Exporteren t.b.v. facturatiecontrole

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Exporteren t.b.v. facturatiecontrole"

Jacobus van de Berg
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Exporteren t.b.v. facturatiecontrole Handleiding Datum: Versie 2.0 mei 2018 Fotopagina

1. Handelingen meerdere kandidaten tegelijk (batch operaties) SELECTIES Voordat er een export gemaakt kan worden is het noodzakelijk om een groep kandidaten te selecteren en daarop een Batch operatie

2 1. Handelingen meerdere kandidaten tegelijk (batch operaties) SELECTIES Voordat er een export gemaakt kan worden is het noodzakelijk om een groep kandidaten te selecteren en daarop een Batch operatie uit te voeren. In het kandidaatoverzichtscherm worden de eerste twintig kandidaten die aan jouw consultant-account zijn gekoppeld getoond. Om het aantal of de volgorde te wijzigen op je scherm kun je rechts bovenin twee knoppen vinden: Je kunt de verzameling kandidaten uiteraard ook verfijnen door filters te gebruiken bij het kandidaatoverzichtscherm. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een selectie van een bepaalde periode te maken, bijvoorbeeld 1 maand. Zodra je de selectie hebt gemaakt van kandidaten die je wilt bewerken, selecteer je deze door de vakjes links van hun informatie en profielfoto aan te vinken: Je kunt ook in één keer meerdere kandidaten selecteren door de knoppen in de menubalk bovenaan de pagina te gebruiken: 2

3 Kandidaten exporteren Kies vervolgens op Batch operaties om met de geselecteerde groep aan de slag te gaan. Aan de linkerkant van het batch operaties scherm zie je een reeks acties die je op de selectie kunt uitvoeren. Kies voor kandidaten exporteren om een export te genereren. Mocht je deze mogelijkheid niet zien dan kan je contact opnemen met je contactpersoon/eelloo support. Kandidaten exporteren Kandidaten exporteren werkt als volgt: kies één of meerdere exporteerformaten met de vinkjes links, kies daarna in het menu rechts een programma (alleen noodzakelijk bij flat format zie hieronder). Druk daarna op Export en je zult per gekozen format een bestand ontvangen: Flat format: bestand exportflat.csv o Dit bestand bevat per kandidaat één regel, met daarin de gegevens van de kandidaat. Selecteer het gewenste programma voor de export. Volledige Export: bestand exportrow.csv o Dit bestand bevat meerdere regels per kandidaat, om precies te zijn: elk ingevuld informatieveld krijgt een aparte regel Event log: bestand exportinvoice.csv o Dit bestand bevat een regel voor elke geregistreerde handeling binnen de accounts van deze groep kandidaten. Denk hierbij aan het moment van aanmaken van het account, de activatie, het starten van een service of bijvoorbeeld het maken van een trailer Om de factuur te controleren kies je voor de Event log. In bijlage 1 vind je verdere uitleg over hoe je een CSV bestand gebruikt. 3

4 2. Relevante gegevens voor het facturatieproces Om de facturen te controleren gebruik je het event log bestand. Eenmaal gegenereerd heeft dat bestand de naam exportinvoice (zie bijlage 1 csv bestand gebruiken om de juiste stappen te doorlopen om tot een werkbaar bestand te komen). In het bestand zie je een heleboel gegevens welke niet allemaal relevant zijn voor het controle proces. Hieronder een overzicht van de relevante kolommen. Kolom Naam Wat te doen? B Event date Ter info, dit is de dag waarom de actie heeft plaatsgevonden. Je kunt hier eventueel ook nog filteren op een specifiek jaar/maand/dag indien je hier in je selectie nog geen rekening mee hebt gehouden. D Type Label Filter hier op service resultaat F Status Label Filter hier op Resultaten afgerond K Aut user Ter info, gegevens kandidaat S Program session name Ter info naam programma (relevant indien er op programmaniveau wordt gefactureerd) V Service name Ter info naam service (relevant indien er op service/test niveau wordt gefactureerd) 4

Open het csv met het kladblok door met de rechter muisknop te kiezen voor: open met 3. Selecteer en kopieer de gegevens in het kladblok (ctrl+a en ctrl+c) 4.

5 Bijlage 1. CSV bestand gebruiken De exports worden altijd in een ZIP bestand geëxporteerd. Om deze juiste manier naar een excel bestand te krijgen is het van belang om volgende stappen te doorlopen: 1. Pak het ZIP bestand uit. 2. Open het csv met het kladblok door met de rechter muisknop te kiezen voor: open met 3. Selecteer en kopieer de gegevens in het kladblok (ctrl+a en ctrl+c) 4. Open een nieuw excel bestand en kopieer de gegevens uit het kladblok hier in (ctrl+v) In sommige gevallen komen alle gegevens in 1 kolom terecht. Het is dan nog noodzakelijk om de gegevens van tekst naar kolommen te transporteren. Kies in het bestand de tab Gegevens en selecteer van tekst naar kolommen. 5

In de wizard tekst importeren kies je in stap 1 de optie Gescheiden. Bij stap twee van de wizard kies je het scheidingsteken Overig, en vul je het -symbool in in het tekstvlak.

Bij het interpreteren van het document is het van belang om vast te stellen welke gegevens relevant zijn. In principe worden alle items getoond die door de kandidaat of consultant zijn ingevuld.

6 In de wizard tekst importeren kies je in stap 1 de optie Gescheiden. Bij stap twee van de wizard kies je het scheidingsteken Overig, en vul je het -symbool in in het tekstvlak. Alle door eelloo aangeleverde CSV bestanden hebben dit symbool als scheidingsteken. Druk hierna op Voltooien. Bij het interpreteren van het document is het van belang om vast te stellen welke gegevens relevant zijn. In principe worden alle items getoond die door de kandidaat of consultant zijn ingevuld. Belangrijk hierbij zijn de volgende kolommen: Data id: dit is het technische id dat de vraag heeft meegekregen Data label: de daadwerkelijke vraag Value: dit is het antwoord Item path: daar waar het gaat om een group item wordt hier aangegeven om het hoeveelste antwoord het gaat (denk hierbij aan de mogelijkheid om middels het plus teken meerdere antwoorden te geven op 1 vraag) Item label: de vraag 6

7 Bezoekadres Fort bij t Hemeltje Fortweg LX Houten T info@eelloo.nl Postadres Postbus MC Utrecht KVK BTW NL B01 Bank NL82 RABO

Vergelijkbare documenten

Maken van een Lege Velden Rapport

Maken van een Lege Velden Rapport Starten van het rapport Ga via de knop links boven naar het Home scherm, je komt dan in onderstaand scherm, selecteer daar de optie PM Rapporten. Maak een nieuw rapport