AEOLUS. Toevoegen klant. Aeolus Front. v

Transcriptie

1 AEOLUS V1 AEOLUS TOEVOEGEN KLANT Toevoegen klant Aeolus Front v

2 Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, adressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009

3 Inhoud HOOFDSTUK 1 Toevoegen klant Intro Cliënt toevoegen BSN Register niet-ingezetenen Vreemdelingennummer Beschrijvende identificatie BSN achteraf koppelen aan cliënt... 7 HOOFDSTUK 2 Klant overzicht Algemeen Klantgegevens wijzigen Wijzig naam Wijzig correspondentie Relaties Klantcontacten Tijdlijn... 14

4 HOOFDSTUK 1 Toevoegen klant 1.1 Intro Voordat de cliënt nieuw aangemaakt wordt adviseren wij altijd te controleren of de cliënt niet al aanwezig is binnen de Front applicatie, dit om eventuele doublures te voorkomen. Is de cliënt nog niet bekend binnen de applicatie dan kunt u onderstaande handleiding volgen. 1.2 Cliënt toevoegen Ga naar de klanten tab en klik op het icoontje om de cliënt toe te kunnen voegen. Het volgende scherm verschijnt. Een cliënt kan met de volgende unieke kenmerken ingevoerd worden: - BSN, bij een koppeling met de BRP/GBA zullen de gegevens opgehaald worden uit de makelaar. - Register niet-ingezetenen - Vreemdelingennummer - Beschrijvende indentificatie

5 Het is altijd mogelijk om achteraf nog een BSN nummer te koppelen aan een cliënt, zie paragraaf BSN Voer het BSN nummer in, de vinkjes voor relaties meenemen kunnen aangevinkt worden als er sprake is van doelbinding. Klik op Zoek. De gegevens worden overgehaald vanuit de BRP/GBA. Is de cliënt niet bekend binnen de BRP/GBA dan kunnen de cliëntgegevens handmatig worden gevuld. De oranje omlijnde velden zijn verplichte velden. Klik op opslaan, de cliënt is nu aangemaakt in Aeolus Front en zal zich openen in een nieuw tabblad binnen uw browser Register niet-ingezetenen Dit is een register van personen die niet of korter dan 4 maanden in Nederland wonen. Vul de velden in, de oranje omlijnde velden zijn verplicht. Klik op opslaan, de cliënt is nu aangemaakt in Aeolus Front en zal zich openen in een nieuw tabblad binnen uw browser.

6 1.2.3 Vreemdelingennummer Dit is een uniek nummer, welk iedere vreemdeling bij de IND krijgt Beschrijvende identificatie Vul de velden in, de oranje omlijnde velden zijn verplicht. Klik op opslaan, de cliënt is nu aangemaakt in Aeolus Front en zal zich openen in een nieuw tabblad binnen uw browser.

7 1.3 BSN achteraf koppelen aan cliënt Wanneer de cliënt al in Aeolus Front bestaat zonder BSN nummer dan is er de mogelijkheid het BSN nummer alsnog te kunnen koppelen. Maak de cliënt nieuw aan zoals beschreven in paragraaf 1.2. en De applicatiebeheerder heeft de bevoegdheid om klanten samen te mogen voegen. Met deze actie kan de cliënt zonder BSN en de cliënt met BSN worden samengevoegd zonder dat hierbij de werkproces gegevens verloren gaan. Zie de handleiding Klant samenvoegen op onze supportsite: Suppot.Hene.Nl/Front om de klant te kunnen samenvoegen. HOOFDSTUK 2 Klant overzicht Open een cliënt om zo het integrale klantbeeld te kunnen zien. 2.1 Algemeen Menu aan de linkerkant: - Overzicht Met het pijltje achter overzicht kunt u de onderstaande kaarten inklappen of uitklappen - Notities Hier kunt u notities plaatsen die gaan over de klant zelf, denk hier bijvoorbeeld aan een waarschuwing voor uw collega s - Adressen Bij een koppeling met de BRP/GBA zal hier het adres worden getoond, het adres is hier ook handmatig op te voeren - Klantcontacten Hier zijn alle klantcontacten te zien die binnen werkprocessen opgevoerd zijn - Legitimatiebewijzen Hier kan de controle betreft legitimatie vastgelegd worden - Voorzieningen

8 Is er een koppeling met de Backoffice aanwezig dan staat hier de beknopte informatie betreft reeds aanwezige voorzieningen in de Backoffice voor deze cliënt - Documenten Hier zijn alle documenten te zien die binnen werkprocessen opgevoerd zijn - Signalen Bij het opvoeren van klantcontacten onder een werkproces kan er een signaal verstuurt worden naar de signalen tab (soort to do lijstje). Op deze kaart staat een opsomming van de signalen die binnen de verschillende werkprocessen onder deze cliënt aangemaakt zijn - Werkprocessen Hier zijn alle werkprocessen te zien die deze cliënt heeft of heeft gehad Er is een dicht slotje te zien bij de kaarten: - Voorzieningen - Documenten - Signalen Het dichte slotje geeft aan dat je op deze plek, dus op de klantenkaart, geen gegevens kan toevoegen. De kaart voorzieningen is om in te zien of er eventueel al een voorziening aanwezig is binnen de Backoffice. De kaart Documenten laat een overzicht zien van alle aanwezige documenten onder de verschillende werkprocessen voor de cliënt. Om een document toe te kunnen voegen dient u dit te doen onder het werkproces dat betrekking heeft op het document. De kaart Signalen is alleen een weergave van signalen die zijn verstuurd binnen de verschillende werkprocessen binnen de klantcontacten. Om een signaal aan te kunnen maken dient u dit te doen binnen het desbetreffende werkproces.

9 2.2 Klantgegevens wijzigen Klik op de drie streepjes voor de naam van de cliënt. U kunt nu kiezen voor: - Wijzig naam - Wijzig correspondentie - Voeg een notitie toe Wijzig naam Hier kunnen de basisgegevens van de cliënt aangepast worden; Naam, Naamgebruik, Geboortedatum, Nationaliteit en of het een test cliënt betreft of niet. Deze gegevens zullen middels een koppeling met de BRP/GBA worden overgenomen vanuit de makelaar. Mocht de koppeling met de BRP/GBA even uit de lucht zijn kunnen hier de gegevens handmatig opgevoerd worden Wijzig correspondentie

10 Hier kunnen de gegevens betreft correspondentie worden gewijzigd. Correspondentie: - Telefoonnummer - Mobiel nummer - Telefoon overig - Toelichting op bereikbaarheid Aanhef Hier kan de aanhef eventueel aangepast worden voor wat betreft correspondentie. Correspondentieadres Hier kan een correspondentie adres ingevoerd worden welke eventueel afwijkt van het feitelijk adres.

11 2.3 Relaties Familierelaties Klik op de streepjes voor Familierelaties. Hier kunnen familierelaties toegevoegd worden. Overige relaties Klik op de streepjes voor Overige relaties.

12 Zowel bij het aanmaken van een familierelatie als een overige relatie verschijnt het volgende scherm. Geef het soort relatie op, dit is een uitklap menu. In het veld persoon kan de naam of BSN ingevoerd worden en bij het klikken op zoek zal Aeolus Front gaan zoeken of deze persoon al bekend is binnen Aeolus Front. Is de persoon/organisatie al bekend dan zullen de gegevens overgenomen worden. Is de persoon/organisatie nog niet bekend binnen Aeolus Front dan heeft u nu de mogelijkheid om deze handmatig toe te voegen. De oranje omlijnde velden zijn verplichte velden. 2.4 Klantcontacten Dit is een weergave van elke klantcontact dat is vastgelegd onder de verschillende

13 werkprocessen van desbetreffende cliënt. Een klantcontact is altijd gekoppeld aan een werkproces. Om een klantcontact toe te voegen klikt op de drie streepjes voor Klantcontacten. U dient eerst altijd aan te geven binnen welk werkproces het klantcontact valt.

14 2.5 Tijdlijn Op de tijdlijn zijn alle acties te vinden die er voor de cliënt zijn geweest of nog steeds zijn. Binnen het filter kunt u uw gewenste voorkeuren opgeven wat u getoond wilt hebben. Het filter is te vinden aan de rechterkant, het tandwiel. Klik op het tandwiel en het volgende scherm verschijnt. Klik uw gewenste voorkeuren aan en klik op toepassen.