Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

Transcriptie

1 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen 15.0 Inleiding Afdrukken samenvoegen wordt vaak gebruikt om een aantal soortgelijke documenten te maken, die gegevens bevatten die afkomstig zijn uit een apart document of een externe lijst zoals een database, spreadsheet of een Outlook-contactpersonenbestand. De lijst met gegevens wordt gecombineerd met standaardtekst, meestal om brieven te versturen naar meerdere ontvangers. Brief, , envelop, etiket, adreslijsten Lijst met gegevens 15.1 Adresboek Als je een enkele brief wilt versturen naar één van je Outlook-contactpersonen, is het misschien niet nodig om afdruk samen voegen te gebruiken. Word heeft een Adresboek knop die je adressen vanuit Outlook laat selecteren en invoegen. Klik gewoon met de rechter muisknop in de Werkbalk Snelle Toegang en kies Werkbalk Snelle Toegang aanpassen, Meer opdrachten: Opdrachten die niet in het lint staan en Adresboek zou ergens bovenaan moeten staan. Selecteer het, klik op Toevoegen om het toe te voegen aan je Werkbalk Snelle Toegang. Je kunt het dan gebruiken om een contactadres in te voegen in je document Excel with Business 1 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

2 15.2 Afdruk samenvoegen Als je bekend bent met de manier waarop afdruk samenvoegen werkt, kun je gewoon de opties op het tabblad Verzendlijsten op het Lint kiezen, om je eigen samenvoeging te maken. Er zijn ook twee andere opties. De knop Afdruk samenvoegen starten geeft je optie om de Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen te gebruiken. Dit geeft opdrachtvensters weer die je stap voor stap door het proces heen leiden, en is gebaseerd op de methode uit oudere versies van Word. Wij zullen de andere optie gebruiken, het van links naar rechts doorwerken van het tabblad Verzendlijsten op het lint: Afdruk samenvoegen starten Deze knop laat ons het type document kiezen dat we samen willen voegen met ons gegevensbestand of lijst. We zouden een serie etiketten of enveloppen voor een grote mailing kunnen maken, een of een brief met namen en adressen en andere details of een adreslijst. Een adreslijst is een document dat de verschillende gegevensrecords in onze lijst op een pagina plaatst, in plaats van op verschillende pagina s. Je kunt bijvoorbeeld een adreslijst gebruiken om een lijst met namen en telefoonnummers of adressen samen te stellen. We gebruiken een brief als voorbeeld: De volgende stap is Adressen Selecteren. Er zijn drie opties: Nieuwe lijst typen laat je een nieuwe lijst met adressen maken door de details een voor een in te voeren. Deze lijst wordt dan opgeslagen als een database-bestand, waaraan de brief wordt gekoppeld Excel with Business 2 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

3 Bestaande lijst gebruiken laat je navigeren door een bestaand document, tekstbestand, een database of spreadsheet dat de adresgegevens bevat, logisch geordend in een lijst; Selecteren uit Outlook-contactpersonen laat je kiezen uit je Microsoft Outlook contactpersonen-mappen, en koppelt je brief aan alle contactpersonen of een selectie van contactpersonen. We koppelen onze brief aan de lijst van Klanten in de Microsoft voorbeelddatabase: Noordenwind. Welke methode om geadresseerden te selecteren we ook kiezen, de knop Adreslijst bewerken geeft de informatie die we gekoppeld hebben weer als een tabel: De kolomkoppen van onze lijst worden gebruikt om de samenvoegvelden te identificeren. Naast het selecteren en deselecteren van individuele ontvangers, is er een serie opties om onze lijst van geadresseerden te sorteren, filteren en te beheren voor het samenvoegen van onze afdruk. Velden beschrijven en invoegen Ons lege document is aan onze lijst gekoppeld, nu moeten we het document zelf aanpassen. Het document wordt een combinatie van gewone tekst en velden die vervangen zullen worden door inhoud van de lijst wanneer we uiteindelijk samenvoegen. We beginnen met het adres. We zouden het als een serie individuele velden kunnen invullen, maar Word heeft de mogelijkheid om een heel Adresblok in één keer in te voeren. Dit omvat de optie om het veld per land Nooit, Altijd of alleen als er verschil is met een bepaald land toe te voegen, en om de opmaak in te stellen van de naam van de ontvanger, en een voorbeeld te geven: 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

4 Hier wordt geprobeerd om een serie vooraf ingestelde adresvelden te vergelijken met en te koppelen aan velden in de gegevens. Je kunt vergelijkingen maken of aanpassen met de knop Velden Vergelijken: De keuzelijstknop naast elke regel van de Vereist voor adresblok -sectie toont het veld in je gegevenslijst zodat je het juiste veld kunt kiezen. De knop Begroetingsregel werkt op eenzelfde manier als het Adresblok en wordt gebruikt om de aanhef van de brief te bepalen. Opnieuw is er een knop Velden Vergelijken en een terugvaloptie voor als er geen geldige naam voor een geadresseerde voor dat record in de gegevenslijst staat: 2012 Excel with Business 4 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

5 Voorbeeldresultaat Als we het Adresblok en de Begroetingsregel gebruiken, ziet onze brief er nu ongeveer zo uit: De dubbele pijlen aan het begin («) en einde van het veld (»), laten de Wordsamenvoegvelden zien waar de informatie uit onze lijst wordt geplaatst. We kunnen klikken op de knop Voorbeeld van het resultaat om te zien hoe onze brief eruit gaat zien: 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

6 Naast het wisselen van de weergave van de veldcodes van de inhoud, bevat de groep Voorbeeld van het resultaat op het tabblad Verzendlijsten knoppen om door elk gegevensrecord in de gekoppelde lijst te bladeren, om Geadresseerde zoeken of om Automatisch controleren op fouten. Voltooien Zodra we tevreden zijn met de inhoud van onze brief en dat het samenvoegen van de afdruk de gegevens uit onze lijst invoegt zonder problemen, kunnen we individuele ontvangers zoeken via de Voorbeeld van het resultaat opties en hun brieven één voor één afdrukken met de normale printopdrachten in Word, of we kunnen de knop Voltooien en samenvoegen in de Voltooien groep gebruiken om meerdere brieven te af te drukken. Er zijn drie opties: Afzonderlijke documenten bewerken maakt een apart nieuw document met aparte pagina s voor elk van de ontvangers uit de lijst. Individuele pagina s van dit document kunnen dan aangepast worden, en als geheel afgedrukt. Documenten afdrukken maakt geen nieuw document aan, maar stuurt in plaats daarvan meerdere brieven direct naar de printer. Het geeft je de mogelijkheid om de gegevensrecords Van een bepaald record Tot een bepaald record te kiezen, of alleen het huidige record af te drukken. berichten verzenden zorgt ervoor dat je de brief kunt verzenden als zolang je adressen hebt in de onderliggende gegevenslijst. Je kunt kiezen om de brief als normale tekst, als HTML , of als een bijlage van een te verzenden: 2012 Excel with Business 6 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

7 Geavanceerd Afdruk samenvoegen Om te beginnen, gebruikten we het Adresblok en Begroetingsregel opties. We kunnen velden voor het samenvoegen ook individueel invoegen met de knop Samenvoegvelden invoegen. Dit laat een lijst zien met velden en we kunnen ze hier apart kiezen om ze in te voegen in ons document. Als je een groep velden onder elkaar nodig hebt, hoef je niet steeds te wisselen van de invoeglijst naar het document: het kan sneller zijn om ze achter elkaar in te voegen, en er daarna alinea s, of in dit geval, aparte regels, van te maken: Hoewel velden meestal ingevoerd worden door middel van de knop Samenvoegvelden invoegen, moet je soms een veld op een bepaalde manier veranderen. Je wilt misschien de opmaak van een datum of getal-veld wijzigen, een berekening maken in een veld, of de inhoud van een document aanpassen op basis van een waarde in een veld. Opmaak We beginnen met het opmaken van een veld. Als je al weet hoe de verschillende veldopties werken, kun je gewoon de vereiste details in bestaande velden invoeren, maar zo niet, vind je het misschien eenvoudiger om een voorbeeldveld te maken en delen ervan in je echte veld te plakken. Hier hebben we een datum van een abonnementenlijst ingevoerd. We willen het op een specifieke manier opmaken om het in onze brief in te voeren. We hebben een normale Word datum ingevoerd via het tabblad Invoegen, Tekst, Datum en Tijd, 2012 Excel with Business 7 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

8 Automatisch bijwerken en de juiste opmaak gekozen. We kunnen de code achter onze velden zien door met rechts te klikken in een veld en Andere veldweergave te kiezen. We hebben dit gedaan met ons datumveld uit de abonnementenlijst en met ons automatische datumveld, en daarna het gedeelte dat de opmaak instelt, gekopieerd van het datumveld naar het einde van het samenvoegveld. Het voor en na, en codes en resultaten worden hier vergeleken: Let op: In Word worden velden niet automatisch bijgewerkt als je ze verandert. Om het effect te zien van de toevoeging de opmaakcode aan je veld, moet je niet alleen met rechts klikken en Andere veldweergave kiezen, maar ook met rechts klikken en Veld bijwerken kiezen of de F9 knop gebruiken om het veld opnieuw te berekenen. Berekeningen Je kunt berekeningen aan Word-velden toevoegen, inclusief samenvoegvelden. Nogmaals, het kan eenvoudiger zijn om te beginnen met een formuleveld vanuit het tabblad Invoegen, Tekst groep, Snelonderdelen, en dan via het dialoogvenster Veld je samenvoegveld te plakken: Voorwaardelijke velden Als laatste gaan we terug naar de Velden Beschrijven en Invoegen groep op het tabblad Verzendlijsten en de knop Regels. Hoofdstuk 24 - Formulieren en formuliervelden zal een aantal geavanceerde veldopties bespreken als Vragen en Invullen, dus voor nu kijken we 2012 Excel with Business 8 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen

9 alleen naar de Als Dan Anders optie. Hier hebben we een alternatieve tekst opgezet afhankelijk van het feit of de abonnee in Engeland woont: Voor abonnees waar het Land-veld gelijk is aan UK, wordt de volgende tekst ingevoegd: Please pay by Paypal Voor andere klanten wordt dit vervangen met: Gelieve te betalen 2012 Excel with Business 9 Hoofdstuk 15: Afdruk samenvoegen