Etiketten/Enveloppen

Transcriptie

1 Etiketten/Enveloppen Je wilt gekochte etiketten/enveloppen door de printer laten voorzien van gegevens en dan die etiketten ter versturing ergens op (briefkaarten of enveloppen) plakken. Dat kan op een tijdrovende en een minder tijdrovende manier. Laten we beginnen met de tijdrovende manier: definieer je etiketten in Word en typ elk etiket afzonderlijk met de gewenste gegevens in. Klaar?, dan printen maar. Volgende keer: oeps vergeten op te slaan of veel wijzigingen: dan maar opnieuw. Dit willen we niet. We willen iets dat steeds opnieuw bruikbaar is en waar wijzigingen aanbrengen een niet al te moeilijke klus is. De oplossing is Mailmerge: het combineren van database gegevens met etiketten of enveloppen of met brieven. In Word 2010 en 2007 vind je alles voor het mailmergen via het lint Verzendlijsten. (in 2003 en eerder via Extra enz. en een speciale werkbalk) Resultaat een hierop aangepast lint met pictogrammen: Op het lint Verzendlijsten zijn nog niet alle pictogrammen bruikbaar, maar de noodzakelijke zijn klaar voor gebruik. Wat je ook wilt, je moet je bron: de database aanmaken/wijzigen en je doel: etiketten/enveloppen/brieven definiëren voordat je gaat samenvoegen. In Word is het bedoeling dat je eerst het begindocument definieert: dus bv etiketten en dan gaan we door met de bron: de database. Mij maakt het niet uit met welk programma je jouw database maakt Excel of Access of Word-, als dat maar doet wat jij wilt. Belangrijker is dat je bij de aanmaak eerst goed nadenkt waarvoor je de database wilt gebruiken en wat je wilt vastleggen: van simpelweg naam en adres tot tel.nummers en geboortedata, adres etc. Ik maak gemakshalve want in beeld en actief- gebruik van Word zelf om de database aan te maken en later ook te bewerken. Wat ik zeker in de database wil hebben is: titel, voorletter, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, land. Dit noemen we de velden. Hebben we van één persoon de velden gevuld, dan hebben we een record (kaart) klaar. Al jouw eigen gegevens in het telefoonboek beslaan dus één record!!

2 We gaan starten: Drukken we op het driehoekje: dan kun je, als je ervaren bent, rechtstreeks kiezen voor bv. etiketten of enveloppen, of je gaat aan het handje mee met: Stapsgewijze wizard afdruk samenvoegen. We nemen de wizard:

3 En krijgen een speciaal taakvenster met stappenplan aan de rechterzijde. In ons geval selecteren we natuurlijk etiketten. In stap 2 zien we meteen dat ons A4-tje gewijzigd dient te worden in een blad dat geschikt is voor labels, etiketten. Kies dan ook voor labelopties om het juiste formaat aan te geven.. Ik heb in huis: Herma no. 4453: (=70x36) 24 stuks op A4. Vind je dat die te weinig ruimte biedt, kies dan bv. voor de aanschaf van Avery L7666 (=70x56) Je ziet dan dat op je scherm de aanpassing plaatsvindt: het zijn kolommen zichtbaar te maken met de kolomaanwijzerspijl. Na deze stap komt het grote moment: adressen selecteren, dus database! Heb je er een, dan kun je met Bladeren de database aanwijzen om gebruik van te maken. (dat kan dus een.xls of.xlsx of.mdb zijn) Heb je geen database, dan moet die nu gemaakt worden, dus kies je een nieuwe lijst typen en vervolgens verschijnt er Maken. Die kies je dan. Er verschijnt een klein dialoogvenster: Door op de titelbalk dubbel te klikken maximaliseer je het venster tot bruikbare proporties. Een aantal samenvoegvelden zijn al zoals je ziet benoemd. De veldnamen oftewel kolommen kun je via de knop aanpassen aan jouw wensen. Ik zie dus graag: Dhr. en mevr. R.E. Fallaux de Bleker BC Veldhoven

4 Mijn samenvoegvelden maak ik daar dus minimaal geschikt voor. Er ontbreekt dus zeker nog: tussenvoegsel en voorletters. Overbodig vind ik in ieder geval adresregel 2. Wil je meer in de database opgenomen hebben, doe het dan nu, want spijt kost later tijd! De driehoekjes naast de veldnamen zijn nu nog van geen belang. En dan begint het inkloppen van de gegevens. Ben je ermee eindelijk klaar, dan kun je op Ok drukken. In een dialoogvenster moet je dan eerst de database een naam geven en opslaan. Het wordt dan een.mdb bestand, dat altijd ook via Verzendlijsten in Word aangepast en bewerkt kan worden.( kijk maar in het taakvenster!) Let meteen al op de valstrikken van samenwonenden en of functionarissen!!! (zie oma s mdb!!) Ga hierna naar de stap Labels schikken. Er zijn al kant-en-klare happen, maar die doen niet wat ik correct vind en echt wil. Daarom kies ik meteen voor meer items. Ik krijg dan het volgende dialoogvenster: en selecteer en voeg in in de juiste volgorde. Daarna is het: spaties en harde returns aanbrengen. Is dat allemaal naar wens dan kies je voor: Alle etiketten bijwerken. Via de stap Label voorbeeld zien we de gevolgen. Is alles naar wens, dan rest de Stap: samenvoeging voltooien en we kunnen beginnen met afdrukken. Ben je al wat meer ervaren, dan heb je de wizard niet nodig en kun je volledig gebruik maken van het lint en de opties die daar onder muisbereik liggen!! Zie volgende pagina s voor het maken van etiketten etc. met behulp van het lint.

5 Zonder de wizard Na OK verschijnt het juiste formaat in kolomvorm in beeld.

6 Dan de database: eerst selecteerknop, dan keuze nieuw of bestaand. Dan komt weer dit venster al of niet gevuld: (maximaliseren door op de titelbalk dubbel te klikken; terug naar oorspronkelijk formaat opnieuw dubbel op de titelbalk!) Na aanmaak, of selectie of via kun je wijzigingen aanbrengen of een filter toepassen in de bestaande database, daarna druk je op Ok en je blad wordt met records gevuld!

7 Nog steeds zie je niets van de gegevens terug, want nu moet je aangeven welke velden je wilt terugzien. Dat kun je doen door op deze knop te drukken waarna de velden van jouw gekozen database zichtbaar woorden en waaruit jij je keuze maakt. Elk veld dat met linkermuisknop geselecteerd is, verschijnt op het record. Maak je nog geen zorgen om spaties en regels: dat komt pas wanneer jij klaar bent met de velden: Na spatie en harde returns: Maak je nog steeds geen zorgen om de opmaak, want de naam van een veld kan al groter zijn dan de werkelijke inhoud! (denk bv. aan wel of geen tussenvoegsel!)

8 Door nu op Etiketten bijwerken in het lint te drukken zie je dat de etiketten net als de eerste gevuld worden. Het voorlopige resultaat krijg je te zien door op deze knop te drukken: en vervolgens kun je de voorbeelden bekijken met behulp van deze knoppen: Resultaat: Bevalt het, dan als laatste stap: 9 december 2010