AEOLUS. Aeolus Front. Dossier uitdraaien V1 /

Transcriptie

1 AEOLUS V1 AEOLUS AEOLUS FRONT Aeolus Front Dossier uitdraaien V1 /

2 V1 / AEOLUS AEOLUS FRONT Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, adressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009

3 V1 / AEOLUS AEOLUS FRONT Inhoud HOOFDSTUK 1 Dossier uitdraaien... 4 Intro... 4 Wat wordt er uitgedraaid?... 4 Notitie, document of klantcontact wel of niet meenemen in dossier uitdraai... 5 Dossier uitdraaien... 5 Dossier inzien... 7 HOOFDSTUK 2 Applicatiebeheer inrichting... 8 Dossier uitdraaien module activeren... 8 Sjabloon inrichten... 8

4 4 HOOFDSTUK 1 Dossier uitdraaien Intro Dit document geeft u inzicht hoe u een dossier uitdraai kan maken van alle gegevens van een klant, zodat u deze gegevens op een veilige manier online kunt delen met de klant. In hoofdstuk 1 wordt behandeld hoe u het dossier kunt uitdraaien en inzien. In hoofdstuk 2 wordt de inrichting behandeld. Indien het de eerste keer is dat dossier uitdraai wordt uitgevoerd, moet de inrichting eerst worden ingericht. Wat wordt er uitgedraaid? Het dossier bevat een map met de algemene klantgegevens en een map voor elk geselecteerd werkproces. U kunt tijdens het uitdraaien aangeven welke werkprocessen u wilt uitdraaien. De notities, documenten en klantcontacten worden meegenomen op basis van wat er is aangegeven in het Meenemen veld binnen de notities, documenten en klantcontacten. Het dossier bestaat uit een.zip bestand met daarin een.zip bestand met de basis klantgegevens in een PDF bestand, en een.zip bestand voor elk werkproces dat is meegenomen. Elk werkproces bevat een Integraal rapport met daarin de basis gegevens van het werkproces, en eventueel ook losse Word of PDF bestanden van de documenten. In de map klantgegevens worden alle basisgegevens opgenomen, denk hierbij bijvoorbeeld aan: - Naam - Adres - BSN - - Geboortedatum - Datum overlijden - Telefoonnummer - Mobiele telefoonnummer - Extra toelichting onder de klant - Notities onder de klant - Familierelaties - Overige relaties In de map voor een werkproces worden alle gegevens van het werkproces opgenomen, denk hierbij bijvoorbeeld aan: - De algemene informatie van het werkproces, zoals begin-, einddatum en status - De tekstkaarten onder het werkproces - De leefgebieden kaarten onder het werkproces - Doelen - Diensten - Klantcontacten - Betrokkene - Notities - Documenten Op de volgende bladzijde laten wij u zien hoe u een notitie, document of klantcontact wel of niet kan meenemen in de dossier uitdraai.

5 5 Notitie, document of klantcontact wel of niet meenemen in dossier uitdraai Met het veld Meenemen kunt u aangeven of u iets wel of niet wilt meenemen in de dossier uitdraai. Waarde Nee Alleen in Plan Alleen in Integraal Altijd meenemen Waar worden de gegevens meegenomen? Nergens Deze functie is voor de toekomst en heeft momenteel geen effect Binnen integraal rapport Binnen integraal rapport en binnen andere documenten in Front NOTE Het integraal rapport is altijd aanwezig in een dossier uitdraai. Documenten die u meeneemt worden ook als los Word of PDF bestand toegevoegd in de Dossier uitdraai. Dossier uitdraaien - Ga naar de klanten module door rechts bovenin op het icoon te klikken - Open de klant waarvan u een dossier wilt uitdraaien - Klik rechts bovenin op Acties en vervolgens bij Dossier uitdraaien op Uitvoeren NOTE Als u deze actie niet ziet door op de Overzicht kaart onder de klant op Acties te klikken, dan heeft u geen Applicatiebeheerder rol rechten of dan staat de module uit omdat er geen inrichting is doorgegeven aan Horlings & Eerbeek. Zie hiervoor hoofdstuk 2.

6 6 Het volgende scherm verschijnt: Nr Naam veld Omschrijving 1 Klantgegevens De klantgegevens zoals bekend binnen Aeolus Front 2 Werkprocessen De werkprocessen die worden meegenomen 3 naar Het adres waar de downloadlink naar toe wordt gestuurd 4 Onderwerp Het onderwerp van de 5 Verstuur code via De manier waarop de toegangscode wordt verstuurd. De SMS code wordt verstuurd vanuit een SMS service genaamd Aeolus. De wordt verstuurd vanuit het adres dat in de inrichting is gezet 6 Mobiel Het mobiele telefoonnummer waar de ontvanger de toegangscode op krijgt. Indien bij stap 5 voor SMS is gekozen, dan zal de ontvanger per een downloadlink krijgen en dan zal de toegangscode per SMS verstuurd 7 Bericht De inhoud van het begeleidende bericht wat naar de klant wordt gestuurd. U kunt de tekst in het bericht hier aanpassen 8 Verstuur mij een kopie U kunt hier aangeven of u een kopie wilt ontvangen. Indien de code via SMS wordt verstuurd dan ontvangt u hier geen kopie van. Als alles juist staat klikt u op Dossier verzenden links onderin beeld. NOTE Na het klikken op Dossier verzenden kunt u de actie niet meer ongedaan maken. Het verzenden kan enkele minuten duren. De download blijft twee weken geldig. NOTE De inhoud van de is een standaard template, mocht de Look & Feel van uw eigen gemeente willen gebruiken dan kunt u uw wensen doorgeven en een offerte aanvragen middels een mailtje naar onze Helpdesk: Helpdesk@HorlingsEnEerbeek.nl.

7 7 Dossier inzien In onderstaande voorbeeld is gekozen voor een toegangscode via de ontvangen. De klant zal het uitgedraaide dossier middels een link in de kunnen benaderen. Een separate is gestuurd met de toegangscode om het dossier te kunnen openen (is er gekozen om de toegangscode middels SMS te versturen, dan zal de klant de toegangscode via SMS ontvangen). De bevat de link naar het uitgedraaide dossier en de gebruikersnaam om in te kunnen loggen. Klik op de link, er kan nu worden ingelogd met de genoemde gebruikersnaam en met de code die is ontvangen via de tweede of SMS, afhankelijk waarvoor gekozen was. Na het klikken op verzenden wordt het dossier gedownload en zal als zip bestand aangeboden worden.

8 8 HOOFDSTUK 2 Applicatiebeheer inrichting Dossier uitdraaien module activeren De dossier uitdraaien module staat standaard uit. Om de module te activeren hebben wij een adres nodig van de gemeente zodat dit adres gebruikt kan worden als verstuurder van de dossier uitdraai richting de klant. Op hebben wij een richting de applicatiebeheerders gestuurd met meldingsnummer [#EBB14724] met het verzoek deze gegevens aan ons aan te leveren. Heeft u de niet meer? Neem dan contact op met helpdesk@horlingseneerbeek.nl. Sjabloon inrichten Om voor de eerste keer een dossier uitdraai te kunnen voeren moet de inrichting goed staan. Elke dossier uitdraai bevat per werkproces een integraal rapport en dit moet eerst worden ingericht. Het documentsjabloon waarop de uitdraai geprint zal worden is te vinden binnen de module Beheer onder Documenten en vervolgens op de kaart Sjablonen. De naam van het sjabloon is Integraal rapport. NOTE Het sjabloon mag hernoemd worden door de applicatiebeheerder, dus de naam kan afwijken Open het sjabloon Integraal rapport en klik vervolgens aan de linkerkant op de kaart Algemeen. De velden dienen als volgt gevuld te zijn: Nr Naam veld Uitleg 1 Naam De naam van het sjabloon 2 Omschrijving De omschrijving van het sjabloon 3 Groep Zet dit veld op Rapportage 4 Papiersoort Zet dit veld op Integraal rapport 5 Brief of werkproces Zet dit veld op Werkproces 6 Werkprocessen Niet van toepassing. Zorg dat de velden zijn uitgevinkt 7 Stijlsjabloon Zet dit veld op de standaardstijl van de gemeente 8 Activiteit verplicht Niet van toepassing. Zorg dat dit veld is uitgevinkt