1. Soort afspraak Log in op Mijn Richting. Klik vervolgens rechts op de knop <Plan een afspraak in> Hierna komt u op scherm <Afspraak genereren>:

Transcriptie

1 Afspraak plannen Deze instructie laat zien hoe u een afspraak bij een bedrijfsarts kunt inplannen. Het plannen bestaat uit een vijftal stappen: 1. soort afspraak bepalen 2. afspraak plannen 3. afspraak vastleggen 4. herinnering vastleggen 5. oproepbrief opstellen en verzenden. Deze worden hieronder toegelicht. 1. Soort afspraak Log in op Mijn Richting. Klik vervolgens rechts op de knop <Plan een afspraak in> Hierna komt u op scherm <Afspraak genereren>: Klik hier op het vergrootglas om de medewerker op naam te selecteren of voer de naam handmatig in. Zodra u de medewerker hebt geselecteerd verschijnen de invoervelden <Traject> en <Spreekuursoort>. 1

2 Klik in het veld achter <Traject> en selecteer een keuze voor een trajectonafhankelijke (arbeidsomstandighedenspreekuur) of een trajectgebonden afspraak: Klik nu achter <Spreekuursoort> en selecteer of het gaat om een eerste afspraak of een vervolgafspraak: Klik op de button <Volgende>. 2

3 2. Afspraak plannen In het volgende scherm kunt u de afspraak daadwerkelijk plannen. Helemaal bovenin dit scherm ziet u het procesverloop en helemaal rechts een pijltje met koffertje: Door op het koffertje te klikken krijgt u inzage in de persoonsgegevens en vorige afspraken. Standaard staan de persoonsgegevens in het scherm: Door op <Afspraken> te klikken (zie aanduiding) krijgt u een overzicht van eerder gemaakte afspraken: Met het neerwaartse pijltje rechts kunt u de vraagstelling en voorgeschiedenis zichtbaar maken op het scherm. Met de drie puntjes helemaal rechts op het scherm kunt u deze nog aanpassen; u komt dan in het scherm <vraagstelling aanpassen>: Voer uw wijzigingen in en klik dan op <Opslaan>. 3

4 Wanneer u linksboven opnieuw op het icoontje met pijltje en koffertje klikttje) (zie pijl): komt u terug in het planscherm: Klik in het veld <Maximale afstand> om de maximale reisafstand in te voeren of selecteer <niet van toepassing>. De postcode van de medewerker staat al ingevuld, u kunt dit eventueel handmatig aanpassen. Klik op een bolletje om te bepalen van welke arts u de beschikbare tijden wilt zien. Kiest u voor <Een specifieke specialist> dan verschijnt een nieuwe zoekbalk. Klik op het vergrootglas en u kunt, op naam, een bedrijfsarts selecteren. Klik op de data om te bepalen over welke periode u de beschikbaarheid wilt zien. Standaard wordt gekeken over een periode van 2 dagen. Klik dan op de zoekbalk <Toon beschikbaarheden>. Rechts op het scherm verschijnen nu de beschikbare mogelijkheden om een afspraak te plannen: 4

5 Voor een optimaal overzicht over de lijst heeft u de mogelijkheid om de volgorde aan te passen. Klik daarvoor op de pijltjes achter <Datum>, <Locatie> en <Afstand>. Selecteer de gewenste afspraak door erop te klikken en klik op <volgende>. 5

6 3. Afspraak vastleggen Op het volgende scherm legt u de afspraak definitief vast: Helemaal bovenin ziet u opnieuw het procesverloop in beeld en ook hier kunt u door op het icoon rechts te klikken persoonsgegevens en de gemaakte afspraken inzien. Het bovenste schermdeel toont de verzamelde gegevens rond de afspraak. In het onderste deel maakt u de afspraak definitief en legt u het proces verder vast: De status van de afspraak staat nu standaard op definitief. ook is standaard bepaald dat er herinneringen ingesteld worden en een oproepbrief gegenereerd. Indien gewenst kunt u deze standaarden deselecteren. Klik hierna in het veld <Oproepbrief> om het sjabloon van uw organisatie te selecteren. Klik in het invoerveld <Vraagstelling> en voer de vraagstelling in voor de bedrijfsarts. Klik in het invoerveld <Voorgeschiedenis> wanneer u iets van de voorgeschiedenis wilt vastleggen. Let op dat u geen medische informatie noteert. Klik achter <Notitie> wanneer u nog een aantekening wilt toevoegen. Let ook hier op dat u geen medische informatie deelt. Klik op <Volgende> en u heeft hiermee de afspraak vastgelegd. 6

7 4. Herinnering instellen Wanneer bij de vorige stap <Herinnering> is aangevinkt, is de volgende stap in het proces het instellen van een of meer herinneringen: Ook nu ziet u bovenin het procesverloop met de mogelijkheid om de persoonsgegevens en afspraken in te zien. U kunt de medewerker herinneren per mail en per sms. Standaard staat al een herinneringsmail ingesteld. Klik op <Opslaan> als u deze SMS-herinnering wilt gebruiken. U kunt deze SMS-herinnering ook bewerken of verwijderen: Klik daarvoor op de drie puntjes aan de rechterkant van het scherm en selecteer <bewerk> of <verwijderen>: U kunt de volgende gegevens bewerken: aantal uren voor de afspraak waarop reminder verstuurd wordt type reminder telefoonnummer van de ontvanger onderwerp 7

8 de tekst Klik op <Opslaan> om de wijzigingen vast te leggen. Om een tweede reminder in te stellen, klikt u op toevoegen: Voer de gewenste gegevens in het lege invoerveld: Klik op <Opslaan>. 8

9 5. Oproepbrief Hierna wordt de oproepbrief gegenereerd: U ziet onder het procesverloop wat u met deze oproepbrief kunt doen: - oproepbrief - download als Word - download als PDF - wijzigen oproepbrief U kunt de oproepbrief rechtstreeks mailen aan de medewerker. Dit gaat als volgt: Klik links op < oproepbrief> Het volgende invoerscherm verschijnt: Voer de benodigde mailadressen in. Vul het onderwerp in van de mail 9

10 Voer het mailbericht in en klik op <Versturen>. De mail wordt nu rechtstreeks verzonden aan medewerker en evt cc s en bcc s. Download als Word Klik op <Download als Word>. De brief wordt nu als word-bestand opgeslagen in uw map downloads. Download als PDF Klik op <Download als PDF>. De brief wordt nu als PDF-bestand opgeslagen in uw map downloads. Wijzigen Klik op <wijzigen> om de tekst van de oproepbrief aan te passen. De brief verschijnt hierna in een eenvoudig tekstverwerkingsprogramma en hier kunt u aanpassingen doen: Na aanpassing: klik linksboven op de blauwe button <FILE>. Klik dan op <Opslaan en sluiten>: Hierna kunt u de brief mailen of downloaden zoals boven beschreven. Klik ten slotte op <Sluiten> waarna u terugkeert naar de HOME-pagina. 10