ONS PLANNING - PLANNEN EN ROOSTEREN

Transcriptie

1 ONS PLANNING - PLANNEN EN ROOSTEREN Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Cliëntacties... 6 Een zorgmoment toevoegen bij een cliënt (arrangement)... 7 Een om de dag aktie toevoegen in het arrangement...11 Een zorgmoment van een cliënt toewijzen aan een team...13 Een cliënt uit zorg halen Een cliënt tijdelijk uit zorg halen...19 Een adres toevoegen bij een cliënt...23 De locatie van een adres van een cliënt aanpassen...25 Medewerkeracties...29 Een nieuwe medewerker aan je team toevoegen...30 Een adres toevoegen bij een medewerker...34 Aan- en afwezigheden van medewerkers...37 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het medewerkerscherm)...38 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het huidige rooster)...42 Aan- en afwezigheden door medewerkers zelf (via het Medewerkerportaal)...47 Planacties (V&V)...53 Signaleringen in het V&V planscherm...54 Plankaartjes inplannen in een dienst...57 Eenmalig een actie verplaatsen...59 Een actie vastzetten op een tijdstip (V&V)...60 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (V&V) Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (V&V)...64 Eenmalig een planactie toevoegen...66 Een notitie bij een actie schrijven (V&V)...68 Een logregel toevoegen bij een cliënt...70 Pauze in een route zetten... 72

3 Medewerker als dienst toevoegen (in het roosterscherm)...79 Medewerker toewijzen aan een dienst (via het planscherm)...81 Meer informatie van een cliënt bekijken (het cliëntvenster gebruiken)...82 Planacties (HV)...84 Navigatie in het blokplanscherm...85 Signaleringen in de blokplanning (HV)...89 Een cliënt inplannen in de blokplanning...95 Overzichtelijker cliënten bij de juiste medewerkers in de blokplanning inplannen Labels in het blokplanscherm gebruiken Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (HV) Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (HV) Een notitie bij een actie schrijven (HV) Een actie vastzetten op een tijdstip (HV) Zoeken naar vervangende medewerker (HV) Beschikbaarheid van medewerker aangeven (HV) Eenmalig een actie toevoegen (HV) Een logregel toevoegen bij een cliënt (HV) Een brief sturen naar een cliënt (HV) Zoeken naar medewerkers in de buurt (HV) Roosteren (huidige roosterscherm) Navigatie in het rooster Betekenis van kleuren en icoontjes in het rooster Signaleringen in het rooster Medewerkers aan een dienst koppelen Diensttoewijzing verwijderen Dienst tussen medewerkers omwisselen...143

4 Rooster naar toekomst kopiëren Tijdsduur van de dienst of pauze eenmalig wijzigen Bereikbaarheidsdienst in Vakantie- en compensatiesaldo in het rooster inzien Dienst toekennen aan een medewerker uit een ander team De markeerstift gebruiken in het rooster Labels in het rooster gebruiken Roosteren (vernieuwde roosterscherm) Navigatie in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Het maken van een selectie in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Betekenis van kleuren en icoontjes in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Signaleringen in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Contractinformatie, vakantie- en compensatiesaldo in het rooster inzien (vernieuwde roosterweergave) Diensten toewijzen, verwijderen en ruilen (vernieuwde roosterweergave) Afwezigheid: ingeven afwezigheden en dienst omzetten (vernieuwde roosterweergave) Wijzigen: tijdsduur, bereikbaarheid en extra regel (vernieuwde roosterweergave) Labels toekennen of verwijderen (vernieuwde roosterweergave) Flextoewijzingen uitzetten, annuleren of toekennen (vernieuwde roosterweergave) Notities toevoegen, bewerken of verwijderen in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Kopiëren: rooster naar de toekomst kopiëren (vernieuwde roosterweergave) Rooster of dagstaat afdrukken via het rooster ( vernieuwde roosterweergave)..201 Gegevensconflicten Conflicten in Ons Planning oplossen Verwijderd maar niet opgelost conflict oplossen...212

5 Meest voorkomende validatiefouten oplossen Overige acties Een medewerker of cliënt zoeken in Ons Planning Een notitie schrijven (medewerkers, cliënten, diensten) Een notitie toevoegen aan een dienst via het huidige roosterscherm Roosters in het huidige rooster en planningen printen Bekende medewerker bij de cliënt aangeven Route optimaliseren Feestdagen: omleidingen instellen Overzicht van vakantie (afwezigheid) van medewerkers Geschiedenis inzien Geschiedenis van teams inzien Geschiedenis van diensten inzien Geschiedenis van de cliënt inzien Geschiedenis van de medewerker inzien...257

6 Cliëntacties Nedap healthcare Pagina 6 / 258

7 Een zorgmoment toevoegen bij een cliënt (arrangement) Normaal gesproken wordt een cliënt aangemaakt in Ons Administratie en komen de gegevens vanzelf in Ons Planning. Dit geldt ook voor de zorg die geleverd dient te worden bij deze cliënt (het zorgarrangement). Het kan voorkomen dat een cliënt nog niet in Ons Planning staat of nog geen zorgarrangement heeft, terwijl er al wel zorg geleverd moet worden. In dat geval zijn er twee opties: Wanneer een cliënt al wel in Ons Administratie staat en deze ook gekoppeld is met Ons Planning, kan men in Ons Administratie een arrangementsregel toevoegen. Vervolgens is deze arrangementsregel direct zichtbaar bij de betreffende cliënt in Ons Planning. Wel zal de arrangementsregel nog geclaimed moet worden door een team. In het geval een cliënt nog niet bekend is in Ons Planning kan er gekozen worden om deze handmatig toe te voegen in Ons Planning, zodat er vervolgens ook handmatig een zorgarrangement toegevoegd worden in Ons Planning. Het is wel van belang dat later de cliënt alsnog gekoppeld wordt aan Ons Administratie. Het zorgarrangement zorgt ervoor dat er plankaartjes worden aangemaakt voor de cliënt. Elk zorgmoment (bijvoorbeeld 10 minuten PV op donderdagochtend) wordt een plankaartje in de Planning. Dit plankaartje kan vervolgens worden ingepland in een dienst. Ga naar de cliënt 1. Klik op het menu op "Cliënten". 2. Zoek de cliënt op in het zoekveld. 3. Klik op de naam van de cliënt, op de rechterpagina verschijnt nu meer informatie. Nedap healthcare Pagina 7 / 258

8 Voeg zorg toe Klik op het plusje rechts van het kopje "Zorgarrangement". Nedap healthcare Pagina 8 / 258

9 1. Kies een uurtype; dit is de soort zorg die geleverd wordt. 2. Vink de dagdelen aan waarop deze cliënt de zorg moet krijgen. Door op bijvoorbeeld "nacht" te klikken worden alle dagen van de week aangevinkt. 3. Geef hier de tijdsduur in minuten per moment aan. 4. Door dit aan te vinken wordt het mogelijk om per moment een tijdsduur in minuten in te vullen en meerdere acties toe te voegen als bijvoorbeeld een cliënt twee keer op een ochtend dezelfde zorg moet krijgen. (Men kan dan in het vakje van de minuten aangeven: 10,10. Dat betekent dat er voor de ochtend twee dezelfde plankaartjes worden aangemaakt voor de duur van 10 minuten) 5. Door dit aan te vinken wordt het mogelijk om de zorg om de zoveel weken in te plannen. Het is ook mogelijk een beginweek in te vullen. 6. Hier kun je zien hoeveel er is "gearrangeerd" ten opzichte van Ons Administratie. Door "legitimatie" aan te vinken wordt er vergeleken met het aantal uren waarvoor de cliënt financiering heeft. Zo kun je zien of er veel of juist te weinig is ingepland. 7. Het is ook mogelijk een zorgmoment in te plannen om een bepaald aantal dagen. Zie daarvoor de laatste stap in deze handleiding. 8. Klik tenslotte op "Toevoegen". Nedap healthcare Pagina 9 / 258

10 Arrangementsregel uit Ons Administratie Wanneer men een arrangementsregel wijzigt of toevoegt in Ons Administratie is dit, wanneer de betreffende cliënt wordt opgezocht, direct in Ons Planning zichtbaar. In bovenstaand voorbeeld is te zien dat er zojuist in Ons Administratie twee arrangementsregels zijn toegevoegd; "Behandeling dietiek" en "Behandeling logopedie". Dat de regel is aangemaakt in Ons Administratie is te herkennen aan de lichtgrijze kleur en aan wat er achter de arrangementsregel staat, namelijk "Ons Administratie". Door onder het kopje "Mijn teams" een team te selecteren, kan de arrangementsregel door het betreffende team geclaimd worden. De wijzigingen die in Ons Administratie worden gedaan met betrekking tot het zorgarrangement, zijn direct zichtbaar in Ons Planning (In dit geval hoef je geen uur te wachten). Nedap healthcare Pagina 10 / 258

11 Een om de dag aktie toevoegen in het arrangement Via het zorgarrangement van de cliënt kan een om-de-dag-actie toegevoegd worden, zoals voor bijvoorbeeld het aanbrengen van morfinepleisters. Hierin is aan te geven dat om de 2, 3, 4, 5 of 6 dagen een bepaalde uursoort aan het arrangement in de planning toe te voegen is. Navigeren Ga naar de cliënt en vervolgens naar het zorgarrangement. Klik op de titel van het arrangement of het plus-icoontje aan de rechterzijde. Klik op "Voeg regel toe aan zorgarrangement". Let op: Het is niet mogelijk om een bestaande regel aan te passen naar een "om de dag actie". Nedap healthcare Pagina 11 / 258

12 Klik vervolgens links onder op de knop "Voeg een om-de-dag aktie toe" Gegevens invoeren Selecteer de interval, het aantal minuten, het uurtype en het dagdeel, alvorens je aangeeft vanaf welke week en dag de "om de dag aktie" gestart moet worden. Zodra het moment is toegevoegd, zal het zorgmoment met de ingestelde interval in het arrangement aanwezig zijn. Nedap healthcare Pagina 12 / 258

13 Een zorgmoment van een cliënt toewijzen aan een team Wanneer een cliënt in zorg komt, heeft het de voorkeur om deze eerst in Ons Administratie in te voeren. De gegevens komen daarna automatisch in Ons Planning terecht (via de koppeling die elk uur loopt). Om de cliënt zorg te kunnen leveren, moet elke actie van de cliënt worden geclaimd door een team. Klik in het menu op 'Cliënten' 1. Selecteer eerst het team waar je de betreffende arrangementsregel van de cliënt aan wilt toevoegen. 2. Klik daarna op "Cliënten". Nedap healthcare Pagina 13 / 258

14 Zoek de cliënt op 1. Zoek de cliënt op door op de naam, cliëntnummer of geboortedatum in het zoekveld te typen. 2. Klik vervolgens op de naam van de cliënt. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu meer informatie over deze cliënt. Zorgarrangement claimen aan het team Nedap healthcare Pagina 14 / 258

15 Onder het kopje "Zorgarrangement" staat de zorg die deze cliënt krijgt. Klik op "Mijn team" om de arrangementsregel (in dit geval PV aankleden/uitkleden en PV hulp met prothese) te "claimen" voor jouw team. De zorg wordt nu geleverd door jouw team. Om dit ongedaan te maken, klik op "Geen team". Let wel: dit kan alleen ongedaan worden gemaakt wanneer je het betreffende team (in dit geval Amsterdam Oost) hebt geselecteerd in het hoofdmenu. Zorg handmatig toevoegen Het kan zijn dat er nog geen (of een te beperkt) zorgarrangement is voor deze cliënt. Om de zorg toch te kunnen leveren, kan handmatig een zorgarrangement toegevoegd worden. Klik daarvoor op het plusje rechtsboven. Voor een verdere beschrijving zie hier. Nedap healthcare Pagina 15 / 258

16 Een cliënt uit zorg halen Een cliënt kan uit zorg worden gezet, ook al is deze in Ons Administratie nog in zorg. De cliënt wordt dan uit de planning verwijderd. Over het algemeen is het raadzaam om dit altijd in Ons Administratie te doen, tenzij er anders fouten in de planning worden gemaakt. Let op: onderstaande manier geeft een einde zorg datum op, waarmee aangegeven wordt dat de cliënt niet meer in zorg is. Als de cliënt tijdelijk niet meer in zorg is, volg dan de stappen in de handleiding: een cliënt tijdelijk uit zorg halen. Zoek de cliënt op 1. Klik op "Cliënten" in het menu. 2. Zoek de cliënt op in het zoekscherm. 3. Klik op de naam van de cliënt. Er verschijnt nu meer informatie in het rechterscherm. Nedap healthcare Pagina 16 / 258

17 Persoonlijke gegevens Klik op "Persoonlijke gegevens" aan de rechterkant van het scherm. Verander in/uit zorg datums Klik onderaan het scherm op "Verander in/uit zorg datums". Vervolgens wordt er een nieuwe pagina geopend waar de datum "Einde van zorg" ingevuld kan worden. Nedap healthcare Pagina 17 / 258

18 In het veld "Einde van zorg" is de einddatum op te geven en vervolgens op te slaan. Let op: doe dit alleen als de cliënt defintief uit zorg is. Als de cliënt tijdelijk afwezig is (dat kan enkele dagen, maar ook enkele weken of maanden zijn), geef dit dan aan door een tijdelijke afwezigheid op te geven. Bekijk in dat geval de handleiding een cliënt tijdelijk uit zorg halen. Controleren De cliënt is nu uit zorg. Je kunt dit zien bij de Persoonlijke gegevens, aan de rechterkant staat met rode letters "Uit zorg". Nedap healthcare Pagina 18 / 258

19 Een cliënt tijdelijk uit zorg halen Het is mogelijk om een cliënt tijdelijk uit zorg te halen, bijvoorbeeld als een cliënt opgenomen is in het ziekenhuis en tijdelijk geen zorg nodig heeft. Als de cliënt structureel geen zorg meer nodig heeft en dus uit zorg gaat, bekijk dan de handleiding "een cliënt uit zorg halen". Zoek de cliënt op 1. Klik op Cliënten in het menu. 2. Zoek de cliënt op in het zoekscherm. 3. Klik op de naam van de cliënt. Er verschijnt nu meer informatie in het rechterscherm. Nedap healthcare Pagina 19 / 258

20 Meld de cliënt als opgenomen Klik onder het kopje "Kalender" op "Meld deze cliënt als opgenomen of als afwezig met andere reden". Nedap healthcare Pagina 20 / 258

21 1. Geef aan dat de cliënt is opgenomen en geef de periode aan. 2. Standaard is de cliënt uit zorg voor alle teams. Geef hier aan of als bijvoorbeeld de huishoudelijke hulp wel door moet gaan tijdens de opname van de cliënt. 3. Voeg eventueel een opmerking toe om de uit zorg melding toe te lichten. 4. Klik tenslotte op "Toevoegen". Controleren Nedap healthcare Pagina 21 / 258

22 Bij de "Persoonlijke gegevens" van de cliënt is nu te zien dat deze tijdelijk uit zorg is. Door rechtbovenin te klikken op "Tijdelijk uit zorg" wordt de cliëntkalender geopend zoals hierboven te zien is en kan bekeken worden wanneer de cliënt weer in zorg komt. Nedap healthcare Pagina 22 / 258

23 Een adres toevoegen bij een cliënt Normaal gesproken worden adressen vanuit Ons Administratie overgenomen. Het is daarnaast ook mogelijk om het handmatig in Ons Planning in te voeren. Let er wel op dat er geen gegevensconflicten ontstaan. Mochten deze wel ontstaan, dan dienen deze opgelost te worden door ervoor te zorgen dat de gegevens in zowel Ons Administratie als in Ons Planning hetzelfde zijn. Bij cliënten en medewerkers kunnen adressen toegevoegd worden. Dit gaat voor beiden op dezelfde wijze. In het voorbeeld hieronder wordt een adres bij een Cliënt toegevoegd. Ga naar "Cliënten" in het hoofdmenu en zoek vervolgens de cliënt op. Klik op de betreffende cliënt, aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu meer informatie. Klik bij de "Persoonlijke gegevens" op "Voeg een adres toe voor deze cliënt". Nedap healthcare Pagina 23 / 258

24 Adres invoeren 1. Voer de postcode in. Als de postcode wordt herkend, worden automatische Straat en Stad ingevuld. 2. Vul het huisnummer in. 3. Selecteer het type adres. Het nummer geeft de prioriteit van het adres aan. Als er meerdere (actieve) adressen zijn dan bepaalt de prioriteit welk adres getoond wordt in de planning en eventueel op de telefoon. Een tijdelijk adres (1) heeft bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan een woonadres (2). Zolang het tijdelijke adres geldig is, wordt dit adres getoond. 4. Geef hier de geldigheidsdata van het adres op. 5. Vul hier eventueel telefoonnummers in behorende bij dit adres. 6. Klik tenslotte op "Toevoegen". Nedap healthcare Pagina 24 / 258

25 De locatie van een adres van een cliënt aanpassen Het kan voorkomen dat een adres niet correct wordt weergegeven in de planning. Dit is te zien aan een te grote reistijd in de planning of door een grote afstand tussen de punaises in de dekkingsgrafiek. Het is mogelijk om de locatie van het adres aan te passen. Team dekkingsgrafiek opvragen 1. Selecteer eerst een team. 2. Klik vervolgens op Cliënten. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu een kaartje met daarop alle adressen van alle cliënten van het geselecteerde team. Nedap healthcare Pagina 25 / 258

26 In het voorbeeld is er een cliënt die in het westen van het land woont, terwijl de overige cliënten allemaal in het oosten wonen. Waarschijnlijk is het adres van deze ene cliënt niet goed ingevoerd of heeft Ons Planning het adres niet goed herkend. 1. Klik op de punaise, vervolgens wordt er een venster getoond met cliëntinformatie. 2. Klik op de naam van de cliënt om de cliëntgegevens op te vragen. Rechts in beeld verschijnen vervolgens de cliënt gegevens. Nedap healthcare Pagina 26 / 258

27 Cliënt opvragen Ga met de cursor boven het adres van de cliënt staan (onder "Persoonlijke gegevens"). Er verschijnt nu rechts in beeld "Wijzig", klik dit aan om het adres te wijzigen. Adresgegevens aanpassen 1. Wijzig eventueel het adres, indien deze niet correct is ingevoerd. 2. Indien het adres correct is, klik op "bekijk locatie op de kaart of pas hem aan" Nedap healthcare Pagina 27 / 258

28 Er verschijnt een scherm met een kaartje en daaronder twee opties: 1. De eerste mogelijkheid is om de punaise in het kaartje te verslepen naar de juiste plek. 2. Daarnaast is het ook mogelijk om de locatie te bepalen op basis van postcode, het kadaster of Google Maps. Door te klikken op één van deze opties kan de locatie worden bepaald. Nedap healthcare Pagina 28 / 258

29 Medewerkeracties Nedap healthcare Pagina 29 / 258

30 Een nieuwe medewerker aan je team toevoegen Wanneer er een medewerker in dienst komt, wordt deze meestal eerst ingevoerd in Ons Administratie. De gegevens komen daarna automatisch in Ons Planning terecht (via de koppeling die elk uur loopt). Om de medewerker te kunnen gebruiken en in te kunnen, moet deze nog worden toegevoegd aan een team. Er zijn twee manieren om het team en de medewerker te koppelen: 1. Medewerker toevoegen via het team, en 2. Team toevoegen via de medewerker. 1. Medewerker toevoegen via het team 1. Selecteer eerst het team waaraan je de medewerker wilt toevoegen. 2. Klik daarna op "Medewerkers" Nedap healthcare Pagina 30 / 258

31 Voeg de medewerker toe aan je team 1. Zoek op de naam van de medewerker in het tekstveld. Je kunt zoeken op voornaam, achternaam, medewerkercode of geboortedatum (bijvoorbeeld voor 15 mei 1971). Ons Planning laat vervolgens de suggesties zien terwijl je typt. 2. Klik op "Voeg toe aan mijn team". De medewerker is nu toegevoegd. Als je nu op Medewerkers klikt, kun je de betreffende medewerker opzoeken. Wanneer aan de linkerzijde een team hebt geselecteerd, dan worden er alleen medewerkers uit dat team geselecteerd die voldoen aan de zoekcriteria. Wanneer je geen team hebt geselecteerd, dan worden alle medewerkers uit de gehele organisatie getoond die voldoen aan de zoekcriteria. De medewerker is nu toegevoegd aan het team. Je ziet nu in het bovenstaande plaatje "Zit in mijn team" achter de naam van de medewerker staan. 2. Team toevoegen via de medewerker 1. Klik op medewerkers. 2. Vul de naam of het medewerkernummer in. 3. Klik op de juiste medewerker. Nedap healthcare Pagina 31 / 258

32 Voeg teamlidmaatschap toe Klik op het plusje om de medewerker aan een team toe te voegen. Voer gegevens in 1. Selecteer het betreffende team. 2. Selecteer of deze medewerker al dan niet ingeroosterd kan worden en zelf kan. (Deze optie is standaard uitgeschakeld en van toepassing op een medewerker die daadwerkelijk zorg levert voor het betreffende team. Het vinkje inschakelen is alleen voor een administratief medewerker zoals bijvoorbeeld een planner, van toepassing). 3. Voer tenminste de begindatum in. Vanaf deze datum is de teamtoewijzing actief. Wanneer een einddatum ingevoerd wordt, is vanaf die datum het team niet meer toegewezen aan de medewerker. Nedap healthcare Pagina 32 / 258

33 Sla de gegevens op door op "Opslaan" te klikken. De medewerker staat nog niet in Ons Planning Soms staat een medewerker nog niet in Ons Planning, terwijl je hem/haar wel wilt inplannen. In dat geval kun je een medewerker in Ons Planning toevoegen. Klik rechtsonder in het medewerker overzicht op "Nieuwe medewerker". 1. Vul een unieke code in. Als je niet weet wat je hier moet invullen, overleg dan even met je Ons Planning Coach. 2. Vul de medewerkergegevens zo correct en volledig mogelijk in. Ons Planning kan dan automatisch een koppeling maken wanneer de medewerker alsnog in Ons Administratie wordt aangemaakt. Let er daarbij wel op dat de juiste gegevens op een correcte wijze zijn ingevoerd en overeenkomen met gegevens in Ons Administratie. 3. Klik tenslotte op "Toevoegen". De medewerker is aangemaakt. Nedap healthcare Pagina 33 / 258

34 Een adres toevoegen bij een medewerker Normaal gesproken worden adressen vanuit Ons Administratie overgenomen. Het is daarnaast ook mogelijk om het handmatig in Ons Planning in te voeren. Let er wel op dat er geen gegevensconflicten ontstaan. Mochten deze wel ontstaan, dan dienen deze opgelost te worden door ervoor te zorgen dat de gegevens in zowel Ons Administratie als in Ons Planning hetzelfde zijn. Bij cliënten en medewerkers kunnen adressen toegevoegd worden. Dit gaat voor beiden op dezelfde wijze. In het voorbeeld hieronder wordt een adres bij een medewerker toegevoegd. Ga in het hoofdmenu naar "Medewerker" en zoek de betreffende medewerker op. Klik op de naam, vervolgens verschijnt er aan de rechterkant van het scherm meer informatie. Klik onder het kopje "Persoonlijke gegevens" op "Voeg een adres voor deze medewerker toe". Nedap healthcare Pagina 34 / 258

35 Als er al een adres aanwezig is, ga dan met de cursor ter hoogte van het adres staan en klik op "Wijzig". Adres invoeren 1. Voer de postcode in. Als de postcode wordt herkend, worden automatische Straat en Stad ingevuld. 2. Vul het huisnummer in. 3. Selecteer het type adres. Het nummer geeft de prioriteit van het adres aan. Als er meerdere (actieve) adressen zijn dan bepaalt de prioriteit welk adres getoond wordt. Een tijdelijk adres (1) heeft bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan een woonadres (2). Zolang het tijdelijke adres geldig is, wordt dit adres getoond. Nedap healthcare Pagina 35 / 258

36 4. Geef hier de geldigheidsdata van het adres op. 5. Vul hier eventueel telefoonnummers in behorende bij dit adres. 6. Klik tenslotte op "Toevoegen". Nedap healthcare Pagina 36 / 258

37 Aan- en afwezigheden van medewerkers Het is mogelijk om de aan- en afwezigheden van medewerkers in te voeren. Dit vergemakkelijkt het en geeft signaleringen indien medewerkers zijn ingeroosterd, terwijl deze niet beschikbaar zijn. De volgende mogelijkheden om aan- en afwezigheden in te voeren zijn aanwezig: Aan- en afwezigheid, via het medewerkerscherm Aan- en afwezigheid, via het rooster Per aan- en afwezigheid zijn de volgende gegevens van belang: De duur (datum, tijd) De reden (vakantie, ziek, beschikbaar, etc.) De teams waarop het van toepassing is Het hangt af van de plek in de applicatie welke keuzes gemaakt kunnen worden. Zo wordt bijvoorbeeld in het roosterscherm, bij het opgeven van ziekte, automatisch de duur en het team geselecteerd waarop de afwezigheid van toepassing is. Let op: Het blokplanscherm is bedoeld om zorg per dagdelen in te plannen. Medewerkers dienen hun aan- en afwezigheden per dag of dagdelen in te voeren. Nedap healthcare Pagina 37 / 258

38 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het medewerkerscherm) Het is mogelijk om aan te geven wanneer medewerkers afwezig zijn, bijvoorbeeld door ziekte, overleg of vakantie. Het is ook mogelijk om expliciet aan te geven of een medewerker beschikbaar (aanwezig) is. In het rooster en in de planning wordt een signalering getoond wanneer een medewerker wordt ingepland op een tijdstip dat hij/zij afwezig is. Bij het geven van suggesties in het rooster wordt dit mede op basis van deze gegevens gedaan. Er zijn twee manieren om de afwezigheid van een medewerker in te voeren: 1. Aan- en afwezigheid toevoegen via het medewerkerscherm (zoals hieronder in stappen zal worden uitgelegd) 2. Aan- en afwezigheid via het Rooster toevoegen Deze handleiding beschrijft de aan- en afwezigheid die via het medewerkerscherm ingevoerd kan worden. Zoek de medewerker op Zoek de medewerker op en klik op de naam van de medewerker. Op het rechterscherm verschijnt nu meer informatie. Nedap healthcare Pagina 38 / 258

39 Onder het kopje "Beschikbaarheid, vakantie en ziekte", klik je op "Meld vakanties, ziekte en andere afwezigheid." Afwezigheid toevoegen 1. Voer de aan- of afwezigheid in door op de vakjes te klikken, bijvoorbeeld een vakantie zoals in het voorbeeld. Let op: de einddatum is tot, dus niet tot en met. 2. Geef aan of in dit geval de afwezigheid geldt voor 1 of alle teams. 3. Klik op tenslotte op "Toevoegen" om op te slaan. Nedap healthcare Pagina 39 / 258

40 Het is ook mogelijk om aan te geven dat een medewerker bijvoorbeeld elke week op dinsdag en donderdag niet beschikbaar is. Zoals hierboven in het voorbeeld is aangegeven. Om meerdere dagen te selecteren, zal de Shift-toets ingedrukt moeten worden. Controleren / aan- en afwezigheid inzien Controleer de ingevoerde aan- en/of afwezigheid door de kalender van de medewerker op te vragen. Dit kan door bij de Medeweker gegevens onder het kopje "Beschikbaarheid, vakantie en ziekte" te klikken op "Verander de uren die deze medewerker beschikbaar heeft." Nedap healthcare Pagina 40 / 258

41 Vervolgens is er een overzicht met de aan-en afwezigheden te zien. De aan- of afwezigheid is te verwijderen door met de muis op de aan- of afwezigheid te gaan staan en te klikken op het prullenbakje (deze verschijnt als de muis wordt geplaatst op de aanof afwezigheid). Hoeveelheid geëxporteerde uren Indien op deze manier afwezigheden of ziekte worden vastgelegd, zal het aantal uren berekend worden aan de hand van het contract: Afwezigheden volgens contract hebben geen start- en stoptijden. Medewerkers zijn de hele dag afwezig voor de signalering, en in de tellingen wordt rekening gehouden met het contract. Alle diensttoewijzingen van de geselecteerde medewerkers op de geselecteerde dagen worden verwijderd. Bij berekening van uren volgens contract wordt op elke doordeweekse dag 1/5 deel van het contract per week geteld, en in weekenden wordt niks geteld. Nedap healthcare Pagina 41 / 258

42 Aan- en afwezigheid van de medewerker (via het huidige rooster) Aan- en afwezigheden zijn via het rooster zowel vanuit de dienst als vanuit de medewerker toe te voegen. Via de dienstenweergave is alleen afwezigheid toe te voegen met als reden ziekte of vakantie. Via de medewerkerweergave zijn alle soorten aan-en afwezigheden toe te voegen. In deze handleiding wordt eerst de dienstenweergave getoond en daarna de medewerkerweergave. Afwezigheid ingeven vanuit de dienst Vanuit de dienst is afwezigheid alleen toe te voegen met als reden ziekte of vakantie. Zet in het rooster rechtsboven de slider op "Dienst". Nedap healthcare Pagina 42 / 258

43 Klik met de rechtermuisknop op een diensttoewijzing en kies voor "Medewerker is ziek" of "Medewerker heeft vakantie". De medewerker wordt nu direct uitgepland (het is eventueel wel mogelijk de medewerker daarna weer in te plannen, er zal dan een signalering verschijnen). De afwezigheid is nu eenmalig, alleen voor deze week, alleen voor dit team en alleen gedurende de tijd van de dienst. Dit is te zien door nogmaals de medewerkerkalender op te vragen zoals in de volgende stap is weergegeven. Nedap healthcare Pagina 43 / 258

44 Afwezigheid inzien via medewerkerscherm Via het medewerkerscherm is de betreffende afwezigheid te zien. Aan- of afwezigheid via medewerkerweergave Zet rechtsboven in het rooster de slider op "Medewerker." Via het rooster in medewerkerweergave, kunnen beschikbaarheden op twee wijzen ingevoerd worden: Nedap healthcare Pagina 44 / 258

45 Met de rechtermuisknop op de diensttoewijzing (dus op dezelfde wijze als het rooster in dienstenweergave). In dit geval is het alleen mogelijk om ziekte of vakantie in te voeren. Op dezelfde manier als het toewijzen van een dienst aan een medewerker. Deze optie wordt hieronder beschreven. 1. Selecteer het vak van de medewerker en selecteer de betreffende dag. 2. Klik op het scherm om de diensten toe te wijzen. Scroll naar beneden en klik op de betreffende aan- of afwezigheid aan. Nedap healthcare Pagina 45 / 258

46 1. Kies de start en stoptijd. De gekozen aan -of afwezigheid zal alleen voor de geselecteerde dag zijn. Er kan ook gekozen worden om "volgens contract" te selecteren. Dit houdt het volgende in: Afwezigheden volgens contract hebben geen start- en stoptijden. Medewerkers zijn de hele dag afwezig voor de signalering, en in de tellingen wordt rekening gehouden met het contract. Alle diensttoewijzingen van de geselecteerde medewerkers op de geselecteerde dagen worden verwijderd. Bij berekening van uren volgens contract wordt op elke doordeweekse dag 1/5 deel van het contract per week geteld, en in weekenden wordt niks geteld. 2. Klik op vervolgens op "Kiezen." 1. De betreffende afwezigheid en tijdsduur is nu te zien. 2. Klik als laastste op "Toewijzen". Door met de muis over de diensttoewijzing te gaan, zijn de details zichtbaar. Nedap healthcare Pagina 46 / 258

47 Aan- en afwezigheden door medewerkers zelf (via het Medewerkerportaal) Medewerkers kunnen via het medewerkerportaal aan- en afwezigheden doorgeven. Deze functionaliteit is aan te zetten per team in Ons Planning. Aan- of afwezigheden die door medewerkers zijn ingevuld, zijn direct in te zien door de roosteraars en planners. Zodra een medewerker aan tenminste 1 team is toegewezen waarvan de beschikbaarheid door de medewerkers is in te vullen, en de medewerker vult zijn/haar beschikbaarheid zelf in via het medewerkerportaal, geldt de beschikbaarheid van de medewerker voor alle teams. Deze functionaliteit dient door Nedap Support ingeschakeld te worden; dit kunt u aanvragen middels een ticket (beschikbaarheid via het medewerkerportaal inschakelen). Instellingen in Ons Planning In Ons Planning is door de beheerder per team in te stellen dat medewerkers zelf hun aan- en afwezigheden kunnen doorgeven in het medewerkerportaal (nadat deze functionaliteit is ingeschakeld door Nedap Support). Dit doet men door Aanpassen eigen beschikbaarheden aan te vinken in "Mijn team instellingen" onder "Wat mogen teamleden met dit team doen". Dit houdt in dat alle medewerkers die in Ons Planning lid zijn van dit team in het Medewerkerportaal hun beschikbaarheden kunnen wijzigen. Nedap healthcare Pagina 47 / 258

48 Knop 'Beschikbaar' in het Medewerkerportaal Wanneer de beschikbaarheden bij de teaminstellingen in Ons Planning zijn aangevinkt, worden voor de medewerkers van dat team de "Beschikbaar" knop op het dashboard van het Medewerkerportaal zichtbaar. Nedap healthcare Pagina 48 / 258

49 Ook zijn de beschikbaarheden via de Hub-balk te benaderen. Voor overige medewerkers blijft deze knop zowel in Ons Medewerkerportaal als in de Hub verborgen. Nedap healthcare Pagina 49 / 258

50 Beschikbaarheden Dit kalenderoverzicht toont alle (on)beschikbaarheden van de betreffende medewerker. De groene vakken duiden op de beschikbaarheden en de rode op de onbeschikbaarheden. Per (on)beschikbaarheid is ook de beschrijving en een zelf te kiezen symbool zichtbaar. Door middel van de knop "Toevoegen" kan de medewerker een (on)beschikbaarheid toevoegen. Medewerkers kunnen deze (on)beschikbaarheid aanpassen door deze eerst te verwijderen en daarna (indien nodig) een andere toe te voegen. Ze kunnen de begin- en eindtijd niet in de beschikbaarheid aanpassen, dan zal de initiële toevoeging eerst verwijderd moeten door te klikken op het icoontje van het prullenbakje. Alle (on)beschikbaarheden Onder het kalenderoverzicht worden alle (on)beschikbaarheden van de medewerker getoond. Beschikbaarheden zijn groen en onbeschikbaarheden rood. Achter het symbool staat achtereenvolgens de beschrijving, het patroon, de dag en de tijd. Door op de prullenbak te klikken kan een (on)beschikbaarheid worden verwijderd. Nedap healthcare Pagina 50 / 258

51 Toevoegen beschikbaarheid Nadat op "Toevoegen" is geklikt, verschijnt bovenstaand scherm waarin men de (on)beschikbaarheid kan aangeven. 1. Hier kan men aangeven of het om een beschikbaarheid of onbeschikbaarheid gaat. 2. Vervolgens kan men aangeven of het om een eenmalige (on)beschikbaarheid gaat of dat er een herhalingspatroon zit in de (on)beschikbaarheid. 3. Klik tenslotte op "Volgende. Nedap healthcare Pagina 51 / 258

52 Vervolgens kunnen details worden opgegeven. 1. Er kan een beschrijving worden ingevuld, deze is ook zichtbaar in de beschikbaarheden kalender. 2. Het aangeven van een begin- en eindtijd is verplicht. De eindtijd moet altijd na de begintijd liggen. 3. Het symbool kan worden aangepast door hierop te klikken. Er verschijnt dan een lijst met andere symbolen waar er één uitgekozen kan worden. 4. Tevens moet er een datum worden gekozen. Bij een eenmalige (on)beschikbaarheid dient de betreffende datum te worden geselecteerd. Bij wekelijkse of tweewekelijkse (on)beschikbaarheden moet in het datumveld de datum worden geselecteerd van de eerste keer dat deze (on)beschikbaarheid in gaat. 5. Na het klikken op Opslaan wordt de (on)beschikbaarheid opgeslagen. Nedap healthcare Pagina 52 / 258

53 Planacties (V&V) Nedap healthcare Pagina 53 / 258

54 Signaleringen in het V&V planscherm Informatie Signaleringen zijn gemaakt om de planner erop te attenderen dat er iets niet in orde is met de geplande actie. Over het algemeen geldt dat signaleringen in het rood weergegeven worden. Door met de muis op de tekst, een vakje of icoon stil te gaan staan, verschijnt aanvullende informatie. Hier zijn enkele voorbeelden van wat enkele rode signaleringen betekenen. Het is mogelijk op per dienst, enkele signaleringen uit te schakelen. Bekijk hier hoe dat is te doen. Rode medewerkernaam Dit geeft een conflict met een medewerker aan. Het kan gaan om: 1. Vervoersmiddel van de medewerker komt niet overeen met die van de dienst. 2. Deskundigheid van de medewerker komt niet overeen met die van de dienst. 3. De medewerker heeft tegelijkertijd een andere dienst binnen het huidige planscherm. Door met de muis op de naam van de medewerker te staan verschijnt er in de pop-up meer informatie over het specifieke geval. Nedap healthcare Pagina 54 / 258

55 Rode plankaartjes Ook plankaartjes kunnen rood zijn. Het is de taak van de planner om te proberen zoveel mogelijk rode plankaartjes blauw te maken door te schuiven met de volgorde van plankaartes of het schuiven tussen routes. Voorbeelden van signaleringen op plankaartjes zijn: - de actie is eerder of later gepland dan met de cliënt is afgesproken. - de medewerker heeft niet het juiste deskundigheidsprofiel om deze actie uit te voeren. Groene tijdsduur Er is nog tijd over op deze dienst, in dit geval 1 uur en 32 minuten (dit is inclusief reistijd). De reistijd wordt hiernaast aangegeven (naast het vervoers-icoontje in minuten. Nedap healthcare Pagina 55 / 258

56 Rode tijdsuur Teveel ingeplande tijd, het zou in dit geval 27 minuten minder moeten (dit is inclusief reistijd). Nedap healthcare Pagina 56 / 258

57 Plankaartjes inplannen in een dienst Dag Omdat de zorg altijd per dag ingepland worden, is het belangrijk om de juiste dag te selecteren. Plankaartjes verslepen De plankaartjes die aan de linkerkant van het scherm staan, moeten versleept worden naar een dienst. Klik met de linkermuisknop op een plankaartje en hou deze ingedrukt terwijl je deze naar de juist dienst versleept. Door het loslaten van de linkermuisknop wordt het plankaartje in de dienst geplaatst. De volgorde van de diensten kunnen ook worden gewijzigd. Hoe men dit kan doen, is te lezen in deze handleiding. Als je een plankaartje selecteert, wordt automatisch gekeken in welke diensten dit kaartje ingepland mag worden. Dit wordt gedaan op basis van deskundigheid die bij de dienst is ingericht. De diensten waar het kaartje niet ingepland mag worden zullen uitgegrijsd worden. Nedap healthcare Pagina 57 / 258

58 Overzicht In het bovenstaande voorbeeld zijn diverse plankaartjes toegekend aan de dienst. Bij 3 van de 4 cliënten zijn meerdere kaartjes aanwezig. Dit is te herkennen aan het driehoekje aan de rechterkant van het plankaartje. Wanneer je klikt op het driehoekje zie je vervolgens dat de verschillende kaartjes die eronder hangen; deze worden nu individueel getoond. De volgorde van de cliënten binnen een dienst is aan te passen door de (stapeltjes) plankaartjes naar beneden of boven te verslepen. Wanneer de kaartjes rood zijn moet altijd gekeken worden (met de muis stil gaan staan op het kaartje) wat er aan de hand is. (in dit voorbeeld zijn fictieve gegevens gebruikt, vandaar dat er gesignaleerd wordt op verkeerde deskundigheid van de medewerker bij de cliënt, een hoge reisafstand en een te lange dienst.) Nedap healthcare Pagina 58 / 258

59 Eenmalig een actie verplaatsen Plankaartjes eenmalig verslepen Normaal gesproken geldt een wijziging in de planning voor nu en alle volgende weken. Als je een eenmalige wijziging wilt maken, kan dit door het betreffende plankaartje te verslepen en tegelijk de spatiebalk ingedrukt te houden. Een eenmalig versleept plankaartje is te herkennen door een * voor de naam van de cliënt, zoals ook te zien is in het bovenstaande voorbeeld. Bovendien blijft er een "schaduwkaartje" staan op de plek waar het kaartje eerst stond. Zie de bijgevoegde afbeelding: PV-wassen bij cliënt Cozijnsen-Eijt is eenmalig verplaatst van O1 (Ochtenddienst 1) naar A1 (Avonddienst 1). NB. Het is niet mogelijk om een plankaartje dat nog niet is ingepland, en dus in de linkerbalk staat, eenmalig in te plannen. NB 2: een * wordt ook getoond voor de cliënt in geval van een eenmalig toegevoegde actie. Nedap healthcare Pagina 59 / 258

60 Een actie vastzetten op een tijdstip (V&V) Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg. Zet vanaf nu vast op tijd op tijd Vraag eerst de Planning op door een team te selecteren en daarna op "Planning" te klikken. Selecteer vervolgens een dag. Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een plankaartje. Kies voor "Zet vanaf nu vast op tijd". Nedap healthcare Pagina 60 / 258

61 Er zijn nu verschillende keuzemogelijkheden: 1. Hiermee geef je een specifiek tijdstip aan. Vul het tijdstip in. Er komt een signalering (kaartje wordt rood) als de zorg eerder of later is ingepand dan dit tijdstip. 2. Hiermee geef je een tijdsvenster aan waarbinnen de zorg plaatst moet vinden, bijvoorbeeld tussen en 12.00uur. 3. Kies deze optie om het vastzetten op tijd ongedaan te maken, het zorgmoment vindt dan weer 'gewoon' plaats na het vorige zorgmoment. 4. Normaal gesproken is het vastzetten op tijd voor langere duur. Vink deze optie aan als het om een eenmalige wijziging gaat. Normaal gesproken worden zorgmomenten direct achter elkaar ingepland. Als een vaste tijd is aangegeven, kan het zijn dat er een 'gat' ontstaat (5), zo kun je zien dat er nog ruimte is (in dit geval 70 minuten) om andere kaartjes in te plannen. Als het 'gat' niet wordt opgevuld, moet de medewerker wachten tot het afgesproken tijdstip of krijgt de cliënt de zorg eerder dan gepland. Als er teveel klankaartjes voor het vastgezette plankaartjes worden toegevoegd, zal de aktie verschuiven naar een later tijdstip. 6. Sla tenslotte op door op "Opslaan" te klikken. Nedap healthcare Pagina 61 / 258

62 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (V&V) Het is mogelijk om tijdelijk meer tijd in te plannen voor een zorgmoment bij een cliënt. Stel dat je normaal gesproken 10 minuten nodig hebt voor aankleden van een cliënt, maar dat je nu al weet dat het langer gaat duren omdat de cliënt bijvoorbeeld van de trap is gevallen. Je kunt daarvoor eenmalig de duur aanpassen. Het aanpassen van de duur van de actie kun je doen door naar het betreffende plankaartje van de cliënt te gaan. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het plankaartje en kies voor "Wijzig vandaag de duur". Nedap healthcare Pagina 62 / 258

63 De duur kan vervolgens veranderd worden door bij "Nieuwe duur van deze actie in minuten" een aantal minuten in te vullen. Klik daarna op "Opslaan". Je ziet nu dat het zorgmoment 25 minuten is in plaats van 10 minuten. De week erna zal het zorgmoment de oorspronkelijke tijd hebben, omdat het om eenmalige wijziging ging. Nedap healthcare Pagina 63 / 258

64 Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (V&V) Open de planning en open door middel van de rechtermuisknop (wanneer je op het betreffende plankaartje staat) de opties voor dit plankaartje. Selecteer "Verwijder actie vandaag". Het zorgmoment wordt dan alleen voor deze dag verwijderd. Nedap healthcare Pagina 64 / 258

65 Het verwijderde kaartje blijft als een "schaduwkaartje" (licht gekleurd) zichtbaar, zodat je altijd kunt zien wat je hebt verwijderd (zie afbeelding). Verwijderen ongedaan maken Door wederom met de rechtermuisknop op het "schaduwkaartje" te klikken, kan het verwijderen ongedaan gemaakt worden. Nedap healthcare Pagina 65 / 258

66 Eenmalig een planactie toevoegen Het kan nodig zijn om eenmalig een actie toe te voegen. Dit is te doen door een eenmalig plankaartje te maken. Klik met de rechtermuisknop op de dienst en vervolgens op Actie toevoegen. Vul de gegevens in. Alle gegevens (cliënt, uurtype, duur) zijn verplicht. Klik tot slot op toevoegen. Nedap healthcare Pagina 66 / 258

67 Het plankaartje is toegevoegd. Net zoals het geval is bij een eenmalig verplaatste actie is aan het sterretje (*) te zien dat het om een eenmalige actie gaat. Nedap healthcare Pagina 67 / 258

68 Een notitie bij een actie schrijven (V&V) Het is mogelijk een notitie te schrijven bij een specifiek plankaartje. Deze notitie wordt alleen getoond in de planning. De notitie verschijnt niet op de telefoon en op prints. Notities toevoegen aan een plankaartje kan handig zijn als geheugensteuntje voor planners. Klik met de rechtermuisknop op het plankaartje en kies voor "aanpassen notitie". Nedap healthcare Pagina 68 / 258

69 Schrijf de notitie in het teksvak en klik op "Opslaan". Door met de muis op het plankaartje te staan verschijnt er meer informatie, waar ook de notitie terug te zien is. De notitie blijft zichtbaar in de volgende weken, totdat de notitie wordt verwijderd. Nedap healthcare Pagina 69 / 258

70 Een logregel toevoegen bij een cliënt Wanneer een planner of roosteraar contact heeft met een cliënt, kan de communicatie worden vastgelegd in zogenaamde logregels. Logregel toevoegen Logregels kunnen worden toegevoegd bij de cliëntinformatie. Zoek de cliënt op en kijk bij de cliënt gegevens onder het kopje "Communicatie". Klik op "Log een gesprek met deze cliënt". 1. Vul hier de logregel in en klik op "Toevoegen". Nedap healthcare Pagina 70 / 258

71 2. Het is mogelijk om de logregel ook zichtbaar te maken als notitie voor iedereen. 3. De geschiedenis van logregels is in te zien onder "Geschiedenis". Een andere mogelijkheid om een logregel toe te voegen is door met de rechtermuisknop op een plankaartje te klikken en te kiezen voor "Voeg logregel toe". Schrijf in het tekstvak de logregel en klik vervolgens op "Opslaan". Vanuit hier is het ook mogelijk om rechtstreeks naar het logboek van de cliënt te gaan. Nedap healthcare Pagina 71 / 258

72 Pauze in een route zetten In sommige gevallen is het wenselijk om een pauze in een route te introduceren. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. In de regel is optie 1 wenselijk voor situaties waarbij de planning redelijk vast staat van week tot week. Optie 2 is wenselijk voor situaties waarbij de planning vaak wordt veranderd. 1. Kaartje vastzetten op tijd Stel de route begint om 07:15 en je wilt een pauze om 11:00. Om dit te realiseren zoek je het laatste kaartje voor 11:00 op. Nedap healthcare Pagina 72 / 258

73 Door een kaartje vast te zetten op een tijd die later is dan waar het kaartje nu op staat, creëer je een "gat" tussen het voorgaande kaartje en het kaartje dat je op tijd vastzet. Wanneer je met de rechtermuisknop klikt op het plankaartje en vervolgens klikt op "Zet vanaf nu vast op tijd", dan verschijnt onderstaande pop-up. Nedap healthcare Pagina 73 / 258

74 1. Selecteer "op een vaste tijd". 2. Vul het gewenste tijdstip in 3. Klik op "Opslaan". Nu is er een gat in de planning gerealiseerd. In dit voorbeeld blijft de planning vrijwel elke week hetzelfde en zal de pauze ook vrijwel elke week op hetzelfde tijdstip zijn. Nedap healthcare Pagina 74 / 258

75 Ongedaan maken van het vastzetten van een actie en overige mogelijkheden vastzetten In het geval je het vastzetten ongedaan wilt maken, navigeer naar het plankaartje en klik op de rechtermuisknop. Selecteer dan "na de vorige aktie" en klik vervolgens op "Opslaan". 2. Dummy-cliënt gebruiken Een dummy-cliënt is een "cliënt" welke niet in exports en dergelijke meegenomen wordt. Ook ontstaan er geen conflicten voor deze "cliënt". Deze dummy-cliënt kun je gebruiken voor het inplannen van bijvoorbeeld een pauze van een vaste duur. Deze optie wordt vaak gebruikt wanneer de planning regelmatig verandert. Nedap healthcare Pagina 75 / 258

76 Begin met het toevoegen van een nieuwe cliënt. Bedenk een cliëntnummer (1) en voer deze in. Vink het vakje "Dummy" (2) aan en geef een naam, bijvoorbeeld "Pauze" (3). Alleen een gebruiker met de rechten voor het aanpassen van instellingen, kan een dummy cliënt invoeren. Nedap healthcare Pagina 76 / 258

77 Maak een arrangement voor deze cliënt. Kies als uursoort bijvoorbeeld "Pauze". Geef per moment aan hoe lang de pauze moet duren en klik vervolgens op "Opslaan". Nedap healthcare Pagina 77 / 258

78 Er is nu een kaartje "Pauze" aangemaakt, welke in te plannen is voor pauze. Zoals hierboven te zien is, is er nu een Pauze in de route gezet. Dit kaartje is rood, omdat er een signalering is ontstaan. In dit voorbeeld kan de signalering worden genegeerd. Nedap healthcare Pagina 78 / 258

79 Medewerker als dienst toevoegen (in het roosterscherm) Het kan zijn dat er extra hulp nodig is om de zorg binnen een team aan de cliënten te leveren. In zo'n geval kan het handig zijn om een nieuwe dienst te maken en daar een extra medewerker op in te. Omdat het waarschijnlijk om incidentele hulp gaat, hoeft er niet apart een nieuwe dienst geconfigureerd te worden, maar kan ook eenmalig een dienst toegevoegd worden. De dienst zal de naam dragen van de medewerker die de dienst doet. Medewerker als dienst toevoegen Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een willekeurige dienst en vervolgens op "Nieuwe medewerker". Begint met typen (1), selecteer de betreffende medewerker (2) en klik op "Toevoegen" (3). Nedap healthcare Pagina 79 / 258

80 De medewerkerdienst is toegevoegd. Deze zal op een willekeurige plek op het planscherm zichtbaar zijn. Medewerkerdienst verwijderen De medewerkerdienst zal op de betreffende dag, elke week in de toekomst op het planscherm staan, totdat de dienst wordt verwijderd. Dit houdt in dat als je op donderdag de dienst toevoegt, deze op elke donderdag aanwezig is. Klik met de rechtermuisknop op de dienst en klik op "Verbergen". De gehele dienst zal verborgen worden. Dit zal ook met terugwerkende kracht gebeuren, dus als je de dienst op de donderdag van volgende week verwijderd, zal ook de dienst in de huidige week worden verwijderd. Nedap healthcare Pagina 80 / 258

81 Medewerker toewijzen aan een dienst (via het planscherm) Medewerker toewijzen aan een dienst Normaal gesproken worden diensten via het rooster toegekend aan medewerkers. De naam van de medewerker staat dan onder de naam van dienst genoemd (1). Is dit niet het geval, dan kan er in het planscherm een medewerker worden toegewezen aan een dienst, door met de rechtermuisknop op de naam van de dienst te klikken en te kiezen voor "Toewijzen aan medewerker" (2). Kies vervolgens de betreffende medewerker en klik op "Opslaan". Een dienstoewijzing weghalen kan op dezelfde manier. Klik met de rechtermuisknop in het bovenste gedeelte van de dienst (1), kies voor "Toewijzen aan medewerker"(2), kies in dat geval geen medewerker en klik vervolgens op "Opslaan". Nedap healthcare Pagina 81 / 258

82 Meer informatie van een cliënt bekijken (het cliëntvenster gebruiken) Door met de rechtermuisknop op een plankaartje te klikken en in het menu te kiezen voor 'Open cliënt-venster', wordt bovenstaand overzicht getoond. Hier kan je het zorgarrangement, het logboek en de notities van een cliënt bekijken. Ook is het mogelijk deze gegevens te bewerken, door te klikken op 'Aanpassen'. In het geval van het arrangement wordt je doorgelinkt naar de betreffende cliëntpagina waar je de actie kunt uitvoeren. Logregels en de notities zijn al meteen op het scherm toe te voegen, aan te passen of te verwijderen, zoals hieronder is te zien. Nedap healthcare Pagina 82 / 258

83 Nedap healthcare Pagina 83 / 258

84 Planacties (HV) Nedap healthcare Pagina 84 / 258

85 Navigatie in het blokplanscherm Het blokplanscherm (gebruikt voor HV) wijkt af van het V&V planscherm. Het belangrijkste verschil is dat er geen diensten zijn, maar 'blokken' van een aantal uur, een ochtenddeel en een middagdeel. In dit hoofdstuk wordt de navigatie van het blokplanscherm uitgelegd. Het ochtendblok geldt van 06:00-12:00. Het middagblok van 12:00-18:00. Zoeken op medewerker Wanneer het gewenst is om een enkele medewerker te selecteren, kan gezocht worden bovenaan de lijst van medewerkers. Het is ook mogelijk de letter 'M' in te typen in het blokplanscherm, daarna kan meteen op naam gezocht worden. Door een zoekterm in te voeren wordt een selectie getoond van medewerkers die aan de zoekterm voldoen, zie hierboven. Om de selectie ongedaan te maken, klik op 'sluiten' rechts bovenin (zie rood omcirkelt). Nedap healthcare Pagina 85 / 258

86 Zoeken op cliënt Wanneer het wenselijk is om een bepaalde cliënt op te zoeken, kan linksonder geklikt worden om te zoeken. Het is ook mogelijk de letter 'C' in te typen in het blokplanscherm, daarna kan meteen op naam gezocht worden. Door een zoekterm in te typen wordt een selectie getoond en lichten de plankaartjes die voldoen aan de zoekterm geel op, zoals hierboven weergegeven. (Indien er meer dan 25 zoekresultaten gevonden worden door de betreffende zoekopdracht, dan worden er geen kaartjes geel gemarkeerd. Het scherm verdeelt zich echter wel in 2 gedeeltes waarin het eerste alle regels worden getoond waar een exacte match is met de zoekopdracht. In het tweede Nedap healthcare Pagina 86 / 258

87 gedeelte worden alle regels getoond waar een combinatie van de letters van de zoekopdracht in voorkomt.) Door te klikken op sluiten wordt de selectie weer ongedaan gemaakt. Scrollen Om naar beneden te scrollen, verschijnt wanneer de muis onder in beeld geplaatst wordt, een knop. Met deze knop kan naar beneden gescrold worden. Hetzelfde geldt om naar boven, links of rechts te gaan. Hiervoor moet de muis boven, links of rechts geplaatst worden. Rechtermuisknop Nedap healthcare Pagina 87 / 258

88 Op verschillende plaatsen in de applicatie verschijnt een menu wanneer op de rechtermuisknop geklikt wordt. In dit voorbeeld is op de naam van de cliënt op de rechtermuisknop geklikt. Verslepen Op verschillende plaatsen in de applicatie kunnen elementen versleept worden. Dit is te doen door de muisknop ingedrukt te houden en het element te verslepen. In dit voorbeeld werd een cliënt naar een andere dienst verplaatst. Het is ook mogelijk een eenmalige verplaats actie te doen, door het verslepen van een kaartje terwijl de spatiebalk is ingedrukt. Nedap healthcare Pagina 88 / 258

89 Signaleringen in de blokplanning (HV) Het blokplanscherm kent net als het V&V Scherm diverse signaleringen. Een overzicht met alle voorkomende signaleringen is hieronder te vinden. Felblauw kaartje: Kaartje zonder bijzonderheden Een blauw kaartje geeft aan dat er op grond van de signalering geen problemen zijn. Felblauw kaartje met '+': Eenmalig toegevoegde actie Dit plankaartje is eenmalig toegevoegd via 'Rechtermuisknop -> 'Voeg actie toe'. Het kaartje heeft een donkere rand aan de rechterzijde en er staat een plusje voor de naam van de cliënt. Felblauw kaartje met '*': Eenmalig aangepast of verplaatst Dit plankaartje is eenmalig aangepast of verplaatst. Het kaartje heeft rechts een donkere rand en er staat een sterretje voor de naam van de cliënt. Nedap healthcare Pagina 89 / 258

90 Dofblauw kaartje: het kaartje staat in het verleden Dit kaartje is van gisteren of van eerder in het verleden. Deze kaartjes kenmerken zich door een doffe blauwe kleur. Bovendien is de naam van de cliënt niet vetgedrukt, in tegenstelling tot actuele kaartjes. Rood kaartje: er is een signalering Een rood kaartje betekent dat er een signalering is. In de pop-up bij het kaartje is te vinden waar er precies op gesignaleerd is. Deze signaleringen zijn in principe zelfverklarend en kunnen onder andere zijn: Verkeerd deskundigheidsprofiel (deze wordt getoond als de actie niet binnen de deskundigheid van de medewerker valt, of de medewerker geen deskundigheidsprofiel heeft) Deze actie valt buiten de beschikbaarheid van de medewerker (deze wordt getoond als de actie meer dan 30 minuten langer duurt dan de beschikbaarheid van de medewerker) Rood kaartje met 'Z': medewerker ziek / overlapping afwezigheid Een rood kaartje met een 'Z' voor de cliëntnaam betekent: De medewerker is voor de gehele dag ziek gemeld. De medewerker heeft een herhalende afwezigheid waarvan de actie overlapt met deze actie. Nedap healthcare Pagina 90 / 258

91 Rood kaartje met 'X': medewerker is niet beschikbaar De medewerker is niet beschikbaar door een van de onderstaande oorzaken: Er is een onbeschikbaarheid vastgelegd. De medewerker is toegewezen aan een dienst. De medewerker staat ingepland in een ander team. Rood kaartje met '*': Eenmalig aangepast met signalering Dit kaartje is toont verschillende zaken aan: Het kaartje is rood omdat er een signalering op een mogelijk probleem is. De pop-up laat zien wat de signalering is. Het sterretje in combinatie met de donkerrode rand toont aan dat er eenmalige aanpassingen aan dit kaartje gedaan zijn. De pop-up laat zien welke eenmalige aanpassingen gedaan zijn. Licht kaartje Een licht kaartje plankaartje betekent dat het kaartje verwijderd is via de optie 'Rechtermuisknop' -> 'Verwijder actie'. Nedap healthcare Pagina 91 / 258

92 Licht kaartje met '+': verwijderde eenmalige toegevoegde actie Dit plankaartje is eenmalig toegevoegd via 'Rechtermuisknop'->'Voeg actie toe'. Vervolgens is het kaartje weer verwijderd via 'Rechtermuisknop'->'Verwijder actie'. Wit leeg planblok met tekstuele beschrijving 'Geen lid' Deze weergave laat zien dat de medewerker op de getoonde dag geen lidmaatschap met het team heeft. Wit leeg planbord met tekstuele beschrijving 'Geen contract' Deze weergave laat zien dat medewerker op de getoonde dag niet in dienst is of heeft geen contract heeft. Wit leeg planblok met tekstuele beschrijving '... uren' Nedap healthcare Pagina 92 / 258

93 Een planveld met deze informatie geeft aan hoeveelheid onbenutte beschikbaarheid er in het blok zit. Dit laat zien waar (nieuwe) cliënten ingepland kunnen worden. Wit leeg planblok met weergave naam onbeschikbaarheidstype De naam van het onbeschikbaarheidstype wordt getoond: als de medewerker gedurende dit blok op enig moment niet beschikbaar is. Wit leeg planblok met weergave van teamnaam Deze weergave van het planblok is te zien als: De medewerker gedurende dit blok toegewezen is aan een dienst in een ander team. De naam van het andere team wordt in dat geval getoond in het lege planblok. De naam van een ander team wordt getoond als de medewerker gedurende dit blok gepland is in een ander HV-team. Plus icoontje voor medewerker Een plusje betekent dat de medewerker in deze week meer-uren heeft gemaakt t.o.v. het contract. (door met de muis op het plusje te staan, verschijnt er meer informatie) Nedap healthcare Pagina 93 / 258

94 Leeg icoontje voor medewerker De medewerker heeft tot nu toe minder uren gewerkt t.o.v. het contract. Vink icoontje voor medewerker De medewerker heeft evenveel uren gewerkt als zijn/haar contract. Bolletje icoontje voor medewerker Medewerker heeft een nul-uren contract. Labels voor de medewerkers De gekleurde vlakken links van de medewerker geeft een label aan. Labels zijn naar eigen inzicht in te delen en men kan zelf een betekenis aan deze labels geven. Meer informatie over labels in de blokplanning is hier te vinden. Nedap healthcare Pagina 94 / 258

95 Een cliënt inplannen in de blokplanning Het blokplanscherm werkt iets anders dan het V&V planscherm. In deze les wordt uitgelegd hoe het plannen in de blokplanning in zijn werk gaat. Blokplanscherm openen 1. Selecteer een HV team. Dit is een team waarbij bij de teaminstellingen is aangegeven dat het om blokplanning gaat. 2. Klik op "Planning". 3. Selecteer een dag in de kalender, bijvoorbeeld vandaag. Het blokplanscherm wordt nu geopend. Nedap healthcare Pagina 95 / 258

96 Een medewerker bij een cliënt zoeken 1. Onder in beeld staan de cliënten die nog ingepland moeten worden. In dit voorbeeld is te zien dat er 4 cliënten zijn die nog niet zijn ingepland. 2. Door met de cursor boven een cliënt te staan, verschijnt er meer informatie. In het voorbeeld hierboven is te zien dat deze cliënt elke week op woensdagmiddag 3 uur huishoudelijke hulp krijgt. 3. We zoeken nu naar een medewerker (die in de linkerzijbalk staan) die nog uren beschikbaar heeft op de dinsdagmiddag. In het voorbeeld heeft Arno Arts op woensdagmiddag nog ruimte. Nedap healthcare Pagina 96 / 258

97 Verslepen Een cliënt kan worden ingepland door deze te verslepen naar bijvoorbeeld de woensdagmiddag van Boyd Dames. Het is mogelijk om meerdere plankaartjes per blok in te plannen. De volgorde van de plankaartjes binnen een blok kan ook gewijzigd worden. Nedap healthcare Pagina 97 / 258

98 Controleren Door de muis te verplaatsen en stil te houden op het moment, verschijnt aanvullende informatie. Nedap healthcare Pagina 98 / 258

99 Cliënt-venster Wanneer je meer informatie wilt zien over een client kun je met de rechtermuisknop klikken op het plankaartje van de cliënt en kiezen voor de optie 'Open cliënt-venster'. Er verschijnt dan een informatiescherm met het arrangement van de cliënt, het logboek en de notities. Door op de knop 'Aanpassen' te klikken kun je de gegevens wijzigen. Je wordt dan doorgelinkt naar de cliëntpagina van deze cliënt in Ons Planning. Nedap healthcare Pagina 99 / 258

100 Filteren op beschikbaarheid van medewerkers (i.v.m. afwezigheid) Bij grote teams met veel medewerkers is het soms lastig om een geschikte medewerker bij een cliënt te vinden. Vooral op het moment dat medewerkers afwezig zijn (bijv. door ziekte), is het handig om de medewerkers die afwezig zijn boven in het scherm te tonen. Hierdoor kan sneller een inzicht worden verkregen in welke cliënten nog op een andere plek ingepland moeten worden. Dit is te doen door het toepassen van een filter. Voorheen heette deze optie "toon alleen beschikbare". Deze optie is vervangen door meer geavanceerde filtering. Het filter is met de rechtermuisknop aan te roepen op iedere plek waar nog geen ander menu beschikbaar is (bij een plankaartje werkt dit niet, omdat daar een ander menu beschikbaar is). Bovenstaand menu opent zich waarbij je verschillende filter- en sorteeropties hebt. 1. De filteropties >30 m beschikbaar, >60m beschikbaar en >2u beschikbaar zorgen ervoor dat je alleen medewerkers te zien krijgt die minstens die tijd (30 minuten, 60 minuten of 2 uur) beschikbaar zijn. 2. De optie 'Contract tov. Gepland' is een sorteeroptie, die ervoor zorgt dat de medewerkers met de minste geplande uren ten opzichte van zijn/haar contract bovenaan worden weergegeven, en de medewerkers met de meest geplande uren onderaan. 3. Ook is het mogelijk om te sorteren op basis van het label dat aan de medewerker is toegewezen. Nedap healthcare Pagina 100 / 258

101 4. Door de dagen te selecteren worden alleen die medewerkers weergegeven die op die betreffende dag beschikbaar zijn. Nedap healthcare Pagina 101 / 258

102 Overzichtelijker cliënten bij de juiste medewerkers in de blokplanning inplannen In de blokplanning kan al snel een grote lijst worden getoond met medewerkers die voor het team werken. Soms is het daardoor lastiger om op een overzichtelijke manier de cliënt bij de juiste medewerker in te plannen. Zo komt het voor dat je soms uit een slechts een aantal medewerkers wilt kiezen. Om dit makkelijker te maken kan je medewerkers selecteren, ookwel vastpinnen genoemd. Door de medewerker te selecteren: wordt de achtergrond van de medewerkernaam anders gekleurd; hierdoor is het overzichtelijker en hoef je minder te zoeken. wordt de regel uitgeklapt waardoor deze groter is (wat ook de herkenbaarheid vergroot) en worden de begin- en eindtijd van de beschikbaarheid zichtbaar. blijft op het moment dat gezocht wordt op medewerkernaam, of een sortering wordt toegepast (zoals op label of beschikbaarheid), de selectie duidelijk zichtbaar. In dit voorbeeld is Cato Peters geselecteerd. In een groot blokplanscherm is het daardoor eenvoudig om haar terug te vinden en de beschikbaarheid te zien. Je kunt meerdere medewerkers selecteren. Nedap healthcare Pagina 102 / 258

103 Labels in het blokplanscherm gebruiken In het blokplanscherm is het mogelijk om kleuren (labels) toe te voegen aan medewerkers. Dit kan handig zijn om medewerkers in bepaalde categorieën in te delen. Configuratie Om labels in de blokplanning te gebruiken is het nodig om de labels eerst aan te maken en een betekenis te geven aan de verschillende kleuren. In deze handleiding staat beschreven hoe de labels geconfigureerd kunnen worden. Labels in de blokplanning Labels zijn te zien in het blokplanscherm, links van de naam van de medewerker. Nedap healthcare Pagina 103 / 258

104 Een label toekennen Om een label toe te kennen, klik met de rechtermuisknop op de naam van de medewerker en selecteer een label. Om een label weg te halen, kies voor "Geen". Nedap healthcare Pagina 104 / 258

105 Eenmalig verwijderen van een zorgmoment (HV) Open de planning en open door middel van de rechtermuisknop (wanneer je op het betreffende moment staat) de opties voor dit plankaartje. Selecteer "Verwijder actie". Het zorgmoment wordt dan alleen voor deze dag verwijderd. Het verwijderde kaartje blijft als een "schaduwkaartje" (licht gekleurd) zichtbaar, zodat je altijd kunt zien wat je hebt verwijderd (zie afbeelding). Nedap healthcare Pagina 105 / 258

106 Verwijderen ongedaan maken Door wederom met de rechtermuisknop op het "schaduwkaartje" te klikken, kan het verwijderen ongedaan gemaakt worden. Nedap healthcare Pagina 106 / 258

107 Tijdelijk meer of minder zorg leveren (eenmalig duur van het zorgmoment aanpassen) (HV) Het is mogelijk om tijdelijk meer tijd in te plannen voor een zorgmoment bij een cliënt. Het aanpassen van de duur van de actie kun je doen door naar het betreffende moment te gaan. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het moment en kies voor "Pas duur aan". Nedap healthcare Pagina 107 / 258

108 De duur kan vervolgens veranderd worden door bij "Nieuwe duur van deze actie in minuten" een aantal minuten in te vullen. Te selecteren is of het alleen voor het geselecteerde moment geldt, of voor alle komende weken. Klik daarna op "Opslaan". Nedap healthcare Pagina 108 / 258

109 Een notitie bij een actie schrijven (HV) Het is mogelijk een notitie te schrijven bij een specifiek planmoment. Deze notitie wordt alleen getoond in de planning. De notitie verschijnt niet op de telefoon of op prints. Notities toevoegen aan een planmoment kan handig zijn als geheugensteuntje voor planners. Klik met de rechtermuisknop op het planmoment en kies voor "aanpassen notitie". Nedap healthcare Pagina 109 / 258

110 Schrijf de notitie in het teksvak en klik op "Opslaan". Door met de muis op het planmoment te staan verschijnt er meer informatie, waar ook de notitie terug te zien is. De notitie blijft zichtbaar in de volgende weken, totdat de notitie wordt verwijderd. Nedap healthcare Pagina 110 / 258

111 Een actie vastzetten op een tijdstip (HV) Het is mogelijk om in de planning aan te geven dat een bepaald zorgmoment op een specifiek tijdstip geleverd moet worden, of binnen een bepaald tijdsvenster. Dit kan handig zijn als met een cliënt een bepaald tijdstip is afgesproken voor zorg. Zet vanaf nu vast op tijd op tijd Klik in het planscherm met de rechtermuisknop op een moment. Kies voor "Zet vanaf nu vast op tijd". Nedap healthcare Pagina 111 / 258

112 Er zijn nu verschillende keuzemogelijkheden: 1. Hiermee geef je een specifiek tijdstip aan. Vul het tijdstip in. Er komt een signalering (kaartje wordt rood) als de zorg eerder of later is ingepand dan dit tijdstip. 2. Hiermee geef je een tijdsvenster aan waarbinnen de zorg plaatst moet vinden, bijvoorbeeld tussen en 12.00uur. 3. Kies deze optie om het vastzetten op tijd ongedaan te maken, het zorgmoment vindt dan weer 'gewoon' plaats na het vorige zorgmoment. 4. Normaal gesproken is het vastzetten op tijd voor langere duur. Vink deze optie aan als het om een eenmalige wijziging gaat. 5. Sla tenslotte op door op "Opslaan" te klikken. Nedap healthcare Pagina 112 / 258

113 Zoeken naar vervangende medewerker (HV) Indien de ingeplande medewerker verhinderd is, kan eenvoudig een selectie gemaakt worden op medewerkers die op hetzelfde moment beschikbaar zijn. Door eerst op de naam van de medewerker te klikken, wordt de medewerker gepind. Klik met de rechtermuisknop op het planmoment. Klik vervolgens op Vervangende medewerker. Nedap healthcare Pagina 113 / 258

114 Vervolgens worden medewerkers met beschikbaarheid op hetzelfde moment getoond. In dit voorbeeld zijn er twee medewerkers gevonden. Doordat de medewerker 'gepind' is, blijft deze staan en kan het plankaartje eenvoudig versleept worden naar een beschikbare medewerker. Nedap healthcare Pagina 114 / 258

115 Beschikbaarheid van medewerker aangeven (HV) Via de blokplanning is de beschikbaarheid van de medewerker op te geven. Indien niet expliciet is aangegeven dat de medewerker beschikbaar is, zal er een signalering op ontstaan. Beschikbaarheid van de medewerker via de blokplanning Klik in de blokplanning met de rechtermuisknop op het blok. Klik vervolgens op Pas beschikbaarheid aan. Geef de beschikbaarheid op. Kies ervoor of het eenmalig is, of op elke zelfde dag van de week vanaf dit moment. Kies er voor of het voor alle teams geldt, of voor 1 specifiek team. Nedap healthcare Pagina 115 / 258

116 Klik tot slot op opslaan. Het aantal uren wat is weergegeven (in dit voorbeeld 4 uur) geeft aan dat de medewerker dit blok 4 uur beschikbaar is. Indien het niet is opgegeven (en er wel wordt ingepland) zal de signalering in het rood optreden. Nedap healthcare Pagina 116 / 258

117 Eenmalig een actie toevoegen (HV) Het kan voorkomen dat een cliënt eenmalig toegevoegd dient te worden op de blokplanning. Dit is eenvoudig direct vanuit de blokplanning te doen. Actie toevoegen Klik met de rechtermuisknop op een blok en klik op Voeg actie toe. Gegevens invoeren Selecteer de cliënt, het uurtype en de duur in minuten. Klik op Toevoegen. De uursoorten die in het menu getoond worden, zijn alleen de uursoorten die in het huidige planscherm gebruikt worden. Mocht het gewenste uursoort niet gekozen kunnen worden, klik dan op "Laad alle uurtypes" en volg de instructies op het scherm. Nedap healthcare Pagina 117 / 258

118 De cliënt is voor alleen dit moment ingepland. Het kaartje heeft een donkere rand en er staat een plusje voor de naam van de cliënt. Als de medewerker nog beschikbare uren over heeft zie je dit ook (in dit geval 1 uur). Nedap healthcare Pagina 118 / 258

119 Een logregel toevoegen bij een cliënt (HV) Wanneer een planner of roosteraar contact heeft met een cliënt, kan de communicatie worden vastgelegd in zogenaamde logregels. Ga naar het blokplanscherm en klik met de rechtermuisknop op een plankaartje. Kies voor "Voeg logregel toe". Nedap healthcare Pagina 119 / 258

120 Schrijf in het tekstvak de logregel en klik vervolgens op "Opslaan". Vanuit hier is het ook mogelijk om rechtstreeks naar het logboek van de cliënt te gaan. Nedap healthcare Pagina 120 / 258

121 Het logboek van de cliënt kan ook bekeken en bewerkt worden via het cliëntvenster. Open dit cliënt-venster door met de rechtermuisknop op de naam van de cliënt te klikken en te kiezen voor 'Open cliënt-venster'. Op het tweede tabblad 'Logboek' worden alle gesprekken met de cliënt die gelogd zijn getoond. Je kan een nieuwe logregel toevoegen door te klikken op 'Aanpassen'. Nedap healthcare Pagina 121 / 258

122 Een brief sturen naar een cliënt (HV) Het kan nodig zijn om een brief te versturen naar de cliënt, bijvoorbeeld als de planning wijzigt. Dit is direct vanuit het blokpanscherm te doen. Klik met de rechtermuisknop op het planmoment. Kies vervolgens voor Stuur brief'. Nedap healthcare Pagina 122 / 258

123 Vul de tekst in en klik op Verzenden. De brief kun je daarna als een pdf-bestand downloaden door op de clientkaart in OnsPlanning te klikken op Commnicatie. Nedap healthcare Pagina 123 / 258

124 Zoeken naar medewerkers in de buurt (HV) Het is mogelijk om te zoeken naar medewerkers in de buurt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn in geval van een calamiteit. Vervolgens wordt een regel getoond. Indien medewerkers in de buurt van de betreffende cliënt wonen, worden die hier getoond. In dit voorbeeld zijn er geen medewerkers in de buurt. Nedap healthcare Pagina 124 / 258

125 Roosteren (huidige roosterscherm) Nedap healthcare Pagina 125 / 258

126 Navigatie in het rooster Zichtbaarheid van medewerker Door met de muis te zweven op de naam van een bepaalde medewerker, worden niet alleen details van de medewerker getoond, maar ook lichten de overige diensten op waarvoor de medewerker is ingepland. In de pop-up wordt het volgende getoond: Mobiel nummer van de medewerker Medewerkernummer Naam van de dienst Duur en tijden van de dienst Vervoersmiddel van de medewerker*. * indien bij de medewerker geen vervoersmiddel is opgegeven, wordt hier het standaardvervoersmiddel getoond. Het standaard vervoersmiddel is te zien bij beheer -> vervoersmiddel. Nedap healthcare Pagina 126 / 258

127 Diensten selecteren Door te klikken op de diensten of dienstmomenten, wordt de betreffende dienst geselecteerd. Deze wordt in het geel getoond. Rechtermuisknop Op verschillende plaatsen in de applicatie verschijnt een menu wanneer op de rechtermuisknop geklikt wordt. In dit voorbeeld is op een ingeplande dienst van een medewerker op de rechtermuisknop geklikt. Nedap healthcare Pagina 127 / 258

128 Betekenis van kleuren en icoontjes in het rooster Her rooster kent verschillende kleuren en icoontjes. Hier staat uitgelegd wat deze betekenen. Markeerstift-functie In het rooster kunnen 'vakjes' individueel ingekleurd worden middeld de markeerstift-functie. De roosteraar kan aan elke kleur een eigen betekenis geven. Hoe deze functie werkt staat hier uitgelegd. Donkerpaarse cellen Deze geven de dagen aan. Lichtpaarse cellen Deze geven een datum aan waarop nog geen dienst is ingepland. De weergegeven uren geven de duur van de dienst aan. Nedap healthcare Pagina 128 / 258

129 Doffer-getinte cellen Deze geven de reeds verlopen dagen aan. Hier kan niet op worden ingepland. Wit getinte cellen Deze cellen lichten op wanneer de muis hierop staat en geeft alle diensten van de medewerker aan. Nedap healthcare Pagina 129 / 258

130 Gele cellen Dit zijn de geselecteerde cellen waarop diensten aan medewerkers toegewezen kunnen worden. Rode cellen Een cel waarbij er een conflict is: de medewerker is bijvoorbeeld ziek of heeft een verkeerd deskundigheidsprofiel. Zie voor meer informatie hier. Nedap healthcare Pagina 130 / 258

131 Lichtpaarse cellen Dit zijn ingeplande diensten. De letters staan voor de afkorting van de medewerker wanneer is gekozen voor de dienstenweergave, of voor de dienst wanneer is gekozen voor de medewerkerweergave. Witte F door de afkorting. Er is een flex medewerker voor deze dienst aangevraagd of wordt ingevuld door een flex medewerker. Zie voor meer informatie de handleiding over Flex. Asterisk ( * / sterretje) Deze geeft dat het tijdstip / de tijdsduur van de dienst eenmalig is gewijzigd. Nedap healthcare Pagina 131 / 258

132 Paars driehoekje Een paars driehoekje rechtsboven een betreffende diensttoewijzing geeft aan dat het in dat geval gaat om een bereikbare dienst. Nedap healthcare Pagina 132 / 258

133 Signaleringen in het rooster Het rooster kleurt rood in het geval van een signalering, dat wil zeggen als er iets niet goed lijkt te zijn met het rooster. Een signalering in het rooster zorgt echter nooit voor een blokkering. Ondanks de mogelijke signalering van de onwenselijke situatie (bijvoorbeeld een medewerker heeft vakantie en is ingepland op een dienst) blijft het voor de planner/ roosteraar mogelijk om de medewerker in te plannen. We gaan ervan uit dat de planner/ roosteraar altijd beter kan inschatten wat er mogelijk is. Het is mogelijk op per dienst, enkele signaleringen uit te schakelen. Bekijk hier hoe dat is te doen. Signaleringen Het rooster signaleert op de volgende onderwerpen: Mismatch deskundigheid medewerker/dienst Medewerker is te jong/oud voor een nachtdienst (18-55 jaar) Contract van medewerker loopt af Medewerker onbeschikbaar (via beschikbaarheden), bijvoorbeeld door vakantie of ziekte Minder dan 11 uur rust tussen diensten (extramuraal) Overlappende diensten vanuit het oog van de medewerker Gebroken diensten voor intramuraal (1-3 uur tussen diensten) Maximaal 5 nachtdiensten Maximaal 10 uur werken per dag Een signalering in het rooster is altijd te zien door een rood (of donkerder roze) gekleurd vakje. Door met de muis op het vakje te gaan staan verschijnt meer informatie zoals hieronder weergegeven. Nedap healthcare Pagina 133 / 258

134 Nedap healthcare Pagina 134 / 258

135 Medewerkers aan een dienst koppelen In het roosterscherm kan op de meest eenvoudige wijze een medewerker aan een dienst gekoppeld worden. Er zit onderscheid in gebruik van de weergave: de dienstenweergave of de roosterweergave. In deze handleiding zullen we beide weergaven behandelen. Dienstweergave Selecteer de dienstweergave. Deze weergave is met name handig om een basisrooster te maken, omdat goed te zien is of elke dienst is toegewezen. Selecteer per dag de betreffende dienst die aan een bepaalde medewerker toegewezen moet worden. Dit is te doen door te klikken op het betreffende moment. Meerdere cellen zijn te selecteren door deze afzonderlijk aan te klikken of door de linkermuisknop ingedrukt te houden en vervolgens de muis verder te slepen. Nedap healthcare Pagina 135 / 258

136 Selecteer boven in beeld de medewerker die aan de geselecteerde momenten toegewezen moet worden. 1. De medewerkers die voor het geselecteerde team werken zijn zichtbaar. 2. Er kan gezocht worden op naam om te zoeken tussen de medewerkers uit het team. 3. Door aan te vinken "zoek meer flex" kunnen ook medewerkers gezocht worden uit andere teams. 4. De lijst die dan wordt geopend is een lijst met medewerkers die wordt gesorteerd op basis van een aantal aspecten. De medewerkers die boven in beeld staan voldoen het beste aan deze aspecten en vormen daardoor waarschijnlijk de beste keus. Bekijk op basis waarvan de suggesties worden gedaan. Zodra de medewerker is geselecteerd, moet deze nog toegewezen worden. Klik op de knop "Toewijzen". Nedap healthcare Pagina 136 / 258

137 De medewerker is aan de diensten toegewezen. Dit is te herkennen aan de afkorting van de medewerker die achter de betreffende dienst te zien is. Medewerkerweergave Vanaf dit punt beschrijven we het toewijzen van een dienst aan medewerker, maar dan volgens de medewerkerweergave. Het voordeel van deze weergave is dat ingeroosterde tijd met het contract vergeleken kan worden. Maak selectie Selecteer per dag de betreffende medewerker die aan een bepaalde dienst toegewezen moet worden. Dit is te doen door te klikken op het betreffende moment. Meerdere cellen zijn te selecteren door deze afzonderlijk aan te klikken of met de muis te slepen, terwijl de Nedap healthcare Pagina 137 / 258

138 linkermuisknop in wordt gehouden. In dit voorbeeld selecteren we vijf dagen bij medewerker Stefan Teijgeler. Selecteer vervolgens boven in beeld een dienst en klik deze aan. Nadat de betreffende dienst is gekozen (Middag 1 PV) kan de dienst worden toegewezen aan de medewerker door op "Toewijzen" te klikken. Vervolgens is te zien dat bij de medewerker de betreffende dienst is toegewezen. Nedap healthcare Pagina 138 / 258

139 Meerdere medewerkers aan een dienst toewijzen Het is mogelijk om meerdere medewerkers aan een dienst toe te wijzen. Dit is bijvoorbeeld handig in het geval van het meelopen door stagairs. Zet de weergave (rechtsboven) op dienst. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de dienst. Kies voor Ruimte toevoegen voor extra toewijzingen. Nu is te zien dat voor deze dienst er twee regels zijn waar medewerkers op ingeroosterd kunnen worden. De extra regel is aanwezig op de betreffende roosterpagina; de volgende periode of maand is niet automatisch voorzien van een extra regel van de dienst. Indien na het toevoegen van de extra regel geen medewerkers worden ingeroosterd, zal de regel vanzelf weer verdwijnen. Nedap healthcare Pagina 139 / 258

140 Diensttoewijzing verwijderen Het kan voorkomen dat een diensttoewijzing ongedaan gemaakt moet worden. Deze handleiding beschrijft hoe dat te doen is. Er zijn twee mogelijkheden: Via het toewijsvenster boven in beeld, of via de rechtermuisknop. De eerste mogelijkheid is vooral handig als er veel toewijzingen tegelijkertijd verwijderd moeten worden. De tweede optie is vooral handig als er slechts 1 toewijzing verwijderd moet worden. Diensttoewijzing verwijderen via het toewijsvenster Ga in het roosterscherm naar de betreffende cel en klik een of meerdere cellen aan. De geselecteerde cellen zijn geel. Klik boven in beeld op "Verwijderen". Nedap healthcare Pagina 140 / 258

141 In het voorbeeld is te zien dat de diensttoewijzingen zijn verwijderd. Diensttoewijzing verwijderen via rechtermuisknop Klik op de betreffende diensttoewijzing met de rechtermuisknop en klik vervolgens in het menu op "Verwijder deze toewijzing". Nedap healthcare Pagina 141 / 258

142 De diensttoewijzing is nu verwijderd. Nedap healthcare Pagina 142 / 258

143 Dienst tussen medewerkers omwisselen Er kan eenvoudig een toewijzing tussen twee medewerkers worden omgewisseld. Dit is eenvoudiger dan het 2 keer verwijderen en toewijzen van de diensttoewijzing. Het gedrag is via de medewerkerweergave gelijk aan de dienstenweergave. Toewijzing omwisselen 1. Klik met de rechtermuisknop op de dienst die omgewisseld moet worden. 2. Klik vervolgens op "Toewijzing omwisselen". (De muiscursor veranderd in twee pijltjes in tegenovergestelde richting) Nedap healthcare Pagina 143 / 258

144 Selecteer de andere diensttoewijzing Klik op de andere diensttoewijzing om met de geselecteerde diensttoewijzing te wisselen. Voltooid De diensttoewijzing is omgewisseld. Nedap healthcare Pagina 144 / 258

145 Rooster naar toekomst kopiëren Om dubbel werk te voorkomen is het mogelijk om het rooster per week te kopiëren. Het wordt gedaan vanaf de week waarnaar het rooster naar toe gekopieerd moet worden. Het rooster wordt dus als het ware uit het verleden gehaald. Rooster kopiëren Selecteer de juiste periode van de week die geroosterd moet gaan worden. 1. Klik met de rechtermuisknop op het weeknummer waar naar toe gekopieerd moet worden. 2. Klik daarna op "Kopieer week". Nedap healthcare Pagina 145 / 258

146 Selecteer de bronweek 1. Selecteer de week waarvan de gegevens opgehaald moeten worden. Er zijn verschillende opties beschikbaar. In dit voorbeeld kiezen we ervoor om week 21 te kopiëren naar week Klik vervolgens op "Kopieer". Andere opties zijn "dezelfde week uit de vorige periode". Dit houdt in dat als nu de eerste week uit de periode is geselecteerd, de eerste week uit de vorige periode wordt gebruikt. Wanneer het gaat om een rooster van 4 weken, zal het rooster van 4 weken geleden worden gekopieerd. Verder zijn er de opties "vanaf vorige week", waarbij het rooster vanaf de vorige week wordt gekopieerd en "volledig vorige periode", waarbij de volledige vorige periode wordt gekopieerd. Nedap healthcare Pagina 146 / 258

147 Voltooid De gegevens zijn gekopieerd. De week heeft nu dezelfde inhoud als week 21. Nedap healthcare Pagina 147 / 258

148 Tijdsduur van de dienst of pauze eenmalig wijzigen In sommige gevallen moet het tijdstip van dienst of pauze eenmalig gewijzigd worden. Selecteer de diensttoewijzing 1. Klik met de rechtermuisknop op de diensttoewijzing. 2. Klik vervolgens in het menu op "Eenmalig wijzigen". Wijzig de gegevens Nedap healthcare Pagina 148 / 258

149 1. Voer de gewijzigde begin- en/of eindtijd in van de diensttijd. 2. Kies óf er sprake is van een pauze, en zo ja; wanneer deze plaatsvindt. Als er geen pauze geldt, kan het vinkje uitgeschakeld worden. (let op; alleen in het geval gebruik gemaakt wordt van de nieuwe export, kan hiervan gebruik gemaakt worden). Klik om op te slaan op "Wijzig". Voltooid Wanneer de dienst eenmalig is gewijzigd, is een asterisk (*) te zien bij de betreffende dienst. Nedap healthcare Pagina 149 / 258

150 Bereikbaarheidsdienst in Het is mogelijk om een bereikbare dienst aan te geven. Via bijvoorbeeld Mini Moves is het daardoor mogelijk om voor receptionistes snel inzichtelijk te hebben welke medewerker bereikbare dienst heeft. Dit is via de dienstweergave per diensttoewijzing te doen. Open het menu 1. Klik met de rechtermuisknop op een diensttoewijzing. 2. Klik op "Schakel bereikbare dienst". Voltooid Nedap healthcare Pagina 150 / 258

151 De dienst is nu gekenmerkt als bereikbare dienst. Dit is te zien aan het driehoekje rechts boven in het vakje van de betreffende dienst. Nedap healthcare Pagina 151 / 258

152 Vakantie- en compensatiesaldo in het rooster inzien In het roosterscherm, waarbij de weergave op medewerker staat, is het mogelijk om details over onder andere het compensatiesaldo in te zien. Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk als in de teaminstelling "Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi" is ingeschakeld. Verschil in weergaves verleden en huidige/toekomstige periodes Er zijn verschillen in de weergave van het compensatiesaldo in het rooster tussen het verleden enerzijds en de huidige of toekomstige periode anderzijds. In de roosters in het verleden wordt minder informatie getoond, aangezien bepaalde gegevens niet relevant zijn in het verleden. De gegevens van het compensatiesaldo geven altijd een schatting en zullen daarom anders dan de gerealiseerde situatie zijn. Tevens kan niet in het verleden geroosterd worden, waardoor er geen invloed op de waardes uitgeoefend kan worden. Een periode ligt in het verleden als alle dagen van de periode verstreken zijn. Indien vandaag in de periode aanwezig is, zal het nog als huidige periode worden gezien. Dit omdat wijzigingen in het rooster die op de huidige dag worden gedaan nog van invloed kunnen zijn op de saldo's. De gegevens die in periodes in het verleden niet worden getoond, worden hieronder aangeduid. Omdat in roosters in het verleden deze gegevens niet meer getoond worden, zal ook het compensatiesaldo dat zichtbaar was voor de naam van de medewerker, niet meer getoond worden in roosters in het verleden. Ook is het niet meer mogelijk om bij roosters in het verleden de medewerkers te sorteren op basis van inzet. Nedap healthcare Pagina 152 / 258

153 Details bekijken Door in het rooster te kiezen voor de weergave op Medewerker (rechtsboven) en de muis op de naam van de medewerker te plaatsen, verschijnt een venster met daarin details. 1. Dit zijn de compensatiegegevens waarbij de gegevens berekend zijn tot het eind van de zichtbare periode in het rooster. -> Deze informatie is alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes. Compensatie: Deze waarde geeft de startcompensatie weer. De waarde wordt berekend door alle geregistreerde compensatiesaldi tot aan het einde van de afgelopen week (zondagnacht) uit Ons Administratie op te halen. Een negatieve compensatie betekent dat er minder gewerkt is dan volgens contract. Medewerkers met 0-uren contract hebben geen compensatie opbouw en hierdoor is dit saldo niet relevant voor deze medewerkers. Ingeroosterd: Dit zijn de uren die zijn ingeroosterd vanaf de compensatiedatum (afgelopen zondag) tot het eind van de roosterperiode. Contract: Dit zijn de uren die volgens het contract gewerkt moeten worden vanaf de compensatiedatum (afgelopen zondag) tot het eind van de roosterperiode. Voor de berekening van de compensatie worden deze uren van de compensatie en ingeroosterde uren afgetrokken, vandaar dat er een minteken voor staat. Nieuwe compensatie: Dit is een optelsom van de drie bovenstaande gegevens. Onder de streep staat het eindsaldo aan het eind van de roosterperiode. Het pijltje geeft aan of het de nieuwe compensatie meer (pijltje omhoog) of minder (pijltje omlaag) is dan de begincompensatie. Bovendien geeft de kleur van het pijltje aan of hiermee de eindcompensatie dichter bij 0 komt. Blauw is een verbetering, rood een verslechtering. Nedap healthcare Pagina 153 / 258

154 2. Dit geeft aan hoeveel uren nog maximaal in te zijn, in de periode die erachter staat vermeld (in dit voorbeeld 25 januari - 1 feb). Contract: Dit zijn de uren die volgens het contract gewerkt moeten worden vanaf de compensatiedatum tot het eind van de roosterperiode. Flex: Dit zijn de eventuele flexibele uren zoals deze in het contract staan vermeld. Deze uren zijn dus het verschil tussen maximum en minimum van contract. Ingeroosterd: Dit zijn de uren die ingeroosterd zijn. Maximaal nog in te uren: Dit is het totaal aantal uren dat in de vermelde periode nog in te is, volgens het maximum van het contract. Hierbij worden de vaste uren en flex uren opgeteld, en de ingeroosterde uren afgetrokken. 3. Hierbij worden de uren van alle vakantiepotjes, niet zijnde PLB-potjes (in Ons Administratie) bij elkaar opgeteld. Vakantiesaldo: Dit is het totale geregistreerde vakantiesaldo tot aan het einde van de afgelopen week (zondagnacht). Wekelijks wordt dit uit Ons Administratie opgehaald -> Deze informatie is alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes. Ingeroosterde vakantie: Dit zijn de vakantieuren die zijn ingepland in de periode die erachter staat vermeld. Overgebleven vakantieuren: Dit zijn de overgebleven vakantieuren, aan het eind van de vermelde periode. -> Deze informatie is alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes. 4. Hier worden de deskundigheden van de medewerker weergegeven. Instellingen aanpassen Wanneer bij de teaminstellingen is aangegeven dat "Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi" is ingeschakeld, wordt deze in het roosterscherm getoond. Wanneer dit is uitgeschakeld, wordt deze niet getoond. Zodra het ingeschakeld wordt, wordt het startsaldo getoond. De startwaarde wordt alleen bepaald zodra compensatiegegevens in Ons Administratie bekend zijn. Nedap healthcare Pagina 154 / 258

155 Dit is in te stellen op de volgende manier: Selecteer het team -> Dashboard -> Mijn team instellingen -> Geavanceerde opties (1) -> Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi (2). Nedap healthcare Pagina 155 / 258

156 Dienst toekennen aan een medewerker uit een ander team Het is mogelijk een dienst toe te kennen aan een medewerker uit een ander team. In het rooster wordt dan een witte F getoond (F van Flex), om aan te geven dat de dienst wordt ingevuld door een medewerker uit een ander team. Let op: dit is niet hetzelfde als de flex functionaliteit (waarbij een speciaal flexteam is aangewezen). Zie voor meer informatie over flex het hoofdstuk Flexfunctionaliteit Gebruik het medewerker zoekveld in het rooster om een medewerker te zoeken. Gebruik daarbij de optie "Zoek meer flex" zoals hierboven aangegeven. Wanneer de medewerker is geselecteerd, wordt de dienst ingevuld door een medewerker die lid is van een ander team. Dit is te zien aan de witte F die in het vakje verschijnt. Nedap healthcare Pagina 156 / 258

157 De markeerstift gebruiken in het rooster Het is mogelijk om in het rooster de "vakjes" in te kleuren, bijvoorbeeld om aan te geven dat voor een bepaalde dienst vervanging gezocht moet worden. Dit wordt gedaan met de markeerstift-functie. Elke organisatie kan zelf invulling geven aan de betekenis van verschillende kleuren. Om dit te gebruiken dienen eerst zogenaamde "labels" aangemaakt te worden. Het aanmaken van labels wordt uitgelegd in deze handleiding. De markeerstift gebruiken 1. Selecteer in het drop-down menu een bepaald label. 2. Klik vervolgens op het markeerstift-icoon. Ga nu met de cursor naar het rooster, de cursor is nu veranderd in een markeerstift met de kleur van het geselecteerde label. Klik een vakje in het rooster aan om het te kleuren. Door de muisknop ingedruk te houden, kunnen meerdere vakjes tegelijk gekleurd worden. Nedap healthcare Pagina 157 / 258

158 Kleuren "uitgummen" Het "uitgummen" of ongedaan maken kan gedaan worden door eerst op de "gum" te klikken. De cursor verandert dan in gummetje. Door de vakjes aan te klikken, wordt de aangebrachte kleur gewist. Nedap healthcare Pagina 158 / 258

159 Labels in het rooster gebruiken In het rooster is het mogelijk om kleuren (labels) toe te voegen aan diensten en medewerkers. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe labels toe te voegen aan diensten. We gaan er dus vanuit dat de roosterweergave op "diensten" staat. Voor medewerkers werkt dit op dezelfde manier wanneer het rooster in "medewerker" weergave gezet wordt. Het is ook mogelijk om afzonderlijke diensten te markeren, zie daarvoor deze handleiding. Configuratie Om labels in het rooster te gebruiken is het nodig om de labels eerst aan te maken en een betekenis te geven aan de verschillende kleuren. In deze handleiding staat beschreven hoe de labels geconfigureerd kunnen worden. Labels in het rooster Labels zijn te zien in het rooster, links van de naam van de dienst. Nedap healthcare Pagina 159 / 258

160 Een label toekennen Om een label toe te kennen open je het menu door te klikken op het pijltje naast de markeerstift (1). Maak een keuze voor het gewenste label (2). De markeerstift verandert nu van kleur. Nedap healthcare Pagina 160 / 258

161 Klik vervolgens op de markeerstift. Het knopje met de markeerstift staat nu ingedrukt. De cursor verandert in een stift. Klik met de linkermuisknop op de dienst (1). De dienst kleurt dan blauw (2). Nedap healthcare Pagina 161 / 258

162 Een label verwijderen Klik op het gummetje. De knop met het gummetje staat dan ingedrukt. Nedap healthcare Pagina 162 / 258

163 De cursor verandert in een gummetje. Klik nu met de linkermuisknop op de dienst. Het label wordt verwijderd. Nedap healthcare Pagina 163 / 258

164 Roosteren (vernieuwde roosterscherm) Nedap healthcare Pagina 164 / 258

165 Navigatie in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Overzicht Wanneer in het hoofdmenu voor rooster gekozen wordt, verschijnt een kalenderoverzicht van het betreffende jaar. 1. Boven in beeld is het jaar te selecteren. 2. Vervolgens is het rooster van de betreffende periode te openen door op de periode te klikken. De geel-gekleurde periode is de huidige periode. Overzicht van zelfroosterteam Nedap healthcare Pagina 165 / 258

166 Bij het roosteroverzicht van een zelfroosterteam zijn naast de periodes ook de verschillende weken zichtbaar. De kleur van de week geeft de betreffende fase van het zelf aan. Overzicht vernieuwde roosterscherm Lichte en donkere weergave De gebruiker heeft de keuze tussen een donkere en lichte weergave van het scherm. Via het tweekleurige cirkeltje is deze keuze te maken. -> keuze donkere weergave Nedap healthcare Pagina 166 / 258

167 -> Keuze lichte weergave Navigatiebalk Nedap healthcare Pagina 167 / 258

168 De navigatiebalk bevat de volgende onderdelen: 1. Het getoonde team 2. De getoonde periode. Ook kan er genavigeerd worden tussen voorgaande en komende periodes. Daarnaast kan er genavigeerd worden naar een willekeurige periode. Klik hiervoor op de periodenaam. Vervolgens verschijnt er een een pop-up, waarmee je alle periodes van het huidige jaar kunt kiezen en naar andere jaren kunt klikken. 3. Terug-navigeerknop naar Ons Planning 4. Hub om eenvoudig te navigeren naar andere Ons applicaties 5. Knop naar Ons Berichten 6. Knop naar Ons Notificaties voor medewerkers 7. Account-informatie van de medewerker 8. Uitlog-knop Nedap healthcare Pagina 168 / 258

169 Gereedschapskist Ingeklapte weergave Ingeklapt bevindt de gereedschapskist zich rechts onderin het scherm. De gereedschapskist kan op diverse manieren in- en uitgeklapt worden: Via het in- en uitklapicoontje rechts in de pop-up Uitklappen via een druk op de spatiebalk. De pop-up opent dan op de positie van de muiscursor. Inklappen via een druk op de Escape knop. De pop-up sluit dan weer en wordt verplaatst naar rechts onder in het scherm. Uitgeklapte weergave Nedap healthcare Pagina 169 / 258

170 De gereedschapskist is een versleepbare pop-up scherm waarin alle gereedschappen die nodig zijn om het rooster te bewerken, samengebracht zijn. De kist bevat een menu met diverse functies om de gewenste aanpassingen door te kunnen voeren in het rooster. Eenmaal geopend is de gereedschapskist te verslepen naar alle plekken in het scherm. Handig: door de shift-knop ingedrukt te houden bij de selectie van diensten, zijn de gewenste aanpassingen door te voeren op meerdere diensten tegelijk. De werking van deze opties is in aparte handleidingen per optie beschreven: Toewijzen Afwezigheid Wijzigen Labels Flex Notities Kopieren Afdrukken Sorteringsmogelijkheden Via de sorteringsknop onder de naam van het team is de weergave is in te stellen op vier soorten lijsten per dienst of vijf soorten lijsten op medewerkers. Deze knop is herkenbaar Nedap healthcare Pagina 170 / 258

171 omdat deze afhankelijk van de gekozen sortering begint met 'Diensten op... ' 'Diensten per..', 'Medewerkers op...' of Medewerkers per...'. Standaard staat de weergave ingesteld op Diensten op alfabet. Weergave op dienstensortering Diensten - De linkerzijde toont de diensten, gesorteerd zoals in het filter daarboven is aangegeven. Het bolletje naast de naam van de dienst toont het aantal verschillende medewerkers dat is ingeroosterd in de geslecteerde periode/maand op de betreffende dienst. Minder verschillende medewerkers per dienst is doorgaans positiever. Informatie per dienst - Door de dienst aan te klikken of (op een mobiel device) aan te tikken of door met de muis te hoveren over de dienst, verschijnt een pop-up met informatie over de duur van de dienst, het bijbehorende vervoersmiddel en de vereiste deskundigheid. Medewerkerinformatie - Per dienst zijn de initialen van de medewerker te zien die ingeroosterd staat op de dienst. Staat er nog geen medewerker op een dienst ingeroosterd? Dan toont het scherm in het groen de tijdsduur van de toe te kennen dienst. Rode cirkels duiden op problemen in de toewijzing, bijvoorbeeld omdat een medewerker ondergekwalificeerd is of omdat de toewijzing conflicteert met CAO-regels. Bij een zelfroosterteam - In het roosterscherm van een zelfroosterteam wordt onder de betreffende week een gekleurde balk getoond met de corresponderende kleur van de fase van het zelf. In het bovenstaande voorbeeld is dit de roze lijn. Huidige week - Een groene verticale lijn markeert de grens tussen het verleden en de toekomst. De huidige periode is herkenbaar aan de heel iets lichtere weergave van de blokjes in de matrix. Alleen periodes in het heden kunnen aangepast worden. Nedap healthcare Pagina 171 / 258

172 Weergave op medewerkersortering Medewerker - De linkerzijde toont de medewerkers, gesorteerd zoals in het filter daarboven is aangegeven. Het bolletje naast de naam van de medewerkers geef het positieve danwel negatieve compensatiesaldo ven de medewerker aan (relevant omdat dit mede bepaalt hoe wenselijk is om een medewerker toe te wijzen). Door op de naam van de medewerker te klikken (of op een mobiel device) te tikken, verschijnt een pop-up met detailinformatie over het contract en compensatie- en vakantiesaldo. Informatie per dag - Per dag geeft de matrix informatie over de inzet en beschikbaarheid van de medewerker: Toegewezen diensten zonder problemen Toegewezen flexdiensten Toegewezen diensten met problemen of conflicten Duur van de beschikbaarheid van de medewerker Medewerker is niet beschikbaar Medewerker is ziek Medewerker is afwezig vanwege scholing Nedap healthcare Pagina 172 / 258

173 Medewerker is met verlof Een opsomming van de bijbehorende icoontjes is hier te vinden. Bij een zelfroosterteam - In het roosterscherm van een zelfroosterteam wordt onder de betreffende week een gekleurde balk getoond met de corresponderende kleur van de fase van het zelf. Huidige week - Een groene verticale lijn markeert de grens tussen het verleden en de toekomst. De huidige periode is herkenbaar aan de iets lichtere weergave van de blokjes in de matrix. Alleen periodes in het heden kunnen aangepast worden. Nedap healthcare Pagina 173 / 258

174 Het maken van een selectie in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Het maken van een selectie in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Het maken van een selectie van meerdere cellen in het nieuwe rooster is gewijzigd ten opzichte van het oude rooster. Dit artikel legt uit hoe het selecteren nu werkt. Het selecteren van cellen (vakjes) in het nieuwe rooster werkt als volgt: Zodra je de linkermuisknop indrukt wordt de huidige selectie gewist, tenzij je de [SHIFT] toets ingedrukt houdt. Als je de [SHIFT] toets ingedrukt houdt kun je dus je huidige selectie uitbreiden. Je kunt meerdere cellen/vakjes selecteren door de linkermuisknop ingedrukt te houden en de muis te slepen over de cellen die je wilt selecteren. Anders dan in het oude rooster kan dit zelfs over meerdere regels. In tegenstelling tot het oude rooster wordt de selectie niet gewist na het doen van een actie zoals bijvoorbeeld het toewijzen van een medewerker. Dit maakt het mogelijk om snel opvolgende acties uit te voeren op dezelfde selectie. Zo zou het bijvoorbeeld kunnen zijn dat je de aangemaakte toewijzingen direct wilt markeren als een bereikbare dienst. Nedap healthcare Pagina 174 / 258

175 Betekenis van kleuren en icoontjes in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Het rooster kent verschillende icoontjes. Hier staat uitgelegd wat deze betekenen. Algemene dienst- en medewerkerinformatie Dienst zonder signaleringen De donkere, grijs/blauwe kleur duidt erop dat deze dienst zonder problemen is ingevuld. Dienst met problemen Een rood omrande cel bevat een conflict: de medewerker is bijvoorbeeld ziek of heeft een verkeerd deskundigheidsprofiel. Meer informatie vind je hier. Beschikbare tijd medewerker Bij de medewerkerinzage geeft de groene tijd de tijd aan die de medewerker gedurende deze dag beschikbaar is. Nedap healthcare Pagina 175 / 258

176 Geselecteerde cel Cellen worden roze op het moment dat deze geselecteerd worden door de gebruiker. Diensttoewijzingen en -aanpassingen Dienst bij een ander team (flexaanvraag) Er is een flex medewerker voor deze dienst aangevraagd of wordt ingevuld door een flex medewerker. Zie voor meer informatie de handleiding over Flex. Eenmalig aangepaste tijdsduur De duur van deze dienst of van de pauze in deze dienst is eenmalig aangepast. (On)beschikbaarheden Aanwezigheid Nedap healthcare Pagina 176 / 258

177 De medewerker is gekenmerkt als aanwezig. Bereikbaarheidsdienst Deze dienst geldt als bereikbaarheidsdienst. Medewerker onbeschikbaar De medewerker is niet beschikbaar voor een dienst. Onbeschikbaar i.v.m. ziekte De medewerker is ziek. Onbeschikbaar i.v.m. overleg De medewerker is niet beschikbaar i.v.m. overleg. Nedap healthcare Pagina 177 / 258

178 Onbeschikbaar i.v.m. scholing De medewerker is niet beschikbaar i.v.m. scholing. Onbeschikbaar i.v.m. vakantie of verlof De medewerker is niet beschikbaar i.v.m. vakantie of verlof. Nedap healthcare Pagina 178 / 258

179 Signaleringen in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Aan de hand van diverse signaleringen wordt de gebruiker van het rooster geattendeerd op aandachtspunten en relevante situaties om bij het toekennen van diensten aan medewerkers rekening mee te houden. Is er sprake van een signalering? Dan wordt de specifieke dienst waar de signalering voor geldt omcirkeld met een rode lijn. Let op! De soorten signaleringen zijn hetzelfde als in het oude rooster, maar ze worden in sommige gevallen wel op een iets andere manier bepaald. Als u niet snapt waarom een signalering wordt gegeven, kijk dan hieronder hoe de signaleringen bepaald worden. Mogelijke signaleringen Het rooster signaleert op de volgende situaties: Onder- en overkwalificatie Er wordt gecontroleerd of de medewerker de benodigde deskundigheid heeft om de dienst te vervullen. Deze signalering wordt weergegeven als de medewerker niet hetzelfde deskundigheidsprofiel als de dienst heeft en gekwalificeerd is voor minder of meer uurtypes dan benodigd voor de dienst. Indien gewenst kan de signalering op overkwalificatie voor een specifieke dienst gedeactiveerd worden bij de dienst instellingen. Overlappende diensten Over het algemeen kan een medewerker niet meerdere diensten tegelijkertijd draaien. Deze signalering wordt weergegeven als de medewerker tegelijkertijd aan meerdere diensten is toegewezen. Voor sommige diensten zoals bijvoorbeeld een bereikbaarheidsdienst is deze signalering niet gewenst. In dat geval kan de signalering voor de dienst gedeactiveerd worden bij de dienst instellingen. Nedap healthcare Pagina 179 / 258

180 Overlappende onbeschikbaarheid Een medewerker hoort niet ingezet te worden als deze onbeschikbaar is. Deze signalering wordt weergegeven als de medewerker is toegewezen aan een dienst op hetzelfde tijdstip als een onbeschikbaarheid. Geen contract of uit dienst Een medewerker die aan het werk gezet wordt moet natuurlijk wel in dienst zijn en een contract hebben. Deze signalering wordt weergegeven als één of beide niet het geval is. Onvoldoende dagelijkse onafgebroken rusttijd Volgens de Arbeidstijdenwet dient een medewerker in elke periode van 24 uur minstens 11 uur onafgebroken rust te hebben. Een periode van 24 uur vangt aan op het eerste moment van de dag waarop de medewerker arbeid verricht. Ter voorbeeld: als een medewerker 's ochtend om 8 uur begint met zijn of haar dienst dan moet hij/zij voor 8 uur de volgende dag minstens 11 uur onafgebroken rust hebben gehad. Overschrijding maximum arbeidstijd per dienst Volgens de CAO voor de VVT mag een medewerker niet meer dan 10 uur per dienst arbeid verrichten. De definitie van een dienst is volgens de Arbeidstijdenwet een periode waarin arbeid verricht wordt tussen twee periodes van tenminste 8 uur onafgebroken rust. Het kan dus heel goed zijn dat een medewerker die volgens het rooster twee diensten draait, volgens de wet één lange dienst draait. Voor het aantal arbeidsuren worden echter alleen de daadwerkelijk gewerkte uren gerekend exclusief pauzes. Voor nachtdiensten is het maximum aantal arbeidsuren zelfs maar 9 uur. Een nachtdienst is een dienst waarbij minstens één uur tussen middernacht en zes uur 's ochtends. Teveel opeenvolgende nachtdiensten Volgens de CAO voor de VVT mag een medewerker niet meer dan 5 opeenvolgende nachtdiensten draaien. Net als bij de maximum arbeidstijden signalering worden voor deze signalering weer de definities van de arbeidstijdenwet voor dienst en nachtdienst gehanteerd. Voor de definities zie de voorgaande signalering. Te jong of te oud voor een nachtdienst Medewerkers jonger dan 18 jaar en ouder dan 55 jaar mogen weigeren een nachtdienst te draaien. Nedap healthcare Pagina 180 / 258

181 Gebroken diensten In de CAO voor de VVT worden gebroken diensten verboden. Er is een sprake van een gebroken dienst als de werktijden onderbroken wordt voor tenminste 1 uur en maximaal 3 uur. Dit verbod geldt alleen voor intramurale organisaties. De signalering wordt dan ook alleen voor intramurale teams getoond. Details van de signalering bekijken De specifieke signaleringen per problematische dienst zijn te zien via een pop-up scherm. Dit scherm opent door de dienst aan te klikken of door deze via een mouse-over te laten openen. Er kunnen meerdere signaleringen per dienst getoond worden. Nedap healthcare Pagina 181 / 258

182 Signaleringen filteren In het nieuwe rooster is het ook mogelijk om te filteren op de zichtbare signaleringen. Deze functie is te vinden linksboven in beeld onder het vlag icoontje. Als je hierop klikt verschijnt een pop-up waarin de verschillende type signaleringen genoemd worden. Het filter op signaleringen werkt op dezelfde manier als een filter in een webshop over het algemeen werkt. In eerste instantie is niets geselecteerd en worden alle signaleringen getoond. Zodra je een signalering aanvinkt wordt het filter actief. Op dat moment worden alleen nog de toewijzingen met een signalering van één van de geselecteerde types rood omcirkeld. Op deze manier kun je je focussen op een beperkte set van signaleringen. Als het filter actief is zul je naast de vlag icoontje een rood bolletje zien met een nummer. Het nummer geeft het aantal type signaleringen aan dat op dat moment getoond wordt. Om het filter uit te zetten kun je rechtsbovenin het filter klikken op 'wissen'. Nedap healthcare Pagina 182 / 258

183 Let op. In de tooltip van een diensttoewijzing blijf je ook de signaleringen zien die uitgefilterd zijn. Je kunt ze echter nog wel onderscheiden van de signaleringen die wel in het filter zetten op basis van het uitroepteken icoontje voor de signalering. Zijn signaleringen blokkerend? Een signalering in het rooster geldt alleen als waarschuwing en is nooit blokkerend. Het blijft voor de planner/roosteraar mogelijk om de medewerker in te plannen. We gaan ervan uit dat de planner/roosteraar altijd beter kan inschatten wat er mogelijk is. Zijn signaleringen uit te schakelen? Het is mogelijk om per dienst bepaalde signaleringen uit te schakelen. Bekijk hier hoe dat is te doen. Nedap healthcare Pagina 183 / 258

184 Contractinformatie, vakantie- en compensatiesaldo in het rooster inzien (vernieuwde roosterweergave) Het roosterscherm toont informatie over het vakantie- en compensatiesaldo van de medewerker. Hiervoor dient de weergave op een medewerkerweergave te staan. Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk als in de teaminstelling "toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi" is ingeschakeld. Verschil in weergave verleden en huidige/toekomstige periodes Er zijn verschillen in de weergave van het compensatiesaldo in het rooster tussen het verleden enerzijds en de huidige of toekomstige periode anderzijds. Een periode ligt in het verleden als alle dagen van de periode verstreken zijn. Indien vandaag in de periode aanwezig is, zal het nog als huidige periode worden gezien. In de roosters in het verleden wordt minder informatie getoond, aangezien bepaalde gegevens niet relevant zijn in het verleden. - Het compensatiesaldo en vakantiesaldozijn alleen zichtbaar in huidige en toekomstige periodes. - Tevens kan niet in het verleden geroosterd worden, waardoor er geen invloed op de waardes uitgeoefend kan worden. Nedap healthcare Pagina 184 / 258

185 Details bekijken Kies in het rooster te kiezen voor een medewerker weergave en plaats de muis op de naam van de medewerker. Er verschijnt een venster met daarin details: Contract overzicht: Hier is relevante informatie rondom vaste, flexibele en ingeroosterde contracturen te zien. Ook is hier te zien welke invloed de inroostering op de contractafwijking heeft. Dit is relevant om in te schatten hoeveel uren een medewerker nog ingeroosterd kan worden. Compensatiesaldo: de waarde bij 'Eindsaldo' wordt berekend door alle geregistreerde compensatiesaldi tot aan het einde van de afgelopen week (zondagnacht) uit Ons Administratie op te halen. Een negatieve compensatie betekent dat er minder gewerkt is dan volgens contract. Medewerkers met 0-uren contract hebben geen compensatie opbouw en hierdoor is dit saldo niet relevant voor deze medewerkers. Vakantiesaldo: dit is het totale geregistreerde vakantiesaldo. Dit wordt wekelijks uit Ons Administratie opgehaald. Alle vakantiepotjes worden hierbij bij elkaar opgeteld. Berekende periode in het maandrooster Indien gebruik gemaakt wordt van een maandrooster zullen er andere contract en compensatie gegevens getoond worden dan in het oude rooster. Dit heeft te maken met de periode Nedap healthcare Pagina 185 / 258

186 waarover de uren berekend worden. In het oude rooster werden de uren alleen over de huidige maand getoond. Het nieuwe rooster neemt de uren van alle dagen die in beeld zijn mee. De reden hiervoor is dat het mogelijk is om wijzigingen te maken in de zichtbare dagen voor en na de maand. Als dit gebeurd is het wel zo handig dat de contract- en compensatieberekening deze wijzigingen weerspiegelt. Zou dit niet gebeuren dan heb je als roosteraar immers geen volledig overzicht van de gevolgen van je wijziging. Instellingen aanpassen Wanneer bij de teaminstellingen is aangegeven dat "Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi" is ingeschakeld, wordt deze in het roosterscherm getoond. Wanneer dit is uitgeschakeld, wordt deze niet getoond. Zodra het ingeschakeld wordt, wordt het startsaldo getoond. De startwaarde wordt alleen bepaald zodra compensatiegegevens in Ons Administratie bekend zijn. Dit is in te stellen op de volgende manier: Selecteer het team -> Dashboard -> Mijn team instellingen -> Geavanceerde opties (1) -> Toon doorlopende compensatie- en vakantiesaldi (2). Nedap healthcare Pagina 186 / 258

187 Diensten toewijzen, verwijderen en ruilen (vernieuwde roosterweergave) De gereedschapskist biedt via de optie 'Toewijzen' de mogelijkheid om diensten toe te wijzen, te verwijderen en te ruilen. Dienst toewijzen 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Toewijzen'. 2. Afhankelijk van de gekozen weergave (op diensten of op medewerker) toont dit onderdeel een lijst met medewerkers (indien op dienst weergegeven wordt) of diensten (indien op medewerker weergegeven wordt). 3. Selecteer in de huidige of een toekomstige week de dienst (of met behulp van de Shift-knop meerdere diensten) of medewerker waar een medewerker of dienst aan toegevoegd moet worden. 4. Het geselecteerde vakje kleurt roze. 5. Selecteer vervolgens uit de lijst met medewerkers in de gereedschapskist de gewenste medewerker. Per medewerker wordt het compensatiesaldo getoond en eventuele problemen. 6. Maak de keuze definitief door op 'Toewijzen' te klikken. Dienst verwijderen 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Toewijzen'. Nedap healthcare Pagina 187 / 258

188 2. Afhankelijk van de gekozen weergave (op diensten of op medewerker) toont dit onderdeel een lijst met medewerkers (indien op dienst weergegeven wordt) of diensten (indien op medewerker weergegeven wordt). 3. Selecteer in de huidige of een toekomstige week de dienst (of met behulp van de Shift-knop meerdere diensten) of medewerker waarbij een toewijzing verwijderd moet worden. 4. Het geselecteerde vakje kleurt roze en de bijbehorende medewerker wordt automatisch geselecteerd in de lijst uit de gereedschapskist. 5. Klik vervolgens op 'Verwijderen'. 6. De toewijzing van de medewerker wordt uit de dienst verwijderd. Let op! Eventuele flexdiensten kunnen alleen verwijderd worden vanuit het rooster van het flexteam. Dienst ruilen 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Toewijzen'. 2. Afhankelijk van de gekozen weergave (op diensten of op medewerker) toont dit onderdeel een lijst met medewerkers (indien op dienst weergegeven wordt) of diensten (indien op medewerker weergegeven wordt). 3. Selecteer in de huidige of een toekomstige week exact twee diensten of medewerkers waarbij met elkaar geruild moet worden. De geselecteerde vakjes kleuren roze. 4. De optie 'Ruilen' komt daarop beschikbaar in de gereedschapskist 5. Klik op 'Ruilen'. 6. De diensten worden omgewisseld. Nedap healthcare Pagina 188 / 258

189 Afwezigheid: ingeven afwezigheden en dienst omzetten (vernieuwde roosterweergave) De gereedschapskist bevat via de optie 'Afwezigheid' diverse mogelijkheden om afwezigheden in te geven en diensten om te zetten. Ingeven afwezigheid 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Afwezigheid'. 2. De in Ons Planning ingesteld onbeschikbaarheden worden getoond. 3. Selecteer de gewenste dienst of medewerker waar een onbeschikbaarheid toegevoegd moet worden. 4. Kies het type onbeschikbaarheid. 5. Geef vervolgens aan of je voor een specifieke tijdperiode (deel dag) of de gehele dag (volgens contract) de afwezigheid wil aanmaken. Geef bij de optie 'deel dag' in dat geval ook de specifieke vanaf- en tot- tijd aan waartussen de afwezigheid geldt. 6. Klik onderaan op de ingestelde optie. 7. De onbeschikbaarheid wordt doorgevoerd in de dienst of bij de medewerker. Medewerker op onbeschikbaar zetten bij reeds toegewezen dienst (Dienst omzetten) Ook bij reeds toegewezen diensten is het mogelijk om de medewerker gedurende het tijdsbestek van de dienst alsnog een onbeschikbaarheid toe te kennen. Nedap healthcare Pagina 189 / 258

190 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Afwezigheid'. 2. De in Ons Planning ingesteld onbeschikbaarheden worden getoond. 3. Selecteer de toegewezen dienst waar de medewerker uitgepland moet worden en op een type onbeschikbaarheid gezet moet worden. 4. Kies het type onbeschikbaarheid. 5. Klik op 'Diensten omzetten'. 6. Klik onderaan op de bevestigingsknop voor de ingestelde optie. 7. De medewerker wordt direct uitgepland van de dienst en in plaats daarvan wordt de onbeschikbaarheid doorgevoerd bij de medewerker. Nedap healthcare Pagina 190 / 258

191 Wijzigen: tijdsduur, bereikbaarheid en extra regel (vernieuwde roosterweergave) De gereedschapskist in het vernieuwde rooster bevat via de optie 'Wijzigen' diverse opties waarmee de tijdsduur van diensten en/of pauzes gewijzigd kunnen worden, diensten als bereikbare dienst gekenmerkt kunnen worden en extra dienstplekken toegevoegd kunnen worden. Tijdsduur van diensten of pauzes wijzigen Via het onderdeel 'Wijzigen' is het mogelijk om de tijdsduur van diensten of daarbinnen vallende pauzes eenmalig te wijzigen. 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Wijzigen'. 2. Selecteer in het roosterscherm maximaal 1 diensttoewijzing waar de tijdsduur van de dienst of de pauze aangepast moet worden. Het vakje van de toewijzing krijgt een roze rand na selectie. 3. Geef de juiste begin- en eindtijden in. 4. Klik op 'Eenmalig wijzigen'. 5. De wijziging wordt doorgevoerd in het roosterscherm. Een speciaal klokicoontje in het vakje van die dienst maakt de roosteraar erop attent dat de tijdsduur van de dienst of pauze aangepast is. Nedap healthcare Pagina 191 / 258

192 Diensttoewijzing als bereikbare dienst aanmerken Het is mogelijk om een dienst als bereikbare dienst aan te geven. Deze instelling maakt het mogelijk dat gebruikers (bijvoorbeeld receptionistes) via Mini Moves snel inzichtelijk hebben welke medewerker bereikbare dienst heeft. 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Wijzigen'. 2. Selecteer in het roosterscherm de diensttoewijzing die als bereikbare dienst aangemerkt moet worden. Het vakje kleurt roze na selectie. 3. Klik onder het kopje 'Bereikbare dienst' op 'Activeren'. 4. Via een telefoonicoontje is bij de desbetreffende dienst te zien dat deze nu geldt als bereikbare dienst. Extra dienstplek (extra regel) toevoegen aan dienst Het is mogelijk om een dienst op te delen in meerdere dienstregels. Op deze wijze kunnen meerdere medewerkers tegelijk een dienst uitvoeren. Dit is bijvoorbeeld handig bij het laten meelopen van stagiaires. 1. Zorg ervoor dat de weergave van het scherm op een dienstweergave staat. 2. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Wijzigen'. 3. Selecteer in het roosterscherm de diensttoewijzing waar een extra plek bij moet komen. Het vakje kleurt roze na selectie. 4. Klik op 'Dienstplek toevoegen'. 5. Er verschijnt een een extra dienstregel onder de geselecteerde diensttoewijzing, met een gelijke tijdsduuraanduiding als de geselecteerde dienstoewijzing. Hier kan een extra medewerker op ingeroosterd worden. Nedap healthcare Pagina 192 / 258

193 Labels toekennen of verwijderen (vernieuwde roosterweergave) Via de gereedschapskist in de vernieuwde roosterweergave kunnen eenvoudig labels toegekend of verwijderd worden bij diensten, medewerkers en diensttoekenningen. Label toekennen Diensten, medewerkers, toegekende diensten en vrije tijdsmomenten bij medewerkers kunnen met behulp van labels gemarkeerd worden. Dit kan handig zijn in allerlei situaties: denk aan het herkenbaar maken van uitzendkrachten, het markeren van testmedewerkers, etcetera. 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Labels'. 2. Het onderdeel toont alle mogelijk toe te kennen labels. 3. Selecteer het gewenste roosteronderdeel (dienst, medewerker, toegekende dienst of vrij tijdsmoment). 4. Selecteer het label dat toegevoegd moet worden. 5. Klik vervolgens op 'Toewijzen'. 6. De kleur van het label wordt toegevoegd in een hoekje van het vakje van de diensttoewijzing. Label verwijderen Toegekende labels kunnen eenvoudig verwijderd worden. Nedap healthcare Pagina 193 / 258

194 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Labels'. 2. Selecteer het roosteronderdeel waar het label verwijderd moet worden. 3. Klik in de gereedschapskist op 'Verwijderen'. 4. Het label wordt uit het onderdeel verwijderd. Nedap healthcare Pagina 194 / 258

195 Flextoewijzingen uitzetten, annuleren of toekennen (vernieuwde roosterweergave) Via de gereedschapskist in de vernieuwde roosterweergave kunnen eenvoudig flexdiensten uitgezet of geannuleerd worden door het vraagteam. Ook kan het flexteam zelf via deze tool flexaanvragen toekennen. Let op! Dit onderdeel is alleen toegankelijk als de weergave op een dienstenweergave staat. Flexaanvraag uitzetten (aanbieden aan Flexteam) 1. Zorg ervoor dat de weergave op een dienstenweergave staat. 2. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Flex'. 3. Selecteer een diensttoewijzing waarvoor een flexmedewerker aangevraagd moet worden. 4. Klik in de gereedschapskist op 'Aanvragen'. 5. In het rooster is via de toevoeging van het Flex-icoontje (stippellijntje) te zien dat deze dienst bij het flexteam is uitgezet. Flexaanvraag annuleren 1. Zorg ervoor dat de weergave op een dienstenweergave staat. 2. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Flex'. 3. Selecteer de diensttoewijzing waarvoor een flexmedewerker aangevraagd is en waarvoor deze aanvraag geannuleerd moet worden. Nedap healthcare Pagina 195 / 258

196 4. Klik in de gereedschapskist op 'Annuleren'. 5. In het rooster is te zien dat het Flex-icoontje uit de dienst verwijderd wordt. In plaats daarvan toont het vakje weer de duur van de dienst. Flexaanvraag toekennen Alleen de roosteraar van het flexteam kan aanvragen aan het flexteam opvullen met een medewerker. Medewerkers van het flexteam kunnen zichzelf inschrijven op flexdiensten. De roosteraar bdpaalt uiteindelijk wie de aanvraag definitief toegekend krijgt. 1. Zorg ervoor dat de weergave op een dienstenweergave staat. 2. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Flex'. 3. Selecteer de dienst die bij het flexteam aangevraagd is. 4. Het onderdeel 'Flex' toont automatisch welke medewerkers zich al voor deze dienst hebben ingeschreven. 5. Afhankelijk van de Flex-instellingen kan de roosteraar een inschrijving voorstellen (groene vinkje), doorstrepen (duimpje omlaag) dan wel omzetten naar een toewijzing (pijltje naar rechts). 6. De medewerker wordt vervolgens toegekend aan de aangevraagde flexdienst. Nedap healthcare Pagina 196 / 258

197 Notities toevoegen, bewerken of verwijderen in het rooster (vernieuwde roosterweergave) Via het onderdeel 'Notitie' in de gereedschapskist is het mogelijk om nieuwe notities aan te maken, bestaande notites aan te passen of te verwijderen bij een dienst. Afhankelijk van het geselecteerde roosteronderdeel worden eventuele notities getoond die bij dat roosteronderdeel ingevoerd zijn. Is er nog geen notitie ingevoerd, dan toont de gereedschapskist de naam van de medewerker of de naam van de dienst. Per notitie is de tekst van de notitie te zien, wie de notitie heeft aangemaakt en wanneer. Notitie toevoegen aan een dienst 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Notitie'. 2. Selecteer het specifieke dienstmoment op de gewenste dag. 3. De gereedschapskist toont de naam van de dienst of de naam van de medewerker. Klik op het plusje ernaast om een notitie toe te voegen. 4. Geef de tekstuele notitie in en klik op het vinkje of om op te slaan of op het beëindigicoontje om de notitie af te sluiten zonder op te slaan. 5. De notitie is vervolgens: - terug te zien in de gereedschapskist. - via een notitie-icoontje herkenbaar bij de dienst - terug te lezen in het detailscherm dat te openen is via een mouse-over bij de dienst. Nedap healthcare Pagina 197 / 258

198 n.b.: per dienst kunnen er meerdere notities aangemaakt worden. Notitie bewerken of verwijderen bij een dienst 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Notitie'. 2. Selecteer het specifieke dienstmoment waar een of meerdere notities bij aangemaakt zijn. 3. De gereedschapskist toont vervolgens de aangemaakte notities. 4. Voor bewerken: klik op het pennetje bij de notitie en bewerk vervolgens de tekst van de notitie. Klik vervolgens op het vinkje om op te slaan of op het afsluit-rondje om zonder opslaan te sluiten. 5. Voor verwijderen: klik op het prullenbakje bij den notitie. Vervolgens is te zien dat de notitie doorgestreept wordt en uiteindelijk verdwijnt. Nedap healthcare Pagina 198 / 258

199 Kopiëren: rooster naar de toekomst kopiëren (vernieuwde roosterweergave) Om dubbel werk te voorkomen, bevat de gereedschapskist in het vernieuwde roosterschem de optie 'Kopieren. Met deze optie is het mogelijk om het rooster per week of per periode te vullen met toewijzingen vanuit een eerdere week of periode, bijvoorbeeld een basisrooster. Let op! Er mag alleen gekopieerd mag worden naar gehele weken die volledig in de toekomst liggen. Is de laatste week van de getoonde periode bijvoorbeeld al half voorbij? Dan zal de kopieerfunctionaliteit in de gereedschapskis niet werken. Roosters per week naar de toekomst kopiëren 1. Zorg ervoor dat de periode minimaal 1 volledige week in de toekomst bevat. 2. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'kopiëren'. 3. Selecteer in het onderdeel 'kopiëren' onder 'Type' voor de optie 'Week'. 4. Geef onder 'Kopiëren van' aan uit welke bron de diensttoewijzingen moeten komen. Dit kan zijn: - uit het rooster van vorige week - een specifieke week uit het verleden die zelf in te geven is 5. Bepaal bij 'kopiëren naar' naar welke week de bronweek gekopieerd moet worden. Hierbij geldt dat alleen de weken uit de op het scherm getoonde periode te selecteren zijn. 6. Bevestig de instellingen via de onderste knop 'Kopieer [week... naar...]. Nedap healthcare Pagina 199 / 258

200 Roosters per periode naar de toekomst kopiëren 1. Zorg ervoor dat de periode minimaal 1 volledige week in de toekomst bevat. 2. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'kopiëren'. 3. Selecteer in het onderdeel 'kopiëren' onder 'Type' voor de optie 'Periode'. 4. Geef onder 'Kopiëren van' aan uit welke bron de diensttoewijzingen moeten komen. Dit kan zijn: 5. - uit de vorige periode 6. - een specifieke periode uit het verleden die zelf in te geven is 7. Bij 'kopiëren naar' staat automatisch de op het scherm getoonde periode geselecteerd. 8. Bevestig de instellingen via de onderste knop 'Kopieer [periode... naar...]. Nedap healthcare Pagina 200 / 258

201 Rooster of dagstaat afdrukken via het rooster ( vernieuwde roosterweergave) Via de optie 'Afdrukken' in de gereedschapskist in het vernieuwde rooster is het mogelijk om verschillende PDF-uitdraaien te genereren, op grond van het rooster. De volgende uitdraaien zijn mogelijk: Bij weergave op een dienstenweergave (hier worden alleen de diensten getoond die bij het team zelf horen) - Het rooster met per dienst de toegekende medewerker - De Dagstaat met per dag per medewerker de toegekende dienst (hier worden alleen de diensten getoond die bij het team zelf horen). Bij weergave op een medewerkerweergave (hier worden ook diensttoekenningen getoond aan diensten die buiten de diensten van het team zelf vallen) - Het rooster met per medewerker de toegekende dienst - De Dagsstaat met per dag per medewerker de toegekende dienst Rooster of dagstaat afdrukken 1. Open in de gereedschapskist het onderdeel 'Afdrukken'. 2. Kies of je de gehele periode wil afdrukken of geef een vanaf- en tot- datum in om een specifiek afdrukbereik te bepalen. Nedap healthcare Pagina 201 / 258

202 3. Selecteer het gewenste afdruksjabloon: - bij 'Normaal' zal het rooster afgedrukt worden, uitgaande van de diensten of de medewerker. - bij 'Dagstaat' zal het rooster per dag afgedrukt worden. 4. Klik op 'Druk af' om de keuze te bevestigen en de pdf te genereren. Afhankelijk van de browser-instellingen zal deze in de browser zelf geopend worden of als gedownload bestand op het device zelf. Nedap healthcare Pagina 202 / 258

203 Gegevensconflicten Nedap healthcare Pagina 203 / 258

204 Conflicten in Ons Planning oplossen Ons Planning wisselt gegevens uit met Ons Administratie middels een koppeling. Als bijvoorbeeld een nieuwe cliënt wordt aangemaakt in Ons Administratie, wordt deze cliënt 'geïmporteerd' in Ons Planning. Welke gegevens uitgewisseld worden staat beschreven in deze handleiding. Wanneer er iets mis gaat in de koppeling van gegevens tussen Ons Planning en Ons Administratie spreken we van een conflict. Het conflictenoverzicht geeft een overzicht van de gegevens die niet goed zijn overgekomen met de koppeling of waar een koppeling ontbreekt. Het is belangrijk om deze conflicten op te lossen, zodat er geen verschillen ontstaan tussen de informatie in Ons Administratie en Ons Planning. Het conflictenoverzicht vormt een takenlijst voor de Beheerder van Ons Planning. Omdat het lastig kan zijn om in te schatten waar een bepaald conflict vandaan komt, of hoe je die kunt oplossen, geven we hier een nadere uitleg over de verschillende soorten conflicten. Naast het inzien van de conflicten via het conflictenoverzicht, zijn deze ook zichtbaar op de betreffende pagina (bijvoorbeeld bij de cliënt of medewerker). Conflicten op de pagina Op de pagina waar gegevensconflicten zijn (in dit voorbeeld de cliënt), is te zien dat deze een conflict heeft en welk conflict het betreft. Afhankelijk van de inhoud daarvan wordt een keuze getoond. Nedap healthcare Pagina 204 / 258

205 Door op een keuze te klikken, verschijnt (afhankelijk van de keuze), een knop om de actie uit te voeren om de gegevens op de juiste plek te herstellen. In dit voorbeeld wordt doorgeleid naar de pagina Ons Administratie waar de betreffende gegevens aangepast kunnen worden. Conflictenoverzicht Ga naar Dashboard > Conflicten Op de hoofdpagina staat een link met 'Conflicten'. Klik op de link om het conflictenoverzicht te openen. In dat geval worden conflicten getoond die voor de gehele organisatie gelden. Het is ook mogelijk om conflicten te zien die enkel voor het geselecteerde team gelden. Selecteer hiervoor eerst het juiste team en navigeer daarna naar het conflictenscherm. Nedap healthcare Pagina 205 / 258

206 Er zijn 5 verschillende soorten conflicten te zien. Over het algemeen geldt bij conflicten dat je de keuze krijgt om het nogmaals te proberen. Als je op 'nee' klikt, verdwijnt daarmee het conflict. Het conflict is dan verwijderd, maar niet opgelost. Hoe je deze conflicten alsnog kunt oplossen, kun je lezen in deze handleiding. Als je op 'ja' klikt, wordt geprobeerd om het conflict nogmaals op te lossen. Meestal heeft dit alleen effect als eerst een wijziging in bepaalde gegevens gedaan wordt. In de volgende stappen staat aanvullende informatie over de verschillende soorten conflicten. Nedap healthcare Pagina 206 / 258

207 1. Validatie fouten Alle objecten die geïmporteerd, maar niet geaccepteerd worden door Ons Planning, komen onder validatie fouten te staan. Hieronder vallen bijvoorbeeld: ongeldige adressen, ongeldige telefoonnummers en ongeldige postcodes. Om deze conflicten op te lossen is het meestal nodig de gegevens in Ons Administratie aan te passen. Wanneer de gegevens in Ons Administratie zijn aangepast, kan geprobeerd worden om de gegevens nogmaals te importeren door bij 'Wilt u het nogmaals proberen?" op 'Ja' te klikken. Kijk hier voor de meest voorkomende validatiefouten en hoe deze opgelost kunnen worden. Nedap healthcare Pagina 207 / 258

208 2. Dubbele personen Dubbele personen ontstaan wanneer er een persoon wordt geïmporteerd met hetzelfde medewerkernummer / cliëntnummer als een reeds bestaande persoon. Oplossen: Dit conflict moet handmatig opgelost worden. Wanneer op de naam van een persoon geklikt wordt, klapt een scherm uit. Wanneer is gecontroleerd of het om dezelfde persoon gaat, kan op 'ja' of 'nee' geklikt worden. Aanvullende informatie: Dit conflict kan voorkomen als bijvoorbeeld een cliënt handmatig in Ons Planning is ingevoerd. Normaal gesproken zal Ons Planning automatisch de cliënt koppelen wanneer deze vanuit Ons Administratie binnenkomt. Dit gebeurt alleen als naam, geboortedatum en initialen overeenkomen. Komen deze niet exact overeen (zoals in het voorbeeld hierboven), dan wordt het een conflict en moet handmatig worden aangegeven of deze twee personen inderdaad dezelfde persoon zijn. Nedap healthcare Pagina 208 / 258

209 3. Personen zonder koppeling Het is de bedoeling altijd personen in te voeren in Ons Administratie, zodat deze met de realtime koppeling geïmporteerd worden in Ons Planning. Als de personen toch handmatig worden ingevoerd ontstaan conflicten en staan ze onder het kopje Personen zonder koppeling. Hieronder vallen alle personen die handmatig in Ons Planning ingevoerd zijn. Ook hieronder vallen clinten die in Ons Administratie zijn samengevoegd. De personen die hier staan moeten als dummy geregistreerd worden of handmatig gekoppeld worden met Ons Administratie. Door op de naam van een cliënt of medewerker te klikken is het mogelijk om te kiezen uit een suggestie (1). Wanneer geen suggesties zijn gevonden, is het mogelijk om zelf te zoeken naar een cliënt of medewerker (2). Wanneer de juiste persoon is gevonden moet op "Koppel" geklikt worden. Als niet de juiste persoon gevonden kan worden, kan het zijn dat deze persoon nog niet is aangemaakt in Ons Administratie. Een andere mogelijkheid is dat deze is 'blijven hangen' in de validatiefouten, waardoor het niet mogelijk was deze persoon te importeren. Kijk daarvoor bij de validatiefouten of de persoon daar voorkomt en los deze eerst op. De kans is groot dat de handmatig aangemaakte persoon hetzelfde nummer heeft gekregen als deze in Ons Administatie heeft en de validatiefout is in dat geval Code moet uniek zijn. Lees in de handleiding over de validatiefouten hoe je dit kunt oplossen. Nedap healthcare Pagina 209 / 258

210 Wanneer alles is gecontroleerd en het om een onterecht conflict gaat is het mogelijk om te klikken op Conflict verwijderen (4). Doe dit alleen als je er zeker van bent dat het conflict ongeldig is. Kijk hier hoe een verwijdering van een conflict ongedaan gemaakt kan worden. 4. Geldigheidsconflicten Geldigheidsconflicten kunnen voorkomen in het geval van een aanpassing van de uit-zorg datum van een cliënt, die niet verder dan twee maanden in de toekomst ligt. Deze moeten handmatig goedgekeurd worden omdat de planning hier direct door wordt aangepast. Door op de naam van het conflict te klikken, klapt het scherm uit met details. Bekijk het conflict nauwkeurig en maak de keuze of de gegevens in Ons Planning aangepast moeten worden. Nedap healthcare Pagina 210 / 258

211 5. Export conflicten Wanneer het systeem is ingesteld op planning = realisatie of rooster = realisatie, dan komen hier alle gerelateerde problemen te staan. Wanneer een conflict wordt verwijderd dan zal de export niet nogmaals draaien voor de betreffende medewerker. Als geklikt wordt op een conflict klapt een scherm met details uit. Dit gaat om uren. Er kan gekozen worden om het uurtype al dan niet nogmaals te exporteren. Klik hiervoor op ja (nogmaals laten exporteren) of nee (conflict verwijderen). Meestal is er eerst een aanpassing nodig om het nogmaals te kunnen proberen. Nedap healthcare Pagina 211 / 258

212 Verwijderd maar niet opgelost conflict oplossen Het kan voorkomen dat er bij een cliënt of medewerker wel een confllict is te zien, maar geen mogelijkheid om deze op te lossen. Dit betekent dat het conflict nog bestaat maar (door een andere gebruiker) is verwijderd. Dit is ook te zien in de geschiedenis van de betreffende medewerker of cliënt waarvoor het conflict bestaat. Het gele driehoekje voor de naam geeft aan er nog een conflict is. Rechts is vervolgens te zien dat het conflict is verwijderd maar niet opgelost. Deze client is nog niet gekoppeld aan Ons Administratie. Nedap healthcare Pagina 212 / 258

213 Pas iets aan in de personalia en sla op In het voorbeeld is er een puntje gezet achter de initialen. Vervolgens kan op 'Toon conflicten geklikt worden'. Let op: Zet de gemaakte wijziging weer terug. Nedap healthcare Pagina 213 / 258

214 Los het conflict vervolgens op Daarna is het conflict op de gebruikelijk manier op te lossen. Nedap healthcare Pagina 214 / 258

215 Meest voorkomende validatiefouten oplossen Validatiefouten ontstaan wanneer Ons Planning verkeerde data van Ons Administratie krijgt aangeleverd. Soms is het lastig deze conflicten op te lossen. Hier staan de meestvoorkomende genoemd, met daarbij uitgelegd hoe ze opgelost kunnen worden Fout in de Postcode Dit conflict wordt veroorzaakt doordat een postcode niet van het juiste formaat is. Ons Planning doet een validatie op de postcode, omdat deze van belang is voor de reistijdberekening etc. Vanaf versie van Ons Administratie vindt validatie van de postcode plaats. In oudere versies van Ons Adminstratie kan het nog voorkomen dat Ons Administratie ongeldige postcodes aanlevert aan Ons Planning. In het voorbeeld is te zien dat het hier gaat om Dhr. T.Test (zie rode kader bovenin), het betreft een medewerker (zie rode kader onderin). In de details is te lezen wat er fout gaat: de Postcode die in Ons Adminstratie staat ( ) is niet van het juiste formaat. Dit is eenvoudig op te lossen door betreffende medewerker in Ons Administratie op te zoeken en de Postcode aan te passen. Vervolgens kan opnieuw worden geprobeerd het conflict op te lossen door op 'Ja' te klikken in bovenstaand scherm. Nedap healthcare Pagina 215 / 258

216 Medewerker zit al in dit team Dit conflict wordt veroorzaakt doordat in Ons Administratie een medewerker aan een team gekoppeld is, terwijl de medewerker in Ons Planning hier al lid van was. Dit is op te lossen door het teamlidmaatschap in Ons Planning te verwijderen en daarna het conflict opnieuw proberen op te lossen. In het geval een medewerker lid is van meedere teams in Ons Planning, bekijk dan even in Ons Administratie om welk team het gaat. Nedap healthcare Pagina 216 / 258

217 Code wordt reeds gebruikt door een ander team dat in Ons Planning staat. Ons Planning probeert een team te importeren met in dit geval de code Het blijkt dat er in Ons Planning al een team bestaat met deze code. Nedap healthcare Pagina 217 / 258

218 Onder Beheer => Teams is te zien dat er inderdaad al een team bestaat met die code, welke (kennelijk) handmatig is aangemaakt in Ons Planning. Het conflict is op te lossen door de code van het team in Ons Planning (in dit geval van 'De skipper') aan te passen. Selecteer daarvoor eerst het juiste team. Ga dan naar 'Mijn teaminstellingen', waar vervolgens de code kan woden aangepast. Daarna kan opnieuw worden geprobeerd het conflict op te lossen. Code moet uniek zijn Waarschijnlijk is de cliënt die wordt geprobeerd te importeren al handmatig ingevoerd in Ons Planning, met hetzelfde cliëntnummer waarmee deze is aangemaakt in Ons Administratie. Het is in alle gevallen beter om cliënten en medewerkers in Ons Administratie in te voeren en te wachten tot deze met de koppeling naar Ons Planning, dat ieder uur gebeurd, doorkomen. Wanneer je een cliënt handmatig invoert in Ons Planning met hetzelfde cliëntnummer als de cliënt in Ons Administratie heeft en de applicatie de gekoppelde client vanuit Ons Administratie probeert te importeren, zal de bovenstaande validatiefout ontstaan. De melding 'Code moet uniek zijn' betekent dat het cliëntnummer al aanwezig is. Dit is op te lossen door de handmatig ingevoerde cliënt tijdelijk even een ander cliëntnummer te geven, dat niet in de applicatie gebruikt wordt. De validatiefout is dan opgelost en de cliënt is dan geimporteerd. Deze nieuw geimporteerde cliënt is dus gekoppeld aan Ons Administratie. Je kunt nu bij de handmatig ingevoerde cliënt het conflict dat er geen koppeling is met Ons Administratie oplossen. Klik hiervoor op het conflict, zoek in de lijst met suggesties naar de juiste cliënt en klik op koppel. Nedap healthcare Pagina 218 / 258

219 Conflicten op te lossen door op nogmaals te proberen Er zijn conflicten die voeger onterecht naar voren kwamen. Het kan echter voorkomen dat er vanuit het verleden nog enkele van deze conflicten in de lijst staan. Deze zijn op te lossen door bij de vraag 'wilt u het nogmaals proberen?' op 'Ja' te klikken. Het gaat om validatiefouten met onderstaande omschrijvingen * Decree type moet gelijk zijn aan regels die deze legitimatie bevat. Verwijder deze eerst. * Valid to moet na de startdatum liggen Niet op te lossen conflicten Er is een aantal validatiefouten waar momenteel nog geen goede oplossing voor is. We werken daarvoor aan een oplossing, zodat deze conflicten niet meer voorkomen dan wel opgelost kunnen worden. Het gaat om de volgende meldingen: * Gegevens van expertiseprofile kunnen niet geïmporteerd worden wegens een fout in de gegevens.details: Naam is niet beschikbaar Nedap healthcare Pagina 219 / 258

220 Overige acties Nedap healthcare Pagina 220 / 258

221 Een medewerker of cliënt zoeken in Ons Planning Een cliënt of medewerker is in Ons Planning te zoeken via het menu cliënt of medewerker, of rechtstreeks vanuit het rooster. In dit artikel leggen we uit: Twee manieren van zoeken. De verschillende zoekopties (afhankelijk van de rechten van de medewerker die gaat zoeken). Verschillende manieren van zoeken Zoeken via het menu Kies in het hoofdmenu voor Cliënten of Medewerkers. Je kunt vervolgens zoeken op basis van de volgende gegevens: Voornaam Achternaam Geboortedatum Nedap healthcare Pagina 221 / 258

222 Cliëntnummer / medewerkernummer. Vervolgens kan je op de naam van de cliënt of medewerker klikken, waarna details getoond worden. Vanuit het plan- of roosterscherm Vanuit de planning of het rooster kan direct naar een medewerker of cliënt genavigeerd worden. Klik met de rechtermuisknop op een naam en kies voor "ga naar deze medewerker" of "ga naar deze cliënt". De zoekopties toegelicht Bij het zoeken naar een cliënt of medewerker kan gekozen worden uit verschillende zoekopties. Deze zijn hieronder toegelicht: Huidig geselecteerde team De teamnaam wordt getoond Bereik Waarbinnen wordt gezocht? Cliënten die via het arrangement in Ons Planning zijn gekoppeld aan het team dat op dat moment in het hoofdmenu van Ons Planning is geselecteerd. Medewerkers die zijn gekoppeld aan het team dat op dat moment in het hoofdmenu is geselecteerd. Voorwaarden Wanneer is de optie beschikbaar? Als de gebruiker op het moment van zoeken een team heeft geselecteerd. Nedap healthcare Pagina 222 / 258

223 Mijn teams Cliënten die via het arrangement in Ons Planning zijn gekoppeld aan het team waar de gebruiker een teamlidmaatschap voor heeft. Medewerkers die zijn gekoppeld aan het team waar de gebruiker een teamlidmaatschap voor heeft. Geen voorwaarden, altijd beschikbaar. Alle cliënten / medewerkers Alle cliënten of medewerkers. De gebruiker heeft wel de rechten voor "Alle teams". Ons Administratie Cliënten die via het arrangement in Ons Planning zijn gekoppeld aan het team waarop de autorisatie van de gebruiker van toepassing is, bepaald aan de hand van ofwel Ons Administratie, ofwel Ons Autorisatie. Alle medewerkers. Hierop is (nog) geen bereik afgebakend. De gebruiker heeft niet de rechten voor "Alle teams". Nedap healthcare Pagina 223 / 258

224 Een notitie schrijven (medewerkers, cliënten, diensten) Het is mogelijk om notities toe te voegen aan medewerkers, cliënten of diensten. Hieronder staat beschreven hoe dat werkt. Klik op de cliënt, medewerker of dienst waarbij je een notitie wilt schrijven 1. Klik op 'Medewerkers', 'Diensten' of 'Cliënten'. In het voorbeeld is gekozen voor Medewerkers. Bij Diensten en Cliënten werkt het op dezelfde wijze. 2. Klik op de naam van de persoon of dienst. Aan de rechterkant van het scherm wordt nu meer informatie getoond. 3. Klik onder het kopje 'Notities' op 'Schrijf een notitie'. Nedap healthcare Pagina 224 / 258

225 Voeg de notitie toe 1. Schrijf hier je notitie. 2. Je kunt hier aangeven voor welk soort personen de notitie zichtbaar is. Afhankelijk van de soort notitie (medewerker, cliënt, dienst) verschillen de zichtbare opties. - Zichtbaarvoor medewerker (beschikbaar bij cliënt- en dienstnotities): Deze notitie is door zorgmedewerkers te zien op looplijsten en apps. - Zichtbaar voor planners (beschikbaar bij medewerkernotities): Deze notitie is door planners in Ons Planning te zien. 3. Geef hier aan of de notitie zichtbaar is voor alle teams of een bepaald team. Afhankelijk van de soort notitie (medewerker, cliënt, dienst) is deze optie wel of niet aanwezig. - Cliëntnotities: wel zichtbaar. - Medewerkernotities: wel zichtbaar. - Dienstnotities: niet zichtbaar. 4. Vul hier de eventuele begin- en einddatum van de notitie in. 5. Klik tenslotte op 'Opslaan'. Nedap healthcare Pagina 225 / 258

226 De notitie is nu te zien onder het kopje 'Notities'. Met het plusje aan de rechterkant kan nog een notitie toegevoegd worden. De notitie wijzigen Klik op de notitie op de notitie om deze aan te passen. Deze wordt nu zichtbaar in het rechter scherm zoals hierboven getoond. Klik op 'Notitie aanpassen'. De notitie kan nu aangepast worden. Klik vervolgens op Opslaan of eventueel op Verwijderen (onderin beeld). Notities bij een plan-actie Het is ook mogelijk om notities te maken in het planscherm bij een specifieke actie (met de rechtermuisknop). Dit staat hier beschreven. Nedap healthcare Pagina 226 / 258

227 Een notitie toevoegen aan een dienst via het huidige roosterscherm Je kunt op verschillende plekken in de applicatie een notitie toevoegen. Zo ook aan een dienst via het rooster. Hieronder wordt beschreven hoe je een notitie kunt toevoegen. Navigeer naar het rooster en selecteer een dienst. Door op de rechtermuisknop te klikken, verschijnt er een drop-downmenu waarbij men kan kiezen voor "Notities". Nedap healthcare Pagina 227 / 258

228 Notities van dienst inzien Wanneer je op de knop "Notities"klikt, zie je het scherm verschijnen met notities van de betreffende dienst. Nedap healthcare Pagina 228 / 258

229 Ook is de notitie te zien zodra je met de muiscursor stil gaat staan op de dienst. Notitie maken Door in het witte tekstvlak ("Begin hier met typen") een tekst te typen, maak je een notitie aan. Zodra je de tekst klaar hebt, klik je linksonderin op "post-it". Wijzigen van de notitie Als je de notitietekst wilt aanpassen, dan kun je door middel van een dubbelklik op de betreffende notitie, de tekst aanpassen. De notitie verdwijnt op dat moment even van het bord en de tekst komt onderin het witte tekstvlak te staan, zodat deze aangepast kan worden. Als de tekst is aangepast, klik je opnieuw op "post-it" en de notitie komt weer op het bord te staan. Notitie verwijderen Je kunt de notitie op elk gewenst moment verwijderen. Dit kun je doen door de notitie van het bord naar de prullenmand te slepen. Op die manier is de notitie verwijderd. Je kunt notities maken in het verleden, heden en in de toekomst. Nedap healthcare Pagina 229 / 258

230 Roosters in het huidige rooster en planningen printen Op verschillende plekken kunnen roosters en planningen geprint worden. Dit kan in verschillende situaties nuttig zijn. Er moet echter wel rekening gehouden worden met het feit dat de planning of het rooster na het moment van afdrukken nog gewijzigd kan worden en dat daarmee de informatie op papier verouderd kan zijn. De print wordt niet direct naar de printer gestuurd, maar een bestand in PDF formaat wordt gegenereerd. Planning printwizard 1. Selecteer het team. 2. Klik op het weeknummer aan de linkerkant van het overzicht. Nedap healthcare Pagina 230 / 258

231 De printwizard wordt geopend en diverse keuzes zijn te maken. Selecteer voor wie de print bestemd is: 1. Bij medewerkers wordt de planning getoond van die diensten waarvoor de geselecteerde medewerker(s) is ingepland. 2. Bij cliënten worden per cliënt de acties getoond. De cliënten worden apart per pagina getoond. 3. De kantoormap geeft een overzicht van de gehele planning van de geselecteerde periode. Een nieuwe dag wordt altijd op een nieuwe pagina getoond. Alleen in het geval de kantoormap is geselecteerd, zijn printsjablonen te definiëren. Met printsjablonen is te selecteren welke diensten afgedrukt moeten worden en kan de volgorde van de diensten op de pagina aangepast worden. Het printsjabloon is te maken en later te wijzigen door op het printericoontje te klikken. 4. In het print sjabloon selecteer je welke diensten op de print getoond moeten worden. Meer informatie over hoe je een print sjabloon kan toevoegen of wijzigen vind je hieronder. 5. Selecteer de periode waarover de print gemaakt moet worden. 6. Aanvullende opties zijn naar eigen inzicht te selecteren. Met de laatste optie kan ervoor gekozen worden om geen PDF te genereren in de browser, maar een te sturen naar jou als gebruiker, mits er een adres bij jou als medewerker is ingesteld. Nedap healthcare Pagina 231 / 258

232 Klik als laatste stap op 'Druk af'. Print sjabloon Als je in de print wizard zoals bovenstaande afbeelding bent en klikt op 'Wijzig print sjabloon' (4) krijg je te zien of er al print sjablonen er al zijn. Als je een bestaand sjabloon wilt wijzigen klik je op de betreffende sjabloon. Onderstaande afbeelding laat zien hoe je een nieuw sjabloon maakt. 1. Klik op 'Voeg een nieuw print sjabloon toe' om een nieuw leeg sjabloon te krijgen zoals te zien is aan de rechter kant van de afbeelding. 2. Geef een omschrijving van de sjabloon op. 3. Hier worden alle diensten van het betreffende team getoond. Selecteer de diensten waarvan je wilt dat ze op de print getoond worden. 4. Klik op toevoegen om de sjabloon op te slaan. Nedap healthcare Pagina 232 / 258

233 Medewerkers print Je kunt ook direct via het scherm van de medewerker een print maken. Zoek de medewerker op, klik op de detailpagina van de medewerker op Bekijk de zorg die deze medewerker levert. De kalender is te zien. Selecteer de periode (1) en klik op Print kalender. Er wordt een PDF gemaakt van de planning van de medewerker. Nedap healthcare Pagina 233 / 258

234 Cliënten print Op dezelfde wijze kan een print gemaakt worden per cliënt. Zoek de cliënt op, klik op de detailpagina van de cliënt op Bekijk de zorg die aan deze cliënt geleverd wordt. De kalender is te zien. Selecteer de periode (1) en klik op Print kalender. Er wordt een PDF gemaakt van de planning van de cliënt. Nedap healthcare Pagina 234 / 258

235 Rooster vanuit het roosterscherm Klik in het rooster met de rechtermuisknop op de week (1) en vervolgens op druk af (2). Maak de keuze of het rooster van twee weken of de hele periode geprint moet worden. Desgewenst kan ervoor gekozen worden om het rooster niet te printen, maar als PDF als mail te versturen. Nedap healthcare Pagina 235 / 258

236 Looplijst openen (blokplanscherm) Klik met de rechtermuisknop op de naam van de medewerker en vervolgens op Open looplijst. Looplijst openen (planscherm) Via de rechtermuisknop op een dienst in het planscherm (1) is de looplijst te openen (2). Dit is de planning voor alle diensten, gesorteerd per dienst per pagina. Nedap healthcare Pagina 236 / 258

237 Persoonlijk rooster van de medewerker Via het roosterscherm, ingesteld op medewerkerweergave, is het persoonlijk rooster van de medewerker in PDF formaat te openen. Klik met de rechtermuisknop op de medewerker en vervolgens op 'Ga naar persoonlijk rooster'. Nedap healthcare Pagina 237 / 258

238 Bekende medewerker bij de cliënt aangeven Bij de cliënten zijn "soorten bekenden" aan te geven. Op basis hiervan kunnen signaleringen ontstaan, bijvoorbeeld als er een ongunstige combinatie is tussen de medewerker en de cliënt. Positieve relatie Indien er meer dan 5 bekende medewerkers bij de cliënt als positieve relatie zijn gekenmerkt, en er wordt een andere medewerker bij de cliënt ingepland, zal hierop ook een signalering in de planning ontstaan. Primaire relatie Een primaire relatie is altijd een positieve relatie. Via het Cliëntscherm --> "bekijk de zorg die aan deze cliënt geleverd wordt", is middels een sterretje te zien of de primaire relatie is ingepland. Negatieve relatie Indien een negatieve relatie bij de cliënt wordt ingepland, dan zal hierop een signalering in de planning ontstaan. De soorten bekenden kunnen geconfigureerd worden. Benodigde autorisatie Gebruikers moeten beschikken over het in Ons Administratie bekende recht Cliëntrelaties beheren. In Ons Autorisatie is dit recht terug te vinden als Medewerkerrelaties en contactpersonen (inclusief adressen) [van een cliënt] bewerken. Het recht is los toe te voegen. Ook maakt dit recht automatisch onderdeel uit van de taken: Cliëntbeheer Contact Cliënt Medewerkerrelaties en contactpersonen (inclusief adressen) [van een cliënt] bewerken Cliënt zoeken Zoek de cliënt op en klik op diens naam. Nedap healthcare Pagina 238 / 258

239 Doorklikken Om bestaande bekenden te bekijken, klik dan op de knop 'Wie kent deze cliënt?' Om direct een nieuw soort bekende toe te voegen, klik op 'Voeg direct een bekende aan deze cliënt toe'. Gegegevens invoeren 1. Zoek de medewerker op door diens naam of code te typen. 2. Selecteer de soort relatie. 3. Voer de geldigheidsdatum in van de koppeling tussen de cliënt en medewerker. Laat de einddatum leeg als er geen einddatum bekend is. 4. Klik tot slot op toevoegen. Nedap healthcare Pagina 239 / 258

240 Voltooid De bekende is toegevoegd. Zowel bij de cliënt als bij de medewerker is dit zichtbaar. Bovendien wordt deze wijziging ook vastgelegd in Ons Administratie, onder 'Client, Algemeen, Medewerkerrelaties'. Binnen Ons Administratie kunnen op diezelfde plek deze gegevens ook aangepast worden, waarbij de wijziging ook weer doorgezet wordt naar Ons Planning. Als bij een cliënt minimaal 5 bekenden zijn toegevoegd, zal het planscherm signaleren dat deze cliënt zorg krijgt van een medewerker die de cliënt niet kent. Nedap healthcare Pagina 240 / 258

241 Route optimaliseren Het is mogelijk om de route te optimaliseren. Dit houdt in dat het systeem automatisch de volgorde van de plankaartjes bepaalt. Dit wordt gedaan op basis van de geografische ligging van de cliënten onderling, zodat de onderlinge reistijd wordt geminimaliseerd. Hierbij wordt er geen rekening gehouden met persoonlijke voorkeuren van de cliënt (bijv. tussen 10:00 en 12:00 zorg). Het blijft altijd mogelijk om desgewenst de plankaartjes in een andere volgorde te zetten. Optimaliseer route Ga naar de planning Klik met de rechtermuisknop op een nog niet gevuld deel van de dienst Klik op Optimaliseer route Nedap healthcare Pagina 241 / 258

242 De volgorde van de route is aangepast. Nedap healthcare Pagina 242 / 258

243 Feestdagen: omleidingen instellen Het is mogelijk om de planning van een bepaalde dag eenmalig te kopiëren naar een andere dag. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij feestdagen. Het is van belang dat de feestdagen staan gedefinieerd. Dit is in te stellen in Ons Administratie via Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Feestdagen. Ga naar Beheer => Omleidingen Nedap healthcare Pagina 243 / 258

244 Nieuwe omleiding toevoegen Maak een nieuwe omleiding Nedap healthcare Pagina 244 / 258

245 1. Kies een team 2. De omgeleide datum is de datum die moet worden aangepast. LET OP: Deze datum moet in de toekomst liggen (zie onderstaand voorbeeld). 3. Hier geef je aan van welke datum je planning afkomstig is. LET OP: Deze datum moet na de omgeleide datum liggen (zie onderstaand voorbeeld), maar dient wel een datum te zijn die in dezelfde kalenderweek (maandag t/m zondag) als de feestdag valt. 4. Klik op "Toevoegen" De omleidingen zullen de eerstvolgende nacht worden aangemaakt. Voorbeeld Wat niet: Als bron: 23 december Als doel: 26 december Wat wel: Als bron: 30 december Als doel: 26 december Omleidingen bekijken en annuleren Het is mogelijk om een ingeplande omleiding te annuleren nadat deze is aangemaakt. Nedap healthcare Pagina 245 / 258

246 Een omleiding herstellen Het kan voorkomen dat de omleiding niet correct is. Dit is op te lossen door de omleiding te verwijderen en opnieuw te maken. Ga naar Beheer > Omleidingen en klik achter de omleiding op "Verwijderen". Maak, indien gewenst, opnieuw een omleiding aan. Nedap healthcare Pagina 246 / 258

247 Overzicht van vakantie (afwezigheid) van medewerkers Het is mogelijk om een PDF een overzicht van de afwezigheid van medewerkers van het team te zien. Selecteer het team en ga naar Vakantieoverzicht. Selecteer de eerste week van het rapport. Het rapport toont 14 weken. Klik tot slot op Druk af. Nedap healthcare Pagina 247 / 258

248 Het vakantieoverzicht kan als PDF-bestand of als.csv-bestand worden geopend. Per medewerker is een regel te zien. De weken zijn opgedeeld in 7 vakjes; elk voor 1 dag in de week. Indien er een kruisje of V staat, is de medewerker afwezig op die dag. Afwezigheden worden alleen getoond indien de afwezigheid de hele dag beslaat en worden niet getoond als de medewerker een gedeelte van de dag een afwezigheid heeft staan. Onder in beeld is het totale aantal afwezige medewerkers te zien waarbij het getal per dag aangeeft hoeveel medewerkers normaliter op die dagen beschikbaar zijn. maar in deze periode een vorm van afwezigheid hebben. Afwezigheden die via het roosterscherm zijn toegevoegd worden niet meegenomen in dit overzicht. Nedap healthcare Pagina 248 / 258

249 Geschiedenis inzien Nedap healthcare Pagina 249 / 258

250 Geschiedenis van teams inzien 1. Ga naar het dashboard 2. Selecteer het team waar je de geschiedenis van wil zien 3. Klik op "mijn team instellingen" Nedap healthcare Pagina 250 / 258

251 Klik op "toon geschiedenis" Hier is de geschiedenis van het team te zien. Nedap healthcare Pagina 251 / 258

252 Geschiedenis van diensten inzien 1. Ga naar het dashboard 2. Selecteer het team waar de diensten bij horen waarvan je de geschiedenis wil zien 3. Klik op "diensten" Nedap healthcare Pagina 252 / 258

253 Klik op de dienst waarvan je de geschiedenis wil inzien. Nedap healthcare Pagina 253 / 258

254 Klik op "toon geschiedenis" Hier is de geschiedenis te zien. Nedap healthcare Pagina 254 / 258

255 Geschiedenis van de cliënt inzien In de geschiedenis van de cliënt is te zien welke acties er op de cliënt zijn uitgevoerd, zoals het aanmaken van arrangementen, teamtoewijzingen en acties op kaartjes. Ga naar het overzichtsscherm van de cliënt Klik op "toon geschiedenis". Nedap healthcare Pagina 255 / 258

256 Hier zie je de acties die voor de cliënt hebben plaatsgevonden. Ook is te zien welke gebruiker een bepaalde actie heeft uitgevoerd en wanneer. Nedap healthcare Pagina 256 / 258

257 Geschiedenis van de medewerker inzien Het is in Ons Planning mogelijk in te zien welke acties zijn uitgevoerd bij een medewerker. Ga naar de detailgegevens van de medewerker door op de naam van een medewerker te klikken. Klik vervolgens op 'Toon geschiedenis' zoals hierboven aangegeven. Nedap healthcare Pagina 257 / 258