AEOLUS. Beheer Rechten. Aeolus Front V1 /

Transcriptie

1 AEOLUS V1 AEOLUS BEHEER RECHTEN Beheer Rechten Aeolus Front V1 /

2 V1 / AEOLUS BEHEER RECHTEN Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, adressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009

3 V1 / AEOLUS BEHEER RECHTEN Inhoud HOOFDSTUK 1 Algemeen... 4 HOOFDSTUK 2 Uw organisatie Rechten teams Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld HOOFDSTUK 3 Teams... 7 HOOFDSTUK 4 Rechten Meerdere rechten aan een team Een gebruiker met meerdere teams Tijdelijke rechten toekennen werkproces HOOFDSTUK 5 Gebruiker aanmaken/wijzigen Gebruikers indelen in groepen... 13

4 4 HOOFDSTUK 1 Algemeen De rechten in Aeolus front worden toegekend aan een team. De gebruikers die onder dat team vallen hebben allen dezelfde rechten als die zijn toegekend aan het team waaronder zij werken. Wij adviseren altijd contact op te nemen met de Helpdesk van Horlings & Eerbeek wanneer u de rechten wilt herzien. Wijzigingen binnen de rechten kunnen grote consequenties hebben, zowel binnen de nieuwe structuur als binnen de historie. Bij het aanmaken van een werkproces of het doorsturen van het werkproces naar een nieuwe regievoerder, zullen de rechten voor de groepen op dat werkproces opnieuw worden toegekend. HOOFDSTUK 2 Uw organisatie Hier wordt een organigram getoond van de indeling van uw applicatie (de database indeling). Hier ziet u uw structuur, groepen en gebruikers. Onderstaand voorbeeld is een fictief voorbeeld. De rechten hangen aan een team (oranje poppetjes), de consulenten (blauwe poppetjes) die onder het team vallen krijgen de rechten zoals deze staan toegekend onder het team waarbinnen ze vallen. De teams erven ook de rechten van de bovenliggende teams. Bijvoorbeeld Noord Team heeft ook de rechten van Sociaal Team.

5 5 2.1 Rechten teams De rechten worden bepaald middels pad verwijzingen, welk pad wordt er afgelegd naar het juiste team toe (het gaat hier om het pad van de regievoerder). Een aantal voorbeelden hieronder betreft gemeente IJsseldijk: - Consulent x werkt in het team Sociaal, het pad dat afgelegd moet worden is IJsseldijk\Sociaal - Consulent x werkt in Team A, het pad dat afgelegd moet worden is IJsseldijk\Sociaal\Team A - Consulent werkt in team Managers, het pad dat afgelegd moet worden is IJsseldijk\Managers

6 6 Het getal achter de regel voor de pad verwijzing geeft aan welke rechten er zijn, dit getal is een opsomming van onderstaande rechten Voorbeeld 1 Het team Managers heeft de letter A (zie organigram), de pad verwijzing hiervoor is: Recht 1 = Zien Het pad dat wordt aangeroepen is IJsseldijk (zie pad verwijzing regel A.) De gebruikers die in groep Managers zitten hebben dus zien rechten op alle werkprocessen die beginnen met het pad IJsseldijk. Als een consulent vanuit het team Sociaal (padverwijzing IJsseldijk\Sociaal) een werkproces heeft aangemaakt dan zal dit werkproces voor de gebruikers binnen het team managers dus ook te zien zijn, zij hebben namelijk zien rechten op alle werkprocessen waarvan het pad van de regievoerder begint met IJsseldijk. Dit omdat het team managers het recht 1 heeft (zien rechten) op alle werkprocessen die beginnen met de padverwijzing IJsseldijk Voorbeeld 2 Team A heeft geen letter als padverwijzing staan. De bovenliggende groep is Sociaal, hierbij staan de letters B en D. Team A heeft dus het recht B en D: Recht B geeft het recht 3 als het pad van de regievoerder van een werkproces begint met IJsseldijk. Recht 3 is een optelling van recht 1+2 = Zien + Inzien. Team A kan dus alle werkprocessen zien en inzien als het pad van de regievoerder begint met IJsseldijk. Recht D geeft het recht 15 als het pad van de regievoerder begint met IJsseldijk\Sociaal. Recht 15 = = Zien, Inzien, Privacy en Wijzigen. Team A mag dus alle werkprocessen waarvan het pad van de regievoerder begint met IJsseldijk\Sociaal zien, inzien en bewerken. Team B valt ook onder Sociaal, het pad wat Team B aflegt is dan ook IJsseldijk\Sociaal Team A en Team B hebben dus dezelfde rechten, vallen beide onder het team Sociaal waar de rechten B en D aan hangen en hebben dus ook op elkaar recht 15.

7 Voorbeeld 3 Het team App beheer heeft recht F staan: 31 is een optelling van alle beschikbare rechten; Zien, Inzien, Privacy, Wijzigen en Verwijderen. App beheer heeft dus recht 31 op alle werkprocessen waarvan het pad van de regievoerder begint met IJsseldijk. Alle paden beginnen met IJsseldijk, de groep App beheer zal dan ook op alle werkprocessen recht 31 hebben. HOOFDSTUK 3 Teams Hier kunnen de teams aangemaakt worden. Klik op scherm verschijnt. en het volgende Geef hier de naam op van uw team (de oranje poppetjes in het organigram op de pagina Uw Organisatie ). Hier kunt u aangeven of het team onder een bovenliggende groep valt, hiermee zet u dan ook de padverwijzing, zie uitleg Hoofdstuk 2. Er kunnen hier meerdere rechten aangevinkt worden, alle rechten zullen dan aan dit team hangen. Op de kaart Rechten binnen de module beheer zet u daadwerkelijk de rechten/padverwijzing, zie volgende hoofdstuk (4).

8 8 HOOFDSTUK 4 Rechten Hier staan de rechten van de teams ingericht. De rechten die de teams op elkaar hebben worden bepaald door het pad dat wordt afgelegd. Onderstaand voorbeeld laat voorbeeld 2 uit paragraaf zien. Het team Team A heeft als bovenliggende groep Sociaal met recht B en D. Om het recht te zetten voor Team A moet het team Sociaal in worden gericht. Open het desbetreffende team op de rechten kaart en het volgende scherm verschijnt. Naam : De naam van het standaard recht, max 50 karakters Wie : Eigen subject / Pad subject; Pad : Het pad wat het recht voor het team bepaald (zie hoofdstuk 2.1) Pad filter : Begint met/bevat/ Is gelijk aan Pad soort : Eigen/Opgegeven (opgegeven zoals in het veld Pad ) Regel soort : Aanmaker/Regievoerder Soort : Aanmaken/Versturen/Aanmaken en versturen Actief : Ja/Nee Auto verwijder : Ja/Nee, ons advies is deze altijd te vullen met Ja. Dit houdt in dat als de rechten veranderen er een reset plaatvind naar de nieuwe situatie.

9 9 4.1 Meerdere rechten aan een team Wanneer een team meerdere rechten aan zich heeft hangen dan zal het recht wat gevuld is met de waarde Niet toegestaan altijd de overige rechten overrulen. Om dit te voorkomen kan er gekozen worden voor de waarde Niet gezet in plaats van Niet toegestaan (zie vorige schermafdruk). Voorbeeld: Team Sociaal Team Sociaal heeft recht B en D. Recht B: Zien Toegestaan Openen Toegestaan Wijzigen Toegestaan Verwijderen Niet toegestaan Recht D: Zien Toegestaan Openen Toegestaan Wijzigen Toegestaan Verwijderen Toegestaan Team Sociaal zal geen Verwijder rechten hebben, in recht B is dit namelijk niet toegestaan. Ondanks dat het vanuit recht D wel mag zal het niet toegestaan in recht B overrulen.

10 Een gebruiker met meerdere teams De waarde niet toegestaan zal altijd de overige rechten overrulen. Zit je dus als gebruiker in de groep App beheer (recht F), dan heb je alle rechten. Recht 31 is een optelling van alle aanwezige rechten, dus van zien tot aan verwijderen. Zit deze gebruiker ook in team Sociaal, waarin het recht voor verwijderen is gevuld met Niet toegestaan dan kan de applicatiebeheerder alsnog niet verwijderen omdat de waarde Niet toegestaan voor verwijderen vanuit het team Sociaal de overige rechten van de teams overruled. Staat de waarde voor verwijderen op Niet gezet in plaats van Niet toegestaan, zie onderstaand voorbeeld, dan zal de gebruiker die in het team Sociaal zit nog steeds niet kunnen verwijderen. Echte de waarde Niet gezet zal niet de rechten binnen de overige teams overrulen. De gebruiker die werkt vanuit de groep App beheer zal nu wel gewoon verwijder rechten hebben. Voorbeeld: Team Sociaal Team Sociaal heeft recht B en D. Recht B: Zien Toegestaan Openen Toegestaan Wijzigen Toegestaan Verwijderen Niet gezet Recht D: Zien Toegestaan Openen Toegestaan Wijzigen Toegestaan Verwijderen Toegestaan Bij het aanmaken van het werkproces kan gekozen worden vanuit welk team u werkt.

11 Tijdelijke rechten toekennen werkproces Het is mogelijk om tijdelijk rechten toe te kennen aan een bepaald werkproces voor een collega en/of derden zonder dat deze normaal rechten hadden op het werkproces. Open het werkproces en klik de kaart overige open. Klik op de kaart rechten. U ziet nu welke rechten de verschillende teams hebben op dit werkproces. Door rechts op het plusje te klikken verschijnt de volgende wizard: Binnen het veld Rechthebbende kan gekozen worden voor een persoon/gebruiker maar ook voor een hele groep om rechten toe te kennen. Vervolgens geeft u aan welk recht er dan moet zijn. Hou hierbij rekening met de waarde Niet toegestaan vs Niet gezet, zie vorige paragrafen binnen hoofdstuk 4.

12 12 HOOFDSTUK 5 Gebruiker aanmaken/wijzigen Hier kunt u gebruikers aanmaken en wijzigen. Om een gebruiker aan te maken klikt u op Wilt u een gebruiker wijzigen dan klikt u op het potloodje achter de gebruiker. In beide situaties komt in het volgende scherm terecht. De velden met een oranje rand eromheen zijn verplichte velden. De naam en contactgegevens die hier worden gevuld kunnen later gebruikt worden als ondertekening in de sjablonen. De velden onder de kop Gebruiker zijn van belang voor het gebruik van Aeolus Front. - Gebruikersnaam: Vul hier het adres in van de gebruiker. Dit adres moet een actief adres zijn. Is de gebruiker zijn/haar wachtwoord om in te loggen vergeten dan kan via zijn/haar adres een linkje om te ressetten worden verstuurd. - Startpagina: U kunt hier aangeven op welke pagina de gebruiker binnen komt na inloggen op Aeolus Front. - Two-factor authentication: Dit is een extra beveiliging bij inloggen. Het veld two-factor kunt u op ja zetten, deze actie werkt uiteraard alleen als u de licentie voor two-factor authentication heeft afgenomen (sms berichten moeten zijn afgenomen bij onze organisatie). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Sales@HorlingsenEerbeek.nl. - Actief: Hier kunt u de gebruiker op inactief zetten. De gebruiker zal dan niet meer te selecteren zijn bij het toewijzen van werkprocessen. - Rollen: Hier kent u de rol toe aan de gebruiker. De rollen zijn als volgt o Applicatiebeheerder: de gebruiker krijgt toegang tot de module beheer o Consulent: de gebruiker krijgt de rechten zoals bepaald in de groep waarin hij/zij zit o Externe gebruiker: hier kunnen beperkte rechten aan worden gehangen in het geval een externe gebruiker tijdelijke rechten dient te krijgen binnen Aeolus Front

13 13 o o Manager: de gebruiker krijgt toegang tot de module rapportage Systeembeheerder: deze rol is voor Horlings En Eerbeek, hier hoeft niets mee te doen Gebruikers indelen in groepen Ga naar het organigram bij uw organisatie. Klik op de groep, het oranje poppetje, waar uw gebruiker in moet komen. De volgende icoontjes verschijnen. Klik op om een gebruiker toe te voegen. Selecteer de gebruiker en sla op, de gebruiker is nu toegevoegd aan het team.

14 14