Handleiding koppeling met Ysis

Transcriptie

1 Handleiding koppeling met Ysis

2 Introductie Dit document beschrijft stap voor stap de handelingen die benodigd zijn om een correcte inrichting in ONS te maken zodat Ysis data kan versturen naar ONS. Daarnaast staat uitgelegd hoe bepaalde gegevens overgenomen worden. Dit document beschrijft niet de gegevensuitwisseling van ONS naar Ysis. pagina 2 van 12

3 Beveiliging Om het juiste niveau van beveiliging te garanderen wordt er gebruik gemaakt van cliënt certificaten om de verbinding tussen Ysis en Nedap te beveiligen. Proces Om de beide certificaten voor de koppeling te regelen is het nodig om een ticket aan te maken bij Nedap Healthcare. Hierin moet natuurlijk vermeld worden om welke koppeling het gaat en om welke klantomgeving. Een support medewerker zal de aanvraag beoordelen en vervolgens twee dingen doen: - intern de opdracht geven om een certificaat aan te vragen bij Gerimedica. - een klantcode vermelden in het ticket. Deze wordt door Gerimedica gebruikt om een deel van de gegevens van het certificaat in te vullen. De klantcode moet dan aan Gerimedica gegeven worden zodat zij een certificaat aanvraag kunnen maken. Deze aanvraag moet vervolgens aan het ticket gehangen worden. Voordat de aanvraag goedgekeurd kan worden moet er goedkeuring van de klant komen. De volgende situaties worden geaccepteerd: - De aanvrager is een medewerker van de klant. - Een medewerker van de klant is ge-cc d in het ticket en geeft goedkeuring. - De klant stuurt een met daarin de goedkeuring (tijdelijke situatie) De support medewerker zal de aanvraag bekijken en indien goedgekeurd ondertekenen. Het goedgekeurde certificaat wordt aan het ticket gehangen en kan dan weer gegeven worden aan Gerimedica. Het certificaat wat Nedap van Gerimedica krijgt heeft geen goedkeuring van de klant nodig en wordt onderling geregeld. pagina 3 van 12

4 Inrichting onderaannemer Voor bepaalde gegevens is het belangrijk dat er een medewerker is geconfigureerd (voor bijvoorbeeld de DBC registraties). Je kan dit doen door een nieuwe medewerker aan te maken. Het identificatienummer van deze medewerker moet gelijk zijn aan ysis.onderaannemer. Ook moet deze medewerker aangemerkt zijn als onderaannemer (vinkje). Daarnaast is het handig om de achternaam van deze medewerker in te vullen met bijvoorbeeld Ysis. Deze gebruiker moet, om de uren te kunnen fiatteren, ook in een team zitten. Dit team is vrij te kiezen, echter de onderaannemer moet wel per de eerste van het jaar lid zijn van dat team. Inrichting gebruiker Voor bepaalde gegevens in het dossier wordt bijgehouden welke gebruiker de wijzigingen heeft gedaan. Daarom moet er een gebruiker aangemaakt worden met de gebruikersnaam ysis. Het is verstandig om deze aan de ysis.onderaannemer medewerker te koppelen. Qua rechten heeft deze gebruiker alleen één vinkje bij Ons Administratie. Zorg er wel voor dat deze gebruiker een wachtwoord heeft en dat deze is aangepast door in te loggen! pagina 4 van 12

5 Gegevensuitwisseling Dit hoofdstuk beschrijft welke gegevens en hoe deze worden overgenomen. Frequentie van gegevensuitwisseling Ysis stuurt voor de rapportages, BOPZ en de medische basisgegevens notificaties wanneer de gegevens wijzigen. De koppeling ontvangt deze en zal de gegevens in Ons Dossier meteen aanpassen. Sinds begin 2016 zijn de notificaties gegarandeerd, hierdoor vindt er geen nachtelijke synchronisatie meer plaats. Voor de DBC productie en de behandelplannen geldt sowieso dat dit alleen s nachts gebeurt. Er zijn geen notificaties vanuit Ysis die dit kunnen versnellen. Selectie van gegevens De koppeling is zo ontworpen dat voor een klant alle gekoppelde gegevens overkomen. Het betreft hier de rapportages, medische basisgegevens, DBC productie, juridische status, wilsbekwaamheid, vrijheidsbeperkende maatregelen en het behandelplan. Het is niet mogelijk om slechts een selectie aan te zetten. Het is alles of niets! Voor de DBC productie is een datum af te spreken vanaf wanneer de productie moet overkomen. Dit zorgt er voor dat er een soepele overgang is van handmatige import naar automatische import. Deze datum kan aan Nedap worden doorgegeven. Door een datum ver in de toekomst te kiezen kan dit feitelijk geheel uitgezet worden. Client identificatie De gegevensuitwisseling gebeurt altijd op basis van het BSN nummer van de cliënt. Heeft de cliënt geen BSN nummer, dan wordt er ook niets geïmporteerd. Behandelverslagen De verslagen worden real-time verstuurd van Ysis naar Ons. Er zijn twee verschillende rapportages in Ysis: vrije rapportages en gestructureerde rapportages. Bij beide rapportages is het zo dat de naam van de Ysis medewerker wordt overgenomen en zichtbaar is aan de linkerkant. Daarnaast begint elke rapportage met: Afkomstig uit Ysis, deskundigheid:, met de deskundigheid vanuit Ysis. Het is niet mogelijk om de rapportages te koppelen aan een Ons deskundigheid, omdat deze niet compatibel zijn tussen de twee systemen. Om specifieke rapportages uit Ysis te zoeken is het wel mogelijk om op het woord Ysis te zoeken. Rapportage kunnen gewijzigd worden vanuit Ysis, de inhoud zal dan veranderen, de datum aan de linkerkant zal hetzelfde blijven. Er wordt 6 maanden aan historie meegenomen. Sinds 2016 zullen rapportages ook verwijderd worden en zullen ze onder het medisch tabblad komen. Voor vrije rapportages geldt dat de tekst 1-op-1 overgenomen wordt (Voorbeeld 1). Voor gestructureerde rapportages worden de vijf elementen vanuit Ysis samengevoegd volgens de S O E P methodiek. Dit wordt gedaan volgens de volgende cryptische omschrijving: V -> S, A -> O, C+O -> E, B - > P (Voorbeeld 2). Delen die in Ysis op slot staan middels het slotje komen niet over. pagina 5 van 12

6 Voorbeeld 1 Voorbeeld 2 Medische basisgegevens De medische basisgegevens uit Ysis worden in Ons getoond op het Medisch overzicht. Een voorbeeld hiervan is te vinden bij het hoofdstuk Medisch beleid. De gegevens onder Inschrijving in Ysis worden in pagina 6 van 12

7 Ons niet getoond. Elke allergie in Ysis heeft een unieke ID en tekst. De tekst wordt in Ons getoond op het Medisch overzicht, onder de Allergieën/overgevoeligheden en dan specifiek onder het kopje verpleegkundige notities. De reden dat het onder de verpleegkundige notities komt te staan is omdat Ons Dossier alleen tekst krijgt aangeleverd, een allergie in Ons Dossier heeft namelijk veel meer velden die gevuld moeten zijn. Voorbeeld 3 toont een allergie in Ons Dossier Voorbeeld 3 Een diagnose in Ysis bestaat uit een jaartal en een stuk tekst. In Ons wordt dit jaartal voor de tekst gezet en wordt er gesorteerd op deze datum. Als er geen jaartal is ingevuld dan komt deze niet in Ons te staan en is er ook geen garantie over de sortering. Zie Voorbeeld 4. Voorbeeld 4 Medisch beleid De gegevens uit medische beleid in Ysis worden in Ons getoond onder het Medisch overzicht van de cliënt. In Voorbeeld 5 is weergegeven waar de verschillende beleidsafspraken uit Ysis getoond gaan worden. pagina 7 van 12

8 Voorbeeld 5 De beslissing en de toelichting m.b.t. reanimatie, donorcodicil en wilsverklaring worden opgeslagen. In overzicht wordt de beslissing getoond. Voor toelichting doorklikken op Wilbeschikking vanuit het overzicht. Het beleid en de euthanasieverklaring komen niet over. De overige afspraken in Ysis worden opgeslagen onder de medische notities. DBC productie Momenteel wordt alleen de DBC productie vanuit Ysis overgenomen. Deze wordt als reguliere minuten bij de juiste cliënten gezet. Het registreren van de Zorgtrajecten en sub-trajecten wordt niet via de koppeling geregeld. Net als gewone registratieregels moeten de regels gefiatteerd worden en daarna geëxporteerd worden. Het fiatteren kan via het team waaraan de Ysis.onderaannemer is toegewezen. Bij het overnemen van de productie gaat de informatie van welke behandelaar de registratie gemaakt heeft verloren. Het is nog wel steeds mogelijk om een agb-code van een specialist door te sturen naar de grouper. In ONS is dit te vinden onder de informatie van het zorgtraject zelf. Correcties en verwijderde regels komen via de koppeling gewoon door. Echter als de uren gefiatteerd zijn dan kunnen wijzigingen niet meer door de koppeling worden doorgevoerd. Dit moet dan vanuit pagina 8 van 12

9 ONS worden gedaan (corrector rol). Na fiatteren kunnen nog wel nieuwe regels via de koppeling doorkomen. Het is belangrijk om te weten dat achteraf in ONS altijd de regels gecorrigeerd kunnen worden, onafhankelijk van de koppeling. Het sluiten en heropenen van een sub-traject wordt ook door de koppeling geregeld. Wanneer een sub-traject wordt gesloten in ONS en er zijn productie regels overgekomen dan wordt het sub-traject automatisch gesloten in Ysis. Let wel op dat de productie regels alleen s nachts over komen. Subtrajecten kunnen in ONS heropend worden wanneer de eind-datum van het sub-traject wordt verwijderd. Als de koppeling ook het sub-traject eerder heeft gesloten in Ysis, dan zal de koppeling deze ook weer openen. Aanbevolen DBC proces Bij gebruik van de koppeling is het moment van sluiten van sub-trajecten van belang. Vroegtijdig invullen van einddatum van sub-traject blokkeert het verder invoeren en corrigeren van registraties op dit sub-traject aan Ysis kant. Aan te raden is dus om trajecten pas te sluiten als er daadwerkelijk minimaal 42 dagen verlopen zijn sinds de laatste behandeling/registratie. Als er daarna nog correcties of aanvullingen komen, loopt de betreffende behandelaar erg achter en is het dus terecht dat er extra inspanning nodig is om deze registratie alsnog toe te voegen / te corrigeren. Fiatteren kan het beste in een wekelijks ritme gebeuren, maximaal 1 week na afloop (dus bv op vrijdag de voorgaande week fiatteren). Medewerkers hebben dan een week de tijd gehad om nog correcties en aanvullingen op de voorgaande week door te voeren. Eenmaal gefiatteerde uren kunnen niet meer gecorrigeerd worden. Wel zijn aanvullingen in gefiatteerde periodes nog mogelijk. De betreffende week komt dan opnieuw tevoorschijn voor fiatteren. In hoeverre is het wenselijk dat nog aangevuld kan worden met terugwerkende kracht? Behandelplan Ysis kent een behandelplan, dat bedoeld is voor de diverse disciplines die in Ysis vertegenwoordigd zijn. Dit behandelplan wordt in Ons opgeslagen onder de documenten van de cliënt. Voorbeeld 6 toont een behandelplan onder documenten. De naam van het document zal altijd ysis_behandelplan zijn met daar achter een nummer en revisienummer. De gebruiker zal altijd de geconfigureerde gebruiker uit het inrichtingshoofdstuk zijn. Als beschrijving staat bij het document wanneer het actief is geworden en wie dat heeft gedaan. Het bestand is een html bestand welke geopend kan worden door browsers. Voorbeeld 6 Juridische status (2016) Vanaf versie 2 van de koppeling wordt de juridische status ook overgenomen vanuit Ysis. De informatie zal real-time doorgegeven worden. Omdat de juridische status aan de kan van Ysis nooit te pagina 9 van 12

10 verwijderen is, zal er altijd een juridische status blijven staan. Voorbeeld 7 laat een voorbeeld zien van de juridische status in Ons. De verantwoordelijke arts en de bijlage is niet bekend omdat dit vanuit Ysis niet doorkomt. In Ysis is het niet verplicht om de einddatum in te vullen, in Ons wel. Daarom wordt er bij het ontbreken van een einddatum in Ysis een standaard einddatum ingevuld van begin datum plus een half jaar. Voorbeeld 7 Wilsbekwaamheid (2016) In Ons werken de wils(on)bekwaamheden iets anders als in Ysis. In Ons is de cliënt wilsbekwaam behalve op de geselecteerde onderwerpen. Omdat in Ysis een cliënt als volledig wilsonbekwaam kan worden gelabeld, zal dat in Ons als Cliënt is wilsbekwaam behalve op Alles getoond worden. Voorbeeld 8 Vrijheidsbeperkende maatregelen (2016) De vrijheidsbeperkende maatregelen staan in Ons onder het zorgplan. De situatie, aard van toepassing en/of het een noodsituatie betreft wordt afgeleid van de informatie die in Ysis wordt ingevoerd. Voor het bepalen van de wilsbekwaamheid wordt gekeken naar de wilsonbekwaamheden. Indien er een wilsonbekwaamheid is dan wordt deze op nee gezet. Voorbeeld 9 toont een VBM in het overzicht. Beëindigde VBM s komen in het archief te staan. Voorbeeld 10 toont het detail overzicht met de gegevens zover die uit Ysis komen. VBM s zijn niet te verwijderen indien ze via Ysis zijn aangemaakt. Pas als ze in Ysis worden verwijderd/beëindigd dan worden ze in Ons naar het archief verplaatst. pagina 10 van 12

11 Voorbeeld 9 Voorbeeld 10 Signaleringen (2016) Het is mogelijk om acties uit te zetten naar medisch personeel in Ysis en vice-versa. Om de juiste acties voor de juiste deskundigheden uit te zetten, wordt er een mapping in Ysis bijgehouden van deskundigheden uit Ons naar disciplines in Ysis. Berichten die aan verzorgend personeel worden gestuurd vanuit Ysis worden vertaald in openstaande acties (blauwe uitroepteken bij rapportage, Voorbeeld 11) voor de gekoppelde deskundigheden. Als in Ysis meerdere deskundigheden zijn gekoppeld aan de discipline verzorging, dan zal voor elk van die deskundigheden een actie worden aangemaakt. Voorbeeld 11 pagina 11 van 12

12 Als er een actie wordt uitgezet in Ons voor een discipline die in Ysis is gemapt dan wordt er een (standaard) bericht verstuurd in Ysis aan de gekoppelde specialist. Als er geen behandelrelatie is tussen cliënt en een specialist van de betreffende discipline dan krijgt de medewerker in Ons die de actie heeft uitgezet een notificatie in de HUB-balk (Voorbeeld 12). De HUB bar is een verplichte feature om deze notificaties te kunnen zien. Wanneer deze in de loop van 2016 in elke applicatie van de Ons suite is geïntroduceerd, zijn de notificaties dus vanuit elke applicatie te zien. Voorbeeld 12 pagina 12 van 12