FAQ 2. Starten 3. Inloggen 3. Uitloggen 3. Wat is BAPPS? 4 Home - Snel aan de slag! 4 Klantprofiel 6. Klant beeld (linkerkant klant profiel) 6

Transcriptie

1 Handleiding voor de account manager Datum: Aan: Van: Intersteel gebruikersgroep Koen Molenaar Onderwerp: Smartoffice.nu (BAPPS) Versie Inhoudsopgave FAQ 2 Ik ben mijn wachtwoord vergeten / kwijt / te vaak verkeerd ingevoerd (account geblokkeerd) 2 Ik kom niet verder middels de nieuw wachtwoord aanvragen knop 2 Onze applicatie beheerder is niet beschikbaar om de handeling uit te voeren 2 Waarom kan ik geen gespreksverslagen meer direct opvoeren? 2 Starten 3 Inloggen 3 Uitloggen 3 Wat is BAPPS? 4 Home - Snel aan de slag! 4 Klantprofiel 6 Klant beeld (linkerkant klant profiel) 6 Prospect aanmaken 10 Prospect wijzigen 12 Offertes en retouren (rechterkant klant profiel) 13 Offertes 13 Retouren 15 Mutaties doorvoeren 16 Gespreksverslag maken 16 Gespreksverslag overzicht 18 Contactpersoon aanmaken 19 Actie aanmaken 20 Actie overzicht 21 Vestiging aanmaken 22 WON / LOR rapportage 23 WOR overzicht BAPPS handleiding - voor de account manager.docx

2 Klant gegevens bewerken 25 Wie past data in Unit4 aan? 26 Wie verwijdert relaties? 26 Rapportages 27 Overige functies 28 Mijn account 28 Brochures 29 FAQ Ik ben mijn wachtwoord vergeten / kwijt / te vaak verkeerd ingevoerd (account geblokkeerd) 1. Klik op login 2. Selecteer Nieuw wachtwoord aanvragen 3. Voer je adres is 4. Per mail ontvang je een nieuw wachtwoord wat je kan wijzigen onder mijn profiel. Ik kom niet verder middels de nieuw wachtwoord aanvragen knop Neem contact op met de applicatie beheerder binnen jullie organisatie en vraag hem of haar om je account te herstellen en/of te voorzien van een nieuw wachtwoord. Onze applicatie beheerder is niet beschikbaar om de handeling uit te voeren Neem contact op met BAPPS support via support@smarfoffice.nu. Waarom kan ik geen gespreksverslagen meer direct opvoeren? Zie de wijziging op gespreksverslagen, die worden nu altijd op vestiging geregistreerd BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 2-29

3 Starten Inloggen Om BAPPS te gebruiken moet je eerst inloggen. Je logt in met je login naam en een wachtwoord. Uitloggen Uitloggen gebeurt door rechts boven in het scherm op te klikken. Wachtwoord kan je, als je ingelogd bent, onder het tabblad wijzigen BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 3-29

4 Wat is BAPPS? BAPPS is een handzame applicatie waarin alle relevante sales gerelateerde informatie wordt geborgd. Hierbij ontsluiten we, in toenemende mate, verschillende bronnen startend met Unit4. Dit betekent dat: 1. Alle debiteuren vindbaar zijn onder klant zoeken 2. Hier de relevante omzetten per maand en cumulatief zichtbaar zijn. 3. Je eenvoudig een actie kan aanmaken 4. Gespreksverslagen op de klant worden aangemaakt en beheersbaar zijn. 5. Per offerte een won / lost rapportage is te maken. Home - Snel aan de slag! Als je bent ingelogd krijg je direct de vraag Wat wil je doen? met daaronder de 5 meest voor de hand liggende acties: BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 4-29

5 Klant zoeken Als je de details van een klant wilt hebben kan je klikken op. Dan krijg je dit scherm: Hierin vul je een deel van de naam van organisatie in. De autocomplete functie zal deze naam aanvullen: Door op enter te drukken komen alle relevante zoekresultaten terug: Door een naam te selecteren spring je naar het geselecteerde profiel BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 5-29

6 Klantprofiel Klant beeld (linkerkant klant profiel) Het klantbeeld bestaat standaard uit 4 tabbladen: Omzet Intersteel BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 6-29

7 Omzet P+E BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 7-29

8 Financiële gegevens BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 8-29

9 Factuur BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 9-29

10 Prospect aanmaken Als een klant niet gezocht kan worden kan deze worden aangemaakt. Klik op, dan krijg je dit scherm: Om onnodig veel werk te voorkomen kunnen prospects worden aangemaakt (die niet in Unit4 bekend zijn) zonder ID. Als deze naderhand gewijzigd worden kan het ID wel worden aangevuld zonder dat dit in de periode ertussen geen effect heeft. Tip: Bij adres gebruik je het factuuradres BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 10-29

11 Op deze relatie kan gewoon gezocht worden of een actie, gespreksversl etc worden aangemaakt: Aanmaken gespreksverslag: BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 11-29

12 Prospect wijzigen 1. Als de klant vervolgens wordt bewerkt kan het ID nummer worden ingevuld. Vanaf dat moment wordt de link gelegd naar de Unit4 database en zullen gegevens worden overschreven. 2. Het systeem controleert bij opslaan of het ID uniek is en geeft een melding als dit niet het geval is. 3. Als dit wel het geval is wordt hij vanaf dat moment meegenomen in de updates BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 12-29

13 Offertes en retouren (rechterkant klant profiel) Na klant zoeken worden automatisch de offerte en retouren zichtbaar. Deze zijn selecteerbaar vanuit 2 tabbladen: Offertes Een offerte bestaat uit de volgende gegevens: Zie WON /Lost rapportage voor de werking van de knop onder elke offerte BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 13-29

14 Daarnaast is het ook mogelijk om de details te bekijken onder: BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 14-29

15 Retouren Retouren worden in het systeem ter kennisgeving gepresenteerd, je kan deze niet (zoals de offertes) wijzigen: BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 15-29

16 Mutaties doorvoeren Naast de gegevens uit unit4 inzien kan je ook mutaties op deze gegevens maken of nieuwe gegevens toevoegen. Gespreksverslag maken In het klantprofiel kan je een gespreksverslag aanmaken. 1. Zoek een klant en ga naar het klantprofiel 2. Selecteer onder klantdetails de juiste vestiging of maak een nieuwe aan. 3. Klik op BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 16-29

17 4. En start met het formulier in te vullen: Belangrijke zaken om te weten: 1. Een gespreksverslag hangt altijd aan een klant waar deze onder de tab Gespreksverslagen ook weer terug te vinden is. 2. Afspraak is dat we een uniforme schrijfwijze hanteren, te weten: werktitel - Klantnaam - plaats - jaar-maand-dag 3. Een gespreksverslag wordt g d naar de accountmanager en geselecteerde medewerkers vanuit het veld aan medewerkers. 4. Vanuit het veld aan medewerkers kunnen meerdere betrokken worden geselecteerd. Dit werkt: a. op een vast systeem: i. Individueel door de CTRL knop ingedrukt te houden en gebruikers te selecteren. ii. Gegroepeerd door de SHIFT knop ingedrukt te houden en de bovenste en onderste gebruiker te selecteren. b. op een mobiel systeem: i. Staan er vinkjes waarmee je kan selecteren welke gebruikers je wilt mailen. 5. Gespreksverslagen kunnen worden gemuteerd, na opslag wordt een opnieuw naar de gebruikers g d BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 17-29

18 Gespreksverslag overzicht Door op te klikken ga je naar het overzicht van alle gespreksverslagen: Hier kan je filteren op je eigen gespreksverslagen, een specifieke klant of zoeken door alle gespreksverslagen op een trefwoord BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 18-29

19 Contactpersoon aanmaken Een contact persoon werkt net als vestiging; je moet eerst een bedrijf selecteren voordat je de contactpersoon kan zien. Vervolgens kan je: 1. Rechts onderin contactpersonen toevoegen (net als vestigingen) 2. Met het oogje een contactpersoon bekijken en bewerken 3. Met de snel functie direct naar het profiel van de contactpersoon (linkedin, twitter, face, en ). Let op deze komen alleen beschikbaar als de data eronder beschikbaar is; dus zorg ervoor dat alle profielen maximaal zijn gevuld BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 19-29

20 Actie aanmaken Als je een reminder, afspraak of telefonisch contact wil aanmaken kan je dit doen door op klikken. Je krijgt dan bijgevoegd formulier: te Belangrijke zaken om te weten: 1. Aan elke actie moet ook een klant zitten. De actie komt namelijk terug in je en vanuit daar kan je met de actie direct naar het klantprofiel van de klant springen. 2. Acties zijn voor jezelf en er worden geen mails of andere triggers naar andere gebruikers uitgezet. 3. Als je een acties afsluit moet je de wijzigen naar Afgesloten actie. 4. Een actie wordt g d naar de accountmanager en geselecteerde medewerkers vanuit het veld aan medewerkers. 5. Vanuit het veld aan medewerkers kunnen meerdere betrokken worden geselecteerd. Dit werkt: a. op een vast systeem: i. Individueel door de CTRL knop ingedrukt te houden en gebruikers te selecteren. ii. Gegroepeerd door de SHIFT knop ingedrukt te houden en de bovenste en onderste gebruiker te selecteren. b. op een mobiel systeem: i. Staan er vinkjes waarmee je kan selecteren welke gebruikers je wilt mailen BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 20-29

21 Actie overzicht Acties komen terug in het actieoverzicht: Vanuit het filter kan je iedereens acties inkijken (door de dropdown op nee te zetten) en filteren op type. Door de actie te selecteren spring je snel en eenvoudig naar het klantbeeld van deze klant: Als je vervolgens op klikt spring je weer terug naar de aangemaakte actie en kan je deze, bijvoorbeeld, van uitvoerdatum of status wijzigen BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 21-29

22 Vestiging aanmaken Vestigingen aanmaken werkt op dezelfde manier als contactpersoon toevoegen. Zie vorige screenshot ook hier kan je vestigingen toevoegen (noodzakelijk voor gespreksverslagen). Bij het selecteren van de vestigingen krijg je onderstaande knoppen te zien: BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 22-29

23 WON / LOR rapportage Door bij de offertes op de knop te klikken kan je de status van de open offerte wijzigen: Daarbij is het belangrijk te weten: 1. Bij elke keer op opslaan klikken de manager een ontvangt. 2. Je de status wijzigt als je de WON / LOST final wil maken (logischerwijs veranderen naar Lost of Won). 3. Het is mogelijk om aannemer of architect aan de offerte te koppelen. Dit zal in latere releases verder worden uitgewerkt. 4. De geselecteerde accountmanager wordt g d bij het opslaan van de offerte BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 23-29

24 WOR overzicht Door op te klikken ga je naar het overzicht van alle won / lost rapportages: Hier kan je filteren op accountmanager BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 24-29

25 Klant gegevens bewerken Als je onderaan het klantbeeld (rechts in het klantprofie) op wijzigen. klikt kan je de gegevens van de klant Belangrijk om hierbij te weten: 1. Klantgegevens worden elke nacht door de batch van Unit4 ververst. Dus het kan goed zijn dat je de dag erna de oude gegevens ziet. Om te voorkomen dat jouw wijzigingen verloren gaan worden deze naar administratie g d, na beoordeling worden deze gegevens in Unit4 aangepast BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 25-29

26 Wie past data in Unit4 aan? Er zijn 2 wijzigingen in het systeem die een handeling van de binnendienst vereisen: 1. Klant wijzigingen 2. Offerte wijzigingen Deze worden ook naar sales@intersteel.nl g d en opgepakt door de binnendienst. Let wel, Unit4 kent meerdere adressen: - algemeen adres - factuuradres (debiteur adres) - post adres - afleveraders (debiteur kaart) Wij gebruiken nu het factuuradres; dus verander niet dit adres naar het post of aflever adres want dat verstoord de binnendienst. Houdt er ook rekening mee dat je nieuwe klanten met het factuur adres aanmaakt. Daarnaast werken we bij de klant met voorletters. Dit wordt binnenkort vervangen naar voornaam, dus svp deze wijzigingen niet meer doorvoeren. Wie verwijdert relaties? Om niet data te verwijderen die in het systeem hoort is de verwijderfunctie bij de administrator neergelegd. Als je een relatie wil verwijderen zet dan het ID en naam door naar Ronald van Breeschoten. Hij zal hier verder voor zorgen BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 26-29

27 Rapportages Iedere nacht wordt de Unit4 database opnieuw ingelezen en de omzet gegevens aangevuld. Hiermee wordt op individueel niveau de volgende rapportage gegenereerd: Belangrijk om te weten: 1. Waarde offertes zijn de open offertes 2. Nog te behalen onderdelen zijn target realisatie. De targets die er nu instaan zijn fictief en nog niet door de organisatie vastgesteld BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 27-29

28 Overige functies Mijn account Onder kan je jouw gegevens wijzigen. Dit zijn: Belangrijk om te weten: 1. Op dit moment zijn wachtwoord / adres van belang. Overige functies (blokken personaliseren, contact instellingen, afbeelding, lokalisatie) worden nog niet gebruikt BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 28-29

29 Brochures Om altijd de laatste informatie op zak te hebben klik je op recente bestanden:, hier staan de links naar de meest BAPPS handleiding - voor de account manager.docx 29-29