Stappenplan. Stappenplan voor het roosteren van ouderavonden

Transcriptie

1 Stappenplan Stappenplan voor het roosteren van ouderavonden Hieronder zijn puntsgewijs de stappen beschreven die doorlopen worden bij het maken van een planning voor een ouderavond. Er is kort aangegeven welk pad door de menu-items in de software genomen moet worden om op de juiste schermen uit te komen en/of welke handelingen verricht dienen te worden. 1. Opstarten software en maken nieuw PTS bestand a. Start Protas.exe b. Kies Nieuw PTS of Open PTS c. Hoofdscherm geeft informatie over stand van zaken o.a. in regel Prioriteit. 2. Rooster importeren (Tip: gebruik opgeschoond roosterbestand) a. Afhankelijk van het gebruikte roosterbestand kies je voor UDM importeren of Untis importeren. Een rooster is niet nodig als er maar een lesverdeling in zit oftewel een docent op de lesgroep. b. Door importeren van het rooster komen de leerlingen, docenten en de lokalen in Protas. c. Is er geen roostersoftware kies dan voor Adminstratiebestand importeren. Er zullen dan geen leerling - docent combinaties gelegd worden en deze moet je later zelf invoeren. d. Nodig is een.txt bestand met 1 kopregel en de gegevens llnnummer, voornaam, tussenvoegsels, achternaam, klas, straat, huisnummer, postcode, woonplaats. Klas is nodig om de link te maken tussen leerling en docent. e. In de importwizard dienen de kolommen aan elkaar gekoppeld te worden > labelen. f. Bij import van een UDM bestand of een Untis bestand komen alle of een deel van de leerlingen mee. Dit is aan te vullen en/of te synchroniseren door import van een administratiebestand. g. Leerlingeninformatie is te zien in de UDM stand bij Leerlingen(domein) en via of de knop Doc,lln,lok 3. Bewerken data en tijden van gesprekken aangemaakt: zermelo roostermakers info@zermelo.nl 1/8

2 a. Klik op de knop data en tijden b. Standaard 1 avond aanwezig, extra avonden invoeren door letter in blanco regel, daarna naam aanpassen. c. Datum van iedere dag moet verschillend zijn. d. Is er ook een middag dan moeten de gesprekstijden het hele tijdstraject bestrijken en later wordt een deel van de dag afgeblokt. e. Tijden automatisch generen is snelle invoer. Begintijd, aantal gesprekken, gespreksduur, pauze tussen 2 gesprekken. f. Gesprekken ook handmatig toe te voegen, maar weghalen van laat naar vroeg. Wel eenvoudig opnieuw te genereren. 4. Stamklassen a. Dit overzicht laat de structuur van afdelingen en stamklassen zien. b. Als er een UDM of Untisrooster is ingelezen, is dit gevuld maar als er alleen een administratiebestand is, kan men hier de structuur bouwen. 5. Docenten, Leerlingen, Lokalen a. Klik op de knop Doc lln lok b. Drie tabjes voor Docenten, Leerling en Lokaalinformatie c. Via klikken in kolom zijn elementen te verwijderen. d. Met de knop Maak nieuw element kunnen elementen toegevoegd worden en/of met de knop Lezen uit bestand een importwizard gestart worden. e. Tab Leerlingen. Eventueel een nieuwe leerling aanmaken voor gescheiden ouders die een ander adres hebben en beide op gesprek willen komen ( onder menu Opties leerling klonen kan dit ook maar let op de klas wordt niet altijd juist overgenomen. Dit nog handmatig aanpassen. Veiliger is dan zelf een nieuw element invoeren). f. Tab docent geeft parameters. Standaard worden er in een reeks van 6 gesprekstijden 4 gevuld (dus pauze/uitloop). Deze pauzewensen kunnen ook in venster van Roosteren bewerkt worden. g. Tab lokalen standaard op 1 tafel. Bij meer tafels kan dat lokaal later dus vaker ingezet worden op dezelfde tijd. 6. Stamklas per dag aangemaakt: zermelo roostermakers info@zermelo.nl 2/8

3 a. Klik op de knop Stamklas per dag b. Door klik (en sleep) kunnen blokkades gegeven worden voor klassen die op een bepaalde dag niet uitgenodigd gaan worden. Zo kan een splitsing gemaakt worden in bijv Onderbouw en Bovenbouw momenten. Dit voorkomt spreiding voor docenten over meerdere dagen. c. Elke stamklas moet minstens 1 avond hebben d. Hoe meer avonden voor iedereen beschikbaar hoe beter een gezin voor alle kinderen op 1 avond gepland kan worden. 7. Gezinnen formeren a. Klik op de knop Gezinnen b. Leerlingen met hetzelfde nummer in de kolom GEZIN NUMMER behoren tot hetzelfde gezin en de afspraken zullen zoveel mogelijk bij elkaar gepland worden. c. Gezinsnummers zijn handmatig in te voren in de kolom maar beter is gezinnen automatisch te laten toewijzen aan de hand van gegevens d. Beste keuze voor gezinsplanning is Postcode + huisnummer e. De automaat vult aan op de handmatige invoer en vrij nummer wordt bovenin weergegeven. Sorteer op GEZIN NUMMER geeft inzicht in gezinssamenstelling. 8. Leerling - Docent a. Klik op de knop Leerling-Docent b. Tab per stamklas en Tab per leerling. Allen Tab stamklas is te bewerken c. Opschonen door vakken weg te halen waarvoor geen oudergesprek zal zijn bijv. LO of Tekenen etc. (Tip: opschonen in het udm door lessen lesgroepen en vakken weg te halen van vakken die niet meedoen is vaak sneller dan hier vak voor vak opschonen) d. Let op bij gecombineerde lessen in het rooster worden alle docenten toegevoegd aan alle vakken die bij de les genoemd stonden. e. Door rechts te klikken wordt de laatste invoer herhaald. Let op: Er is geen annuleer of herstelknop! 9. Uitnodigen ouders via uitnodigingsbrieven a. Klik op de knop Uitnodigingsbrieven aangemaakt: zermelo roostermakers info@zermelo.nl 3/8

4 b. Met tekstbestand UitnodigingsbriefOuders.txt wat in dezelfde map staat als het programma Protas kan de tekst aangepast worden. c. Selecteer eventueel op afdeling/klas/leerling. d. Sorteer eerst op bijv achternaam voor alfabetisch sorteren. 10. Uitnodigen ouders via uitnodigingsbrieven met mailmerge a. Klik op de knop Uitnodigingsbrieven b. De leerlingen kiezen en sorteren waarvoor brieven gemaakt moeten worden c. Kies de knop Mail Merge Ouders en er wordt gevraagd waar het bestand ProtasUitnodiging.txt weggeschreven moet worden. d. Open dit bestand in Excel en sla het op als een.xls met dezelfde naam. e. Het bestand Uitnodigingsbrief.doc (naast Protas.exe) evt kopiren en bewerken en opslaan naast het ProtasUitnodigingen.xls. f. Open Uitnodigingsbrief.doc en voeg bestanden samen. 11. Uitnodigen ouders via website a. Provider moet php ondersteunen b. Bestanden index.zsb en leerlingpagina.zsb zijn te bewerken naar eigen inzicht (voor websitebouwers ook met html.tags) en moeten naast Protas.exe staan. c. Onder het menu Opties > instellingen > protasinstellingen moeten de volgende instellingen correct ingevoerd worden: adressen voor foutmeldingen, backup en gesprekken Adres van de server voor inkomende mail Poortnummer van de server voor inkomende mail Gebruikersnaam voor de mail account Wachtwoord voor de mail account d. Klik op de knop website schrijven e. Selecteer de klassen waarvoor een website geschreven moet worden met de knop Website voor het inschrijven f. Er wordt een lijst met pincodes weggeschreven naast de Protas.exe en een map PROTAS waar de website in staat. Deze moet gepload worden naar de webserver van de school. 12. Blokkeren gespreksmomenten voor docenten en gezinnen aangemaakt: zermelo roostermakers 4/8

5 a. Raster per dag met tab voor Docent en Gezin. b. Blokkades invoeren door Klik, Klik+sleep, klik op regelkop voor horizontale blokkade, shift+klik op kolomkop voor verticale blokkade c. Opmerkingen van ouders komen in de kolom nadat de aanvragen opgehaald zijn van de webserver. Eventuele blokkades van gezinnen kunnen dan in dit scherm worden verwerkt. Via knop Verwijder alle opmerkingen of verwijderen markering ## zijn deze weg te halen. 13. Gesprekken invoeren (handmatig) en inlezen vanaf website a. Klik op de knop Gesprekken b. Menu Internetkoppelingen > s lezen uit een bestand of uit meer bestanden is de methode als gekozen wordt om de aanvragen in een eigen mailbox te ontvangen c. Knop Mail direct van server leest gespreksaanvragen in die op de server bij de provider staan en niet in een eigen mailbox zitten. d. Met knop Toon opmerkingen kunnen opmerkingen voor de vakdocent ingevuld op de website getoond worden, deze worden ook afgedrukt bij het rooster voor de docent later. e. Selectie maken via Afdeling, Stamklas, Leerling f. Per leerling is aangegeven welke docenten en welke vakken er zijn g. Klik op docent om gesprek te maken h. Verander de 1 in een 2 in de kolom mult. voor dubbelgesprek i. Control + klik op 2 docenten in docentselector (rechterkant) voor een gesprek met meer docent j. Verwijder een gesprek door erop te klikken k. Fixed aan/uit klikken zorgt voor fixatie geroosterd gesprek of niet inroosteren nog niet geroosterd gesprek l. Tijdwens-definities zijn verkorte invoermogelijkheden van blokkades. Tijdwensen zijn zelf te maken en met leerling aan/uit te klikken 14. Gesprekken verdelen over de dagen a. Klik op de knop Verdelen b. 3 tabjes Gesprek, Docent, Gezin met kolommen n (=gespreksnummer) g (=gezinsnummer) d (=docent) A: aantal gespreksmomenten docent B: aantal gesprekken docent C: aantal gespreksmomenten gezin D: aantal gesprekken gezin E: naam gezin/docent aangemaakt: zermelo roostermakers info@zermelo.nl 5/8

6 c. Handmatig dag kiezen door in kolom te klikken d. Klikken op leerling fixeert het gesprek en wordt niet geroosterd. e. Knop Automatisch verdelen over de avonden werkt aanvullend f. Knop Instellingen voor aanpassen strafpunten (indien nodig) g. Knop Controleer op onmogelijkheden h. Knop Pauzewensen voor aanpassing indien nodig 15. Gesprekken roosteren a. Klik op de knop Roosteren b. Pauzewensen voor docenten en gezinnen instellen c. Automaat Grondig en daarna Optimaliseren d. Eventueel handmatig (ver)plaatsen: Selecteer een gesprek en rechts tussen de groene balken verschijnt het gesprek. Boven groene balk alle overige gezinnen voor de docent, onder de groene balk alle overige docenten voor het gezin e. Fixeren met shift+klik f. Hoge urgentie eerst plaatsen. Door iedere plaatsing kan de urgentie van de andere gesprekken wijzigen g. Bij Overzicht is een overzicht per docent en gezin op te vragen 16. Lokalen roosteren bij gesprekken a. Klik op de knop Lokalen b. Lokalen invoeren kan per docent of per gesprek. Bij invoeren per docent wordt ruimte van 3 gesprekken aangehouden bij gebruik van hetzelfde lokaal maar deze marge is aan te passen c. Als er gefixeerde gesprekken zijn moet eerst de fixatie eraf gehaald worden. Deze kan later weer ingezet worden maar is meestel niet nodig omdat de automaat niet meer aangezet zal worden. Alle aanpassingen zullen nu handmatig gaan. d. Klik lokaal aan bij een docent. Met = wordt nu dit lokaal geblokkeerd voor andere docenten die binnen 3 gespreksmomenten zitten e. Als er meer tafels per lokaal zijn dan zijn er ook meer docenten te plaatsen in dat lokaal 17. Roosters afdrukken voor verspreiden a. Roosters voor ouders, docenten en overzicht aangemaakt: zermelo roostermakers info@zermelo.nl 6/8

7 b. Roosterbrieven ouders (RoosterbriefOuders.txt) werkt identiek aan standaard uitnodigingsbrief wat selecteren leerlingen betreft c. Selecteer docenten en druk af d. Mailmerge ouders en mailmerge docenten mogelijk. Bijgaande standaardbrieven worden meegeleverd naast Protas.exe en zijn zelf te bewerken. Voor werkwijze mailmerge zie 11. e. Overzichtsrooster met tab voor Docent, gezin en lokaal en tab voor de verschillende dagen. Per tab wordt een raster getoond met de tijden en de gespreksinformatie gezinsnummer, docent en lokaal. Mbv de rechtermuisknop kunnen deze overzichten worden geprint. 18. Roosters wegschrijven op website a. Klik op de knop Schrijven Website b. Selecteer de klassen waarvoor een website gemaakt moet worden. c. Kies voor Website met rooster d. Filter alleen gesprekken aan/uit zorgt ervoor dat er geen website wordt weggeschreven als er geen gesprekken zijn voor een leerling e. Met adresinfo aan/uit zorgt er al dan niet voor dat het adres van de leerling meegegeven wordt naar de website. f. Het html selectiescherm biedt de mogelijkheid een website te maken met of zonder logincodes. Dit is dan dezelfde pincode als eerder aangemaakt. g. In het planningsscherm voor website kunnen nog regels of kolommen uitgeschakeld worden en kan de volgorde bepaald worden. h. Na ok wordt gevraagd om een directory. Deze is zelf te bepalen. De inhoud van de directory dient op de website geplaatst te worden (FTP) 19. TIPS a. Bepaal vooraf hoe de verspreiding van uitnodigingen en roosters plaats vindt. Gaat dat via uitdraaien of via de website b. Bij gebruik van website bepaal dan of er een -inbox gemaakt moet worden speciaal voor de aanvragen en de back-up en of er gebruik wordt gemaakt van inlezen direct van de server. c. Bespreek dit tijdig binnen de school met de ICT afdeling en doe tijdig een test of alles werkt naar wens d. Maak een goed tijdschema zodat er voldoende tijd is om alles uit te delen, in te leveren en te verwerken. e. Alle standaard meegeleverde brieven zijn naar eigen inzicht aan te passen. Doe dit tijdig en test het effect. f. Bepaal vooraf wat en wie er meedoet aan de ouderavond. Maak duidelijke afspraken over beschikbaarheid van docenten, verdeling van lokalen etc. Is iedereen van de uitgangspunten op de hoogte. g. Schoon eventueel een roosterbestand op voordat je het inleest. h. Maak vooraf een plan of ouders tijdwensen mogen indienen en wat er moet gebeuren als er dan afspraken niet gepland kunnen worden. aangemaakt: zermelo roostermakers 7/8

8 aangemaakt: zermelo roostermakers 8/8