AEOLUS. Credits corrigeren. Aeolus Back V

Transcriptie

1 AEOLUS Credits corrigeren Aeolus Back V

2 Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich het recht informatie in dit document te allen tijde te kunnen wijzigen, zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Tenzij anders aangegeven zijn de hierin genoemde voorbeelden fictief en niet gebaseerd op werkelijke bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, adressen, logo s, personen, plaatsen of evenementen. Niets uit dit document mag worden nagemaakt en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Horlings & Eerbeek Automatisering BV. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om overeenkomstig de hiervoor geldende wetten op het copyright te handelen. In dit document zijn onderdelen (software, tekst, foto s en tabellen) opgenomen waarop intellectuele eigendomsrechten (auteursrechten, databankrechten en merkrechten) rusten. Horlings & Eerbeek Automatisering BV behoudt zich dienaangaande nadrukkelijk alle rechten voor. Horlings & Eerbeek Automatisering BV maart 2009

3 Inhoud HOOFDSTUK 1 Credits corrigeren Intro... 4 HOOFDSTUK 2 Importeren naar Aeolus Back Downloaden van de bestanden Het plaatsen van de rpt-bestanden Het importeren van de lijst... 5 HOOFDSTUK 3 Exporteren naar Excel... 6 HOOFDSTUK 4 Index Kolombeschrijvingen Kolom Situaties... 8 HOOFDSTUK 5 Situaties oplossen Situatie A Niet correct - Voorgaande is niet gevonden en credit bevat nog te ontvangen Voorbeeldsituatie Creditregel zit in dezelfde 303 als de debetregel NogTeOntvangen verwijderen en credit factuurregel status zetten op Niet Akkoord Situatie B Niet correct - Voorgaande is niet betaald en credit bevat nog te ontvangen Voorbeeldsituatie 1 Gecrediteerd voordat de betaling de verstuurd was Voorbeeldsituatie niet helemaal verwerkt Het bedrag betalen via een nieuwe factuur Situatie C - Niet correct - Voorgaande is betaald en credit bevat geen nog te ontvangen Voorbeeldsituatie Het bedrag terugvragen bij de zorgleverancier (via de originele factuur) Het bedrag terugvragen bij de zorgleverancier (via een nieuwe factuur) Het bedrag in mindering brengen bij openstaande facturen HOOFDSTUK 6 De PAIN/Clieop wizard... 15

4 HOOFDSTUK 1 Credits corrigeren 1.1 Intro In deze handleiding krijgt u uitleg over de nieuwe lijst Controle voor creditregels. De lijst is toegevoegd om meer inzicht te geven op credits, zodat foutieve situaties uit het verleden hersteld kunnen worden. Let op dat elke situatie door de gebruiker zelf moet worden beoordeeld. Als er in de lijst staat dat een situatie Correct is betekent niet dat het zo in de realiteit is omdat de lijst geen rekening kan houden met handmatige oplossingen die niet gekoppeld zijn. De oplossingen in deze handleiding zijn dus ook niet altijd de oplossing voor uw situatie. NOTE Vanaf versie kunnen credits ongeacht de Kostenplaats verwerkt worden in de pain/clieop. NOTE Vanaf versie worden alle NogTeOntvangen regels op 0,00 gezet als de NogTeOntvangen regel verwerkt wordt tot een Ontvangst. De update brengt het bedrag van alle Ontvangsten in mindering op de gekoppelde NogTeOntvangen regels NOTE In de nieuwe pain/clieop wizard worden bedragen van de betalingen, ontvangsten en NogTeOntvangen tegen elkaar weggestreept, de kostenplaatsen hebben hier geen invloed op. NOTE Voor het journaliseren blijft gelden dat als je een correctie gaat doen en je wilt de totalen per kostenplaats gelijk houden dan zal je bij het handmatig verrekenen van NogTeOntvangen regels t.o.v. betalingen dezelfde kostenplaats moeten blijven hanteren.

5 HOOFDSTUK 2 Importeren naar Aeolus Back 2.1 Downloaden van de bestanden Ga naar: Voer uw gebruikerscode en wachtwoord in. Klik aan de linkerkant op Lijstupdates. Download het zipbestand Lijst Creditregels en pak het zipbestand uit. 2.2 Het plaatsen van de rpt-bestanden De.rpt-bestanden dienen te worden geplaatst in de sjablonenmap van Aeolus Back in het mapje lijsten. Als u in Aeolus Back aan de linkerkant klikt op Systeem en vervolgens op Systeem, dan ziet u bovenin de padnaam van uw Sjablonenmap, bijvoorbeeld X:\EBB\Sjablonen Uw lijsten map is dan X:\EBB\Sjablonen\lijsten Plaats de.rpt-bestanden in uw lijsten map. 2.3 Het importeren van de lijst Voer binnen Aeolus Back de volgende acties uit: Klik op Extra in de menubalk linksbovenin het scherm Klik op Importeren Klik op Lijst/Overzichten Selecteer het.xml bestand. De naamgeving kan bijvoorbeeld zijn: CreditRegels_Ora.xml Nadat u de wizard heeft doorgelopen kunt u de lijst terugvinden in Aeolus Back aan de linkerkant onder: Overzichten > Lijsten berichten > Controle voor creditregels

6 HOOFDSTUK 3 Exporteren naar Excel Nadat de lijst is geïmporteerd kunt u de lijst openen in Aeolus Back. Klik aan de linkerkant op Overzichten en klik vervolgens op Lijsten berichten. Open de lijst Controle voor creditregels NOTE Omdat wij in Crystal Reports niet genoeg ruimte hebben om alle kolommen te tonen, en u ook niet regels kunt markeren, adviseren wij om de lijst te exporteren naar Excel. Klik op het exporteer icoontje linksbovenin uw Crystal Reports. Selecteer bij Format MS Excel (Data only) Selecteer bij Destination Disk File als u de lijst direct wilt opslaan, of Application als u de lijst alleen wilt openen in Excel. Klik op OK. Vul de velden in het scherm als volgt in en klik op OK: De lijst wordt geëxporteerd. U kunt nu verder werken voor de lijst in het programma Excel.

7 HOOFDSTUK 4 Index 4.1 Kolombeschrijvingen Term Uitleg Prestatieregel Een regel uit een bericht Debetregel Een regel uit een factuur die betaald wordt Creditregel Een regel uit een factuur die ontvangen wordt Boeken Verwerken van een bedrag in de administratie NogTeOntvangen Een regel die klaar staat om verwerkt te worden tot Ontvangst Kolomkop Volledig Uitleg Volgnr Volgnummer Volgnummer van de 303 met de credit prestatieregel (bericht) Volgnr VB Volgnummer Voorgaand Bericht Volgnummer van het voorgaande 303 met de debet prestatieregel (bericht) Factuur nr 1 Factuur nummer Extern nummer van de factuur waar de creditregel in zit 1 Fact. datum Factuur datum Datum van de factuur waar de creditregel in zit Factuur nr VB 1 Fact. datum VB Factuur nummer Voorgaand Bericht Factuur datum Voorgaand Bericht Extern nummer van de factuur waar de debetregel in zit 1 Datum van de factuur waar de debetregel in zit Organisatie - De zorgleverancier BSN cliënt - BurgerServiceNummer van de cliënt Cliënt - Naam van de cliënt Productcode in creditprestatie - De productcode van het product waaraan de creditregel gekoppeld zit Bedrag - Bedrag in de prestatieregel (bericht) die gecrediteerd is Bedrag VB Bedrag FR Bedr FR VB Stat VB Bedrag Voorgaand Bericht Bedrag Factuurregel Bedrag Factuurregel Voorgaand Bericht Status Voorgaand Bericht Bedrag in de prestatieregel (bericht) die gedebiteerd is (voorgaand bericht) Bedrag in de factuurregel van de factuur (credit) Bedrag in de factuurregel van de factuur van het voorgaand bericht (debet) De status van de prestatieregel in het voorgaand bericht, in deze kolom zie je of de regel gevonden kan worden en zo ja; of de regel is goedgekeurd of afgekeurd Kostenplaats - De kostenplaats van de creditregel van de factuur Projectcode - De projectcode van de creditregel van de factuur Bet VB Betaling Voorgaand Bericht Betaling bij voorgaande bericht in deze kolom zie je of er een betalingsregel gevonden is bij de prestatieregel van het voorgaand bericht (debet) Status tegenboeken - In deze kolom zie je of er een NogTeOntvangen aanwezig is op de factuur en of deze is verwerkt tot Ontvangst. Situaties - Zie subhoofdstuk Bet. fact. Betaling Factuur Bedrag betaald op factuur Nog te Ontvangen - Bedrag nog te ontvangen op factuur Ontvangst - Bedrag ontvangen op factuur Opmerkingen - In deze kolom zie je opmerkingen die gerelateerd zijn aan het probleem Notitie bij NogTeOntvangen - Het Notitie veldje in je NogTeOntvangen regel dat door de gebruiker is ingevuld 1 Het factuurnummer is niet uniek, het kan zijn dat er meerdere facturen met hetzelfde factuurnummer zijn

8 4.1.1 Kolom Situaties In de kolom Situaties zijn 6 verschillende standaard scenario s. Correct - Voorgaande is niet gevonden en credit bevat geen nog te ontvangen A. Niet correct - Voorgaande is niet gevonden en credit bevat nog te ontvangen Situatie A komt bijvoorbeeld voor als de voorgaande regel niet gevonden is en er wel een NogTeOntvangen aanwezig is die verwerkt kan worden tot Ontvangst. Hierdoor kan de zorgleverancier te weinig krijgen. Correct - Voorgaande is niet betaald en credit bevat geen nog te ontvangen B. Niet correct - Voorgaande is niet betaald en credit bevat nog te ontvangen Situatie B komt bijvoorbeeld voor als de debetregel in de 303 is afgekeurd of niet betaald is en vervolgens de credit wel is goedgekeurd, waardoor de zorgleverancier te weinig krijgt. Correct - Voorgaande is betaald en credit bevat nog te ontvangen C. Niet correct - Voorgaande is betaald en credit bevat geen nog te ontvangen Situatie C komt bijvoorbeeld voor als er geen NogTeOntvangen is aangemaakt op de laatste factuur, maar de voorgaande regel wel is betaald. In het volgende hoofdstuk wordt de oplossing voor de situaties beschreven. NOTE De voorbeeldsituaties kunnen afwijken van de realiteit, waardoor de oplossing anders kan zijn

9 HOOFDSTUK 5 Situaties oplossen In dit hoofdstuk gaat u verkeerde creditsituaties oplossen. Let op dat als u in het verleden handmatig correcties heeft toegepast, doordat u bijvoorbeeld het bedrag van een NogTeOntvangen op 0,00 heeft gezet en bij een debetregel in mindering hebt gebracht zodat de credit niet meer naar boven komt in uw PAIN / Clieopwizard, dat uw situaties afwijken en u zelf moet beoordelen wat de beste oplossing is. In hoofdstuk 5 gaat u aan de slag met de facturen, in hoofdstuk 6 krijgt u een beknopte uitleg hoe u in de PAIN/Clieop wizard een credit of debetregel kan verwerken onder een ander painrecord.

10 5.1 Situatie A Niet correct - Voorgaande is niet gevonden en credit bevat nog te ontvangen Voorbeeldsituatie Creditregel zit in dezelfde 303 als de debetregel Deze situatie komt soms voor als er in het verleden wat is misgegaan, en er nu een handmatige oplossing is gedaan. De zorgleverancier heeft gefactureerd voor 100,- Dagbesteding voor Dhr. Tinus Test. Vanwege een fout is de factuur nooit aangekomen bij de Gemeente. De zorgleverancier moet officieel gezien de factuurregel crediteren, dus de zorgleverancier stopt in een nieuwe factuur een creditregel van 100,- en een nieuwe debetregel van 100,- Omdat de eerste factuur debetregel niet in Aeolus Back staat, mocht er op de creditregel geen akkoord gegeven worden en verwerkt worden tot NogTeOntvangen. De NogTeOntvangen is niet verwerkt tot Ontvangst omdat de Zorgleverancier anders te weinig zou krijgen, maar de NogTeOntvangen staat dus nog wel open. Om deze situatie te herstellen gaat u het volgende doen: - De credit factuurregel op niet akkoord zetten en de NogTeOntvangen verwijderen NOTE Vraag eerst aan uw zorgleverancier of het er niet te veel is betaald en de credit wel moest worden verwerkt NogTeOntvangen verwijderen en credit factuurregel status zetten op Niet Akkoord Open de factuur waar de NogTeOntvangen in zit. Klik op het tabje NogTeOntvangen. Open de NogTeOntvangen en kijk of deze verwerkt is in een Ontvangst. Zo niet, verwijder dan de NogTeOntvangen. Klik op het tabje Factuurregels, open de credit factuurregel en zet deze op Niet Akkoord. Controleer de gegevens en klik op Voltooien. De credit factuurregels zijn nu succesvol verwerkt en u kunt ze afstrepen van de lijst. Als de NogTeOntvangen wel is verwerkt in een Ontvangst dan heeft de zorgleverancier dus te weinig gekregen. Maak in de factuur waar de NogTeOntvangen in zit een nieuwe factuurregel aan met hetzelfde bedrag wat in de Ontvangst staat. Zorg dat het de cliënt en het Geleverd product ook overeenkomen. Maak vervolgens onder de factuur op de Betalingen kaart een nieuwe betaling aan. Zet in het Notitie veld een stuk tekst waardoor u herkent dat de betaling gerelateerd is aan de Ontvangst. Ga vervolgens naar Financiën > Betalingen en open daar de NogTeOntvangen en vul in het notitie veld ook een stuk tekst in waardoor u herkent dat deze situatie is opgelost. De credit zal nog wel terugkomen op uw excel lijst maar u zult de notitie uit uw NogTeOntvangen in de kolom Notitie bij NogTeOntvangen terugzien.

11 5.2 Situatie B Niet correct - Voorgaande is niet betaald en credit bevat nog te ontvangen Voorbeeldsituatie 1 Gecrediteerd voordat de betaling de verstuurd was De zorgleverancier heeft gefactureerd voor 100,- Dagbesteding voor Dhr. Tinus Test. Deze factuur is niet betaald door de gemeente. Enige tijd later bleek de factuur onterecht, de zorgleverancier stuurt nu een factuur waarin een creditregel zit voor 100,-. De creditregel is wel verwerkt tot Ontvangst. De gemeente heeft nu 100,- te weinig betaald, omdat de debetregel nooit betaald is Voorbeeldsituatie niet helemaal verwerkt Het kan zijn dat onder kolom Bet VB staat: Geen betaling aanwezig, maar dat er wel een betaling aanwezig is - omdat er in de 303 wizard wel een factuur is aangemaakt, maar de betaling niet is aangemaakt. De gebruiker heeft dan vervolgens de betaling los aangemaakt onder de factuur, waardoor de betaling wel in de factuur zit, maar niet direct gekoppeld zit aan de factuurregels. Houdt dus rekening met situaties die handmatig zijn opgelost, die kunnen genegeerd worden op deze lijst. Om deze situatie te herstellen gaat u het volgende doen: - Het bedrag betalen via een nieuwe factuur NOTE Vraag eerst aan uw zorgleverancier of het klopt dat er nog betaald moet worden

12 5.2.3 Het bedrag betalen via een nieuwe factuur U gaat onder een nieuwe factuur de factuurregels aanmaken en verwerken tot Betaling. U verwijdert de factuurregels uit de originele factuur. Voordelen: - U kunt alle debet factuurregels van één zorgleverancier allemaal verwerken in één factuur om in één keer de situatie te herstellen Nadelen: - U verliest de koppeling tussen uw berichtregels en factuurregels, hierdoor komt de credit terug op uw lijst maar met de situatie: Niet correct Voorgaande is niet gevonden en wordt nu tegengeboekt Als u meerdere facturen heeft van één zorgleverancier dan kunt u het allemaal samen voegen in één nieuwe factuur. Open de factuur waar de debet factuurregel in zit. (Kolom Factuur nr VB) Open Aeolus Back nog een keer, en maak hierin een nieuwe factuur aan. Voeg in de nieuwe factuur de factuurregels toe die nog betaald moeten worden. Verwijder vervolgens in de originele factuur de factuurregels. NOTE Als u ook koppelt aan de cliënt dan blijft wel de verantwoording voor de cliënt correct en wordt de kostenplaats gevuld voor het journaliseren Ga op deze manier alle facturen langs waarin debet factuurregels zitten die nog betaald moeten worden en voeg ze allemaal toe aan de nieuwe factuur, en verwijder ze daarna in de debet factuur. Als u dit heeft gedaan dan kunt u verder met de onderstaande stappen. Maak op de Betalingen kaart in de nieuwe factuur een nieuwe betaling aan. Klik op Voltooien. Uw Betaling staat nu goed ingericht. De Betaling zal terugkomen in uw PAIN/Clieop wizard mits de regel in hetzelfde datumbereik voorkomt. De debet factuurregels zijn nu succesvol verwerkt en u kunt ze afstrepen van de lijst.

13 5.3 Situatie C - Niet correct - Voorgaande is betaald en credit bevat geen nog te ontvangen Voorbeeldsituatie De zorgleverancier heeft gefactureerd voor 100,- Dagbesteding voor Dhr. Tinus Test. Deze factuur is betaald door de gemeente. Enige tijd later bleek de factuur onterecht, de zorgleverancier stuurt nu een factuur waarin een creditregel zit voor 100,-. De rest van de factuur is wel betaald maar de creditregel is niet verwerkt tot NogTeOntvangen regel. De gemeente heeft nu dus 100,- te veel betaald. Er zijn twee mogelijkheden om deze situatie te herstellen: - Het bedrag terugvragen bij de zorgleverancier - Het bedrag in mindering brengen bij betalingen NOTE Bespreek eerst samen met uw zorgleverancier wat de beste mogelijkheid is. Hieronder zijn 3 mogelijkheden om het bedrag in mindering te brengen bij betalingen Het bedrag terugvragen bij de zorgleverancier (via de originele factuur) U gaat onder de bestaande factuur een NogTeOntvangen aanmaken en verwerken tot Ontvangst op het moment dat de zorgleverancier het bedrag heeft teruggegeven. Voordelen: - Er blijft een koppeling tussen het berichtregels en factuurregels. Open de factuur waar de creditregel in zit. (Kolom Factuur nr) Ga naar de Factuurregels kaart en tel de bedragen van alle credit factuurregels die niet zijn verwerkt tot NogTeOntvangen bij elkaar op. Klik op de Nog te ontvangen kaart en maak hier een nieuw NogTeOntvangen aan. Vul bij Bedrag het totale bedrag dat u nog moet ontvangen in, en laat de velden Voorziening en Geleverde voorziening leeg. Klik op Voltooien en open daarna de NogTeOntvangen. Klik op het tabje Factuurregels en klik vervolgens op het koppel icoontje. Selecteer vervolgens de credit factuurregels die u wilt koppelen en klik op Ok. Herhaal dit tot u de credit factuurregels heeft toegevoegd. Uw NogTeOntvangen staat nu goed ingericht. Als u het bedrag nog niet heeft ontvangen van uw zorgleverancier dan zal de NogTeOntvangen regel terugkomen in uw PAIN/Clieop wizard mits de regel in hetzelfde datumbereik voorkomt. Als u het bedrag wel heeft ontvangen van de zorgleverancier, dan kunt u verder met de volgende stappen. Open de factuur waar de NogTeOntvangen in zit en open de NogTeOntvangen. Klik op het tabje Ontvangsten en klik vervolgens op Toevoegen. Controleer de gegevens en klik op Voltooien. De credit factuurregels zijn nu succesvol verwerkt en u kunt ze afstrepen van de lijst.

14 5.3.3 Het bedrag terugvragen bij de zorgleverancier (via een nieuwe factuur) U gaat onder een nieuwe factuur de factuurregels aanmaken en een NogTeOntvangen aanmaken en verwerken tot Ontvangst op het moment dat de zorgleverancier het bedrag heeft teruggegeven. U verwijdert de factuurregels uit de originele factuur. Voordelen: - U kunt alle credit factuurregels van één zorgleverancier allemaal verwerken in één factuur om gemakkelijk in één keer de situatie te herstellen Nadelen: - U verliest de koppeling tussen uw berichtregels en factuurregels, hierdoor komt deze credit terug op uw lijst maar met de situatie: Niet correct Voorgaande is niet gevonden en wordt nu tegengeboekt Als u meerdere facturen heeft van één zorgleverancier dan kunt u het allemaal samen voegen in één nieuwe factuur. Open de factuur waar de credit factuurregel in zit. (Kolom Factuur nr) Open Aeolus Back nog een keer, en maak hierin een nieuwe factuur aan. Voeg in de nieuwe factuur de factuurregels toe die nog ontvangen moeten worden. Verwijder vervolgens in de credit factuur de factuurregels. Ga op deze manier alle facturen langs waarin credit factuurregels in zitten en voeg ze allemaal toe aan de nieuwe factuur, en verwijder ze daarna in de originele factuur. Als u dit heeft gedaan ga dan kunt u verder met de onderstaande stappen. Tel de bedragen van alle credit factuurregels in de nieuwe factuur bij elkaar op. Klik op de Nog te ontvangen kaart en maak hier een nieuw NogTeOntvangen aan. Vul bij Bedrag het totale bedrag dat u nog moet ontvangen in, en laat de velden Voorziening en Geleverde voorziening leeg. Klik op Voltooien en open daarna de NogTeOntvangen. Klik op het tabje Factuurregels en klik vervolgens op het koppel icoontje. Selecteer vervolgens de credit factuurregels die u wilt koppelen en klik op Ok. Herhaal dit tot u de credit factuurregels heeft toegevoegd. Uw NogTeOntvangen staat nu goed ingericht. Als u het bedrag nog niet heeft ontvangen van uw zorgleverancier dan zal de NogTeOntvangen regel terugkomen in uw PAIN/Clieop wizard mits de regel in hetzelfde datumbereik voorkomt. Als u het bedrag wel heeft ontvangen van de zorgleverancier, dan kunt u verder met de volgende stappen. Open de factuur waar de NogTeOntvangen in zit en open de NogTeOntvangen. Klik op het tabje Ontvangsten en klik vervolgens op Toevoegen. Controleer de gegevens en klik op Voltooien. De credit factuurregels zijn nu succesvol verwerkt en u kunt ze afstrepen van de lijst.

15 5.3.4 Het bedrag in mindering brengen bij openstaande facturen In het volgende hoofdstuk wordt beschreven hoe u via de PAIN wizard het bedrag bij andere PAINrecords in mindering kan brengen. Voordelen: - De zorgleverancier hoeft geen actie te ondernemen HOOFDSTUK 6 De PAIN/Clieop wizard In versie is de PAIN/Clieop wizard vernieuwd waardoor u nu een credit of debet in een painrecord stoppen waar een andere factuur in zit. U doet dit door de NogTeOntvangen of Ontvangst te slepen op het Painrecord. Selecteer het NogTeOntvangen of Ontvangst record, houdt uw linkermuisknop ingedrukt en sleep uw muis naar het Painrecord, en laat vervolgens de linkermuisknop los. U krijgt vervolgens een bericht dat het record is verplaatst.

16