AEOLUS. Aeolus Front Beheer. Super users V1 /

Transcriptie

1 AEOLUS V1 AEOLUS AEOLUS FRONT BEHEER Aeolus Front Beheer Super users V1 /

2 V1 / AEOLUS AEOLUS FRONT BEHEER Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, adressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009

3 V1 / AEOLUS AEOLUS FRONT BEHEER Inhoud HOOFDSTUK 1 Beheer algemeen... 4 HOOFDSTUK 2 Uw organisatie... 4 Teams... 4 Gebruikers Gebruikers indelen in groepen... 6 Rechten... 7 HOOFDSTUK 3 Werkprocessen... 7 Helpteksten Kaartdefinities... 9 HOOFDSTUK 4 Documenten... 9 Stijlen Font Paragraph Tabs Numbering Papiersoorten Bouwstenen Sjablonen HOOFDSTUK 5 Functies binnen de Word Editor Stijlen toepassen Tabel toevoegen Reports Bouwstenen Bouwsteen opmaak en verwijderen Spellingscontrole Knippen en plakken Tekstblokken bij elkaar houden BIJLAGE 1 Veldnamen... 30

4 4 HOOFDSTUK 1 Beheer algemeen Binnen de module beheer kunt u zelf nieuwe gebruikers aanmaken en onderverdelen binnen de groepen, u kunt helpteksten toevoegen aan bepaalde kaarten en u bent zelf in staat om documenten, formulieren en rapporten samen te stellen. De module beheer bestaat uit: - Uw organisatie: hier maakt u de gebruikers aan en plaatst hen in de juiste groep - Werkprocessen: hier kunt u helpteksten toevoegen en naamgeving leefgebieden aanpassen - Documenten: hier maakt u de rapporten, brieven en formulieren HOOFDSTUK 2 Uw organisatie Hier wordt een organogram getoond van de indeling van uw applicatie (de database indeling). Hier ziet u uw structuur, groepen en gebruikers. Onderstaand voorbeeld is een fictief voorbeeld. De kaarten onder uw organisatie zijn: - Teams - Gebruikers - Rechten Teams Hier staan de teams binnen uw gemeente die toegang hebben tot de applicatie. Hier staan de rechten die de teams ten opzichte van elkaar hebben. Voordat u hier veranderingen in wilt aanbrengen dient u eerst contact op te nemen met de Helpdesk van Horlings & Eerbeek. Wanneer de rechten van de teams worden gewijzigd kan dit grote gevolgen hebben. Gebruikers Hier kunt u gebruikers aanmaken en wijzigen. Om een gebruiker aan te maken klikt u op het + Wilt u een gebruiker wijzigen dan klikt u op het potloodje achter de gebruiker. In beide situaties komt in het volgende scherm terecht.

5 5 De velden met een oranje rand eromheen zijn verplichte velden. De naam en contactgegevens die hier worden gevuld kunnen later gebruikt worden als ondertekening in de sjablonen. De velden onder de kop Gebruiker zijn van belang voor het gebruik van Aeolus Front. - Gebruikersnaam: Vul hier het adres in van de gebruiker. Dit adres moet een actief adres zijn. Is de gebruiker zijn/haar wachtwoord om in te loggen vergeten dan kan via zijn/haar adres een linkje om te ressetten worden verstuurd. - Startpagina: U kunt hier aangeven op welke pagina de gebruiker binnen komt na inloggen op Aeolus Front. - Two-factor authentication: Dit is een extra beveiliging bij inloggen. Het veld two-factor kunt u op ja zetten, deze actie werkt uiteraard alleen als u de licentie voor two-factor authentication heeft afgenomen (sms berichten moeten zijn afgenomen bij onze organisatie). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Sales@HorlingsenEerbeek.nl. - Actief: Hier kunt u de gebruiker op inactief zetten. De gebruiker zal dan niet meer te selecteren zijn bij het toewijzen van werkprocessen. - Rollen: Hier kent u de rol toe aan de gebruiker. De rollen zijn als volgt o Applicatiebeheerder: de gebruiker krijgt toegang tot de module beheer o Consulent: de gebruiker krijgt de rechten zoals bepaald in de groep waarin hij/zij zit o Externe gebruiker: hier kunnen beperkte rechten aan worden gehangen in het geval een externe gebruiker tijdelijke rechten dient te krijgen binnen Aeolus Front o o Manager: de gebruiker krijgt toegang tot de module rapportage Systeembeheerder: deze rol is voor Horlings En Eerbeek, hier hoeft niets mee te doen

6 Gebruikers indelen in groepen Ga naar het organigram bij uw organisatie. Klik op de groep, het oranje poppetje, waar uw gebruiker in moet komen. De volgende icoontjes verschijnen. Klik op om een gebruiker toe te voegen. Selecteer de gebruiker en sla op, de gebruiker is nu toegevoegd aan het team.

7 7 Rechten Hier staan de rechten van de teams geregeld. De rechten die de teams op elkaar hebben worden bepaald door het pad wat wordt afgelegd. Voordat u hier veranderingen in wilt aanbrengen dient u eerst contact op te nemen met de Helpdesk van Horlings & Eerbeek. Wanneer de rechten van de teams worden gewijzigd kan dit grote gevolgen hebben. HOOFDSTUK 3 Werkprocessen Helpteksten Bij elk werkproces kunt u informatie m.b.t. uw werkproces vastleggen in werkwijze. De button Werkwijze is voor de gebruikers aan de rechter kant van elk scherm te vinden binnen Aeolus Front. De gebruikers zien dit als volgt. Wilt u teksten toevoegen en/of bewerken, dan klikt u op het potloodje achter de regel. U bent zelf verantwoordelijk voor de ingevoerde tekst.

8 8 De ingevoerde helpteksten dienen nog gekoppeld te worden aan de juiste kaarten binnen Aeolus front. Open de kaart kaartdefinities en open de juiste kaart, hier kunt u de helpteksten koppelen aan de juiste kaart.

9 Kaartdefinities Hier kunt u de namen van de leefgebieden aanpassen, doe dit echter niet voordat u contact heeft gehad met onze helpdesk. Eenmaal klikken geeft aan de rechterzijde de inhoud weer, wilt u bewerken, dan klikt u op het potloodje achter de regel. Nadat u een naam heeft aangepast, moet u opslaan, het leefgebied heeft dan de gewenste benaming. HOOFDSTUK 4 Documenten Er zijn 4 kaarten te vinden onder de module documenten: - Stijlen - Papiersoort - Bouwstenen - Sjabloon Stijlen Met de stijlen kunt u alle stijlen opgeven die u wilt gebruiken binnen de sjablonen. U geeft hier aan welk lettertype uw gemeente hanteert. Maar ook als titels een andere grootte moeten hebben, dikgedrukt, cursief, opsommingen etc. Om een nieuwe stijl aan te maken klikt u aan de rechterkant op de + voor het woord Stijlen. Wilt u de bestaande stijl aanvullen dan klikt u op het potloodje achter de desbetreffende stijl. Kiest u om een nieuwe stijl aan te maken dan dient u eerst de stijl een naam te geven. Klik op het icoon Styles binnen de Word editor en kies voor Manage Styles.

10 10 Het volgende scherm verschijnt: Kies voor New om een nieuwe stijl toe te voegen of kies voor Modify om een al bestaande stijl aan te passen.

11 11 Het volgende scherm verschijnt: Hier geeft u de naam op van de stijl. Er zijn hier 4 opties mogelijk om in te stellen, de Font, Paragraph, Tabs en Numbering Font Hier geeft u aan welk lettertype de sjablonen moeten krijgen. Selecteer een Font. In dit voorbeeld is er gekozen voor Arial 11. De standaard stijl is nu Arial 11. Klik op OK en daarna nog een keer op OK om de stijl op te slaan.

12 12 Nu kan er weer een stijl worden toegevoegd waarbij de zojuist ingevoerde standaardstijl als basis gebruikt kan worden. Klik weer op New en hetzelfde scherm verschijnt weer, in het veld Based on (Gebaseerd op) kunt u de standaard stijl als basis instellen. De standaardstijl kan nu worden uitgebreid. In het voorbeeld hieronder willen we de standaard stijl gebruiken maar dan Bold, dikgedrukt. Dit voor bijvoorbeeld de koppen/titels in de sjablonen. Klik weer op Font. Doordat de standaard stijl als basis is opgegeven is het lettertype al de juiste. Door onderin een vinkje te zetten voor Bold zal het lettertype dikgedrukt zijn.

13 Paragraph Klik op Paragraph en hier kan gekozen worden voor regelafstanden en posities Tabs Hier kunnen de tabinstellingen gezet worden.

14 Numbering Maakt u gebruik van opsommingstekens binnen uw sjablonen dan kunt u deze hier vormgeven om binnen het sjabloon als stijl toe te kunnen voegen. Papiersoorten Hier kunt u verschillende papiersoorten creëren waarop de sjablonen geprint kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan: - Briefpapier met logo - Briefpapier zonder logo - Papiersoort voor rapporten Klik op de 3 streepjes voor het woord papiersoorten om een nieuwe papiersoort toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt.

15 15 Geef de papiersoort een naam. Geef aan welke stijl je wilt hanteren en geef een startbookmark op. In dit geval hebben we de startbookmark Start opgegeven. Sla het papiersoort op en open het opnieuw om de zojuist ingevoerde instellingen in te laden. Nu kan de opmaak van het papiersoort gemaakt worden. Denk hier bijvoorbeeld aan een afbeelding, adres blok, briefaanhef en de gegevens van de gemeente etc. Zie hoofdstuk 5 voor uitleg van het aanspreken van velden binnen Aeolus Front. Klik op de tab Insert om een afbeelding toe te voegen. Klik op koptekst en/of voettekst toevoegen en sleep de afbeelding in het vak van de koptekst en/of voettekst. Klik op de afbeelding en er verschijnt een extra tab binnen de Word Editor. Met deze tab kunnen de instellingen van de afbeelding gewijzigd worden zoals de positie, grootte en positionering.

16 16 Wanneer de inhoud is gemaakt kan de juiste stijl toegepast worden. Dit kan door op de tekst te gaan staan en hier de juiste stijl aan te geven. Ga met de cursor op de plek staan waar de tekst van de uiteindelijke brief moet gaan beginnen en zet hier de startbookmark. Dit kan door binnen de Word editor te kiezen voor Insert, Insert startbookmark en geef hier het woord op dat je hebt opgegeven.

17 17 Bouwstenen Binnen de bouwstenen kunt u standaard teksten maken die in verschillende sjablonen zijn te selecteren. Denk hier bijvoorbeeld aan een bouwsteen vragen of ondertekening. U kunt deze bouwstenen vervolgens selecteren binnen de sjablonen. Denk bijvoorbeeld aan de standaardtekst vragen, hierin staan vaak de contactgegevens van de gemeente of het team waarin u werkt. Als het telefoonnummer wijzigt dan hoeft u dit alleen binnen deze standaardtekst/bouwsteen aan te passen en niet in alle brieven afzonderlijk. Voor een nieuwe bouwsteen klik op drie streepjes voor het woord bouwsteen, wilt u een bestaande aanpassen dan kunt u deze openen door het potloodje achter de bouwsteen te klikken.

18 18 Geef een naam en omschrijving op, de te gebruiken stijl dient opgegeven te worden, waar mag de bouwsteen gebuikt worden (alleen binnen de module beheer of overal binnen Front) en groep waarin de bouwsteen valt. De groep die hier wordt bedoeld is de groep waaronder de bouwsteen valt, in onderstaand voorbeeld zijn er 2 groepen: brieven en rapportages. De inhoud van de bouwsteen kan nu worden gemaakt. Ook hier kunt u de gewenste stijlen aangeven binnen de inhoud. Voor meer uitleg over de bouwstenen zie paragraaf 5.5. Sjablonen Binnen de sjablonen komt de daadwerkelijke inhoud van de brief, het formulier of het rapport. Voor een nieuw sjabloon klik op drie streepjes voor het woord Sjabloon, wilt u een bestaande aanpassen dan kunt u deze openen door het potloodje achter het sjabloon te klikken.

19 19 Vul de naam en de omschrijving in van het sjabloon. In het veld werkprocessen kan aangegeven worden binnen welk werkproces of welke werkprocessen het sjabloon op te stellen moet zijn. Met het veld groep geeft u aan of het sjabloon zichtbaar moet zijn onder brieven, diverse, rapportages, verklaringen of formulieren binnen een werkproces.

20 20 Geef het te gebruiken papiersoort aan waarop het sjabloon geprint moet worden. Geef het te gebruiken stijlsjabloon op. Geef aan of het een brief of een werkproces betreft. Een document is een brief, formulier ect en werkproces is het gezinsplan en plan van aanpak, dus een rapport waarvan de informatie uit het werkproces zelf wordt overgenomen binnen het sjabloon.

21 21 Klik op Opslaan en open het sjabloon opnieuw om de aangegeven instellingen in te laden. De inhoud van het sjabloon kan nu worden gemaakt. De inhoud begint op de plek waar het startbookmark is gezet binnen het aangegeven papiersoort.

22 22 HOOFDSTUK 5 Functies binnen de Word Editor Hier zijn dezelfde functies te vinden als binnen Microsoft Office Word. Een aantal punten uitgelicht. Stijlen toepassen De stijlen zoals eerder ingericht zijn toe te passen op de inhoud van het sjabloon. Selecteer de tekst waarop u de stijl wilt toepassen en klik op de knop Styles op de tab home. U kunt verschillende stijlen toepassen binnen het sjabloon.

23 23 Tabel toevoegen Op de tab Insert binnen de Word Editor kunt u een tabel invoegen. U kunt zelf aangeven hoeveel kolommen en rijen de tabel moet hebben. Als de tabel is toegevoegd verschijnt er een extra tab binnen de Word Editor, Table Layout. Binnen de extra tab zijn functies te vinden om de tabel vorm te geven naar wens. Reports Hier kunnen alle velden vanuit de database opgehaald worden, rules worden toegepast en velden worden toegevoegd. Uitleg hierover volgt in een aparte handleiding. Bouwstenen De tab bouwstenen bestaan uit 4 onderdelen: - Teksten - Document - Activiteit - Werkproces

24 24 Teksten Hier zijn de standaardteksten te vinden die zijn gemaakt bij de bouwstenen. Ga op de plek staan binnen het sjabloon waar de standaardtekst moet komen en selecteer dan de juiste bouwsteen. Document Dit zijn de bouwstenen van de teksten die standaard gedefinieerd zijn bij het aanmaken van documenten. door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document. Activiteit Dit zijn de bouwstenen van de velden die aanwezig zijn in Aeolus Front bij klantcontacten. Door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document.

25 25 Werkproces Dit zijn de bouwstenen van de velden die aanwezig zijn in een werkproces (zoals de leefgebieden). Door uw cursor in het document te plaatsen en vervolgens een bouwsteen te selecteren plaatst u deze in het document.

26 Bouwsteen opmaak en verwijderen Ga op de bouwsteen staan en klik met uw rechter muisknop. Om de verwijzing van een bouwsteen aan te passen kiest u voor Field Properties. Het volgende scherm verschijnt.

27 27 De volgende velden dienen gevuld te zijn: - Name: hierin staat de veldverwijzing, deze kunt u ook handmatig vullen - Text: veldnaam hoe het in het sjabloon komt te staan - Preserve formatting during updates: zet dit vinkje aan als de bouwsteen een kaart is met veel tekst, denk hierbij aan de inhoud van de leefgebieden. Dit voorkomt dat er rare tekens zichtbaar zijn binnen de vertaling naar het definitieve document Om een bouwsteen te verwijderen gaat u met de cursor op de bouwsteen staan binnen het sjabloon en klik op uw rechter muisknop. Kies voor Delete Field en de bouwsteen is verwijderd.

28 28 Spellingscontrole Op de tab Proofing binnen de Word Editor kunt u de spellingscontrole aanzetten. Klik op Enable Spell Checking en de knop Load Dictionary verschijnt. Klik op Load Dictionary, selecteer NL en klik op OK. Knippen en plakken Er zijn twee klemborden. Eén aan de kant van de server (Aeolus Front) en een lokale (aan de kant van uw pc). Als u knipt vanuit het AeolusDocument gebruik je het klembord van de server. Zodra je dit doet, zie je de knop "Use local clipboard" uit gaan.

29 29 Als je knipt vanuit Word gebruik je het lokale klembord. Doordat je eerst de serverkant hebt gebruikt, wordt bij het plakken het klembord van de server gebruikt. De oplossing in deze is om de knop "Use Local Clipboard" aan te zetten, als je vanuit Word wilt plakken. NOTE LET OP, wanneer je informatie vanuit een ander programma kopieert en wilt plakken binnen een document in Aeolus Front, deze tekst niet is vastgelegd binnen de beschikbare velden in Aeolus Front. Tekstblokken bij elkaar houden Het kan voorkomen dat er tekstvelden zijn die bij het einde van een pagina worden opgesplitst. Om dit te voorkomen kunt u met de functie Breaks, Continuous ervoor zorgen dat het tekstblok in zijn geheel op 1 pagina blijft staan. Selecteer binnen het sjabloon de tekst die bij elkaar hoort, klik vervolgens op Page Layout Breaks Continuous: Dit kan per blok op worden gegeven, sla tussendoor op.

30 30 BIJLAGE 1 Veldnamen Algemeen Werkproces.klant.bezoekadres Werkproces.klant.Uitgebreid (naam) Werkproces.klant.Telefoon Werkproces.klant.Mobiel Werkproces.klant.geboortedatum Werkproces.klant.BSN Werkproces.klant. Aanhef brief: Document.adresaanhef Document.Adres.straatnaam Document.Adres.nummer Document.Adres.postcode Document.Adres.woonplaats Onderwerp: Document.onderwerp Referentie, werkprocesnummer: Werkproces.referentie Aanmaakdatum: Document.aanmaakdatum Contactpersoon Werkproces.Contactpersoon.Uitgebreid (naam) Werkproces.Contactpersoon.Telefoon Werkproces.Contactpersoon.Mobiel Werkproces.Contactpersoon Klantgesprek Werkproces.DatumMelding Leefgebieden: Werkproces.Hoofdstukken.verhaal.text.inhoud (melding klantvraag) Werkproces.Hoofdstukken.Leefgebied1.text.inhoud 1 = Opleiding, werk en andere bezigheden 2 = Administratie en Financiën 3 = Wonen, woonomgeving en veiligheid 4 = Fysieke en mentale gezondheid 5 = Eigen kracht en sociaal netwerk 6 = Zingeving en inspiratie 7 = Opvoeding relaties en sociale verbanden 8 = Vervoer, mobiliteit binnens- en buitenshuis 9 = ADL/HDL

31 31 10= Emotionele gezondheid 11= Justitie 12= Verslaving Werkproces.Hoofdstukken.oplossing.text.inhoud (toelichting/evaluatie) Gezinsplan Hulpvraag: Werkproces.Hoofdstukken.verhaal.text.inhoud Wat gaat goed: Werkproces.Hoofdstukken.watgaatgoed.text.inhoud Waar zijn vragen over: Werkproces.Hoofdstukken.vragen.text.inhoud Werkproces.Hoofdstukken.Leefgebied1.text.inhoud 10 = Emotionele gezondheid 2 = Financiën 11 = Justitie 12 = Verslaving 3 = Huisvesting 4 = Lichamelijke gezondheid 7 = Relaties en vriendschap 5 = Opvoeden 1 = School 8 = Vervoer 6 = Werk en vrije tijd Evaluatie: Werkproces.Hoofdstukken.evaluatie.text.inhoud Overige afspraken: Werkproces.Hoofdstukken.oplossing.text.inhoud