Stappenplan aanleveren (basis- of plannings)roosterbestand

Transcriptie

1 Stappenplan aanleveren (basis- of plannings)roosterbestand Hieronder worden de stappen beschreven hoe u de IPTO gegevens via het roosterpakket kunt aanleveren. Levert u een roosterbestand per vestiging aan. Indien er één roosterbestand wordt gebruikt voor meerdere vestigingen binnen één brin of als één roosterbestand wordt gebruikt voor meerdere vestigingen bij meerdere brins, óf als er meerdere roosters zijn voor één vestiging, neemt u dan eerst contact met ons op zodat wij dit kunnen registreren. Een rooster voor meerdere vestigingen moet niet worden geüpload bij elke vestiging waarop het betrekking heeft. Het gaat om een plannings- of basisrooster, dus niet om een dagrooster waarin vervangingsuren of excursies of een projectweek zijn opgenomen. Het rooster moet representatief zijn voor week 41 (8 t/m 12 oktober). Indien het roosterbestand voor week 41 niet representatief is, dan (bij voorkeur) week 42 (15 t/m 19 oktober). Het rooster mag een grotere periode bevatten, maar bovengenoemde periode moet erin verwerkt zijn, anders kunt u het roosterbestand niet op de website uploaden. (Let op: Voorgaande jaren werd altijd het rooster opgevraagd van week 40 (peildatum 1 oktober), maar de Nationale Onderwijsweek is dit jaar in die week gevallen en mogelijk zijn in dat kader allerlei activiteiten op uw school geweest voor leerlingen en leerkrachten.) U kunt uw roosterbestand uploaden als uw school één of meerdere van de volgende roosterpakketten gebruikt: Untis (van Untis Benelux) MasterPlan (van SchoolMaster) Rostar EduFlex (van Paralax) Zermelo (van Zermelo) Xedule (van Advitrae) Het maakt niet uit als de ene locatie een ander roosterpakket gebruikt dan de andere locatie. Het rooster moet per vestiging worden aangeleverd. Elke vestiging heeft een eigen gebruikersnaam en wachtwoord voor het uploaden. Neemt u contact met ons op als u een ander digitaal roosterpakket gebruikt. Wij zullen dan kijken of dit roosterpakket geschikt is om door ons te worden verwerkt. Zo niet, dan moet u voor een andere methode van aanleveren kiezen. U wordt dan eventueel later gevraagd om aan de hand van de personeelsgegevens per docent aan te geven welk vak hij geeft en hoeveel lesuren.

2 Exporteren van het roosterbestand Hieronder volgt de uitleg per roosterpakket. Let erop dat we de gegevens krijgen van alle locaties/vestigingen. Het is geen probleem als deze gegevens in verschillende bestanden of roosterpakketten zitten (een school zou ook twee roosters kunnen hebben). Doordat u het rooster uploadt bij een bepaalde vestiging, gaan we ervan uit dat het rooster voor die betreffende vestiging is. Het gaat om de peildatum week (8 t/m 12 oktober) mits dit een normale schoolweek is (anders kiest u voor week 42 (heeft dan de voorkeur), of week 40 (indien géén activiteiten in het kader van de Nationale Onderwijsweek)). Untis (van Untis Benelux) Bij Untis moet u het totale gpn-bestand openen. Hierin moeten week 41 (en eventueel een extra week 42) van 2018 staan. 1. ga naar de map van een Untis-school/locaties 2. open het roosterbestand (.gpn) 3. ga naar 'bestand' 4. klik op 'import/export' 5. klik op 'Nederland 6. klik op Algemeen 7. geef bij Exportmap de locatie waar de bestanden geplaatst moeten worden 8. selecteer bij tijdbereik de juiste datum 9. klik op Exporteren 10. ga naar de map waar u de bestanden hebt weggeschreven. Untis heeft 4 bestanden aangemaakt. 11. stuur het bestand timetablebasic.txt' naar ons op door de instructies bij 'inloggen op de website' te volgen

3 MasterPlan (van SchoolMaster) Bij Masterplan dient u het wbf-bestand op te sturen met het basisrooster voor week 41 (en eventueel een extra week 42) van Het gaat dus niet om weekroosters waarin de roosterwijzigingen zijn verwerkt, maar om vooraf geplande roosters. Dit kan ook een planningsrooster zijn als een één-opéén kopie van het basisrooster. 1. open de verkenner en ga na de map waar de roosters van het benodigde schooljaar staan. 2. selecteer het bestand van het basisrooster (WBF file) waarin de periode week 41 is opgenomen (zie bovenstaand voorbeeld BASISROOSTER~54.WBF). Je kunt ook de weekplanning basisrooster~p41.wbf naar IPTO sturen. (Let op: Niet het weekrooster basisrooster~41.wbf sturen, hierin zijn namelijk de dagelijkse roosterwijzigingen verwerkt.) 3. uploadt het WBF bestand op de IPTO website door de instructies bij inloggen op de website te volgen.

4 Rostar EduFlex (van Paralax) 1. open Rostar Eduflex en open het bestand van uw school 2. ga naar 'bestand' 3. ga naar 'uitvoer' 4. klik op 'rooster in csv-formaat' 5. selecteer de plek waar u de uitdraai wilt opslaan 6. selecteer de startdatum maandag 8 oktober en de einddatum vrijdag 12 oktober 2018 (week 41) 7. klik op 'ok' en vervolgens genereert de computer een csv-bestand 8. volg nu de instructies bij 'inloggen op de website' Zermelo 1. start de Desktop 2. ga in het hoofdmenu naar Exporteren 3. ga onder varia naar Integrale Personeelstellingen Onderwijs 4. zoek in uw projectmap de UDMZ-bestanden waarin de periode maandag 8 oktober tot en met vrijdag 12 oktober 2018 (week 41) is opgeslagen. Als het betreffende weekbestand al gearchiveerd is, kunt u het beste een versie van het basisrooster nemen waarin die week nog aanwezig is. Een gearchiveerd bestand bestaat immers nog maar uit 1 versie, en dat is waarschijnlijk een versie met docenten ingezet als vervanger. Als het weekbestand (nog) niet gearchiveerd is, kunt u het beste voor de export versie 1 nemen. Dat is immers het basisrooster, zonder inzet van vervangers. 5. selecteer de plek waar u de export wilt opslaan. Onthoud deze plek zodat u later weet waar het bestand staat dat u op wilt sturen 6. standaard heet het export-bestand IPTO.txt. U hebt nog de mogelijkheid de naam te wijzigen 7. klik op 'opslaan' 8. volg nu de instructies bij inloggen op de website Xedule Om gebruik te kunnen maken van de IPTO-export moet de gebruiker geautoriseerd zijn voor het onderdeel Rapportages. Indien dit nog niet het geval is, kan dit via de interne functioneel beheerder geregeld worden. 1. stel het filter in het overzicht in op de juiste periode 2. selecteer week sluit het filteroverzicht 4. klik met de muis op het icoontje in de regel IPTO

5 5. in de kolom Gewijzigd verschijnt de datum en het tijdstip waarop het rapport is gemaakt. In het overzicht Resultaten is de status van het rapport zichtbaar. Zodra de export gereed is, wordt de status Voltooid getoond.' 6. klik met de muis op het icoontje in de eerst kolom om het rapport te exporteren 7. klik in het pop up venster op de knop Opslaan 8. er verschijnt een melding om opnieuw te bevestigen dat het downloaden is toegestaan. Klik op de knop OK 9. kies de bestandsmap waar het zipbestand moeten worden opgeslagen 10. ga vervolgens naar de map waar het zipbestand is opgeslagen en pak deze uit 11. het bestand P1.w41.wbf moet worden verstuurd 12. volg nu de instructies bij 'inloggen op de website'