Notulen Algemene ledenvergadering VBO Courtine den Haan

Transcriptie

1 Notulen Algemene ledenvergadering VBO Courtine den Haan Datum: 30 mei 2017 Plaats: Stadscafé Metropole Melkpad 3-5 te Gorinchem Dagvoorzitter: P. IJssels Notulist: T. van Cleef Aanwezig: T. van Cleef () St. VvE Beheer Rivierenland P. IJssels (PIJ) Dagelijks bestuur H. de Kuiper (HDK) Rondeel/Dagelijks bestuur J. van IJperen (JIJ) Artillerie/Dagelijks bestuur J. van Stokkum (JVS) Binnenhof T. Clements (TCL) L. ter Wal (LTW) E. de Jager (EDJ) Arsenaal Cavalerie Redoute Volmacht(en): N.V.T. Stichting VvE Beheer Rivierenland Pagina 1 van 6

2 Besproken onderwerpen 1. Opening vergadering PIJ opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Actiehouder 2. Vaststelling presentielijst Er zijn 225/261 stemrechten aanwezig waardoor er voldoende quorum is om tijdens de vergadering besluiten te nemen. 3. Voorwoord voorzitter - JIJ zal iets later aansluiten i.v.m. werkzaamheden. - Bastion heeft zich afgemeld en wat kanttekeningen gemaakt bij de agendapunten: huishoudelijk reglement en kostenverdeling. Wij zullen deze meenemen bij de bespreking van deze agendapunten. - Buiten de agenda om wordt toegelicht door PIJ dat er contact is geweest met de gemeente met betrekking tot de vindbaarheid van huisnummers. Zij zullen dit meenemen en duidelijke bewegwijzering aanbrengen zodat het duidelijker wordt aan welke zijde welke huisnummers zich bevinden. - Tevens heeft PIJ contact met de Gemeente aangaande de afwatering rond de garage Er zijn wat problemen zichtbaar geworden waardoor vocht onder de garage heen komt. Bij het bespreken van deze problemen is de ondersteuning gevraagd aan dhr. Wolfs woonachtig aan de Zwaanswal en deskundige vanuit zijn werkverleden bij de gemeente Sliedrecht. De problemen komen mogelijk voort uit te hoge putten en de destijds aangebrachte damwand. Wij wachten nog op advies / rapport van de Gemeente aan de hand van de door hun verrichte metingen 4. Goedkeuring notulen ALV 2016 Per pagina worden de notulen doorgenomen. Er zijn verder geen aanmerkingen, derhalve worden de notulen van 2 juni 2016 zonder wijzigingen goedgekeurd en mogen op de website worden geplaatst. (Besluit) Gezien de afwezigheid van JIJ wordt besloten het punt technische zaken op te schuiven tot zijn aanwezigheid, derhalve worden eerst de financiële punten behandeld. 6. Financiële zaken a. De kascommissie heeft de administratie doorgenomen en geen onregelmatigheden waargenomen. Er is even gekeken naar de teruggave van Eneco. Deze is later ontvangen i.v.m. onregelmatigheid in de afwikkeling bij de energieleverancier. De kascommissie adviseert zoveel mogelijk automatische incasso s in te sturen, zodat de werkzaamheden m.b.t. het aanmanen verminderen. De kascommissie adviseert de vergadering decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde beleid zoals is aangegeven in de kascommissieverklaring. b. Het financieel jaarverslag 2016 wordt doorgenomen en mede op advies van de kascommissie wordt deze goedgekeurd. (Besluit) Het resultaat zal worden toegevoegd aan de algemene reserve. (Besluit) c. Begroting 2017 wordt besproken en goedgekeurd. (Besluit) Stichting VvE Beheer Rivierenland Pagina 2 van 6

3 JIJ sluit zich aan bij de vergadering. 5. Technische zaken a) Verslag technische-/onderhoudswerkzaamheden JIJ ligt toe dat de speedgate aan het verslechteren is. Momenteel zijn er reserve veren aanwezig zodat bij slijtage gelijk nieuwe veren aanwezig zijn. De staat van de verlichting is op sommige delen nog goed maar vooral aan de achterkant is de bedrading en verlichting aan het verslechteren. JIJ heeft het initiatief genomen om via zijn werkgever een geschikte oplossing in kaart te brengen. Hierbij volgt de verlichting de rijdende auto s en lopende mensen waarbij de rest van de verlichting minder/geen licht geeft. Dit voorstel zal waarschijnlijk een sterke besparing bewerkstelligen en het voorstel is om het vernieuwen in het MJOP naar voren te schuiven. Gesproken wordt over enkele punten in de MJOP zoals het vervangen van de accu s. (dit zou dan vrijvallen i.v.m. vervanging). Hierover wordt uitgebreid gesproken in de vergadering waarin de volgende punten en vragen naar voren komen. - Wat is de levensduur en onderhoud van deze oplossing. JIJ geeft aan dat de levensduur 15 jaar is en dat het een onderhoudsvrij systeem betreft. - LTW geeft aan dat het energieverbruik al erg teruggelopen is de afgelopen jaren. Een verdere besparing zonder vervanging acht de vergadering niet mogelijk. - Wat zijn de kosten van deze oplossing? De aanwezige berekening komt op ongeveer wanneer het gehele systeem 100% vervangen wordt. De vergadering geeft aan dat dit erg veel is en dat dit momenteel financieel niet mogelijk/verstandig is. Besproken wordt om alternatieven te onderzoeken waarbij minder ledbakken teruggeplaatst worden waardoor er een lager kostenplaatje kan worden bereikt. - LTW vraagt of er meerdere offertes zijn opgevraagd gezien het bedrag. JIJ geeft aan dat deze oplossing ontwikkeld is door zijn werkgever waardoor er geen partijen zijn die hetzelfde systeem kunnen leveren. Andere offertes worden vanuit dit oogpunt niet nodig geacht. - PIJ geeft aan dat er wellicht aanspraak kan worden gemaakt op een subsidie welke in ieder geval gedurende 2017 nog mogelijk is wanneer men 2 energiebesparende maatregelen neemt. Hij stelt dat wellicht het vervangen voor LED-verlichting, tezamen met het overnemen van de overcapaciteit met zonne-energie opgewekte energie van VvE Arsenaal als zodanig kan worden ingebracht. - Gesteld wordt dat het om die reden wellicht zonde is om te wachten, daar wellicht subsidie misgelopen wordt. PIJ stelt voor om het voorstel nader uit te werken en in samenspraak met de technische mensen van de VvE s per mail mogelijk te maken indien subsidie anders misgelopen wordt. Uitgangspunt is dat het binnen de begroting en de aanwezige middelen past indien alle technische betrokkenen het eens worden. De vergadering stemt hiermee in (besluit). TD + leden b) Meerjarenonderhoudsbegroting (bijlage II) EDJ merkt bij het MJOP op zoals hij reeds g d heeft dat er afwijkingen in de huidige opzet van het MJOP zitten. Hij licht toe dat bij meerdere regels de cyclus niet of niet juist is doorgetrokken. Deze opmerking wordt Stichting VvE Beheer Rivierenland Pagina 3 van 6

4 terecht bevonden en deze dienen in de volgende opzet gecorrigeerd te worden. Een kleine toelichting wordt gemaakt op het punt van belijning, daar het DB de noodzaak van Zebrapaden niet onderkent en aangeeft de belijning periodiek te beoordelen. Uitgangspunt is dat de parkeervakken zichtbaar blijven. Tevens wordt opgemerkt dat een jaarlijkse indexering realistischer is omdat prijsstijgingen plaatsvinden. EDJ wordt bedankt voor zijn opmerkingen en de vergadering besluit deze te verwerken in een nieuwe opzet nadat ook de wijzigingen voortkomend uit het mogelijk verschuiven van de werkzaamheden m.b.t. het vervangen van verlichting duidelijk zijn geworden. c) Voorstel verdeling kosten onderhoud parkeerdek (bijlage III) Mogelijke verdelingen zijn uitgewerkt door HDK om de verwachte kosten over +/- 20 jaar kenbaar te maken aan de VvE s. EDJ geeft aan de voorkeuren besproken te hebben en zij komen uit op optie 1 en eventueel optie 4. Ook licht hij toe dat Redoute met deze kostenpost al vanaf het begin in hun MJOP rekening houdt. TCL geeft aan dat optie 4 de voorkeur geniet bij Arsenaal. HDK geeft aan dat rondeel optie 1 de meest eenvoudige oplossing vindt. LTW geeft aan per parkeerplaats. De heer Hans Engler namens Bastion heeft in hun mail aangegeven dat: Het concept kostenverdeling dak parkeergarage merken wij op dat elke VvE binnen het complex Courtine den Haan eigenaar is en blijft van het onder de residentiebegrenzing gelegen deel van de parkeervoorzieningen, met alle consequenties van dien. Beheer en onderhoud houdt nooit eigendomsoverdracht in. In de splitsingsakte is het opstalrecht toegekend aan de gemeente Gorinchem verwoord in art. 47 onder D, art. 1 e.v. De gemeente heeft het recht van opstal vanaf de waterdichte laag op de ondergelegen bebouwing (de autostalling), waarbij de opstaller het zogenoemde openbaar gebied, dat zich immers uitstrekt vanaf de waterdichte laag, in goede staat te houden. Uit de tekst kan afgeleid worden dat de waterdichte laag bestaat uit de dakbedekking sec, denk maar aan een plat dak. Het is derhalve een onjuist uitgangspunt wat de gemeente hanteert in haar kostenberekening wanneer zandfilters, drainage mat e.d, niet tot des opstallen worden gerekend. E.e.a. zal consequenties hebben m.b.t. de kostenberekeningen ten laste van zowel de eigenaar als de opstaller. Per saldo zijn de VvE s geen subsidieverstrekkers t.b.v. de gemeente. De bijkomende kostenverdeelstaat scenario s zijn derhalve ook te wijzigen. Complicerende factoren zijn de eigendomssituatie van de onderscheidenlijke delen van de parkeergarage, de rechthebbenden van het appartementsrecht (parkeerplaats) die niet alle in de betreffende residentie woonachtig zijn en het desbetreffende gedeelte garage dak voorzien van een waterdichte laag. Dit laatste geeft een divers beeld van betrokken oppervlakken, immers de waterdichte laag is als een kuip uitgevoerd en beperkt zich slechts tot de bestrate gedeelten. Het gevolg is de respectievelijke oppervlakte die niet correspondeert met het oppervlak aan parkeerplaatsen. Het is derhalve niet eenvoudig een goede verdeelfactor te bedenken die recht doet aan alle bijzonderheden. Stichting VvE Beheer Rivierenland Pagina 4 van 6

5 JIJ geeft aan dat veel mensen bij het Kazerneplein al betalen aan het dak van de bij hun ondergelegen parkeerplaats. Er ontstaat een gesprek over de kosten en onderdelen van het onderhoud. Ook wordt gesproken over de tekening bij de splitsingsakte waarbij grijs gearceerd wat bij welke VvE behoord. PIJ vat samen dat er veel verschillende meningen zijn en dat het huidige voorstel te uitgebreid is. Hij stelt voor om het voorstel in te dikken en dit dan nader te bespreken. Uitgangspunt wordt dat de meeste aangeven voor reserveren in de MJOP van de 7 appartementen VvE s te zijn. Om achteraf problemen en extra betalingen te voorkomen wordt door het DB aan de individuele appartementen VvE s geadviseerd om een voorziening in hun betreffende MJOP op te nemen (indien dit nog niet is gebeurd). Uiteindelijk zal met de gemeente een contract worden opgesteld over de afspraak van onderhoud en de bijbehorende kostenverdeling. Deze zal door iedere betrokken partij getekend dienen te worden. Iedereen is het eens dat het slechts een klein bedrag betreft wanneer nu gespaard zal worden. d) Onderhoudspunten die ter tafel komen - De gladheid in de garage wordt besproken. PIJ geeft aan dat de technische commissie kijkt naar een oplossing die haalbaar is. Er worden in ieder geval 2 bordjes geplaatst waarbij gewaarschuwd wordt voor condensvorming zodat mensen zich hiervan bewust worden. e) Dilatatievoegen in parkeergarage zullen worden gecontroleerd en waar nodig gerepareerd HDK TD 6. Algemene zaken a. Concept huishoudelijk reglement (bijlage VI) PIJ licht toe dat het uitgangspunt van het huishoudelijk reglement (HR) is geweest om aan te geven wat de bedoeling is en daaropvolgend te stellen dat alles wat niet de bedoeling is niet mag. De heer Engler heeft namens VvE Bastion aangegeven de boetes te hoog te vinden. EDJ geeft aan dat de mogelijkheid tot het geven van boetes in deze vorm niet mag. Hij heeft ook een uitspraak opgezocht waarin dit is bevestigd. Hierin is leesbaar dat iedere overtreding beschreven dient te worden en per overtreding dient een boete te worden voorgeschreven. Deze opzet is te algemeen. PIJ merkt op dat er nog een toevoeging in de toekomst nodig is om kosten voor vervuiling te kunnen verhalen op de eigenaar. Ook wordt de opmerking om automatisch te incasseren te verplichten niet algemeen ondersteund. Men is voor het aanbevelen. EDJ vraagt hoe dit HR zich verhoud op de huidige versie. PIJ licht toe dat deze komt te vervallen en niet goed aansloot bij de parkeergarage maar meer voor een geheel complex. EDJ merkt op dat hij artikel 4 een prima artikel vindt echter van mening is dat het VBO ook dient te overleggen wanneer hun werkzaamheden willen uitvoeren onder het mom van wederzijdse instemming. Overeenstemming wordt gevonden bij de vaststelling dat bij veranderingen overleg noodzakelijk is maar dat dit artikel op beheer en onderhoudszaken toeziet. EDJ merkt op dat er wat definitieproblemen aanwezig zijn tussen de termen DB, bestuur, dagelijks bestuur en niet eenduidig VvE en vereniging van eigenaren wordt Stichting VvE Beheer Rivierenland Pagina 5 van 6

6 geschreven. Ook wordt gesproken over een toegangssleutel. Dit betreft de druppel. Dit wordt besproken en is inderdaad het geval en dient aangepast te worden. Vastgesteld wordt dat artikel 18 niet kan en dat artikel 17 ingetrokken wordt tot een nader voorstel. De overige artikelen worden met aanpassingen van begripsaanduiding ter stemming gebracht en akkoord bevonden. (besluit) b. Kascommissie 2017 Mevrouw Clements en de heer ter Wal bieden zich aan de kascommissie 2017 wederom uit te voeren. Iedereen is hiermee akkoord. (Besluit) 7. Rondvraag Let op de snelheid in de garage en spreek elkaar erop aan dat de garage geen speelplaats is voor kinderen. Er zijn situaties geweest dat kinderen tijdens het spelen onverwacht voor auto s zijn gerent. Dichtbij zit een speeltuin waar alle ruimte is om te spelen. 8. Sluiting vergadering PIJ dankt de aanwezigen voor de genomen moeite, de prettige bijdrage aan de vergadering en sluit de vergadering. Actielijst 1. Uitwerken oplossing vervangen lichtarmaturen rekening houdend met mogelijke subsidie voor energiezuinigheid TD+ technische leden 2. MJOP aanpassen/corrigeren na nieuw investeringsplan verlichtingen 3. Samenvoeging oriëntatie kostenverdeling in compacter voorstel HDK 4. Onderzoeken oplossing gladheid TD 5. Huishoudelijk reglement aanpassen 6. Dilatatievoegen later controleren/repareren 7. Bordjes gladheid plaatsen (2x) Stichting VvE Beheer Rivierenland Pagina 6 van 6