Automatisch lessen roosteren

Transcriptie

1 Automatisch lessen roosteren Inleiding Zodra de roostervoorbereiding gereed is en u heeft de randvoorwaarden ingericht, kunt u met behulp van de roosterautomaten lessen gaan plaatsen. De meest voorkomende handelingen zijn: Automatisch roosteren per afdeling Lessen uitroosteren Blokken roosteren Clusterlijnen roosteren Rooster optimaliseren Kwaliteit van het rooster beoordelen Dit zijn handelingen die u in zowel basis als pro kunt uitvoeren. Als u over de module Pro beschikt, zijn de functionaliteiten echter meer uitgebreid. In dit hoofdstuk maken we u wegwijs in het bedienen van de automaten. We beginnen met het roosteren van lessen per afdeling. Ook laten we zien hoe u om kunt gaan met het roosteren van blokken en clustergroepen. Let in dit hoofdstuk goed op de symbolen BASIS en, deze geven aan waar u de betreffende handeling kunt uitvoeren. BASIS Roosteren > Roosteren Basis Roosteren > Roosteren Pro > Roosteren (met herindelen) Roosteren > Roosteren Pro > Roosteren (zonder herindelen) Op deze pagina Zie ook: Inleiding Automatisch roosteren per afdeling Automatisch roosteren per clusterafdeling Roosteren met herindelen Roosteren met beperkte wijzigingen Lessen uitroosteren Blokken roosteren Clusterlijnen roosteren Rooster optimaliseren Kwaliteit van het rooster beoordelen Docenten Leerlingen Onderwijskundig Telgroepen Totaaloverzicht strafpunten Zermelo principes Opvulling/aanvulling tussenuren Werkwijze: Handmatig lessen roosteren Veel gestelde vragen Overzicht van de verschillende automaten Automatisch roosteren per afdeling BASIS Wanneer u naar Roosteren Basis navigeert, zal het standaardprofiel Lesgroep worden getoond. Er zijn vier standaardprofielen beschikbaar: Lesgroep, Afdeling, Lokaal en Lokaalautomaat. In dit hoofdstuk laten we zien hoe u met het Afdelingsprofiel, per afdeling automatisch kunt gaan roosteren. Het is raadzaam om per afdeling te roosteren, te beginnen met de moeilijkste. Dit is vaak een afdeling met clustergroepen. U selecteert de afdeling in de Selector door zowel de klassikale als de clustergroepen aan te klikken (of selecteer met CTRL-A alle afdelingen). In het Automatenvenster zet u een vinkje bij Lessen plaatsen. U plaatst het selectiebolletje bij: Losse lessen, Blokken, Clusterlijnen of Geen voorkeur. U selecteert één van de beschikbare automaten. U start de automaat door op de knop <Automaat starten> te klikken. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 Wees geduldig Wanneer de automaat gestart is, is het belangrijk dat u deze de tijd geeft. Zolang de huidige kwaliteit verbetert, laat u de automaat zijn werk doen. Wanneer de Alchemist wordt gebruikt dient u deze minimaal een hele ronde te laten lopen. Linksonder in het scherm ziet u de voortgang. Zodra ronde 2 start, zou u de automaat kunnen stoppen. Zodra de automaat door u is gestopt, keert u terug in het scherm Roosteren Basis en zult u zien dat de geselecteerde afdeling groen gekleurd is, ten teken dat de lessen zijn ingeroosterd. Meerdere tijdvakken? Als u meer dan één tijdvak hanteert, kiest u in de selector het tijdvak waarbinnen lessen geroosterd of geoptimaliseerd moeten worden. Automatisch roosteren per clusterafdeling De Pro module biedt u extra automaten aan. Het is in de Pro module namelijk mogelijk te roosteren met herindelen, waarbij voor bepaalde afdelingen geldt dat leerlingen opnieuw over lesgroepen verdeeld mogen worden. Tevens is het mogelijk een automaat aan te zetten terwijl u deze een aantal beperkingen oplegt. Roosteren met herindelen Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 Het paneel met de Automaten in Pro is uitgebreider dan in Basis. U heeft nu bijvoorbeeld de mogelijkheid een vinkje te zetten bij " Leerling indelen". Ook zijn er een drietal knoppen beschikbaar: Basis, Uitgebreid en Speciaal. Bij de afdelingen in de onderbouw ligt de indeling vaak vast. U zult deze afdelingen op fixeer/negeer hebben gezet bij het <Afdelingsoverzicht>. De laatste kolom van het afdelingsoverzicht is een instelling voor de Telgroep Wizard. De overige afdelingen mogen wat betreft indeling tijdens het roosteren waarschijnlijk wel wijzigen. Dit is uiteraard heel gunstig voor de kwaliteit van de individuele roosters! Nadat u een clusterschema heeft gemaakt, zult u per afdeling de lessen in gaan roosteren. Vooralsnog met behoud van het gemaakte schema en de daarbij behorende indeling. U ziet dat er slechts één automaat beschikbaar is in stand <Basis>, de Alchemist. Dit is een prima automaat die een aantal stappen in een bepaalde volgorde doorloopt. Wellicht wilt u deze stappen één voor één doorlopen en zelf bepalen hoe lang elke automaat wordt gebruikt. Met de knop <Speciaal> ziet u meerdere automaten. U kunt nu kiezen voor de Quarpomaat en die laten opvolgen door de Quarpoptimalisator. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 De werkwijze voor een clusterafdeling kan er als volgt uitzien: Clusterafdeling inroosteren Selecteer één afdeling Selecteer in het paneel Automaten, Lessen plaatsen, Lessen optimaliseren en Clusterlijnen Kies voor de Quarpomaat Klik op Automaat starten <Esc> Selecteer dezelfde afdeling weer Start de Quarp-optimalisator Beëindig na verloop van tijd de automaat met <Esc>. Be Bovenstaande zult u voor alle clusterafdelingen doen. Ook hier weer de tip om met de moeilijkste afdeling te beginnen. Uiteindelijk zult u de clusterlijnen los laten en het rooster verder gaan optimaliseren. Het clusterschema blijft bestaan, maar de gelijktijdigheden, de zogenaamde quarps, worden losgelaten. Het roosteren met herindelen gaat u pas in de laatste fase toepassen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 Niet te vroeg herindelen aan zetten Als u te vroeg het herindelen toestaat, heeft u kans dat u met een scheve groepsindeling te maken krijgt, die vervolgens niet meer op te lossen is! Niet meer herindelen Als de groepsindelingen niet meer gewijzigd mogen worden, kunt u Automatisch roosteren het beste opstarten zonder herindelen. Alle indeelmogelijkheden worden dan namelijk uitgegrijsd. U loopt dus niet het risico per abuis te herindelen. Menu Roosteren > Roosteren Pro > Roosteren (zonder herindelen) Roosteren met beperkte wijzigingen De Pro module biedt u de mogelijkheid het aantal wijzigingen dat een automaat aanbrengt in het rooster te beperken. Dit is met name interessant wanneer het rooster gereed is en reeds gecommuniceerd. Het aantal wijzigingen dat daarna nog gemaakt wordt, wilt u graag binnen de perken houden. Dit is dus mogelijk! Wijzigingen beperken tijdens automatisch roosteren Plaats een vinkje in het paneel Automaten bij Beperk wijzigingen Selecteer met behulp van de selector de objecten waar wel in mag worden gewijzigd Klik op de knop <Selecteer lessen van deze objecten> Selecteer een automaat en start deze Bepaal in hoeverre lessen verplaatst mogen worden in stap 1 van de wizard Klik op <Volgende> Bepaal ten opzichte waarvan u wilt beperken en pas eventueel de instellingen aan Klik op de knop <Volgende> Klik op de knop <Volgende> Klik op de knop <Voltooien>. De automaat zal nu het rooster van de geselecteerde objecten proberen te verbeteren met inachtneming van de opgelegde beperkingen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5

6 Beperk wijzigingen De standaard instellingen zijn: maximaal 10 wijzigingen, strafpunten per wijziging en strafpunten bij meer dan het maximum. Dit betekent dat er strafpunten komen als er meer dan 10 wijzigingen in het rooster zijn. Als de automaat daar meer dan mee wint, zal hij dit maximum dus kunnen overschrijden! Lessen uitroosteren BASIS en U kunt snel reeds geroosterde lessen uitroosteren, met behulp van de knop <Uitroosteren> of met de sneltoets <U>. U selecteert één of meerdere groepen/afdelingen en klikt op de knop. Blokken roosteren BASIS en De eis of wens voor een blokuur heeft u gedefinieerd bij de onderwijskundige randvoorwaarden. Als de automaat niet aan deze voorwaarden kan voldoen levert dat strafpunten op. Als u het selectiebolletje bij Blokken heeft geplaatst, zal de automaat deze blokkenwens zeer serieus nemen. Dat betekent dat de lessen met een blokkenwens nooit en te nimmer los van elkaar worden geplaatst. Indien er reeds geplaatste lessen zijn met zo'n blokkenwens dan zal de automaat voordat deze start, u daar een waarschuwing voor tonen. U heeft dan twee mogelijkheden: óf Door in de kolom actie? te klikken geeft u aan dat de reeds geplaatste lessen worden uitgeroosterd. U klikt direct op de knop <OK, door naar automaat>. De automaat zal dan de blokkenstand loslaten en in de stand Geen voorkeur gaan roosteren Clusterlijnen roosteren BASIS en Een automaat in de stand Clusterlijnen houdt rekening met zogenaamde gelijktijdigheden die door het clusteren bepaald zijn. Deze automaten worden doorgaans alleen direct na het clusteren gebruikt, bij de eerste plaatsing en optimalisering van clusterafdelingen. Zo lang mogelijk clusterlijnen in tact houden Ons advies is om de gelijktijdigheden die tijdens het clusteren gemaakt zijn, zolang mogelijk in stand te houden. Zodra u wisselt van Cluster lijnen naar Geen voorkeur, worden gelijktijdigheden verbroken en kunnen niet meer worden hersteld. Het clusterschema blijft echter wel gehandhaafd. Rooster optimaliseren BASIS en Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 6

7 Zodra u de lessen van een afdeling heeft geplaatst met een automaat, kunt u het rooster optimaliseren. Zodra u het vinkje zet bij Lessen optimaliseren, zal de automaat met andere instellingen aan het werk gaan om het rooster zo veel mogelijk te verbeteren. Tip Vanuit de Zermelo-filosofie is het vaak beter de randvoorwaarden aan te passen, dan situaties te forceren middels fixatie. Kwaliteit van het rooster beoordelen BASIS Zodra u aan het roosteren bent, beoordeelt u regelmatig de kwaliteit van het rooster. U kunt de automaat anders aansturen door diverse randvoorwaarden aan te passen. Docenten Wanneer u op het icoon klikt van de randvoorwaarden van docenten, kunt u in de verschillende panelen zien in hoeverre het rooster voldoet aan de gestelde wensen en eisen. U ziet een rode kleur in de panelen Dagen, Dagdelen en Rooster, op momenten dat er een les staat op een geblokkeerde positie. Voor gedetailleerde informatie bekijkt u de bijbehorende tooltip. In het paneel Tussenuren/Roostervolume laat de rode kleur zien waar het aantal tussenuren overschreden wordt. Leerlingen Wanneer u op het icoon klikt van de randvoorwaarden van leerlingen, kunt u in de verschillende panelen zien in hoeverre het rooster voldoet aan de gestelde wensen en eisen. Een rode kleur wijst u op randvoorwaarden waar in het huidige rooster (nog) niet aan voldaan is. Voor gedetailleerde informatie bekijkt u de bijbehorende tooltip. Onderwijskundig Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 7

8 In het scherm van de onderwijskundige randvoorwaarden toont het meest rechtse paneel zichtbaar het huidige roosterresultaat. Ook hier geeft de rode kleur aan waar (nog) niet aan de wensen en eisen is voldaan en is getailleerde informatie beschikbaar middels de tooltips. Telgroepen Als u de telgroepwizard heeft doorlopen nadat u lokaalwensen heeft opgegeven, heeft de software de noodzakelijke telgroepen aangemaakt en de bijbehorende randvoorwaarden ingesteld. Deze telgroepen zorgen er voor dat er een rooster komt waarmee u een goed lokaalrooster kunt maken. Bijvoorbeeld, niet te veel gymlessen op het zelfde moment vanwege het beperkte aantal gymzalen. Als u de knop <Telgroep wizard basis> aanklikt en middels de knop <Volgende> naar stap 3 navigeert, ziet u een overzicht van de telgroepen. In dit overzicht ziet u tevens de posities waar niet wordt voldaan aan de randvoorwaarden. Totaaloverzicht strafpunten In Pro kunt u daarnaast ook nog een handig totaaloverzicht bekijken, waarin u de herkomst van de strafpunten in uw huidige rooster kunt herleiden. U roept dit overzicht op met de toets <T> of met de knop <Totaaloverzicht strafpunten>. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 8

9 In bovenstaand overzicht ziet u de strafpunten van het lesrooster en het lokaalrooster. Beide groepen hebben weer een onderverdeling. Gebruik toets <T> voor het overzicht Klik in de linkerhelft bovenaan op bijvoorbeeld <Docenten> Klik op de kolomkop om de docenten met de meeste strafpunten bovenaan te krijgen Selecteer de docenten waarvan u de randvoorwaarden wilt bekijken Klik op de knop <Randvoorwaarden> U gaat in dit geval naar Randvoorwaarden docenten uitgebreid, maar dan alleen voor de geselecteerde docenten! Zermelo principes Zermelo roostert vanuit bepaalde gedachten. Het kan handig zijn als u kennis heeft van deze principes: Zermelo werkt met een strafpuntensysteem. Zermelo gaat altijd uit van de som van alle strafpunten als kwaliteitsnorm. Lessen worden al-of-niet verplaatst aan de hand van hoeveel strafpunten het oplevert. Alle lessen moeten plaatsvinden. Zermelo heeft als belangrijkste principe dat alle lessen plaats moeten vinden. De software kent derhalve geen èchte blokkades. Zermelo roostert geen conflicten. Als gebruiker kunt u handmatig conflicten toestaan. Deze worden gefixeerd bij het binnengaan van het automatenscherm. Zermelo heeft ruimte nodig. Maak duidelijk onderscheid tussen eis en wens. Laat niet alle eisen even zwaar wegen; u geeft de automaat veel minder zoekruimte. Maak de zwaarste eis niet meer dan strafpunten. Zermelo roostert lessen en lokalen gescheiden. Eerst dienen lessen geroosterd te zijn waarna de lokalenautomaat lokalen toekent. U kunt lokalen voor bepaalde lessen wel fixeren. Zermelo is optimistisch. Een automaat rekent nog geen strafpunten voor randvoorwaarden die het denkt te kunnen honoreren. Dit optimisme zorgt ervoor dat de automaat meer durft te proberen. Geen enkele roosterpositie is heilig tenzij gefixeerd. Door de juiste automaat te gebruiken houdt u rekening met clusters, blokken of gelijktijdigheidsvoorschriften. Het uitgangspunt is dat u de randvoorwaarden goed hebt afgesteld met zo weinig mogelijk fixaties. Zermelo verandert geen lesgroepsindelingen tenzij er een indeelautomaat wordt gebruikt. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 9

10 Opvulling/aanvulling tussenuren In het menu Roosteren > Tussenuuropvulling heeft u de mogelijkheid om tussenuren van leerlingen op te vullen met een dummyles (bijvoorbeeld voor zelfstudie). U kunt aangeven in het tabje Instellingen hoe de tussenuurvulling moet heten, standaard is dit 'ZZ;. Let op dat u hier een niet-bestaande vakafkorting gebruikt. Werkwijze: U kunt kiezen tussen alleen de tussenuren opvullen of alle lege posities vullen. (m.u.v. blokkades op afdelingsniveau) In het tabje 'Tussenuren' kunt u kiezen voor 'Maak vulling' om de tussenuren van leerlingen op te vullen met een dummyles. Als u het rooster publiceert, worden de dummylessen ook gepubliceerd. Wij adviseren om na de publicatie van het rooster de tussenuurvulling direct weer te verwijderen via de knop 'Verwijder vulling'. Opvulling op geblokkeerde posities? Alleen de posities die op afdelingsniveau zijn geblokkeerd worden overgeslagen bij het vullen. Op stamklas of individueel niveau worden eventuele blokkades dus genegeerd. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 10