Instructie Portal Klantdossier aangiftes en up- en downloaden bestanden. Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Instructie Portal

2 Inhoudsopgave Systeemeisen... 2 Algemeen... 2 Inloggen op de portal... 3 Het dashboard... 6 De overzichtsschermen Takenlijst en Archief... 7 Accorderen van aangiftes... 8 Het klantdossier uitwisselen van documenten Documenten ophalen / Downloaden Documenten plaatsen / Uploaden Systeemeisen Onze portal werkt op nagenoeg alle besturingssystemen met alle browsers. In de instructie zijn de schermen weergegeven van een Windows 10 PC met de Chrome browser. Als u een andere combinatie gebruikt dan wijken de schermen op details af. LET OP: Microsofts nieuwe browser Edge de vervanger van Internet Explorer op Windows 10 lijkt in de praktijk de minst betrouwbare browser. Gebruik deze browser bij voorkeur niet! Algemeen Onze internetportal wordt gebruikt om alle aangiftes te verzorgen en documenten met u uit te wisselen. De portal is een beveiligde omgeving en ook het dataverkeer er naar toe is beveiligd. Hierdoor is de kan dat derden uw gegevens te zien krijgen tot een absoluut minimum beperkt. U kunt de portal op de volgende manieren eenvoudig benaderen: 1. Direct via deze link: Let op de s achter http! 2. Via onze website o Klik op de homepage de knop Log in voor online diensten o Kies voor Meerse portal o Kies vervolgens de link om in te loggen in ons portaal. 3. Via de snelkoppeling in het bericht dat u voor iedere taak als herinnering ontvangt Pagina 2 van 13

3 Inloggen op de portal Om de portal te kunnen gebruiken moet u in het bezit zijn van een authenticatiemiddel. Er worden twee mogelijkheden gebruikt (de andere twee zijn op verzoek uiteraard ook mogelijk): 1. Een eherkenningsmiddel Het inloggen via eherkenning gebeurt middels inlognaam met pincode en een bevestigingscode op de mobiele telefoon. Inloggen kan vanaf willekeurig welke computer. Gebruik hier het adres waarmee het eherkenningsmiddel is aangevraagd Vul de PIN code in Als de PIN niet meer bekend is kan hier een nieuwe PIN worden aangemaakt De eenmalige code wordt middels een SMS verstuurd naar het 06 nummer waarmee het eherkenningsmiddel is aangevraagd Klik op Volgende 2. eherkenning van een andere leverancier Dit gebruikt u wanneer u zelf een eherkenningsmiddel heeft aangeschaft waarmee u wilt inloggen op onze portal De stappen zijn gelijk aan hierboven nadat u uw leverancier in een tussenscherm hebt gekozen. Ook zien de schermen er per leverancier iets anders uit. Dit wijst zichzelf. Pagina 3 van 13

4 3. Digitaal certificaat Hiermee is het inloggen op de portal gebonden aan een vaste werkplek waar het certificaat op is geïnstalleerd. Kies het juiste certificaat en klik vervolgens op OK Pagina 4 van 13

5 4. Met One-Time password Gebruik hier het adres waarmee het toegang is aangevraagd Vul het zelfverzonnen wachtwoord in Kik op Volgende Als het wachtwoord niet meer bekend is kan hier een nieuwe worden aangemaakt De eenmalige code wordt weergegeven in de authenticator app op de telefoon. Klik op Inloggen Pagina 5 van 13

6 Het dashboard U krijgt op de startpagina - het dashboard - van de portal direct een compleet overzicht van al uw taken waar u actie op moet ondernemen Deze knop blijft altijd zichtbaar, hiermee keert u altijd terug naar uw dashboard 2. Klik op deze knop om uw takenlijst te openen 3. Zelfde functionaliteit als knop 2 alleen nu voor het raadplegen van het archief Onder beide knoppen vindt u een drop-down lijst met de volgende keuzemogelijkheden: a. Kies voor alle taken in één overzicht b. Alleen documenten c. Kies van welke service u taken u wilt zien LET OP: in het ARCHIEF werkt de knop Alles tonen niet zoals verwacht! Er worden dan namelijk geen gearchiveerde documenten getoond! 4. U kunt ook uw taken openen door op de betreffende tegel te klikken; bijvoorbeeld Loonaangifte. Het nummer op de tegel geeft het aantal taken binnen de service 5. Het onderste deel van het scherm geeft de mogelijkheid direct een document toe te voegen. Later komen hier nog mogelijkheden voor de extra diensten die we via de portal gaan aanbieden. Pagina 6 van 13

7 De overzichtsschermen Takenlijst en Archief Het scherm is opgebouwd met: aan de linkerkant (A) de filters; de beschikbare taken (B); helemaal rechtsboven in de takenlijst (C) de weergaveopties Bij het openen worden altijd al uw taken getoond. Wanneer u een of meer filters toepast zullen alleen die taken getoond worden die aan het filter voldoen. De omschrijving van de filters 1, 2, 3 en 5 wijzen zichzelf. Filter 4 heeft een speciale functie: als u hier Alle taken tonen kiest ziet u ook de taken die niet op uw eigen takenlijst staan. Dit kunnen dus taken zijn van collega s, van het kantoor of taken die bij een instantie als de Kvk of de belastingdienst in behandeling zijn. Als u deze optie aanvinkt komt er nog een extra filterkader bij (6) waarin u kunt kiezen van welke gebruiker/instantie u de taken wilt zien. TIP: Dit is dus de manier om alle taken en documenten van één of meer ondernemingen in één overzicht te bekijken. Gearchiveerde taken en berichten staan hier niet tussen. U kunt per filter de instellingen wissen of helemaal onderin alle filters tegelijk. De iconen in de weergaveopties (C) hebben de volgende functionaliteit: / : hiermee kunt u kiezen tussen tegels of lijstweergave :Hiermee kunt u de lijst vernieuwen : hiermee krijgt u de verschillende sorteeropties in beeld: Pagina 7 van 13

8 Accorderen van aangiftes Wanneer uw aangifte klaarstaat om geaccordeerd te worden krijgt u hiervan een bericht in uw mailbox. Hierin wordt ook de vervaldatum genoemd zodat u weet voor wanneer de aangifte bij de betreffende instantie binnen moet zijn. Wanneer u bent ingelogd in de portal (zie Inloggen op de portal) wordt de betreffende taak getoond (zie Het dashboard) In dit voorbeeld ziet u diverse taken waaronder één taak omzetbelasting: Klikt u op de taak omzetbelasting dan opent de takenlijst met alleen de omzetbelasting taken gefilterd A. Op welke organisatie deze taak betrekking heeft B. Wie de actie moet uitvoeren C. Welk tijdvak het betreft D. Wanneer de taak uiterlijk afgerond moet zijn Dit is meestal een deadline die door de uitvragende instantie (belastingdienst, kamer van koophandel) wordt gesteld E. Welke actie van de uitvoerende (B) wordt verwacht F. Welke dienst het betreft Vanuit de geopende takenlijst klikt u op de knop Inzien (G) van de betreffende aangifte. Pagina 8 van 13

9 U krijgt vervolgens de aangifte in het scherm. 1. Beoordeel de aangifte, 2. Zet het vinkje voor akkoord 3. Onderteken de aangifte 4. Vergeet niet het bedrag (indien Te betalen) tijdig naar de belastingdienst over te maken op het juiste rekeningnummer met het juiste betalingskenmerk! Pagina 9 van 13

10 Het klantdossier uitwisselen van documenten Naast de aangiftes kunnen met de portal ook veilig documenten uitgewisseld worden. Wanneer een nieuw document in de portal geplaatst wordt krijgt u daarvan via een aankondiging. Documenten ophalen / Downloaden In het dashboard staan de nieuwe documenten onder Uw taken Het overzicht van de documenten is weer opgebouwd zoals de takenlijst met links de mogelijke filters en rechtsboven de weer de weergaveopties. In de takenlijst staan de documenten: A. De organisatie waar het document betrekking op heeft Uw eigen persoon is ook een organisatie B. De persoon van wie actie verwacht wordt C. Een beschrijving van de inhoud van de documenten D. Datum waarop het betreffende document is ontvangen E. Status a. Bekijken: het document is ter informatie b. Ondertekenen: het betreft een document dat ter goedkeuring ondertekend moet worden U ontvangt bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen via ons portaal F. Klik op de knop Inzien om de betreffende taak te openen Pagina 10 van 13

11 Nadat u met Inzien de taak hebt geopend krijgt u het betreffende venster: Document A. De kenmerken van het bestand Map: om documenten logisch te groeperen kunnen deze aan mappen toegewezen worden. Bij het aanmaken van een document kan een map gekozen of gemaakt worden Bijlagen B. De documenten die via deze document-taak aangeleverd zijn. U kunt deze hier selecteren C. Als u documenten heeft aangevinkt kunt u deze hier downloaden Opmerkingen (van de opsteller) D. Hier kan kort toegelicht zijn welke documenten aangeleverd zijn en wat de bedoeling is Opmerkingen (van degene die de taak afrondt) E. Mogelijkheid om een opmerking toe voegen Akkoordverklaring F. Middels het vakje voor de akkoordverklaring kan de handtekening worden gezet Dit vak heeft u vanzelfsprekend niet wanneer een document alleen ter inzage is Afkeuren of ondertekenen / afronden G. Met deze knoppen kan de taak worden geaccordeerd (of worden afgekeurd) of worden afgerond (indien voor het document geen ondertekening is gevraagd) TIP: rond taken die u heeft afgehandeld af dan verdwijnen deze van de takenlijst. Hiermee behoudt u een duidelijk overzicht van de lopende taken. Afgeronde taken blijven automatisch bewaard in het archief Pagina 11 van 13

12 Documenten plaatsen / Uploaden Vanuit het dasboard kiest u A. De organisatie waar het document betrekking op heeft hiervoor wordt een apart scherm geopend. Kies bij de juiste onderneming de knop Selecteren B. Kies daarna de knop Verder Pagina 12 van 13

13 U kunt nu documenten toevoegen aan een documententaak A. Hier kunt u verifiëren of dit document inderdaad bij de gewenste onderneming wordt geplaatst B. Het kenmerk geeft een duidelijk omschrijving aan deze set documenten Dit kenmerk wordt ook de titel in het overzicht en het onderwerp de notificati die verstuurd gaat worden. Een relevant kenmerk is dus wel handig. C. Map: net als in de verkenner of Finder kunt u een mappenstructuur aanmaken. Bij Map kiest u een bestaande map uit de lijst; wanneer u een nieuwe map wilt aanmaken dan typt u de naam van de map in het van Nieuwe map D. Met de knop Toevoegen kunt u (meerdere) documenten toevoegen aan deze taak Om meerdere documenten tegelijkertijd toe te voegen selecteert u deze terwijl u de Ctrl toets (op de Mac: Command/ ) vast houdt E. Met de knop Verwijderen kunt u geselecteerde documenten later nog verwijderen 1. Vink de documenten aan die moeten worden verwijderd 2. Gebruik de knop Verwijderen om de bestanden te verwijderen F. Kies de gebruikers voor wie dit document bedoeld is De betreffende ontvanger krijg een dat er een document in de portal is gezet 1. Zet een vinkje in de kolom Ter inzage wanneer geen ondertekening nodig is 2. Gebruik Ter ondertekening als de ontvanger het aangeleverde document dient te tekenen Gebruik dit alleen als er ook daadwerkelijk een ondertekening nodig is! Wanneer u een vinkje zet bij De Meerse dan komt het bericht bij de receptie binnen en wordt het vandaar uit doorgestuurd naar degene voor wie het document bestemd is G. Geeft eventueel een toelichting in het vak Opmerking H. Klik op Doorsturen om het document op de portal te plaatsen I. De knop "Bewaren" gebruikt u als u de taak nog niet wilt doorsturen naar de ontvanger. De taak wordt dan bewaard en kan later doorgestuurd worden. Dit gebeurt ook automatisch als u het venster sluit met het kruisje. Als u toch geen document wilt maken kiest u voor Verwijderen Pagina 13 van 13