 Hoe wordt het standaard uursoort en tijdsduur van een eenmalige actie bepaald? Wanneer je eenmalig een actie toevoegt in het planscherm, wordt er een uursoort en een tijdsduur vooraf ingevuld. 1. Om het uursoort te bepalen, kijkt het systeem naar welk uursoort het meest gearrangeerd is op het betreffende planscherm. 2. De tijdsduur is de meest voorkomende tijdsduur voor de ingevulde uursoort op het geopende planscherm. Nedap healthcare Pagina 9 / 39

10 Waarom staan de plankaartjes niet meer op de juiste plaats? Een cliënt had op tijdelijk afwezig gezet moeten worden, maar is uit zorg gezet. Hierdoor kan het voorkomen dat het kaartje van deze cliënt niet op de oorspronkelijke plek terugkomt, omdat de route inmiddels gewijzigd is. In de voorgaande week is er een wijziging gemaakt waardoor de route ook in de week erop is gewijzigd. Er is niet eenmalig verplaatst, terwijl dit misschien wel nodig zou zijn geweest. De diensten zijn verwijderd en daarna weer aangemaakt. Nedap healthcare Pagina 10 / 39

11 Koppeling Ons administatie -> Ons planning Nedap healthcare Pagina 11 / 39

12 Wanneer wordt een wijziging in het arrangement in Ons administratie overgenomen in Ons planning? Wanneer een nieuwe arrangementsregel wordt aangemaakt in Ons administratie, wordt deze regel overgenomen in Ons planning. Zodra deze regel geclaimd wordt door een team in Ons planning, kan deze niet meer worden aangepast vanuit Ons administratie. De gedachte hierachter is dat het team zelf verelijk is voor het arrangement. Zou een arrangementswijziging in Ons administratie overgenomen worden in Ons planning, dan heeft dit ook gevolgen voor de planning. Zie voor meer informatie het artikel over de gegevensoverdracht Ons Administratie naar Ons Planning. Nedap healthcare Pagina 12 / 39

13 Plannen / Roosteren (HV / Blokplanning) Nedap healthcare Pagina 13 / 39

14 Waarom wordt in de blokplanning gesignaleerd op een onbeschikbaarheid die niet overeenkomt met de tijden van de dienst? Stel; een medewerker is onbeschikbaar tot 12:30. Je plant een klant om 13:00 in. Het kaartje wordt alsnog rood. Hoe kan dit? In het blokplanscherm wordt gesignaleerd op blokken cq. dagdelen. Als je dus enig moment in een dagdeel onbeschikbaar bent, dan zal hierop gesignaleerd worden voor dat hele dagdeel. Er wordt dus niet gekeken naar tijd. Je kunt het dus alleen voorkomen door voor HV-medewerkers de (on)beschikbaarheden in dezelfde blokken te plannen, dus van 6:00 tot 12:00 en van 12:00 tot 18:00. Nedap healthcare Pagina 14 / 39

15 Medewerker uit dienst is nog te zien op het blokplanscherm Het blokplanscherm bepaalt of een medewerker op het blokplanscherm getoond moet worden op het moment dat het blokplanscherm wordt geopend vanuit de kalender. Door deze vraag wordt bepaald of de medewerker zichtbaar is: Is de medewerker in dienst in de maand die ten minste gedeeltelijk in de week valt die aangeklikt is? -> Ja: Toon de medewerker. -> Nee: Toon de medewerker niet. Als voorbeeld een medewerker die op 2 mei uit dienst gaat (lees: als einddatum in Ons Planning 2 mei heeft). -> Klik je nu in de kalender op een week die gedeeltelijk of helemaal in mei valt, dan is de medewerker zichtbaar. -> Klik je nu in de kalender op een week die geheel in juni ligt, dan is de medewerker niet zichtbaar. Nedap healthcare Pagina 15 / 39

16 Cliëntbeheer Nedap healthcare Pagina 16 / 39

17 Waarom worden wijzigingen in notities niet overgenomen? Het kan voorkomen dat de inhoud van een notitie uit of de instelling van het vinkje "zichtbaar bij medewerker op planning", geen effect lijkt te hebben op de notitie in Ons Planning. Een notitie die in Ons Administratie gemaakt wordt, wordt doorgestuurd naar Ons Planning. Daarbij wordt de inhoud (tekst) en de instelling van het vinkje overgenomen. Als echter daarna in Ons Planning de notitie wordt aangepast, dan wordt de notitie ontkoppeld van Ons Administratie. De reden hiervan is dat er blijkbaar reden is geweest om de notitie in Ons Planning aan te passen (informatie die meer actueel is), in combinatie met het feit dat informatie altijd van Ons Administratie naar Ons Planning gaat (en dus niet andersom). Als er echter na het wijzigen van de notitie in Ons Planning, de notitie in Ons Administratie ook gewijzigd wordt (met weer andere inhoud) dan bestaat de kans dat de gegevens van Ons Administratie de tussentijdse wijziging van de notitie in Ons Planning overschrijven, met gegevensverlies tot gevolg. De meest robuuste oplossing is om af te spreken dat notities op 1 plek worden aangepast. Alleen in Administratie, of alleen in Ons Planning. Nedap healthcare Pagina 17 / 39

18 Diensten Nedap healthcare Pagina 18 / 39

19 Hoe bepaalt Ons Planning welk dagdeel bij de dienst hoort? De bepaling op welk dagdeel een dienst valt, wordt gedaan op het midden van de dienst. Een dienst die om 07:00 begint en om 15:00 eindigt, is een ochtenddienst omdat het midden van de dienst om 11:00 is. Een dienst van 08:00 tot 16:00 heeft het midden om 12:00 en wordt gezien als middagdienst. De dagdelen zijn als volgt: Nacht: 0:00-05:59 Ochtend: 06:00-11:59 Middag: 12:00-17:59 Avond: 18:00-23:59 Nedap healthcare Pagina 19 / 39

20 Waarom is de gewijzigde dienstnaam niet zichtbaar in het rooster? In het rooster wordt de naam van de dienst vastgesteld aan de hand van de eerste week van de maand of de eerste week van de periode (afhankelijk van de instelling of het team per maand of per periode plant). Voorbeeld Periode 12 in 2013 begint met week 45 en loopt tot en met week 48. De dienstnaam is aangepast vanaf week 46. In periode 12 zal de dienst in het rooster getoond worden onder de naam zoals deze bij de dienst aangegeven stond in week 45 (de eerste week van de periode). Voorbeeld De maand oktober in 2013 begint in week 40 en loopt tot en met week 44. De dienstnaam is aangepast vanaf week 41. In de maand oktober zal de dienst in het rooster getoond worden onder de naam zoals deze bij de dienst aangegeven stond in week 40 (de eerste week van de maand). Nedap healthcare Pagina 20 / 39

21 Reistijd & Vervoersmiddelen Nedap healthcare Pagina 21 / 39

22 Waardoor ontstaan verschillen in reistijd van woon-werkverkeer? Tussen 00:00 uur tot de eerste registratie wordt geen reistijd berekend, evenals tussen de laatste registratie en 00:00 uur de volgende dag. Voor alle registraties die daartussen zitten wordt wel reistijd gerekend*. Als er 2 diensten op een dag zijn, wordt de tijd tussen die 2 diensten dus als reistijd gezien. In Ons Administatie is vrij instelbaar hoe lang de reistijd maximaal mag zijn en wat de applicatie moet doen bij overschrijding van de reistijd. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld zijn dat de reistijd maximaal 45 minuten mag zijn, en bij overschrijding op 15 minuten gezet moet worden. Of dat de reistijd maximaal 60 minuten mag zijn en bij overschrijding op 0 minuten gezet moet worden. * Afhankelijk van de instellingen in onderstaand scherm. Ook geldt dat er geen reistijd berekend wordt indien de medewerker een CAO zonder reistijd heeft. Het scherm waar de reistijdberekening ingesteld kan worden. Deze is te benaderen via beheer - > instelligen -> overige instellingen -> algemene instellingen. Nedap healthcare Pagina 22 / 39

23 Hoe kan het dat in de planning de reistijd langer is dan verwacht, of dat plankaartjes niet aansluiten? Soms gebeurt het dat een route later eindigt dan verwacht, of plankaartjes niet aansluiten, of de reistijd erg lang is. De oorzaak daarvoor is meestal dezelfde. Herkennen van de situatie Een dergelijke situatie kan op verschillende manieren worden herkend, in ieder geval aan het volgende: 1. In het overzichtskaartje van de route staat één bolletje op grote afstand van de overige bolletjes, 2. het aantal kilometers in de route is meer dan verwacht, 3. De reistijd is langer dan verwacht of dan normaal is voor de route. Om te achterhalen welke cliënt de veroorzaker is, kan geklikt worden op het bolletje. De cliënt behorende bij het bolletje licht dan in de route geel op. Nedap healthcare Pagina 23 / 39

24 Werking: Bepaling van de reistijd cq. de tijd tussen twee bezoeken Reistijd wordt bepaald op basis van het adres van de cliënt en het aan de dienst toegewezen vervoersmiddel. Dat betekent dat de volgende variabelen worden gebruikt voor het bepalen van de reistijd tussen cliënt 1 en de daaropvolgende cliënt 2: Hemelsbrede afstand tussen het adres van cliënt 1 en het adres van cliënt 2, Het aan de dienst toegewezen vervoersmiddel. Stel: De afstand tussen de cliënt 1 en cliënt 2 is 5 kilometer, Het vervoersmiddel dat aan de dienst toegewezen is, is ingesteld op een snelheid van 50 kilometer per uur. Een voertuig dat 50 kilometer per uur rijdt, overbrugt 5 kilometer in een tiende van een uur, dus in 6 minuten. Ergo, de reistijd tussen cliënt 1 en cliënt 2 is 6 minuten. Oplossing: Adres van de cliënt aanpassen Om het probleem te verhelpen dient het adres van de cliënt aangepast te worden. Bekijk het artikel: De locatie van een adres van de cliënt aanpassen. Nedap healthcare Pagina 24 / 39

25 Planning is realisatie & Rooster is realisatie Nedap healthcare Pagina 25 / 39

26 Wat is het verschil tussen rooster is realisatie en planning is realisatie? Bij Rooster is Realisatie worden de geplande uren van de medewerker naar Ons Administratie doorgestuurd ten behoeve van de administratie en verwerking van de uren van de medewerker (gewerkte uren, verloning). Bij Planning is Realisatie worden de geplande uren van de cliënt naar Ons Administratie doorgestuurd ten behoeve van de administratie en verwerking van de geleverde zorg bij de cliënt. De declaratie / facturatie wordt aan de hand van deze gegevens verricht. Het is ook mogelijk om zowel rooster als planning is realisatie uit te voeren. Vink hiervoor bij de instellingen van het team, zowel Planning als Rooster aan bij de geavanceerde opties. In deze handleiding lees je hierover meer. Nedap healthcare Pagina 26 / 39

27 Waarom kan ik uren niet achteraf overzetten voor een specifieke medewerker? Uitleg Om uren over automatisch over te kunnen zetten is het van belang dat de medewerker gekoppeld is aan Ons Administratie. Zonder deze koppeling kunnen uren niet overgezet worden. Wanneer een medewerker in Ons Planning aangemaakt wordt, is deze niet gekoppeld met Ons Administratie. Geplande uren of geroosterde diensten kunnen voor die medewerker dus niet overgezet worden. Wanneer de medewerker achteraf alsnog gekoppeld wordt door het oplossen van een conflict, kunnen de uren alsnog overgezet worden. Hierop zit een beperking: uren of diensten die ouder zijn dan 7 dagen kunnen niet meer geëxporteerd worden. Advies en oplossing Dit probleem is te voorkomen door cliënten en medewerkers niet aan te maken in Ons Planning, maar enkel in Ons Administratie. Oplossing voor voorkomende problemen is de registratie handmatig (laten) maken in Ons Administratie, of door de medewerker in het medewerkerportaal. Nedap healthcare Pagina 27 / 39

28 Overige Nedap healthcare Pagina 28 / 39

29 Waarom kan ik geen dienst/medewerker selecteren in het Rooster? Het kan voorkomen dat de drop-down om een medewerker of dienst toe te wijzen niet zichtbaar is zoals in onderstaand plaatje. In bovenstaande situatie is het drop-down menu om een medewerker te selecteren verdwenen. Dit wordt veroorzaakt doordat is 'ingezoomd' in Ons Planning, bijvoorbeeld als gewerkt wordt op een klein beeldscherm. Dit kan eenvoudig worden verholpen door uit te zoomen, bijvoorbeeld door CTRL in te drukken en tegelijk op 0 te klikken of met de muiswiel te bewegen. (op Mac: Cmd en muiswiel, of Cmd en + of - icoon). Nedap healthcare Pagina 29 / 39

30 Melding "er is iets fout gegaan" Het kan voorkomen dat er een scherm verschijnt met een algemene foutmelding waarop staat dat er 'iets fout is gegaan'. Mogelijk ligt het onderliggende probleem aan de kant van Nedap, maar het is ook mogelijk dat dit probleem veroorzaakt wordt door een probleem aan uw kant. Datum en tijd op de imac of PC Een bekend probleem is dat een foutmelding verschijnt omdat de tijd en datum op de PC / imac (plancomputer) niet goed staat. Controleer dus altijd of de tijd en datum goed staan ingesteld wanneer een foutmelding in Ons Planning optreed. Tijdelijk verlies internetverbinding Het kan voorkomen dat een internetverbinding tijdelijk niet actief is. Dit kan voor zeer korte tijd het geval zijn (een of enkele seconden), maar kan ook dusdanig kort zijn dat het niet merkbaar is en exact op het moment dat een actie gedaan wordt. Controleer dus uw internetverbinding en netwerkconfiguratie. Acties worden gelijktijdig uitgevoerd Het kan voorkomen dat een actie door verschillende medewerkers vrijwel gelijktijdig uitgevoerd wordt. Hierdoor zal de eerste medewerker de actie goed kunnen uitvoeren, terwijl de tweede medewerker een foutmelding krijgt. Het kan ook voorkomen dat een voorwaarde niet meer aanwezig is, waardoor de actie niet uitgevoerd kan worden. Bijvoorbeeld als een plankaartje ingepland wordt, maar iemand anders op dat moment ook het arrangement van de betreffende cliënt aanpast. Hierdoor is het plankaartje gewijzigd of niet meer aanwezig, waardoor ook een foutmelding kan ontstaan. Het is daarom raadzaam om intern een goede afstemming van de taken en verelijkheden te hebben. Nedap healthcare Pagina 30 / 39

31 Waarom wijkt het compensatie saldo in Ons planning af t.o.v. Ons administratie? In het compensatie saldo overzicht in Ons planning worden nog niet gefiatteerde uren meegenomen in de berekening terwijl in Ons administratie de nog niet gefiatteerde uren buiten de berekening blijven. Voorbeeld In de compensatieberekening in Ons administratie zijn twee nog niet gefiatteerde regels te zien. Deze regels worden in Ons administratie niet meegenomen in de compensatieberekening totdat ze gefiatteerd zijn. Het saldo blijft in dit voorbeeld daarom op 104:44 staan. Nedap healthcare Pagina 31 / 39

32 In de afbeelding hierboven zijn de compensatie- en vakantiesaldo's te zien bij de medewerkerdetails in Ons planning. Het gebruikte compensatiesaldo in Ons planning is 210:42 omdat hierin de nog niet gefiatteerde regels meegenomen worden in de berekening. Nedap healthcare Pagina 32 / 39

33 CAO signaleringen voor het roosteren in Ons In Ons Planning en in het zelfroosterscherm van het medewerkerportaal worden, mits niet uitgeschakeld bij de instellingen van de dienst, signaleringen getoond die gebruikers proberen te ondersteunen bij het roosteren volgens de CAO en de arbeidstijdenwet. We krijgen hierover regelmatig twee vragen: welke regels worden gesignaleerd en waarom worden overtredingen niet geblokkeerd? Dit artikel is geschreven vanuit het perspectief van het zelfroosteren. In grote lijnen geldt hetzelfde voor het rooster in Ons Planning. Welke regels worden gesignaleerd? We proberen de regels van de CAO en de arbeidstijdenwet zo nauwkeurig mogelijk te signaleren. Maar we zullen hier nooit volledig in slagen omdat we niet over alle informatie beschikken, omdat er vaak uitzonderingen gemaakt kunnen worden in overleg met medewerkers en omdat we sommige regels niet aan gebruikers kunnen uitleggen. We beschikken bijvoorbeeld niet altijd over voldoende informatie over het type dienst (consignatiedienst, kraamzorg, uiteenlopende definities van nachtdienst) of over de medewerker (leeftijd, gemaakte individuele afspraken) waardoor we onjuiste signaleringen zouden kunnen tonen. Het blijft daarom sowieso altijd van belang dat het rooster met zorg voor de regels wordt samengesteld door een menselijke gebruiker. In het algemeen geldt dat we de generieke regel wel signaleren, maar niet alle uitzonderingen op de regel. Bijvoorbeeld: een werknemer moet minstens 36 uur rust houden in elke periode van 7 x 24 uur. Daarop signaleren we in het zelfroosterscherm. Maar het is ook goed als een werknemer 60 uur rust heeft in een periode van 9 x 24 uur. Of 32 uur rust als het niet te vaak voorkomt. Daarop signaleren we niet. We zijn dus iets te streng. Als we deze of-of regels zouden implementeren dan leidt dit tot gedrag in onze applicatie dat we niet aan gebruikers kunnen uitleggen. Niet alleen is het dan compleet ondoorzichtig waarom een vergelijkbare situatie in het ene geval wel acceptabel is, en in het andere geval niet, het zorgt er ook voor dat er situaties kunnen ontstaan waarbij een CAO conflict ontstaat door een medewerker minder te laten werken, of waarbij iemand inroosteren voor één dienst problemen veroorzaakt bij diensten in het verleden of de toekomst. Zie de rekenvoorbeelden hieronder. De regels in de CAO en arbeidstijdenwet zijn zodanig opgesteld dat ze na het roosteren met een checklist kunnen worden gecontroleerd. Ze houden geen rekening met een dynamisch rooster dat constant wordt bijgewerkt en gecontroleerd op overtredingen, zoals het geval is bij Ons Nedap healthcare Pagina 33 / 39

34 Planning en het zelfroosterscherm. En zelfs die checklist is niet helemaal volledig, eenduidig en begrijpelijk. Daarom hebben wij ervoor gekozen om te signaleren naar de geest van de wet, niet naar de letter van de wet. Zie voor een overzicht van geïmplementeerde regels de bijlage. Rekenvoorbeeld 1 Stel je werkt een week lang elke dag een dienst. Je hebt dus geen 36 uur rust in die zeven dagen. Dat is geen enkel probleem want je hebt wel 60 uur rust in negen dagen, en volgens de CAO mag dat. Echter, de week erna schrijf je je in voor een dienst op dinsdag. Die dienst is in orde, want voor die dienst heb je 36 uur rust gehad in zeven dagen, maar alle diensten van de week ervoor krijgen opeens een CAO conflict doordat je de 60 uur rust in negen dagen doorbreekt. Gevolg: je kunt CAO conflicten introduceren in een eerdere week, die in het geval van zelfroosteren misschien wel al is goedgekeurd, of in het geval van Ons Planning misschien wel in het verleden ligt. En de dienst zelf heeft geen conflict, dus hoe ga je dit opmerken? Wij lossen dit in het zelfroosterscherm op door alleen de strengste regel te hanteren. Dit soort problemen zijn nog veel groter bij regels die stellen dat er gemiddeld maximaal een aantal uur binnen een aantal maanden gewerkt mag worden. Je kunt daarmee met terugwerkende kracht ver in het verleden een CAO conflict introduceren zonder dat het gevolgen heeft voor de periode die je aan het roosteren bent. Het roosterproces wordt daarmee compleet ondoorzichtig. Rekenvoorbeeld 2 Je draait een ochtenddienst van zeven uur s ochtends tot twaalf uur s middags. Om elf uur s avonds begint je nachtdienst tot zeven uur de volgende ochtend. Daarna ga je meteen door met een ochtenddienst van acht uur tot één uur s middags. Vervolgens ben je de rest van de dag vrij. Voor je CAO is dat geen enkel probleem, omdat je 11 uur rusttijd moet hebben in 24 uur, waarbij die 24 uur telt vanaf het eerste moment waarop je die dag werkt. Dat geldt voor beide dagen in ons voorbeeld. Echter, als je je nu uitschrijft voor die eerste ochtenddienst resulteert dat in een CAO conflict omdat de 24 uur nu begint te tellen vanaf elf uur s avonds. In de daaropvolgende 24 uur heb je geen elf uur rust. Niet alleen geeft dit onverklaarbaar gedrag in de software, het is ook bijzonder onlogisch. Daarom hanteren we in onze software niet dat de 24 uur begint te tellen op het eerste tijdstip waarop gewerkt wordt, maar kijken we in het zelfroosterscherm of elke periode van 24 uur klopt. Nedap healthcare Pagina 34 / 39

35 Waarom worden overtredingen niet geblokkeerd? In onze applicaties is de gebruiker de baas, niet de software. We hebben er heel bewust voor gekozen om overtredingen duidelijk te signaleren, maar nooit te blokkeren. Net zoals je in Ons Planning bijvoorbeeld iemand met een te lage deskundigheid in mag roosteren, wat ook enkel gesignaleerd wordt. Dit heeft een aantal redenen: Ten eerste vinden wij het kunnen leveren van zorg belangrijker dan het volgen van regels. We gaan er daarbij vanuit dat de betrokken gebruikers meer verstand hebben van hun werk dan wij, of dan onze software. En nood breekt soms wetten. Onze software blokkeert niet het leveren van zorg. Ten tweede implementeren wij om uiteenlopende redenen niet alle regels perfect, zoals hierboven beschreven. Als onze regels niet perfect zijn kunnen we ze ook niet met harde hand afdwingen. Ten derde zouden we de regels ook niet perfect kunnen afdwingen als we de regels wel perfect zouden implementeren. Door het complexe samenspel van regels zijn er situaties waarin iemand uitroosteren juist een CAO overtreding voor die persoon genereert. Dat levert onverklaarbare situaties op waarin de software bijvoorbeeld verbiedt dat je een werknemer uitroostert als deze ziek is. Dat is niet acceptabel. Ten vierde mag van de CAO en arbeidstijdenwet afgeweken worden indien dit in overleg en met goedkeuring van de medewerker gebeurt. In het geval van zelfroosteren zien we het daarom als verelijkheid van de medewerker om de afweging te maken om hiermee in te stemmen. In het geval van Ons Planning kan de software niet weten of dat overleg wel of niet heeft plaatsgevonden. We gaan daarbij uit van de goedheid van de mens, en doen de aanname dat er overleg heeft plaatsgevonden. Het is uiteindelijk aan de zorginstelling om hier goede procesafspraken over te maken. De software en de signaleringen zijn slechts een hulpmiddel. Bijlage: CAO / Arbeidstijdenwet regels (zoals geïmplementeerd in het zelfroosterscherm) Onderstaande onderstreepte delen zijn niet geïmplementeerd om verschillende redenen. Vaak zijn het complexe uitzonderingen, situaties die een context nodig hebben die we niet kunnen garanderen of afspraken tussen werkgever en werknemers. CAO VVT , Aan de werknemer van 55 jaar of ouder wordt geen nachtdienst, bereikbaarheids-, aanwezigheids- (waaronder slaapdienst), of consignatiedienst opgedragen tussen en uur, tenzij de werknemer hiertegen geen bezwaar maakt. Nedap healthcare Pagina 35 / 39

36 Noot: In onze implementatie mogen werknemers van 55 jaar of ouder geen nachtdiensten draaien (zoals gedefinieerd door de arbeidstijdenwet), overige typen diensten onderscheiden we niet. CAO VVT , Bij de vaststelling van de werktijden dient een onafgebroken rusttijd in acht te worden genomen van ten minste 36 uur per elke aaneengesloten periode van 7 x 24 uur, of een onafgebroken rusttijd van ten minste 60 uur aaneengesloten in elke aaneengesloten periode van 9 x 24 uur. Bij de tweede variant geldt de mogelijkheid van bekorting tot 32 uur in elke periode van 5 achtereenvolgende weken. Voor kraamverzorgenden kan als afwijkende rusttijd worden gehanteerd: in een aaneengesloten tijdruimte van 11 maal 24 uur een onafgebroken rusttijd van ten minste 72 uur. Aan kraamverzorgenden mag tijdens de voorgeschreven periodes van onafgebroken rust geen wachtdienst worden opgedragen. Noot: beperkt tot 36 uur rust in 24x7 uur omdat de "dit OF dat" constructie zorgt voor onverwacht gedrag in de interface. Tweede variant is daarom in eerste instantie geïmplementeerd, maar nu weer uitgeschakeld. Kraamzorg is niet geïmplementeerd. CAO VVT , De werkgever organiseert de arbeid zodanig dat de werknemer ten hoogste 10 uur arbeid verricht per dienst. 2. Van het in het in vorige lid bepaalde kan uitsluitend worden afgeweken indien er sprake is van een incidentele, onvoorziene wijziging van omstandigheden, met inachtneming van een maximum arbeidstijd per dienst van ten hoogste 12 uur. CAO VVT , Indien de werknemer nachtdienst verricht zoals gedefinieerd in de Arbeidstijdenwet (een dienst waarin meer dan een uur arbeid wordt verricht tussen en uur) gelden de volgende aanvullende regels: 4. Voor de werknemer die arbeid verricht in de nachtdienst bedraagt de maximale arbeidstijd per nachtdienst 9 uur. Van het in de vorige volzin bepaalde kan uitsluitend worden afgeweken indien er sprake is van een incidentele, onvoorziene wijziging van omstandigheden, met inachtneming van een maximale arbeidstijd per nacht van 10 uur. Nedap healthcare Pagina 36 / 39

37 CAO VVT , Indien de werknemer nachtdienst verricht zoals gedefinieerd in de Arbeidstijdenwet (een dienst waarin meer dan een uur arbeid wordt verricht tussen en uur) gelden de volgende aanvullende regels: 1. De werknemer mag maximaal 5 achtereenvolgende nachtdiensten verrichten. 2. In afwijking van lid 1 kan tussen werkgever en werknemer worden overeengekomen dat de werknemer 7 aaneengesloten nachtdiensten verricht, waarbij het aantal nachtdiensten per 13 weken de 35 niet overschrijdt. Voor de werknemer die arbeid verricht in de nachtdienst bedraagt de maximale arbeidstijd in elke periode van 13 achtereenvolgende weken gemiddeld 40 uren per week. CAO VVT , Specifieke bepalingen werktijden voor Verpleeg- en Verzorgingshuizen ex artikel 1.1 lid 17 sub 1 Het is de werkgever verboden, tenzij de werknemer hierom verzoekt, aan de werknemer een gebroken dienst op te dragen. Onder gebroken dienst wordt verstaan, een dienst binnen welke de werktijd wordt onderbroken gedurende tenminste een uur en ten hoogste drie uren. CAO VVT , 5.10 Specifieke bepalingen werktijden voor Thuiszorgorganisaties ex artikel 1.1 lid 17 sub Bij de inrichting van de werktijden kan de werkgever per dag één breuk toepassen, tenzij de werknemer instemt met eerdere breuken. Als breuk wordt beschouwd een onderbreking van het werk zonder dat de tussenliggende tijd werktijd of een pauze is; bij toepassing van de mogelijkheid van een of meer breuken per dag, geldt dat de werknemer per dag minimaal twee maal twee uur aaneengesloten wordt ingezet. Het minimum van twee uur geldt niet voor zover de werkzaamheden (werk)overleg betreffen. De kosten, verbonden aan het na een breuk heen en weer reizen tussen woon- en werkplaats worden aan de werknemer vergoed overeenkomstig de bepalingen van de regeling Reis- en verblijfkostenvergoeding artikel De beperkende bepalingen van lid 1 zijn niet van toepassing op werknemers die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend werkzaamheden verrichten tijdens de avond (vanaf uur), de nacht en de weekeinden. Noot: Dit artikel is toegevoegd in december Als definitie voor gebroken dienst hanteren we een dienst binnen welke de werktijd meer dan één en minder dan drie uur wordt onderbroken, conform artikel Nedap healthcare Pagina 37 / 39

38 Arbeidstijdenwet Artikel 5:3 1. De werkgever organiseert de arbeid zodanig, dat de jeugdige werknemer een onafgebroken rusttijd heeft van ten minste 12 uren in elke aaneengesloten periode van 24 uren, waarin zijn begrepen de uren tussen uur en uur. 2. De werkgever organiseert de arbeid zodanig, dat de werknemer van 18 jaar of ouder een onafgebroken rusttijd heeft van ten minste 11 uren in elke aaneengesloten periode van 24 uren, welke rusttijd eenmaal in elke aaneengesloten periode van 7 maal 24 uren mag worden ingekort tot ten minste 8 uren, indien de aard van de arbeid of de bedrijfsomstandigheden dit met zich brengen. 3. De in het eerste of tweede lid bedoelde periode vangt aan op het eerste tijdstip van de dag, waarop de werknemer arbeid verricht. Noot: Eerste regel niet geïmplementeerd omdat het zeer beperkt van toepassing is. Regel 3 niet geïmplementeerd vanwege onverwacht gedrag in de interface. Tenslotte wordt als conflict beschouwd, buiten de CAO of arbeidstijdenwet: Overlappende diensten Diensten zonder inschrijvingen Diensten met meerdere inschrijvingen Merk op dat er een verschil is tussen de wijze waarop Ons Planning CAO conflicten signaleert ten opzichte van het zelfroosterscherm. Ons Planning is iets soepeler in omgaan met de 11 uur rusttijd uit artikel 5:3 van de arbeidstijdenwet en implementeert om technische redenen de 36 uur rust per 7x24 uur van CAO niet. Nedap healthcare Pagina 38 / 39

39 Medewerkers zien geen onbeschikbaarheden (zoals vakantie of scholing) in het rooster in het Medewerkerportaal, hoe kan dat? In het rooster of zelfroosterscherm dat medewerkers zien, kan het voorkomen dat niet alle onbeschikbaarheden (zoals vakantie, scholing, overleg) getoond worden. Dit geldt voor zowel die van de medewerker zelf, als voor diens collega's. Dit is eenvoudig te verhelpen door in te stellen dat het beschikbaarheidstype in het rooster van de medewerker wel of niet getoond wordt. Bekijk de handleiding "Instellen welke beschikbaarheidstypen zichtbaar zijn voor medewerkers". Voorheen gold dat alleen verloonde types getoond werden. Dit is instelbaar gemaakt en door de applicatiebeheerder in te stellen zoals in bovenstaande link wordt toegelicht. Nedap healthcare Pagina 39 / 39