Gebruikersinstructie Mijn Bol. Voor gebruikers van Mijn Bol. Instructie

Transcriptie

1 Gebruikersinstructie Mijn Bol Voor gebruikers van Mijn Bol Instructie Versie april 2018

2 In deze Instructie: 1. Welke voordelen biedt Mijn Bol? Slimmer accorderen Eenvoudige toegang tot de online applicaties van B-OnLine Effectievere communicatie Wat u moet weten voordat u start met Mijn Bol Beveiliging van uw inloggegevens Beveiliging van het accorderingsproces Hulp bij vragen over Mijn Bol Uitleg over het gebruik van Mijn Bol Inloggen op Mijn Bol Wachtwoord wijzigen SMS-code invoeren De indeling en structuur van Mijn Bol Het navigatiemenu Het Mijn Bol-dashboard Widgets: de mini-applicaties binnen Mijn Bol Widget 1: Mijn account Widget 2: Client Widget 3: Contactpersonen Widget 4: Meldingen Widget 5: Applicaties Het accorderen van documenten Uw digitale dossier Uploaden van documenten Veelgestelde Vragen Hulp bij vragen over Mijn Bol B-OnLine Helpdesk: (024) De helpdesk is bereikbaar van tot uur b-online@boladviseurs.nl 1

3 1. Welke voordelen biedt Mijn Bol? Met Mijn Bol beschikt u over een beveiligde digitale omgeving. U vindt binnen Mijn Bol zowel algemene informatie (zoals relevante branchegegevens en nieuws), als informatie over uw eigen bedrijf en/of persoonlijke administratie. U en Bol Adviseurs kunnen op een veilige manier gegevens met elkaar uitwisselen. Belangrijke documenten hoeft u niet terug te zoeken in mappen of in de inbox van uw , want deze zijn eenvoudig terug te vinden in Mijn Bol. In Mijn Bol beschikt u namelijk over het digitaal archief dat Bol Adviseurs voor u bijhoudt. Dit beveiligde online archief is 24 uur per dag beschikbaar. U bent daardoor veel minder afhankelijk van openingstijden van de kantoren van Bol Adviseurs. Bol Adviseurs plaatst regelmatig documenten in uw dossier. U kunt ook zelf documenten in het dossier plaatsen, via een handige uploadfunctie. Documenten die u met Bol Adviseurs wilt delen, hoeft u dus niet meer te verzenden per . U kunt bestanden direct vanaf uw computer in de beveiligde omgeving van Mijn Bol plaatsen. 1.1 Slimmer accorderen U bent verplicht om bepaalde bedrijfsinformatie die Bol Adviseurs voor u verzorgt (zoals uw belastingaangifte) te delen met (overheids)instanties. Mijn Bol maakt dit een stuk makkelijker. 2

4 Bol Adviseurs biedt u namelijk de stukken digitaal aan ter goedkeuring. Door uw goedkeuring wordt het betreffende stuk direct naar de instantie doorgestuurd en in uw digitale archief van Mijn Bol opgeslagen. U kunt het later altijd raadplegen. 1.2 Eenvoudige toegang tot de online applicaties van B-OnLine Maakt u gebruik van één of meerdere B-OnLine applicaties (zoals B-OnLine HRM, B-OnLine Accountant of B-OnLine Dashboard)? U kunt deze online applicaties via Mijn Bol gebruiken via de zogenaamde Single Sign-On. U logt één keer in op Mijn Bol. Als u vervolgens doorklikt naar de andere B-OnLine applicaties, hoeft u geen gebruikersnaam en wachtwoord meer in te vullen voor de betreffende applicatie. 1.3 Effectievere communicatie Via Mijn Bol kunt u direct vragen stellen aan uw contactpersonen bij Bol Adviseurs. Ook als zij zelf op dat moment niet online zijn. Zij komen dan zo snel mogelijk terug op uw vraag. U wordt geïnformeerd via Mijn Bol over belangrijke zaken of documenten die voor u klaar staan. 3

5 2. Wat u moet weten voordat u start met Mijn Bol 2.1 Beveiliging van uw inloggegevens De veiligheid van uw gegevens staat voorop. Naast het gebruikmaken van een goed beveiligde dataopslag, bevat Mijn Bol nog een aantal andere belangrijke beveiligingsfuncties. Om toegang te krijgen tot Mijn Bol, maakt u gebruik van een combinatie van een gebruikersnaam, een wachtwoord en een beveiligingscode die u per SMS ontvangt. Zo wordt voorkomen dat iemand anders dan uzelf, kan inloggen met uw inloggegevens. U bent immers de enige met toegang tot de SMS op uw telefoon. De SMS vormt zo een extra zekerheid. Om voor de eerste keer in te kunnen loggen in Mijn Bol heeft Bol Adviseurs daarom de volgende gegevens van u nodig: Uw persoonlijk adres Dit adres wordt gekoppeld aan uw gebruikersnaam. Uw mobiele telefoonnummer Op dit nummer ontvangt u de SMS met de beveiligingscode en de SMS met de accorderingscode. 4

6 Mocht Bol Adviseurs nog niet over deze gegevens beschikken, dan wordt hierover contact met u opgenomen. Zodra uw Mijn Bol-account is aangemaakt, ontvangt u een bericht met daarin uw gebruikersnaam en wachtwoord. Na ontvangst van de beveiligingscode per SMS kunt u aan de slag met Mijn Bol. 2.2 Beveiliging van het accorderingsproces Om documenten te accorderen en daarmee automatisch door te zenden naar instanties, is een aparte accorderingscode vereist. Zodra u akkoord bent met bijvoorbeeld uw aangifte inkomstenbelasting kunt u door op de button SMS-code te klikken een accorderingscode aanvragen. Deze code heeft u nodig om het document daadwerkelijk te kunnen accorderen. De accorderingscode is slechts eenmalig. Bij ieder te accorderen document dient u namelijk een code via de button SMS-code aan te vragen. 2.3 Hulp bij vragen over Mijn Bol Mocht u vragen hebben over het gebruik van Mijn Bol, of ergens niet uitkomen? U kunt altijd contact opnemen met uw vaste contactpersonen bij Bol Adviseurs. Wie dit zijn en wat hun contactgegevens zijn kunt u altijd terugzien op de homepage van Mijn Bol. Zij helpen u graag verder bij inhoudelijke vragen. Met vragen over de werking en functionaliteiten van Mijn Bol kunt u ook terecht bij de B-OnLine Helpdesk. 5

7 B-OnLine Helpdesk: (024) De helpdesk is bereikbaar van tot uur 3. Uitleg over het gebruik van Mijn Bol Uw Mijn Bol-account is ingericht met als doel het gebruik voor u zo eenvoudig mogelijk te maken. Functionaliteiten die u (nog) niet gebruikt, zijn onzichtbaar. Het kan daardoor voorkomen, dat u in deze gebruikersinstructie informatie leest over functionaliteiten die u in uw account niet terugziet. U kunt deze tekstgedeeltes overslaan. 3.1 Inloggen op Mijn Bol Om u (voor de eerste keer) aan te melden in Mijn Bol volgt u onderstaande stappen: Ga naar de website van Bol Adviseurs via 1) Klik rechtsboven op Inloggen 2) Klik op de link: Online Klantenportal (Mijn Bol) 6

8 Hierna opent de inlogpagina, waar u kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord Wachtwoord wijzigen Het per toegestuurde wachtwoord is een tijdelijk wachtwoord, wat slechts één keer gebruikt kan worden. Na de eerste keer inloggen dient u dan ook direct uw wachtwoord te wijzigen. Om veiligheidsredenen verloopt uw wachtwoord iedere drie maanden. U moet dus om de drie maanden uw wachtwoord wijzigen SMS-code invoeren Als uw mobiele telefoonnummer nog niet bekend is bij Bol Adviseurs, dan wordt dit na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd. Vul hier uw mobiele telefoonnummer in, waarop u beveiligingscodes voor Mijn Bol per SMS wilt ontvangen. 7

9 Vervolgens verschijnt het scherm: SMS-code invoeren. Per SMS ontvangt u direct een vijfcijferige code*. Vul deze code in en klik op Invoeren. *Ontvangt u geen SMS-code? Neem dan contact met de B-OnLine Helpdesk via (024)

10 3.2 De indeling en structuur van Mijn Bol De homepage van Mijn Bol bestaat grofweg uit drie onderdelen: 1) Het navigatiemenu 2) Het Mijn Bol-dashboard 3) De zogenaamde widgets Het navigatiemenu Het navigatiemenu (1) bestaat uit de tabbladen Home, Actueel, Accordering, Dossier, Applicatie en Beheer. Wanneer u op deze tabbladen klikt verschijnen menu-items, waar u een keuze uit kunt maken Het Mijn Bol-dashboard Het Mijn Bol-dashboard (2) op de homepage kunt u naar eigen wens indelen door elementen toe te voegen, weg te klikken of te verplaatsen. 9

11 3.2.3 Widgets: de mini-applicaties binnen Mijn Bol Naast de tabbladen zijn er op de startpagina van Mijn Bol de zogenaamde widgets zichtbaar. Widgets zijn een soort mini-applicaties die snel toegang geven tot veelgebruikte informatie of instellingen. De mogelijkheden van de verschillende widgets worden hierna toegelicht. Widget 1: Mijn account 1. Door te klikken op uw accountsnaam, in het voorbeeld Petratest, kunt u wijzigingen doorgeven met betrekking tot uw gegevens. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een (pas)foto of het wijzigen van de taal. Dit kan tevens ook onder het tabblad Beheer. 10

12 Widget 2: Client Heeft u meerdere bedrijven of (persoonlijke) administraties binnen Mijn Bol? U kunt hier eenvoudig tussen wisselen via de widget Client. Het maakt niet uit welk tabblad u op dat moment heeft geselecteerd, of welke informatie u op dat moment raadpleegt. Widget 3: Contactpersonen In de widget Contactpersonen ziet u wie uw vaste contactpersonen bij Bol Adviseurs zijn. U kunt via Mijn Bol hen direct uw (inhoudelijke) vraag stellen. Voor technische vragen over (het gebruik van) Mijn Bol kunt u contact opnemen met de B-OnLine Helpdesk via telefoonnummer (024)

13 Widget 4: Meldingen In de widget Meldingen kunt u zien welke documenten wachten op uw accordering. Zodra een document klaar staat kunt u hier op klikken. U komt dan uit op de pagina waar u het betreffende document kunt accorderen. Widget 5: Applicaties Via de widget Applicaties worden alle B- OnLine applicaties getoond waarop u geabonneerd bent. De eerste keer moet u uw gebruikersgegevens voor deze online applicaties ingeven. Bij ieder volgend bezoek aan Mijn Bol heeft u direct toegang tot de verschillende applicaties, zonder dat u per applicatie dient in te loggen (Single Sign-On). 12

14 3.3 Het accorderen van documenten Zodra er een te accorderen document voor u klaar staat in Mijn Bol ontvangt u automatisch een . De klaargezette documenten kunt u zelf accorderen met een daarvoor vereiste SMS-code. Eenmaal geaccordeerd wordt het document automatisch door gezonden naar overheidsinstanties. Hoe u een document accordeert wordt u stap voor stap uitgelegd op de volgende pagina. 13

15 Stap 1: Klik op het tabblad Accordering. De pagina met voor u te accorderen documenten verschijnt. Ook kunt u op de accorderingspagina komen door op de homepagina onder de widget Meldingen (rechterkolom bij) op het door u te accorderen document te klikken. Stap 2: Op de accorderingspagina ziet u achter het te accorderen document twee iconen staan: akkoord en niet akkoord. Door op akkoord te klikken krijg u een overzicht met 3 documenten. Het bovenste document is een voor u leesbaar document. De andere 2 documenten zijn documenten met dezelfde inhoud maar worden verzonden aan de desbetreffende instanties zoals de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel. U kunt dit overzicht weer sluiten door rechtsboven op het kruisje te klikken (let op dat u de internet browser niet afsluit). Stap 3: Wanneer u de documenten heeft ingezien, kunt u aangeven of u akkoord of niet akkoord gaat met de gegevens. Gaat u akkoord met de gegevens, klik dan op het groene blokje Akkoord. Bent u niet akkoord met de gegevens, klik dan op het rode blokje niet akkoord. In beide gevallen kunt u een vraag stellen of op Log klikken zodat u weer in het overzicht komt met de documenten. Stap 4: Indien er sprake is van een publicatiestuk dient u nog aan te geven of de jaarrekening is vastgesteld door de aandeelhoudersvergadering. Vervolgens vult u de datum in waarop de jaarrekening is vastgesteld. 14

16 Stap 5: Indien u akkoord gaat (groene blokje) dient u eerst op akkoord te klikken. Vervolgens kunt u onder in het scherm op de button Verstuur SMS-code klikken. U ontvangt per SMS de code waarmee u kunt accorderen. Voer de accorderingscode in de witte balk in. U kunt meerdere documenten te gelijk accorderen. Indien u geen SMS ontvangt kunt u contact opnemen met de B-OnLine Helpdesk via telefoonnummer (024) Stap 6: Klik na het invoeren van de accorderingscode op de button verzend documenten. Het document wordt automatisch doorgestuurd naar de overheidsinstantie en u ontvangt een bevestigingsmail waarin staat dat de status van het document veranderd is naar verstuurd. Hiermee is dit document nu gereed en opgeslagen in uw digitale dossier. 15

17 3.5 Uw digitale dossier Via het tabblad Dossier krijgt u toegang tot het digitale dossier van de entiteit (organisatie of persoon) waarin u momenteel aan het werk bent. In dit dossier zijn alle relevante stukken opgeslagen die bij uw organisatie of privéadministratie horen. Naast inzicht in uw digitale dossier is het ook mogelijk om documenten te uploaden Uploaden van documenten U kunt documenten in het digitaal dossier uploaden op de volgende manier: 1) Klik op het tabblad Dossier. 2) Klik op naam van het actieve digitale dossier. 3) Klik op de submap Upload naar Bol 4) Klik vervolgens rechtsboven op de groene knop Upload. U kunt vervolgens de bestanden klaarzetten welke u wilt uploaden. 16

18 4. Veelgestelde Vragen Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat moet ik doen? Antwoord: Ga naar de aanmeldingspagina van Mijn Bol, klik op de link Help. Ik ben mijn Wachtwoord vergeten. U wordt gevraagd naar uw gebruikersnaam en adres. Na korte tijd ontvangt u op het opgegeven adres uw gebruikersnaam en wachtwoord. Met deze gebruikersnaam en wachtwoord kunt u direct inloggen. Na het inloggen wordt verzocht om het wachtwoord te wijzigen. Hoe kan ik mijn adres voor berichten wijzigen? Antwoord: Dit kan door in het menu op Beheer te klikken. Klik vervolgens Ja aan bij Wijzig adres. Voer vervolgens twee maal het nieuwe adres in en klik op wijziging opslaan. Hoe kan ik mijn geregistreerde persoonlijke gegevens wijzigen? Antwoord: Dit kan door in het menu op Beheer te klikken. Zodra de gegevens zijn aangepast, klikt u op wijziging opslaan. Bol Adviseurs ontvangt uw wijzigingen en voert deze door in haar systemen. Hoe kan ik mijn mobiele nummer veranderen? Antwoord: Dit kan door contact op te nemen met de B-OnLine Helpdesk: telefoon (024) b-online@boladviseurs.nl 17

19 De link in Mijn Bol naar een B-OnLine applicaties werkt niet. Hoe kan ik dit verhelpen? Antwoord: Uw inloggegevens voor de verschillende B-OnLine applicaties kunt u zelf instellen via Mijn Bol. Dit kan onder het tabblad Applicaties. Per applicatie - waarop u bent geabonneerd - kunt u via het menu-item Beheer uw gebruikersgegevens instellen. Als u recentelijk uw gebruikers-id en/of wachtwoord van een B-OnLine applicatie heeft gewijzigd, dient u ook in Mijn Bol uw gebruikers-id en/of wachtwoord opnieuw in te stellen (onder het tabblad Applicaties en menu-item Beheer ). Beschikt u over meerdere BV s dan moet u dit per BV instellen. Er kunnen namelijk andere inloggegevens aan een B.V. gekoppeld zijn. 18

20 Hulp bij vragen over Mijn Bol Mocht u vragen hebben over het gebruik van Mijn Bol, of ergens niet uitkomen? U kunt altijd contact opnemen met uw vaste contactpersonen bij Bol Adviseurs. Wie dit zijn en wat hun contactgegevens zijn kunt u altijd terugzien op de homepage van Mijn Bol. Zij helpen u graag verder bij inhoudelijke vragen. Met vragen over de werking en functionaliteiten van Mijn Bol kunt u ook terecht bij de B-OnLine Helpdesk. B-OnLine Helpdesk: (024) De helpdesk is bereikbaar van tot uur b-online@boladviseurs.nl (024)