Handleiding Easy Rolodex Merge Add-on

Transcriptie

1 Handleiding Easy Rolodex Merge Add-on Inhoudsopgave 1. Inleiding Overzicht beschikbare samenvoegvelden Voorbeelden Nieuwe templates aanmaken...8 Nieuwe template aanmaken voor Office 2007/ Nieuwe template aanmaken voor Office Nieuwe templates aanmaken op basis van bestaande templates Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 1

2 1. Inleiding Beschrijving: Wat is Afdruk samenvoegen? Afdruk samenvoegen is een functie van Microsoft Word. U kunt hiermee algemene informatie, zoals een standaardbrief, samenvoegen met variabele informatie (bijvoorbeeld velden uit adresgegevens van Easy Rolodex). Op die manier kunt u documenten maken die bijna volledig identiek zijn: Het hoofdgedeelte van het document is hetzelfde, maar toch is het document aangepast aan bepaalde adresgegevens in de database. Bij het samenvoegen komen drie hoofdonderdelen kijken: Het hoofddocument dat de algemene informatie bevat: tekst en afbeeldingen. Het hoofddocument bepaalt tevens de vorm van het uiteindelijke samengevoegde document, bijvoorbeeld: Een standaardbrief, enveloppen of etiketten. Dit document noemt men ook wel de template Het gegevensbestand dat de variabele informatie bevat, zoals een lijst met namen en adressen Het samengevoegde document dat een combinatie van standaardtekst en variabele informatie bevat. Het hoofddocument bevat de standaardtekst en de afbeeldingen die in elke versie van het samengevoegde document worden opgenomen. In het hoofddocument neemt u speciale instructies op, de zogenaamde samenvoegvelden. Hiermee geeft u aan waar de variabele informatie moet worden ingevoegd. Tijdens het samenvoegen van de informatie uit het gegevensbestand en het hoofddocument worden de samenvoegvelden vervangen door de variabele, persoonlijke informatie. Het resultaat hiervan is een samengevoegd document met een combinatie van standaardtekst en variabele informatie. Vanaf Microsoft Office Word 2003 en hoger wordt deze Easy Rolodex Add-on volledig ondersteund. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 2

3 2. Overzicht beschikbare samenvoegvelden (Merge velden) Alle velden in Easy Rolodex kunnen worden gebruikt voor het aanmaken van een template. Hieronder vindt u een overzicht van de veldnamen en de samenvoeg veldcode (Merge veld). NB: Sommige Merge velden zijn samenvoegingen van bestaande velden. Merge veld: Beschrijving: Opmerking: DB Database veldnaam Dit is de code welke is ingevoerd ACTUEEL Actueel vinkveld Wordt weergegeven als Ja of Nee VAKANTIE Vakantie vinkveld Wordt weergegeven als Ja of Nee KERST Kerst vinkveld Wordt weergegeven als Ja of Nee VARIABEL Variabel vinkveld Wordt weergegeven als Ja of Nee VOORL Voorletter Voorletter TUSSENV Tussenvoegsel Tussenvoegsel NAAM Naam Achternaam TAV T.a.v. Adressering POSTADRES Adresveld 1 Adres 1 POSTADRES2 Adresveld 2 Adres 2 POSTCODE Postcode Postcode PLAATS Plaatsnaam Plaatsnaam TELEFOON1 Telefoon 1 Telefoon 1 TELEFOON2 Telefoon 2 Telefoon 2 FAX Fax Fax LAND Land Weergave land benaming adres veld URL Website naam WWW veld MUTDATUM Mutatiedatum De mutatiedatum van het adres record ADRMEMO Memo Memo veld LADRVAR1 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties LADRVAR2 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties LADRVAR3 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties LADRVAR4 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties LADRVAR5 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties LADRVAR6 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties LADRVAR7 Label van variabele Zelf te bepalen label bij Opties ADRVAR1 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele ADRVAR2 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele ADRVAR3 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele ADRVAR4 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele ADRVAR5 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 3

4 ADRVAR6 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele ADRVAR7 Waarde van variabele Ingevoerde waarde variabele VAR1COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde VAR2COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde VAR3COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde VAR4COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde VAR5COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde VAR6COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde VAR7COMPL Samenvoeging van label en Label + : + waarde variabele ingevoerde waarde PERSONEN Samenvoeging van alle personen in huishouden met geboortedatum Aliasnaam + (geb. datum) of Aliasnaam + (dag-maand) Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 4

5 3. Voorbeelden Hieronder vindt u een beschrijving van 3 verschillende templates: 1. Etiketten 2. Lijstweergave 3. Brief weergave 1. Etiketten: Het eindresultaat van de template Avery 6092 Etiketten Compleet.doc is: Als de template zelf in Word wordt geopend ziet dit er als volgt uit: We zien hier de merge velden welke zijn weergegeven in hoofdstuk 2. Als we voor een merge veld een tekst willen hebben kan dit gewoon worden ingetypt, bijvoorbeeld Tel 1: staat voor het merge veld <<TELEFOON1>> Belangrijk! Als we repeterende data willen weergeven op een document dient het standaard merge veld <<Volgende record>> te worden toegevoegd voor iedere opvolgend record! Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 5

6 Dit is geen Easy Rolodex merge veld maar een standaard Word veld, het toevoegen van dit standaard Word merge veld wordt beschreven in het volgende hoofdstuk. 2. Lijstweergave: Het eindresultaat van de template Adressenlijst.doc is: Als de template zelf in Word wordt geopend ziet dit er als volgt uit: Ook hier zien we de merge velden van Easy Rolodex. Tevens weer een Word standaard merge veld <<Volgende record>> voor repeterende data vanaf regel Brief weergave: Het eindresultaat van de template Persoonlijke brief.doc is: Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden Pagina 6

7 Als de template zelf in Word wordt geopend ziet dit er als volgt uit: Naast de standaard merge velden zien we ook nog dat in dit voorbeeld gebruik is gemaakt van een tabel zonder randweergave bovenin bij de afbeelding en afzender. Opmerking: In deze template is geen veld <<Volgende record>> voor repeterende data nodig. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden Pagina 7

8 4. Nieuwe template aanmaken Er wordt nu beschreven hoe we een nieuwe template aan kunnen maken. Let op! De hieronder beschreven procedure is gebaseerd op Office Word 2007/2010 en voor Office Word Benodigd: - Een leeg Word document (dit wordt de nieuwe template) - Een voorbeeld samenvoegbestand (met voorbeeld data) Easy Rolodex heeft een voorbeeld samenvoegbestand beschikbaar in de Merge folder van de Easy Rolodex installatie. Dit voorbeeld bevat de volgende data: Het bestand genaamd ERMergeVoorbeeld.txt bevat alle hierboven benoemde velden en bevindt zich dus in de Merge Folder. Dus (bij standaard installatie) in C:\Program Files\Easy Rolod odex 3.2\Merge. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 8

9 Nieuwe template aanmaken voor Office 2007/2010 Start Word op en kies Verzendlijsten, daarna Afdruk Samenvoegen starten, kies Brieven : Daarna Adressen selecteren en kies Bestaande lijst gebruiken Via de popup Gegevensbron selecteren navigeren we naar de Merge folder van de Easy Rolodex installatie en kiezen we het bestand ERMergeVoorbeeld.txt Het volgende scherm zal verschijnen: Behoud de tekstcodering Windows en klik op de knop OK Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 9

10 Het samenvoegbestand (met voorbeeld data) is nu gekoppeld aan het lege document, we kunnen nu de brief op gaan maken met gebruik van variabelen. Om een samenvoegveld te gebruiken typen we bijvoorbeeld tekst en kiezen daarna via de knop Samenvoegvelden invoegen een merge veld, hier als voorbeeld TAV Het resultaat is dan: Wil men nu kijken hoe dit er in werkelijkheid na samenvoegen uitziet dan klikt u op de knop, hierna ziet en het resultaat: Het document kan verder worden bewerkt. Indien men klaar is met document handelt men als volgt, klik op de knop Afdruk samenvoegen starten en kies Normaal Word-document. De koppeling met het samenvoegbestand is nu verbroken Sla dit document nu op in de Merge folder van de Easy Rolodex installatie. U heeft nu een nieuw document toegevoegd en deze kan worden gebruikt als template! Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 10

11 Nieuwe template aanmaken voor Office 2003 Start Word op en kies via het menu Extra, Brieven en verzendlijsten, Afdruk samenvoegen : Rechts onderin het scherm worden nu via een Wizard een 6-tal stappen doorlopen. Stap 1: Volgende: Begindocument Stap 2: Volgende: Adressen selecteren Kies via de knop Bladeren (rechterzijde scherm) het bestand ERMergeVoorbeeld.txt in de Merge folder van de Easy Rolodex 3.2 installatie: Kies voor Openen, alle records worden getoond, in dit voorbeeld is er maar 1 dus klik nu op de knop OK. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 11

12 Het samenvoegbestand (met voorbeeld data) is nu gekoppeld aan het lege document. Stap 3: Volgende: Uw brief schrijven Om een samenvoegveld te gebruiken typen we de tekst en kiezen daarna via de knop Meer items een merge veld, hier als voorbeeld TAV Het resultaat is dan: Indien bij het menu Extra is gekozen voor Werkbalk Afdruk Samenvoegen weergeven kan in de werkbalk via de knop ABC het resultaat als voorbeeld worden getoond: Het document kan verder worden bewerkt. Indien men klaar is met document handelt men als volgt, klik in de werkbalk op het eerste icoon Instellingen van hoofddocument, het volgende popup scherm wordt getoond: Kies Normaal Word-document. De koppeling met het samenvoegbestand is nu verbroken Sla dit document nu op in de Merge folder van de Easy Rolodex installatie. U heeft nu een nieuw document toegevoegd en deze kan worden gebruikt als template! Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 12

13 Bovenstaande voorbeelden zijn gebaseerd op een standaard brief. Indien met gebruik wilt maken van bijvoorbeeld etiketten of tabellen dan dient men een extra standaard merge veld toe te voegen, <<Volgende record>> voor repeterende data. Dit kan men toevoegen via de knop Regels indien men bijvoorbeeld een etiketformulier aanmaakt: Het resultaat is dan: Een voorbeeld kunt u bekijken in het standaard bijgeleverde document : Avery 6092 Etiketten Compleet.doc : Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 13

14 5. Nieuwe template aanmaken (op basis bestaande template) In het vorige hoofdstuk is beschreven hoe u een nieuwe template aanmaakt. Uiteraard kan ook een bestaand voorbeeld document in de Merge folder worden gebruikt als basis voor een nieuwe template. In dit voorbeeld wordt een bestaande template gebruikt om een nieuwe template aan te maken. Stap 1: Kopieer de te gebruiken template, stel Persoonlijke brief.doc en geef deze een nieuwe naam. In dit voorbeeld wordt dat de template Persoonlijke brief 2.doc. De kopie mag eventueel direct in de Merge folder worden opgeslagen. Stap 2: Open het document Persoonlijke brief 2.doc De geheel layout en teksten kunnen nu worden aangepast. Ook kunnen nieuwe merge velden worden toegevoegd. U kunt eventueel via het menu Verzendlijsten, Adressen selecteren het voorbeeldbestand ERMergeVoorbeeld.txt opnieuw koppelen. Daarna de merge velden weer toevoegen op de reeds beschreven manier. Een andere manier is het kopiëren van een bestaand veld en deze te hernoemen. Een overzicht van de beschikbare samenvoeg velden is vermeld in hoofdstuk 2. Om een bestaand veld de kopiëren handelt men als volgt: Selecteer het te kopiëren veld en plak deze op de nieuwe locatie in het document: Hieronder wordt Telefoon 1 gekopieerd en dient het samenvoegveld Telefoon 2 te worden gebruikt. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 14

15 Klik met de rechtermuisknop op het gekopieerde veld en kies Veld bewerken : In de popup verander de veldnaam in TELEFOON2, klik op de knop OK Het eindresultaat is: Sla het gewijzigde document op, indien deze nog niet in de Merge folder staat kopieer dan de nieuwe template naar de Merge folder van de Easy Rolodex installatie. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 15

16 In dit voorbeeld wordt een bestaande template gebruikt om een nieuwe template aan te maken op basis van een nieuw etiketformulier. De nieuwe template wordt gebaseerd op het etiketformulier Avery 3653 Start Word op en kies Verzendlijsten, Afdruk samenvoegen starten, kies daarna voor Etiketten Selecteer de Etikettenproducent Avery A4/A5 en selecteer uit de lijst voor Productnummer 3653 : Klik op de knop OK, het volgende scherm wordt getoond: Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 16

17 Open de bestaande template met het etiketformulier Avery 6092 Etiketten.doc, na openen in Word worden alle samenvoegvelden getoond. Selecteer en kopieer de velden: In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat we alle velden willen kopiëren. Plak de velden in de nieuwe (geopende) template: Let op: Kopieer ook alle velden uit het tweede record i.v.m. het veld <<Volgende record>> voor repeterende data. Herhaal de plak actie voor alle etiketten 3 e, 4 e enz.. Resultaat: Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden support@easyrolodex.nl Pagina 17

18 Ook hier kan weer gebruik worden gemaakt van extra velden door het samenvoegbestand (voorbeeld) te koppelen op de al eerder beschreven manier. Of een veld kopiëren en het veld hernoemen, ook deze procedure is beschreven. Woerdekom Webdesign Easy Rolodex Lienden Pagina 18