Splitsen en ritsen van vestigingsroosters

Transcriptie

1 Splitsen en ritsen van vestigingsroosters Inleiding Scholen met meerdere vestigingen kunnen één groot centraal rooster maken en vervolgens de dit rooster opsplitsen in aparte roosters per vestiging. Deze vestigingsroosters kunnen vervolgens decentraal onderhouden worden. In dit hoofdstuk leggen wij u stap voor stap uit, hoe dit in zijn werk gaat. DESKTOP Op deze pagina Menu > Exporteren > Splitsen Menu > Importeren > Ritsen Inleiding Voorbereidingen Per afdeling een vestiging toewijzen Lesverzamelingen per vestiging Splitsen stap 1: lokalen Splitsen stap 2: lessen Splitsen stap 3: docenten Splitsen stap 4: reizigers Splitsen stap 5: losse bestanden opslaan Ritsen stap 1: bestanden selecteren Ritsen stap 2: duidelijkheid scheppen Ritsen stap 3: ritsen Zie ook Veel gestelde vragen Voorbereidingen Per afdeling een vestiging toewijzen In het menu Beheer > Afdelingen en Stamklassen wijst u elke afdeling toe aan een vestiging. Lees: elke afdeling hoort bij precies één vestiging. Rechts in beeld ziet u een overzicht van de vestigingen. U ziet dat elke vestiging een kleur krijgt toegewezen. Lesverzamelingen per vestiging Nadat u de afdelingen aan een vestiging heeft toegewezen, kunt u deze ook bij de lesverzamelingen en telgroepen gebruiken. In onderstaand voorbeeld ziet u een telgroep voor alle lo-lessen. Door in de kolom locatie de naam van de vestiging te gebruiken worden alleen de lo-lessen van die vestiging in de telgroep opgenomen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 Geef lokalen een unieke naam U doet er verstandig aan de lokalen allen een unieke naam te geven. Wanneer u een lokaal op vestiging A dezelfde naam geeft als op locatie B, wordt ritsen en splitsen erg verwarrend. Geef docenten één afkorting Voor docenten die op beide vestigingen werken, is het juist van belang dat de docent op beide vestigingen dezelfde naam heeft! Splitsen stap 1: lokalen telgroepen en lesgroepen doorrekenen Mogelijk krijgt u een mededeling dat u eerst de telgroepen en lesverzamelingen moet doorrekenen. Om met splitsen te kunnen starten regelt u dit eerst! Lokalen verdelen Menu Exporteren > Splitsen Klik op de knop <zet op vestiging met meeste lessen> of verdeel de lokalen handmatig over de vestigingen door in de betreffende kolom te klikken Klik op <OK> Splitsen stap 2: lessen Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 Eerste zien we alle lessen en de vestiging waar deze op basis van het lokaal aan toe is gewezen. De toewijzing van lessen aan een vestiging kunt u in eerste instantie laten bepalen aan de hand van de lokalen die bij de les staan; staat er geen lokaal bij dan is de afdeling waar die les toe behoort bepalend: bij de lokalen en afdelingen hebt u immers een vestiging bepaald. Gebruik hiervoor de knop <Voorstel>. U kunt ook lessen handmatig aan een (andere) vestiging toekennen. Sommige lessen kunnen namelijk aan lesgroepen van twee vestigingen tegelijk gegeven worden. Dat hoeft geen enkel probleem te zijn! Voor het programma is het hierdoor echter niet bij voorbaat helder tot welke vestiging die les dan moet behoren. Het programma en de keus die het programma heeft gemaakt zou dus wel eens door u verbeterd kunnen worden. Voor groeps- en lokaalloze lessen doet het programma geen voorstel: die moet u handmatig toedelen. Splitsen stap 3: docenten Wanneer u aan de linkerkant van het scherm op <docenten> klikt, ziet u een nieuwe weergave. Ook docenten worden in eerste instantie automatisch bij een vestiging gezet op basis van waar ze het grootste aantal lessen geven. Sommige docenten geven aan meer dan één vestiging les: dat zijn de reizigers. Die situatie beschrijven we bij stap 4. Ook nu kunt u zelf weer beslissen bij een welke vestiging een docent behoort. De reden voor het aanwijzen van een hoofdvestiging is dat straks het bestand gesplitst wordt. Elke docent die op meerdere vestigingen les geeft, komt vervolgens ook in meerdere bestanden terecht. Zijn of haar basisinformatie (naam, formatie, roostervoorwaarden) komt derhalve in meerdere bestanden voor. Wanneer de bestanden weer geritst worden tot één centraal bestand, moet de software weten welke basisinformatie leidend is. Splitsen stap 4: reizigers De docenten die op meerdere vestigingen lesgeven zijn de zogenaamde reizigers. Wanneer een docent slechts op één vestiging lesgeeft, is het duidelijk voor welke vestiging deze docent die dag beschikbaar is. Het kan echter ook voorkomen dat een docent in de ochtend op vestiging A is en in de middag op vestiging B. Als er in de ochtend een tussenuur is, is het logisch dat de docent beschikbaar is voor A. deze tussenuren hebben de kleur wit. U kunt deze tussenuren dezelfde kleur als de overige uren geven. In onderstaand voorbeeld zien we docent Egd. Op woensdag geeft de docent alle uren op vestiging C. Het 6e uur is echter ene tussenuur. Om te voorkomen dat een andere vestiging deze docent in te kunnen zetten, gaan we ervoor zorgen dat de docent voor dit 6e uur ook bij vestiging C hoort. Dat betekent dat de docent dus alleen voor die vestiging beschikbaar is! Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 Lege uren aan vestiging toekennen 4. Klik aan de linkerzijde van het scherm op <Reizigers> Links bovenin in de cel naast sel==> ziet u de kleur/vestiging die actief is. Als dit niet de juiste is, klikt u eerst op een les met de juiste kleur. In ons voorbeeld op woensdag 1e uur. Klik nu op de witte cellen (1 per tijdvak in ons voorbeeld) De cellen worden paars gekleurd Reisuur vastleggen Wanneer een tussenuur gebruikt moet worden om van de ene vestiging naar de andere vestiging te reizen, kunt u met <ctrl> + <klik> een uur blokkeren. De docent is voor geen enkele vestiging beschikbaar! Legenda de locatie is onbekend docent geeft les op vestiging B (geel). Afdeling is ook toegewezen aan B docent geeft les op vestiging B (geel). De afdeling is toegewezen aan C (paars) docent is geblokkeerd op deze positie gefixeerde les Alle uren definiëren Bij alle docenten waar nog onzekerheden zijn, ziet u dat de kolom "aantal nog invullen" roodgekleurd en gevuld is met een getal. Doel van dit scherm is om dit weg te werken. Pas dan kunt u op een veilige manier splitsen. Splitsen stap 5: losse bestanden opslaan Tenslotte kunt u het roosterbestand daadwerkelijk op te splitsen in aparte roosterbestanden. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 Splitsen 4. Klik op de knop <Splitsen> Selecteer de map waar u de bestanden op wilt slaan Klik op <Opslaan> Sluit af met <OK> Ritsen stap 1: bestanden selecteren Wanneer u bestanden gaat ritsen (al dan niet eerst gesplitst), kunt u een nieuw project aanmaken en daarbij kiezen voor de optie om meerdere bestanden te ritsen: Het is ook mogelijk in een bestaand project te ritsen. U gaat dan naar het menu Importeren > Ritsen Bestanden selecteren Menu Importeren > Ritsen Selecteer de te ritsen bestanden Klik op <OK> Ritsen stap 2: duidelijkheid scheppen Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5

6 Het scherm dat nu verschijnt laat alle betrokken domeinen zien. Bij de rood gekleurde is het voor de software nog niet duidelijk hoe er geritst moet worden. U kunt een voorstel laten doen en/of handmatig de regels langslopen en een keuze maken. Ritsen stap 3: ritsen Tenslotte kunt u de bestanden ritsen door op de knop <Rits en sluiten> te klikken. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 6